Lý thuyết môn Quản lý đơn hàng về cách xử lý đơn hàng | Trường đại học sư phạm kĩ thuật TP. Hồ Chí Minh

3.1 Xử lý đơn hàng
Quy trình xử lý đơn hàng chung
Quy trình xử lý đối với đơn hàng online:
Đối với khách Hàng đặt hàng trên Website sẽ hình thành một đơn đặt hàng (Đơn Đặt
Hàng).VISSAN gửi xác nhận Đơn đặt hàng thông qua một trong các hình thức sau:
Qua địa chỉ email mà Khách Hàng đã đăng ký với nội dung: danh sách sản phẩm, thời
hạngiao hàng, điện thoại liên hệ, thông tin người nhận, người đặt hàng, giá trị thanh toán…
Qua việc cập nhật tình trạng đơn hàng trong hệ thống quản lý tài khoản của Khách
Hàngtrên Website/Ứng Dụng với nội dung Đơn hàng đã được xác nhận, hoặc nội dung có ýnghĩa tương đương.
Gọi điện cho Khách hàng để xác nhận đơn hàng.
 Sau khi xác nhận đơn hàng tất cả những dữ liệu đặt hàng sẽ được tổng hợp về cho
phòngkinh doanh và chuyển sang cho kho trung tâm cùng với phòng vận tải hoặc
cho các nhàphân phối gần khu vực khách hàng đặt hàng để vận chuyển hàng đến người mua. Kho bãi:
Vissan có kho trung tâm với sức chứa lên đến 2000 tấn cùng các kho trung gian phân
phối trải dài trên toàn quốc. Hiện tại Vissan đang chủ trương đầu tư công trình văn
phòng và hệ thống kho lạnh với công suất dự kiến 25.000 pallet. Công ty đang hoàn
thành thủ tục lập và thẩm tra, phê duyệt đối với Cụm Công nghiệp chế biến thực phẩm
Vissan tại Long An. Các dự án đang xúc tiến thủ tục đầu tư: cụm kho trữ đông - mát, dây
chuyền đóng gói thịt mát, lập dự án trại heo mới tại Bình Dương…Lên kế hoạch sản xuất
để dự tính mức hàng tồn kho phù hợp. Tồn kho vật tư được theo dõi chặt chẽ,xây dựng
biện pháp quản lý tồn kho hiệu quả, giảm chi phí tồn kho, hao hụt vật tư.
Với công ty có nguồn lực lớn như Vissan, việc xây dựng hệ thống kho bãi riêng là khả thi
và phù hợp. Cùng với đặc thù sản phẩm thực phẩm, Vissan cần chủ động kiểm
soát một cách tự do và chuyên sâu. Về lâu dài, đây cũng là lựa chọn ít tốn kém.
Ngoài ra, Vissan từ rất sớm đã ứng dụng những công nghệ hiện đại vào quy trình
quản lý của mình. Năm 2009, Công ty TNHH Tin Học Phương Bắc (FBS) đã chính
thức ký kết hợp đồng cung cấp và triển khai Hệ thống phần mềm ứng dụng Quản lý
Chuỗi cửa hàng XMan SCM cho Vissan
Đây là ứng dụng công nghệ kết nối hệ thống cửa hàng của Vissan khắp trên toàn quốc
giúp nâng cao năng lựccạnh tranh đối với hệ thống chuỗi bán lẻ. Đến 2017, công ty triển
khai hệ thống quản lý tổng thể ERPcủa nhà cung cấp Oracle, đồng thời phối hợp triển
khai giải pháp phần mềm Microsoft Ax cho hệthống cửa hàng giới thiệu sản phẩm, ứng
dụng phần mềm DMS.One Viettel cho hệ thống bán hàngtại kênh truyền thống,… Với sự
trợ giúp của công nghệ như tự động hóa kho hàng, hệ thống giá kệ tựđộng thông minh,
công ty liên tục cải thiện việc quản lý chuỗi cung ứng của mình với blockchaingiúp giảm
thời gian điều chỉnh đơn hàng từ 50 ngày xuống chỉ còn vài ngày. Hệ thống phần mềm
đãgiúp công ty nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động cũng như năng lực sản xuất, giảm
chi phí hoạtđộng, tăng chất lượng thành phẩm, tăng chuẩn xác trong các nghiệp vụ và lưu
trữ dữ liệu một cách hiệu quả.
