Quá trình là gì? Phân biệt quá trình với quy trình, hành trình, chu trình?

Quá trình là gì? Phân biệt quá trình với quy trình, hành trình, chu trình?
Trong thực tế, chúng ta thường nghe tới rất nhiều các cụm từ quá trình, quy trình, hành trình.....
Tuy nhiên có rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ các khái niệm này và thường nhầm lẫn với
nhau. Khi hiểu được các khái niệm này một cách cụ thể, chúng ta sẽ thuận tiện hơn trong quá
trình giao tiếp cũng như trong công việc.
1. Quá trình là gì?
Quá trình là tập hợp những trách nhiệm, những bước hoặc những hoạt động được triển khai
theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả ở cuối. Kết quả đó có thể là sự ra đời của một
hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của cuộc sống.
Hoặc ta có thể hiểu, quá trình là việc sử dụng những cái thô sơ và biến nó thành những đồ vật có ích.
Ví dụ một nhà máy sản xuất quần áo, những nguyên liệu đầu vào mà họ có được ví dụ như vải,
chỉ, khoá... sẽ được cho vào nhà máy. Thiết bị và nhân viên sẽ lấy những nguyên liệu đó để chế
biến chúng và kết quả cuối cùng ta nhận được là những bộ quần áo đẹp. Đưa đến những cửa
hàng bán lẻ và tới tay người tiêu dùng.
2. Đặc điểm của quá trình
Quá trình gồm những đặc điểm sau:
+ Các quá trình thường thay đổi và thực hiện theo một thứ tự nhất định nhằm đảm bảo tạo ra
được kết quả cuối cùng tốt nhất
+ Các đặc điểm của một quá trình thường rõ ràng, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và tính chính xác.
3. Vai trò của quá trình
- Đối với nhân viên: mỗi cá nhân có kiến thức kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác
nhau quá trình giúp cho những người thực hiện công nhận việc một cách đồng nhất và các bước
tiến hành ra sao và cần đạt kết quả như thế nào. Giảm được tình trạng nhân viên khi nhận chỉ
thị của nhà cẩn lý mà không biết phải làm sao hay tình trạng làm đi làm lại nhiều lần mà không đúng ý với cấp trên.
- Đối với quản lý: quá trình giúp cho các nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện. 4. Quy trình là gì?
Quy trình làm một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc. Quy
trình thường được thể hiện bằng văn bản. Thông thường các đơn vị phát triển các quy trình
nhằm thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình.
5. Vai trò của quy trình
Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại một quá trình có thể được
kiểm soát bằng nhiều quy trình. Mỗi cá nhân có kiến thức kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến việc
làm khác nhau quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ họ
phải tiến hành những bước công việc nào trước sau.
Trong một tổ chức, việc chuyện những cá thể có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến
cách thao tác và hiệu suất khác nhau. Vậy nên quy trình ra đời giúp cho người triển khai những
việc làm biết rằng muốn hoàn thành xong công việc đó phải thực hiện như thế nào và mục đích
cần đạt là gì. Điều này giúp cho hiệu suất được nâng cao tránh mất thời gian mà không mang lại
một quyền lợi nào đó.
Đối với những việc làm cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân chia việc làm hài hòa và hợp lý
còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, bảo vệ việc làm được thực thi đúng quy
trình, tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên cấp dưới của mình hơn trải qua kiểm tra tiến
trình, thao tác của họ được biểu lộ trên quy trình. Từ đó đưa ra những giải pháp hay kế hoạch kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình nhằm phục
vụ cho việc đạt được kế hoạch đã đề ra.
6. Các ưu điểm của quy trình
+ Đơn giản hoá đối tượng phức tạp
+ Dễ tăng năng suất và quy mô sản xuất
+ Tăng cường an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp
+ Tăng sự thỏa mãn và góp phần xây dựng lòng tự hào của lực lượng lao động
+ Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng
+ Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng
+ Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất
+ Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá
+ Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự
+ Giảm thiểu lãng phí của phương pháp thử và sai, phòng ngừa rủi ro + Dễ bảo mật
7. Những nhược điểm của quy trình
+ Rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính
+ Dễ tắc nghẽn, sụp đổ
+ Khó kiểm soát chất lượng: việc lên một Quy trình sẽ khiến nhân viên làm việc máy móc không
kiểm soát được chất lượng sản phẩm.
+ Hiển nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát
+ Các chủ thể chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình và cho rằng việc lên quy trình là
một việc làm mất thời gian và không mang lại hiệu quả đáng kể.
8. Các loại quy trình
- Quy trình đơn giản: là loại quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật
liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học bao gồm các dạng thức:
+ Quy trình kinh doanh, quy trình bán hàng, mua hàng, quy trình chăm sóc khách hàng...
+ Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, máy móc...
+ Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, dệt may, chuyên viên sale, chuyên viên Marketing....
+ Quy trình làm việc của Tổ trưởng, giám sát, quản đốc
+ Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí...
- Quy trình phức hợp: đây là loại quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp với nhiều cấu trúc,
vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng những thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu. ba
gồm các quy trình như: Quy trình sản xuất tàu vũ trụ, sản xuất máy bay, xe máy, ô tô....
9. Phân biệt quá trình quy trình hành trình chu trình Quá trình Quy trình Hành Trình Chu trình
Là tập hợp các hoạt động có Là một phương pháp Là một thuật ngữ dùng Chu trình là quá quan hệ lẫn nhau hoặc cụ thể để tiến hành để diễn đạt việc di trình chuyển
tương tác để biến đổi đầu
một hoạt động hoặc chuyển hoặc diễn đạt biến giữa các giai vào thành đầu ra. một quá trình
mốc thời gian thực hiện đoạn khác nhau
một việc gì đó. ví dụ: Hành trình di chuyển từ Hà Nội về Nam Định, Hành trình tìm thấy hạnh phúc....
Quá trình thể hiện bằng Thường được thể
Thường được thể hiện Thường không hành động hiện trên văn bản bằng hành động được hiện hữu rõ ràng
Quá trình là đối tượng của Quy trình là công cụ
Hành trình không mang Chu trình là
quản lý. Một quá trình có
quản lý, một quy trình tính bắt buộc, vừa mang những điểm
thể được quản lý bởi nhiều có thể quản lý nhiều tính ước lượng, vừa nhấn, là nút giao quy trình quá trình mang tính cụ thể của quá trình.
Có thể ẩn chứa trình tự Mang tính bắt buộc Hành trình xác định Việc chuyển đổi
không mang tính bắt buộc. tuân thủ. Quy trình khoảng cách về không từ quá trình này
Đáp ứng được yêu cầu xác định đầu vào và gian hoặc thời gian sang quá trình
chuẩn đầu vào, đầu ra của đầu ra cho quá trình. khác có sự giao
quy trình. Quá trình thường Quy trình thường thoa, sự giao
được thực hiện dưới hình không thay đổi và thoa đó được gọi
thức chưa được tối ưu hoá, được thực hiện theo là chu trình.
chưa ngắn gọn và hiệu quả một thứ tự nhất định mang lại không cao.
10. Phân biệt quá trình và quy trình thông qua thuật ngữ ISO 9000 & ISO 9001
Hai thuật ngữ trên khi đề cập tới quá trình có định nghĩa: là một tập hợp các hoạt động tương
tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Đây là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá
trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Ta thấy rằng người ta phát
triển các quy trình với mục đích thực hiện và kiểm soát các quá trình.