Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn VENUS | Bài tập lớn môn Hệ thống thông tin quản lý

lOMoAR cPSD| 45734214
Hà N ội, tháng 9 nă m 2021
Giảng viên: TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết Nhóm lOMoAR cPSD| 45734214 5: Phan Thị Mai Quỳnh 11194514 Nguyễn Thị Trang 11195336 Nguyễn Thu Mến 11193372 Nguyễn Thị Thu Thảo 11194834 Đặng Thị Ngọc Oanh 11194114 MỤC LỤC
ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN ..................................................................................................................................... 1
I. Thông tin chung về dự án ........................................................................................................................ 1
II. Thực trạng Hệ thống thông tin của tổ chức ............................................................................................ 1 1.
Mô tả về tổ chức: Khách sạn VENUS
................................................................................................. 1 2.
Sứ mệnh và tầm nhìn của hệ thống thông tin quản lý mới
.................................................................. 4 3.
Thực trạng về Hệ thống thông tin quản lý
........................................................................................... 5 4.
Những vấn ề, cơ hội và giải pháp Hệ thống thông tin quản lý
.......................................................... 8 5.
Quy mô của hệ thống thông tin quản lý
.............................................................................................. 9 6.
Các hoạt ộng của dự án Phát triển hệ thống thông tin
....................................................................... 9 7. Bảng dự trù kinh phí
.......................................................................................................................... 12 8.
Bảng tiến ộ công việc
...................................................................................................................... 14 9.
Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích từ dự án
...................................................................................... 14
10. Kết luận và kiến nghị
....................................................................................................................... 16 BÁO CÁO PHÂN
TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .............................................................................. 18 lOMoAR cPSD| 45734214
I. Sơ ồ luồng thông tin (IFD) ................................................................................................................... 18
1. Luồng thông tin xử lý nhu cầu thuê phòng .................................................................................... 18
2. Luồng thông tin xử lý yêu cầu trả phòng....................................................................................... 19
3. Luồng thông tin xử lý yêu cầu thực ơn....................................................................................... 20
4. Luồng thông tin xử lý yêu cầu sử dụng dịch vụ ............................................................................ 21
II. Sơ ồ ồ chức năng kinh doanh (BFD) ................................................................................................ 22
III. Sơ ồ ngữ cảnh của dự án (CD) .......................................................................................................... 22
IV. Sơ ồ luồng dữ liệu (DFD) ................................................................................................................. 23
Sơ ồ luồng dữ liệu mức 0 .................................................................................................................... 23
Sơ ồ luồng dữ liệu mức 1: ................................................................................................................... 23
BÁO CÁO THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG ........................................................................................... 27
I. Chuẩn hóa dữ liệu 3NF .......................................................................................................................... 27
1. Phiếu ặt phòng ............................................................................................................................. 27
2. Hóa ơn nhà hàng .......................................................................................................................... 28
3. Hóa ơn dịch vụ ............................................................................................................................ 28
II. Tích hợp – Tạo cấu trúc bảng ............................................................................................................... 29
BÁO CÁO THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI CHO HỆ THỐNG ................................................................ 31
I. Các form danh mục ................................................................................................................................ 31
1. Danh mục khách hàng ................................................................................................................... 31
2. Danh mục dịch vụ.......................................................................................................................... 31
3. Danh mục nguyên liệu nhập .......................................................................................................... 32
4. Danh mục thực ơn ....................................................................................................................... 32
5. Danh mục phòng ........................................................................................................................... 32
II. Các form nhập liệu................................................................................................................................ 33
1. Phiếu ặt phòng ............................................................................................................................. 33
2. Hóa ơn nhập nguyên liệu ............................................................................................................. 34
3. Hóa ơn thanh toán dịch vụ ........................................................................................................... 35
4. Hóa ơn nhà hàng .......................................................................................................................... 36 lOMoAR cPSD| 45734214
III. Form báo cáo ....................................................................................................................................... 36
1. Bảng kê nhập nguyên liệu ............................................................................................................. 36
2. Báo cáo doanh thu dịch vụ ............................................................................................................ 37
3. Báo cáo doanh thu dịch vụ nhà hàng ............................................................................................. 37
4. Báo cáo doanh thu theo hạng phòng.............................................................................................. 38 lOMoAR cPSD| 45734214 ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
I. Thông tin chung về dự án
- Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ
của khách hàng tại khách sạn Venus - Mục ích:
● Xây dựng hệ thống mới hỗ trợ Ban giám ốc trong việc quản lý khách hàng của
khách sạn, khắc phục những nhược iểm còn tồn tại, phù hợp về thời gian, chi phí và nhân lực.