3.2 Lượng hàng tồn kho dự trữ
Nắm bắt nhu cầu: Bằng cách tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng
hàng bánra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết... Đồng thời,
cùng với việcquan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm
mới, chương trìnhkhuyến mãi, thông tin phản hồi mà Vissan có những điều chỉnh và dự
báo về nhu cầu tiêu thụsản phẩm trong tương lai.
Tính toán lượng đặt hàng và thời điểm đặt hàng: VISSAN tính toán lượng tồn
kho cần thiết dựa trên mô hình EOQ (Economic Order Quantity model) Để tránh
trường hợp đặt hàngkhông đúng thời điểm, VISSAN có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc
thừa nguyên liệu,VISSAN đã tính trước thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng dựa vào
những dự báo nhucầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng để tránh việc bị động trong quá trình sản xuất
Theo định kỳ 6 tháng một lần, phòng kinh doanh cung cấp số liệu doanh số từng mặt
hàng của từng loại kênh phân phối theo từng khu vực quận, huyện; các thông tin phản hồi
từ thành viên kênh và lực lượng bán hàng sang Phòng tiếp thị. Dựa trên các thông tin đó
phòng Tiếp thị sẽ xây dựngcác chiến lược phân phối từng mặt hàng cho từng khu vực
nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng tại từng khuvực trên thị trường TP.HCM. Nhân
viên giám sát bán hàng cần phải thường xuyên nhắc nhở thànhviên kênh phân phối đặt
hàng khi lượng hàng tồn kho thấp hơn nhu cầu bán hàng trong 7 ngày sắptới để đáp ứng
kịp thời cho người tiêu dùng.
3.3 Vận tải và giao hàng Phương tiện: 
Tùy theo yêu cầu về thời gian, khối lượng, quãng đường, chất lượng vận tải mà Vissan sẽ
lựa chọnphương tiện phù hợp
+ Vận tải bằng đường hàng không (máy bay): đối với khối lượng hàng lớn, quãng
đường xa và vận chuyển với tốc độ nhanh chóng
+ Vận tải bằng đường biển: Vissan sử dụng tàu, thuyền trên biển với những đơn hàng
cồngkềnh với số lượng rất lớn. Phương thức vận chuyển này được đánh giá là rất an toàn,
hànghóa được đảm bảo mà cũng rất đơn giản.
+ Vận chuyển bằng đường sắt: Việt Nam có hệ thống đường sắt trải dài từ Bắc đến
Nam.Giá cả của hình thức này không đắt mà hàng hóa cũng sẽ không có nhiều rủi ro cho
nênhiện tại Vissan khá ưa thích lựa chọn vận tải đường sắt.
+ Vận chuyển hàng đường bộ: Đây là hình thức được Vissan lựa chọn nhiều nhất hiện
nayđể vận chuyển hàng hóa. Chủ yếu là xe tải và container, ngoài ra đối với các đơn hàng
nộitỉnh, quy mô nhỏ và cần gấp, các nhà bán buôn chỉ gần gọi điện Vissan lập tức sẽ gửi
bộphận chuyên chở bằng xe máy để đáp ứng kịp thời. Hiện nay thì hạ tầng giao thông
đườngbộ Việt Nam khá thuận lợi cho nên mức giá cước vận chuyển cho hình thức này khá hợp lývà phù hợp. Phương thức: 
Quy trình vận chuyển chung: Bước 
1: Nhà phân phối chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty. Sau đó, fax
giấychuyển tiền và thống kê số lượng hàng cần đặt cho ngày hôm sau trước 16h30 hàng ngày
Bước 2: Bộ phận dịch vụ khách hàng nhận đơn đặt hàng và kiểm tra hàng tồn kho và
xác nhận đơn đặt hàng và tiến hành in hóa đơn bán hàng. Bước 
3: Công ty liên hệ với bộ phận vận tải để tiến hành vận chuyển cho nhà phân phối. Bước 
4: Từ 0h00- 5h công ty sẽ tiến hành vận chuyển sản phẩm theo đơn đặt hàng
đếnkho của nhà phân phối( đối với những nhà phân phối trong nội thành thành phố) và có
thểkéo dài đến 9h hoặc bất cứ khi nào nhà phân phối đã đóng tiền và in hóa đơn xong
( đốivới những nhà phân phối nằm ở quốc lộ). Khi giao hàng thì tài xế công ty có trách
nhiệmđưa hóa đơn và các chứng từ giao hàng cho quản lý kho của nhà phân phối”
Phương thức giao hàng đối với đơn hàng Website
Tháng 4 vừa qua Vissan triển khai dịch vụ đặt hàng và giao tận nhà thông qua hotline và
fanpagetrước tình hình Covid-19 ngày càng phức tạp để khách hàng có thể yên tâm khi
mua hàng. Kháchhàng chỉ cần liên hệ hotline 19001960 hoặc nhắn tin đến fanpage
www.fb.com/CuaHangVissan, nhânviên của công ty sẽ tiếp nhận đơn hàng và chuyển cho
cửa hàng hoặc điểm bán gần địa chỉ của kháchhàng nhất. Cách thực hiện này giúp việc
giao hàng nhanh chóng trong vòng 3 giờ kể từ khi nhân viênVissan liên hệ xác nhận đơn
hàng qua điện thoại Ngoài ra công ty cũng thực hiện các chương trìnhgiao hàng miễn phí
và giảm giá để kích thích tiêu dùng.
