Tiểu luận Hoàn thiện quản lý kho bãi tại TBS Logistics môn Logistic và quản lý chuỗi cung ứng - Trường Đại học Thủ Dầu Một.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TH DU MÔT
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH
TIỂU LUẬN HỌC PHN QUẢN TRỊ KHO BÃI
MÃ HỌC PHN: LOQL026 – NHÓM: KTTC.TH.07
HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO BÃI
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS LOGISTICS GVHD: ThS. Bùi Thành Tâm
SVTH: CAO MINH CHÂU – MSSV: 2225106050029 – Lớp: D22LOQL03
SVTH: NGUYỄN THỊ SAO MAI – MSSV: 2225106050929 – Lớp: D22LOQL03
SVTH: ĐOÀN LÊ NHƯ QUỲNH – MSSV: 2225106050960 – Lớp: D22LOQL03
B,nh Dương, 21 tháng 4 năm 2025
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TH DU MỘT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CH NGHĨA VIỆT
TRƯỜNG KINH TẾ - TÀI CHÍNH NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày 21 tháng 4 năm 2025 PHIẾU CHẤM ĐIỂM
Học phần: TH Quản trị kho bãi (0 + 1) Mã học phần: LOQL026 Nhóm: KTTC.TH.07
Giảng viên chấm điểm lần 1: ………………………………… Mã số GV: ...................
Giảng viên chấm điểm lần 2: ThS. Bùi Thành Tâm Mã số GV: KKTE095
Họ tên sinh viên: Đoàn Lê Như Quỳnh MSSV: 2225106050960
Họ tên sinh viên: Cao Minh Châu MSSV: 2225106051029
Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Sao Mai MSSV: 2225106050929
Tên tiểu luận: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO BÃI CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS LOGISTICS TTiêu chí đánh giá Thang GV chấm GV chấm Điểm thống điểm
điểm lần 1 điểm lần 2 nhất
1 Trình bày, trích dẫn đúng quy định 1,0 điểm 2 Giới thiệu về công ty 1,0 điểm
3 Bố trí mặt bằng của công ty 1,0 điểm
4Bố trí nhân sự quản lý kho 1,0 điểm 5Thực trạng lưu trữ 2,0 điểm
6Quản lý quá trình nhập kho, xuất 1,0 điểm kho
7Bố trí mặt bằng và layout của kho 1,0 điểm 11 Giải pháp 1 1,0 điểm 12 Giải pháp 2 1,0 điểm
Tổng điểm 10,0 điểm
Điểm thống nhất 10,0 điểm
Giảng viên chấm điểm lần 1
Giảng viên chấm điểm lần 2 ThS. Bùi Thành Tâm LỜI CAM ĐOAN
Nhóm tác giả xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản lý kho bãi của Công
ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Bình Dương – TBS Logistics” là kết quả nghiên cứu
và thực hiện nghiêm túc của nhóm dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy Thạc sĩ Bùi Thành Tâm.
Toàn bộ nội dung, thông tin và số liệu trong bài tiểu luận được nhóm thu thập thông
qua quá trình tìm hiểu thực tế, phân tích tài liệu, quan sát hoạt động vận hành tại doanh
nghiệp, cũng như vận dụng các kiến thức đã học trong môn học. Những lập luận, đánh giá
và đề xuất được trình bày trong bài đều phản ánh quan điểm riêng của nhóm, dưới góc
nhìn của sinh viên nghiên cứu trong môi trường học thuật. Nhóm xin cam kết không sao
chép nội dung từ bất kỳ nguồn nào một cách trái phép, đồng thời chịu hoàn toàn trách
nhiệm về tính trung thực và độ tin cậy của toàn bộ nội dung trong bài tiểu luận.
