Tài liệu: Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh | Giao tiếp kinh doanh

Hà Nội, ngày 8 tháng 5 năm 2022 Mục Lục
Chương 1. Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 3
1.1. Giao tiếp bằng văn bản là gì? 3
1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 3
Chương 2. Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp 4 bằng văn bản 4 2.1. Phân loại 4 2.1.1. Báo cáo 4
2.1.2. Tài liệu quảng cáo 4 2.1.3. Email 4 2.1.4. Đề xuất 4
2.1.5. Thư truyền thống 4 2.1.6. Điện tín 4
2.2. Ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 5 2.2.1. Ưu điểm 5 2.2.2. Nhược điểm 5
Chương 3. Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp 6 bằng văn bản 6
3.1. Hình thức văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp 6 3.2. Nội dung 9
Chương 4. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 9 trong kinh doanh 9
4.1. Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung 10
4.2.Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày 11
4.3. Nguyên tắc viết thư tín trong kinh doanh 13
4.4. Quy trình viết thư 14
4.6. Kỹ năng viết thư 14
Chương 1. Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
1.1. Giao tiếp bằng văn bản là gì?
Từ ngữ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp, để truyền tải
thông điệp theo cách nó được truyền đạt. Khi các từ được sử dụng trong quá
trình giao tiếp, nó được gọi là giao tiếp bằng lời nói. Chuyển thông tin bằng lời
nói có thể được thực hiện, bằng miệng hoặc bằng văn bản. Giao tiếp bằng miệng
là phương tiện giao tiếp lâu đời nhất, được sử dụng phổ biến nhất như một
phương tiện để trao đổi thông tin. Nó liên quan đến việc thu thập hoặc phổ biến
thông tin thông qua lời nói.
Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện giao tiếp chính thức, trong đó
thông điệp được soạn thảo cẩn thận và được xây dựng dưới dạng văn bản. Nó
được lưu giữ như một nguồn tài liệu tham khảo hoặc hồ sơ pháp lý.
Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử dụng văn bản đã trở thành một phương
thức rất phổ biến và hữu dụng.
1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
● Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin.
● Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh.
● Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ, giành được khách hàng mới.
● Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh.
Chương 2. Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản 2.1. Phân loại 2.1.1. Báo cáo
Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản. Chúng có thể được sử dụng
cho mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học.
Tùy thuộc vào bản chất và mục đích của báo cáo, các định dạng được thiết
lập trước có thể tồn tại. Tuy nhiên, về mặt chung, một báo cáo nên có phần giới
thiệu ngắn gọn, mục tiêu và kết quả chính.
2.1.2. Tài liệu quảng cáo
Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm và
dịch vụ của họ. Chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu sắc và có rất nhiều hình
ảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ. 2.1.3. Email
Email hiện nay là một hình thức giao tiếp rất phổ biến. Chúng được sử
dụng để gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với
các ứng cử viên công việc. 2.1.4. Đề xuất
Các đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai. Chúng thường chỉ
có một hoặc hai trang. Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án.
2.1.5. Thư truyền thống
Thư một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất. Chủ đề
của các bức thư có thể mang tính cá nhân hoặc thương mại. Trước khi xuất hiện
các hình thức điện tử, đây là một phương tiện truyền thông rất phổ biến. 2.1.6. Điện tín
Điện tín một phiên bản ngắn và đơn giản của một bức thư. Ở đây các công
thức lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi được bỏ qua. Văn bản của tin
nhắn được viết bỏ qua số lượng từ lớn nhất và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý
nghĩa. Việc sử dụng chúng đã giảm dần cùng với sự tiến bộ của phương tiện điện tử.
2.2. Ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 2.2.1. Ưu điểm - Sự trường tồn
Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện thông tin vĩnh viễn. Do đó, nó
rất hữu ích khi giữ hồ sơ được yêu cầu. Theo cùng một cách, nó rất quan trọng
trong việc phân công trách nhiệm chính xác và trong việc thiết lập các định mức và thủ tục. - Bảo quản
Các văn bản giao tiếp có mức độ bảo quản cao. Điều này cho phép nó được an toàn và lâu dài.