Chất lượng vận chuyển: 
Giao hàng đúng thời gian, đủ số lượng và đảm bảo về chất lượng là phương châm hoạt
động kinhdoanh của VISSAN. Tỉ lệ giao hàng đúng hạn trung bình đạt 93% nhờ những
thuận lợi về hệ thốngphân phối và nguồn cung ứng.
Cụ thể, đầu tiên về hệ thống phân phối rộng khắp thêm nguồn cung cấp vật liệu dồi dào
có uy tíntừ trong nước và ngoài nước. VISSAN có thiết bị máy móc đều nhập từ các nhập
khẩu Đức, Đan Mạch, Pháp, Nhật, v.v ... với hiệu suất cao và tính năng bảo đảm chất
lượng. Hệ thống xe vận chuyểnhàng hóa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng.
Vissan rút ngắn thời gian thu hồi công nợ bằng các chính sách đãi ngộ các đại lý cấp 1.
- Tổng thời gian tồn kho là 51 ngày
- Tổng thời gian thu nợ là 21 ngày
- Như vậy, chu kỳ kinh doanh của vissan
Chu kỳ kinh doanh= Số ngày tồn kho + Số ngày công nợ= 51+21= 72 ngày
Từ đó có thể thấy Vissan có chu kỳ kinh doanh thấp, chỉ 72 ngày thể hiện khả năng xoay
vòng vốn nhanh, tạo ra vòng luân chuyển hàng hóa hiệu quả.
Tuy nhiên vấn đề có quá nhiều hệ thống phân phối nên đội khi việc bảo đảm đúng thời
gian và sốlượng hàng giao đến tất cả là rất khó. Đặc biệt là các dịp lễ hay thời điểm bệnh
dịch xảy ra. Các siêuthị, đại lý, tiểu thương luôn muốn đáp ứng đủ hàng nhanh, thời gian
thanh toán kéo dài, đổi lại hàngbị hỏng, có chính sách chiết khấu, hoa hồng phù hợp. Tuyến đường
Tại trụ sở chính của Vissan 420 Nơ Trang Long, P.13, Quận Bình Thạnh, TP.HCM, sản
phẩm của công ty được sản xuất, đóng giá và đóng thùng sau đó chuyển vào các kho
trung tâm. Từ kho trung tâm, sản phẩm được chuyển đến kho của các trung gian phân
phối, việc chuyên chở do bộ phận vận tải với gần 30 đầu xe tại thuộc sở hữu của
Vissan và hơn 40 đầu xe các đơn vị vận tải liên kết trực tiếp đảm nhiệm.
Hệ thống kho bãi khá thuận tiện cho việc chuyên chở nên mặc dù chi phí cho dòng
chảy này chiếm một tỉ trọng lớn nhất trong tổng chi phí về phân phối nhưng Công ty đã
giảm thiểu và hạn chế chi phí phát sinh không đáng có. Phân phối hàng hoá qua các trung
gian phân phối là chủ yếu (phân phối gián tiếp ) nên công ty gặp khó khăn khá lớn đó là
việc vận chuyển hàng chủ yếu bằng xe tải nên vào những giờ cao điểm bị cấm đi trong
nội thành. Đây thực sự là một khó khăn rất lớn trongviệc đảm bảo giao hàng đúng thời
hạn, nhất là với những đợt đặt hàng với số lượng lớn
Hình 16: Quá tình tuyến đương vạn chuyển hàng hoa của công ty Vissan
Các thủ tục gửi hàng, nhận hàng
- Quy trình giao nhận đường biển
Vissan là công ty xuất khẩu sang thị trường quốc tế tới hơn 11 quốc gia, đồng thời công
ty cònnhập khẩu nguyên liệu, đặc biệt là thịt bò từ Mỹ và Úc. Do đó xuất nhập khẩu
đường biển là 1 trongnhững quy trình trọng tâm của công ty
Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển
Bước 1: xin giấy phép (nếu có).
