Nhóm 6 - Quản lý đội nhóm - tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

UNDERSTANDING GROUPS AND MANAGING WORK TEAMS
QUẢN LÝ Đ ỘI NHÓM
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6 MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM. ................ 1 1.1
Nhóm là gì? ................................................................................................................... 1 1.2
Trưởng nhóm là gì? ...................................................................................................... 1 1.3
Quản lý đội nhóm là gì? ............................................................................................... 1 1.4
Các giai đoạn hình thành và phát triển đội nhóm ..................................................... 1
CHƯƠNG 2: CÁC LOẠI QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM. ......................................................... 3 1.1
Problem solving teams (Nhóm giải quyết vấn đề)...................................................... 3 1.2
Self-managed work teams (Nhóm làm việc tự quản
) ................................................ 3 1.3
Cross-functional teams (Nhóm chức năng chéo) ....................................................... 3 1.4
Virtual teams (Nhóm ảo
).............................................................................................. 3
CHƯƠNG 3: LÀM SAO ĐỂ Q ẢN LÝ ĐỘ U
I NHÓM HIỆU QUẢ NHẤT? ................... 4 3.1
Đồng lòng mục tiêu chung. .......................................................................................... 4 3.2
Xác định vai trò. ........................................................................................................... 4 3.3
Đánh giá, đóng góp và động viên................................................................................. 4 3.4 Công bằn .
g ..................................................................................................................... 4 3.5 Khen thưởn
g ................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 4: CÁC VẤN ĐỀ CÓ THỂ XẢY RA KHI QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM. .............. 5 4.1
Drawbacks (Những bất lợi) ......................................................................................... 5 4.2
Benefits (Những lợi ích) ............................................................................................... 5 ii
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6
CHƯƠNG 1: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BƯỚC PHÁT TRIỂN NHÓM 1.1 Nhóm là gì?
- Nhóm là nhiều người hợp tác, hỗ trợ với nhau cùng hoàn thành mục tiêu chung cụ thể rõ ràng.
- Nhóm được hình thành ra để giải quyết m c ụ tiêu mà m t
ộ cá nhân riêng lẻ khó hoặc không thể ng công vi hoàn thành đc nhữ ệc đòi hỏi sự ph i ố hợp. 1.2
Trưởng nhóm là gì?
Trưởng nhóm là một người có chính kiến, có sự quyết đoán và có một tầm nhìn xa trông
rộng, luôn đặt lợi ích c a
ủ nhóm lên trên lợi ích cá nhân, gắn kết các thành viên lại với nhau thành m t
ộ tập thể, là người phân tích t ng h ổ ợp ý kiến c a ủ m i ọ người r i ồ ra quyết định cuối cùng, phân công công vi ng cho c
ệc, đánh giá tiến độ, đưa ra định hướ ả nhóm. 1.3
Quản lý đội nhóm là gì?
Quản lí đội nhóm là người leader sẽ dùng kiến thức, kinh nghiệm của bản thân sẽ truyền
cảm hứng, phối hợp giữa mọi người trong nhóm để cùng nhau thực hiện mục đích đã đề ra, đảm bảo m u l
ọi người đề àm công việc phù hợp ăn ý nhau. 1.4
Các giai đoạn hình thành và phát triển đội nhóm. Quá trình này g n: ồm có 5 giai đoạ
• Giai đoạn 1: Giai đoạn hình thành
Là giai đoạn các thành viên mới gặp gỡ, còn xa lạ. H
ọ tìm đến nhau để cùng giải
quyết một kế hoạch trước mắt. Đây là giai đoạn mà các thành viên chưa xác định được nhiệm ụ
v cụ thể. Các quyết định thường sẽ ụ
ph thuộc vào Leader. Leader
trong giai đoạn này cần phải ết
quy đoán trong việc chỉ đạo và hướng dẫn các thành viên trong nhóm.
• Giai đoạn 2: Giai đoạn sóng gió
Là giai đoạn các thành viên bắt đầu thể hiện mình, có thể phá vỡ các quy tắc ban
đầu của nhóm đã đặt ra. Đây được coi là giai đoạn khó khăn nhất vì nó ảnh hưởng
các giai đoạn sau này của nhóm. Người leader ải ph đảm ảo b được sự ổn định
giữa các thành viên với nhau, thuyết phục các thành viên phải tập trung vào mục tiêu phía trước . 1
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6
• Giai đoạn 3: Giai đoạn ổn định
Là giai đoạn khi các thành viên đã hòa thuận với nhau, ắt b đầu hợp tác và tôn
trọng lẫn nhau. Bắt đầu hướng đến mục tiêu chung. Đây là giai đoạn Leader phải
thúc đẩy tinh thần của các thành viên, tạo một bầu không khí năng động, thoải
mái cho các thành viên để công việc được hoàn thành hiệu quả.
• Giai đoạn 4: Giai đoạn hoạt động hiệu quả
Đây là giai đoạn nhóm ạt
ho động hết công suất. Tinh thần đồng đội được phát
triển tối đa. Đây có thể nói là giai đoạn thuận lợi nhất, thoải mái nhất cho các
thành viên. Giai đoạn này người leader ần g
như đã thực hiện xong vai trò của mình.
