CÂU 7 ĐIỂM
Phân tích khái niệm, thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Làm rõ các nội dung sau trong khái niệm: là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ
trị xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó.
+ Toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam
+ Không phụ thuộc vào thời gian hình thành
+ Không phân biệt nơi bảo quản
+ Không phân biệt chế độ chính trị xã hội
+ Không phân biệt kỹ thuật ghi tin
+ Không phân biệt vật mang tin. giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh )
Làm rõ được thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
+ Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ
chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và
hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng,
các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt
của Nhà nước, của các tổ chức chính trị xã hội.
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu và tài liệu khác có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh,
ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ
Phân tích ý nghĩa của việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Là một biện pháp quan trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất
công tác lưu trữ, nhằm giữ gìn, quản lý thống nhất và khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ của quốc gia, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tế của các cơ quan và nhân dân.
Pháp chế hóa quyền quản lý của Nhà nước đối với toàn bộ tài liệu lưu trữ: phục vụ
cho công trình nghiên cứu khoa học, lịch sử,..
Chấm dứt tình trạng phân tán tài liệu
Chấm dứt tình trạng công tác lưu trữ được tiến hành tự phát Là cơ sở để bổ sung
và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ
Phân tích khái niệm và mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức tài liệu lưu trữ.
Làm rõ khái niệm tổ chức tài liệu lưu trữ
Tổ chức TLLT là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành TL để
phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản
lý và sử dụng có hiệu quả TL đó.
Làm rõ mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức tài liệu lưu trữ ở các ý sau:
+ Tạo điều kiện để thực hiện chức năng quản lý của Nhà nước: thu thập, quản lý,
giao nộp giao nhận, bảo quản TL có giá trị lịch sử.
+ Tạo điều kiện để tổ chức sắp xếp tài liệu một cách khoa học thuận tiện cho việc
kiểm tra thường xuyên các TL nhằm phát hiện kịp thời các TL có nguy cơ bị hỏng
và có biện pháp khắc phục.
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ: tránh thất lạc, phân tán,...
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu, tra tìm, bảo quản, thống
Trình bày khái quát các giai đoạn tổ chức tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Giai đoạn 1: Tổ chức tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam để xác định
mạng lưới các lưu trữ.
+ Lưu trữ lịch sử: thực hiện hoạt động lưu trữ đối TL có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn, được tiếp nhận từ LTCQ và từ nhiều nguồn khác.
+ Lưu trữ cơ quan: thực hiện hđ lưu trữ đối với các TL của cơ quan, tổ chức.
Giai đoạn 2: Tổ chức tài liệu trong phạm vi các lưu trữ để xác định phông lưu trữ.
+ Phông lưu trữ cơ quan: phông LT bộ Y tế, phông LT sở Ngoại vụ,...
+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ: phông LT nhà thơ Xuân Diệu, phông
LT bác sĩ Phạm Ngọc Thạch,...
+ Phông lưu trữ liên hợp: chỉ thực hiện đối với những đơn vị hình thành phông đã
ngừng hoạt động, khối TL thường ít, không đầy đủ do mất mát gián đoạn, hoạt
động trong thời_ gian ngắn.
+ Sưu tập TLLT: là nhóm TL có ý nghĩa lịch sử thực tiễn được hình thành trong
quá trình hoạt động của nhiều CQ, cá nhân, được kết nối lại với nhau theo đặc
trưng như vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư,... VD: sưu tập TL về phong
trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930
Giai đoạn 3: Tổ chức tài liệu trong phạm vi từng phông lưu trữ thành các hồ sơ, đơn vị bảo quản.
+ đặc trưng phân loại TL phông LTCQ: đặc trưng CCTC, mặt hoạt động, thời gian, địa dư,vấn đề,..
+ phương án phân loại TL phông LTCQ: phương án TG CCTC, phương án CCTC
TG, phương án mặt HĐ TG, phương án TG mặt HĐ.
Xác định các đặc trưng phân loại để tổ chức mạng lưới kho lưu trữ?
Lấy ví dụ minh họa.
Xác định được các đặc trưng phân loại để tổ chức mạng lưới kho lưu trữ bao gồm:
+ Đặc trưng thời kỳ lịch sử.
là căn cứ vào bước ngoặt lịch sử của các cuộc cách mạng XH, sự chuyển biến từ
chế độ XH này sang chế độ XH khác đề phân loại TL của từng thời kỳ thành các kho lưu trữ thích hợp.
Lịch sử dân tộc VN đã trải qua các thời kỳ: thời kỳ PK, thời kỳ thực dân PK, thời kỳ
DCND và XHCN. TLLT ở nước ta hình thành từ các chế độ XH khác nhau sẽ được
tổ chức thành các kho LT riêng biệt như:
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ PK
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ thực dân PK
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ DCND và CNXH.
TL ở nước ta được chia thành 2 khối riêng biệt:
• Khối TL trước CMT8 1945 được bảo quản tại TT LTQG I tại HN
• Khối TL sau cmt8 1945 được bảo quản tại TT LTQG II,III,IV
+ Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương.
Là căn cứ vào hoạt động của cơ quan và ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa
phương của TL để phân TL ra thành 2 loại: TL có ý nghĩa toàn quốc, TL có ý nghĩa địa phương.