Nhóm tác giả kính mong nhận được sự đánh giá và góp ý quý báu từ Thầy để nhóm
có thể hoàn thiện hơn về tư duy nghiên cứu cũng như kiến thức thực tiễn trong lĩnh vực logistics. Nhóm tác giả Cao Minh Châu Đoàn Lê Như Quỳnh Nguyễn Thị Sao Mai MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU......................................................................................vi
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BẢN ĐỒ, ĐỒ THỊ..........................................................vii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT, KÝ HIỆU.....................................................................viii
CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU CÔNG TY TBS LOGISTICS...............................................1
1.1 Giới Thiệu công ty cổ phần THƯƠNG MẠI và DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS
Logistics..........................................................................................................................1
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................................1
1.2. THỰC TRẠNG BỐ TRÍ MẶT BẰNG CỦA CÔNG TY........................................3
1.2.1. Bố trí mặt bằng của công ty..............................................................................3
1.2.2. Sự phối hợp giữ kho đối với các bộ phận khác.................................................6
1.2.3. Ưu điểm và hạn chế của sự phối hợp giữa kho đối với các bộ phận khác.........7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS LOGISTICS..................................................9
2.1. Thực trạng bố trí nhân sự quản lý kho.....................................................................9
2.1.1. Nhiệm vụ của từng vị trí công việc...................................................................9
2.1.2. Thực trạng tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân sự quản lý kho..........11
2.2. Thực trạng lưu trữ của kho.....................................................................................12
2.2.1. Phân chia hàng hóa theo kĩ thuật phân tích ABC............................................12
2.2.2 Thực trạng bảo quản hàng hóa.........................................................................14
2.2.3. Thực trạng kiểm soát hàng tồn kho.................................................................16
2.2.4. Thực trạng kiểm kê hàng tồn kho....................................................................17
2.3. Thực trạng quản lý quá trình nhập kho và quá trình xuất kho................................20
2.3.1. Quy trình nhập kho sữa TH True....................................................................20
2.3.2. Quá trình xuất kho sữa TH True Milk.............................................................27
2.4. Thực trạng bố trí mặt bằng và layout của kho........................................................30
CHƯƠNG 3:ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP...............................................................................31
3.1 Giải Pháp Sắp Xếp Hàng Hóa Trong Kho Sữa TH True Milk................................31
3.2. Giải pháp 2: Thiết kế quy trình xuất kho cho công ty............................................34
3.3. Giải pháp 3 sửa lại ký hiệu quy trình nhập kho của công ty...................................37
PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................39
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Phân chia hàng hóa theo kỹ thuật phân tích ABC.............................................13
Bảng 3.1 Bảng thống kê phân bổ hàng hóa trong kho.......................................................33
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BẢN ĐỒ, ĐỒ THỊ
Hình 1.1. Logo của công ty TBS Logistics.........................................................................1
Hình 1.2 Giai Đoạn Phát Triển Và Thành Lập Công Ty BST Logistics theo năm..............2
Hình 1.3 Tầm Nhìn,Sứ Mệnh Và Giá Trị Cốt Lõi BST Logistics.......................................2
Hình 2.1. Sơ đồ bố trí nhân sự trong kho............................................................................9
Hình 2.2. Thực trạng bảo quản hàng hóa của công ty TBS Logistics...............................15
Hình 2.3. Thực trạng kiểm kê hàng hóa của công ty TBS Logistics.................................18
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT, KÝ HIỆU TBS Logistics
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Bình Dương – TBS Logistics FIFO
First In First Out – Nhập trước xuất trước COA
Certificate of Analysis – Giấy chứng nhận chất lượng phân tích CFS
Container Freight Station – Trạm hàng lẻ STRIDE
Solidarity – Trust – Responsibility – Integrity – Discipline – Efficiency
CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU CÔNG TY TBS LOGISTICS
1.1 Giới Thiệu công ty cổ phần THƯƠNG MẠI và DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS Logistics
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển.
H,nh 1.1. Logo của công ty TBS Logistics
( Nguồn: https://www.tbslogistics.com/)
Thành lập vào năm 2009, TBS Logistics ra đời như một thành viên non trẻ của
TBSGroup. Ban đầu, Công ty thành lập nhằm hỗ trợ TBS Group cung cấp các dịch
vụlogistics để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí,tăng sức cạnh tranh.
