Thu hoạch cuối kì | Lưu Trữ Và Khai Thác Dữ Liệu | Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố HCM

lOMoAR cPSD| 41487147
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ
NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI THU HOẠCH
MÔN: PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoài Dư MSSV: 2156240034
Ngành: Lưu trữ học Lớp: 21624
GVHD: ThS. Hoàng Quang Cương
Ngày 18, tháng 12, năm 2023 lOMoAR cPSD| 41487147 MỤC LỤC
1. CHUYÊN MÔN ....................................................................................................... 2
1.1. Kiến thức ................................................................................................................... 2
a. Khái quát kiến thức .................................................................................................................. 2
b. Kiến thức trọng tâm từng giai đoạn ...................................................................................... 3
1.2. Kỹ năng ..................................................................................................................... 7
2. Kiến nghị và cảm nghĩ ......................................................................................... 8
2.1. Cảm nghĩ cá nhân ..................................................................................................... 8
2.2. Kiến nghị ................................................................................................................... 8
a. Về giảng viên ............................................................................................................................ 8 1 lOMoAR cPSD| 41487147 1. CHUYÊN MÔN 1.1. Kiến thức
a. Khái quát kiến thức
Sau khi kết thúc môn học Phân loại Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam,
em đã khái quát lại hệ thống kiến thức như sau: GIAI ĐOẠN 1 Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ
Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
Đảng Cộng sản Việt Nam GIAI ĐOẠN 2 Phông Lưu trữ Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt
Nhà nước Việt Nam Nam TTLTQG LT 4 TTLTQG TTLT TLĐT CHUYÊN TỈNH NGÀNH Kho LTTW Đảng Kho LT Tỉnh uỷ GIAI ĐOẠN 3 PLTCQ CỘNG ĐỒNG CÁ NHÂN GIA ĐÌNH SƯU TẦM DÒNG HỌ LIÊN HỢP GIAI ĐOẠN 4 2 lOMoAR cPSD| 41487147
TÀI LIỆU TRONG MỘT PHÔNG ĐƯỢC CHIA THÀNH CÁC HỒ SƠ HỒ SƠ HỒ SƠ HỒ SƠ HỒ SƠ HỒ SƠ
b. Kiến thức trọng tâm từng giai đoạn
- Giai đoạn 1:
+ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt
Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị
- xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. (khoản 7, điều 2, LLT)
*Thời gian hình thành: (1. Các TLLT được sản sinh ra ở bất cứ năm nào,
bất cứ thời gian nào (Quá khứ - Hiện tại – Tương lai), 2. Dù ở thời kỳ nào
(các vua Hùng, các đời vua phong kiến cho đến hiện tại – tuy nhiên ta chỉ
có thể giữ được tài liệu từ năm 1488 do nhiều nguyên nhân khác nhau.
*Nơi bảo quản: Dù được bảo quản ở đâu cũng được xem là TLLTQGVN (Việt Nam, nước ngoài)
Thuộc sở hữu (tài liệu của Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ, TQ, LX, HQ,… là
của VN nhưng không được LT ở VN)
Không thuộc sở hữu (4 nước đang giữ TL của VN nhiều nhất Pháp - Mỹ - TQ -
Nga) họ giữ TL của VN vì nhiều nguyên nhân khác nhau, ví dụ: Nhật ký Đặng
Thuỳ Trâm, hoạt động của Nguyễn Ái Quốc và các đồng chí trong phong trào
Quốc tế Cộng Sản (Nga)
*Chế độ chính trị - xã hội: Dù ở chế độ chính trị nào phong kiến –> tư sản
(Mỹ xâm chiếm ta, chế độ VNCH là một chế độ tuơng tự vậy) -> XHCN
*Kỹ thuật ghi tin (máy ảnh, lời nói, các dụng cụ viết, ghi âm,…) và vật mang
tin (đá, gỗ, da động vật, mai rùa, gỗ,..)
+ Thành phần tài liệu:
- Bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện;
- Tài liệu KHKT (dự án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình NCKH,
phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp,…vv); 3 lOMoAR cPSD| 41487147
- Tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu thảo, hồ sơ nhân sự,…vv;
bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và dương
bản các bộ phim, các bức ảnh, microfilm;
- TL ghi âm, khuôn đúc đĩa; sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ/in
- TL viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi, sách báo, nội san;
- TL khác… hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn thể,
tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội VN.
- Các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển
hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được Nhà nước quản lý.
