Tài liệu kỹ năng đàm phán quốc tế - Chủ nghĩa xã hội khoa học | Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN Các khái niệm chung
Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đ phụ thuộc
rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thươ g thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thươ g trường. Khái niệm đàm
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đ
giao tiếp c đi c lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia c những quyền lợi c thể
chia sẻ và c những quyền lợi đối kháng.
, một nhà đàm phán, thươ g thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã
khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn
như một khối đá. Người đ phải c phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và
thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng
cách biết hé lộ, đưa ra những
vẻ là b mật đối với người khác. Nhà đàm phán giỏi
phải biết tự chế ngự m nh để
vẻ là b mật đối với người khác để
ị mắc vào chủ định, thậm ch bẫy của đối tác, tránh buột miệng n i những lời chưa kị ĩ
ị chi phối bởi định kiến chủ quan.
Những nguyên tắc cơ bản:
Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
Một bên muốn thay đổi t
nh hiện tại và tin rằng c thể đạt được.
Mục đ ch của đàm phán là thỏa thuận.
phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
đạt được thỏa thuận c khi là kết quả tốt.
Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến tr nh và kết quả đàm phán.
để cuộc đàm phán bị phá vỡ
Kết quả mỹ mãn là cải thiện được t
nh hiện tại của cả 2 bên. Tiến tr
ị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên. _Kỹ năng đàm phán phương pháp đà
Đàm phán c thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản: Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng
Đàm phán nguyên tắc Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi Giải quyết việc hiệu quả Nhượng bộ
Nhượng bộ để tăng tiến quan Yêu cầu bên kia nhượng bộ việc và hệ quan hệ để trao đổi nhượng bộ Thái độ Cứng rắn với người, cứng rắn với việc n nhiệm n nhiệm đối tác n nhiệm đối tác sự t n nhiệm quan đến đàm ph Lập trường
Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường
Trọng điểm dặt ở lợi ch chứ ở lập trường Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia m kiếm lợi Điều kiện để thỏa
Nhượng bộ để đạt được thỏa Để đạt được cái muốn c mới Cả 2 bên cùng c lợi thuận thuận chịu thỏa thuận Phương
m ra phươ g án đối tác c m ra phươn Vạch ra nhiều phương thể chấp thuận chấp thuận án cho 2 bên lựa chọn muốn đạt được thỏa giữ vững lập trường tiêu chuẩn thuận Biểu hiện Hết sức tránh t
ng nảy Thi đua sức mạnh ý ch giữa Căn cứ vào tiêu chuẩn đơ
khách quan để đạt được thỏa thuận Kết quả
Khuất phục trước sức ép của Tăng sức ép khiến bên kia Khuất phục nguyên tắc đối tác
khuất phục hoặc đổ vỡ. chứ khuất phục sức ép. nh thức đàm phán: Do đàm phán là quá tr
nh mục đ ch nên trong thực tế c rất nhiều cách được thể hiện để đàm
phán. Tựu chung lại c thể chia đàm phán theo h nh thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán
bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại. _Kỹ năng đàm phán
Trong kinh doanh, mỗi một h nh thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu
doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.
Đàm phán bằng văn bản
Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:
Hỏi giá: Do người mua đưa ra và
ràng buộc người hỏi phải mua
Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của m nh trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
ng tự do: Người chào hàng
ị ràng buộc với chào hàng của m
Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đ đề nghị mới
trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực. Chấp nhận.
Một chấp nhận c hiệu lực phải đảm bảo: điều kiện. Khi chào hàng vẫn hiệu lực.
nh người được chào hàng chấp nhận.
Được truyền đạt đến tận người chào hàng. Xác nhận:
Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm t nh chắc chắn và
phân biệt với những đàm phán ban đầu.
Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại * Bắt tay
Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác. tắc bắt tay dụng: _Kỹ năng đàm phán
Người ch a tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người c chức vụ cao, chủ nhà
Cần tránh: đeo găng tay, b p quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.
Mắt nh n thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ Giới thiệu
Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ…..
* Trao và nhận danh thiế
Khi trao danh thiếp cần chú ý:
Đưa mặt c chữ dễ đọc
cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao Đưa bằng hai tay
Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên m
Trao cho tất cả những người c mặt
Khi nhận danh thiếp cần chú ý:
Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập
Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi
Trao danh thiếp của m nh. Nếu
phải xin lỗi, hẹn lần sau.
