Level of Management & Their Key Responsibilities Overview môn Principle of Management | Trường Đại học Quốc tế, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

LEVEL OF MANAGEMENT AND KEY RESPONSIBILITIES Top managers:
include managers at or near the top of the organization who areresponsible for making
organization-wide decisions and establishing plans andgoals that affect the entire organization
oExecutives who manage the overall organization
oCreate the organization’s goals, overall strategy, and operating policies
(Giám đốc điều hành quản lý toàn bộ tổ chức
Tạo mục tiêu, chiến lược tổng thể và chính sách hoạt động của tổ chức)
Key responsibilities of top-level management within the POLC framework is strategic planning.
Strategic planning is the process of defining the organization's long-term goals and developing a
roadmap to achieve them. It involves analyzing the internal and external business environment,
setting objectives, formulating strategies, and allocating resources to accomplish those
objectives. They are responsible for organizing the various components of the organization to
ensure smooth operations and optimal performance.
(Lập kế hoạch chiến lược là quá trình xác định các mục tiêu dài hạn của tổ chức và phát triển lộ
trình để đạt được chúng. Nó liên quan đến việc phân tích môi trường kinh doanh bên trong và
bên ngoài, thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược và phân bổ nguồn lực để hoàn thành các mục
tiêu đó. Họ chịu trách nhiệm tổ chức các thành phần khác nhau của tổ chức để đảm bảo hoạt
động trơn tru và hiệu suất tối ưu.) Middle managers:
include all levels of management between the first-line leveland the top level of the organization.
oImplement the policies and plans developed by top managers.
oSupervise and coordinate the activities of lower level managers
(Thực hiện các chính sách và kế hoạch được phát triển bởi các nhà quản lý hàng đầu.
Giám sát và điều phối các hoạt động của các nhà quản lý cấp thấp hơn)
One of the most important responsibilities of middle managers within the POLC framework is organizing.
Organizing involves structuring and coordinating the resources and activities of the organization
to achieve its goals effectively. Middle managers play a pivotal role in implementing the plans
developed by top-level management and translating them into action. They are responsible for
organizing the various components of the organization to ensure smooth operations and optimal performance.
(Tổ chức liên quan đến việc cấu trúc và điều phối các nguồn lực và hoạt động của tổ chức để đạt
được mục tiêu của mình một cách hiệu quả. Các nhà quản lý cấp trung đóng một vai trò quan
trọng trong việc thực hiện các kế hoạch được phát triển bởi quản lý cấp cao nhất và biến chúng
thành hành động. Họ chịu trách nhiệm tổ chức các thành phần khác nhau của tổ chức để đảm bảo
hoạt động trơn tru và hiệu suất tối ưu.) First-line managers:
(often called supervisors) are located on the lowest level of management.
oSupervise and coordinate the activities of operating employees.
oSpend a large proportion of their time supervising the work of their subordinates.
(Giám sát và điều phối các hoạt động của nhân viên điều hành.
Dành một phần lớn thời gian của họ để giám sát công việc của cấp dưới)
One of the most important responsibilities of first-line managers within the POLC framework is controlling.
Controlling involves monitoring and evaluating ongoing activities to ensure that they are aligned
with the organization's plans and objectives. First-line managers play a critical role in
implementing control measures at the operational level to track progress, identify deviations, and
take corrective actions as necessary.
(Kiểm soát liên quan đến việc giám sát và đánh giá các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng
chúng phù hợp với kế hoạch và mục tiêu của tổ chức. Các nhà quản lý tuyến đầu đóng một vai
trò quan trọng trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát ở cấp độ hoạt động để theo dõi tiến
độ, xác định sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết.)
FUNDAMENTAL MANAGEMENT SKILLS (SKILL FOR SUCCESS TYPES) Technical skills:
The skills necessary to accomplish or understand the specific kind of work done in an
organization (Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành hoặc hiểu loại công việc cụ thể được thực hiện trong một tổ chức)
For example :let's say you're working on a project to build an e-commerce website.