Tên quốc tế: BRANCH OF BINH DUONG TRADE AND TOURIST
JOINTSTOCK COMPANY - TBS’ LOGISTICS
Tên viết tắt: TBS’ LOGISTICS
Mã số thuế: 3700144838-024
Địa chỉ: Số 9, đường DT 743, phường Bình Thắng, thành phố Dĩ An, tỉnh
BìnhDương, Việt Nam, đây là kho TBS Logistics được thành lập vào 2019
H,nh 1.2 Giai Đoạn Phát Triển Và Thành Lập Công Ty BST Logistics theo năm
( Nguồn: https://www.tbslogistics.com/)
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty TBS Logistics
Tầm nhìn: Đến 2035, TBS Logistics trở thành trung tâm Logistics hàng đầu Việt
Nam về cung cấp dịch vụ và giải pháp chuỗi cung ứng.
Sứ mệnh: Góp phần nâng cao năng lực canh tranh cho ngành Logistics Việt Nam,
tạo giá trị phát triển bền vững cho khách hàng, chăm lo cho đời sống người lao động,
đồng hành cùng đối tác và có trách nhiệm với xã hội
H,nh 1.3 Tầm Nh,n,Sứ Mệnh Và Giá Trị Cốt Lõi BST Logistics
( Nguồn: https://www.tbslogistics.com/)
Giá trị cốt lõi: TBS Logistics đặt nền móng phát triển trên sáu giá trị cốt lõi, được hệ
thống hóa dưới mô hình STRIDE. Các giá trị bao gồm đoàn kết (Solidarity), đáng tin cậy
(Trust), trách nhiệm (Responsibility), chính trực (Integrity), kỷ luật (Discipline) và hiệu
quả (Efficiency). Những giá trị này không chỉ là hoạt động nội bộ mà còn là nền tảng để
xây dựng niềm tin và quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng và toàn thể nhân viên.
Việc kết nối các giá trị cốt lõi thành một thể thống nhất STRIDE tượng trưng cho bước
tiến mạnh mẽ và có định hướng rõ ràng. Đây là biểu hiện của sự ổn định trong nội bộ tổ
chức, từ đó tạo nên khả năng thích ứng linh hoạt trước những biến động phức tạp của môi
trường kinh doanh hiện đại.
Ngành nghề kinh doanh:Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; Kho bãi và lưu giữ hàng
hóa; Bốc xếp hàng hóa; Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Chi tiết: Dịch vụ đại lý, giao nhận vận chuyểnLogistics: Hoạt động lập kế hoạch, tổ
chức và hỗ trợ hoạt động vận tải, kho bãi vàphân phối hàng hóa. Dịch vụ hỗ trợ khác liên
quan đến vận tải chưa được phân vào đâu: Môi giới thuê tàu biển, máy bay, phương tiện
vận tải bộ; Hoạt động của các đại lý bán vé máy bay; Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải
quan; (chỉ hoạt động khi đáp ứng quyđịnh về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan).
Nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp: CÔNG ty cug cấp đa dạng các dịch vụ
Logistics như quản lý kho, bãi, dịch vụ chothuê kho bãi, đồng thời công ty thành lập
nhằm hỗ trợ TBS Group cung cấp cácdịch vụ logistics để chủ động hơn trong hoạt động
sản xuất kinh doanh, tiết kiệmchi phí, tăng sức cạnh tranh. TBS Logistics không ngừng
phát triển lớn mạnh,không chỉ đảm bảo hoạt động sản xuất của chính mình mà còn phục
vụ cho đối tác,khách hàng với dịch vụ tốt nhất.Trong suốt thời gian hình thành và phát
triển TBSLogistics đã luôn đồng hành cùng đối tác và khách hàng, cung cấp nhiều dịch
vụ logistics tối ưu nhất, góp phần vào sự phát triển chung của ngành logistics Việt Nam
1.2. THỰC TRẠNG BỐ TRÍ MẶT BẰNG CA CÔNG TY
1.2.1. Bố trí mặt bằng của công ty
Trong lĩnh vực logistics, việc bố trí mặt bằng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu
hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả khai thác kho bãi. Công ty TBS Logistics –
một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ logistics
tích hợp – đã triển khai hệ thống mặt bằng với bố cục không gian hợp lý, cho thấy sự kết
hợp giữa tư duy và kinh nghiệm thực tiễn. Dựa trên sơ đồ bố trí mặt bằng kho dưới đây,
có thể nhận thấy cách tổ chức không gian lưu trữ của công ty được hoạch định một cách
chặt chẽ, có sự phân tách rõ ràng giữa các chức năng và đặc điểm hàng hóa, từ đó tạo nên
một quy trình vận hành liền mạch, hiệu quả và an toàn.