● Mang lại lợi ích trong việc quản lý: tăng khả năng xử lý thông tin, áp ứng yêu
cầu của Ban giám ốc về việc xây dựng hệ thống quản lý khách sạn một cách
nhanh chóng, chính xác, ổn ịnh, an toàn và hiện ại.
● Tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn trong tương lai: tinh giản biên chế nhân
viên, giảm chi phí hoạt ộng
- Cơ quan ầu tư: Khách sạn Venus
- Cơ quan chủ trì: Nhóm 5 - PTHTTTQL
- Kinh phí dự kiến: 276.050.000 VND
- Nguồn kinh phí: Quỹ ầu tư xây dựng phát triển của khách sạn VENUS
- Thời gian: Trong vòng 15 tuần
● Ngày bắt ầu: 24/8/2021
● Ngày kết thúc: 29/11/2021
II. Thực trạng Hệ thống thông tin của tổ chức
1. Mô tả về tổ chức: Khách sạn VENUS
1.1. Địa chỉ: 696 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội.
1.2. Mục ích thành lập:
Khách sạn VENUS tọa lạc bên bờ Hồ Tây trên con ường Lạc Long Quân, Nhật Tân,
Hà Nội – trước ây là phường Nhật Chiêu, một trong 36 phố, phường của Hà Nội cổ
xưa, mang bên mình bao câu chuyện lịch sử gắn với ời sống, văn hóa của người Hà
Thành. Với vẻ ẹp lãng mạn, thi vị như một nét chấm phá giữa lòng Hà Nội tấp nập,
Hồ Tây ngày càng thu hút nhiều du khách ến tham quan, nghỉ dưỡng. Hiểu ược 1 lOMoAR cPSD| 45734214
iều này, khách sạn VENUS ược thành lập với mục ích em ến cho khách hàng các dịch
vụ tốt nhất áp ứng nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống và các dịch vụ khác khi ến Hà Nội.
− Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược:
• Phát triển khách sạn ngày càng hiện ại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như
các dịch vụ của khách sạn ể ưa ến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất.
• Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các ịa iểm du lịch nổi tiếng
tại HN và các tình thành lân cận. − Mục tiêu ngắn hạn:
o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm. o Đào tạo nhân
sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm.
o Rút ngắn các quy trình check-in, check-out o Phản hồi của khách
hàng về khách sạn ạt 90% là tích cực 1.3. Chức năng
- Chức năng chung của khách sạn: •
Tạo không gian lưu trú tiện nghi, thoải mái, áp ứng các nhu cầu cơ bản, a dạng
theo khả năng tài chính của khách hàng. •
Thiết lập các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận khác nhau của khách sạn
từ lễ tân, phòng nghỉ ến ẩm thực, lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản
thu - chi ngân sách liên quan ến các hoạt ộng chung của khách sạn.
- Chức năng của từng bộ phận: •
Bộ phận lễ tân: óng vai trò tiếp ón, tạo mối thiện cảm tốt ẹp cho khách hàng khi
lựa chọn lưu trú ở khách sạn. Đây cũng là cầu nối giữa khách hàng ến các bộ
phận khác nhau trong khách sạn. Nếu ơn vị quản lý khách sạn muốn ưa ra chiến
lược kinh doanh hiệu quả thì ây là bộ phận óng góp thông tin tích cực nhất. •
Bộ phận buồng phòng: óng vai trò mang ến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách
hàng. Đây là bộ phận có nhiệm vụ ảm bảo không gian khách sạn ược sạch sẽ
nhất. Từ việc chuẩn bị phòng ến vệ sinh buồng phòng, vệ sinh các khu vực khác 2 lOMoAR cPSD| 45734214
trong khách sạn cho ến chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho khách hàng khi lưu
trú tại ây ều ược bộ phận này thực hiện. •
Bộ phận nhà hàng: chuyên phụ trách việc ăn uống cho khách hàng tại khách sạn
cũng như hạch toán chi phí của khách hàng. 3 hoạt ộng chính của bộ phận nhà
hàng chính là chế biến thức ăn, lưu thông và tổ chức phục vụ ăn uống tại khách sạn. •
Bộ phận kế toán – tài chính: óng vai trò quyết ịnh ến chiến lược tài chính cho
khách sạn. Bộ phận này giúp tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý sổ sách thu chi
của khách sạn ể báo cáo lên ơn vị quản lý. Từ ó giúp người quản lý khách sạn có
thể nắm rõ ược tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất. •
Bộ phận nhân sự: có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho khách sạn. Đồng thời,
việc quản lý hoạt ộng của nhân sự cũng như sắp xếp nhân sự theo từng công việc
khác nhau cũng do bộ phận này quyết ịnh. •
Bộ phận kỹ thuật: quản lý, giám sát hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong khách
sạn ể ảm bảo chúng luôn hoạt ộng tốt. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật cũng có trách
nhiệm lắp ặt các thiết bị kỹ thuật mới như: âm thanh, trang trí sân khấu ể phục vụ các sự kiện… •
Bộ phận an ninh: óng vai trò bảo vệ tài sản của khách hàng và khách sạn. Ngoài
ra, bộ phận bảo vệ còn chịu trách nhiệm tuần tra, canh gác ể hỗ trợ khách hàng
khi có sự cố xảy ra. Một số khách sạn thì bảo vệ sẽ kiêm luôn vị trí trông giữ xe,
vận chuyển hành lý và mở cửa xe cho khách.