• Giai đoạn 5: Giai đoạn kết thúc
Là giai đoạn mà các thành viên đã được hoàn thành mục đích cuối cùng, h ọ không
còn mục tiêu chung để làm việc với nhau nữa. Chính vì vậy, đây có lẽ là giai đoạn buồ ấ
n nh t, tiếc nuối nhất mà một đội nhóm phải trải qua. 2
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6
CHƯƠNG 2: CÁC LOẠI QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM 2.1
Prolem-solving teams (Nhóm giải quyết vấn đề)
Đây là 1 nhóm sử ụng trí tưởng d
tượng, tư duy logic và đưa ra biện pháp giải quyết tối ưu. 2.2
Self-managed work teams (Nhóm làm việc tự quản)
Là nhóm tất cả mọi người làm việc với nhau như một “đơn vị tổng thể” và tự quản lý trong
phạm vi tự do, hoạt động độc lập. 2.3
Cross – functional teams (Nhóm chức năng chéo)
Có nghĩa là cộng tác liên chức năng, là m t ộ nhóm g m
ồ nhiều người có kiến thức và kĩ năng
khác nhau để có thể giải quyết chung một vấn đề. 2.4
Virtual teams (Nhóm ảo)
Là các thành viên sẽ tương tác thông qua phương thức điện tử. Nhóm này sẽ ph ủ sóng rộng
rãi trên toàn quốc hoặc các châu lục. Họ không nhất thiết phải face to face, các thành viên
sẽ tương tác với nhau thông qua email, zalo, skype,… 3
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6
CHƯƠNG 3: LÀM SAO ĐỂ Q Ả
U N LÝ ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ NHẤT? 3.1
Đồng lòng mục tiêu chung
Mỗi người trong một đội sẽ có nh ng v ữ
ị trí vai trò khác nhau nhưng để thúc đẩ y các thành
viên làm việc hiểu quả thì người quản lý phải đưa ra định hướng rõ ràng. Khi mọi người
cảm thấy họ làm việc có mục đích, họ sẽ có nhiều khả năng tập hợp lại làm vi ệc ăn ý hơn. 3.2 Xác định vai trò
Các thành viên trong team được xác định vai trò rõ ràng giúp các ạt ho động diễn ra dễ
dàng, không để một người giẫm lên ngón chân của người khác hay bối rối về việc ai phải
chịu trách nhiệm về việc nào, nhưng cần đảm bảo mỗi người có đủ khả năng kiến thức và
kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao. 3.3
Đánh giá, đóng góp và động viên
- Trong các cuộc họp hoặc các bảng chia sẻ, đánh giá minh bạch rõ ràng một cách
thoải mái giúp tạo nên mối quan hệ thân thiết khi làm việc nhóm.
- Người quản lý cũng sẽ tìm cách để các thành viên trong team chia sẽ thông tin đối
với công việc hoặc bản thân người quản lý và các thành viên khác để nâng cao làm
việc nhóm thêm hiệu quả.
- Trung thực, chân thành, hỗ trợ hết mình có thể truyền thêm cảm hứng cho nhân viên c a
ủ mình. những điều đó tạo ra bầu không khí gắn kết các thành viên lại với nhau. 3.4 Công bằng
Sự thiên vị lúc nào cũng sẽ tạo thêm khoảng cách cho các thành viên trong nhóm. việc đối
xử bình đẳng với mọi người qua trò chuyện lắng nghe công việc khiến họ cảm thấy được
coi trọng như nhau và không có ý kiến nào bị b l ỏ ại. 3.5 Khen thưởng Sự thành công c a
ủ team được tích góp bởi công làm việc nhiệt tình c a ủ các thành viên. Quà tặng hoặc ăn m ng nh ừ
ằm công nhận sự chăm chỉ làm việc c a ủ h
ọ và giúp họ thư giãn sau
những ngày làm việc áp lực. 4
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6
CHƯƠNG 4: CÁC VẤN ĐỀ CÓ THỂ XẢY RA KHI QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM 4.1
Drawbacks (Những bất lợi)
• Dễ nhận được sự không thích c a
ủ các thành viên trong nhóm hay gây mít lòng nhau.
Cách khắc phục: hòa đồng hơn, nói chuyện từ tế với mọi người, tâm sự cùng các thành
viên giúp đỡ nhau trong công việc khi gặp khó khăn.
• Gánh vác trách nhiệm, nhiệm v nhi ụ ều và nặng nề . hơn các thành viên khác Cách khắc ph c
ụ : cố gắng hơn hoàn thành công việc ổn
định hay chưa sẽ khó khăn với mọi người.
• Bị stress hay áp lực ,căng thẳng.
Cách khắc phục: tìm đến các phương pháp giải trí khác nhau hay tâm s c ự ùng bạn bè. • Không thể truy t
ền đạ hay hiểu ý với các thành viên khác.
Cách khắc phục: tìm cách hiểu lẫn nhau, tìm hiểu nhau t
ừ chút, chia sẽ những quan niệm cá nhân cho nhau.
• Phân công không công bằng dễ dẫn đến s d ự ị nghị.
Cách khắc phục: lắng nghe, thấy hiểu ý kiến của các thành viên khác để cải thiện sửa đổi.
• Phải đứng ra giải quyết các mâu thuẫ ấn đề n v của nhóm.
Cách khắc phục: tự tin ng đứ
ra giải quyết 1 cách công bằng công minh và đưa ra các giải pháp t t ố nhất cho nhóm. - Ví dụ: Trong m t
ộ nhóm có thể gặp nhiều ý kiến khác nhau trái chiều mâu thuẫn
dẫn đến cãi vã, leader phải giải quyết được các vấn đề đó cho nhóm . 4.2
Benefits (Những lợi ích)
• Dễ làm cho mọi người lắng nghe, lời nói có tr ng. ọng lượ
• Học được các kĩ năng quản lí, làm chủ.
• Cải thiện giao tiếp tốt hơn.
• Tích góp được nhiều kinh nghiệm. -
Ví dụ: Khi làm leader bạn có thể học dược nhiều kỹ năng quả n lí tích góp kinh
nghiệm cho công việc sau này. 5
CHUYÊN ĐỀ: Q ẢN LÝ ĐỘ U I NHÓM NHÓM 6 6