* Ứng xử với phụ nữ tỏ ra quan tâm, săn s
trọng và giúp đỡ. V dụ
Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước
Chỗ kh đi, phải đi trước mở đường
Phải để phụ nữ chủ động khốc tay chỗ quãng đường kh đi _Kỹ năng đàm phán
Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau.
Kéo ghế mời phụ nữ ngồi
Muốn hút thuốc phải xin lỗi
chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới cần xin phép. * Thăm hỏi
Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa th tặng tận tay, nếu tặng quà th
chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.
* Tiếp chuyện
khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt
ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo vị
xuất khẩu hay tuổi tác. rung đùi hay nh ngang liếc dọc,
lấy thứ g ra xem khi chủ nhà i thiệu.
* Điện thoại
Người gọi tự giới thiệu m nh là ai? Ở đâu? Lý do gọi?
Người nhận thể hiện sự sẵn l
Hãy mỉm cười khi n i chuyện điện thoại
Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ m nh vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu th hãy yêu cầu người gọi xem m thể gọi lại cho họ
Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại
Để người gọi kết thúc cuộc n uyện Những lỗi
thường trong đàm phán
Bước vào đàm phán với đầu c thiếu minh mẫn
biết đối tác ai là người c quyền quyết định biết điểm mạnh của m
và sử dụng n như thế nào
Bước vào đàm phán với mục đ
đề xuất những quan điểm và lý lẽ c ị _Kỹ năng đàm phán kiểm s các yếu tố tưởng như
quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề
để cho bên kia đưa ra đề nghị trước
Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ kh trong đàm phán
Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc
biết kết thúc đúng lúc
Những điểm cơ bản để tránh lỗi thường ngắt lời bên kia. N ch cực nghe
Đặt các câu hỏi mở c mục đ ch dể tạo sự hiểu biết
Sử dụng chú giải, những b nh luận hài hước và tich cực
Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm sốt được nội bộ
Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán m tắt thường xuyên
Liệt kê những điểm cần giải th ch và những điểm đã hiểu Tránh dùng những ng ngữ yếu chỉ tr
m ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa thuận Tránh chọc tức
Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của m
Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách,
ch hay chế nhạo cá nhân.
Các nguyên tắc dẫn đến thành ng đàm phán
1. Ấn tượng ban đầu.
nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đ i hỏi. Trước hết phải tạo ra một
tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu n
nh cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn lu nhớ rằng sẽ
bao giờ c cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đ bạn sẽ bắt đầu
i về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thươ g thuyết với đối tác.
2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. t nhất một nửa
định truyền đạt trong đàm phán được
qua và tiếp nhận qua các cử chỉ,
thái độ và động tác của cơ thể bạn. t nhất một phần ba tin được tiếp nhận qua tiếng n i, giọng
điệu và cách n i của người đàm phán. Một gươ g mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh ch ng tạo nên thiện
cảm từ ph a đối tác đàm phán. ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay
trong cách thể hiện, giọng điệu và cách n i. Chỉ c thể đàm phán và thuyết phục thành nếu tự người đàm phán
ý thức và cảm giác m nh sẽ hoặc đang đ ch với đối tác. _Kỹ năng đàm phán
3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và lu
bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá tr đàm phán Người nào biết rõ m nh muốn g
sẽ thường đạt được kết quả mà m mong muốn.
vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thươ g thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối
cùng của m nh thành những mục tiêu nhỏ mà m nh phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng
nhiều mục tiêu cụ thể và lu
eo đuổi các mục tiêu này trong quá tr nh đàm phám th kết quả cuối cùng
của đàm phán càng ch ng đạt được.
4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho m
khả năng lắng nghe đối tác n
Người ta n i rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ c ai thật sự quan tâm chú ý
lắng nghe đối tác đàm phán với m , muốn g
người đ mới c những phản ứng, lý lẽ phù hợp c
lợi cho m nh. Khi nghe đối tác tr nh bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ c biểu
hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội
. Cũng c thể đối tác đàm phán đang muốn
kéo, cuốn hút về một hướng khác và t
5. Phải biết tr nh bày, sử dụng từ ngữ một cách k khéo, linh hoạt.
Đừng bao giờ n rằng vấn đề này m
quan điểm khác mà nên n i về cơ bản m nh cũng nghĩ như
vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng n i thẳng rằng đối tác c n nhận sai lầm mà
i đ cũng là một cách nh n nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ n
dịch vụ của m nh là rẻ v rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn tốt về
chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả th đừng n i: chúng ta sẽ
đạt được kết quả nếu
chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi
xem xét thêm chất lượng, h nh thức của hàng hố phương thức thanh tốn,... Nếu đối tác bị ấn tượng th vấn đề giá cả
quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.