You would use HTML, CSS, and canva to design and implement the website's front-end,
ensuring a visually appealing and user-friendly interface. This includes creating navigation
menus, forms, product listings, and interactive elements like slideshows or dropdowns. Interpersonal skills:
oThe ability to communicate with, understand, and motivate both individuals and groups
(Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp, hiểu và thúc đẩy cả cá nhân và nhóm)
Ex : In a team meeting scenario, your interpersonal skills come into play to facilitate effective
communication and collaboration. You actively participate in the discussion, listening to your
colleagues' ideas and expressing your thoughts clearly and succinctly. Your communication
promotes understanding and helps move the team towards making informed decisions.
Trong một kịch bản họp nhóm, kỹ năng giao tiếp của bạn phát huy tác dụng để tạo điều kiện giao
tiếp và hợp tác hiệu quả. Bạn tích cực tham gia thảo luận, lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp và
bày tỏ suy nghĩ của mình một cách rõ ràng, ngắn gọn. Giao tiếp của bạn thúc đẩy sự hiểu biết và
giúp đưa nhóm đến việc đưa ra quyết định sáng suốt. Conceptual skills:
oThe manager’s ability to think in the abstract
(Kỹ năng khái niệm: Khả năng suy nghĩ trừu tượng của người quản lý)
Ex : Conceptual skills are applied in strategic planning processes. Professionals
responsible for developing organizational strategies need to understand the larger
picture, consider multiple factors, and anticipate future trends. They use conceptual
skills to analyze market dynamics, assess competitive landscapes, and identify opportunities and risks.
Kỹ năng khái niệm được áp dụng trong các quy trình hoạch định chiến lược. Các chuyên gia chịu
trách nhiệm phát triển các chiến lược tổ chức cần phải hiểu bức tranh lớn hơn, xem xét nhiều yếu
tố và dự đoán xu hướng trong tương lai. Họ sử dụng các kỹ năng khái niệm để phân tích động
lực thị trường, đánh giá bối cảnh cạnh tranh và xác định các cơ hội và rủi ro Diagnostic skills:
The manager’s ability to visualize the most appropriate response to a situation
(Kỹ năng chẩn đoán: Khả năng của người quản lý để hình dung phản ứng thích hợp nhất cho một tình huống)
Ex : In the field of business analysis, professionals use diagnostic skills to identify and analyze
problems within organizations. They gather and analyze data, conduct interviews, and facilitate
discussions to diagnose issues related to processes, systems, or organizational structures. These
diagnostic skills enable them to make informed recommendations and implement solutions that
improve efficiency and effectiveness.
Trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, các chuyên gia sử dụng các kỹ năng chẩn đoán để xác định
và phân tích các vấn đề trong các tổ chức. Họ thu thập và phân tích dữ liệu, thực hiện các cuộc
phỏng vấn và tạo điều kiện thảo luận để chẩn đoán các vấn đề liên quan đến quy trình, hệ thống
hoặc cấu trúc tổ chức. Những kỹ năng chẩn đoán này cho phép họ đưa ra các khuyến nghị sáng
suốt và thực hiện các giải pháp nâng cao hiệu quả và hiệu quả Communication skills:
oThe manager’s abilities both to effectively convey ideas and information to others
and to effectively receive ideas and information from others.
(Kỹ năng giao tiếp: Khả năng của người quản lý để truyền đạt hiệu quả ý tưởng và
thông tin cho người khác và tiếp nhận hiệu quả ý tưởng và thông tin từ người khác)
Example: A manager leads a team meeting, clearly articulating project goals,
assigning tasks, and addressing any questions or concerns raised by team members.
They also provide constructive feedback to team members to improve performance.
