lOMoAR cPSD| 45476132
QUY ÐỊNH VỀ TÀI CHÍNH I. QUY ÐỊNH CHUNG :
1. Dự trù kế hoạch ngân sách :
- Ðịnh kỳ hàng năm (vào cuối quý 4 năm trước) các trưởng phòng, ban lên kế
hoạch ngân sách (bao gồm kế hoạch doanh thu và chi phí) của phòng, ban
mình gửi về phòng TC-KT để tổng hợp, cân đối và lên kế hoạch ngân sách của toàn công ty.
- Trên cơ sở đó, Giám đốc trình bày kế hoạch ngân sách trong năm trước Hội
Ðồng Quản Trị trong cuộc họp cuối cùng của năm trước.
- Căn cứ kế hoạch đã được duyệt, Kế toán trưởng lên kế hoạch chi tiết phần
kinh phí hoạt động cho năm tới và thông qua Tổng Giám đốc rồi gởi về cho các
phòng, ban. Các phòng, ban căn cứ trên bảng kế hoạch chung lên dự trù kinh
phí hàng tháng và gởi về cho Phòng TCKT trước ngày 30 hàng tháng.
- Phòng TCKT tổng hợp lại kinh phí toàn công ty gởi các thành viên liên quan
tham khảo chậm nhất vào ngày 10 của đầu tháng kế tiếp.
- Các Phó Giám đốc được ủy quyền có toàn quyền sử dụng ngân sách đã được
duyệt trong phạm vi bộ phận mình phụ trách nhằm tạo tính chủ động cao hơn
cho cho các cấp trong giải quyết công việc.
- Riêng khi thực hiện ngân sách cho đầu tư thì phải báo cáo và được sự chấp
thuận của Hội đồng quản trị và Giám đốc để đảm bảo tính thống nhất của kế
hạch đầu tư tổng thể.
2. Hạn mức chi phí :
2.1. Hạn mức sử dụng điện thoại :
2.1.1 Hạn mức sử dụng điện thoại di động :
3 Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động theo các hạn mức sau : - Giám đốc : đ/tháng
- Phó giám đốc kinh doanh : đ/tháng - Phó giám đốc khác : đ/tháng
- Giám đốc xí nghiệp, trưởng các phòng ban: đ/tháng
- P.Giám đốc xí nghiệp, phó các phòng ban : đ/tháng - Lái xe : đ/ tháng : -
Các trường hợp khác do Giám Đốc quyết định.
Số thuê bao ĐTDĐ là một ID đối với mỗi chức danh, và ID sẽ được giữ ổn định
cho từng vị trí tương ứng với chức danh đó. lOMoAR cPSD| 45476132
Trong trường hợp sử dụng vượt hạn mức, người sử dụng phải làm giải trình cho
cấp có thẩm quyền duyệt. Nếu do công việc phát sinh, cấp thẩm quyền đồng ý
duyệt chi. Phòng TCKT sẽ hạch toán vào chi phí của phòng ban đó. Nếu bất hợp
lý, không có cấp thẩm quyền duyệt, cá nhân đó phải hoàn lại phần sử dụng vượt định mức.
Khi chuyển công tác, hạn mức sẽ điều chỉnh phù hợp vị trí mới. Trong trường hợp
tạm nghỉ trong thời gian quá 1 tháng theo quy định của Luật Lao động (nghỉ sinh,
nghỉ ốm.) hoặc theo sự chấp thuận của công ty thì hạn mức điện thoại di động tạm thời ngừng áp dụng.
2.1.2 Hạn mức sử dụng điện thoại bàn :
Nhằm sử dụng tài sản được công ty trang bị một cách tiết kiệm và hiệu qủa nhất,
các phòng ban cần nêu cao ý thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại bàn vào
việc riêng, một số trường hợp công ty sẽ khoá hướng gọi di động hoặc liên tỉnh.
2. 2.Hạn mức công tác phí :
2.2.1.Một số qui định :
- Công tác phí là một khoản chi phí trả cho nhân viên công ty được cử đi công
tác trong và ngoài nước, để trả tiền vé tàu ,xe cho bản thân và cước hành lý,
tài liệu mang theo để làm việc (nếu có), chi phí cho nhân viên trong những ngày
đi đường và ở nơi đến làm việc.
- Công tác phí sẽ được trả trên cơ sở chi phí hợp lý với các hóa đơn thanh toán
không vượt quá mức quy định cho từng cấp bậc.
- Ngoài phụ cấp căn bản và tiền ăn (được quy định dưới đây), các hóa đơn không
hợp lệ hay các khoản chi không có chứng từ đều không được chấp nhận, ngoại
trừ các khoản chi đã được duyệt trước khi thực hiện.