1.4. Loại hình tổ chức:
- Công ty tư nhân, tổng giám ốc là người làm chủ và chịu trách nhiệm, có quyền ra
quyết ịnh các hoạt ộng, quyết ịnh khách sạn. Vốn từ doanh thu, vốn chủ sở hữu.
Không có tư cách pháp nhân, thực hiện ầy ủ nghĩa vụ óng thuế với Nhà nước.
- Cơ cấu tổ chức khách sạn: 3 lOMoAR cPSD| 45734214 Giám đố c điề u hành Thư ký Trưở ng b ộ ph ậ n Trưở ng b ộ ph ậ n Trưở ng b ộ Trưở ng b ộ ph ậ n l ễ tân - kinh doanh bu ồ ng phòng ph ậ n F&S k ế toán- nhân s ự NV kinh doanh – NV bu ồ ng, gi ặ t là, B ế p (b ếp trưở ng, D ị ch v ụ (Qu ả n NV hành chính đặ t phòng, l ễ tân, k ỹ thu ật điệ n - b ế p chính, ph ụ lý giám sát, NV nhân s ự , k ế toán, hành lý, lái xe. nướ c. b ế p, t ạ p v ụ ) . ph ụ c v ụ ) thu mua, b ả o v ệ . 1.5. Nhiệm vụ:
- Xây dựng trình phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển toàn diện và từng
bước nâng cao chất lượng phục vụ nhanh, kịp thời, úng khách hàng.
- Điều hành khách sạn, ảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất. Nhân viên các bộ phận hoạt
ộng hiệu quả, tối ưu chi phí, hoàn thành mục tiêu cam kết với ban quản lý.
- Tổ chức quản lý và vận hành các dịch vụ khác; cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ.
- Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của mình, ồng thời
xác ịnh các thị trường mới ể khai thác.
- Quản lý cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị của khách sạn và theo dõi
tình hình cơ sở vật chất ể kịp thời sửa chữa hoặc thay thế khi bị xuống cấp và hỏng hóc.
- Kết hợp chặt chẽ với công an ịa phương ể thực hiện có hiệu quả các biện pháp bảo vệ
an ninh, an toàn tránh các tình huống xấu có thể xảy ra.
2. Sứ mệnh và tầm nhìn của hệ thống thông tin quản lý mới
‐ Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược: 4 lOMoAR cPSD| 45734214
o Phát triển khách sạn ngày càng hiện ại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như
các dịch vụ của khách sạn ể ưa ến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất.
o Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các ịa iểm du lịch nổi tiếng
tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. ‐ Mục tiêu ngắn hạn:
o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm.
o Đào tạo nhân sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm.
o Rút ngắn các quy trình check-in, check-out o Phản hồi của khách hàng về
khách sạn ạt 90% là tích cực
Với mục tiêu dài hạn là mở thêm các chi nhánh mới cùng với lượng khách du lịch ến
với khách sạn ngày càng tăng cao thì việc quản lý bằng ứng dụng excel có sẵn còn gặp
nhiều vấn ề, gây nhiều trở ngại trong công tác quản lý của ban quản lý. Do ó, việc xây
dựng và phát triển là cần thiết, giúp nhân viên dễ dàng thực hiện nghiệp vụ, ảm bảo thông
tin của khách hàng chính xác, bảo mật, ồng thời ban quản lý khách sạn có thể quản lý
chặt chẽ, kịp thời các công việc của khách sạn.
