Quy trình Handle VF - ABC: Hướng Dẫn Chuyên Sâu và Chi Tiết | Thực tập cơ bản | Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

1. Nghiệp vụ
B1. Nhận bộ chứng từ final và AN từ bộ phận Global
B2. Lưu chứng từ vào ổ theo folder: Tháng/Ngày/Tên PIC VF/Số bill
B3. Check theo list nhà cung cấp cho VF, xem nhà cung cấp này thì anh chị nào bên Vin làm Dear anh chị đó 
Check mã hàng (mã P/N) trên ultra máy Vin (hoặc theo file excel cơ sở dữ liệu hôm
trước Đào đã gửi trong nhóm) xem đã từng nhập chưa
Nếu nhập rồi, tên hàng không có sự khác biệt Lấy theo mã cũ 
Nếu nhập r nhưng có sự khác biệt về thông tin hàng, HS code Báo lại VF 
Nếu chưa nhập thì check VF (có form hỏi tên hàng, mình điền mã PN, tên tiếng anh của hàng vào form) Tên hàng tiếng việt Vị trí lắp Mã hàng/ part
number Description/ mô tả hàng (mô tả chi Thông số kỹ
Chất liệu/ main đặt/Công dụ hóa tiết)/ thuật/ material made chức năng- vietnamese specifications off name of position/func goods BIN4218333 GAP HIDER PARTITION 5 5 5 5 6AA BEX300653 OUTER_MIRROR_PLU S_RH_ME 5 5 5 5 30
Song song gửi mail hỏi thông tin VF về mã loại hình tờ khai (hỏi mã loại hình và
thông tin mã hàng cùng 1 mail)
Check trên Ultra máy Vin: 71452699/11223344
B4. VF gửi mã loại hình và đủ thông tin hàng, đủ chứng từ  Khai tờ khai , truyền
phân luồng, đính kèm chứng từ, gửi ops thông quan, gửi VF tờ khai phân luồng và bộ
chứng từ đính kèm V5, PKL, mail cfm mã LH (VF ko check tờ khai nháp, lưu ý đặt
tên file theo đúng cấu trúc: năm thang ngay_tên chứng từ, ví dụ 241206_V5,
241206_PL, 241206_TKPL, 241206_Bill, tất cả các file gửi cho VF đều phải đúng cấu trúc trên)
Lưu ý: Chứng từ Global gửi hay bị lệch số cân trên PKL và Bill, nếu lệch phải báo
Global để confirm khai theo cái nào, nếu lệch cả số kiện thì phải báo lại
Kiểm tra cả mã PN trên chứng từ và trên bảng báo cáo Global gửi, nếu lệch mã PN phải báo lại
Nhớ báo ops in đầy đủ bộ chứng từ (gồm tờ khai, Bill, Invoice, PKL, BBGH) để đưa
lái xe, có chứng từ thì kho mới nhận hàng. Khi ops lấy hàng ra báo ops check cả mã
PN trên chứng từ và trên hàng hóa thực tế xem có giống nhau không, nếu khác phải báo lại
Truyền tờ khai trên máy bản quyền ATA. Ultra: 58233404/11223344
B5. Báo thuế (Sau khi truyền tờ khai, gửi hết tờ khai đã truyền lên nhóm VF có mấy
chị em chứng từ, Trang sẽ tổng hợp lại để báo thuế. Thuế báo theo 3 khung giờ:
11h50, 15h50, 16h50, nếu báo thuế 11h50 và 15h50 thì chắc chắn được đi thuế trong
ngày, nếu báo 16h50 thì không chắc, cố gắng truyền tờ khai sớm nhất có thể)
B6. Check thông quan, báo ops lấy hàng
Sau khi TQ tờ khai, báo ops lấy hàng, gửi TKTQ cho VF
Khi có kế hoạch hàng về, Trang làm báo cáo sẽ gửi kế hoạch dự kiến nay lấy những lô
nào trong báo cáo, a Sơn/Đạt sẽ gửi kế hoạch hàng về (lô nào về kho nào)
Quang sẽ đăng kí xe với VF để lấy mã vạch vào cổng
Hiện tại bây giờ Thùy mở file, đặt xe, nhưng sau này có thể thay đổi Lưu ý:
- Bám sát MRD để cho hàng về theo kế hoạch
- Với hàng c Châu đặc biệt khi gửi TKPL, cần list them 1 bảng gồm Số TK/Số Bill/Số Invoice
- Check mail để cập nhật tình hình hàng cho các anh chị VF (VF chia ra làm các
bộ phận: Team admin, team PIC hải quan, team mua hàng, team kỹ thuật, team
kho….Tạo folder mail, tạo rule cho các team luôn)
- Khi khai tờ khai, nhớ check lại chứng từ với confirm Invoice của admin xem có
chuẩn tên nhà cung cấp, số Invoice, ngày Invoice, số tiền, điều kiện giao hàng
ko, nếu lệch so với chứng từ thì phải báo lại. 2. Phát sinh, hóa đơn
- Nếu phát sinh cần có chứng từ chứng minh cụ thể, ví dụ giám sát ngoài giờ,
thông quan ngoài giờ, cần gửi phần tra cứu thông tin tờ khai cho VF (có
ngày h thông quan, gs), gửi thêm POD cho VF để PIC hải quan cfm
- Phần liên quan đến xe cộ, ví dụ cao tốc, lưu xe, bốc xếp thì báo Mr Sơn, Mr Đạt cfm
- VF không chấp nhận những hóa đơn có chữ lưu kho/bãi Hóa đơn hàng 
air, hàng lẻ xuất cho ATA, hàng cont phí nâng hạ, csht xuất cho VF, nếu bị
lưu cont, lưu bãi phải xuất cho ATA 3. QUY TRÌNH HÀNG TRUCK
Sau khi truyền tờ khai gửi tờ khai cho bên giám sát + trucking  đăng kí 
bảng kê xe TQ mới qua được cửa khẩu 
Có TKPL là xe VN đón hàng, sang tải được, không cần TKTQ. Sau khi sang tải
xong, xe TQ được phép quay về TQ
Nhưng phải có TKTQ thì mới giám sát cho hàng về được, nếu không xe vẫn bị lưu trên cửa khẩu