Quy trình Quản lý Đơn hàng trong SAP ERP: Từ Tạo đến Giao hàng | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

3.2. Các quy trình trong phân phối điện tử được hỗ trợ bởi SAP ERP 3.2.1. Quản lý đơn hàng
- Lệnh bán hàng (Sales Order) là một thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách
hàng về việc cung cấp hàng hóa/dịch vụ với giá, số lượng và thời gian cụ thể.
Quản lý đơn hàng trong SAP bắt đầu bằng việc tạo Sales Order. Khi nhập Sales
Order, hệ thống tự động:
+ Tính giá (Pricing): Dựa trên dữ liệu khách hàng (Customer Master), dữ liệu vật
liệu (Material Master), hợp đồng hoặc bảng giá.
+ Kiểm tra tính khả dụng (Availability Check): Xác định xem hàng có sẵn để
giao đúng thời hạn hay không; nếu không đủ tồn kho, hệ thống sẽ chuyển nhu
cầu sang kế hoạch (MRP) để chuẩn bị nguồn hàng.
+ Tham chiếu dữ liệu Master: Lấy thông tin từ hồ sơ khách hàng (ví dụ: địa chỉ,
điều khoản thanh toán) và hồ sơ vật liệu (thông tin sản phẩm, lịch giao hàng, giá…).
- Đơn đặt hàng của khách hàng được tạo ra dựa trên dữ liệu chính được lưu trữ
trong hệ thống. Dữ liệu này bao gồm:
+ Hồ sơ chính của khách hàng: Thông tin cụ thể của khách hàng được sao
chép từ đây, bao gồm dữ liệu bán hàng, vận chuyển, giá cả và thanh
toán. Ngoài ra, các văn bản và đối tác kinh doanh như bên giao hàng,
bên thanh toán và bên trả tiền được cho là từ đó.
+ Hồ sơ chính của vật liệu: Dựa trên số vật liệu đã nhập, hệ thống sẽ lấy
dữ liệu từ hồ sơ chính vật liệu tương ứng, chẳng hạn như thông tin về
lịch trình giao hàng, trọng lượng và thể tích để sử dụng trong chứng từ.
- Dữ liệu do hệ thống đề xuất sẽ tạo thành cơ sở cho đơn hàng và có thể được
chỉnh sửa hoặc bổ sung thủ công khi cần thiết.
Sales Order có thể được tạo thủ công (nhập liệu trực tiếp trong ERP) hoặc tự
động (qua EDI hoặc đồng bộ với SAP CRM). Một khi Sales Order được xác nhận, các
hoạt động kế tiếp như sản xuất, giao hàng (delivery), đóng gói, vận chuyển và lập hóa
đơn sẽ được kích hoạt, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru quy trình bán hàng.
3.2.1.1. Chức năng trung tâm của SAP ERP – The Condition Technique
Ngoài ra SAP ERP còn một số chức năng trung tâm gồm:
- Condition Technique: Phương pháp cốt lõi mà SAP dùng để xác định các điều
kiện như giá (price), thuế, chiết khấu, đầu ra (output), v.v.
Fig. 6.23 mô tả “Chức năng của kỹ thuật điều kiện” – một phương pháp linh hoạt
được SAP ERP sử dụng để xác định các giá trị điều kiện như giá bán, phụ phí, chiết
khấu, cước phí hay thuế dựa trên thông tin có sẵn trong các tài liệu (ví dụ: đơn hàng,
hóa đơn). Các thành phần chính được trình bày trong hình:
- Xác định quy trình (Procedure): Đây là bước khởi đầu, trong đó bạn định
nghĩa các loại điều kiện (condition types) mà bạn muốn sử dụng trong quy trình
định giá hoặc các nghiệp vụ khác. Một quy trình có thể bao gồm nhiều loại điều kiện.
- Xác định các loại điều kiện (Condition Types):
+ Các loại điều kiện này có thể là các thành phần giá như giá cơ bản, phụ phí,
chiết khấu, cước vận chuyển, thuế… hoặc là các điều kiện xuất (output
conditions) như thông báo đơn hàng, phiếu giao hàng hay hóa đơn.
+ Mỗi loại điều kiện có thể được gắn với một “trình tự truy xuất” để điều chỉnh
thứ tự truy xuất dữ liệu.
