Mẫu báo giá sản phẩm, bảng báo giá hàng hóa bằng Excel, Word
1. Khái niệm về mẫu bảng báo giá
Bảng báo giá là một loại bảng biểu do công ty lập ra để báo giá sản phẩm cho công ty doanh
nghiệp khác về sản phẩm, dịch vụ mà công ty mình cung cấp. Mẫu bảng báo giá thường ghi rõ đầy
đủ về số lượng sản phẩm, tên sản phẩm và giá trị, giá thành của sản phẩm, dịch vụ, ...
Khách hàng khi quan tâm tới một sản phẩm bất kỳ tức là họ đang quan tâm tới hai khía cạnh: chất
lượng sản phẩm (hình dáng, màu sắc, chất liệu) và giá thành của sản phẩm đó. Tùy trường hợp và
đối tượng khách hàng, một số ưu tiên về chất lượng, mẫu mã hơn giá thành, một số khách hàng lại quan tâm giá thành hơn.
Bên cạnh đó, bảng báo giá còn là căn cứ thỏa thuận về giá cả trong hợp đồng mua bán hàng hóa.
Do vậy, bảng báo giá và bảng giới thiệu thông tin sản phẩm là hai yếu tố có vai trò ngang nhau
trong hoạt động mua bán hàng hóa.
2. Vai trò của việc báo giá với doanh nghiệp
Trong thời buổi kinh tế thị trường có nhiều sự cạnh tranh gay gắt thì việc doanh nghiệp có thể giữ
chân khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Đối với người tiêu dùng chất lượng tốt, giá cả phải
chăng luôn là sự lựa chọn hàng đầu. Vì vậy, sự chuyên nghiệp trong cung cấp cách đón tiếp, phục
vụ khách hàng sẽ là điều giúp công ty ghi điểm.
Bảng báo giá sản phẩm ra đời như một văn bản để các bên cùng xem lại một lần nữa các thông tin
về hàng hóa được mua, phòng các trường hợp có sự nhầm lẫn trong quá trình giao kết hợp đồng
cũng như giao nhận hàng hóa. Các công ty sử dụng bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ như một cách
thể hiện sự cẩn thận, chuyên nghiệp của công ty đối với các đối tác.
3. Yêu cầu của soạn thảo mẫu bảng báo giá
Mẫu báo giá thường là mẫu riêng của công ty và được công ty gửi cho khách hàng để báo giá về
sản phẩm, dịch vụ. Do đó, mẫu bảng báo giá cũng cần được soạn thảo một cách chuyên nghiệp và
đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Phần đầu sẽ bao gồm những nội dung cơ bản của một mẫu báo giá như:
+ Thông tin chung về công ty gồm: tên công ty, logo công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, website.
+ Tiêu đề bảng báo giá: Ở mỗi lĩnh vực và ngành nghề khác nhau thì tên tiêu đề cũng khác nhau
nên cần dựa vào công việc cụ thể để soạn thảo ra tên tiêu đề bảng báo giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Phần giữa là phần nội dung quan trọng nhất bao gồm:
+ Địa danh và ngày, tháng, năm lập bảng báo giá
+ Kính gửi: Tên khách hàng - thông tin liên hệ
+ Lời mở đầu bảng báo giá
+ Bảng báo giá gồm các thông tin cụ thể về sản phẩm và hàng hóa: số thứ tự; tên của hàng hóa,
dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; trị giá thành tiền của hàng hoá, dịch vụ, đặc tính, yêu cầu kỹ thuật, ...
+ Các thông tin về thanh toán và phương thức thanh toán: Cần chuẩn bị soạn thảo đầy đủ và cung
cấp những thông tin mà khách hàng muốn được tìm hiểu.
- Phần cuối là nội dung liên quan bao gồm thuế VAT, hiệu lực của báo giá, ngày ban hành và ký
tên của người báo giá, ...
Mẫu báo giá của công ty, doanh nghiệp sẽ do chính đơn vi đó soạn thảo và cần mang những chức
năng, đặc trưng riêng của doanh nghiệp.
Mẫu báo giá thường được gửi đến quý khách hàng, đối tác quan trọng cho nên cần phải được đảm
bảo những yêu cầu về quy chuẩn, văn phong của một văn bản hành chính được quy định tại Nghị
định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 05/3/2020 về Công tác văn thư.
Lưu ý khi gửi báo giá: Khi gửi file báo giá cho khách hàng không nên gửi file excel hay file word
mà nên sử dụng file PDF để gửi cho khách hàng đi. Cách làm này sẽ giúp cho báo giá đến với
khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng nhất mà không xảy ra sai sót hay nhầm lẫn nào cả.
