Tài liệu: Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp môn Giao tiếp kinh doanh

ỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC:
1. Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Hai yếu tố chính của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh là nội dung
(chủ đề) và hình thức: cấu trúc + phong cách ngôn ngữ (cách diễn đạt). Nội dung
và hình thức của một văn bản văn học là hai mặt không thể chia tách này luôn
song hành cùng nhau để tạo nên một văn bản hoàn chỉnh. Chúng có mối liên hệ
với nhau, yếu tố này tác động tới yếu tới kia để hỗ trợ truyền đạt nội dung một
cách rõ ràng và dễ hiểu nhất tới người đọc. Nội dung chỉ có thể tồn tại trong một
hình thức nhất định. Và bất kì hình thức nào cũng mang một nội dung,…
a. Hình thức văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Văn bản
quy Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp phạm pháp luật
luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này. Văn bản hành - Nghị quyết (cá biệt), chính
- Quyết định (cá biệt), - Chỉ thị, - Quy chế, - Quy định, - Thông cáo, - Thông báo, - Hướng dẫn, - Chương trình, - Kế hoạch, - Phương án, - Đề án, - Dự án, - Báo cáo, - Biên bản, - Tờ trình, - Hợp đồng, - Công văn, - Công điện,
- Bản ghi nhớ bản cam kết, - Bản thoả thuận, - Giấy chứng nhận, - Giấy uỷ quyền, - Giấy mời, - Giấy giới thiệu, - Giấy nghỉ phép, - Giấy đi đường,
- Giấy biên nhận hồ sơ, - Phiếu gửi, - Phiếu chuyển, - Thư công Văn bản chuyên
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ ngành
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận
thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
Văn bản của tổ Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
chức chính trị, tổ - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức
chức chính trị - xã chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. hội
- Hình thức văn bản được chia thành: cấu trúc văn bản và phong cách ngôn ngữ
- Cấu trúc văn bản: Cấu trúc văn bản hay cách thức tổ chức văn bản là sự
sắp xếp các ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý tưởng
Phần lớn, trong kinh doanh, văn bản dạng mô tả, giải thích, trình bày đều
chứa các yếu tố cấu trúc. Tác giả sử dụng những cấu trúc này để sắp xếp và liên kết ý tưởng.
- Có 5 dạng cấu trúc văn bản chính trong kinh doanh:
1. Mô tả: Tác giả mô tả một chủ đề.
2. Xâu chuỗi: Tác giả sử dụng trình tự số hoặc trình tự thời gian để liệt kê các vật, các sự kiện.
3. So sánh/Đối lập: Tác giả so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa 2 hoặc
nhiều hơn 2 sự kiện, chủ đề, vật thể.
4. Nguyên nhân/Kết quả: Tác giả phác hoạ 1 hoặc nhiều hơn 1 nguyên
nhân và sau đó mô tả kết quả tương ứng.
5. Vấn đề/Giải pháp: Tác giả đặt vấn đề hoặc câu hỏi, sau đó, đưa ra câu trả lời - Phong cách ngôn ngữ
Phong cách ngôn ngữ là cách diễn đạt (nói và viết) trong từng hoàn cảnh và
người diễn đạt nhất định, là những đặc điểm về cách thức diễn đạt tạo thành kiểu
diễn đạt trong một văn bản nhất định. Trong kinh doanh, phong cách ngôn ngữ
được yêu cầu phải có tính ngắn gọn, chuyên sâu, công vụ, logic và thuyết phục
Có 6 loại phong cách ngôn ngữ chính trong kinh doanh:
● Phong cách ngôn ngữ Báo chí – Thông tin thời sự – Ngắn gọn – Sinh động, hấp dẫn
● Phong cách ngôn ngữ Chính luận
– Công khai về quan điểm chính trị
– Chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận
– Truyền cảm, thuyết phục
● Phong cách ngôn ngữ Hành chính – Khuôn mẫu – Minh xác – Công vụ
● Phong cách ngôn ngữ Khoa học
– Khái quát, trừu tượng – Lí trí, logic – Khách quan, phi cá thể b. Nội dung
- Đề tài: Là lĩnh vực đời sống được tác giả nhận thức, lựa
chọn, khái quát, bình giá và thể hiện trong văn bản. -
Chủ đề: Là vấn đề cơ bản được nêu ra trong văn bản. Nó là
vấn đề được tác giả quan tâm và thể hiện chiều sâu nhận
thức của nhà văn đối với cuộc sống.
