Ôn tập kỹ năng phát triển nghề nghiệp - Kĩ Năng Mềm | Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

Ôn tập
Kỹ năng phát triển nghề nghiệp
A/Nội dung: chương 2,3,4
Chương 2 : kỹ năng giao tiếp
Chương 3: kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc
Chương 4:kỹ năng làm việc nhóm B/Lý thuyết
 Khái niệm. tầm quan trọng, quy trình
 Kỹ năng nghe, hỏi, thuyết trình.
 Phối hợp các kỹ năng này với với giao tiếp điện thoại, thư tín.  Quản lý công việc.
 Khái niệm nhóm,tầm quan trọng của nhóm
 Văn bản tư vấn, kỹ năng lãnh đạo Tình huống
 Bài tập phong cách lãnh đạo : phong cách độc đoán
 Tình huống truyền thông: đưa ra quyết định vs những thông tin đã cho Ôn tập
I / chương 2 : kỹ năng giao tiếp 1. Giao tiếp
 Khái niệm: là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người
này với người khác để đạt được mục tiêu
 Ý nghĩa: Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con
người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định  Vai trò:
 Đối với xã hội: điều kiện của sự tồn tại và phát triển của xã hội  Cá nhân:
 Điều kiện để tâm lý, nhân cách phát triển bình thường
 Hình thành, phát triển các phẩm chất đạo đức
 Thỏa mãn nhu cầu của con người  Chức năng:
+ Nhóm chức năng xã hội  Chức năng thông tin
 Chức năng tổ chức, phối hợp hành động
 Chức năng điều khiển
 Chức năng phê bình và tự phê bình + Nhóm chức năng tâm lí
 Chức năng động viên, khích lệ
 Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ
 Chức năng cân bằng cảm xúc
 Chức năng hình thành, phát triển tâm lí, nhân cách  Phân loại: + theo tính chất - trực tiếp - gián tiếp + theo quy cách - chính thức - không chính thức + theo vị thế - thế mạnh - thế cân bằng - thế yếu
+ theo số lượng người tham gia giao tiếp và mối quan hệ của họ - 2 cá nhân - cá nhân vs nhóm - các cá nhân vs nhóm - giữa các nhóm
2. Phương tiện giao tiếp
 Kn : quá trình con người xử dụng một thứ tiếng nào đó để giao tiếp và tư
duy ( ngôn ngữ là lời nói và câu viết của chúng ta )
 Gồm 2 phương tiện: ngôn ngữ / phi ngôn ngữ Ngôn ngữ Phi ngôn ngữ  Khách quan /chủ quan
 Ánh mắt / nét mặt / nụ cười
 Phát âm , giọng nói, ngôn
 Ăn mặc, trang điểm, trang ngữ nói sức  Phong cách ngôn ngữ  Tư thế, động tác + nói thẳng
 Khoảng cách , vị trí và kiểu + nói lịch sự bàn ghế + nói ẩn ý
+ nói mỉa mai , châm chọc 3. Phong cách giao tiếp
Là lời ns, cử chỉ, điệu bộ, động tác,ứng xử ổn định của người, nhóm người trong giao tiếp.