TL có ý nghĩa toàn quốc là những TL hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan TW, các tổ chức đoàn thể XH có chức năng nhiệm vụ bao quát quốc
gia như: quốc hội, chính phủ, Bộ và các cơ quan ngang Bộ, các ủy ban, hội liên hiệp phụ nữ VN
TL có ý nghĩa địa phương là TL của các cơ quan chính quyền, các tổ chức
XH, các toàn thể địa phương như cấp tỉnh cấp huyện. Đây là những CQ có vị trí ít
quan trọng trong BMNN nhiệm vụ,quyền hạn,giới hạn trong phạm vi địa giới nhất
định. TL hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hđ chính trị,văn
hóa,khoa học,.. Nổi tiếng mà phạm vi ảnh hưởng của họ có tính chất rộng rãi vượt
khỏi giới hạn địa phương thì những TL đó có ý nghĩa toàn quốc. VD: TT LTQGII
đang bảo quản 51 phông LT cá nhân, gđ,dòng họ như phông LT Tạ Quang Bửu, Văn
Trong thực tế, có những nhóm TL tuy phản ánh sự kiện xảy ra ở địa phương
và liên quan đến nhiều địa phương đó nhưng bản thân sự kiện đó lại có ý nghĩa to
lớn vượt xa ngoài phạm vi địa phương thì TL đó thuộc khối TL có ý nghĩa toàn quốc.
VD: TL về phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh năm 1930
TL toàn quốc còn gồm TL của 1 số cơ quan hđ mang tính chất khu vực nhưng
nội dung lại có ý nghĩa lớn cần được khai thác, sử dụng cho việc nghiên cứu nhiều
mặt trong phạm vi toàn quốc. VD: TL của Nha Kinh lược Bắc Kỳ, địa bạ các tỉnh.
Thuộc khối TL mang ý nghĩa địa phương gồm có TL hình thành trong quá
trình và hđ của các nhà hđ chính trị,XH, và các lĩnh vực khác nếu TL đó có ý nghĩa địa phương.
Vận dụng vào phân loại tài liệu phông LTQGVN:
• TL có ý nghĩa toàn quốc được bảo quản tại các kho lưu trữ TW như: Tt lưu trữ QG I,II,III,IV
• TL có ý nghĩa địa phương được bảo quản tại các LT địa phương như LT các tỉnh..
TT LTQG III đang bảo quản TL của cq,tc có vai trò quan trọng trong BMNN như
bộ kinh tế, bộ công thương, bộ tài chính, cục công nghiệp địa phương,..
+ Đặc trưng lãnh thổ hành chính
Là căn cứ vào cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở TW và địa phương để phân
cấp quản lý TLLT cho phù hợp.
Hiến pháp 1992 (2013) quy định lãnh thổ hành chính của nước ta bao gồm:
• Cấp tỉnh( các tỉnh TP trực thuộc TW)
• Cấp huyện (các huyện, thị xã và TP thuộc tỉnh)
• Cấp xã (xã,phường,thị trấn)
• Vận dụng vào phân loại TL phông LTQGVN thì ở cấp tỉnh có các LT tỉnh bảo
quản TL sản sinh trong quá trình hoạt động của các CQ,TC cấp tỉnh, cấp
huyện, và đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt (UBND tỉnh, các Sở thuộc
UBND tỉnh, các Bna và các tổ chức đoàn thể,...) điều 20 luật lưu trữ 2011.
+ Đặc trưng ngành hoạt động
Ngành hoạt động XH là những lĩnh vực hđ của nhà nước và XH như kinh tế,
văn hóa, quốc phòng, nội vụ, ngoại giao,..
Phân loại TL theo đặc trưng ngành hđ là căn cứ vào các lĩnh vực hđ của đời
sống XH để phân loại TL.
Do đặc điểm quản lý của các CQNN ta là quản lý theo địa bàn lãnh thổ có kết
hợp quản lý ngành, do đó chỉ có 1 số ngành do yêu cầu riêng của TLKT: TL có mức
độ mật cao, giá trị thực tiễn kéo dài đã hình thành 1 số kho LT theo ngành hđ như
kho LT của ngành ngoại giao, ngành QP, ngành CA.
+ Đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác
Là căn cứ vào pp chế tác và chất liệu vật mang tin để phân loại TL thành các kho LT
thích hợp đối với việc bảo quản từng loại hình TL.
Vận dụng đặc trưng này vào thực tiễn ở nước ta đã tổ chức kho LTTL phim, điện
ảnh, kho LTTL địa chất, kho LTTL khí tượng thủy văn,... Ví dụ minh họa.
Vẽ và giải thích sơ đồ mạng lưới lưu trữ của Việt Nam.
Liệt kê đầy đủ các kho lưu trữ
Bố trí hợp lý hệ thống các lưu trữ theo thứ tự từ TW đến địa phương
Thể hiện được mối quan hệ giữa các lưu trữ trong sơ đồ.
Giải thích các nội dung nêu trên sơ đồ
Xác định và trình bày các đặc trưng phân loại tài liệu được vận dụng
để thành lập các trung tâm lưu trữ quốc gia.
Xác định được đặc trưng vận dụng:
+ Đặc trưng thời kỳ lịch sử
là căn cứ vào bước ngoặt lịch sử của các cuộc cách mạng XH, sự chuyển biến từ
chế độ XH này sang chế độ XH khác đề phân loại TL của từng thời kỳ thành các kho lưu trữ thích hợp.
+ Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc
là những TL hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan TW, các tổ chức
đoàn thể XH có chức năng nhiệm vụ bao quát quốc gia như: quốc hội, chính phủ,
Bộ và các cơ quan ngang Bộ, các ủy ban, hội liên hiệp phụ nữ VN
Trình bày được nội dung và cách vận dụng của từng đặc trưng
+ Nội dung đặc trưng thời kỳ lịch sử
Lịch sử dân tộc VN đã trải qua các thời kỳ: thời kỳ PK, thời kỳ thực dân PK, thời kỳ
DCND và XHCN. TLLT ở nước ta hình thành từ các chế độ XH khác nhau sẽ được
tổ chức thành các kho LT riêng biệt như:
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ PK
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ thực dân PK
• Kho LT bảo quản TL thời kỳ DCND và CNXH.
+ Cách vận dụng đặc trưng thời kỳ lịch sử
TL ở nước ta được chia thành 2 khối riêng biệt:
• Khối TL trước CMT8 1945 được bảo quản tại TT LTQG I tại HN
• Khối TL sau cmt8 1945 được bảo quản tại TT LTQG II,III,IV
+ Nội dung đặc trưng ý nghĩa toàn quốc
TL hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hđ chính trị,văn
hóa,khoa học,.. Nổi tiếng mà phạm vi ảnh hưởng của họ có tính chất rộng rãi vượt
khỏi giới hạn địa phương thì những TL đó có ý nghĩa toàn quốc. VD: TT LTQGII
đang bảo quản 51 phông LT cá nhân, gđ,dòng họ như phông LT Tạ Quang Bửu, Văn
Trong thực tế, có những nhóm TL tuy phản ánh sự kiện xảy ra ở địa phương
và liên quan đến nhiều địa phương đó nhưng bản thân sự kiện đó lại có ý nghĩa to
lớn vượt xa ngoài phạm vi địa phương thì TL đó thuộc khối TL có ý nghĩa toàn quốc.
VD: TL về phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh năm 1930
+ Cách vận dụng đặc trưng ý nghĩa toàn quốc
Trong thực tế có những TL do các CQ ở địa phương hình thành ra nhưng mang ý
nghĩa toàn quốc. Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các Phòng, Kho LT lịch
sử, kho LT cơ quan ở trung ương và địa phương.
Việc thành lập các lưu trữ cấp tỉnh đã vận dụng đặc trưng nào trong
phân loại tài liệu? Ý nghĩa của sự vận dụng đặc trưng đó.
Việc thành lập các lưu trữ cấp tỉnh đã vận dụng đặc trưng ý nghĩa địa phương
trong phân loại tài liệu
• Là những tài liệu của các cơ quan chính quyền, các tổ chức XH, các đoàn
thể ở địa phương như cấp tỉnh, cấp huyện.
• Đây là những cơ quan có vị trí ít quan trọng trong BMNN, nhiệm vụ, quyền
hạn chỉ giới hạn trong phạm vi hành chính nhất định.
• Thuộc khối tài liệu mang ý nghĩa địa phương gồm có tài liệu hình thành
trong quá trình sống và hoạt động của nhà các hoạt động chính trị, xã hội và
các lĩnh vực khác nếu tài liệu đó có ý nghĩa địa phương.
• Tài liệu có ý nghĩa địa phương: được bảo quản ở các Lưu trữ địa phương
tương ứng đó là Lưu trữ các tỉnh (Trung tâm lưu trữ tỉnh)
Ý nghĩa của việc vận dụng đặc trưng:
+ Tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh được quản lý tập trung, thống nhất ở mỗi kho lưu
trữ tỉnh, thành phố thuộc TW.
+ Thuận lợi cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
+ Tài liệu được bảo quản an toàn
+ Phục vụ khai thác, sử dụng hiệu quả
Trình bày cách vận dụng đặc trưng lãnh thổ hành chính trong việc xác
định mạng lưới lưu trữ.
Phân loại theo đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương là căn cứ
vào cơ chế quản lý hành chính nhà nước ở TW và địa phương để phân cấp quản lý
tài liệu lưu trữ cho phù hợp.
Hiến pháp 1992 (2013) quy định lãnh thổ hành chính của nước ta bao gồm:
+ Cấp tỉnh (các tỉnh, TP trực thuộc TW)
+ Cấp huyện (huyện, quận, thị xã và các TP trực thuộc tỉnh)
+ Cấp xã (xã, phường, thị trấn)
Vận dụng vào phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia thì ở cấp tỉnh
các lưu trữ tỉnh bảo quản tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt (UBND
tỉnh, sở thuộc UBND tỉnh, các ban và các tổ chức đoàn thể…)
* Điều 20, Luật Lưu trữ năm 2011: “Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp
nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở
cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt)
Trình bày cách vận dụng đặc trưng ngành hoạt động trong việc xác
định mạng lưới lưu trữ.
Ngành hoạt động xã hội là những lĩnh vực hoạt động của Nhà nước và xã
hội như: kinh tế, văn hóa, quốc phòng, nội vụ…
Phân loại theo đặc trưng ngành hoạt động xã hội là căn cứ vào các lĩnh vực
hoạt động đời sống xã hội để phân loại tài liệu.