- Tư tưởng: là sự lí giải đối với chủ đề đã nêu lên, là nhận
thức của tác giả muốn trao đổi, nhắn gửi, đối thoại với người đọc.
2. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản:
a. Lỗi ngôn ngữ, văn phong
- Đây là lỗi phổ biến hàng đầu khi soạn thảo văn bản, lỗi thường gặp là
lỗi chính tả, không phù hợp
việc sử dụng từ ngữ địa phương trong văn bản. Cũng có trường hợp từ lẫn
lộn, vế trước mâu thuẫn với vế sau, không rõ ràng, .....
- Để khắc phục lỗi này, khi soạn thảo văn bản nên nêu các câu chủ đề, các câu tiếp theo nêu ý
của câu chủ đề đó. Bằng cách này, văn bản của bạn sẽ trở nên mạch lạc,
rõ ràng và có ý nghĩa. Bạn cũng cần hỏi người khác để kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản. b. Lỗi nội dung
- Có nhiều văn bản không nêu bật được nội dung chính mà viết những
vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của văn bản,
- Để khắc phục lỗi này, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, bạn cần
lập dàn ý chi tiết, sau đó vào dàn ý để triển khai nội dung văn bản. c. Lỗi định dạng
- Nhiều văn bản hay bị lỗi về việc sử dụng font chữ, loại font chữ thường
được sử đụng để soạn văn bản là Time New Roman. Bên cạnh đó, bạn
cũng cần chú ý đến canh lề văn bản, tab…
d. Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng
- Mỗi lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản đó là viết một đoạn quá dài mà
không có dấu chấm, phẩy trong câu. Trong nhiều văn bản khác lại sử
dụng dấu câu tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng khi viết.
- Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước các
dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hay chấm mà nên có dấu cách phía sau dấu câu.
- Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một
khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng
e. Lỗi đánh số mục lục
- Đánh số thứ tự trong một văn bản có vai tròi quan trọng trong việc giúp
người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một văn
bản phải thông nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán.
- Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh
số không theo thứ tự. Một số văn bản tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại
chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTex hoặc
chức năng Stylr của Microsoft Word
f. Lỗi hình ảnh và công thức
- Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh
minh hoạt cho những nhận định của văn bản trở nên rõ ràng, minh bạch
và tạo sức thuyết phục người đọc. Tuy nhiên việc sử dụng hình ảnh, bảng
biểu và công thức cũng hay gặp phải các lỗi như không liên quan đến nội
dung, không rõ ràng và không được giải thích cụ thể…
- Trong nhiều báo cáo khác, các bảng biểu, hình ảnh không được đánh số
cũng dễ gây ra sự nhầm lẫn, tạo nên sự khó khăn cho người đọc. Các bạn
có thể khắc phục lỗi này bằng cách đánh số, đặt tên cho hình, bảng biểu.
3. Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
a. Xác định rõ ràng mục tiêu của bạn
- Để xác định rõ ràng mục tiêu của bạn thông qua giao tiếp bằng văn bản,
bạn cần phải hiểu nó một cách sâu sắc. Vì vậy, đừng bắt đầu viết một tác
phẩm trước khi bạn có mục tiêu cuối cùng. Thay vào đó, hãy ghi nhớ mục
tiêu cuối cùng trước khi bắt đầu viết. Điều này sẽ cho phép bạn duy trì sự
rõ ràng và tập trung trong khi viết. Cho dù mục tiêu là làm cho người đọc
biết hoặc hành động theo nó, hãy làm cho nó được biết đến gần với phần đầu của thông điệp.
- Bắt đầu với thông tin chính và tiếp tục với các chi tiết cần thiết để hiểu
hoặc hành động dựa trên thông tin đó. Bằng cách cấu trúc các thông tin
liên lạc bằng văn bản của bạn theo cách này, bạn chắc chắn sẽ truyền đạt
được quan điểm của mình, ngay cả khi người đọc đọc lướt qua nó. Ví dụ: "Alice thân yêu,
Tôi hy vọng điều này thấy bạn tốt.
Gần đây, tôi thấy một quảng cáo việc làm cho vị trí điều phối viên tiếp thị
tại ABC Corp trên Thực tế. Như tôi biết bạn đã làm việc ở đó được nhiều
năm, tôi hy vọng bạn có thể sẵn sàng giới thiệu tôi cho vai trò này.
