Tài liệu phần 5 Khái niệm giao tiếp bằng văn bản | Giao tiếp kinh doanh
Tài liệu phần 5 Khái niệm giao tiếp bằng văn bản | Giao tiếp kinh doanh với những kiến thức và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng, ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần. Mời bạn đọc đón xem!
Preview text:
1. Khái niệm giao tiếp bằng văn bản 1.2. Khái niệm
- Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện giao tiếp chính thức,trong đó
thông điệp được soạn thảo cẩn thận và được xây dựng dưới dạng văn bản. Nó
được lưu giữ như một nguồn tài liệu tham khảo hoặc hồ sơ pháp lý.
- Giao tiếp trong đó thông điệp được truyền đi dưới dạng viết hoặc in được gọi
là giao tiếp bằng văn bản.
- Các kênh khác nhau của giao tiếp bằng văn bản là thư, e-mail, tạp chí, báo, tin
nhắn văn bản, báo cáo, v.v…
1.3. So sánh giữa giao tiếp bằng miệng với giao tiếp bằng văn bản GT bằng miệng GT bằng văn bản Ý nghĩa Trao đổi thông tin, ý
Trao đổi thông điệp, ý
tưởng và tin nhắn thông kiến và thông tin ở dạng qua lời nói viết hoặc in Nó là gì?
Giao tiếp với sự giúp đỡ Giao tiếp với sự trợ giúp của lời nói của văn bản
Tốc độ truyền thông tin Nhanh Chậm Bằng chứng
Không có hồ sơ liên lạc Hồ sơ thích hợp của là có truyền thông có mặt Phản hồi
Phản hồi ngay lập tức có Phản hồi cần thời gian thể được đưa ra
Sửa đổi trước khi giới Không thể Khả thi thiệu
Khả năng nhận diện phi Có Không ngôn ngữ Xác suất hiểu lầm Rất cao Ít hơn
1.3. Sự khác biệt chính giữa giao tiếp bằng văn bản với giao tiếp bằng miệng
- Kiểu giao tiếp trong đó người gửi truyền thông tin đến người nhận thông qua
việc nói thông điệp bằng lời nói. Chế độ giao tiếp, sử dụng văn bản được viết
hoặc in để trao đổi thông tin được gọi là Giao tiếp bằng văn bản.
- Điều kiện tiên quyết trong giao tiếp bằng văn bản là những người tham gia
phải biết chữ trong khi không có điều kiện như vậy trong trường hợp giao tiếp bằng miệng.
- Các hồ sơ thích hợp có trong Giao tiếp bằng văn bản, điều này hoàn toàn
ngược lại trong trường hợp.
- Giao tiếp bằng miệng nhanh hơn giao tiếp bằng văn bản.
- Các từ một khi được nói ra không thể đảo ngược trong trường hợp Giao tiếp
bằng miệng. Mặt khác, có thể chỉnh sửa tin nhắn gốc trong Giao tiếp bằng văn bản.
- Giải thích sai thông điệp là có thể trong Giao tiếp bằng miệng nhưng hiếm khi
trong Giao tiếp bằng văn bản.
- Trong giao tiếp bằng miệng, phản hồi tức thì được nhận từ người nhận, điều
không thể có trong Giao tiếp bằng văn bản.
1.4. Tầm quan trọng của kỹ năng viết
- Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin:
+ Về mặt nội dung: Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin được sắp xếp hợp lý,
khoa học. Người nhận sẽ đánh giá rằng người viết có khả năng và có tài tổ chức.
+ Về mặt hình thức: Bài viết không có lỗi chính tả, lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp
thể hiện tác giả là người làm việc cẩn thận và có trình độ. Thông điệp được
trình bày sạch đẹp trên giấy phẳng, cẩn thận, đúng quy cách.
- Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh:
+ Chỉ khi nào hồ sơ được chọn thì ứng viên mới được mời đến để trao đổi trực tiếp.
+ Khi nộp hồ sơ đấu thầu thì giao tiếp viết đóng vai trò quyết định cho doanh
nghiệp ngoài các yếu tố khác về khả năng kỹ thuật hay yếu tố tài chính…
- Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ, giành được khách hàng mới:
+ Ngoài ưu điểm là có thể truyền tải đầy đủ thông tin cần trao đổi, thư thương
mại có chữ ký được xem như là một thông điệp chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ.
+ Người ta từng ví thư thương mại là ”những người bán hàng thầm lặng”,
thậm chí là “vị đại sứ tài ba” của tổ chức vì thư thương mại chính là cầu nối tổ chức với bên ngoài.
- Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh:
+ Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (các báo cáo, đề
án, kế hoạch kinh doanh, thông báo, …)
+ Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại…
1.5. Bố cục trong giao tiếp bằng văn bản
- Mở bài: Nêu vấn đề, mục đích, lý do thực hiện.
- Thân bài: Giải quyết những luận điểm kết luận đã nêu ở mở bài kèm theo
những số liệu, dẫn chứng để chứng minh.
- Kết luận: Tóm tắt những luận điểm, nội dung đã trình bày.
1.6. Các bước trong giao tiếp bằng văn bản.
Bước 1: Phân tích người đọc VB cần gì và VB có thể giúp ích gì được cho họ.
Bước 2: Xác định rõ mục tiêu bài viết.
Bước 3: Phác thảo bài viết
Bước 4: Rà soát và kiểm tra bản thảo
Bước 5: Hoàn chỉnh văn bản và gửi đến người đọc.