- Xác định bảng điều kiện (Condition Tables):
+ Các bảng điều kiện lưu trữ các trường dữ liệu cần thiết để xác định giá trị của một loại điều kiện.
+ Các bảng này được truy xuất dựa trên dữ liệu có sẵn trong tài liệu (header,
item, schedule line) và được liên kết với các “access sequence”.
- Xác định trình tự truy xuất (Access Sequences):
+ Access sequence quy định thứ tự mà hệ thống tra cứu các bảng điều kiện để tìm
ra bản ghi điều kiện hợp lệ.
+ Hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra theo thứ tự từ các dữ liệu cụ thể (ví dụ: giá riêng
cho khách hàng và sản phẩm) đến dữ liệu chung nếu không tìm thấy kết quả ở mức chi tiết.
Qua đó, Fig. 6.23 cho thấy cách mà SAP ERP sử dụng kỹ thuật điều kiện để tự động
và linh hoạt xác định giá bán, phụ phí hay các điều chỉnh khác trong quá trình xử lý
đơn hàng, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tra cứu và áp
dụng các giá trị điều kiện. Các thành phần trong hình giúp hiểu rõ cách hệ thống kết
hợp thông tin từ các tài liệu giao dịch với các bảng điều kiện được thiết lập sẵn, từ đó
tự động hoá quá trình định giá và các nghiệp vụ liên quan. - Pricing:
+ Tính toán giá bán cuối cùng cho mỗi mặt hàng, gồm cả phụ phí, giảm giá, thuế, v.v.
+ Hệ thống lấy dữ liệu từ hồ sơ khách hàng (customer master), hồ sơ vật
liệu (material master) hoặc bảng điều kiện (condition records) để tính giá.
+ Kết quả tính giá được thể hiện minh bạch, hiển thị rõ từng khoản phụ phí, giảm giá.
- Revenue Account Determination: Xác định tài khoản doanh thu, chiết khấu,
thuế… dựa trên condition techniqueeđ. điều kiệnkĩ thuậteđ Cho phép tự động
hạch toán doanh thu và các khoản liên quan vào đúng tài khoản kế toán.
- Output Determination: (xác định đầu ra)
+ Quy định hình thức và phương tiện gửi các tài liệu (ví dụ: hóa đơn, đơn
hàng) đến đối tác: in ấn, e-mail, EDI…
+ Hệ thống sử dụng condition technique để tìm và áp dụng “output type”
tương ứng (chẳng hạn, in đơn hàng bằng form PDF, gửi email, v.v.).
+ Cho phép cấu hình in ấn (print form, print program) và các kênh giao tiếp khác nhau.
Nhờ Condition Technique, SAP ERP có thể linh hoạt tìm và áp dụng các điều kiện cần
thiết cho từng tình huống kinh doanh, tối ưu hóa việc tính giá, hạch toán doanh thu và
thiết lập đầu ra (output) một cách tự động, chính xác và minh bạch.
3.2.1.2. Quy trình xử lý đơn hàng
a. Credit and Risk Check: Xác minh hạn mức tín dụng của khách hàng trước khi chấp nhận đơn.
b. Availability Check (SAP ERP/SAP APO): Kiểm tra tồn kho: Hệ thống xác
định liệu có đủ hàng để giao đúng hạn không. Nếu không đủ hàng, hệ thống
kích hoạt “transfer of requirements” để MRP lên kế hoạch bổ sung.
c. Delivery Scheduling: Xác định thời gian cần thiết (chuẩn bị, xếp hàng, xuất
hàng) dựa trên ngày giao yêu cầu.
d. Chọn điểm giao hàng và lộ trình vận chuyển phù hợp.
● Xác định Shipping Point
- Trong SAP ERP, Shipping Point là đơn vị logistics nội bộ chịu trách nhiệm thực hiện
các hoạt động giao hàng (ví dụ: tổ chức việc lấy hàng, đóng gói, xuất kho…). Việc xác
định Shipping Point được thực hiện tự động ngay khi đơn hàng (sales order) được
nhập liệu dựa trên một số dữ liệu chủ thuộc các bản ghi khách hàng và sản phẩm.