Kho thành phẩm với tổng diện tích lên đến 3.600m² được thiết kế chuyên biệt để lưu
trữ các sản phẩm sữa đã hoàn thiện của thương hiệu TH true MILK. Đây là khu vực đóng
vai trò thiết yếu trong chuỗi logistics đầu ra, nơi tập kết hàng hóa trước khi phân phối đến
các kênh tiêu thụ. Với chức năng lưu trữ và bảo quản sản phẩm trong điều kiện tiêu
chuẩn, kho này bảo đảm duy trì chất lượng sữa thành phẩm trong suốt quá trình lưu kho.
Đồng thời, nó còn đóng vai trò là điểm trung chuyển chiến lược, phục vụ hoạt động vận
chuyển đến các hệ thống phân phối tại khu vực tỉnh Bình Dương và các vùng lân cận.
Trước hết, có thể thấy rằng trung tâm của sơ đồ là hệ thống các kệ hàng, cấu trúc cốt
lõi trong bất kỳ kho lưu trữ nào. Tại TBS Logistics, các dãy kệ được đánh số từ R01 đến
R20 và được bố trí theo phương ngang, song song với nhau, tạo thành các dãy dài có
khoảng cách lối đi xen kẽ là 3 đến 6 mét. Cấu trúc này tối ưu hóa không gian chứa đựng
mà còn cho phép các thiết bị vận chuyển nội bộ như xe nâng và pallet di chuyển dễ dàng,
nhanh chóng giữa các kệ. Nhờ đó, quá trình xuất nhập – kiểm kê hàng hóa diễn ra một
cách nhịp nhàng, hạn chế tối đa sự chồng chéo và lãng phí thời gian.
Mỗi dãy kệ được thiết kế để phục vụ cho từng nhóm sản phẩm cụ thể, điều này thể
hiện qua màu sắc và vị trí sản phẩm được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ. Cụ thể, các nhóm
hàng như sữa tươi tiệt trùng (có đường, ít đường và nguyên chất), sữa hạt, nước trái cây
và các loại sữa khác được bố trí xen kẽ và phân khu hợp lý, đảm bảo dễ kiểm soát về số
lượng, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản riêng biệt.
Tiếp nối với khu vực kệ hàng, một điểm đáng chú ý là các lối đi trung tâm được bố
trí rộng 6 mét, đóng vai trò như trục giao thông chính trong kho. Đây là lựa chọn thiết kế
mang tính chiến lược vì giúp tăng tốc độ lưu thông và vận chuyển nội bộ, đặc biệt quan
trọng trong bối cảnh kho thường xuyên tiếp nhận và xuất hàng với tần suất cao. Các lối đi
phụ giữa các dãy kệ cũng được bố trí hợp lý, rộng 3.5 mét, vừa đủ cho một xe nâng vận
hành trong không gian an toàn. Tại các điểm giao giữa lối đi và kệ hàng, pallet trống được
đặt sẵn để hỗ trợ nhanh chóng quá trình xếp dỡ, từ đó rút ngắn thời gian xử lý từng đơn hàng.
Một điểm mạnh nổi bật trong thiết kế là việc bố trí khu vực xuất nhập hàng ở phía
dưới sơ đồ, nơi tiếp giáp trực tiếp với dãy cửa vận chuyển. Cụ thể, hệ thống cửa được bố
trí liên hoàn và đồng đều, tạo điều kiện tối ưu cho việc bốc dỡ hàng hóa từ các phương
tiện vận tải như xe tải và container. Ngay phía sau dãy cửa là khu vực chờ xuất kho, một
không gian đệm có vai trò cực kỳ quan trọng trong điều phối hàng hóa. Các sản phẩm sau
khi được soạn hàng, đóng gói và dán nhãn đầy đủ sẽ được đưa về đây để chờ xe vận
chuyển đến nhận hàng. Nhờ cách tổ chức này, kho không chỉ tăng tốc độ luân chuyển
hàng hóa mà còn tránh tình trạng ùn tắc và nhầm lẫn trong quá trình xử lý.