Tôi rất vui vì vị trí này liên quan đến việc hợp tác chặt chẽ với bạn và
nhóm của bạn trong việc phát triển chiến dịch. Tôi đã có được kinh
nghiệm đáng kể về Google Analytics và các phương pháp SEO tốt nhất
kể từ lần cuối cùng chúng tôi làm việc cùng nhau tại XYZ Corp. Tôi rất
mong muốn được sử dụng tốt những kỹ năng này tại ABC Corp.
Kèm theo là một bản sao sơ yếu lý lịch của tôi. Vui lòng cho tôi biết nếu
bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào hoặc muốn trích dẫn các ví dụ về một
số dự án mà tôi đã thực hiện. Trân trọng, Carol Dayes ”
b. Sử dụng tiếng Anh đơn giản
- Sử dụng 'tiếng Anh đơn giản' đảm bảo tiết kiệm được nhiều thời gian và
không gian trong các thông tin liên lạc bằng văn bản của bạn.
- Sử dụng 'tiếng Anh thuần túy' không chỉ giúp truyền tải thông điệp của
bạn mà còn giúp bạn biết cách sử dụng hiệu quả hạn chế.
- Một trong những cách mạnh mẽ để gây chú ý trong thế giới kinh doanh
là viết bằng 'tiếng Anh đơn giản'.
- Văn bản quan liêu, hay văn bản sáng tạo, không phải lúc nào cũng dễ
đọc. Nó có thể làm tăng nguy cơ thông điệp của bạn bị hiểu sai. Đôi khi ít
hơn lại là nhiều hơn, và trong giao tiếp bằng văn bản, điều này thường xảy ra. Ví dụ:
“Tôi đang viết về công việc mà bạn đã quảng cáo trên Indeed” thay vì
nói, “Tôi viết thư này cho bạn về công việc được công ty của bạn quảng cáo trên Indeed.”
c. Giữ nó ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
Một trong những yếu tố quan trọng của giao tiếp bằng văn bản tốt là tính
dễ đọc. Khả năng đọc của bài viết của bạn có thể được tăng lên thông qua
việc sử dụng kết hợp các từ, câu và đoạn văn ngắn.
Những từ phức tạp, những câu văn dài và những đoạn văn không bao giờ
kết thúc làm chậm tốc độ di chuyển của người đọc. Điều quan trọng là
không chạy lạc đề. Dính vào vấn đề. Giữ cho nó quan trọng bằng cách
tránh các từ thông dụng, sáo rỗng, lặp lại và những điều vụn vặt khác.
Thông tin liên lạc bằng văn bản càng dài, thì càng có nhiều người bị lôi
kéo sử dụng phương pháp đọc lướt. Vì vậy, chỉ bao gồm thông tin có liên quan.
Ở cuối mỗi câu bạn viết, có những ví dụ hay về các câu hỏi nhanh để bạn tự hỏi mình, bao gồm: 
Có sự rõ ràng trong thông điệp đã được thông qua? 
Chi tiết này có cần thiết để người đọc hiểu thông điệp không? 
Giao tiếp bằng văn bản này có được trình bày đơn giản và trực tiếp nhất không?
d. Sử dụng giọng nói tích cực
Trong giao tiếp, tồn tại hai giọng nói ngữ pháp và bao gồm giọng nói bị
động và chủ động. Làm quen với giọng nói tích cực là một bước quan
trọng để nâng cao kỹ năng viết của bạn. Sẽ dễ hiểu hơn các câu được viết
bằng giọng chủ động hơn là giọng bị động. Khi sử dụng thể chủ động,
hành động của động từ được thực hiện bởi chủ ngữ của câu. Ví dụ:
“Đứa trẻ đã ăn thức ăn” thay vì “đứa trẻ đã ăn thức ăn.”
e. Hiểu đúng ngữ pháp
Nếu bạn không giỏi ngữ pháp, có rất nhiều công cụ viết có thể giúp bạn
viết rất tốt. Bạn cũng nên nhờ ai đó kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
trong văn bản của mình. Có một cặp mắt khác đọc lại bài viết của bạn là
điều rất nên làm và nên làm. Vì vậy, bạn có thể giỏi trong việc nhặt nhạnh
những thứ mà bạn có thể đã bỏ sót hoặc mắc sai lầm.
Để có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt, có một số điều cơ bản về ngữ
pháp quan trọng mà bạn cần lưu ý, bao gồm: 
Kết thúc mỗi câu với một dấu chấm. 
Sở hữu phải đi kèm với một dấu nháy đơn; số nhiều không cần nó
(doanh nghiệp so với doanh nghiệp). 
Sử dụng đúng chính tả của Mỹ hoặc Úc (sử dụng so với sử dụng). 