- Các thông số quan trọng dùng để xác định Shipping Point gồm:
+ Shipping Condition của khách hàng (Sold-to Party): Đây là trường thông tin có
trong Customer Master, xác định yêu cầu giao hàng (ví dụ: giao hàng tiêu
chuẩn, giao hàng nhanh, giao hàng theo phương thức đặc thù…). Điều này giúp
hệ thống hiểu được yêu cầu của khách hàng về thời gian và phương thức giao hàng.
+ Loading Group của sản phẩm: Thông tin này nằm trong Material Master và thể
hiện cách thức xử lý, đóng gói hoặc chất liệu của sản phẩm (ví dụ: sản phẩm
cần được bốc dỡ bằng xe nâng – forklift loading). Nó cho biết yêu cầu về
phương tiện xử lý hàng hóa trong kho.
+ Supplying Plant (Nhà máy giao hàng): Thông tin về nơi cung ứng hàng được
lấy từ bản ghi Material Master hoặc Customer-Material Info Record, xác định
địa điểm sản xuất hay kho chứa hàng từ đó đơn hàng sẽ được giao ra.
Dựa vào sự kết hợp của ba yếu tố trên, hệ thống tra cứu trong các bảng thiết lập
(customizing) để tìm ra Shipping Point phù hợp. Nếu hệ thống không tìm thấy giá trị
cụ thể nào cho sự kết hợp đó, có thể hệ thống chuyển sang giá trị mặc định hoặc yêu
cầu người dùng kiểm tra lại thông tin.
Hình 6.36 “Shipping point determination” minh họa quy trình này qua sơ đồ cho thấy
các đầu vào (điều kiện giao hàng từ khách hàng, loading group từ sản phẩm, và
supplying plant) được đưa vào để “tính ra” Shipping Point. Hình này cho thấy rằng
khi các trường dữ liệu được nhập vào, hệ thống sẽ xác định Shipping Point dựa trên
các quy tắc được định sẵn trong cấu hình của hệ thống. Ngoài ra, nếu đơn hàng có
nhiều mặt hàng thuộc các Shipping Point khác nhau, hệ thống sẽ tự động tách lịch
giao hàng thành các phần (delivery schedule split) vì mỗi giao dịch giao hàng chỉ xử lý một Shipping Point.
● Xác định Route (Tuyến đường)
- Sau khi Shipping Point đã được xác định, hệ thống SAP ERP thực hiện bước Route
Determination nhằm chọn ra tuyến đường vận chuyển tối ưu cho mỗi mục của đơn
hàng. Điều này rất quan trọng vì tuyến đường ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời
gian vận chuyển và các yếu tố liên quan đến dịch vụ giao hàng.
- Các thông số cơ bản dùng để xác định tuyến đường gồm:
+ Departure Zone (Vùng xuất phát): Được xác định từ thông tin của Shipping
Point, thể hiện khu vực hoặc vùng địa lý mà các hoạt động giao hàng được điều phối.
+ Shipping Condition của khách hàng: Như đã nêu, trường này phản ánh yêu cầu
về phương thức giao hàng, từ đó cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn tuyến
đường phù hợp (ví dụ: giao hàng nhanh hay giao hàng kinh tế).
+ Transportation Group của sản phẩm: Thông tin này được lưu trong Material
Master, chỉ định nhóm vận tải phù hợp với loại sản phẩm. Ví dụ, một số sản
phẩm có thể yêu cầu phương tiện chuyên dụng hoặc cần bảo quản đặc biệt
trong quá trình vận chuyển.
+ Transportation Zone của ship-to party: Đây là thông tin có trong bản ghi của
khách hàng (ship-to party) và cho biết khu vực địa lý mà hàng hóa sẽ được giao
tới. Nó giúp hệ thống xác định xem đơn hàng thuộc loại giao hàng nội địa, khu vực hay liên tỉnh.
Các thông số này được nhập vào trong một bảng cấu hình (các bảng điều kiện hoặc
bảng route determination) mà hệ thống sử dụng để tra cứu quy tắc vận tải đã được
thiết lập. Qua đó, hệ thống sẽ tìm ra tuyến đường phù hợp nhất với yêu cầu của đơn hàng.
Hình 6.37 “Route determination” hiển thị sơ đồ quá trình:
+ Các đầu vào (shipping condition, departure zone, transportation group,
transportation zone) được tổng hợp lại và so sánh với các quy tắc được định nghĩa.