 Đặc trưng: ổn định / linh hoạt/ chuẩn mực  Các loại PCGT + dân chủ  Ưu điểm :
- Bình đẳng, gần gũi, thoải mái
- Tôn trọng đối tượng giao tiếp
- Lắng nghe đối tượng giao tiếp  Nhược điểm
- Có thể gây ra ko biết gì cho người giao tiếp
- Vẫn có nguyên tắc ko thể bỏ qua + độc đoán  Ưu điểm
- Có quyết định kịp thời  Nhược điểm
- Đề cao nguyên tắc , đòi hỏi ranh giới
- Cứng nhắc, đơn phương , tí chú ý đến người khác
- Do ko có ý kiến ng khác nên đôi khi có quyết định sai lầm + tự do  Ưu điểm
- Hành vi, lời nói, ứng xử, thái độ bị chi phối nhiều bởi tâm
trạng, cảm xúc và tình huống
- làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, được tôn trọng,
do đó phát huy được tính tích cực của họ  Nhược điểm
- các nguyên tắc, chuẩn mực nhiều khi bị coi nhẹ
- Mục đích, nội dung và đối tượng giao tiếp thường dễ dàng thay đổi
- Quan hệ giao tiếp rộng nhưng hời hợt, không sâu sắc
- dễ bị người khác coi thường, dễ bị đánh giá là thiếu đứng đắn và thiếu nghiêm túc. 4. Kỹ năng giao tiếp  Nghe / lắng nghe
+Nghe: là hình thức thu nhận thông tin thông qua thính giác
+ Lắng nghe: là hình thức tiếp nhận thông tin thông qua thính giác có trạng thái chú ý làm nền. + lợi ích:
- Thoả mãn nhu cầu của người nói
- Thu thập được nhiều thông tin
- Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp
- Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp
- Giúp giải quyết được nhiều vấn đề + khó khăn : - Tốc độ tư duy
- Sự phức tạp của vấn đề - Sự thiếu tập luyện - Sự thiếu kiên nhẫn
- Sự thiếu quan sát bằng mắt
- Những thành kiến, định kiến
- Những thói quen xấu khi lắng nghe -  Hỏi  Thuyết trình
+Khái niệm: Thuyết trình, hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước
nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống + các bước :
1 : chuẩn bị :xác định mục đích / đánh giá đúng bản thân / tìm hiểu người
nghe / chuẩn bị bài nói ( mở đầu , nội dung, kết thúc )
2: tiến hành thuyết trình : ngoại hình / động tác , tư thế / ngôn ngữ cơ thể )
3: kết thúc thuyết trình 5. Vận dụng
 Qua điện thoại : chào hỏi / giới thiệu / nói về nội dung mk muốn truyền đạt
hoặc điieuf mk muốn biết / kết thúc  Qua thư tín
+ là một loại văn bản không mang tính chính thức, được viết với tư cách cá
nhân, được dùng để trao đổi thông tin giữa các cá nhản, tổ chức
+ nguyên tắc : đi thẳng vào vấn đề,/ rõ ràng,/ đúng chính xác / đầy đủ / nhất
quán / thận trọng / lịch sự
Chương 3:kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc 1. Khái niệm
 Khái niệm : được hiểu là quá trình xác định các nhiệm vụ cần hoàn
thành, sau đó phân chia thời gian thực hiện một cách hợp lý.
 Ý nghĩa : giúp chúng ta ưu tiên hoàn thành công viêc nào trước, công
việc nào sau và cũng dễ dàng đánh giá chất lượng công việc. 2. Quy trình
 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 
Mục tiêu là đích đến của một công việc hay một vấn đề cần thực hiện. 
Ý nghĩa: Việc xác định mục tiêu trong công việc sẽ giúp chúng
ta xem xét và thực hiện công việc của mình một cách logic và đạt hiệu quả cao 
Các loại: mục tiêu chính và mục tiêu hỗ trợ 
Yêu cầu công việc là những kỹ năng, trình độ, nhiệm vụ và
trách nhiệm được giao đối với công việc đó  X Đ nội dung cv  Phải làm gì 
Các bước thực hiện công việc 
Chắc chắn rằng bước sau là sự phát triển của bước trước
 Xd cách thức thực hiện  Các nội dung 
Nguồn lài liệu, công cụ  Tiêu chuẩn công việc
 Xd cách thức kiểm soát  Đặc tính công việc 
Công cụ đo lường đặc tính  Cách đo lường
 Xd nguồn lực thực hiện  Nguồn nhân lực  Ngân sách 
Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự 
Máy móc, công nghệ , kỹ thuật 
Phương pháp,cách vận hành nhân sự 3. Phương pháp  Định biên công tác 
là đưa ra những phân tích và dự báo xem ở khâu công việc đó
