Tài liệu Quản trị văn phòng - Quản trị kinh doanh | Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

4. Giải quyết và quản lý văn bản
4.3. Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật
Các văn bản “đến “, “đi”, “nội bộ” có thể có các mức độ mật theo quy định của
pháp luật. Nhà nước đã có các văn bản mật theo quy đinh câ pháp luật. Nhà nước đã có
các văn bản quy định việc giải quyết, quản lý văn bản mật, các văn bản đó là:
- Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước ban hành ngày 28/10/1991.
- Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban
hành quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước
- Chỉ thị số 267 – TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước.
Căn cứ vào các văn bản nói trên việc giải quyết, quản lý văn bản mật được thực hiện theo những nội dung sau.
4.3.1. Xác định đúng đắn mức độ mật của tài liệu
Văn vản có 3 mức độ mật: Tuyệt mật, tối mật, và mật. (Điều 6,7,8 pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước
4.3.2. Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành tìm hiểu và sử dụng,
vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy văn bản mật
- Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
- Đối với văn bản “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý.
- Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký
văn bản này. Văn thư có thể được thủ trưởng giao cho nhiệm vụ quản lý văn bản “mật”
hoặc không. Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản mật thì chỉ ghi vào sổ
phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận.
- Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường, chỉ khác nhau
cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”.
- Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài bì. Người chịu trách nhiệm
làm bì trong phải ghi đầy đủ: số, ký hiệu nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong sau đó
chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài như đối vớivăn bản thường. Dấu chỉ
độ mật ghi trên bao bì trong được ghi bằng các ký hiệu: A (tuyệt mật), B (tối mật), C (mật).
- Văn bản mật phải được chuyển đến tận tay người nhận.
- Không được mang văn bản mật về nhà riêng. Khi đi công tác xa không đem theo văn
bản mật không có liên quan đến công tác được giao.
- Trong khi chưa giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy
hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những
điều bí mật cũng được xem như văn bản, giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật
- Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu mật.
4.3.3. Tuyển chọn nhân viên,cán bộ quản lý văn bản mật theo quy định của nhà nước
4.4. Công tác lập hồ sơ
4.4.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ
- Hồ sơ là một văn bản, một tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác
giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm
vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân.
- Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề, từng
vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu
sau này.Để lập hồ sơ người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản
như: đặc trưng về vấn đề, về tên gọi, tác giả, địa chỉ, thời gian…Các đặc điểm đó là căn
cứ để hình thành các loại hồ sơ. Có thể chia thành các loại hồ sơ chủ yếu:
+ Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải
quyết một vấn đề, một công việc…
+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản pháp quy có liên quan về một công tác
nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.
+ Hồ sơ nhân sự: Toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một người nào đó.
+ Hồ sơ trình duyệt ký
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản lý văn bản (Công tác văn thư)
và là khâu then chốt của công tác lưu trữ. Đây là công việc cần thiết vì:
- Giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc nghiên
cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
- Quản lý chặt chẽ, giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp, tránh bỏ sót văn
bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết).
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu.
4.4.2. Các yêu cầu cần bảo đảm
Công tác lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
- Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị cơ quan và những công tác
trọng tâm của cơ quan đó.
- Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng
chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ.
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau về một vấn dề, một
sự việc hoặc về một người.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
4.4.3. Nội dung công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị gồm các công việc chủ yếu sau:
a. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm
có kèm theo chỉ dẫn thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất định.
Lập hồ sơ được tiến hành quan các bước:
Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức)
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ
Đây là bước lập các đề mục lớn, các đề mục nhỏ của bản danh mục và sắp xếp chúng
theo một trật tự khoa học bảo đảm các hồ sơ có vị trí hợp lý và sử dụng thuận tiện, phân loại hồ sơ có thể:
- Theo vấn đề: Mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các vấn đề nhỏ. Mỗi hồ sơ có thể
là một vấn đề lớn hoặc từng vấn đề nhỏ. Cách phân loại này thường được dùng trong các
cơ quan có cơ cấu tổ chức không ổn định.
- Theo đơn vị, tổ chức: Mỗi đơn vị, tổ chức làm một đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các
hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn, cách phân loại này áp dụng với các cơ quan đơn vị có cơ cấu
tổ chức rõ ràng, ít thay đổi.
Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng, ngắn gọn và phản ánh khái
quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hồ sơ.
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác
định vụ trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng. Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần:
- Phần chữ: Gồm tên của đơn vị, tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chữ cái của tên
vấn đề mà hồ sơ đã phản ánh ghép lại.
- Phân hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ thuộc đơn vị tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ phản ánh.
Bước 5: Phân công người lập hồ sơ
Bước 6: Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ
Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan,
thời hạn bảo quản hồ sơ gồm.
- Năm bảo quản: Thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác. Mốc thời hạn
tính năm bảo quản là kểt từ năm tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi năm bảo quản kết
thúc, những hồ sơ có giá trị được thu thập và lưu trữ bảo quản ở kho lưu trữ nhà nước.
Các tài liệu hết giá trị được tiêu hủy theo quy định của Nhà nước.
- Thời hạn bảo quản: Thời hạn hồ sơ cần lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước. Thời hạn chia
thành ba loại: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Thủ trưởng cơ quan (Ký tên ,đóng dấu)
b. Công tác lập hồ sơ
Nội dung công việc lập hồ sơ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ. Trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau:
* Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý (chủ yếu là văn bản quy phạm
pháo luật) về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng này.
* Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác
của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Đây là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ
trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên. Hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu sau:
- Bản lý lịch tự thuật của cán bộ công chức theo mẫu quy định của Nhà nước.
- Các quyết định tuyển dụng. Thuyên chuyển đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ.
- Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ công chức hành năm cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng.
- Các đơn thư kiến nghị khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối
với cán bộ công chức đó.
- Các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ công chức đó.
* Hồ sơ trình duyệt
Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để
trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có hai phần:
Phần I: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt.
Phần II: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (Bản thuyết minh, các phụ lục)
4.4.4. Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ
Lập hồ sơ là một bộ phận trọng yếu của công tác văn thư nên thủ trưởng các cơ quan, các
cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ công chức, nhân
viên trong cơ quan thực hiện tốt công tác này.
1. Thủ trưởng cơ quan:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách
nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Chánh văn phòng ( Trưởng bộ phận hành chính)
- Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3. Các đơn vị và cán bộ trong cơ quan
- Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu
cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc
và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu
cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu
được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn
bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ
hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu
hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
4. Các bộ phận chuyên trách văn thư lưu trữ
Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư nếu làm tốt thì kho lưu trữ sẽ có thể tránh được các
tình trạng như nhận từ văn thư từng gói tài liệu chưa được chỉnh lý, từ đó không mất công
khôi phục cũng như lập lại hồ sơ