+ Kết quả của quá trình này là tuyến đường (route) được xác định, ví dụ như
“Tuyến giao hàng A” có thể biểu thị một tuyến đường nhanh, trong khi “Tuyến
giao hàng B” có thể là tuyến đường kinh tế.
Hình minh họa cách mà các yếu tố trên kết hợp với nhau để đưa ra quyết định cuối
cùng về tuyến đường, qua đó tác động đến thời gian giao hàng, chi phí vận tải và
phương tiện vận chuyển sử dụng.
e. Transfer of Requirements: Nếu không đủ hàng, hệ thống chuyển nhu cầu đến
bộ phận lập kế hoạch để sản xuất hoặc mua sắm bổ sung.
Ý Nghĩa của “Transfer of Requirements”
+ Khi một đơn hàng bán hàng được nhập vào SAP ERP, có thể số lượng hàng yêu
cầu vượt quá lượng hàng có sẵn trong kho hoặc khả năng sản xuất hiện tại.
+ “Transfer of Requirements” (Chuyển giao yêu cầu) là quá trình tự động gửi
thông tin về số lượng và thời gian giao hàng từ đơn hàng sang hệ thống lập kế
hoạch (MRP – Material Requirements Planning).
+ Mục đích là để kích hoạt việc sản xuất bổ sung (nếu hàng được sản xuất nội bộ)
hoặc đặt mua thêm hàng (nếu hàng được mua ngoài), nhằm đảm bảo đơn hàng
của khách hàng được đáp ứng đầy đủ.
• Sơ đồ giúp hình dung cách thông tin di chuyển từ Sales Order qua hệ thống lập kế
hoạch để kích hoạt các đơn hàng sản xuất hoặc mua sắm bổ sung.
f. Backorder Processing (Xử lý hàng tồn đọng): Trong trường hợp nhiều đơn
hàng cùng tranh chấp số lượng hàng hạn chế, hệ thống sắp xếp, đảm bảo những
đơn hàng quan trọng được ưu tiên, phân bổ hàng phù hợp.
Nhờ quy trình này, doanh nghiệp vừa kiểm soát rủi ro tín dụng, vừa đảm bảo khả năng
cung ứng, tối ưu hóa lịch giao hàng và duy trì mức độ hài lòng của khách hàng. 3.2.2. Quản lý kho
Quản lý kho (Warehouse Management) trong SAP ERP được tích hợp chặt chẽ với
các quy trình bán hàng (Sales), mua hàng (Purchasing), và sản xuất (Production) nhằm
đảm bảo dòng chảy hàng hóa xuyên suốt từ lúc nhập kho đến khi xuất kho. Dưới đây
là cái nhìn tổng quan về cách SAP ERP hỗ trợ quản lý kho: - Nhập kho (Inbound):
○ Khi hàng về, doanh nghiệp ghi nhận chứng từ nhập kho, liên kết với các
đơn mua hàng hoặc yêu cầu chuyển kho nội bộ.
○ Hệ thống cập nhật tồn kho thực tế, hỗ trợ kiểm tra chất lượng và đưa
hàng vào các vị trí lưu trữ phù hợp.
- Tồn kho và Lưu trữ (Storage):
○ SAP ERP cho phép quản lý chi tiết vị trí kho, theo dõi số lượng và trạng
thái hàng (ví dụ: hàng sẵn sàng bán, hàng chờ kiểm định…).
○ Quản lý đặc thù (hàng của bên thứ ba, hàng ký gửi) cũng được tách biệt để dễ theo dõi.
- Xuất kho (Outbound) và Chuẩn bị giao hàng:
○ Khi tạo chứng từ giao hàng trong phân hệ Sales, hệ thống kích hoạt quá
trình picking – lấy hàng theo số lượng, vị trí kho đã chỉ định.
○ Đóng gói và ghi nhận xuất hàng được thực hiện sau khi lấy hàng hoàn tất.
○ Việc xuất kho có thể gộp nhiều chứng từ giao hàng thành lô vận chuyển
để tối ưu chi phí logistics.
- Tích hợp với Kế hoạch (MRP) và Phân phối (SD):
○ Khi tồn kho không đủ, hệ thống “chuyển nhu cầu” (transfer of
requirements) sang MRP để lập kế hoạch sản xuất hoặc mua sắm bổ sung.
○ Thông tin về kho luôn cập nhật thời gian thực, giúp các bộ phận Bán
hàng (SD) và Mua hàng (MM) biết chính xác tình trạng hàng để xác nhận đơn.