Người quản lý dẫn dắt một cuộc họp nhóm, nêu rõ mục tiêu dự án, phân công nhiệm
vụ và giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào được đưa ra bởi các thành viên
trong nhóm. Họ cũng cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho các thành viên trong
nhóm để cải thiện hiệu suất. Decision-making skills:
The manager’s ability to correctly recognize and define problems and opportunities and to then
select an appropriate course of action to solve problems and capitalize on opportunities
(Khả năng của người quản lý để nhận ra và xác định chính xác các vấn đề và cơ hội và sau đó
chọn một quá trình hành động thích hợp để giải quyết vấn đề và tận dụng các cơ hội)
Example: A manager in a software development company evaluates various programming
languages to determine the most suitable one for an upcoming project. They consider factors
such as project requirements, team expertise, scalability, and long-term maintenance.
Một người quản lý trong một công ty phát triển phần mềm đánh giá các ngôn ngữ lập trình khác
nhau để xác định ngôn ngữ phù hợp nhất cho một dự án sắp tới. Họ xem xét các yếu tố như yêu
cầu dự án, chuyên môn nhóm, khả năng mở rộng và bảo trì lâu dài. Time management skills:
The manager’s ability to prioritize work, to work efficiently, and to delegate appropriately.
(Khả năng của người quản lý để ưu tiên công việc, làm việc hiệu quả và ủy thác một cách thích hợp)
Ex : Time management skills help individuals prioritize tasks, set realistic goals, and allocate
time effectively. By planning and organizing their work, individuals can optimize their
productivity, complete tasks efficiently, and meet deadlines. They can identify and focus on
high-priority activities, delegate tasks when necessary, and minimize distractions to make the most of their working hours
Kỹ năng quản lý thời gian giúp các cá nhân ưu tiên các nhiệm vụ, đặt mục tiêu thực tế và phân
bổ thời gian hiệu quả. Bằng cách lập kế hoạch và tổ chức công việc của họ, các cá nhân có thể tối
ưu hóa năng suất của họ, hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đáp ứng thời hạn. Họ có thể
xác định và tập trung vào các hoạt động ưu tiên cao, giao nhiệm vụ khi cần thiết và giảm thiểu
phiền nhiễu để tận dụng tối đa thời gian làm việc của họ
Important : Communication Skills: Effective communication is crucial for managers to convey
information, give instructions, and facilitate collaboration within a team. Students should focus
on developing both verbal and written communication skills, as well as active listening skills to
understand and respond appropriately to others.
Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng đối với các nhà quản lý để truyền đạt
thông tin, đưa ra hướng dẫn và tạo điều kiện hợp tác trong một nhóm. Học sinh nên tập trung vào
việc phát triển cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, cũng như kỹ năng lắng nghe
tích cực để hiểu và trả lời phù hợp với người khác. CHAP 3 : Type of planning in general
Strategic: A goal set by and for an organization’s top management. Focuses on broad,
general issues Một mục tiêu được đặt ra bởi và cho quản lý hàng đầu của một tổ chức.
Tập trung vào các vấn đề rộng, chung
Reduce carbon emission by 20% by 2030
An example of tactical planning can be seen in the context of a retail company
preparing for the upcoming holiday season. The company's strategic goal may be
to increase sales and market share during this peak period. To achieve this, the
company engages in tactical planning to determine specific actions and initiatives
to support the strategic objective.
Một ví dụ về lập kế hoạch chiến thuật có thể được nhìn thấy trong bối cảnh một
công ty bán lẻ chuẩn bị cho kỳ nghỉ lễ sắp tới. Mục tiêu chiến lược của công ty có
thể là tăng doanh số và thị phần trong giai đoạn cao điểm này. Để đạt được điều
này, công ty tham gia vào việc lập kế hoạch chiến thuật để xác định các hành
động và sáng kiến cụ thể để hỗ trợ mục tiêu chiến lược.
