Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quản lý tài chính hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực
kinh doanh và giao dịch thương mại. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử được
tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử trên các phần mềm và hệ thống máy tính. Việc áp dụng hóa đơn
điện tử không chỉ giúp giảm thiểu sự sử dụng giấy và tài nguyên tự nhiên mà còn tạo điều kiện
thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và thống kê thông tin tài chính của doanh nghiệp.
Theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đóng
một vai trò quan trọng trong việc xác định tính hợp lệ và tính pháp lý của hóa đơn này. Theo
điểm a khoản 2 Điều 3 của Nghị định trên, hóa đơn điện tử được coi là có mã của cơ quan thuế
khi nó đã được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Trong quá trình sử dụng, việc có mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích
và tính rõ ràng, minh bạch trong các giao dịch thương mại. Đầu tiên, mã của cơ quan thuế giúp
xác định nguồn gốc của hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật
về thuế. Điều này làm tăng sự tin cậy và tính hợp pháp của hóa đơn trong các giao dịch mua bán.
Thứ hai, việc có mã của cơ quan thuế cũng giúp thuận tiện trong việc kiểm tra và xác nhận thông
tin của hóa đơn. Khi cần thiết, cơ quan thuế có thể sử dụng mã này để kiểm tra tính chính xác và
hợp lệ của các thông tin liên quan đến thuế, từ đó đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh phát
sinh các vấn đề liên quan đến việc thu thuế.
Ngoài ra, việc có mã của cơ quan thuế còn giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở
nên thuận tiện hơn. Thông qua mã này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và lọc ra các
hóa đơn theo các tiêu chí khác nhau, như ngày tháng, loại hóa đơn, hay cả thông tin về cơ quan
thuế phát hành. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn và tạo
điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các công việc liên quan đến kế toán và quản lý tài chính.
Nói chung, việc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là một yếu tố quan trọng đánh dấu tính
pháp lý và minh bạch của các giao dịch thương mại. Qua đó, việc áp dụng và tuân thủ quy định
về hóa đơn điện tử không chỉ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh
nghiệp mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
2. Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử
Theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ban hành vào năm 2021, được sửa đổi và bổ sung tại Quyết
định số 1510/QĐ-TCT vào năm 2022, việc quy định mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là
một điều cực kỳ quan trọng trong quản lý và thực hiện các giao dịch thương mại điện tử hiện
nay. Mã này được thiết lập với mục đích xác định và phân biệt rõ ràng cơ quan thuế phát hành
hóa đơn, từ đó giúp cho việc kiểm tra, giám sát, thuế và quản lý thuế trở nên thuận tiện và chính xác hơn.
Theo quy định của Quyết định trên, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được xác định là
một chuỗi gồm 34 ký tự. Điều này cũng đồng nghĩa rằng mỗi cơ quan thuế hoặc đơn vị được ủy
quyền bởi cơ quan thuế sẽ có một mã riêng, không trùng lặp và duy nhất cho từng hóa đơn điện
tử mà họ phát hành. Điều này giúp tránh được sự nhầm lẫn và xác định nguồn gốc của hóa đơn một cách chính xác.
Việc tạo ra mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử không đơn giản, mà còn đòi hỏi sự liên kết chặt
chẽ giữa hệ thống của cơ quan thuế và hệ thống của đơn vị được ủy quyền. Thông thường, cơ
quan thuế sẽ cấp cho các đơn vị này các quyền truy cập vào hệ thống của mình để tự động sinh
mã cơ quan thuế cho các hóa đơn mà họ tạo ra. Quá trình này thường được thực hiện thông qua
việc kết nối qua mạng internet và sử dụng các giao thức bảo mật cao để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự, mà còn là một
phần không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại điện tử. Khi một hóa đơn điện tử
được tạo ra, mã này sẽ tự động được tích hợp vào thông tin của hóa đơn đó. Khi khách hàng
nhận được hóa đơn, họ có thể sử dụng mã này để kiểm tra thông tin của hóa đơn trên các cổng
thông tin điện tử của cơ quan thuế. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong giao dịch thương mại.
Ngoài ra, mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử cũng có vai trò quan trọng trong việc xác định
các khoản thuế cần được thu và chuyển về ngân sách Nhà nước. Khi một hóa đơn được phát
hành, mã cơ quan thuế này sẽ giúp cho hệ thống thuế tự động xác định các thông tin liên quan
đến loại hình doanh nghiệp, khu vực hoạt động, và các quy định về thuế được áp dụng. Điều này
giúp tăng cường tính hiệu quả và chính xác trong việc thu thuế, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên
quan đến sự sai sót trong quá trình này.
3. Quy định về cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định một
cách cụ thể và chi tiết để đảm bảo tính duy nhất và rõ ràng của mỗi hóa đơn. Theo Quyết định
1450/QĐ-TCT ban hành năm 2021 và sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022, mã này
bao gồm 23 ký tự và được phân thành các nhóm như sau: Một ký tự đầu tiên (C1) là chữ cái M,
nhằm nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của Thông tư
78/2021/TT-BTC. M là dấu hiệu nhận biết đặc biệt cho hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Sau đó là 6 ký tự (C2 đến C7) được quy định như sau:
C2 là ký hiệu loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6, mỗi số đại diện cho một loại hóa đơn điện tử khác
nhau theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
C3 và C4 là hai số cuối của năm phát hành hóa đơn.
C5 đến C9 là chuỗi 05 ký tự được cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hóa đơn
điện tử của cơ quan thuế, đảm bảo tính duy nhất của mã hóa đơn.
C10 đến C20 là chuỗi 11 số tăng liên tục, được sinh tự động từ phần mềm bán hàng.
Cuối cùng, dấu gạch ngang (-) được sử dụng để phân tách các nhóm ký tự, giúp dễ dàng nhận
biết và đọc mã hóa đơn. Để rõ hơn, cụ thể hóa cấu trúc này, chúng ta có thể giải thích các ký tự
trong một ví dụ cụ thể: Ví dụ: Mã hóa đơn có dạng: M2-23-ABCDE-12345678901
M2: Đây là hóa đơn bán hàng (loại 2), được phát hành vào năm 2023.
23: Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn.
ABCDE: Chuỗi 05 ký tự được cơ quan thuế cấp.
12345678901: Chuỗi 11 số tăng liên tục từ phần mềm bán hàng.
Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử này có thể được thiết lập cho mỗi máy tính tiền tại một
hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, nhưng mỗi mã đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn, đồng
thời giúp quản lý và xác định nguồn gốc của hóa đơn một cách chính xác.