Outline kế hoạch - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

1. Outline kế hoạch Giới thiệu thông tin
Muji là thương hiệu bán lẻ Nhật Bản về phong cách sống, cung cấp đa dạng Thông
các sản phẩm chất lượng và hữu dụng từ đồ gia dụng, nội thất, văn phòng tin nhãn
phẩm đến quần áo và thực phẩm hàng
Phong cách thiết kế mẫu mã tối giản, nhấn mạnh trong việc tái chế, hạn chế
phung phí trong quy trình sản xuất và đóng gọi, cũng như không có chính
sách không logo và không thương hiệu. Tóm tắt kế hoạch Kế
- Xây dựng nội dung TVC chủ đề cuộc sống tối giản, thân thiện với môi hoạch trường
xây dựng - Xây dựng nội dung chương trình đánh mạnh vào trải nghiệm các sản phẩm nội dung của khách hàng
- Tập chung giới thiệu các sản phẩm, ưu điểm của nhãn hàng mang lại Kế
- Đánh vào phong cách đặc trưng của nhãn hàng: hoạch
+ Màu sắc chủ đạo: các tông màu ấm ( trắng - vàng - cam - nâu ) thiết kế
+ Bày trí đơn giản theo phong cách tối giản, giảm thiểu các đồ không thể tái chế Kế - Trước sự kiện hoạch - Trong sự kiện truyền - Sau sự kiện thông Kế
- Ngân sách cho thiết kế, dựng TVC hoạch
- Ngân sách cho thiết bị, dụng cụ, trang trí ngân
- Ngân sách cho truyền thông sách - Ngân sách dự trù
2. Nội dung phác thảo kế hoạch gồm (CIT)
Cần nhấn mạnh vào ưu điểm của nhãn hàng để mỗi khi người tiêu dùng nhắc đến sự tối
giản sẽ nhớ tới Muji. Chính vì vậy, ngay từ lúc tiến vào thị trường mới cụ thể là Việt
Nam. Sự kiện khai trương ra mắt ghi nhận chặng dừng chân mới của Muji tại một quốc
gia mới là rất quan trọng quyết định cho những thay đổi trong các vận hành tại đây sau
này. Chính vì vậy, chúng tôi ngay ở những bước đầu lựa chọn xâm nhập vào tâm trí bạn tiêu dùng như sau:
- Concept: Mang đậm phong cách Minimalism (hay phong cách minimal) - đơn
giản hóa các vật liệu trang trí thân thiện với môi trường, các tông màu sắc thể hiện được
tinh thành của Muji (trắng - vàng - nâu - cam) - Idea:
+ Lối sống tối giản của người Nhật được gọi là Danshari. Dan có nghĩa là từ chối, Sha
có nghĩa là vứt bỏ và Ri có nghĩa là tránh xa. Qua việc sở hữu ít đồ đạc, người ta sẽ tập
trung hơn vào những việc quan trọng khác, cũng như tìm ra hạnh phúc cho bản thân.
+ Cùng người tiêu dùng đi tìm kiếm vẻ đẹp và tính nghệ thuật từ sự đơn giản "Be
natural without name, be simple and be earthly”
+ Tạo sự gần gũi giữa nhãn hiệu và người tiêu dùng, phù hợp với mọi độ tuổi
+ Nâng cao giá trị cũng như vật liệu thô để hướng tới sự tăng trưởng mảng xanh cho trái đất
+ Giới thiệu đến người tiêu dùng Việt Nam một không gian mua sắm vô cùng tinh tế,
thân thiện nhờ sự kết hợp giữa các vật liệu tự nhiên như ngói, gỗ tái chế kết hợp với ánh
sáng dịu tự nhiên của cửa hàng.