6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay v i nhiều.
Người nào hỏi nhiều th người đ sẽ c lợi thế, chỉ về
tin mà cả về tâm lý, về t nh chủ
động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là m lắng
nghe, quan tâm đến điều họ đang n
nh trong thời gian lắng nghe bạn c thể phân t m hiểu các
động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp c thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu
hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm được nhiều
tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng c thể là câu
hỏi đ n đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thươ g thuyết. Khi cần
khẳng định một điều g , nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời c . Tất nhiên phải thận
trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này v sẽ gây cho đối tác cảm giác bực m chịu
7. Người đàm phán cần phải biết m
thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. _Kỹ năng đàm phán
Ðâu là điểm thấp nhất mà m
thể chấp nhận được. Ðâu là điểm m bao giờ được thay
đổi theo hướng c lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng
hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, t
phương án giải quyết khác. phải cuộc đàm phán
ươ g thuyết thươ g mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng
ươ g mại. Người c khả năng đàm phán tốt
phải là người c đủ dũng cảm và quyết đoán
chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu c thể gây
bất lợi cho m nh. Ðể đàm phán thành
nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về 8. Ðể thành
trong đàm phán kinh doanh, cần c một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.
khi "một m n quà nhỏ", một sự nhường nh n, chấp nhận nhỏ cho đối tác th thể đem lại cho
bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá tr nh thường xuyên phải chấp
nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ
liễu c người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn tiếp tục kinh doanh với
đối tác đ . Kết quả đàm phán là cả hai bên đều c lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. V vậy, khi đàm
chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đ ch riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.
9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vơ nh hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thươ g thuyết bị
lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên
trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.
Làm được điều đ tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thươ g thuyết. Những điểm chưa rõ
thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khé
ươ g thuyết c thể đưa cả hướng giải
quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và t m tắt từng nội dung đã đàm phán
sẽ giúp cho nhà thươ g thuyết lu
xa rời mục tiêu đàm phán, quá tr nh đàm phán trở nên hệ
thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.
Những điều cần tránh để đàm phán thất bại i quá nhỏ:
Nếu n i quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác
tập trung và c thể dẫn đến hiểu lầm. V vậy cần
phải n i đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên n i chậm hơn
nh thường. Như thế đối tác sẽ c thời gian để
nghe, tiếp nhận và hấp thụ các
tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.
n vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác thiện cảm, tin tưởng, thậm
gây nghi ngờ từ ph a đối tác, nh n vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của
nh vừa đem lại tin cậy cho đối tác. _Kỹ năng đàm phán
kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán
kế hoạch cụ thể định trước sẽ đem lại
kết quả như mong muốn. Nếu c nhiều nội dung, l nh vực đàm phán th cần phải phân loại, sắp xếp trước
để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:
Điều này c thể làm cho buổi đàm phán thươ g thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng
buồn như nhầm nội dung đàm phán hay ph
ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán v rõ nội dung sẽ đàm phán.
5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:
Nếu đối tác n i quá nhiều t
người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng
những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung ch nh của đàm phán. C nhiều trường hợp đối tác lợi
dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng
6. Ðưa hết tất cả
tin, lý lẽ tr nh bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:
Như vậy, chẳng khác g nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các
tin, lý lẽ thuyết phục của m nh cho từng nội dung hay từng thắc mắc t m hiểu của
đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần c thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố
tin trước khi bị thuyết phục
để đi đến thống nhất trong đàm phán.
7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ ph a đối tác:
Ðiều đ chỉ làm cho đố
lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đ sẽ
định kiến trong suốt quá tr nh đàm phán. V vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn
trả lời bằng tất cả các lý lẽ tin của m
chuẩn bị ước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:
Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi
thể c những linh hoạt nhân nhượng
trong chừng mực c thể. Và như thế,
chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thươ g thuyết này mà
tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.