Dấu phẩy được sử dụng để biểu thị sự tạm dừng trong câu và
không nên thay thế cho dấu chấm.
f. Tránh tạo kiểu quá mức
Tránh thêm quá nhiều kiểu dáng vào văn bản của bạn khi cung cấp thông
tin liên lạc bằng văn bản chính thức. Phông chữ lập dị và màu sắc hoang
dã có thể khiến người đọc mất tập trung khi xem qua tin nhắn của bạn.
Tương tự như vậy, việc sử dụng quá nhiều chữ in đậm, viết hoa và in
nghiêng có thể có tác dụng tương tự như những tác động đã đề cập ở trên.
Nếu thông tin liên lạc bằng văn bản của bạn không mang tính cá nhân, thì
chúng cũng không được có biểu tượng cảm xúc hoặc “nghệ thuật” khác
4. Có thể thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình ở đâu?
Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là rất quan trọng ở mọi giai đoạn trong
sự nghiệp của bạn, từ việc đảm bảo một vị trí cho đến đạt được thành tích tối ưu.
Một số dịp bạn có thể thể hiện khả năng viết lách của mình bao gồm: a. Trên CV của bạn
Trong tất cả các thông tin liên lạc bằng văn bản, sơ yếu lý lịch của bạn
phải dễ đọc và tập trung cao độ vào các thông tin liên quan. Dấu đầu
dòng, danh sách và tiêu đề rõ ràng giúp truyền đạt điểm mạnh, kinh
nghiệm và thành tích của bạn.
b. Trong thư xin việc của bạn
Thư xin việc của bạn cung cấp cơ hội hoàn hảo để thể hiện kỹ năng giao
tiếp bằng văn bản của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách kết
hợp các chi tiết chính thành các câu có cấu trúc tốt với một câu chuyện
hấp dẫn. Thư xin việc được biết là có nhiều chi tiết hơn sơ yếu lý lịch. Dù
thế nào đi nữa, chúng vẫn phải dài dưới một trang và có thể kể câu
chuyện của bạn với một mục đích xác định.
c. Trong giao tiếp công việc hàng ngày của bạn
Trong nhiều công việc, một trong những việc thông thường là gửi email gần như hàng ngày.
Khi giao tiếp với đồng nghiệp bằng văn bản, bạn phải sử dụng các kỹ
năng giao tiếp bằng văn bản hiệu quả để thể hiện sự chuyên nghiệp, đáng
tin cậy và thân thiện nhất có thể.
Email của bạn cũng phải có thông tin cụ thể và hướng dẫn rõ ràng cho bất
kỳ bước tiếp theo nào được yêu cầu.
d. Trong các bài thuyết trình và báo cáo
Thuyết trình và báo cáo là một trong những dịp bạn có thể thể hiện khả
năng viết lách của mình.
Tại đây, bạn và nhóm của bạn có thể thông báo cho phần còn lại của công
ty về những gì bạn đang làm, những gì bạn đã đạt được cũng như các
mục tiêu và dự đoán trong tương lai của bạn.
Điều làm cho một bài thuyết trình hoặc báo cáo trở nên tuyệt vời là khả
năng mọi người trong tổ chức hiểu nó, ngay cả những người ở các phòng ban khác nhau.
5. Những câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của tôi?
- Để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình, bạn phải làm
những việc sau: Viết hàng ngày, suy nghĩ bằng tiếng Anh, Yêu cầu sự trợ
giúp từ những người bạn có trình độ viết cao hơn bạn và đọc một cuốn sách về ngữ pháp.
Giao tiếp bằng văn bản là gì?
- Giao tiếp bằng văn bản có nghĩa là gửi tin nhắn, mệnh lệnh hoặc hướng
dẫn bằng văn bản thông qua thư từ, thông tư, báo cáo, sách hướng dẫn,
điện tín, bản ghi nhớ văn phòng, bản tin, v.v.
3 kỹ năng giao tiếp hàng đầu để thành công tại nơi làm việc là gì?
- 3 kỹ năng giao tiếp hàng đầu để thành công tại nơi làm việc bao gồm
Lắng nghe tích cực, Nhận thức về các phong cách giao tiếp và Thuyết phục.
Làm cách nào để giao tiếp hiệu quả hơn?
- Để giao tiếp hiệu quả hơn, bạn phải: Trở thành một người lắng nghe tích
cực, Hãy thể hiện như một con người, Chú ý đến các dấu hiệu phi ngôn
ngữ, Làm chủ cảm xúc của bạn và Chọn các lựa chọn ngôn ngữ một cách có chủ ý.