- Quản lý tồn đọng (Backorder Processing): Trong trường hợp có nhiều đơn hàng
tranh chấp số lượng hàng hạn chế, hệ thống cho phép sắp xếp thứ tự ưu tiên, tái
phân bổ hàng hoặc đẩy lịch giao phù hợp.
- Kiểm kê và Đảm bảo tính minh bạch:
○ Hệ thống hỗ trợ kiểm kê định kỳ hoặc bất thường, ghi nhận chênh lệch
và cập nhật lại số liệu tồn kho.
○ Tất cả các hoạt động kho được lưu vết trong “document flow,” giúp truy
xuất nhanh chóng và minh bạch. 3.2.3. Vận chuyển
Vận chuyển là bộ phận logistics chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động vận
chuyển hàng hóa thực tế, kết nối giữa đơn hàng và kho. Mục tiêu cốt lõi của vận
chuyển là đảm bảo giao hàng đúng hạn, nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Hình: Quá trình vận chuyển
Xử lý giao hàng giống như lệnh bán hàng, là quá trình tạo và xử lý chứng từ
giao hàng, thường có tham chiếu đến đơn bán hàng (hoặc các chứng từ khác như stock transfer order, dự án…).
Các chức năng quan trọng nhất trong quá trình giao hàng (Xác định lộ trình giao hàng trong SAP ERP)
● Xác định tuyến đường trong giao hàng -> kiểm tra tính khả dụng (kiểm tra số
lượng vật liệu mà khách hàng của bạn đặt hàng để xem liệu nó có khả dụng hay
không) -> Lấy hàng -> Đóng gói -> Xuất hàng hóa -> (Xử lý hàng hóa nguy hiểm)
a. Route Determination in the Delivery
+ Khi giao hàng được tạo ra, hệ thống cho phép thực hiện lại việc xác định tuyến
đường. Điều này có thể được thực hiện để xác nhận lại tuyến đường đã được kế hoạch
từ đơn hàng hoặc cập nhật do có thay đổi (ví dụ: thay đổi điều kiện vận chuyển hoặc điểm giao hàng mới).
+ Quy trình này giúp đảm bảo rằng lộ trình vận chuyển là tối ưu, phù hợp với các điều
kiện như shipping point, nhóm vận tải, và thông tin về khu vực giao hàng.
b. Availability Check in Delivery Generation
+ Mặc dù đã có kiểm tra Availability khi nhập đơn hàng, nhưng trước khi tạo giao
hàng, hệ thống lại kiểm tra lại tình trạng tồn kho đối chiếu với picking date.
+ Điều này giúp phát hiện kịp thời những thay đổi về tồn kho giữa lúc tạo đơn hàng và
lúc giao hàng, từ đó đưa ra cảnh báo hoặc điều chỉnh cần thiết. c. Picking
+ Sau khi tài liệu giao hàng được tạo, dữ liệu được chuyển đến hệ thống quản lý kho
để thực hiện picking, tức là lấy hàng từ vị trí lưu trữ dựa trên thông tin về số lượng đã xác nhận.
+ Thông tin về trạng thái picking được cập nhật trở lại vào tài liệu giao hàng, giúp
kiểm soát tiến độ thực hiện. d. Packing
+ Sau khi hàng được lấy ra (picking), hàng hóa cần được đóng gói (packing) để đảm
bảo an toàn và thuận tiện cho việc vận chuyển.
+ SAP ERP cung cấp giao diện packing, cho phép hệ thống gợi ý loại vật liệu đóng
gói (ví dụ: pallet, hộp carton) dựa trên thông tin sản phẩm và số lượng.
+ Mỗi kiện hàng sau đóng gói được đánh số nhận dạng riêng (Handling Unit), giúp
theo dõi quá trình vận chuyển. e. Goods Issue
+ Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao hàng.
+ Khi hàng đã được đóng gói và sẵn sàng vận chuyển, hệ thống thực hiện Goods Issue
để xác nhận việc xuất kho.
+ Việc này cập nhật số liệu tồn kho, ảnh hưởng đến báo cáo kế toán và là tín hiệu để
kích hoạt quy trình lập hóa đơn. f. Dangerous Goods Processing
+ Đối với các sản phẩm thuộc danh mục hàng nguy hiểm, hệ thống sẽ kích hoạt quy
trình kiểm tra riêng biệt nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về vận chuyển
và lưu kho hàng nguy hiểm.