Bên cạnh khu hàng chờ, sơ đồ cũng thể hiện rõ khu vực chứa hàng lỗi, nơi lưu trữ
tạm thời các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn trong khâu kiểm tra đầu vào hoặc bị hư hỏng
trong quá trình vận chuyển. Việc tách biệt khu vực này khỏi không gian lưu trữ chính là
minh chứng cho việc tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt của doanh
nghiệp, đồng thời ngăn ngừa rủi ro các mặt hàng sữa bị rác tác động tới mặt hàng không
hỏng hoặc gây nhầm lẫn trong quá trình xuất hàng.
Đáng chú ý, sơ đồ còn thể hiện sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn
phòng cháy chữa cháy với việc bố trí các bình chữa cháy ở các điểm trọng yếu trong kho
như ngay các cửa ra vào lối thoát hiểm. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn tài sản và
hàng hóa mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội và đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp đối
với môi trường làm việc và người lao động.
Cuối cùng, mặc dù sơ đồ chủ yếu mô tả không gian vận hành kho, nhưng có thể suy
luận rằng hệ thống này được kết nối trực tiếp với các khu hành chính, điều hành của công
ty thông qua hệ thống kiểm soát đơn hàng và phần mềm quản lý kho (WMS). Điều này
cho thấy mô hình vận hành của TBS Logistics không chỉ dừng lại ở mặt bằng vật lý mà
còn tích hợp công nghệ quản trị hiện đại, giúp tối ưu hóa hiệu suất khai thác, giảm sai sót
và gia tăng khả năng đáp ứng đơn hàng theo thời gian thực.
Tổng thể, cách bố trí mặt bằng kho tại TBS Logistics là điển hình cho mô hình tổ
chức kho vận hiệu quả và bền vững. Không gian được phân khu rõ ràng, dòng hàng được
kiểm soát khoa học, và các yếu tố an toàn,công nghệ được tích hợp. Những yếu tố này
không chỉ giúp công ty vận hành trơn tru trong hoạt động thường nhật mà còn tạo nền
tảng vững chắc để thích ứng linh hoạt với biến động thị trường và mở rộng quy mô trong tương lai.
1.2.2. Sự phối hợp giữ kho đối với các bộ phận khác
Trong hệ thống logistics tích hợp của doanh nghiệp TBS, kho bãi là trung tâm quan
trọng đóng vai trò đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong dòng chảy vật tư, hàng hóa. Tại
TBS Logistics, một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp với hệ thống kho bãi
hiện đại, bộ phận lưu kho không chỉ thực hiện chức năng lưu trữ hàng hóa đơn thuần mà
còn đảm nhiệm vai trò kết nối giữa các khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ.
Hiệu quả hoạt động của bộ phận lưu kho được phản ánh qua khả năng phối hợp nhịp
nhàng với các phòng ban chức năng khác, bao gồm sản xuất, bán hàng, thu mua và kế toán.
* Sự phối hợp với bộ phận sản xuất
Trước hết, xét trong mối quan hệ với bộ phận sản xuất, vai trò của bộ phận lưu kho
trở nên đặc biệt quan trọng. Trong mô hình vận hành theo hướng Just-in-Time (JIT), các
dây chuyền sản xuất cần được cung ứng nguyên vật liệu đúng thời điểm và đúng số lượng
để tối ưu hóa hiệu suất, đồng thời giảm thiểu tồn kho không cần thiết. Bộ phận lưu kho có
nhiệm vụ cấp phát nguyên liệu đầu vào cho sản xuất theo kế hoạch đã được phê duyệt,
đảm bảo dòng nguyên vật liệu của kho được luân chuyển nhanh chóng và không bị gián
đoạn. Mặt khác, sau khi sản phẩm hoàn tất, bộ phận lưu kho tiếp nhận thành phẩm là sữa
TH, sau đó tổ chức phân loại, lưu trữ và chuẩn bị cho các hoạt động phân phối tiếp theo.