9. Người đàm phán t m cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi
m cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt m nh là người thể hiện
tinh thần học hỏi khi đàm phán.
những lời lẽ, cử chỉ ma
nh áp đảo gây mất cảm t chịu cho đối tác. _Kỹ năng đàm phán
Chuẩn bị đàm phán Đánh giá t Thu thập
tin về thị trường.
Luật pháp và tập quán bu
Đặc điểm của nhu cầu trên th trường. Các loại thuế và chi ph Các nhân tố và xã hội.
Các điều kiện về kh hậu, thời tiết. Thu thập
tin về đối tượng kinh doanh
Đối tượng kinh doanh c thể là hàng h
dịch vụ, nhà đất, … cần được t m hiểu đầy đủ những tin về n , chẳng hạn: dụng và đặc t
hướng biến động cung cầu, giá cả.
Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. Thu thập tin đối tác
Mục tiêu, l nh vực hoạt động và những khả năng.
Tổ chức nhân sự: T m hiểu quyền hạn bên kia, ai là người c quyền quyết định
ch làm việc: Nếu nắm được l ch làm việc của bên kia, c thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức
định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
dụ: Trong đàm phán mua bán, c thể tạm chia khách hàng thành những loại sau:
Khách hàng trọng giá cả _Kỹ năng đàm phán
m cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ chấp nhận
hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn
Khách hàng trọng giá tr
Là loại khách hàng ngại chi ph cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận
giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi ph giữa các giải pháp thay thế.
Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi ph để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro c
thể xảy ra nếu với những đối tác mới.
Khách hàng trọng tiện lợi.
Là những khách hàng th ch chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất,
cần so sánh các giải pháp thay thế
để t m ra chênh lệch về chi ph và chất lượng. Thu thập
tin về đối thủ cạnh tranh.
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của m nh là ai để c những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.
Từ đ đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của m nh so với đối thủ cạnh tranh trên th trường và trong
quan điểm của đối tác.
Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận
dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.
Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp kh khăn để đạt đến
mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ.
Cơ hội: là tất cả những g xảy ra bên ngồ
tác động thuận lợi đến hoạt động của ta.
Nguy cơ: Là tất cả những g xảy ra từ bên ngồ
tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. Đề ra mục tiêu:
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đươ g nhiên phải t nh đến các yếu tố như: t nh thực tế, mối
quan hệ giữa kết quả và chi ph , mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp c thể lựa chọn:
+ Một mục tiêu cao nhất kết quả c thể đạt được tốt nhất.
+ Một mục tiêu thấp nhất kết quả thấp nhất, vãn c hể chấp nhận. _Kỹ năng đàm phán
+ Một mục tiêu trọng tâm cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........ Chuẩn bị nhân sự đoàn đàm phán
Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thươ g mại, phiên dịch (nếu cần) + Tự đánh giá:
Tự đánh giá để biết những t nh cách cá nhân của từng người c lợi và bất lợi cho đàm phán
Thế nào là người đàm phán giỏi ?
Những người đàm phán trung b nh chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi th
giờ cũng cân nhắc đến mục đ ch lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần.
Những người đàm phán trung b nh đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ dụ "chúng
hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đ
Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều thể hiểu như là "chúng
hy vọng nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng chỉ nhận được c đô la
cũng được".Điều c nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt.
Những người đàm phán giỏi tự khố ột chỗ mà điều đ
thể làm họ mất mặt nếu
họ phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung b nh cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý
lẽ. Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi th
đưa ra quá nhiều lý do.Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng t m tắt và cân nhắc các điểm
nh, kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách ch nh xác hay chưa.
Lựa chọn chiến lược, chiến thuật
Lựa chọn kiểu chiến lược
Chiến lược “Cộng tác”
ự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết n nhưng vẫn giữ được quan hệ cá
nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đ ch của m nh. Quan điểm với xung đột là những hành động cá
chỉ đại diện cho lợi ch của bản thân mà
đại diện cho lợi ch của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột
tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự t nh. Đây
là cách giải quyết mang t nh cộng tác mà n đ i hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng thắng”, tuy nhiên n
cũng đ i hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo. _Kỹ năng đàm phán
Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:
Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.
Mục đ ch là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.
Cần sự cam kết để giải quyết việc.
Mong muốn xây dựng hoặc duy mối quan hệ.