3. Thực trạng về Hệ thống thông tin quản lý
3.1. Thực trạng về cơ sở vật chất
Khách sạn VENUS có diện tích 200𝑚2, gồm 10 tầng và hầm ể xe. Khách sạn có tất
cả 20 phòng, bao gồm phòng ơn, phòng ôi và phòng ba, cùng với ó là hệ thống nước, èn
chiếu sáng và ồ nội thất cao cấp, góp phần tạo nên sự quan trọng, tinh tế trong thời gian
khách hàng nghỉ ngơi. Khách sạn có nơi ăn uống nằm ngay tầng 1, du khách ến ây có thể
ược hướng dẫn thưởng thức nhiều món ăn ngon mang ậm nét ẩm thực Việt Nam. Bên
cạnh ó, khách sạn còn có phòng spa với các thiết bị hiện ại em ến cho khách hàng những
phút giây thư giãn. - Bảng giá phòng công bố của Khách sạn VENUS
Loại Phòng ơn Phòng ôi Phòng ba
Hạng
(1 người)
(2 người)
(3 người )
Hạng Superior 650.000 VND 750.000 VND 900.000 VNĐ 5 lOMoAR cPSD| 45734214 Hạng Deluxe 850.000 VND 950.000 VND 1.050.000 VND Hạng Luxury 950.000 VND 1.150.000 VND 1.350.000 VND
* Giá phòng ã bao gồm:
● Ăn sáng Buffet/ Tự chọn (với nhiều món ăn ặc sắc của Hà Nội như Phở, B ún
Thang, Bánh cuốn Thanh Trì…) ● Hóa ơn ỏ
● Nước suối, trà, café miễn phí
● Nước uống miễn phí: Nóng/Lạnh ở sảnh - Dịch vụ khách sạn: ● Dịch vụ giặt là
● Dịch vụ xe ưa ón sân bay ● Nhà hàng ● Dịch vụ
- Bảng giá bồi thường các thiệt hại trong phòng GIÁ (Đơn vị: GIÁ (Đơn vị: DANH MỤC VNĐ) DANH MỤC VNĐ)
Điều khiển TV/ iều hòa 500.000 Gương 1.000.000 Đèn ngủ Chăn 600.000 800.000 Điện thoại bàn Gối 200.000 100.000 Máy sấy tóc Ga 800.000 300.000
3.2. Thực trạng về việc việc ăng ký thuê phòng và sử dụng dịch vụ
- Quy Trình check in khách sạn
Khi khách ến thuê phòng, lễ tân kiểm tra xem phòng trống rồi báo với khách
hàng và thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh
toán và các dịch vụ kèm theo. Khi khách ồng ý, thông báo cho bộ phận liên 6 lOMoAR cPSD| 45734214
quan ể chuẩn bị phòng ón khách. Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân
ể làm thủ tục nhận phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận ặt phòng và giao chìa khóa phòng cho khách.
- Quy trình thuê phòng và sử dụng các dịch vụ tại khách sạn
● Khách hàng lựa chọn loại hình dịch vụ, thời gian sử dụng bằng các xem bảng
báo giá tại phòng. Sau ó, liên hệ với bộ phận lễ tân ể ăng ký dịch vụ
● Lễ tân xác nhận thông tin khách hàng và thông tin dịch vụ. Khách hàng sẽ xác
nhận và tiến hành ăng ký.
- Quy Trình check out khách sạn
● Hỏi số phòng khách trả, nhận lại chìa khóa và báo lại với bộ phận liên quan ể
kiểm tra phòng. Kiểm trả lại những dịch vụ khách ã sử dụng (nếu có).
● Sau khi nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng và các dịch vụ
khách ã sử dụng. Lập hóa ơn thanh toán và chuyển cho khách ể kiểm tra lại.
● Thực hiện thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận,
hóa ơn và lưu lại hóa ơn ể làm thủ tục thanh toán với công ty.
● Nhận lại chìa khóa phòng, trả khách giấy tờ tùy thân, ồ ã gửi, bưu kiện, thư
(nếu có). Nếu khách ã thanh toán trực tiếp thì óng dấu “Đã thanh toán” vào
hóa ơn và ưa lại cho khách.
● Nếu khách làm làm hư hỏng hoặc mất tài sản trong phòng, bộ phận buồng sẽ
báo với quản lý ến ể xem xét, bảo lưu và lập biên bản. Đồng thời, hỗ trợ thay
thế ồ ạc mới trong phòng cho khách.
3.3. Thực trạng về việc quản lý ăng ký thuê phòng và sử dụng dịch vụ
- Ban quản lý sẽ căn cứ vào số liệu ược tổng hợp trên file excel ể tổng hợp, báo cáo doanh thu lên cấp trên.
