Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc: TOP 03 mẫu thông dụng nhất

Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc: TOP 03 mẫu thông dụng nhất
1. Quyết định nghỉ việc là gì?
Quyết định nghỉ việc là một loại văn bản được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp, đơb vị nào đó để
quyết định cho cá nhân nào có để nghỉ việc tại đó, theo đó việc nghỉ việc của người lao động có thể do ý chí
của bên người lao động hoặc bên sử dụng lao động.
Cho nhân viên nghỉ việc chính là chấm dứt hợp đồng lao động. Do đó, trong quyết định nghỉ việc cần ghi rõ
thông tin hợp đồng lao động gắn kết. Đơn vị sử dụng lao động phải ghi rõ họ và tên, chức vụ, phòng làm
việc của người lao động. Người sử dụng lao động phải ghi rõ nội dung về thời gian nghỉ việc, lý do nghỉ việc của người lao động.
Theo đó, đối với người sử dụng lao động, mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc là một loại văn bản dùng
trong nội bộ các công ty, doanh nghiệp để quyết định cho một cá nhân ký hợp đồng với công ty nghỉ việc.
Đồng thời mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc còn có thể gửi đến khách hàng, đối tác để tránh làm ảnh
hưởng đến tiến trình hoạt động và hiệu quả của công việc.
2. Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc được hiểu như thế nào?
Bên cạnh đó, cần lưu ý một số hình thức thông báo nghỉ việc của người lao động:
Hiện nay, chưa có quy định nào cụ thể về hình thức thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. Vì thế, việc
thông báo nghỉ việc của người lao động có thể thực hiện bằng lời nói, văn bản, thư điện tử hay nhiều hình thức khác nhau.
Đối với trường hợp thông báo bằng lời nói (thông báo miệng) thì sẽ cần phải có người làm chứng hoặc bản
ghi âm, ghi hình để nhằm mục đích là người lao động đã thông báo và chủ thể là người sử dụng lao động
đã nhận được thông báo.
Đối với trường hợp thông báo bằng văn bản hoặc qua email, nhằm mục đích đảm bảo các chủ thể là người
lao động có bằng chứng rõ ràng thuyết phục, không gây ra những trở ngại trong quá trình xác minh và giải
quyết hậu quả pháp lý của quá trình chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Lý do đưa ra thông báo cho nhân viên nghỉ việc
Theo quy định của pháp luật thì các trường hợp doanh nghiệp có thể ra quyết định cho nhân viên nghỉ việc
bao gồm các trường hợp dưới đây:
Hết hạn hợp đồng lao động;
Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động;
Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động;
Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải;
Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp
được trả tự do hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của
tòa án đã có hiệu lực;
Người lao động thuộc trường hợp đủ điều kiện để được hưởng lương hưu;
Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
Người lao động chết; bị tò án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết;
Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích
hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan
chuyên môn và đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại
diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;
Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc khi đơn vị sử dụng lao động có sự thay đổi cơ
cấu công nghệ vì lý do kinh tế;
Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc do chia tách, sát nhập, hợp
nhất doanh nghiệp mà buộc người lao động phải thôi việc;
Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của
tòa án có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc
một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.
4. Thời hạn thông báo nghỉ việc cho người lao động trước trước khi cho nghỉ việc
- Đối với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động hoặc người sử dụng lao động phải
thông báo trước cho người sử dụng lao động hoặc người lao động, tùy loại hợp đồng ký kết và tùy từng
trường hợp, số ngày phải ra thông báo trước sẽ khác nhau, cụ thể:
+ Phải thông báo trước ít nhất 45 ngày nếu người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
+ Phải thông báo trước ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, có thời hạn
từ 12 tháng đến 36 tháng.
+ Phải thông báo trước ít nhất 03 nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng.
+ Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn phải báo trước cho người sử dụng lao động sẽ
được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Đối với việc chấm dứt hợp đồng lao động, trách nhiệm của người sử dụng lao động phải thông báo trước
cho người lao động, cụ thể những vấn đề như sau:
+ Phải ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông
báo bằng văn bản cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động;
+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh
toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đăc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
+ Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và
những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
+ Trong trường hợp doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi
việc và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo
thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.
Lưu ý: với các trường hợp người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn trong vòng
15 ngày để trở lại làm công việc theo hợp đồng đã giao kết nếu hợp đồng còn thời hạn; hoặc người lao
động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, trong những trường
hợp này thì người sử dụng lao động không phải báo trước cho người lao động.
5. Những công việc cần làm trước khi gửi thông báo cho nhân viên nghỉ việc
Việc cho nhân viên nghỉ việc cần phải được tiến hành theo từng bước, đúng với quy trình mà công ty đó đã
quy định. Thông thường, một số công việc người sử dụng lao động phải làm trước khi gửi thông báo cho
nhân viên nghỉ việc, đó là:
- Xử lý thông tin với các bộ phận liên quan. Người sử dụng lao động cần thông báo tin thức này đến một số
đối tượng cần thiết để tránh tình trạng thay đổi nhân sự đột ngột làm ảnh hưởng đến tiến trình của công
việc. Có thể là thông báo cho khách hàng phụ trách hoặc là các bộ phận trong công ty có liên quan trực tiếp.
- Chuẩn bị các tài liệu hồ sơ xin nghỉ việc. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp mà việc chuẩn bị hồ sơ xin nghỉ
việc sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một số giấy tờ cần thiết mà người lao động cần nộp trước khi nghỉ việc đó là:
đơn xin nghỉ việc; cam kết về bảo mật thông tin; biên bản hoàn thành bản giao công việc; biên bản hoàn
thành bàn giao thiết bị; các giấy tờ, tài liệu liên quan.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cũng nên thực hiện thêm một số công việc sau:
Lên kế hoạch để nhân viên bàn giao công việc;
Trao đổi với nhân viên lý do nghỉ việc;
Thu hồi các tài khoản nội bộ và hủy bỏ quyền truy cập;
một số công việc khác tùy thuộc vào từng công ty.