Do đặc điểm quản lý của các cơ quan nhà nước ta là quản lý theo địa bàn
lãnh thổ có kết hợp quản lý ngành, chỉ có 1 số ngành yêu cầu riêng của tài liệu lưu
trữ: Tài liệu có mức độ mật cao, giá trị thực tiễn kéo dài đã hình thành một số kho
lưu trữ theo ngành hoạt động: Kho lưu trữ ngành Ngoại giao, Công an, Quốc phòng…
Phân tích khái niệm giới hạn phông lưu trữ. Xác định những yếu tố
ảnh hưởng đến việc xác định giới hạn phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của CQ,TC hoặc cá nhân.
Giới hạn phông LT là khoảng thời gian hđ của 1 cơ quan trong đó tạo ra phông LT.
Xác định giới hạn phông LT là xác định giới hạn thời gian và thành phần TL của 1 phông LT cụ thể.
• Giới hạn thời gian của 1 phông LT là căn cứ vào thời gian bắt đầu và thời gian
kết thúc hđ của 1 đơn vị hình thành phông thông qua các VBQPPL của các
CQ có thẩm quyền như: các bộ, CQ ngang bộ,...
• Thành phần TL: căn cứ chức năng nhiệm vụ của CQ hình thành phông để xác
định những TL thuộc phông.
Xác định được 3 yếu tố:
+ Sự thay đổi về chế độ chính trị:
➢ Đối với các phông LT cơ quan: khi chế độ chính trị thay đổi các cơ quan thuộc
BMNN cũ bị xóa bỏ, chấm dứt hđ của hàng loạt các đơn vị hình thành phông.
Các cơ quan thuộc BMNN mới thành lập làm xuất hiện hàng loạt các đơn vị hình thành phông mới.
➢ Đối với phông LT cá nhân: sự thay đổi về chế độ chính trị không ảnh hưởng
tới việc xác định giới hạn phông LT.
+ Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
➢ Thay đổi hoàn toàn chức năng,nhiệm vụ phông LT kết thúc, phông LT mới bắt đầu hđ.
➢ Nếu thay đổi 1 phần chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà không thay đổi chức
năng nhiệm vụ chủ yếu được giao ban đầu thì phông LT không thay đổi.
+ Sự thay đổi địa giới hành chính
Sự thay đổi này có ảnh hưởng đến 1 số phông LT cơ quan. Địa giới hành chính
thay đổi thường gắn với việc phân chia hoặc sát nhập các đơn vị hành chính như:
nhập tỉnh, chia nhập huyện, chia nhập xã,..
niệm xác định giới hạn phông lưu trữ. Để xác định giới
hạn phông lưu trữ cơ quan, tổ chức cần dựa vào căn cứ nào?
Xác định giới hạn phông LT là xác định giới hạn thời gian và thành phần TL của 1 phông LT cụ thể.
• Giới hạn thời gian của 1 phông LT là căn cứ vào thời gian bắt đầu và thời gian
kết thúc hđ của 1 đơn vị hình thành phông thông qua các VBQPPL của các
CQ có thẩm quyền như: các bộ, CQ ngang bộ,... VD: Bộ TN&MT thành lập
theo nghị định số 91/2002/NĐ
> ngày tháng bắt đầu hđ.
• Thành phần TL: căn cứ chức năng nhiệm vụ của CQ hình thành phông để xác
định những TL thuộc phông.
Căn cứ để xác định:
+ Văn bản về việc thành lập, giải thể cơ quan, tổ chức
+ Văn bản về việc sáp nhập, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
+ Văn bản về việc điều chỉnh địa giới hành chính.
Phân tích khái niệm xác định giới hạn phông lưu trữ. Để xác định giới
hạn phông lưu trữ cá nhân cần dựa vào căn cứ nào?
Xác định giới hạn phông LT là xác định giới hạn thời gian và thành phần TL của 1 phông LT cụ thể.
• Giới hạn thời gian của 1 phông LT là căn cứ vào thời gian bắt đầu và thời gian
kết thúc hđ của 1 đơn vị hình thành phông thông qua các VBQPPL của các
CQ có thẩm quyền như: các bộ, CQ ngang bộ,... VD: Bộ TN&MT thành lập
theo nghị định số 91/2002/NĐ
> ngày tháng bắt đầu hđ.
• Thành phần TL: căn cứ chức năng nhiệm vụ của CQ hình thành phông để xác
định những TL thuộc phông.
Căn cứ để xác định: phông LT cá nhân là những TL của các nhà hđ chính trị, xã
hội, nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của họ.
Xác định giới hạn phông trước hết là xác định độ dài cuộc sống và hoạt động của cá
nhân được thành lập phông. Trong thành phần phông gồm các TL hình thành sau khi
cá nhân ấy qua đời (TL về tang lễ, hồi ký, xuất bản tác phẩm, bài báo...), ngoài những
TLLT của cá nhân đó còn có cả TL của người thân gần gũi của cá nhân nếu những
nghĩa với cá nhân đó hoặc có giá trị về mặt khoa học và giá trị khác.
Nếu như người thân của cá nhân được lập phông cũng là người hđ nổi tiếng, có khối
lượng TL lớn thì tập hợp các TL của cá nhân này không được gọi là phông cá nhân
nữa mà gọi là phông gia đình. + Giấy khai sinh
+ Giấy báo tử, tài liệu về lễ truy điệu
+ Có thể kéo dài giới hạn thời gian kết thúc của phông lưu trữ cá nhân (sau khi cá nhân qua đời)
Trình bày các đặc trưng được sử dụng trong phân loại tài liệu phông
lưu trữ cơ quan. Lấy ví dụ minh họa.