+ Quá trình này tích hợp với SAP Environment, Health, and Safety Management
(EHS) để kiểm tra các thông số về an toàn. g. Shipping Documents
+ Dựa trên dữ liệu giao hàng và các thiết lập output determination, hệ thống tạo ra các
tài liệu giao hàng như Delivery Note, Packing List, Freight List…
+ Các tài liệu này được in ấn hoặc gửi điện tử cho các bên liên quan (ví dụ: khách
hàng, bộ phận vận chuyển).
3.2.4. Thanh toán (Lập hóa đơn)
Thanh toán đánh dấu sự hoàn tất của quy trình hậu cần và tạo hóa đơn cho
khách hàng của bạn, trong đó hệ thống tạo hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn có thể
được khởi tạo từ SAP ERP hoặc CRM System (CRM Billing), dựa trên các chứng từ
bán hàng hoặc chứng từ giao hàng. Khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu sang bộ phận Tài chính.
Trong hóa đơn, “bill-to party” là bên nhận hóa đơn, còn “payer” là bên thực hiện thanh toán.
Các loại chứng từ và chức năng hỗ trợ
• Hệ thống hỗ trợ các loại chứng từ điều chỉnh khi có sự cố xảy ra, như:
– Credit memo (ghi có): Dùng khi có hàng lỗi hoặc khi cần hoàn tiền cho khách hàng.
– Debit memo (ghi nợ): Dùng khi cần điều chỉnh tăng thêm giá (ví dụ: thiếu
hụt thông tin hoặc cần bổ sung chi phí).
• Hệ thống cũng xử lý thỏa thuận chiết khấu, đảm bảo rằng các khoản chiết khấu được
trích lập và dự phòng, để sau này có thể thanh toán lại cho khách hàng.
• Việc tính giá của đơn hàng (pricing) được kế thừa và chuyển giao sang hóa đơn, cho
phép theo dõi, hiệu chỉnh hoặc tính toán lại giá khi cần.
Hình 6.51. Hình này cho thấy cách mà quá trình lập hóa đơn được liên kết chặt chẽ
với hệ thống kế toán và báo cáo. ● Thanh toán (Billing)
- Quá trình tạo hóa đơn từ các chứng từ bán hàng (Sales Order, Delivery).
- Cơ chế “copy control” được sử dụng để chuyển đổi dữ liệu từ các chứng từ
gốc sang hóa đơn, đảm bảo rằng thông tin như thông tin khách hàng, sản phẩm,
giá cả và các điều kiện định giá được kế thừa chính xác. ● Kế toán (Accounting)
- Sau khi hóa đơn được tạo ra, dữ liệu được chuyển sang hệ thống kế toán
(FI/CO): cập nhật các số liệu tài chính như doanh thu, khoản phải thu và thuế
- Sự tích hợp này đảm bảo rằng khi hóa đơn được lưu, các thông tin tài chính
được tự động đồng bộ vào sổ sách kế toán, từ đó hỗ trợ báo cáo tài chính và ra quyết định.
● Báo cáo (Reporting): Dữ liệu từ quá trình Billing và Accounting sau đó được
sử dụng để tạo các báo cáo trong hệ thống.
Dữ liệu về doanh thu, thuế, và các chỉ số tài chính được truyền đạt vào hệ
thống báo cáo (ví dụ: SAP NetWeaver BW), cung cấp thông tin kịp thời và
chính xác cho ban lãnh đạo.
Từ bước tạo hóa đơn (Billing) → cập nhật vào hệ thống kế toán (Accounting) → sử
dụng cho các báo cáo quản trị (Reporting): Sự liên kết này giúp đảm bảo tính nhất
quán của dữ liệu qua từng bước xử lý, tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. 3.2.4.1. Xử lý thanh toán
• Quá trình lập hóa đơn bắt đầu khi tạo hóa đơn dựa trên chứng từ bán hàng, hợp đồng hoặc giao hàng.
• Dữ liệu chuyển qua cơ chế “copy control” – nghĩa là các thông tin cần thiết (như
khách hàng, sản phẩm, giá, số lượng, điều kiện thanh toán…) được tự động sao chép
từ chứng từ gốc sang hóa đơn.