- Ðối với Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh : chi phí ăn uống để tiếp khách
xem như chi phí marketing không nằm trong chi phí công tác.
- Phụ cấp cơ bản chỉ được tính khi đi công tác có nghỉ qua đêm tại nơi công tác.
trường hợp công tác trong ngày sẽ không được tính phụ cấp cơ bản.
- Nếu các chi phí thực tế hợp lý với các hóa đơn hợp lệ vượt quá số tiền được
qui định cho từng chức vụ, ảnh hưởng bởi các yếu tố liên quan khác như: điều
kiện sống, giá cả của từng vùng sẽ được Giám đốc xem xét cho từng trường hợp.
- Trước khi đi công tác ngoài phạm vi làm việc (TP Hà Nội), cá nhân được cử đi
công tác cần điền vào phiếu Lệnh Công tác và được xác nhận của người phụ
trách trực tiếp. Trường hợp các thành viên Ban Giám đốc đi công tác sẽ do thư
ký hoặc trợ lý Ban Giám đốc lập.
- Lệnh Công tác do phòng hành chính nhân sự in ấn, quản lý và giao cho từng
bộ phận sử dụng. Lệnh Công tác là cơ sở để Phòng TCKT chi tạm ứng công
tác hoặc thanh toán công tác phí theo mức được qui định trong qui định này. lOMoAR cPSD| 45476132
2.2.2.Nội dung công tác phí :
Công tác phí bao gồm những nội dung sau :
- Tiền vé máy bay, vé tàu, xe, đi và về từ cơ quan đến nơi công tác.
- Phụ cấp công tác phí, tiền ăn, tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác
- Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi công tác thường xuyên
nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày
Các khoản chi công tác phí nói trên được thanh toán theo qui định cụ thể sau đây :
Công tác phí trong nước :
a. Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe :
- Nhân viên đi công tác bằng các phương tiện giao thông nhà nước, hợp doanh,
tư nhân, nếu có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp thì được thanh toán theo
giá cước qui định. Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé máy bay,
vé tàu, xe, cước qua phà, đò ngang, lệ phí sân bay, phí cầu đường và cước hành lý (nếu có).
- Nếu nhân viên tự túc phương tiện đi công tác thì được thanh toán tiền tàu
xetheo gía cước vận tải ô tô hành khách hiện hành tại địa phương cho số km thực đi.
b. Phụ cấp công tác phí :
1. Phụ cấp cơ bản:
- Phụ cấp cơ bản nhằm hỗ trợ nhân viên khi đi công tác có thêm tiền để trả
đủ mức ăn bình thường hàng ngày và thuê chỗ nghỉ lại tại nơi đến công tác.
Mức phụ cấp qui định như sau : - Phụ cấp căn bản : + Ban Giám đốc, HÐQT : 100.000 VNÐ/ ngày
+ Giám đốc, P.giám đốc XN
trưởng, phó các phòng , ban: 50.000 VND/ ngày
+ Chuyên viên, kỹ sư, trưởng, phó phòng XN : 30.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân : 20.000 VND/ ngày
2. Chi phí lưu trú, khách sạn : + Ban Giám đốc, HÐQT : 350.000 VNÐ/ ngày
+ Giám đốc, P.giám đốc XN, lOMoAR cPSD| 45476132
trưởng, phó các phòng , ban: : 250.000 VND/ ngày
+ Chuyên viên, kỹ sư, trưởng, phó phòng XN : 200.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân : 150.000 VND/ ngày
Phụ cấp công tác khác :
- Phụ cấp công tác khác (xăng xe công tác) chỉ áp dụng cho những nhân viên
bảo trì, công nhân sữa chữa, thường xuyên phải đi lại công tác bằng
phương tiện cá nhân nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày, mức
phụ cấp dược áp dụng như sau :
+Thường xuyên công tác trên 20 ngày/tháng :100.000 VND/tháng
+Thường xuyên công tác từ 10 đến dưới 20 ngày :50.000VND/ tháng
+Thường xuyên công tác từ 5 đến dưới 10 ngày : 20.000 VND/
tháng +Công tác dưới 05 ngày không tính phụ cấp.
- Mức phụ cấp được chi theo bảng chấm công ngày công tác thực tế của
phòng HCNS và chi vào kỳ thanh toán tiền lương cuối tháng.
- Các phòng, ban, bộ phận có nhân viên được hưởng chế độ phụ cấp này
phải lập danh sách trình Tổng giám đốc ký duyệt làm cơ sở cho việc thanh
toán. khi có sự thay đổi nhân sự cần phải điều chỉnh hoặc do yêu cầu, nhiệm
vụ cần bố trí công tác khác, các bộ phận phải lập lại danh sách để điều chỉnh kịp thời.