Sự phối hợp giữa kho và sản xuất do đó đòi hỏi tính chính xác cao trong khâu lập kế
hoạch, điều phối nhân lực và quản lý tồn kho. Nếu mối liên kết này không hiệu quả, gây
ảnh hương tới đoạn sản xuất, tăng chi phí lưu kho hoặc thậm chí ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
* Sự phối hợp với bộ phận bán hàng
Trong mối tương tác với bộ phận bán hàng, bộ phận lưu kho giữ vai trò hỗ trợ đầu ra
trong chuỗi cung ứng. Khi bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, họ
cần dữ liệu từ kho về số lượng tồn kho thực tế, vị trí hàng hóa và khả năng đáp ứng đơn
hàng trong một khoảng thời gian ngắn. Bộ phận lưu kho cung cấp thông tin và phải chuẩn
bị hàng hóa, kiểm tra chất lượng, đóng gói và bàn giao đúng lịch trình giao hàng đã cam
kết. Đặc biệt trong các tình huống đơn hàng gấp, hoặc yêu cầu vận chuyển đa điểm, kho
cần thể hiện khả năng linh hoạt và đáp ứng nhanh. Nếu bộ phận bán hàng cam kết với
khách hàng vượt quá khả năng đáp ứng của kho, điều này có thể dẫn đến sai hẹn giao
hàng và làm suy giảm mức độ hài lòng của khách hàng. Do đó, sự phối hợp giữa hai bộ
phận cần được thiết lập trên nền tảng thông tin chính xác theo thời gian thực (real-time
inventory data), được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý kho hiện đại (WMS – Warehouse Management System).
* Sự phối hợp với bộ phận thu mua
mối quan hệ giữa bộ phận lưu kho và bộ phận thu mua, nơi đóng vai trò duy trì
nguồn cung đầu vào cho hoạt động vận hành toàn bộ chuỗi logistics. Thu mua là đơn vị
tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận nội bộ, tiến hành đánh giá nhà cung cấp, lập
đơn đặt hàng và thương lượng giá cả. Tuy nhiên, mọi quyết định mua sắm chỉ đạt được
hiệu quả tối ưu khi dựa trên thông tin tồn kho chính xác và tốc độ luân chuyển hàng hóa.
Bộ phận lưu kho cung cấp dữ liệu định kỳ về mức tồn kho tối thiểu, tối đa, chu kỳ bổ
sung hàng hóa và nhu cầu nguyên vật liệu theo từng thời điểm. Hơn nữa, khi nhà cung
cấp giao hàng đến, kho là đơn vị tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu thực tế với đơn hàng.
Trong trường hợp xảy ra sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, sự phối hợp nhanh chóng
giữa kho và thu mua là yếu tố quyết định để xử lý tình huống một cách hiệu quả. Qua đó
có thể thấy rằng, việc duy trì sự liên thông giữa bộ phận lưu kho và thu mua sẽ giúp
doanh nghiệp tránh được tình trạng dư thừa nguyên vật liệu hoặc thiếu hụt đột xuất, từ đó
tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng.
* Sự phối hợp với bộ phận kế toán Bộ phận k
ế toán đóng vai trò hậu kiểm và giám sát tài chính đối với toàn bộ hoạt
động nhập – xuất – tồn kho. Các nghiệp vụ phát sinh tại kho như nhập nguyên vật liệu,
xuất thành phẩm, điều chuyển nội bộ, hư hao hoặc kiểm kê đều cần được ghi nhận chính
xác để phục vụ cho công tác hạch toán và lập báo cáo tài chính. Bộ phận kế toán cần dữ
liệu từ kho để xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp phù hợp (như FIFO, LIFO
hay bình quân gia quyền), tính toán chi phí sản xuất, và quản lý khấu hao tài sản lưu kho.