- Giai đoạn 2:
+ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị
sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác
được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. (khoản 9, điều 2, LLT)
+ Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản
Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân
thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử,
tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán
bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.
=> Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản
lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ.
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn để chia tài liệu của Đảng
và tài liệu của nhà nước (sơ đồ trên)
- Thành phần tài liệu của: Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; Kho LT tỉnh
ủy; Trung tâm lưu trữ 1, 2, 3, 4, Trung tâm lưu trữ quốc gia tài liệu điện
tử; Lưu trữ chuyên ngành; Trung tâm lưu trữ tỉnh - Giai đoạn 3:
- Khái niệm, điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan
+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác
được chọn lọc và đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ. Tên cơ quan hình thành
ra khối tài liệu đó được dùng để đặt tên phông. Ví dụ: Toàn bộ tài liệu được 4 lOMoAR cPSD| 41487147
sản sinh ra trong hoạt động của ĐHQG thì gọi là PLT ĐHQG, PLT của trường
USSH là toàn bộ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Trường
- Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan "Giấy khai sinh" (VB pháp lý)
Tổ chức biên chế Độc lập Điều kiện Ngân sách riêng
TL có giá trị, hoàn chỉnh/tương đối hoàn chỉnh Văn thư và con dấu riêng
- Phông lưu trữ đóng, phông lưu trữ mở
+ Phông lưu trữ đóng: Là phông mà cơ quan sản sinh ra khối tài liệu đó
đã ngưng hoạt động.
Ví dụ: Phông ĐH Văn Khoa SG (đóng) => ĐH KHXH&NV (mở) nhưng
nếu phát hiện ra tài liệu của ĐH V.Khoa thì chúng ta vẫn bổ sung vào.
Hoặc: Các ấn, di vật của triều đại phong kiến thời Nguyễn tuy đã là phông
đóng nhưng ta vẫn có thể bổ sung vào.
+ Phông lưu trữ mở: Là phông mà cơ quan sản sinh ra khối tài liệu đó
vẫn còn hoạt động
- Vấn đề phân phông và giới hạn phông
+ Tài liệu của một cơ quan, tổ chức (có chung đơn vị hình thành phông) có
quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì
tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có chung chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức đó, được phân và lập thành phông lưu trữ riêng. Ví dụ: Cao đẳng Sư
phạm Sài Gòn => Đại học Sài Gòn ( 2 phông lưu trữ ) (khác nhau về chất )
+ Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ
bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập
phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông. 5 lOMoAR cPSD| 41487147
Ví dụ: Trường Cao đẳng Nguyễn Tất Thành => Đại học Nguyễn Tất Thành (
1 phông lưu trữ, cũng đào tạo các ngành đó nhưng chỉ thay đổi từ cao đẳng
lên đại học, ý không khác nhau về chất )
- Quản lý tài liệu khi cơ quan bị chia tách, sáp nhập, giải thể
- Khái niệm, điều kiện thành lập Phông lưu trữ cá nhân
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho
lưu trữ nhất định.
- Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc
khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết
thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các
cá nhân khác viết về người đó).
Thành phần tài liệu (là phông mở mặc dù cá nhân đó không còn sống nữa
vì tài liệu vẫn còn sản sinh ra) Gồm 2 khối chính:
• Những tài liệu do chính cá nhân đó tạo ra
• Của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác viết về cá nhân đó (tiếp tục còn sản sinh ra)
Trong trường hợp nhân danh cá nhân tạo ra (ví dụ bài Nhật ký trong tù
của Chủ tịch Hồ Chí Minh)
Ví dụ : Tuyên ngôn độc lập, Sắc lệnh HCM ký là nhân danh chủ tịch nước
để ký văn bản được gọi là PLTHCM
Bảo vật quốc gia do CT HCM ban hành (Tác phẩm Đường kách mệnh, hơn
100 bài thơ viết bằng chữ Hán – Nhật ký trong tù, Lời kêu gọi toàn quốc
kháng chiến, Lời kêu gọi đồng bào và chiến sĩ cả nước – không có gì quý hơn
độc lập tự do, Di chúc – viết trong 5 năm – đc bảo quản ở bảo tàng HCM)
- Khái niệm, điều kiện thành lập phông lưu trữ gia đình, dòng họ, cộng đồng
Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng gọi chung là phông
lưu trữ có nguồn gốc cá nhân
=> Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông
lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ
phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều
cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong
phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và 6 lOMoAR cPSD| 41487147
lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp.