Chiến lược “Thỏa hiệp”
Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng thắng” là thể, người đàm phán
hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến
mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và
ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đ
ra một số cách c thể dùng được chấp nhận mà n phần nào làm hài l ng cả 2 bên.T nh thế thỏa hiệp c
nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng t”.
Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:
Vấn đề là quan trọng nhưng thể giải quyết được.
Mối quan hệ là quan trọng nhưng thể giải.
sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đ ch duy nhất.
Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.
Cần t m ra một giải pháp th ch hợp v áp lực thời gian.
Chỉ c một sự lựa chọn duy nhất chứ giải pháp nào khác.
Chiến lược “ giải”
Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy tr mối quan hệ cá nhân bằng bất
cứ giá nào, c liên quan rất t hoặc
đến mục đ ch của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp
ơ nguyên tắc và tránh xung đột được nh n nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu ua hoặc
kết quả “thua thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.
Chiến lược “H
giải” sử dụng tốt nhất khi: Nhận thấy m _Kỹ năng đàm phán
Mong muốn được xem là người biết điều.
Vấn đề quan trọng hơn đối với ph
Mong muốn tạo được t n nhiệm cho những vấn đề sau.
Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. Sự
thuận và ổn định là quan trọng hơn
Chiến lược “Kiểm s ”:
Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đ
mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần
thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh
nào xem như th ch hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.
Chiến lược “Kiểm s
” sử dụng tốt nhất khi:
Hành động nhanh ch ng, dứt là vấn đề sống
( như trường hợp khẩn cấp).
Một vấn đề quan trọng đ i hỏi phải hành động bất thường. Biết m nh đúng.
a bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.
Chiến lược “Tránh né”.
Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của
kiểu này là lảng tránh, n tạo ra kết quả là làm thất vọng n. Mục đ ch của các
được đáp ứng, mà cũng
được mối quan hệ. kiểu này c thể tạo h nh thức ngoại
giao để làm chênh lệch một vấn đề, hỗn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui
khỏi một t nh huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua thắng”, mà trong đ quan điểm của
người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.
Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: Những vấn đề quan trọng.
nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.
cơ hội đạt được mục đ _Kỹ năng đàm phán
khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi Cần b
tĩnh và lấy lại tiến độ.
thể giải quyết xung đột c hiệu quả hơn
Cần thời gian để thu thập
Lựa chọn chiến thuật
Địa điểm đàm phán.
Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn của m
Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.
Đàm phán ở địa điểm trung lập.
Thời gian đàm phán. Lưu ý
Cần c thời gian để giải lao.
Thời gian trống cho phép trưởng đoàn
ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn
tham khảo ý kiến của nhau.
Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).
Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết.
Thái độ đàm phán.
Thái độ đơn giản và thẳng thắn:
Là thái độ “n i cho nhanh, cho đỡ tốn th giờ”, tr nh bày thẳng vào vấn đề. N tác dụng tước vũ kh của bên kia và nhanh ch đi đến thỏa thuận.
Chỉ sử dụng khi: Đã quen thuộc bên kia.
Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt. _Kỹ năng đàm phán Sức ép về thời gian
cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay.
Thái độ gây sức ép và cươ uyết:
Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, v nếu bên kia
biết được họ sẽ rất kh chịu
Được sử dụng khi: Ta ở thế mạnh hơn
a bên kia cần kết thúc sớm.
Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán.
độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra
quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia,
nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối biết được t nh của nh thế nào.
Chỉ sử dụng khi a bên kia họ mạnh hơn
Ta đang chịu sức ép thời gian.
Ta đã c giải pháp thay thế.
. Lập chương trình làm việc
Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập ra chương trình làm việc nên
được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để c thời gian chuẩn bị
ương trình làm việc vẫn c
thể đàm phán thay đổi lại.
Mở đầu đàm phán. 1. Tạo đàm phán
Nếu xuất phát từ g c độ c lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được một bầu tin cậy
lẫn nhau, thành thật hợp tác. _Kỹ năng đàm phán
Cố gắng xây dựng một mối quan hệ tốt với ph a bên kia ngay từ giây phút gặp mặt, dù bạn đã biết hoặc
biết họ trước đ . Một vài câu chuyện "xã giao" ban đầu sẽ là những cầu nối làm quen c hiệu quả trong cảnh này
2. Đưa ra những đề nghị ban đầu:
Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban đầu của 2 bên v một số l truyền đạt
tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thức của bên kia và những vấn đề bất đồng
khả năng tiếp tục tạo bầu trong đàm phán.
thể được sử dụng để các bên thăm d
nh của ph a bên kia trước khi đưa ra quyết định của m
thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán.