- Theme: “Bước qua một cánh cửa khiêm tốn của sự tối giản và đắm chìm vào
một thế giới của những ý tưởng lớn” 3. Kế hoạch chi tiết a) Địa điểm và thời gian
- Về địa điểm: Buổi khai trương sẽ được tổ chức tại cửa hàng
- Về thời gian: diễn ra vào thứ 7 (23/04/2022), bắt đầu từ 9 giờ 30 phút sáng đến 12 giờ 30 phút b) Kế hoạch chi tiết STT Nội dung Chi tiết I. Đón khách (15 phút)
Sắp xếp nhân sự đón khách, hướng dẫn khách 1 Đón khách
vào khu vực check-in và khu chờ
Điều phối nhân viên tại khu vực chờ phát số và 2 Phát số bốc thăm
thông tin thêm cho khách về chương trình bốc thăm
II. Ổn định vị trí (15 phút) 1 Thông báo ổn định
MC thông báo khách ổn định chỗ ngồi khoảng vị trí 2 – 3 lần
III. Văn nghệ – khai mạc chương trình (10 phút) 1
Giới thiệu tiết mục văn MC linh hoạt giới thiệu lên sân khấu các nghệ nghệ, giải trí
sĩ, biểu diễn tiết mục văn nghệ mừng khai trương 2
Khai mạc chương trình MC gửi lời chào và công bố khai mạc lễ khai
trương. Thực hiện giới thiệu chi tiết các đại
biểu, khách mời đến tham dự.
IV. Video giới thiệu doanh nghiệp (5 phút) 1
Trình chiếu video giới thiệu tổng quan về
Trình chiếu video, clip doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, những ưu đãi.
V. Khai mạc lễ khai trương (10 phút) 1
Mời đại biểu, đại diện
MC nhường sân khấu chính lại cho người đại
diện, chủ trì phát biểu khai mạc buổi lễ khai lên khai mạc trương.
VI. Cắt băng khánh thành (5 phút)
MC điều hành sân khấu sau lời phát biểu của 1 Tuyên bố lý do, cắt băng khai trương
chủ tọa. Thực hiện mời các đại biểu cùng ban
Lãnh đạo bắt đầu cắt băng khai trương
VII. Các tiết mục văn nghệ, mini game (40 phút) 1 Văn nghệ
MC mời ca sĩ lên biểu diễn
MC mời người đại diện lên điều hành trò chơi. 2 Minigame
Tùy theo số lượng khách hàng mà điều phối trò
chơi dài hay ngắn và số lượng người tham gia 3
Bốc thăm trúng thưởng MC tiến hành điều phối ổn định và bắt đầu cho
rút thăm trúng thưởng tối đa 5 người. Sau đó,
mời đại diện lên trao quà.
VIII. Kết thúc lễ khai trương 1 Bế mạc chương trình
MC công phát biểu bế mạc chương trình 2 Khách hàng trải
Hướng dẫn cho khách hàng vào trải nghiệm nghiệm mua sắm c) Kế hoạch truyền thông - Trước sự kiện :
+ Chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội khác nhau và các biển hiệu trong các trung tâm thương mại
+ Đăng tải nội dung quảng bá trên fanpage chính thức
+ Hợp tác với các tờ báo chính thống truyền tải về thông tin cửa hàng - Trong sự kiện:
+ Tạo khu vực check-in, khuyến khích mọi người check-in lên trang cá nhân kèm
hashtag #MujiinVietnam #Mujixinchao để nhận quà tặng. Đồng thời mời các KOLs, nghệ sĩ tham dự check in
+ Chiếu trực tiếp buổi sự kiện trên đa nền tảng youtube, facebook từ trang của cửa hàng
+ Tổ chức các chương trình “Buy 3 get 1” với hóa đơn đạt 500.000. - Sau sự kiện:
+ Lên bài truyền thông nhìn lại sự kiện
+ Hợp tác các trang báo viết bài sau sự kiện
+ Chia sẻ các bài báo về sự kiện lên fanpage công ty
+ Ghi nhận ý kiến của khách hàng về sự kiện (Hình thức: Gửi mail cho khách hàng
tham dự sự kiện để ghi nhận ý kiến đóng góp thông qua email đăng ký). Phản hồi và
cảm ơn ý kiến của khách hàng.