Tactical : A goal set by and for an organization's middle managers. Focus on actions
needed to achieve strategic plan Chiến thuật: Một mục tiêu được đặt ra bởi và cho các
nhà quản lý cấp trung của một tổ chức. Tập trung vào các hành động cần thiết để đạt
được kế hoạch chiến lược
Convert facility to solar power and add green roof
The company conducts a detailed analysis of its manufacturing processes to
identify areas for improvement. Through methods like value stream mapping or
lean manufacturing principles, they identify bottlenecks, inefficiencies, and waste
in the production process. Based on this analysis, they develop a plan to
streamline operations, optimize workflow, and eliminate unnecessary steps.
Công ty tiến hành phân tích chi tiết các quy trình sản xuất của mình để xác định
các lĩnh vực cần cải thiện. Thông qua các phương pháp như lập bản đồ dòng giá
trị hoặc các nguyên tắc sản xuất tinh gọn, họ xác định các nút thắt cổ chai, không
hiệu quả và lãng phí trong quá trình sản xuất. Dựa trên phân tích này, họ phát
triển một kế hoạch để hợp lý hóa hoạt động, tối ưu hóa quy trình làm việc và loại
bỏ các bước không cần thiết.
Operational : A goal set by and for an organization’s lower-level managers. Short-term
issues tied to tactical plan Hoạt động: Một mục tiêu được đặt ra bởi và cho các nhà quản
lý cấp thấp hơn của một tổ chức. Các vấn đề ngắn hạn gắn liền với kế hoạch chiến thuật Solicit bids for solar cells
The restaurant reviews its menu offerings and analyzes customer preferences and
feedback. Based on this analysis, they develop a plan to optimize the menu by
removing low-selling dishes, introducing new popular items, and ensuring a
balance of choices for different dietary preferences. This helps streamline
operations, reduce food waste, and enhance customer satisfaction.
Nhà hàng xem xét các dịch vụ thực đơn của mình và phân tích sở thích và phản
hồi của khách hàng. Dựa trên phân tích này, họ phát triển một kế hoạch để tối ưu
hóa thực đơn bằng cách loại bỏ các món ăn bán thấp, giới thiệu các mặt hàng phổ
biến mới và đảm bảo cân bằng các lựa chọn cho các sở thích ăn kiêng khác nhau.
Điều này giúp hợp lý hóa hoạt động, giảm lãng phí thực phẩm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. What is strategic planning?
Strategic planning is a process in which an organization's leaders define their vision for the
future and identify their organization's goals and objectives. The process includes establishing
the sequence in which those goals should be realized so that the organization can reach its stated
vision. Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình trong đó các nhà lãnh đạo của một tổ chức xác
định tầm nhìn của họ cho tương lai và xác định các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức của họ. Quá
trình này bao gồm việc thiết lập trình tự trong đó các mục tiêu đó nên được thực hiện để tổ chức
có thể đạt được tầm nhìn đã nêu.
Strategic planning offers that type of guidance. Essentially, a strategic plan is a roadmap to get to
business goals. Without such guidance, there is no way to tell whether a business is on track to
reach its goals. Hoạch định chiến lược cung cấp loại hướng dẫn đó. Về cơ bản, một kế hoạch
chiến lược là một lộ trình để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Nếu không có hướng dẫn như
vậy, không có cách nào để biết liệu một doanh nghiệp có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình hay không. The Internal Environment
Internal environment is a component of the business environment, which is
composed of various elements present inside the organization, that can affect or
can be affected with, the choices, activities and decisions of the organization.
Môi trường bên trong là một thành phần của môi trường kinh doanh, bao gồm
các yếu tố khác nhau có trong tổ chức, có thể ảnh hưởng hoặc có thể bị ảnh
hưởng bởi các lựa chọn, hoạt động và quyết định của tổ chức. Owner:
Whoever can claim property rights to an organization
Bất cứ ai có thể yêu cầu quyền sở hữu đối với một tổ chức Board of directors:
Governing body that is elected by a corporation’s stockholders and
charged with overseeing the general management of the firm to
ensure that it is being run in a way that best serves the stockholders’ interests
cơ quan quản lý được bầu bởi các cổ đông của công ty và chịu trách
nhiệm giám sát việc quản lý chung của công ty để đảm bảo rằng nó
đang được điều hành theo cách phục vụ tốt nhất lợi ích của cổ đông Employees Physical work environment:
Includes the actual physical environment and the work that people
do Bao gồm môi trường vật lý thực tế và công việc mà mọi người làm external environment
An external environment is composed of all the outside factors or influences that
impact the operation of business. The business must act or react to keep up its
flow of operations. The external environment can be broken down into two types:
the microenvironment and the macro environment.