Đồng thời, trong các kỳ kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, sự phối hợp giữa hai bộ phận này
sẽ giúp phát hiện và xử lý chênh lệch, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong kiểm
soát nội bộ. Kho càng vận hành chính xác, kế toán càng có cơ sở tin cậy để đưa ra các
phân tích tài chính và hỗ trợ ra quyết định
1.2.3. Ưu điểm và hạn chế của sự phối hợp giữa kho đối với các bộ phận khác *Ưu điểm
Mối quan hệ phối hợp giữa bộ phận lưu kho và các bộ phận chức năng tạo nên một
dòng thông tin đồng nhất và kịp thời trong chuỗi cung ứng. Ví dụ minh chứng là sự phối
hợp với bộ phận sản xuất giúp bộ phận lưu kho chủ động nắm bắt lịch trình sản xuất, từ
đó lên kế hoạch bố trí không gian lưu trữ và tổ chức nhân sự phù hợp và sắp xếp các vị trí
ca làm cũng như việc lưu kho. Nhờ vào sự đồng bộ này, TBS Logistics hạn chế tối đa tình
trạng tồn kho quá mức hay thiếu hụt không gian lưu trữ , hai yếu tố thường xuyên gây ra
tổn thất trong hoạt động logistics.
Trong mối quan hệ với bộ phận bán hàng, bộ phận lưu kho đóng vai trò cầu nối giữa
như khâu hậu cần và nhu cầu thị trường. Việc cập nhật kịp thời các đơn đặt hàng và biến
động trong kế hoạch phân phối cho phép kho chuẩn bị lượng hàng hóa như sữa TH cần
thiết, đồng thời lên kế hoạch giao nhận hàng hoá hợp lý, giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng
và đảm bảo thời gian giao hàng chính xác. Đây cũng là yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng.
Đối với bộ phận thu mua, sự phối hợp hiệu quả đóng vai trò duy trì nguồn cung ổn
định cho hoạt động sản xuất và tồn kho. Khi kho báo cáo chính xác mức độ tồn kho và tốc
độ xuất nhập, bộ phận thu mua có thể điều chỉnh kế hoạch mua hàng phù hợp, tránh tình
trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu. Trong khi đó, mối quan hệ với bộ phận kế
toán lại mang lại giá trị ở khía cạnh quản trị tài chính. Thông qua việc kiểm kê, đối chiếu
và cập nhật thường xuyên tình trạng hàng hóa, dữ liệu kho được tích hợp vào hệ thống kế
toán, từ đó tăng tính minh bạch, chính xác trong quá trình làm việc, ghi nhận các chi phí
và quản lý tài sản lưu kho. *Nhược điểm
Khi bộ phận bán hàng hướng đến việc tối đa hóa doanh số thông qua việc đẩy mạnh
phân phối, thì bộ phận lưu kho lại chú trọng vào việc tối ưu không gian và giảm thiểu chi
phí lưu trữ. Sự khác biệt này, nếu không có cơ chế phối hợp và đối thoại hiệu quả, có thể
dẫn đến mâu thuẫn về ưu tiên và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ khách hàng.
Ngoài ra, nếu hệ thống quản lý thông tin giữa các bộ phận chưa được đồng bộ hóa
thì việc chia sẻ dữ liệu có thể bị chậm trễ hoặc thiếu chính xác. Trong môi trường vận
hành có tính chất thời gian thực như logistics, sự chậm trễ trong truyền đạt thông tin dễ
dẫn đến sai lệch trong việc xuất – nhập hàng, tăng nguy cơ tồn kho không cần thiết hoặc
lãng phí nhân lực trong quá trình xử lý đơn hàng.