+ Chạy chương trình “Tuần lễ khai trương” tri ân khách hàng
4. Bảng phân công nhân sự Hạng mục công Mô tả công việc Phụ trách Số lượng việc Điều phối các bô Trước sự kiện, có Quản lý sự kiện 2 người
phận khác, trực tiếp nhiệm vụ xây dựng, đưa ra quyết định tổng hợp ý tưởng trong tổ chức họp bao quát cho buổi báo lễ. Trong quá trình tổ chức, họ sẽ giám sát và đôn đốc mọi người chuẩn bị cho sự kiện theo đúng kế hoạch Dẫn dắt sự kiện Lên bảng công việc PB/PG, MC, Quay 5 người chi tiết, bố trí nhân phim chụp ảnh sự, liên hệ nhà cung cấp, thuê địa điểm tổ chức, thuê thêm nhân sự hỗ trợ sự kiện Giám sát sự kiện Điều phối quá trình Phụ trách truyền 8 người
sự kiện diễn ra, nắm thông bắt rõ nhân sự trong từng hạng mục. Quản lý khâu truyền thông cho buổi họp báo; Liên hệ và mời khách mời tham dự ( ban lãnh đạo, KOL, bên báo chí, khách hàng) Trực quầy, giải đáp
Đứng tại quầy thanh Nhân viên 15 người các thắc mắc của toán, trực tại các khách hàng quầy sản phẩm (phân theo hạng mục quầy điện tử, nhà cửa đời sống, mỹ phẩm, v.v.) Ban tài chính Bộ phận kiểm soát Quản lý tài chính 2 người và nắm rõ toàn bộ khoản thu chi của buổi họp báo. Trực tiếp nhận kinh phí từ phía công ty cấp và từ các nhà tài trơ. Sau đó chi tiền cho các khoản phí từ khâu lên ý tưởng tới khi kết thúc buổi họp báo. Ngoài ra chịu trách nhiệm gặp gỡ các bên cũng câp dịch vụ tổ chức sự kiện, nhận báo giá để bộ phận quản lý sự kiện tổ chức những buổi brainstorming, lên kế hoạch cho sự kiện Bộ phận thiết kế Lên ý tưởng, thiết Designer, Content 5 người kế các ấn phẩm creator truyền thông, backdrop; đoạn TVC, video chiếu trong buổi họp báo. Đồng thời hỗ trợ thiết kế trong suốt giai đoạn tổ chức sự kiện và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.
Xử lý các vấn đề về Chịu trách nhiệm Bộ phận kỹ thuật 10 người kỹ thuật các yếu tố liên quan như: trang thiết bị, hạng mục sân khấu, vận chuyển, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,…Ngoài ra trong quá trình tổ chức sự kiện họ sẽ giám sát và trực tiếp xử lý vấn đề về kỹ thuật nếu có phát sinh.
5. Ngân sách thực hiện sự kiện STT CHI PHÍ THÀNH GHI CHÚ TIỀN ( triệu đồng) 1 Thuê các trang thiết bị 20
Bao gồm loa, MIC, bàn ghế, màn hình LCD. Thời gian 3 tiếng 2 Trang Chuẩn bị pháo trang 15
Pháo trang kim cho kết thúc trí, kim, pháo điện
buổi họp báo. Pháo điện vào setup
tiết mục nhảy và hát khuấy
động sân khấu (300k/quả) Mua sắm kệ, đèn, vật 30 dụng cần thiết cho khu trưng bày In banner, backdrop, 50
(Treo lối vào sân khahúa và bên ấn phẩm,... khu trưng bày) Trong đó backdrop - 7 triệu Hoa tặng khách mời, 30
500 VND- 1triệu/bó cho khách hoa trang trí, hoa đặt
mời quan trọng Hoa cho sự bàn, hoa bục phát
kiện (Bó lớn, hoa trang trí,..) - biểu,.