một tháng phát sinh bao nhiêu công việc 
nguyên tắc :tỷ lệ tương quan / định mức lao động / tần suất và thời lượng  Mô tả công việc 
là một tuyên bố bằng văn bản về điều kiện làm việc, sự tham
gia củ và trách nhiệm của người thực hiện công việc
 Sắp xếp công việc cho nhân viên 
là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp  lợi ích :
- cv đcj hoàn thành tốt nhất
- nql cải thiện hiệu quả sử dụng ld
- tạo động lực cho nhân viên
- xd quy trình làm việc tinh gọn - giảm căng thẳng trog cv
- hiệu quả khi ko lm việc trực tiếp
- kiểm tra đánh giá nhân viên linh hoạt
- tạo đội ngũ kế cận
Chương 4: kỹ năng làm việc nhóm 1. Khái quát
 Khái niệm: Nhóm là tập hợp nhiều người có cùng chung mục tiêu,
thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ
rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.  Yếu tố 
phải có mục tiêu chung, mục tiêu này phải cụ thể, rõ ràng 
Các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên 
Mỗi nhóm phải có quy tắc riêng 
Mỗi thành viên trong nhóm phải có vai trò, trách nhiệm rõ ràng  Tầm quan trọng
-Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc
-Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn
-Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh
trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc  Phân loại
- Nhóm chính thức: Nhóm mệnh lệnh, nhóm nhiệm vụ
- Nhóm không chính thức: Nhóm lợi ích, nhóm bạn bè  Giai đoạn
- Giai đoạn 1: Hình thành nhóm
- Giai đoạn 2: Hỗn loạn (bão táp)
- Giai đoạn 3: Ổn định
- Giai đoạn 4: Hoạt động - Giai đoạn 5: Kết thúc 2. Xây dựng nhóm  Lựa chọn thành viên  Vai trò thành viên - Trưởng nhóm
• Trưởng nhóm giữ vai trò người tổ chức, người thực hiện và người điều hành
• Lập kế hoạch và phân công công việc
• Có các kĩ năng truyền thông và thúc đẩy và càng có
nhiều trải nghiệm càng tốt - Các thành viên 
Loại thứ 1: là các thành viên hỗ trợ 
Loại thứ 2: là các thành viên củng cố nhóm 
Loại thứ 3: là những người
 Phổ biến mục tiêu và xây dựng nét đặc trưng nhóm Mục tiêu Đặc trưng - tính cụ thể - Tên gọi của nhóm - Đo lường được
- Biểu tượng, khẩu hiệu, đồng - Có thể đạt được phục - Tính hiện thực
- Giá trị cốt lõi, văn hóa nhóm - Giới hạn thời gian
- Nguyên tắc ra quyết định
 Phân công nhiệm vụ, xây dựng quy chế hoạt động 
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên 
Xây dựng quy tác hoạt động nhóm 3. Kỹ năng
 Tư duy , giải quyết vấn đề
 Giải quyết xung đột nhóm 
Cách thứ nhất là cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập) 
Cách thứ hai là né tránh (kiểu con rùa) 
Cách thứ ba là nhường nhịn, xoa dịu (kiểu gấu bông) 
Cách thứ tư là cách thỏa hiệp (kiểu con chồn). 
Cách thứ năm là hợp tác (kiểu chim cú )  Giao tiếp nhóm  Lãnh đạo nhóm - Phong cách chuyên quyền - Phong cách tự do - Phong cách cộng tác 4. Vận dụng 
Kỹ năng giải quyết vấn đề của nhóm và từng thành viên. 
Kỹ năng giải quyết xung đột nhóm (nếu có).  Kỹ năng giao tiếp nhóm Áp dug làm tình huống Tình huống Chương 2
Bài 1: Trong số các hiện tượng được nêu ra dưới đây, hiện tượng nào là giao tiếp?
1. Một đứa trẻ đang “trò chuyện” với một con búp bê.
2. Người thư ký đang soạn thảo một lá thư điện tử để gửi đến một đối tác ở nước
ngoài nhưng chưa có phản hồi
3. Một người đứng tuổi đang dạo mát trong công viên cùng với một con chó.
4.Vợ chồng nhà hàng xóm đang cãi lộn với nhau.
5. Hai người bạn nhìn nhau im lặng. Chương 4
1. Bạn là trưởng nhóm, có 1 thành viên mới đc bổ sung vào nhóm của bạn,
thành viên này làm việc rất tốt. tuy nhiên thành viên này lại ko hòa nhập đc
vs các thành viên cũ của nhóm và bị các thành viên cũ của nhóm tẩy chay.
a. Hãy nêu nguyên nhân xảy ra hiện tượng trên.
b. Đứng ở góc độ người lãnh đạo nhóm bạn sẽ giải quyết tình huống trên ntn?