- Khái niệm, điều kiện thành lập phông lưu trữ liên hợp
=> Phải có chức năng nhiệm vụ của nó tương đồng (Ví dụ như kết hợp 2 trường cấp 3)
- Sưu tập tài liệu lưu trữ
+ Là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một
phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần
của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy,
người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu.
Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931. - Giai đoạn 4:
- Khái niệm cũng như biết được khi nào thì sử dụng các phương án như:
phương án cơ cấu tổ chức - thời gian, nào sử dụng Phương án thời gian - cơ
cấu tổ chức, nào sử dụng Phương án mặt hoạt động - thời gian, nào sử
dụng Phương án thời gian - mặt hoạt động
- Biết được tại sao lại biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, vì:
+ Mới quyết định được cái phương án phân loại
+ Phụ thuộc vào đặc điểm của cơ quan, tổ chức để áp dụng phương án phù hợp
=> Chỉ trả lời được khi biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
TG >< CCTC => (Dùng PA có chữ CCTC khi các CQ, TC có CCTC rõ ràng)
Ví dụ: Trường ĐH chia làm các phòng ban (Qtri thiết bị, CTSV, Phòng
ĐT,...), Chính phủ, UBND,..
TG >< MHĐ =>(Dùng PA có chữ MHĐ khi các CQ, TC có CCTC không rõ ràng)
Ví dụ: Các trường từ THPT đảo xuống thường không chia thành các
phòng ban rõ ràng như trường ĐH 1.2. Kỹ năng
- Kỹ năng đọc và phân tích, liên hệ kiến thức và các tài liệu với nhau
- Kỹ năng làm việc nhóm 7 lOMoAR cPSD| 41487147
- Kỹ năng tổng hợp và khái quát vấn đề
- Kỹ năng thuyết phục và nêu ý kiến
2. Kiến nghị và cảm nghĩ
2.1. Cảm nghĩ cá nhân
Qua môn học, em đã nhận lại được rất nhiều thứ từ kiến thức – kỹ năng – tình
cảm. Trong cảm nhận của em, Thầy là một người thầy tận tâm – nhiệt huyết –
yêu thương học trò. Em hiểu được nhiều vấn đề liên quan đến chuyên môn
hơn, được nghe những câu chuyện thực tế từ thầy khiến em vừa nắm kiến
thức, vừa tự hào về ngành học của mình và có niềm tin hơn vào ngành mình
đang học. Em cũng cảm nhận được bản thân mình còn chưa vững kiến thức
và sẽ cố gắng trau dồi. Em cảm nhận được tình cảm của thầy dành cho chúng
em, muốn chúng em nắm vững chuyên môn để đi làm. Nên những buổi học
thầy luôn giảng dạy rất hăng hái, truyền cảm. Thầy luôn tìm ra điểm tốt của
lớp chúng em và nói tốt với Khoa, khiến chúng em có niềm tin vào bản thân
nhiều hơn. Em thật sự rất cảm ơn và biết ơn thầy ạ! 2.2. Kiến nghị a. Về giảng viên
Em rất thích được học cùng thầy vì phương pháp giảng dạy của thầy. Từ
giọng nói truyền cảm cho đến cách thức giảng dạy. Em mong sẽ được thầy
lồng ghép nhiều câu chuyện thực tế liên quan đến chuyên môn trong mỗi
buổi học và cũng thích được thầy cho nhiều tài liệu tham khảo ạ.
Ngoài ra, em được biết trường ta không có kho lưu trữ riêng mà chỉ là một
căn phòng và bỏ các tài liệu vào đó mà không được sắp xếp, bảo quản đúng
cách. Nếu có thể em rất mong thầy sẽ kiến nghị với Khoa để các thầy cô sẽ
hướng dẫn và huy động các sinh viên trong Khoa (tình nguyện) (có thể) trả
thêm phí cho sinh viên theo giờ để sắp xếp, dọn dẹp kho lưu trữ cho Trường ạ.
Để chúng em có cơ hội được tiếp xúc thực tế cũng như giúp Trường có kho
lưu trữ hoàn chỉnh để đúng với trường đào tạo về ngành Lưu trữ học ạ. b. Về Khoa
Em hy vọng sẽ được đi thăm các trung tâm lưu trữ, các cơ quan/doanh
nghiệp để chúng em có cơ hội được học hỏi nhiều hơn ạ. 8