Bước 2: xác nhận thanh toán.
Bước 3: đôn đốc thực hiện hợp đồng
Bước 4: thuê tàu (nếu có).
Bước 5: mua bảo hiểm (nếu có).
Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu có).
Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng (hàng kinh doanh, tạm nhập tái xuất, nhập
hàng quá cảnh, nhập hàng gia công). Bước 8: nhận hàng.
Bước 9: kiểm tra hàng xuất khẩu.
Bước 10: khiếu nại (nếu có).
Quy trình xuất khẩu lô hàng bằng đường biển
Bước 1: xin giấy phép (nếu có).
Bước 2: xác nhận thanh toán.
Bước 3: chuẩn bị hàng xuất.
Bước 4: kiểm tra hàng xuất. Bước 5: thuê tàu.
Bước 6: mua bảo hiểm.
Bước 7: làm thủ tục hải quan. Bước 8: giao hàng.
Bước 9: làm thủ tục thanh toán.
Bước 10: xử lý khiếu nại
4. Những vấn đề khác trong lưu thông sản phẩm Quy trình trả hàng:
+Điều kiện và thời gian đổi trả
Đối với các sản phẩm quý khách hàng mua tại website vissanmart.com, khi kiểm tra sản
phẩm cùng nhân viên giao hàng, nếu gặp trường hợp:
Sản phẩm bị rách bao bì
Bị hư hỏng do vi khuẩn hoặc côn trùng xâm nhập
Bị hư hỏng trong quá trình lưu thông
Sản phẩm hết hạn sử dụng
Sẽ áp dụng thời gian đổi trả như sau:
*1 ngày: Hàng đông lạnh, Thịt tươi
*3 ngày: Các sản phẩm khác
+Quy trình đổi trả hàng:
Khi sản phẩm quý khách mua gặp lỗi (giao không đúng, sản phẩm bị lỗi,..) mong quý
khách thông cảm và liên lạc ngay đến số tổng đài 19001960. VISSAN sẽ nhanh chóng
cho nhân viên đến tận nhà để xác nhận lỗi và đổi trả sản phẩm.
+Trường hợp đơn hàng đã thanh toán trực tuyến cần trả hàng:
VISSAN sẽ hoàn tiền vào thẻ quý khách đã sử dụng để thanh toán hoá đơn theo thời hạn sau:
Đối với ví Momo: Khách hàng nhận được tiền hoàn từ 3 đến 5 ngày (trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ).
Đối với thẻ Visa/Master card/JCB: Khách hàng nhận được tiền hoàn từ 12 đến 15 ngày.
Trường hợp nếu quá thời hạn trên, Quý khách hàng chưa nhận được tiền vui lòng liên
hệ số hotline 19001960 để được hỗ trợ.
5. Thuê ngoài hoạt động cung ứng
Công ty Vissan lựa chọn hoạt động thuê ngoài BPO (Business Process Outsourcing) của
Trungtâm dịch vụ Logistics Tân cảng. Bởi vì Công ty đã đầu tư xây dựng trung tâm điều
hành vận chuyển,logistics và kinh doanh ở KCN Tân Tạo trở thành cụm công nghiệp
chuỗi khép kín lớn nhất ViệtNam và kết hợp di dời đổi mới công nghệ. Do đó công ty chỉ
cần dịch vụ thực hiện 1 nhiệm vụ thayvì quản lý toàn bộ quy trình như BTO.
Những lợi ích khi công ty sử dụng dịch vụ BPO:
Không can thiệp quá nhiều vào nội bộ (Vissan Là công ty lớn, việc bảo mật thông tin
nội bộ là rất quan trọng)
Không bị phụ thuộc quá nhiều vào các hoạt động thuê ngoài
Khả năng liên kết và phối hợp linh động
Dễ kiểm soát và quản lý
Năng suất nhanh chóng, hiệu quả và chuyên môn hóa
Giảm chi phí sản xuất, máy móc, vận chuyển,..
Giảm được các rủi ro về pháp luật trong quá trình xuất- nhập khẩu