- Quản lý phòng trống của lễ tân: mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng trống ều mất
thời gian dài ể xem lại sổ sách.
- Ban giám ốc muốn quản lý khách hàng phải thông qua trung gian, thiếu chuyên
nghiệp dẫn ến hiệu quả quản lý thấp. 7 lOMoAR cPSD| 45734214
4. Những vấn ề, cơ hội và giải pháp Hệ thống thông tin quản lý 4.1. Vấn ề
- Tất cả dữ liệu về phòng thuê, phòng trống, thông tin khách hàng, quản lý doanh thu,..
ều lưu trữ dưới dạng file excel trong hệ thống máy tính dễ dẫn ến quá tải, nhầm lẫn
thông tin, khó ồng bộ. Bên cạnh ó, việc quản lý khách sạn bằng excel khiến kế toán
và quản lý mất nhiều thời gian trong việc tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo.
- Nếu có sự cố như mất iện hoặc cháy nổ ột ngột làm mất iện hệ thống máy tính dẫn ến
thông tin chưa kịp lưu trữ biến mất sẽ gây tốn thời gian, công sức nhập liệu thông tin.
- Lưu trữ bằng thủ công và excel làm giảm khả năng giám sát của quản lý hoặc ban
giám ốc khi không có mặt trực tiếp gây rủi ro về vấn ề bảo mật trong trường hợp nhân
viên làm rò rỉ thông tin hay nhập sai lệch thông tin.
- Vào cao iểm mùa du lịch, số lượng và nhu cầu khách du lịch muốn thuê phòng tăng
lên với số lượng lớn dẫn ến công tác ăng ký thủ tục sẽ tốn thời gian, lộn xộn và khó
khăn trong việc xác ịnh phòng trống cũng như công tác quản lý. Và chỉ một vài người
vừa hướng dẫn xác nhận các thủ tục ăng ký của khách hàng nên mất khá nhiều thời
gian chờ ợi, gây tâm lý mệt mỏi cho cả hai bên.
- Nhu cầu về thông tin chưa ược áp ứng kịp thời: Thông tin về tình trạng phòng hiện
tại của khách sạn hay thay ổi thường xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí thời gian,
thông tin quản lý không a dạng, khả năng bảo mật thấp. Việc tra cứu tìm kiếm thông
tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian.
- Khi khách hàng hoàn tất dịch vụ và hoàn trả phòng ã thuê trước ây và có mong muốn
thuê tiếp thì phải thực hiện lại quy trình ăng ký gây tốn thời gian vì không lưu trữ thông tin khách hàng. 4.2. Cơ hội
- Nguồn nhân lực có kinh nghiệm, hiểu rõ các quy trình trong quản lý.
- Ban lãnh ạo, quản lý có mong muốn thay ổi, hoàn thiện hệ thống cũng như việc quản
lý phòng, khách hàng và các dịch vụ của khách sạn.
- Nhu cầu khách hàng tăng cao kể cả khách du lịch trong nước và nước ngoài i ôi với
a dạng tiện ích và dịch vụ dẫn ến yêu cầu một hệ thống có thể quản lý ược tất cả. 8 lOMoAR cPSD| 45734214
- Với sự tiến bộ, phát triển của khoa học công nghệ thì việc tin học hóa quản lý khách
sạn không phải là vấn ề khó thực hiện.
- Hiện nay trên thị trường Việt Nam có khá nhiều công ty phần mềm cung cấp các gói
phần mềm có chức năng quản lý khách sạn, do ó có thể dễ dàng lựa chọn và lắp ặt.
4.3. Giải pháp hệ thống thông tin:
- Đầu tiên, phải có nguồn tài trợ kinh phí dồi dào từ quỹ ầu tư xây dựng phát triển của khách sạn.
- Tiếp theo lên kế hoạch về hệ thống cần xây dựng, xác ịnh các yêu cầu ặt ra cho hệ
thống và chú trọng tới kỹ năng, kinh nghiệm của người xây dựng hệ thống ể tránh
những vấn ề áng tiếc xảy ra.
- Sau ó, xây dựng hệ thống thông tin quản lý phòng thuê, khách hàng và dịch vụ.
- Cuối cùng là ào tạo nguồn cán bộ chuẩn bị cho vận hành hệ thống.
5. Quy mô của hệ thống thông tin quản lý
- Quản lý chi nhánh: Ban quản lý có quyền quản lý thông tin dịch vụ phòng của từng
chi nhánh và quản lý nhân viên
- Quản lý khách hàng: thông tin khách hàng, thông tin phòng và các dịch dụ khách hàng sử dụng
- Quản lý phòng: thông tin của từng phòng (số người, giá phòng) và tình trạng phòng (trống, không trống)
- Quản lý dịch vụ: thông tin của các dịch vụ mà khách sạn cung cấp (tên dịch vụ, giá dịch vụ).