Công tác phí nước ngoài:
Nhân viên được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài được hưởng các khoản sau đây :
- Chi phí chuyên chở khứ hồi, kể cả hành lý và tài liệu.
- Chi phí ăn uống tối đa được duyệt cho từng ngày, yêu cầu đảm bảo chứng từ hợp lý : + Ban Giám đốc, HÐQT : 50 USD + Các nhân viên khác : 30 USD -
Chi phí lưu trú khách sạn (ngày) : + Ban Giám Ðốc, HÐQT : 70 USD + Các nhân viên khác : 50 USD - Phụ cấp cơ bản : + Ban Giám đốc, HÐQT :
50 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày,
70 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày,
100 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên. lOMoAR cPSD| 45476132 + Các nhân viên khác :
30 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày,
50 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày,
70 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên
- Chi phí đi lại, lệ phí sân bay được thanh toán khi xuất trình chứng từ đầy đủ.
- Các chi phí công tác phải được dự trù và ghi rõ từng loại trong phiếu đề nghị
tạm ứng và được cấp có thẩm quyền duyệt trước khi cá nhân đó đi công tác
hoặc trước khi thực hiện tác vụ.
2.2.3.Qui định sử dụng phương tiện công tác :
Cự ly dưới 50 km :
a. Phương tiện sử dụng là các phương tiện cá nhân hoặc phương tiện vận
tảicông cộng khác trừ phần qui định tại điểm b dưới đây.
b. Các nhân viên từ cấp trưởng phòng trở lên khi đi giao dịch và thủ qũy khi đi
rút tiền tại Ngân hàng được phép sử dụng ô tô. Cự ly trên 50 km :
Tùy trường hợp và tính chất công việc, công ty sẽ bố trí phương tiện công
tác, phương tiện vận tải công cộng hoặc thuê xe ô tô trên cơ sở đề nghị của
các bộ phận cho phù hợp. 2.3.Chi phí khác :
- Chi phí tiếp khách, giao tế, quà biếu sẽ do cấp có thẩm quyền duyệt tùy theo tính chất công việc.
II. THẨM QUYỀN DUYỆT :
- Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao nhất trong toàn Công ty và chịu
tráchnhiệm trước Hội đồng quản trị. Giám đốc quy định ủy quyền cho các Phó
Giám đốc, Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng ban trong từng lĩnh vực cụ thể và
cho các trường hợp đặc biệt khác.
- Kế toán trưởng là người được Giám đốc ủy quyền để xem xét toàn bộ hoạt
động thu chi tài chính. Trong một số trường hợp, Kế toán trưởng có thể xin ý
kiến Giám đốc trước khi ký duyệt chứng từ.
- Các Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng ban được quyền duyệt chi nội dung cho
các khoản chi phí nằm trong kế hoạch đã được Ban Giám Đốc duyệt. Kế toán
trưởng được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi trên khi Giám đốc đi
vắng và phải báo cáo cho giám đốc để được xác nhận lại trên chứng từ đã
duyệt, ngoại trừ trường hợp Kế toán trưởng đã được ủy quyền bằng văn bản
của giám đốc về quyền duyệt chi.
- Trường hợp các phòng ban hoán chuyển mục đích sử dụng chi phí phải được
sự đồng ý của giám đốc lOMoAR cPSD| 45476132
- Các Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng ban phải giải trình nội dung các khoản
chi khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám đốc cho toàn
bộ chi phí hoạt động của phòng ban mình.
- Ban Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi các loại chi bất thường, đặc biệt.
- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp,
hợp lý của các loại chứng từ trước khi thanh toán. Ðối với các chứng từ không
hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, mặc dù chứng từ đã được
cấp có thẩm quyền duyệt chi. Các trường hợp đặc biệt khác do Giám đốc duyệt chi.
III. THỦ TỤC CHỨNG TỪ, NỘI DUNG THANH TOÁN :
- Các phòng ban khi lập chứng từ thanh toán với Phòng TCKT phải ghi rõ loại
chi phí để theo dõi. Riêng đối với các khoản chi thực hiện dự án, công trình (chi
phí vật tư,hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân công, ca máy thi công,
các chi phí vật chất khác... cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công
trình nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán cũng như đẩy
nhanh tiến trình thực hiện công việc.
- Phòng TCKT có trách nhiệm giám sát từng loại chi phí cụ thể của các phòngban
trong toàn Công ty, đối chiếu báo cáo định kỳ. Các phòng ban phải tự theo dõi
khoản chi cụ thể của phòng ban mình và đối chiếu với Phòng TCKT khi thực cần thiết.