• Hóa đơn có thể được tạo thủ công hoặc tự động; đôi khi nhiều chứng từ có thể được
gộp chung thành một hóa đơn tập thể.
• Khi hóa đơn được lưu, dữ liệu tài chính như khoản phải thu, doanh thu và thuế sẽ
được cập nhật tự động vào hệ thống kế toán (FI/CO) và báo cáo (SAP NetWeaver BW
hoặc SAP ERP), đồng thời hóa đơn có thể được in ra hoặc xuất dưới nhiều hình thức. 3.2.4.2. Thủ tục ghi nợ
• Sau khi đơn bán hàng được xác nhận, hệ thống tạo ra chứng từ giao hàng. Sau đó,
quá trình lấy hàng và đóng gói diễn ra theo yêu cầu của đơn.
• Khi các mặt hàng đã được lấy ra và kiểm tra, chứng từ giao hàng được hoàn tất và
thông tin sẽ tự động cập nhật trở lại vào đơn bán hàng để đảm bảo tính chính xác.
• Quy trình “Credit Memo” có thể được áp dụng theo thỏa thuận với nhà cung cấp:
doanh nghiệp chủ động ghi có (credit memo) cho nhà cung cấp, thay vì chờ nhận hóa
đơn, giúp giảm thủ tục và tiết kiệm thời gian.
3.2.4.3. Danh sách hóa đơn
Nếu bạn đã có thỏa thuận phù hợp với khách hàng, bạn có thể sử dụng danh sách hóa
đơn để tóm tắt một số hóa đơn, biên lai ghi có và/hoặc ghi nợ và gửi chúng theo định kỳ cho khách hàng. 3.2.4.4. Billing Plan
• Billing Plan cho phép lập kế hoạch xuất hóa đơn theo chu kỳ hoặc theo tiến độ dựa
trên tiến trình hợp đồng (như hợp đồng thuê hoặc dự án).
• Khi các phần công việc hoàn thành, hệ thống sẽ xuất hóa đơn tương ứng, giúp quản
lý thu chi linh hoạt và phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.4.5. Xử lý hoàn tiền
Khi khách hàng mua hàng, đơn hàng sẽ được tạo và hóa đơn bán hàng được lập ngay
lập tức. Sản phẩm được giao ngay và khách hàng thanh toán trực tiếp, giúp dòng tiền
của doanh nghiệp nhanh chóng được cập nhật.
Xử lý hoàn tiền cho phép doanh nghiệp áp dụng chiết khấu cho khách hàng dựa trên
doanh số đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
3.2.4.6. Tác động của việc tạo hóa đơn
Hóa đơn mà bạn tạo trong Bán hàng và Phân phối tạo thành cơ sở cho tài liệu tương
ứng trong Kế toán và cập nhật các tài liệu khác
3.2.5. Các hợp đồng và thỏa thuận lên lịch
Phần này giải thích về quy trình “Final Billing,” trong đó hóa đơn cuối cùng
được phát hành khi tất cả các tài liệu liên quan đã hoàn tất. Hóa đơn này tổng hợp và
cập nhật tất cả các khoản thanh toán, bao gồm cả những khoản chiết khấu, tranh chấp
hoặc điều chỉnh trước đó. Sau khi phát hành, thông tin hóa đơn được chuyển tới phòng
Kế toán Tài chính và các bản báo cáo được đồng bộ hóa với hệ thống.
Trong SAP Sales & Distribution, hợp đồng và thỏa thuận lên lịch là các loại
chứng từ bán hàng đặc biệt. Hợp đồng có thể dựa trên số lượng hoặc giá trị, cùng các
hình thức như hợp đồng cho thuê và hợp đồng dịch vụ. Trong một hợp đồng số lượng,
doanh nghiệp và khách hàng thỏa thuận mua một lượng hàng nhất định trong khoảng
thời gian cố định, ví dụ một năm. Hệ thống sẽ kiểm tra xem có hợp đồng nào áp dụng
hay không, rồi tự động lấy thông tin liên quan khi xử lý đơn hàng. Tương tự, thỏa
thuận lên lịch quy định các đợt giao hàng theo lịch, giúp việc lập kế hoạch cung ứng
trở nên chính xác hơn vì đã có cam kết cụ thể về thời gian và số lượng. 3.2.6. Xử lý khiếu nại
Bạn có thể sử dụng quy trình khiếu nại nếu khách hàng của bạn nhận được
hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, không đủ, đặt hàng không đúng hoặc giao hàng không đúng,
nếu thỏa thuận giá không chính xác hoặc nếu hàng trả lại trước khi hết thời hạn trả hàng.