6. Các hoạt ộng của dự án Phát triển hệ thống thông tin
6.1. Lập kế hoạch ể hình dung ược tất cả các hoạt ộng phải làm trong việc phát triển hệ thống này.
6.2. Khảo sát, phỏng vấn ể thu thập thông tin về thực trạng khách du lịch và mong muốn
của ban quản lý khách sạn. 9 lOMoAR cPSD| 45734214
Trao ổi trực tiếp với Ban giám ốc và quản lý khách sạn ể biết ược mong muốn về hệ
thống mới, và những tồn tại trong hệ thống quản lý cũ cần giải quyết, xác ịnh rõ ràng,
thời gian phát triển hệ thống, giá thành áp ứng ược yêu cầu của ban quản lý.
6.3. Nghiên cứu tổng quan về khách sạn và hệ thống quản lý hiện tại
Nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, tài liệu ể nhận ịnh ược thiếu sót của hệ thống cũ, qua ó
tìm ra chỗ cần ược phát triển, hình dung ược các giải pháp giải quyết thông qua
triển khai dự án mới. Xác ịnh ối tượng sử dụng sau ó viết báo cáo tổng hợp ể ưa ra
ược phương án cho giai oạn tiếp theo.
6.4. Xây dựng mô hình và ánh giá khả thi của việc phát triển hệ thống mới
- Dựa vào kết quả iều tra ể nêu lên một mô hình vật lý của hệ thống, từ ó hình
dung ược mô hình thông tin và mô hình hoạt ộng của hệ thống quản lý phòng và
khách hàng. Đây là hoạt ộng quan trọng nhất.
- Đánh giá khả thi qua các chỉ tiêu về tổ chức, tài chính (chi phí dành cho việc xây
dựng hệ thống quản lý), con người (khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của
nhân viên..), thời hạn xây dựng, kỹ thuật, môi trường và cả mặt ạo ức kinh
doanh ể xác ịnh hệ thống quản lý này có áp ứng ược các yêu cầu ưa ra hay
không, có thể vận hành trôi chảy trong môi trường của khách sạn hay không.
6.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai hệ thống mới
- Giai oạn hình thành hợp ồng: sau khi quyết ịnh tính khả thi của dự án phát triển
hệ thống quản lý thì thỏa thuận các iều khoản sơ bộ dẫn ến ký kết hợp ồng.
- Lập dự trù thiết bị: thời gian chuẩn bị mua sắm thiết bị thường diễn ra khá lâu
nên cần có sự dự trù sớm về thiết bị (về mạng hay máy tính lẻ ể nhân viên quản
lý sử dụng; các thiết bị ngoại vi ặc biệt là các thiết bị ngoại vi ặc dụng, các phần
mềm (hệ iều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình) phục vụ cho
nhân viên xây dựng hệ thống này).
- Dự trù về kinh phí: kinh phí về thiết bị, kinh phí phát sinh cho quá trình triển
khai dự án (dựa trên khối lượng công việc, số người tham gia thực hiện các giai
oạn, mức ộ òi hỏi về chất lượng sản phẩm, về thời hạn hoàn thành và công tác bảo hành). 10 lOMoAR cPSD| 45734214
6.6. Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị trí trong quá trình thiết kế HT quản lý khách sạn và khách hàng
Hồ sơ này bao gồm chức năng mà hệ thống cần ạt ược, các xử lý, các thủ tục quy
tắc về quản lý, kỹ thuật và các giao diện. Nó là một phác thảo, yêu cầu ối với việc thiết kế.
6.7. Thiết kế CSDL logic cho hệ thống mới
Thiết kế các CSDL, các xử lý, các báo cáo, các tệp, các dữ liệu ược nhập vào và
thông tin ược xuất ra, thiết kế các mô hình dữ liệu. kết quả là mô hình khái niệm dữ liệu và xử lý.
6.8. Nêu ra và lựa chọn phương án trong các phương án giải quyết vấn ề về hệ thống quản lý
Xây dựng và lựa chọn các phương án khác nhau ể cụ thể hóa mô hình logic. Sử dụng
bảng có trọng số ể ưa ra phương án tốt nhất. Mỗi phương án là phác họa mô hình vật
lý ngoài chứ chưa phải mô tả chi tiết.