20 triệu Hoa giả (5 triệu) 3 Nhân Nhân viên công ty 200
Chia thưởng theo số công việc sự tham gia vào công tác và chức vụ đảm nhận tổ chức sự kiện Chi phí thuê nhân sự 40 setup (sân khấu và khu trưng bày) PB/PG khu check in 4 4 người Thuê MC 10 2 MC (gồm1 nam, 1 nữ) Thuê quay phim, chụp 30 5 người ảnh Bảo vệ 5
3 người (giám sát an ninh khu vực diễn ra sự kiện) 4 Truyền
Thiết kế và lắp đặt biển 250
Lắp đặt tại các khu trung tâm thông quảng cáo thương mại Mời báo chí 50 Chạy quảng cáo trên 20 các nền tảng facebook, youtube Quà tặng cho khách 1.5 hàng check in Chương trình khuyến 30 mãi 5 Khách Ca sĩ khách mời 40 2 người mời 6 Quà Minigame 20 tặng 7 Dự trù 120
Chiếm 5 - 10% tổng chi phí Tổng chi phí 965.5
6. Rủi ro và giải pháp trong sự kiện a)
Những rủi ro có thể gặp phải trong sự kiện
- Vì ra vào cổng tự do không giới hạn só lượng nên có thể xảy ra tình trạng mất trật tự, chen lấn
- Lượng khách quá đông khiên nhân viên không thể đáp ứng thông tin mà khách hàng
đang gặp phải/ đang muốn hỏi
- Lượng cầu tăng cao dẫn đến nguồn cung không đủ đáp ứng
- Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện
- Rủi ro có “không khách mời”
- Khách hàng có những ý kiến tiêu cực sau khi tham dự sự kiện
- Bài đăng có lượt tương tác thấp. b) Đề ra giải pháp
- Tạo không gian chờ cho những khách chưa tới lượt vào bên trong bằng cách hình thức
giải trích như ăn uống nhẹ hoặc hoạt động chờ đợi khác như xếp sao đủ số lượng để được giảm giá
- Chuẩn bị sẵn các thông tin sản phẩm rõ ràng cụ thể (thông tin giấy/clip hướng dẫn sử
dụng) ngay tại quầy sản phẩm
- Để có thể ước lượng sản phẩm để không bị cắt quãng lượng cung phải thực hiện khảo
sát nhóm đối tượng phổ biến của nhãn hàng qua đó với từng nhóm đối tượng cụ thể sẽ
ước chừng những sản phẩm có khả năng được chọn để thúc đẩy lượng cung đáp ứng đủ
- Đối với các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng cần lưu ý đấu một tủ điện dự
phòng, để dù có mất điện vẫn có thể duy trì được thêm 15p đến khi kỹ thuật điện đến
sửa lại. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop khoẻ
để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn.
- Chính vì vậy, các sự kiện thường tránh rủi ro này bằng cách sử dụng hàng rào bạo lực
và có các phân loại vé để tránh trường hợp có kẻ xâm nhập. Ngoài ra, bạn cũng cần một
đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý
các tình cảm thật linh hoạt, tránh những hậu quả đáng tiếc.
- Liên tục cập nhập số lượng khách đến tham dự, nếu ít hơn dự kiến có thể tăng cường
phát tờ rơi, viết bài truyền thông.
- Phản hồi khách hàng qua email, xin lỗi để xoa dịu khách hàng khi nhận về những ý kiến không tốt
- Cần chú ý cải thiện nội dung, chọn khung giờ đăng bài hợp lý
7. Đánh giá những hạn chế và thành công sau sự kiện
- Đánh giá những hạn chế:
+ Lượng người không có giới hạn nên sẽ phát sinh hạn chế trong việc đáp ứng ngay và
kịp thời nhu cầu của khách hàng.
+ Những hoạt động như minigame sẽ bị hạn chế số người tham gia
+ Vì sự kiện diễn ra trong khu trung tâm thương mại nên sẽ hạn chế việc âm thanh
trong sự kiện song cũng hạn chế trong việc sắp xếp chỗ người đảm bảo thoải mái cho
khách hàng ngồi xem sự kiện
- Đánh giá thành công sau sự kiện
+ Số lượng tham dự sự kiện vượt chỉ dự kiến
+ Lượng tương tác của các bài đăng trên fanpage là tương đối với một doanh nghiệp
vừa bắt đầu ở 1 thị trường mới
+ Lượng tiếp cận của quảng cáo Facebook, Youtube cao
+ Phản ứng của báo chí có trải nghiệm tốt, tích cực ở mức nhiều
+ Cảm nhận của khách hàng sau khi tham dự sự kiện ghi nhận được thông qua mail hồi
âm cho thấy 86% khách hàng có trải nghiệm tốt và số còn lại thì ở mức tương đối
+ Doanh thu ở ngày khai trương đầu thu về đạt chỉ tiêu là 625 triệu đồng