Complaints Processing trong SAP cho phép xử lý các trường hợp khách hàng khiếu
nại về hàng hóa (hư hỏng, thiếu hụt, giao sai, giá sai…) bằng các quy trình sau:
- Credit memo request (Yêu cầu ghi có): Doanh nghiệp chủ động hoàn tiền hoặc
giảm giá cho khách hàng mà không cần chờ xác minh chi tiết.
- Debit memo request (Yêu cầu ghi nợ): Doanh nghiệp tính thêm phí khi phát
hiện khách hàng đã trả thiếu hoặc có chi phí phát sinh chưa được thanh toán.
- Returns with free-of-charge subsequent delivery or credit memo (Trả hàng kèm
giao lại miễn phí hoặc ghi có): Khách hàng gửi trả hàng, và tùy tình huống
doanh nghiệp sẽ gửi lại hàng mới (không tính phí) hoặc cấp credit memo.
- Invoice correction request (Yêu cầu điều chỉnh hóa đơn): Nếu phát hiện sai sót
về số lượng hoặc giá trị cần xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tính chênh lệch để tạo
debit memo hoặc credit memo phù hợp.
Các quy trình này có thể được thực hiện từ ERP hoặc CRM, đảm bảo việc xử lý khiếu
nại và điều chỉnh hóa đơn diễn ra chính xác, minh bạch.
Hình: Thủ tục xử lý khiếu nại
3.2.7. Các giao dịch kinh doanh đặc biệt trong bán hàng và phân phối
3.2.7.1 Rush order & Cash Sales
Rush Order là dạng đơn hàng đặc biệt được xử lý với tốc độ cao. Khi đơn hàng được
lưu (save) trong hệ thống, giao hàng sẽ được tạo ra ngay tức thì mà không cần qua các
bước thủ công bổ sung. Điều này phù hợp khi khách hàng đến nhận hàng trực tiếp tại quầy bán hàng.
Cash Sales tương tự như Rush Order, tuy nhiên ở đây không chỉ giao hàng được tự
động tạo ra mà còn có cả việc lập hóa đơn ngay lập tức, giúp khách hàng thanh toán ngay tại chỗ.
Hình: Quá trình xử lý đơn hàng gấp
3.2.7.2 Đơn hàng riêng lẻ
Trong Individual Order, hệ thống tự động tạo yêu cầu mua hàng (purchase
requisition) từ dòng lịch giao của đơn bán hàng. Quy trình này áp dụng khi doanh
nghiệp không giữ hàng tồn kho, mà luôn mua ngoài (ví dụ: khách đặt sản phẩm đặc
thù mà công ty không tự sản xuất). Sau khi yêu cầu mua hàng được tạo, bộ phận Mua
hàng sẽ phát hành đơn đặt hàng với nhà cung cấp; hàng hóa được giao trực tiếp về kho
doanh nghiệp để phục vụ cho đơn bán hàng đó.
3.2.7.3 Xử lý bao bì có thể trả lại
Returnable Packaging Processing là quy trình xử lý bao bì có thể tái sử dụng – ví dụ
như euro-pallet – khi hàng hóa tại địa điểm khách hàng vẫn thuộc sở hữu của công ty.
• Trong quy trình này, công ty cho khách hàng mượn bao bì. Nếu khách hàng không
trả lại bao bì theo đúng cam kết, công ty sẽ tính phí cho bao bì đó.
• Quá trình bao gồm các bước: tạo đơn hàng cho bao bì có thể tái sử dụng, chuyển
hàng từ kho của công ty sang kho đặc biệt của khách hàng, sau đó khi khách hàng
thông báo trả lại, hệ thống tạo ra yêu cầu lấy hàng và giao hàng trả lại. Khi hàng được
trả lại, quy trình Goods Issue sẽ chuyển số lượng từ kho đặc biệt về kho chính, và sau
đó công ty có thể lập hóa đơn cho bao bì chưa được trả lại.
Các ví dụ phổ biến là pallet trong ngành logistics.