4. Mẫu bảng báo giá sản phẩm
Dưới đây, Công ty Luật Minh Khuê chúng tôi sẽ đưa đến cho các bạn 02 mẫu bảng báo giá sản
phẩm đẹp, thường xuyên được sử dụng:
4.1. Mẫu bảng báo giá sản phẩm (Mẫu số 1): Logo doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp: .....
Địa chỉ/văn phòng đại diện/trụ sở chính: .... Số điện thoại ....... Mã số thuế .....
BẢNG BÁO GIÁ VẬT TƯ
Kính gửi:..............................
Số điện thoại:.................... Email:..................
Lời đầu tiên, xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm của công ty chúng tôi. Công ty chúng tôi
xin gửi đến quý khách hàng bảng báo giá sản phẩm với chi tiết như sau: STT Tên sản phẩm Kích thước Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng Ghi chú:
- Giá trên đã bao gồm phí vận chuyển và lắp đặt trong khu vực Hà Nội
- Giá trên chưa bao gồm VAT 10%
- Giao hàng sau ngày kể từ ngày ký hợp đồng
- Bảng báo giá chỉ áp dụng trong vòng 15 ngày kể từ ngày khach hàng nhận báo giá.
.................., ngày ..... tháng ..... năm ....
CÔNG TY ................
4.2. Mẫu bảng báo giá sản phẩm (Mẫu số 2): LOGO CÔNG TY
CÔNG TY ........................................
Số: ...............................
Địa chỉ: ........................................................ BẢNG BÁO GIÁ .....
Kính gửi: ................................
Công ty ......................................... xin trân trọng báo giá ........................ như sau: STT
Nội dung công việc Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng
(Bằng chữ: ....................................... đồng) Ghi chú:
- Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT
- Báo giá có hiệu lực trong vòng 14 ngày kể từ ngày ban hành.
Mọi chi tiết vui lòng xin liên hệ:
Ông/Bà ......................................... Di động ............................ Email ........................ Trân trọng kính chào!
........................, ngày ...tháng ... năm ....
CÔNG TY .............................
5. Một số lưu ý đối với việc lập bảng báo giá
- Giá sản phẩm:
Giá được liệt kê trong bảng báo giá chính là giá hàng hóa được xác định trong hợp đồng mua bán
hàng hóa. Giá của hợp đồng mua bán hàng hóa là số tiền mà người mua phải trả cho người bán,
được các bên thỏa thuận trong hợp đồng hoặc do người thứ ba xác định theo yêu cầu các bên. Các
bên tự thỏa thuận giá, nhưng giá đó phải được xác định và ghi vào hợp đồng (đối với hợp đồng
được giao kết dưới hình thức văn bản), các bên có thể xác định giá bằng một lượng tiền chính xác
theo một đơn vị cụ thể.
- Phương thức thanh toán:
Bên cạnh giá thì các bên thường thỏa thuận thêm về phương thức thanh toán. Phương thức thanh
toán là cách thức thực hiện chi trả một hợp đồng, do các bên thỏa thuận. Phương thức thanh toán
rất đa dạng như: thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp, thanh toán qua chuyển khoản, nhờ thu, ghi sổ,
tín dụng chứng từ, ... Do đó, bên bán và bên mua có thể thỏa thuận áp dụng bất cứ phương thức
thanh toán nào mà hai bên nhận thấy rằng đấy là phương thức thuận lợi, dễ dàng áp dụng và phù
hợp với tính chất của hợp đồng.
- Chủ thể lập bảng báo giá:
Chủ thể lập bảng báo giá không giới hạn trong phạm vi các công ty, đây chính là chủ thể của hợp
đồng mua bán hàng hóa. Mà chủ thể của các hợp đồng mua bán hàng háo lại chính là các thương
nhân. Thương nhân bao gồm: tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp; cá nhân hoạt động thương
mại một cách thường xuyên, độc lập và có đăng ký kinh doanh. Luật Thương mại năm 2005 sửa
đổi, bổ sung năm 2019 cũng thừa nhận thương nhân thông qua việc không đặt điều kiện đăng ký
kinh doanh là một trong những điều kiện bắt buộc để công nhận đối tượng đó là thương nhân.
Nhưng nếu chưa đăng ký kinh doanh mà có hoạt động kinh doanh thì vẫn phải chịu trách nhiệm
về mọi hoạt động của mình như với thương nhân đã đăng ký kinh doanh.