- Mức độ phản chiếu cao hơn
Những người sử dụng phương tiện này phản ánh hiệu quả trước khi viết.
Hành động viết một thông điệp luôn được bắt đầu bằng một quá trình suy nghĩ
và xác định những gì bạn muốn bày tỏ. Ngay cả bản thân văn bản là một quá trình phản ánh.
- Ít khả năng biến dạng
Trong các tin nhắn được truyền qua giao tiếp bằng văn bản, ít có khả năng
bị biến dạng. Trong hệ thống liên lạc này, thông tin được đăng ký vĩnh viễn và
có thể được xác minh bất cứ lúc nào. Vì vậy, ít có khả năng bị bóp méo hoặc thay đổi thông tin. 2.2.2. Nhược điểm - Chi phí
Có các chi phí liên quan đến tài liệu (giấy và mực, trong số những thứ
khác) và lao động được sử dụng để viết và cung cấp các bài viết. Những chi phí
này có thể tăng tùy thuộc vào khoảng cách vật lý giữa người gửi và người nhận. - Phản hồi chậm
Phản hồi của tin nhắn trong giao tiếp bằng văn bản không phải là ngay lập
tức. Có thể do trong loại hình giao tiếp này, quá trình mã hoá và giải mã chậm
hoặc đường truyền không ổn định.
- Khó thể hiện cảm xúc
Là một phương tiện phản chiếu, khó khăn hơn để thể hiện cảm xúc trong giao tiếp bằng văn bản. - Thiếu linh hoạt
Khi một tin nhắn gốc đã được phát hành, không có khả năng sửa nội dung nhanh.
Chương 3. Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Hai yếu tố chính của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh là nội dung
(chủ đề) và hình thức: cấu trúc + phong cách ngôn ngữ (cách diễn đạt). Nội dung
và hình thức của một văn bản văn học là hai mặt không thể chia tách này luôn
song hành cùng nhau để tạo nên một văn bản hoàn chỉnh. Chúng có mối liên hệ
với nhau, yếu tố này tác động tới yếu tới kia để hỗ trợ truyền đạt nội dung một
cách rõ ràng và dễ hiểu nhất tới người đọc. Nội dung chỉ có thể tồn tại trong một
hình thức nhất định. Và bất kì hình thức nào cũng mang một nội dung,…
3.1. Hình thức văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
Văn bản quy Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp phạm pháp luật
luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này. Văn bản hành - Nghị quyết (cá biệt), chính
- Quyết định (cá biệt), - Chỉ thị, - Quy chế, - Quy định, - Thông cáo, - Thông báo, - Hướng dẫn, - Chương trình, - Kế hoạch, - Phương án, - Đề án, - Dự án, - Báo cáo, - Biên bản, - Tờ trình, - Hợp đồng, - Công văn, - Công điện,
- Bản ghi nhớ bản cam kết, - Bản thoả thuận, - Giấy chứng nhận, - Giấy uỷ quyền, - Giấy mời, - Giấy giới thiệu, - Giấy nghỉ phép, - Giấy đi đường,
- Giấy biên nhận hồ sơ, - Phiếu gửi, - Phiếu chuyển, - Thư công Văn bản chuyên
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ ngành
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận
thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
Văn bản của tổ Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
chức chính trị, tổ - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức
chức chính trị - xã chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. hội
- Hình thức văn bản được chia thành: cấu trúc văn bản và phong cách ngôn ngữ
- Cấu trúc văn bản: Cấu trúc văn bản hay cách thức tổ chức văn bản là sự
sắp xếp các ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý tưởng
Phần lớn, trong kinh doanh, văn bản dạng mô tả, giải thích, trình bày đều
chứa các yếu tố cấu trúc. Tác giả sử dụng những cấu trúc này để sắp xếp và liên kết ý tưởng.
- Có 5 dạng cấu trúc văn bản chính trong kinh doanh:
1. Mô tả: Tác giả mô tả một chủ đề.
2. Xâu chuỗi: Tác giả sử dụng trình tự số hoặc trình tự thời gian để liệt kê các vật, các sự kiện.
3. So sánh/Đối lập: Tác giả so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa 2 hoặc
nhiều hơn 2 sự kiện, chủ đề, vật thể.