Đặc trưng thời gian:
+ Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu + Ví dụ: Văn phòng 1.1 Năm 1962 1.2 Năm 1963 1.3 Năm 1964 1.4 Năm 1965
Đặc trưng cơ cấu tổ chức:
+ Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ chia thành các
nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành
phông. Tài liệu của mỗi Phông được xếp riêng
+ Ví dụ: Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 – 1965, tài liệu
được phân chia thành các nhóm cơ bản sau: Văn phòng Vụ Kế hoạch Thống kê
Vụ Tổ chức cán bộ Lao động tiền lương Vụ Tổ chức kỹ thuật Vụ Vật giá
Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông
sẽ chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đặc trưng vấn đề:
+ Căn cứ vào nội dung của tài liệu để chia tài liệu theo vấn đề, sự việc + Ví dụ:
Vụ Tổ chức cán bộ Lao động tiền lương 3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương
Đặc trưng địa dư: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được
theo các đơn vị hành chính hoặc khu vực nhất định mà tài liệu đó phụ thuộc hoặc hình thành
Nêu các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan.
tích điều kiện áp dụng phương án Thời gian Mặt hoạt động trong việc tổ
chức tài liệu phông lưu trữ cơ quan
Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
➢ Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo thời gian, sau đó
tài liệu được chia theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình
Tiếp đó, lại được chia theo một số đặc trưng phụ khác.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu, các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức
không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những thay đổi có thể thay đổi được.
➢ Đây là phương án đơn giản dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức,
hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.
➢ Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo
đặc trưng thời gian. Tiếp đó, lại được chia theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu, các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức
ổn định, ít thay đổi. Thường áp dụng với đơn vị hình thành Phông đã ngưng hoạt động. MHĐ
➢ Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng mặt
hoạt động, sau đó tài liệu được chia nhỏ hơn theo đặc trưng thời gian. Tiếp
đó, lại được chia nhỏ hơn nữa theo một số đặc trưng phụ.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông
có cơ cấu tổ chức hay chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc đã ngưng hoạt động. MHĐ
➢ Trước hết toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản
theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được chia theo mặt hoạt động của cơ
quan, đơn vị hình thành phông
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông
có cơ cấu tổ chức không rõ ràng, chức năng nhiệm vụ hay thay đổi; cơ quan
đang hoạt động trong thực tế.
+ Điều kiện áp dụng phương án Thời gian Mặt hoạt động
Cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng.
Chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi.
Cơ quan đang hoạt động trong thực tiễn.
Nêu các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan.
tích điều kiện áp dụng phương án Mặt hoạt động Thời gian trong tổ chức tài
liệu phông lưu trữ cơ quan.
* Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
➢ Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo thời gian, sau đó
tài liệu được chia theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình
thành phông. Tiếp đó, lại được chia theo một số đặc trưng phụ khác.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu, các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức
không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những thay đổi có thể thay đổi được.
➢ Đây là phương án đơn giản dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức,
hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.
➢ Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo
đặc trưng thời gian. Tiếp đó, lại được chia theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu, các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức
ổn định, ít thay đổi. Thường áp dụng với đơn vị hình thành Phông đã ngưng hoạt động. MHĐ
➢ Trước hết toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản
theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được chia theo mặt hoạt động của cơ
quan, đơn vị hình thành phông
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông
có cơ cấu tổ chức không rõ ràng, chức năng nhiệm vụ hay thay đổi; cơ quan
đang hoạt động trong thực tế. MHĐ
➢ Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng mặt
hoạt động, sau đó tài liệu được chia nhỏ hơn theo đặc trưng thời gian. Tiếp
đó, lại được chia nhỏ hơn nữa theo một số đặc trưng phụ.
➢ Thường được dùng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông
có cơ cấu tổ chức; chức năng hay thay đổi, khó theo dõi hoặc đã ngưng hoạt động.
* Điều kiện áp dụng phương án Mặt hoạt động Thời gian
Cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng
Chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi
Cơ quan đã ngừng hoạt động trong thực tiễn
Trình bày khái niệm, nội dung bản lịch sử đơn vị hình thành phông.
Khái niệm Lịch sử đơn vị hình thành phông: bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và
hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
Nội dung bản lịch sử đơn vị hình thành phông:
+ Tên gọi chính xác của cơ quan sản sinh ra tài liệu và những thay đổi về tên gọi (nếu có)
+ Thời gian thành lập, thời gian ngừng hoạt động.
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và những thay đổi (nếu có)
+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi (nếu có)
+ Lề lối làm việc và quan hệ công tác.
Trình bày khái niệm, nội dung bản lịch sử phông.
Khái niệm Lịch sử phông: bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông lưu trữ
Nội dung bản lịch sử đơn vị hình thành phông:
+ Tài liệu có sớm nhất, muộn nhất
+ Khối lượng tài liệu của phông
+ Số lượng tài liệu của từng năm, từng đơn vị tổ chức
+ Thành phần, nội dung tài liệu của phông
+ Mức độ hoàn chỉnh của phông lưu trữ
+ Tình trạng tài liệu trong phông
+ Các loại hình tài liệu trong phông + Mức độ nghiệp vụ
Trình bày căn cứ để biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
ác văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách,
sáp nhập… quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị
hình thành phông và các đơn vị cấu thành;
ác văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của
đơn vị hình thành phông;
ác biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê
tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến; áo cáo kết quả khảo sát tài liệu; ác tư liệu
Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.