6.9. Thiết kế vật lý trong hệ thống mới
Tạo ra ược các ặc tả cụ thể về thiết bị phần cứng, phần mềm, các thủ tục xử lý,
phương tiện thông tin vào ra,... ảm bảo ược hệ thống quản lý khách sạn thỏa mãn
những yêu cầu ã phân tích ở trên và phù hợp với khả năng thực tế.
6.10. Xây dựng phần mềm
Chọn ngôn ngữ lập trình và một hệ cơ sở dữ liệu phù hợp, cài ặt các tệp và viết các
oạn chương trình chung và cuối cùng là soạn thảo chương trình cho từng ơn vị xử
lý, áp ứng yêu cầu thiết kế.
6.11. Thử nghiệm và ghép nối hệ thống mới
Dùng kĩ thuật test chương trình ví dụ như xuất tổng số tiền khách hàng ã óng rồi so
sánh kết quả với các số liệu ã ược xử lý thủ công trước ó. Mục tiêu xây dựng ược
phần mềm áp ứng yêu cầu ặt ra.
6.12. Hoàn thiện các tài liệu hệ thống quản lý
Tổng hợp tất cả các tài liệu liên quan ến hệ thống nhằm bàn giao cho Ban quản lý ể
làm căn cứ ào tạo cho nhân viên truy cập hệ thống. Tài liệu xây dựng hướng ến 2 ối
tượng là người sử dụng và người phát triển hệ thống. Tài liệu cho người sử dụng
phải ược chuẩn bị một cách chính thức bởi nhóm phát triển - một số trong họ cũng 11 lOMoAR cPSD| 45734214
chính là người dùng. Tài liệu này ược xem như một phần của việc bàn giao hệ thống
mà người phát triển hệ thống( nhà phân tích, người thiết kế, người làm bản mẫu,
người lập trình, người quản lý dự án, chuyên gia CSDL...) ã tham gia vào tiến trình phát triển).
6.13. Cài ặt và ào tạo nhân sự khách sạn sử dụng HTTT
Hệ thống ệm nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn ược ra ban ầu. song song với
khâu cài ặt là khâu huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới cho nhân viên và quản lý.
6.14. Vận hành và bảo trì hệ thống thông tin
Song song với quy trình vận hành thì phải tiến hành bảo trì hệ thống: Sửa lại các
lỗi ược phát hiện khi sử dụng, kiểm tra tính ó ược các yêu cầu vốn có cải thiện hiệu
năng của hệ thống nhằm giúp hệ thống mới i vào hoạt ộng một cách tốt nhất.
7. Bảng dự trù kinh phí Thành tiền STT Công việc
Thời hạn giải ngân (Đơn vị: VNĐ) 1 Lập kế hoạch 7.000.000
Khảo sát, phỏng vấn ể thu thập
thông tin về thực trạng khách 2 2.500.000
sạn và mong muốn của ban Từ 24/08/2021 ến quản lý 20/09/2021 (4 tuần)
Nghiên cứu tổng quan về khách 3 3.000.000
sạn và hệ thống quản lý hiện tại Từ 21/09/2021 ến
Xây dựng mô hình và ánh giá 4
khả thi của việc phát triển hệ 4.000.000 04/10/2021 thống mới (2 tuần) 12 lOMoAR cPSD| 45734214
Lập dự trù và kế hoạch triển 5 5.000.000 khai hệ thống mới
Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị 6
trí trong quá trình thiết kế 1.750.000 HTQL
Thiết kế CSDL logic cho hệ 7 10.000.000 thống mới Từ 05/10/2021 ến
Nêu ra và lựa chọn phương án 8
trong các phương án giải quyết 2.800.000 01/11/2021 vấn ề về HTQL (4 tuần)
Thiết kế vật lý trong hệ thống 9 25.000.000 mới 10 Xây dựng phần mềm 12.000.000
Thử nghiệm và ghép nối hệ 11 20.000.000 thống mới
Hoàn thiện các tài liệu hệ thống Từ 02/11/2021 ến 12 3.000.000 quản lý 29/11/2021 (4 tuần) 13
Cài ặt và ào tạo nhân sự khách 30.000.000 sạn sử dụng HTTT 150.000.000 14
Vận hành và bảo trì HTTTQL (năm ầu tiên) Tổng 276.050.000 13 lOMoAR cPSD| 45734214
8. Bảng tiến ộ công việc
9. Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích từ dự án Tên ối tượng STT
Lợi ích từ dự án hưởng lợi
- Nhanh chóng nắm bắt ược tình hình khách hàng, tình hình hoạt
ộng của khách sạn thông qua các báo cáo từ hệ thống, nhanh
gấp nhiều lần so với truyền thống là chờ các báo cáo từ thư ký.