Môi trường bên ngoài bao gồm tất cả các yếu tố hoặc ảnh hưởng bên ngoài ảnh
hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải hành động hoặc
phản ứng để theo kịp dòng chảy hoạt động của mình. Môi trường bên ngoài có
thể được chia thành hai loại: môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.
Macro environment is the remote environment of the firm, i.e the external
environment in which it exists. As a rule this environment is not controllable by
the firm, it is to huge and to unpredictable to control. Hence the success of
the company, to a large extent will depend on the company’s ability to
adapt and react to the changes in the macro environment.
Môi trường vĩ mô là môi trường từ xa của công ty, tức là môi trường bên ngoài
mà nó tồn tại. Theo quy định, môi trường này không thể kiểm soát được bởi công
ty, nó rất lớn và không thể kiểm soát được. Do đó, sự thành công của công ty , ở
một mức độ lớn sẽ phụ thuộc vào khả năng thích ứng và phản ứng của công ty với
những thay đổi trong môi trường vĩ mô. PEST
PEST analysis (political, economic, social, and technological) is a management method whereby
an organization can assess major external factors that influence its operation in order to
become more competitive in the market. As described by the acronym, those four areas are
central to this model. Phân tích PEST (chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ) là một phương
pháp quản lý theo đó một tổ chức có thể đánh giá các yếu tố bên ngoài chính ảnh hưởng đến
hoạt động của mình để trở nên cạnh tranh hơn trên thị trường. Như được mô tả bởi từ viết tắt,
bốn lĩnh vực đó là trung tâm của mô hình này.
Political: The political aspect of PEST analysis focuses on the areas in which government policy
and/or changes in legislation affect the economy, the specific industry, and the organization in
question. Areas of policy that may particularly affect an organization include tax and
employment laws. Khía cạnh chính trị của phân tích PEST tập trung vào các lĩnh vực mà chính
sách của chính phủ và / hoặc những thay đổi trong luật pháp ảnh hưởng đến nền kinh tế, ngành
công nghiệp cụ thể và tổ chức được đề cập. Các lĩnh vực chính sách có thể đặc biệt ảnh hưởng
đến một tổ chức bao gồm luật thuế và việc làm
Economic: The economic portion of the analysis targets the key factors of interest
and exchange rates, economic growth, supply and demand, inflation, and recession. Phần kinh
tế của phân tích nhắm vào các yếu tố chính của lãi suất và tỷ giá hối đoái, tăng trưởng kinh tế,
cung và cầu, lạm phát và suy thoái.
Social: The social factors that may be included in a PEST analysis are and age demographics
distribution, cultural attitudes, and workplace and lifestyle trends. Các yếu tố xã hội có thể
được bao gồm trong phân tích PEST là nhân khẩu học và phân bố tuổi tác, thái độ văn hóa và xu
hướng nơi làm việc và lối sống
Technological: The technological component considers the specific role and development of
technologies within the sector and organization, as well as the wider uses, trends, and changes
in technology. Government spending on technological research may also be a point of interest
in this area. Thành phần công nghệ xem xét vai trò cụ thể và sự phát triển của các công nghệ
trong ngành và tổ chức, cũng như việc sử dụng, xu hướng và thay đổi rộng rãi hơn trong công
nghệ. Chi tiêu của chính phủ cho nghiên cứu công nghệ cũng có thể là một điểm quan tâm trong lĩnh vực này.