Quản trị sự kiện - Summary Quản Trị Công Nghệ Truyền Thông - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

Có 8 bước cơ bản như sau: 
Nghiên cứu: về chủ đề, thông điệp, đối tượng khách mời, thời gian, ngân sách; 
Xây dựng concept: lấy cảm hứng từ khảo sát thực tế, không gian, thời gian và những
liên tưởng từ đời sống xung quanh; 
Thiết kế: cụ thể hóa những ý tưởng thành đầu việc; 
Lập kế hoạch: nhân lực, trang thiết bị, vận chuyển, ngân sách dự kiến, lường trước rủi ro; 
Thực thi: điều động nhân lực hoặc liên hệ đến những công ty tổ chức sự kiện uy
tín để chuẩn bị chu đáo cho các hạng mục; 
Dàn dựng: bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các phương tiện trang
trí, Tất cả nên được liệt kê trong một bản tổng hợp để kiểm soát tiến độ; 
Giám sát và điều chỉnh nhân lực: hạn chế tối đa các phát sinh; 
Kết thúc: rà soát công tác tổ chức và rút kinh nghiệm, đồng thời thanh lý hợp đồng với đối tác.
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ A 
Bản tóm tắt về phòng nghỉ và bữa sáng, dùng cho các địa điểm A&B họp Advance 
Phiếu đăng ký đặt chỗ ngay trước khi sự kiện được tổ chức thay Registration
cho email, điện thoại, internet hoặc fax Agency  Công ty truyền thông
A Agenda  Lịch trình sự kiện, giống như cấu trúc kịch bản chương trình 
Kiểu thực đơn cho bữa ăn gọi món lẻ mà khách hàng tùy ý gọi Alacarte
theo sở thích của mình. Các món trong thực đơn đa phần được
chuẩn bị theo gu của từng khách Artistic  Chỉ đạo nghệ thuật director Attendees  Người tham dự 
Dùng cho các hội nghị, hội thảo với bên thứ 3 ở bên ngoài có thể Audio
tham dự qua đường line điện thoại hoặc analog dưới hình thức Conferencing
tiếp nhận thông tin 1 chiều hoặc tương tác Audio Visual  Phụ kiện nghe nhìn Aids Auditorium  Khán phòng biểu diễn AV system (Audio Visual 
Hệ thống âm thanh, ánh sáng System)
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ B B&B  Bed and breakfast B2B  Business to business B2C  Business to consumer
B Back Curtain  Màn che cánh gà Backstage  Hậu trường Badge 
Huy hiệu, phù hiệu, thẻ Baffle  Vách ngăn Banquet 
Bản liệt kê một cách vắn tắt các vật dụng chuẩn bị cho event về trang event order
thiết bị, đồ ăn thức uống,… (BEO) Banquet hall  Phòng tiệc lớn Banquet  Phòng tiệc room Black electrical 
Băng keo đen quấn dây điện tape Brief 
Yêu cầu của khách hàng được tổng hợp ngắn gọn và đầy đủ nhất Bubble 
Máy thổi bong bóng xà phòng machine Budgetary  Bản tính toán tài chính philosophy
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ C Cash Bar 
Nơi trả tiền khi khách sử dụng quầy nước phục vụ có tính phí C 
Một cá nhân hay công ty (được đào tạo bài bản) được thuê để cung Caterer
cấp dịch vụ thực phẩm cho sự kiện Celebrity 
Các khách mời là người nổi tiếng Central Console 
Trung tâm điều khiển âm thanh, ánh sáng Classroom Style 
Sắp xếp bàn ghế theo kiểu lớp học Client  Khách hàng Commission  Tiền hoa hồng Compensation  Bồi thường Concurrent 
Các phần khác nhau trong sự kiện nhưng diễn ra cùng 1 lúc session Conference 
Khu vực dành cho các buổi hội thảo, thuyết trình Centre 
Thông tin của buổi họp, hội thảo, bao gồm: bản đồ, lịch trình, kịch Conference Pack
bản sự kiện, thông tin liên lạc thường được phát ngay trước sự kiện Confetti cannon  Máy bắn kim tuyến Confirmation  Xác nhận Contingency  Kế hoạch dự phòng Plan Contingency 
Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu có thay đổi plan bất ngờ 
Lệ phí khi sử dụng rượu riêng tự mang theo tại nhà hàng, khách Corkage sạn Corner booth 
Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên Crew  Nhóm Crowd control 
Bản hướng dẫn di chuyển một cách có trật tự tránh 
Tín hiệu để nhắc trước cho người biểu diễn, ca sĩ hoặc nhân viên Cue
kỹ thuật âm thanh, ánh sáng Chair cover  Khăn phủ ghế 
Cho thuê hoặc cung cấp, áp dụng với những sự kiện liên quan đến Charter máy bay, tàu thuyền Check In 
Kiểm tra khách đến tham dự Check list 
Danh sách các hạng mục, đầu việc cần thực hiện Check Out  Khi khách ra về Chevron 
Cách sắp xếp bàn ghế theo hình chữ V
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ D DB&B  Dinner, bed and breakfast Deadline  Thời hạn
D Delegate  Đại biểu, khách VIP Die cut  Bế (cắt theo khuôn) Director  Đạo diễn