Dễ dàng kiểm soát và theo dõi doanh thu thuê phòng cụ thể từng
- ngày, lịch sử giao dịch của từng khách hàng, doanh số của từng
nhân viên hay công nợ của khách sạn, từ ó dễ dàng ra quyết ịnh
về hướng i mới hoặc những thay ổi kịp thời của khách sạn trong tương lai. 1 Ban quản lý
- Ngoài ra, chủ khách sạn hay nhà quản lý không cần phải trực
tiếp ến khách sạn nhưng vẫn có thể iều hành, theo dõi mọi 14 lOMoAR cPSD| 45734214
hoạt ộng kinh doanh khách sạn từ xa nhờ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.
- Dễ dàng nhập thông tin khách hàng, sửa, xóa, tra cứu khi có yêu cầu.
- Khi có số lượng lớn khách ăng ký, giúp tiết kiệm thời gian kiểm Bộ phận lễ
tra phòng trống, quy trình sắp xếp phòng ược xử lý nhanh gọn, tân
giảm thời gian tìm kiếm giúp nhân viên tránh lúng túng khi khách ông khó kiểm soát.
- Giảm các công việc giấy tờ và lưu trữ sổ sách, dữ liệu. Nhân 2
Bộ phận tài Kịp thời nắm bắt ược về doanh thu, theo dõi ược biến ộng về tình
viên chính - kế hình tài chính hiện tại của khách sạn. Dễ kết toán sổ sách, tránh sai toán
sót khi ưa các thông tin lên cấp trên khi ược yêu cầu. Bộ phận
Khi có phần mềm thì sẽ dễ dàng truy cập ể xem phòng nào khách ã buồng
trả hoặc phòng còn trống ể kịp thời dọn dẹp hoặc sắp xếp mà không phòng
cần chờ ợi thông tin từ phía lễ tân.
Dễ dàng kiểm soát số lượng khách ặt ồ ăn ể chuẩn bị thực ơn, giảm
Bộ phận ẩm bớt sự thừa/thiếu trong khâu mua ồ. thực và khu bếp
- Bảo mật ược thông tin cá nhân, giảm bớt các thao tác, thủ tục
trong khâu check-in, check-out, thanh toán.
- Chủ ộng hơn trong mọi việc, từ nhận phòng ến ặt dịch vụ phòng, 3 Khách hàng
việc chọn phòng, trả phòng mà không cần trực tiếp tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào.
Chi tiết các ối tượng hưởng lợi
Ban giám Các bộ phận Nhà cung Khách Cơ quan ốc khác cấp hàng QLNN Quản lý phòng X X X 15 lOMoAR cPSD| 45734214 Quản lý thuê/trả X X phòng X Quản lý khách hàng X X X
Quản lý dịch vụ ăn X X uống X Quản lý dịch vụ X khác X X X Báo cáo thống kê X X X
10. Kết luận và kiến nghị
10.1. Đánh giá chung về dự án
- Xu hướng chuyển ổi số trong quản lý khách sạn ang trở thành vấn ề chiến lược, hầu
hết doanh nghiệp ã bắt ầu chuyển ổi số. Dự án này là bước i úng ắn của ban giám ốc
giúp giảm nhẹ các công việc giấy tờ, thống nhất các thông tin.
- Cùng với các khách sạn khác trong khu vực, việc chuyển ổi số giúp tăng tính chuyên
nghiệp trong cách làm việc của khách sạn, từ ó tạo niềm tin nơi khách hàng.
- Dự án này có tính khả thì cao, có tính thực tiễn lớn, không những mang lại lợi ích cho
ban lãnh ạo mà còn rất hữu ích cho các phòng ban có liên quan, và cả với khách hàng,
cần sớm ược ưa vào áp dụng.
- Nếu kinh doanh khách sạn theo phương thức truyền thống thường gặp phải những
vấn ề bất cập như thất thoát tiền bạc, báo cáo chậm, rủi ro về tài chính khi quản lý sổ
sách, mất thời gian trong quản lý khách sạn… thì việc lựa chọn và sử dụng phần mềm
quản lý khách sạn là việc cấp thiết, khắc phục ược những khó khăn kể trên một cách hiệu quả.
10.2. Phương hướng mở rộng phát triển:
- Trong thời gian tới, khách sạn cần tiến tới việc sử dụng phần mềm ể thống nhất với
các bộ phận phòng ban về số lượng, nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, khảo
sát mong muốn ể từ ó có thể nâng cao chất lượng phục vụ. 16