- Hóa đơn thanh toán phải có đủ các yếu tố : tên đơn vị bán, địa chỉ, condấu,mã
số thuế của đơn vị bán; tên công ty mua (Cty TNHH Phát Triển Giải Pháp Đa
Công Nghệ), địa chỉ, mã số thuế người mua (0101089156).
- Hoá đơn thanh toán có dấu hiệu tẩy xoá, sửa chữa… bất cứ hình thức và
nộidung nào đều được coi là không hợp lệ.
- Tất cả các dịch vụ, vật tư, hàng hóa mua về từ các hộ kinh doanh đều phải có
hóa đơn đỏ (Bộ Tài chính) hay hóa đơn đặc thù của đơn vị bán ( Trừ những
hàng hóa mua của người trực tiếp sản xuất mà không KD). Trong trường hợp
không thể có hóa đơn đỏ thì sử dụng hóa đơn bán lẻ có đóng dấu của đơn vị
với giá trị thanh toán không quá 100.000 VNÐ.
- Các chứng từ có giá trị thấp phải đảm bảo tính hợp lý.
- Ðối với các khoản tạm ứng, phải giải trình chậm nhất vào ngày cuối của mỗi
tháng. Trong trường hợp công việc còn đang thực hiện không thể giải trình, cá
nhân tạm ứng phải lập phiếu đề xuất trình Giám đốc duyệt và gửi về cho Phòng
TCKT trước ngày cuối của mỗi tháng.
- Để tạm ứng các khoản tiếp theo, phải thanh toán dứt điểm (đối với nhữngcông
việc đã hoàn thành) các khoản đã tạm ứng trước đó hoặc phải giải trình chi tiết
(đối với công việc còn đang dở dang), nếu không phòng TC-KT sẽ từ chối thực
hiện, ngoại trừ có ý kiến chỉ đạo khác từ Giám Đốc. lOMoAR cPSD| 45476132
- Nội dung thanh toán phải tuân thủ các Qui định quản lý tài chính của công ty
có hiệu lực hiện hành( còn hiệu lực thi hành). Các trường hợp đặc biệt khác do
Ban Giám đốc quyết định.
IV. CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG :
1. Mẫu 01 : "Phiếu đề nghị tạm ứng"
Ðược sử dụng khi các bộ phận hay cá nhân cần ứng trước tiền cho hoạt
động liên quan trực tiếp đến công ty, đi công tác bên ngoài (phục vụ cho dự
án), hoặc khi cần đề xuất sử dụng chi phí trong giao tiếp, quà biếu. Giám
đốc hay người có thẩm quyền phải ký duyệt trước khi tạm ứng. Mẫu này còn
được áp dụng trong trường hợp các cá nhân có nhu cầu tạm ứng sử dụng mục đích riêng.
2. Mẫu 02 : "Phiếu đề nghị thanh toán"
Giải trình, liệt kê tất cả các khoản chi có liên quan (đính kèm chứng từ) để
Phòng TCKT giải chi nợ tạm ứng hoặc thanh toán những khoản chi tiêu.
Ðược sử dụng để giải trình các khoản chi đã có tạm ứng trước hoặc không
tạm ứng trước. Giải trình này chỉ được thanh toán khi có chữ ký duyệt cuối
cùng của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
3. Mẫu 03 : "Phiếu đề xuất"
Dùng để đề xuất một số công việc khác bằng tiền, không nằm trong các lý
do nêu trên (tạm ứng, thanh toán).
4. Mẫu 04 : "Kế hoạch ngân sách"
Dùng để lập kế hoạch ngân sách, kinh phí hoạt động của các phòng, ban.
Riêng ngân sách cho đầu tư không nằm trong kế hoạch ngân sách này mà
sẽ được báo cáo để được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Giám đốc
nhằm đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể.
5. Mẫu 05 : "Lệnh công tác"
Dùng để xác nhận thời thời gian và địa điểm công tác của CBNV, làm cơ sở
cho Phòng TCKT thanh toán chế độ công tác phí và các khoản chi phí khác.
Ghi chú : Riêng mẫu 02 phải ghi rõ loại chi cho từng hóa đơn.
Qui định này có hiệu lực kể từ ngày __ / __ /200 _ , cho đến khi có thay đổi khác
bằng văn bản. Những văn bản ban hành trước đây tráii với qui định này đều bị bãi bỏ. GIÁM ÐỐC Nơi nhận:
- HÐQT (thay báo cáo)
- BGÐ & các phòng ban (để thực hiện) - Lưu