4. Nguyên nhân/Kết quả: Tác giả phác hoạ 1 hoặc nhiều hơn 1 nguyên
nhân và sau đó mô tả kết quả tương ứng.
5. Vấn đề/Giải pháp: Tác giả đặt vấn đề hoặc câu hỏi, sau đó, đưa ra câu trả lời - Phong cách ngôn ngữ
Phong cách ngôn ngữ là cách diễn đạt (nói và viết) trong từng hoàn cảnh và
người diễn đạt nhất định, là những đặc điểm về cách thức diễn đạt tạo thành kiểu
diễn đạt trong một văn bản nhất định. Trong kinh doanh, phong cách ngôn ngữ
được yêu cầu phải có tính ngắn gọn, chuyên sâu, công vụ, logic và thuyết phục
Có 6 loại phong cách ngôn ngữ chính trong kinh doanh:
● Phong cách ngôn ngữ Báo chí – Thông tin thời sự – Ngắn gọn – Sinh động, hấp dẫn
● Phong cách ngôn ngữ Chính luận
– Công khai về quan điểm chính trị
– Chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận
– Truyền cảm, thuyết phục
● Phong cách ngôn ngữ Hành chính – Khuôn mẫu – Minh xác – Công vụ
● Phong cách ngôn ngữ Khoa học
– Khái quát, trừu tượng – Lí trí, logic – Khách quan, phi cá thể 3.2. Nội dung
- Đề tài: Là lĩnh vực đời sống được tác giả nhận thức, lựa chọn, khái quát,
bình giá và thể hiện trong văn bản.
- Chủ đề: Là vấn đề cơ bản được nêu ra trong văn bản. Nó là vấn đề được
tác giả quan tâm và thể hiện chiều sâu nhận thức của nhà văn đối với cuộc sống.
- Tư tưởng: là sự lí giải đối với chủ đề đã nêu lên, là nhận thức của tác giả
muốn trao đổi, nhắn gửi, đối thoại với người đọc.
Chương 4. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí
ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Ngay cả khi không là một
nhà văn thì tần suất bạn soạn thảo văn bản thường xuyên hơn bạn nghĩ. Ít nhất,
bạn cũng sẽ viết CV xin việc, email gửi đến nhà tuyển dụng, đăng bài trên các
phương tiện truyền thông xã hội… Nếu công việc yêu cầu, bạn cũng tạo ra
những văn bản như báo cáo, thuyết trình, bản tin…
Đó là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình
bày văn bản được thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm ứng dụng như
Microsoft Word. Đây cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng
mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.
Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa ra đánh giá về trí thông
minh và sự siêng năng của bạn dựa trên những gì họ nhìn thấy. Cho dù văn bản
đó là trên giấy hay trực tuyến (chẳng hạn như email, bài viết trên trang web…),
người đọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản của bạn có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.
Hậu quả của một văn bản kém chất lượng có thể khá nặng. Chẳng hạn, kỹ
năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ làm khách hàng của bạn phật
lòng và họ sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác. Hoặc nếu văn bản kém đó được in
ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí để in lại.
Khi xin việc, kỹ năng soạn thảo văn bản không tốt sẽ khiến bạn không nhận
được lời mời phỏng vấn cho công việc thực sự mong muốn. Gửi một bản CV
hoặc thư xin việc chứa nhiều lỗi cho thấy bạn không chuyên nghiệp. Đây không
nên là ấn tượng bạn tạo ra cho nhà tuyển dụng tiềm năng khi đang tìm việc làm.
May mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học
được. Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo
hợp đồng thương mại của bạn, hãy thử các bí quyết sau:
1.1.Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung
Tập trung vào mục tiêu chính
Điều đầu tiên bạn cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được
mục tiêu của văn bản đó là gì. Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến khách
hàng, một email trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng viên
tìm việc… Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khác nhau.