Trình bày khái niệm phông lưu trữ cá nhân. Kể tên các thành phần tài
liệu của phông lưu trữ cá nhân.
Khái niệm phông lưu trữ cá nhân: toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của một cá nhân
Thành phần bao gồm: +Tài liệu về tiểu sử
+Tài liệu về hoạt động chuyên môn
+Tài liệu về hoạt động trong các lĩnh vực xã hội khác
liệu về sáng tạo nghệ thuật
+ Thư từ trao đổi giữa cá nhân với các cơ quan và các cá nhân + Tài liệu về tài sản +Tài liệu tạo hình
+ Các sưu tập do cá nhân sưu tầm, thu thập + Tài liệu dòng họ
+ Tài liệu về cá nhân được thu thập, sưu tầm sau khi cá nhân đó qua đời. CÂU 3 ĐIỂM
Nêu khái niệm Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
+ Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân,
nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
+ Tổ chức XH nghề nghiệp: Hội đông y, Hội KKS, Hội nhà báo, Hội nhà văn, Hội DNT, Hội tin học…
Nêu khái niệm Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Nêu được các nội dung sau:
• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của ĐCS Việt Nam, tổ chức
tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị xã hội.
+ ĐHĐBTQ, BCHTW, Bộ Chính trị, Đảng bộ khối các cơ quan TW, Đảng bộ khối
các cơ quan doanh nghiệp TW. BCH Đảng bộ các tỉnh, TP trực thuộc TW, Đảng ủy
Quân sự TW, CA TW; các cơ sở hành chính sự nghiệp đặt dưới sự lãnh đạo của cấp
ủy huyện, quận, thị xã, TP thuộc tỉnh
+ Đông Dương CSĐ, Đông Dương CSLĐ, An Nam CSĐ
+ Hội cựu chiến binh, hội liên hiệp phụ nữ, Hội ND, Liên đoàn lao động, ĐTNCSHCM, UBMTTQ
Nêu khái niệm lưu trữ cơ quan. Lấy ví dụ minh họa.
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Hoạt động lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Nêu khái niệm lưu trữ lịch sử. Lấy ví dụ minh họa.
Nêu được các nội dung sau:
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn Hoạt động lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
Được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và các nguồn khác.
Trình bày khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
Thời gian thành lập:
1988, Cục Trưởng Cục Lưu trữ nhà nước ký
Quyết định số 385/QĐ TC thực hiện việc đổi tên các Kho Lưu trữ TW thành các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (theo QĐ số 223/QĐ 1988 của Chủ tịch
Hội Đồng Bộ trưởng). Như vậy, ngày
1988 Kho Lưu trữ TW ở Hà Nội chính
thức trở thành Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Địa điểm: Số 5 Vũ Phạm Hàm phường Yên Hoà Cầu Giấy Hà Nội.
Thành phần tài liệu, thời gian tài liệu: tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và cá nhân thời kỳ Phong
kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc
Trình bày khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia II
Thời gian thành lập: Được thành lập theo Quyết định số 252/BT ngày 29.11.1976
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng
Địa điểm: ại số 17A Lê Duẩn Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Thành phần tài liệu, thời gian tài liệu: tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và cá nhân thời kỳ Phong
kiến, Pháp thuộc, Mỹ Ngụy và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên
địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam
Trình bày khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Thời gian thành lập: theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 của Ban Tổ
chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
Địa điểm: Số 34 Phan Kế Bính Quận Ba Đình Hà Nội.
Thành phần tài liệu, thời gian tài liệu: sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
từ năm 1945 đến nay trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Bắc
Trình bày khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV
Thời gian thành lập: được thành lập vào ngày 25 tháng 8 năm 2006 theo Quyết
định số 1176/QĐ BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Địa điểm:
Yết Kiêu, phường 5, thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Thành phần tài liệu, thời gian tài liệu: có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý,
bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu:
• Mộc bản triều Nguyễn
• Tài liệu của Chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt (Trung
phần), Cao nguyên Trung phần từ năm 1946 đến năm 1954; •
Cơ quan, tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hòa tại các tỉnh Trung nguyên
Trung phần (từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận) và các tỉnh Cao nguyên
Trung phần từ năm 1954 đến năm 1975
Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia có đủ điều kiện thành lập phông lưu
trữ hay không? Giải thích
Đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ Giải thích:
Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm
quyền, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ
quan đó (đây là điều kiện quan trọng nhất).
+ Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ.
+ Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch, thanh quyết
toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng).
Có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Tuy nhiên, trong thực tiễn có thể có những cơ quan, tổ chức thiếu một trong các điều
kiện trên, nhưng vẫn có thể thành lập phông lưu trữ vì thành phần nội dung tài liệu
có giá trị đối với dân tộc, với địa phương và điều cơ bản là cơ quan, tổ chức đó hoạt động độc lập.
Nêu trụ sở hiện nay của các Trung tâm lưu trữ quốc gia
Số 5 Vũ Phạm Hàm phường Yên Hoà Cầu Giấy Hà Nội.
số 17A Lê Duẩn Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Số 34 Phan Kế Bính Quận Ba Đình Hà Nội.