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ E Electrical 
Pháo sáng dùng trên sân khấu confetti
E Electrical  Đi dây điện hookup Electrical  Chỗ cắm điện outlet
Emcee (MC) 
Người dẫn chương trình Emergency 
Kế hoạch hành động khẩn cấp, đối phó rủi ro, như cháy, ngộ độc action plan
thực phẩm, bị đánh bom… Event  Kịch bản chương trình Agenda Event  Điều phối sự kiện Coordinator Event  Điều hành sự kiện Executive Event  Quản lý sự kiện Manager Event 
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện planner Event  Giám sát sự kiện Supervisor Event venue 
Địa điểm tổ chức sự kiện Exhibition  Triển lãm
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ F F&B (Food &  Đồ ăn, thức uống F Beverage) 
Thông tin phản hồi, hoặc âm thanh bị chói do micro tác động đến loa Feedback trong kỹ thuật âm thanh Final version  Phiên bản cuối cùng Flashlight  Đèn flash 
Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 cho việc thuyết trình và lật Flipchart
được như lịch treo tường Floor Plan 
Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu Follow light 
Đèn follow, đèn chiếu tập trung công suất lớn dùng cho sân khấu Follow 
Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu spotlight Follow-up 
Các hoạt động xảy ra sau event nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm Foyer  Cái sảnh Front screen 
Chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên projection màn hình
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ G Gala dinner 
Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
G Generator  Máy phát điện 
Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài Gooseneck tuỳ ý Greeting  Cổng chào gate Group 
Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 nhóm người Booking Guest  Khách tham dự sự kiện Guiding 
Bảng chỉ dẫn đến nơi tổ chức sự kiện board
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ H Head Table  Bàn VIP Herringbone 
Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá Style
H Hidden cost  Chi phí ngầm Hollow 
Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế ở bên ngoài, rỗng bên Square Style
trong dùng trong họp hội nghị Honored 
VIP phát biểu tại event, nhưng không phải người tham dự guest
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ I In house hoặc indoor  Sự kiện trong nhà event Indirect cost 
Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost
I Industrial  Nhà bạt công nghiệp marquee 
Việc đóng góp hàng hóa, vật chất không liên quan đến tiền, có ý In-kind nghĩa như tài trợ Inside booth hay Inline 
Khoảng không gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng booth Installation  Việc lắp đặt Invoice  Hóa đơn Island booth 
Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ K K 
Khoảnh khắc chính của chương trình Key Moment
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ L Lanyard 
Dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ) Lapel  Micro cài áo Microphone 
Bút laser, thường sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho việc thuyết Laser Pointer trình L Lav mic (lavalier microphone, 
Micro không dây tí hon đeo ở cổ hoặc cổ áo hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) LCD  Liquid Crystal Display Lectern  Bục phát biểu Lectern/podium 
Bục để tài liệu phát biểu trên sân khấu 
Màn hình led, đèn led,… sử dụng rất ít điện, có thể tùy biến màu LED
sắc hoặc hiển thị hình ảnh Liability 
Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong Light bulb  Bóng đèn tròn Live statue 
Nhân tượng (do người thật hóa trang) 
Những việc cần thực hiện để đảm bảo việc quản lý hiệu quả các Logistics
vật dụng, thông tin và con người Lost and found  Nơi nhận đồ mất place
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ M Marketing/Publicity 
Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện Manager Marquee 
Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy M 
Nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu Marshalling yard vực triển lãm 
Vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi Masking drapes người nhìn vào Master of the 
MC – Người dẫn chương trình Ceremonies Master Plan 
Kế hoạch sự kiện tổng thể Move – in/move – 