+ Lựa chọn vấn đề “dễ trước, kh sau”.
ến kh ch bên kia đưa ra đề nghị trước.
bao giờ chấp nhận một đề nghị đầu tiên mà phải lu
yêu cầu những đề nghị tốt hơn
đưa ra đề nghị đầu tiên tốt nhất và kiên tr bảo vệ. Cần phải t
để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi c thể thỏa thuận.
Lợi ch thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với những mất mát thể diện do
phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại lớn trong đàm phán.
Tạo ra cạnh tranh: Cần cho bên kia biết rằng chúng ta
phải chỉ c một cơ hội này, họ
phải là đối tác duy nhất.
Tạo sự hiểu biết. 1. Đặt câu hỏi
1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán Thu thập tin nhất định _Kỹ năng đàm phán Đưa ra bên kia chuyển hướng.
Hướng suy nghĩ của ph a bên kia đi đến một kết luận. Thu hút sự chú ý.
Loại câu hỏi:
Câu hỏi mở để đạt được
tin khái quát liên quan đến vấn đề c
Câu hỏi thăm d để gợi thêm ra những
Câu hỏi đ ng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là c
Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định
1.2 Kỹ thuật đặt câu hỏi.
đặt nhiều những câu hỏi đ ng trừ khi cần thiết.
Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ
nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp.
Ngữ điệu của câu hỏi là trung t nh va thái độ b tĩnh. Nhưng
ch lớn tiếng hoặc áp đặt
mang lại những đáp ứng t ch cực. Nếu định lấy
moi hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động h
câu trả lời của bên kia, sau đ mới đặt câu hỏi ch 2. Im Lặng.
Sự im lặng trong đàm phán c nghĩ
Buộc bên kia tiếp tục phát biểu.
Báo hiệu rằng m nh đã n i đủ.
Thể hiện những bất b nh hoặc
chấp nhận những quan điểm của bên kia.
Thể hiện một sự thất vọng. _Kỹ năng đàm phán
Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu n
tác dụng thu hút sự chú ý của Im lặng
thể hiện sự miễn cưỡng. 3. Lắng nghe:
Lắng nghe trong đàm phán để: Thể hiện sự t
trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên
gắn b hơn, đàm phán thuận lợi hơn
Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia.
Phát hiện những điểm then chốt c
(bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…)
để đoán được sự trung thực trong lời n i của phái bên kia.
Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa.
Muốn lắng nghe c hiệu quả cần:
Loại bỏ tất cả những g thể phân tán tư tưởng.
Phát một t n hiệu thể hiện đang lắng nghe.
Bộc lộ thái độ chia sẻ.
Sử dụng những câu từ, bơ Hãy lắng nghe cả cách n cắt ngang.
phát biểu giúp (n i leo) khi bên kia gặp kh khăn trong diễn đạt.
Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà ph a bên kia vừa mớ i để kiểm tra lại t nh xác hoặc để c đọng lại. vội phán quyết.
Yêu cầu giải th ch những điểm chưa rõ. _Kỹ năng đàm phán
Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo.
Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản.
4.1. Diện mạo:
diện mạo phải hết sức cẩn thận v
thể bị nhầm lẫn. Do đ phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những
tin thu thập được về bên kia để c cách hành động. N i chung việc cảm nhận qua diện
mạo chỉ dùng để tham khảo.
4.2. Thái độ: Nếu bên kia c
độ kiêu ngạo th cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong
đối địch, nếu c thái độ thân
thiện, thẳng thắn th đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên cũng
nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầ thái độ của họ sẽ biến đổi theo t nh của cuộc đàm phán. 4.3. Cử chỉ:
• Nghe chăm chú, thể hiện: Mở mắt to và lanh lợi.
Khuynh hướng hơi đổ về ph a trước.
Bàn tay mở và cánh tay duỗi. • Thủ thế, thể hiện. Mở mắt và lanh lợi. Tư thế thẳng đứng.
Cánh tay và chân hơi chéo nhau. Nắm chặt tay.
• Thất vọng, thể hiện. Bàn tay nắm hơi chặt.