02 Yết Kiêu, phường 5, thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Nêu khái niệm phông lưu trữ. Kể tên các loại phông lưu trữ
* Khái niệm phải nêu được các nội dung sau:
Là toàn bộ tài liệu lưu trữ.
Được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
Được bảo quản trong các kho lưu trữ.
* Kể tên các loại phông: Phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ cá nhân, phông lưu
trữ gia đình, phông lưu trữ dòng họ
Nêu khái niệm phông lưu trữ cơ quan. Lấy ví dụ minh họa.
* Khái niệm phải nêu được các nội dung sau:
Là toàn bộ tài liệu lưu trữ.
Được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
Được lựa chọn, bảo quản trong kho lưu trữ. Ví dụ minh họa
Nêu khái niệm phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Lấy ví dụ minh họa.
Khái niệm phông lưu trữ cá nhân
toàn bộ tài liệu lưu trữ.
+ Được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân tiêu biểu.
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời.
Được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh,
Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn…
Khái niệm phông lưu trữ gia đình
+ Là toàn bộ tài liệu lưu trữ.
+ Được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những thành viên trong
một gia đình (gồm 3 thế hệ: bố mẹ, con và cháu).
+ Được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
Khái niệm phông lưu trữ dòng họ
+ Là toàn bộ tài liệu lưu trữ
Được hình thành trong quá trình hoạt động của những thế hệ kế tiếp nhau của một
dòng họ trực hệ (theo họ nội) và đại diện các chi phái có quan hệ về tài sản chung.
- Được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ
Ví dụ: Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có tài liệu của các dòng họ: Gia phả họ
Chu Văn, Gia phả họ Đỗ, Gia phả họ Đường,
niệm sưu tập tài liệu lưu trữ. Lấy ví dụ minh họa.
* Khái niệm phải nêu được các nội dung sau: Là một nhóm tài liệu.
Có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn.
Được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân.
Được kết hợp lại với nhau theo các đặc trưng như: vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư…
* Ví dụ minh họa: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh 1930
1931; Sưu tập tài liệu về Phong trào Đông Du đầu thế kỷ XX…
Nêu khái niệm phông lưu trữ và giới hạn phông lưu trữ. Ví dụ
* Khái niệm phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
* Giới hạn phông lưu trữ
Giới hạn phông lưu trữ: là khoảng thời gian hoạt động của 1 cơ quan, trong
đó tạo ra phông lưu trữ
Xác định giới hạn phông lưu trữ: là việc xác định giới hạn thời gian và xác
định thành phần tài liệu của 1 phông lưu trữ cụ thể
Xác định giới hạn thời gian
+ Để xác định giới hạn thời gian của 1 phông lưu trữ, căn cứ vào thời gian bắt
đầu và thời gian kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông
+ Sự xác định này thông qua các VB quy phạm pháp luật của CQNN có thẩm
quyền như: chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ,cơ quan thuộc chính phủ
• Thời gian bắt đầu của phông lưu trữ: là thời gian của một Phông lưu trữ cơ
quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập
• Thời gian kết thúc hoạt động của phông lưu trữ: là thời gian cơ quan, tổ chức
đó ngừng hoạt động hoặc giải thể. * Ví dụ minh họa.
Bộ tài nguyên và môi trường thành lập theo nghị định số 91/2002/NĐ
11/11/2002 của chính phủ > Ngày tháng bắt đầu hoạt động
Ngày 31/12/2022 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội sáp nhập với Học viện Hành chính
quốc gia > Ngày tháng kết thúc hoạt động của trường ĐH Nội vụ
Kể tên các công việc trong quy trình tổ chức tài liệu phông lưu trữ cơ
Nghiên cứu, biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông: bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động
của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phông: bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông lưu trữ
Nội dung bản lịch sử đơn vị hình thành phông:
+ Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc hình thành đơn vị thành lập phông
+ Tên gọi chính xác của đơn vị thành lập phông và những thay đổi về tên gọi
+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động (thời gian thành lập và thời gian giải thể, sát nhập)
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và những thay đổi về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của đơn vị hình thành phông
+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình hoạt động
của đơn vị hình thành phông
+ Lề lối làm việc, quan hệ cộng tác, vai trò, vị trí của đơn vị hình thành phông
trong hệ thống BMNN và hệ thống ngành
+ Chế độ CTVT và những đặc điểm trong việc tổ chức quản lý công văn giấy tời
của cơ quan hình thành phông
Nội dung bản lịch sử phông:
+ Tên phông và sự thay đổi tên gọi của phông
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông
+ Khối lượng tài liệu của Phông, khối lượng tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý.
+ Nội dung và thành phần tài liệu
+ Mức độ đầy đủ của tài liệu
+ Tình trạng VL của tài liệu Phương án biên soạn
Nguồn tài liệu (căn cứ) biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
* Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Khái niệm: là bản dự kiến các nhóm tài liệu để làm cơ sở phân chia tài liệu ra các
nhóm lớn, vừa, nhỏ… nhằm tổ chức sắp xếp tại liệu của Phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý.
Chọn phương án phân loại tài liệu
+ Để phân loại tài liệu một phông lưu trữ, cơ quan cần lựa chọn 1 phương án phù hợp.