6. Nội dung cần có trong mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc
Để thông báo về quyết định cho nhân viên nghỉ việc, người sử dụng lao động cần đảm bảo được những thông tin sau đây:
Thông tin đơn vị (doanh nghiệp) ra quyết định cho thôi việc;
Thông tin của người lao động bao gồm: họ và tên, ngày sinh, quê quán, đơn vị là việc và chức vụ hiện tại;
Thông tin về thời hạn được hưởng lương thưởng và các chế độ tham gia đóng góp bảo hiểm xã hội;
bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kể từ ngày quyết định cho thôi việc;
Xác nhận của giám đốc, người trực tiếp quản lý nhân viên
Bên cạnh đó, còn các các mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc đối với nội bộ và thông báo về việc nhân
viên nghỉ việc đối với đối tác. Mỗi mẫu thông báo sẽ có những nội dung khác nhau, tuy nhiên vẫn đảm bảo
một số yêu cầu sau: tên thông tin đơn vị ra quyết định thôi việc; thông tin người lao động nghỉ việc; xác nhận
của giám đốc, người trực tiếp quản lý nhân viên.
7. Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc mới nhất
7.1 Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc tới nội bộ công ty Xem cụ thể dưới đây:
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ... THÔNG BÁO
Về việc nhân viên nghỉ việc
Căn cứ đơn xin nghỉ việc của bà Nguyễn Thị A, là nhân viên phòng kinh doanh đề ngày 02/08/2023 đã được Công ty chấp thuận.
Phòng nhân sự xin thông báo đến Ông / Bà và các Phòng ban liên quan như sau
1. Bà Nguyễn Thị A. Chức danh: nhân viên kinh doanh. Phòng ban: Phòng kinh doanh được giải quyết nghỉ
việc kể từ ngày: 15/09/2023 .
2. Bà có trách nhiệm bàn giao công việc, máy móc thiết bị, công nợ còn tồn đọng lại cho các nhân viên có
liên quan trước thời gian nghỉ việc.
3. Các Phòng ban, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện việc bàn giao công việc, giiar quyết công nợ
còn tồn đọng, xác nhận và thu hồi các khoản chi phí chưa thu được của người lao động.
Đề nghị Bà và các Phòng ban có liên quan triển khai thực hiện thông báo theo quy trình nghỉ việc của Công
ty và chuyển giao hồ sơ bàn giao đến Phòng Kế toán và Nhân sự để giải quyết chế độ nghỉ việc cho người
lao động theo quy định trước ngày 15/09/2023. TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên và đóng dấu)
7.2 Mẫu thông báo về việc nhân viên nghỉ việc tới đối tác Xem cụ thể dưới đây:
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...
THÔNG BÁO NHÂN SỰ NGHỈ VIỆC
Kính gửi : - QUÝ KHÁCH HÀNG - QUÝ ĐỐI TÁC
Công ty TNHH abc xin chân thành cảm ơn quý khách hàng và quý đối tác đã quan tâm và hợp tác với công
ty chúng tôi trong thời gian qua.
Chúng tôi trân trọng thông báo đến quý khách hàng và quý đối tác: nhân viên có tên dưới đây đã chính thức
nghỉ việc kể từ ngày 23/08/2023.
Bà Trần Thị A - nguyên nhân viên Phòng kinh doang công ty TNHH abc
Quý khách hàng và đối tác đang giao dịch các công việc liên quan đến nhân viên có tên trên vui lòng liên hệ
trực tiếp với Công ty chúng tôi theo các thông tin liên lạc sau: Công ty TNHH abc
Địa chỉ: số 23d, đường x, phố y, quận z, Thành phố Hà Nội
Số điện thoại: 012234xxxx - Fax: 01234xxx
Email: kinhdoanhabc@gmail.com
Mọi giao dịch giữa quý vị với nhân viên có tên trên kể từ ngày ban hành công văn này chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm.
Một lần nữa, xin cảm ơn sự hợp tác tích cực của Quý khách hàng và đối tác dành cho Công ty TNHH abc trong suốt thời gian qua. Trân trọng cảm ơn. GIÁM ĐỐC (Ký tên và đóng dấu)
7.3 Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc tới nhân viên Xem cụ thể dưới đây:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày .07 tháng 09 năm 2023 THÔNG BÁO
vv: đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động số .../HĐLĐ.
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH ABC
- Căn cứ Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Hợp đồng lao động số 190701/HĐLĐ/ABCX;
- Căn cứ theo đề nghị xin nghỉ việc của bà Nguyễn Thị A;
- Theo đề nghị của Phòng Kế toán và nhân sự. THÔNG BÁO
Điều 1: Kể từ ngày ... tháng ...năm ...sẽ thực hiện việc chấm dứt hợp đồng lao động với Bà Nguyễn Thị A, là
nhân viên kinh doanh của công ty TNHH ABC
Lý do: Theo đơn xin nghỉ việc của Bà Nguyễn Thị A
Điều 2. Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của Bà Nguyễn Thị A được chi trả tính đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Bà Nguyễn Thị A có trách nhiệm thanh quyết toán thu hồi công nợ trong thời gian làm việc tại Công ty.
Thanh toán tiền BHYT tháng 9 năm 2023 theo Luật Bảo hiểm xã hội quy định.
Điều 3. Các Ông (bà) Trưởng phòng kế toán và nhân sự, Trưởng các Phòng ban liên quan và bà Nguyễn
Thị A căn cứ quyết định thi hành. TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên và đóng dấu)