2. Trong nhóm bạn có một thành viên đóng vai trò chủ chốt, có vai trò quyết
định đến thành công của nhóm và ko thể thay thế. Thành viên này đưa ra
những yêu sách về việc phải cho mk lm việc thời gian tự do, và độc lập ,
không bị kiểm soát. Nhưng cv của thành viên đó lại liên quan đến công việc
của các thành viên khác trong nhóm, nếu bạn đồng ý cho thahf viên đó lm
việc thời gian tự do thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả của các thành viên khác trong nhóm
A. Tình huống trên thuộc vấn đề gì trong quá trình làm việc nhóm
B. Đứng ở góc độ của người lãnh đạo nhóm, bạn sẽ giải quyết tình huống này ntn?
3. Khi người lãnh đạo nhóm phân công các thành viênlàm việc theo cặp. Tuy
nhiên có một số thành viên trong nhóm phản ứng khôngđồng ý với việc ghép
đôi và cho rằng việc ghép đôi đó không phù hợp và làm mấtthời gian của họ.
a. Xác định nguyên nhân của tình huống trên
b.Đứng ở góc độ là người lãnh đạo nhóm các bạn sẽ giải quyết tình huốngnày như thế nào?
4. Trong một nhóm có 12 thành viên, Mai và Hùng đều là thành viên trong
nhóm.Hùng được giao nhiệm vụ thu thập các thông tin để làm slide trong
nhóm, Mai cónhiệm vụ là giải quyết phần khó nhất trong nhóm. Mai và
Hùng đều đã giải quyếtxong phần việc của mình, nhưng sau đó Hùng nghĩ ra
một cách giải quyết tìnhhuống tốt hơn và đưa ra để nhóm thảo luận để thay
đổi. Điều này làm Mai phản đối kịch liệt và chắc chắn rằng cách giải quyết
của mình là tốt và không muốn nghe ýkiến của Hùng vì nghĩ rằng Hùng
không tôn trọng mình. Cả nhóm xảy ra xung đột,chia thành 2 phe và tranh cãi gay gắt.
a. Các bạn hãy chỉ ra nguyên nhân gây ra mâu thuẫn trong tình huống này
b. Nếu là người lãnh đạo nhóm các bạn sẽ giải quyết như thế nào
5. Bạn là trưởng một dự án có nhiệm vụ phải phâncông công việc đến các
thành viên trong nhóm và giao nhiệm vụ cho các thànhviên cũ của nhóm
kèm các thành viên mới giúp các thành viên mới nhanh chónghòa nhập với
môi trường làm việc mới. Tuy nhiên khi giao việc một nhân viên cũkhông
đồng ý kèm nhân viên mới vì nhân viên cũ cho rằng 2 người nói
chuyệnkhông hợp, đồng thời việc kèm nhân viên mới sẽ làm mất rất nhiều thời gian củamình.
a. Xác định nguyên nhân dẫn tới việc từ chối hướng dẫn nhân viên mới
làmviệc của nhân viên cũ
b. Đứng ở vị trí trưởng dự án nhóm bạn sẽ có cách thức giải quyết tình huốngtrên như thế nào?
6. Chị Nga là một trưởng nhóm nghiên cứu thị trường tại công ty Thực phẩm
ThuậnAn. Chị là một người có chuyên môn giỏi và nhiều kinh nghiệm trong
lĩnh vựcnày. Do đó khi quản lý các nhân viên trẻ trong phòng mình chị hay
áp đặt côngviệc của mình vào công việc chung, không nghe đóng góp của
nhân viên và raquyết định cuối cùng đều dựa vào suy nghĩ cá nhân của
mình. Điều này gây ra sựphẫn nộ trong nhóm làm việc. Các nhân viên trong
phòng quyết định trình lênGiám đốc công ty đề nghị thay đổi lãnh đạo phòng.
a. Các bạn hãy xác định phong cách lãnh đạo của chị Nga.
b. Nếu là Giám đốc công ty các bạn sẽ làm gì để giải quyết mâu thuẫn trongnhóm của chị Nga Bài tập B1