+ Muốn chọn được phương án phù hợp cần nghiên cứu kĩ quá trình hình thành,
hoạt động của cơ quan hình thành phông và thực tế tài liệu của phông => xác định
được các đặc trưng cơ bản của tài liệu trong từng phông để chọn phương án phân
loại hệ thống hóa tài liệu.
Xây dựng phương án phân loại:
+ Xác định các nhóm lớn: Căn cứ vào hoạt động thực tế của cơ quan để xác định
các nhóm lớn, xác định cụ thể tên nhóm.
+ Xác định các nhóm vừa trong từng nhóm lớn: Dựa trên đặc trưng đã lựa chọn
trong phương án, phải xác định cụ thể trong nhóm lớn có bao nhiêu nhóm vừa và xác định tên nhóm.
+ Xác định các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa và xác định các nhóm nhỏ
hơn trong từng nhóm nhỏ: Trên cơ sở nghiên cứu nội dung, đặc điểm và số lượng
của từng nhóm vừa, nhóm nhỏ trong nhóm vừa
* Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu
Căn cứ vào phương án phân loại, tiến hành sắp xếp các hồ sơ, đơn vị bảo quản
từng nhóm nhỏ, nhóm vừa, nhóm lớn và sắp xếp thành một phông lưu trữ.
Khi hệ thống hóa hồ sơ, các hồ sơ được hệ thống hóa theo từng dạng thời hạn bảo
quản. Trong từng dạng thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ) được hệ thống hóa theo
trình tự: chung – trước, cụ thể sau…
Nêu căn cứ để lựa chọn phương pháp hệ thống hoá tài liệu.
Nêu được các căn cứ:
Đặc điểm, tình hình của từng phông lưu trữ cụ thể:
Căn cứ vào phương án phân loại, tiến hành sắp xếp các hồ sơ, đơn vị bảo quản
trong từng nhóm nhỏ, nhóm vừa, nhóm lớn và sắp xếp thành một phông lưu trữ.
+ Khi hệ thống hóa hồ sơ, các hồ sơ được hệ thống hóa theo từng dạng thời hạn bảo
quản. Trong từng dạng thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ) được hệ thống hóa theo
trình tự: chung – trước, cụ thể sau… Nhân lực
Điều kiện và phương tiện làm việc
Những đặc trưng nào được sử dụng để phân loại các sưu tập lưu trữ.
Cho ví dụ minh họa.
Làm rõ các nội dung sau:
Vấn đề: Sưu tập lưu trữ có thể được phân loại dựa trên vấn đề chung mà các tài
liệu trong sưu tập liên quan đến
Tên gọi: mỗi sưu tập lưu trữ có thể có một tên gọi riêng, phản ánh nội dung và mục đích của sưu tập đó.
Tác giả: của các tài liệu trong sưu tập cũng có thể được sử dụng để phân loại.
Thời gian: các tài liệu trong sưu tập được tạo ra, hoặc thời gian mà chúng liên
quan đến, cũng có thể được sử dụng để phân loại. Ví dụ, có thể có sưu tập lưu trữ
về một thời kỳ lịch sử cụ thể, như thời kỳ cổ đại, thời Trung cổ, hay thế kỷ 20.
Địa dư: toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được phân nhóm theo các đơn vị hành
chính hoặc khu vực nhất định mà tài liệu đó phụ thuộc hoặc hình thành
* Ví dụ minh họa: Sưu tập tài liệu về phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930
Nêu căn cứ để xây dựng phương án phân loại tài liệu sưu tập lưu trữ.
Đặc điểm của từng chuyên đề: nội dung theo đề mục, vấn đề là yếu tố cơ bản để
xây dựng phương án phân loại
Nhu cầu nghiên cứu của độc giả
Xây dựng phương án phân loại linh hoạt, phù hợp với từng sưu tập: k
phương án mẫu phân loại bộ sưu tập lưu trữ nên cần có sự sáng tạo, linh động khi
phân loại từng sưu tập cụ thể
hững đặc trưng nào được sử dụng để phân loại tài liệu phông lưu
trữ cá nhân. Cho ví dụ minh họa.
Sự vật: Là những tài liệu bao quát về cá nhân được thành lập phông
Chuyên đề: Là toàn bộ tài liệu nói về một lĩnh vực, khía cạnh cụ thể của cá nhân
Thời gian: là toàn bộ tài liệu về độ dài cuộc sống và hoạt động của cá nhân được thành lập phông
Thể loại: Tùy theo quá trình sống và hoạt động của cá nhân, sẽ có các loại tài liệu
khác nhau. Khối tài liệu cơ bản của từng cá nhân là: Tiểu sử, gia phả, tộc phả, bằng,
sắc; Các công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác; Tài liệu của cá nhân về hoạt động
chính trị, kinh tế, xã hội...; Thư từ trao đổi; Những công trình, bài viết về cá nhân do
cá nhân nhận hoặc sưu tầm được; Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân
hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được; Ấn phẩm, tài liệu đặc biệt do hân sưu tầm được
Vấn đề: Tài liệu được phân nhóm theo nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc
cụ thể đối với các cá nhân
Ví dụ: Giới hạn PLT đồng chí Lê Duẩn ( Bí thư thứ nhất BCHTW Đảng khóa III,
tổng bí thư các khóa IV, V): Từ 7/4/1907