Nếu thông điệp phức tạp, hãy phác thảo trước
Sẽ không mất nhiều thời gian để soạn thảo các văn bản đơn giản nhưng nếu
bạn viết một điều gì đó phức tạp hơn với nhiều góc độ, câu hỏi hoặc yêu cầu,
hãy liệt kê trước khi viết. Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề
muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tình tiết nào. Thông tin vừa đủ
Hãy cung cấp cho người đọc các thông tin liên quan, tránh áp đảo họ bằng
các chi tiết lạc đề cũng là điều đáng lưu ý trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nếu
bạn đang thấy mình đang đắm chìm vào các chi tiết phức tạp, hãy xem lại từng
thông tin và hỏi xem nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn
không. Nếu không, đừng ngại xóa bỏ các thông tin đó.
Dùng từ và câu đơn giản
Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống
như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường. Đôi khi bạn
phải giải thích một chút về các từ ngữ này. Do đó, một trong những kỹ năng
soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu
quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.
Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc
hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản. Đọc thành tiếng
Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi
chảy khong. Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để
phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó.
4.2.Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày
Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh
Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif
dễ đọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc
hơn trên màn hình kỹ thuật số.
Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia, Hoefler Text và
Palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans,
Helvetica và Lucida Sans. Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt
văn bản của bạn. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề.
Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn
Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến
giao diện. Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọc
nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lề
phải: 1,5-3cm trên giấy A4. Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ
chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế.
Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí
hơn và nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép. Đối với các văn bản
kỹ thuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in
nghiêng cho các vấn đề quan trọng. Canh trái văn bản
Theo thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gì
bạn thường thấy trên sách báo nhưng đây lại là một lựa chọn sai khi nói đến các
kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.
Những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản. Điều này có thể sẽ tạo ra
sự “lởm chởm” ở bên phải của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làm
tăng mức độ dễ đọc cho văn bản.
Thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản
Các dòng đầu tiên của đoạn văn bản nên được thụt vào để làm cho mỗi
đoạn trở nên nổi bật, trong đó chữ các đầu tiên có cùng kích thước với các chữ khác trong văn bản.
Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản
Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ
năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung
quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy.
Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là
các báo cáo dựa trên dữ liệu.
Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần
cách nhau giữa các đoạn. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự
chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp phần chú thích của
hình ảnh trở nên nổi bật.
Chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh
Khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với
dòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn viết.
Các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách học
thuật của từng lĩnh vực đó. Bạn có thể cách đôi (double spacing) nếu không có
quy định bắt buộc. Các văn bản hành chính và kinh doanh có xu hướng cách
nhau 1 line (single) để giảm thiểu số lượng trang in trong khi các tài liệu kỹ
thuật số (Word hoặc email) sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines.
Chia nhỏ văn bản với tiêu đề
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu
bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. Văn bản càng dài, các tiêu
đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một bản báo cáo dài 20 trang mà
không có gì ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối, hay một bản báo cáo
dài 30 trang được trình bày với các phần chính, phần phụ rõ ràng và tiêu đề thích
hợp? Dĩ nhiên là trường hợp thứ 2 phải không? Ngắt trang
Khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên
nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. Nếu văn bản của bạn đủ dài
để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. Mỗi
chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống.
4.3. Nguyên tắc viết thư tín trong kinh doanh
● Đi thẳng vào vấn đề cần trao đổi, thảo luận, nêu bật những nét chính của
vấn đề, những yêu cầu cần đáp ứng.
● Rõ ràng: các ý trong thư cần rõ ràng, để người nhận có thể giải quyết công
việc với những thông tin đó.
● Đúng, chính xác: các sự việc, tình huống nêu trong thư như: ngày, giờ, địa
điểm giao hàng, giá cả,..phải đúng, chính xác. Cho nên sau khi viết thư
xong cần phải kiểm tra lại thông tin trước khi thư được gửi đi.
● Đầy đủ: trong thư phải nêu đủ những điều kiện cần thiết để giải quyết
công việc. Thư viết không thỏa mãn nguyên tắc này dễ làm người nhận bực mình, khó chịu.
● Nhất quán: các ý trong thư phải thống nhất, không mâu thuẫn với nhau.