Quy trình dựng lên 1 triển lãm/quy trình tháo dỡ out
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ N Networking 
Hoạt động kết nối những người tham dự sự kiện
N Name tags  Thẻ đeo Non- 
Không chuyển đổi từ tên người này sang tên người khác, thường áp Transferable
dụng cho vé vào sự kiện
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ O On-site  Tại nơi diễn ra event Onsite 
Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event,
khác với pre-registration – đăng ký trước O registration Open Bar 
Nơi cung cấp đồ uống miễn phí Out house hoặc  Sự kiện ngoài trời outdoor event
Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ P Peninsula 
Gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt booth gắn với các gian khác 
Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có Place cards dạng cards Plenary  Phiên họp toàn thể assembly Plywood  Ván ép Post event  Họp sau chương trình meeting P 
Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các Power drop thiết bị cần thiết) Power plug/power  Ổ chia điện splitter PPM (Pre- 
Là cuộc họp triển khai, công bố kế hoạch sản xuất bao gồm client, Production
agency, producer và director trước ngày sự kiện Meeting) Pre event 
Họp trước chương trình meeting Press Kit 
Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các phóng viên, hoặc Media
nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông cáo báo chí, thông tin sản Kit phẩm, thương hiệu Press Release hoặc  Thông cáo báo chí Media Release Print broker 
Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn Projector 
Thiết bị trình chiếu (máy chiếu) Proposal 
Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình Physical 
Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ,… để đáp requirements
ứng yêu cầu của 1 event
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ Q
Q Q&A (Question  Hỏi đáp & Answers)
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ R Reader 
Bảng thường hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa board điểm 
Phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị Ready room trước và trong event Rear  Máy chiếu sau
R Projection  Chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn Rear screen
hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi projection chiếu trước màn hình Red rope 
Vật chắn dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây barrier nhung đỏ Rehearsal 
Tổng duyệt, chạy thử chương trình 
Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài Rider
hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn
uống, yêu cầu về sân khấu Rigger hoặc Rigging 
Kỹ sư hoặc những người có chuyên môn về lắp ráp thiết bị trên cao Specialist Risk  Rủi ro Rounds 
Bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ S Scoop light  Đèn follow đảo Script  Kịch bản Schedule  Tiến độ Serpentine S  Bàn cong Tables Site plan  Sơ đồ địa điểm Siteboard  Bảng điều khiển Sitecheck  Khảo sát địa điểm Soundproof  Tường cách âm wall Spotlight 
Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn Sprinkler  Hệ thống phun nước system Stage  Sàn sân khấu platform 
Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân Stagehand khấu. Standby 
Mọi thứ đã sẵn sàng, đã vào vị trí Staple gun 
Máy dập kim, để dập bìa, ván ép Streamer  Người phát trực tiếp Strip light  Đèn huỳnh quang Strobe light 
Đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu) Supplier  Nhà cung cấp
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ T Tablecloth  Khăn trải bàn T Tarp  Vải bạt 
Tái setup lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ chuyển từ phòng họp Turnover sang phòng tiệc Theatre 
Setup vị trí ngồi theo dạng nhà hát Style 
Event có chủ đề, trong đó đồ ăn, design, giải trí đều theo 1 mô típ Theme event riêng Three prong  Ổ cắm 3 chấu converter
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ U U- Shape 
Setup vị trí ngồi hình chữ U U Style Usher  Người dẫn chỗ
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ V VAT 
Thuế giá trị gia tăng (10% giá trị hợp đồng) V Vegan  Đồ ăn chay Venue 
Địa điểm, nơi sự kiện sẽ diễn ra
Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ W Waitlist  Danh sách chờ
W Walkie talkie  Bộ đàm Wings  Cánh gà sân khấu