● Thận trọng: các thông tin, số liệu đưa vào trong thư phải qua kiểm tra,
không đưa vào trong thư những thông tin mà người viết cũng chưa tin chắc.
● Lịch sự: lá thư không những thể hiện năng lực, sự am hiểu về vấn đề mà
còn thể hiện văn hóa giao tiếp, văn hóa ứng xử của người viết. Hơn nữa,
giao dịch bằng thư tín chỉ hiệu quả khi hai bên tôn trọng, hiểu biết lẫn
nhau. Vì vậy, lời lẽ trong thư phải nhã nhặn, lịch sự, ý tứ ngay cả trong
những tình huống mâu thuẫn, xung đột.
Ngoài những tình huống nêu trên, khi viết thư cần lưu ý những nguyên tắc:
- Xác định rõ mục đích viết thư.
- Cân nhắc những nội dung cần viết và sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý nhất.
- Cố gắng lường trước phản ứng của người đọc khi đọc thư.
- Lối viết tốt nhất là lối viết tự nhiên, phù hợp hoàn cảnh.
- Từ ngữ và cách lập luận phải phù hợp với trình độ nhận thức của người đọc.
- Trong những tình huống phức tạp, có nhiều nội dung cần trình bày thì nên
lập dàn ý trước khi viết để tránh bỏ sót hoặc trùng lặp ý.
Việc tuân thủ những nguyên tắc nêu trên sẽ tăng cường hiệu quả giao dịch
bằng thư tín của chúng ta. Tuy nhiên, có một số quan điểm cho rằng những
nguyên tắc trên làm cho lá thư có phần “khô khan”, “ cứng nhắc”, “khó viết” và
viết thư theo cảm hứng. Điều này thể hiện người viết chưa nắm được kỹ năng
viết thư một cách khoa học, chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của
việc giao dịch bằng thư tín. Trong những lá thư mang tính công việc, tính hợp lý
được đặt lên hàng đầu chứ không phải tình cảm.
4.4. Quy trình viết thư
Dựa trên các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển
thông điệp viết trong kinh doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm
5 bước có tên gọi với chữ cái đầu tiên tên D, nên gọi là quy trình 5D.
Bước 1:Determing the End(s) and the Means: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích.
Bước 2: Defining thr Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan.
Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư.
Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót.
Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư.
4.6. Kỹ năng viết thư
Để lá thư của bạn gây ấn tượng và mang tính thuyết phục, hãy tuân theo
chiến thuật GIRO. Đó lá: •
Gaining attention: Tạo sự chú ý. •
Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn. •
Reducing reistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại. •
Orchestration action: Lên kế hoạch hành động.
Tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc
hết nội dung của thư. Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tạo sự chú ý: một
lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn,..Ở lời mở đầu cũng
có thể đưa ra lý do, mục đích viết bài, hay một cách thuyết phục nhẹ nhàng để
người đọc thuận theo ý mình.
Tăng thêm sự mong muốn: sau khi đã gây được sự chú ý của người đọc, bước
tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người đọc, nhấn
mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự
mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ.
Giảm bớt khó khăn: sau khi đã tạo ra được những sự mong muốn của người
nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng thực hiện những lợi ích của
mình. Một thủ thuật quan trọng để giúp bạn viết thông điệp thành công là bạn
phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở
ngại có thể gặp phải khi thực hiện mong muốn đó.
Lên kế hoạch hành động: thư tín trong kinh doanh thường hướng tới một hành
động cụ thể ở phần kết. Sau khi đã đưa ra những lập luận khéo léo ở phần trên,
trước khi kết thúc bức thông điệp bạn hay lập một kế hoạch làm việc cụ thể để
đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động.
Khi sắp xếp ý tưởng và cấu trúc của một lá thư, bạn có thể sử dụng công thức RIPPA.
- Thiết lập mối liên hệ (Relationship).
- Cung cấp thông tin cho người nhận thư (Information).
- Phát triển ý tưởng từng điểm một để thuyết phục (Persuade).
- Củng cố lập luận bằng hình ảnh để thuyết phục (Picture).
- Kết thúc bằng yêu cầu người đọc hành động (Action).