Con người cũng là yếu tố bất cập. Thiếu kỹ năng giao tiếp nội bộ, thiếu tinh thần
hợp tác hoặc không được đào tạo bài bản về quy trình phối hợp liên bộ phận là những
nguyên nhân khiến hiệu quả vận hành của kho bị ảnh hưởng tiêu cực. Tại TBS Logistics,
nơi vận hành kho có quy mô lớn và nhiều mã hàng, nếu không có sự phối hợp chặt chẽ và
kỷ luật làm việc cao giữa các bộ phận thì nguy cơ phát sinh lỗi trong quá trình vận hành là điều khó tránh khỏi.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO CA CÔNG TY CỔ
PHN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BÌNH DƯƠNG – TBS LOGISTICS
2.1. Thực trạng bố trí nhân sự quản lý kho
2.1.1. Nhiệm vụ của từng vị trí công việc
Trong hệ thống vận hành kho của TBS Logistics, việc tổ chức và bố trí nhân sự
được thực hiện theo mô hình làm việc ba ca mỗi ngày, với tổng số nhân sự khoảng 25
người. Mỗi ca làm việc gồm từ 9 đến 10 người, được phân bổ theo từng chức năng cụ thể
nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa và hiệu quả vận hành tối ưu. Việc phân công nhiệm
vụ rõ ràng cho từng vị trí không chỉ giúp đảm bảo luồng hàng được xử lý liên tục mà còn
góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ kho vận. Thủ kho (1người /ca) Vận hành xe DATA QC Soạn hàng nâng Hỗ trợ khác (1người /ca) (1người /ca)
(3người /ca) (3người /ca) ( nếu có)
H,nh 2.1. Sơ đồ bố trí nhân sự trong kho
( Nguồn : Tác giả tổng hợp )
Cơ cấu nhân sự trong kho bao gồm các vị trí cơ bản nhưng thiết yếu, mỗi vị trí đóng
vai trò nhất định trong chuỗi vận hành kho. Đầu tiên, vị trí thủ kho (Warehouse
Supervisor) là người chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ hoạt động kho trong mỗi ca làm
việc. Nhiệm vụ chính của thủ kho bao gồm giám sát quy trình nhập – xuất – tồn kho, xử
lý các tình huống phát sinh như chênh lệch số liệu, thiếu hụt hàng hóa hoặc các sự cố liên
quan đến quy trình vận hành. Ngoài ra, thủ kho còn là cầu nối quan trọng giữa bộ phận
kho với các phòng ban như điều phối vận tải, kế toán kho và chăm sóc khách hàng. Để
đảm nhiệm vai trò này một cách hiệu quả, nhân sự cần có tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm
làm việc tại kho, ưu tiên những người từng giữ vị trí quản lý cấp cơ sở, đồng thời có khả
năng sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS).
Tiếp theo là vị trí nhân viên DATA, người phụ trách nhập liệu và cập nhật thông tin
hàng hóa lên hệ thống phần mềm. Công việc này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng
thao tác, bởi dữ liệu không chỉ phục vụ cho mục đích kiểm kê mà còn ảnh hưởng trực tiếp
đến việc soạn hàng và điều phối giao hàng. Nhân sự đảm nhiệm vai trò này cần có từ 1
đến 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhập liệu hoặc vận hành kho, cùng với kỹ
năng sử dụng phần mềm WMS hoặc ERP, và khả năng tư duy logic để phát hiện kịp thời
các sai lệch về dữ liệu.
Vị trí nhân viên kiểm tra chất lượng (QC – Quality Control) đóng vai trò quan trọng
trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và chất lượng của hàng hóa khi nhập và xuất khỏi kho.
Nhân sự ở vị trí này có nhiệm vụ kiểm tra ngoại quan sản phẩm, đối chiếu thông tin đơn
hàng, phát hiện lỗi bao bì hoặc hư hỏng hàng hóa, từ đó lập biên bản và báo cáo cho bộ
phận liên quan. Với đặc thù yêu cầu kỹ năng quan sát và đánh giá, QC cần có kinh
nghiệm ít nhất 1 năm trong lĩnh vực kiểm tra hàng hóa hoặc làm việc tại kho vận, và nắm
được các tiêu chuẩn chất lượng cơ bản của từng loại sản phẩm.
Về mặt kỹ thuật, nhân viên vận hành xe nâng (Forklift Operator) là lực lượng không
thể thiếu trong mỗi ca làm việc. Họ chịu trách nhiệm bốc xếp, vận chuyển và sắp xếp
hàng hóa lên kệ hoặc từ xe vận chuyển vào kho. Công việc này đòi hỏi sự chính xác trong
thao tác, kỹ năng điều khiển thiết bị và sự tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc an toàn
lao động. Do đó, nhân sự ở vị trí này bắt buộc phải có chứng chỉ điều khiển xe nâng, đồng
thời có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm làm việc thực tế trong kho hàng hoặc nhà máy.
Khả năng làm việc trong không gian hạn chế, xử lý hàng cồng kềnh và giữ vững an toàn
cho người và hàng hóa là những kỹ năng then chốt.
Cuối cùng là nhóm nhân viên soạn hàng (Picker/Packer), chịu trách nhiệm lấy hàng
theo phiếu xuất kho, đóng gói và chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng cho quá trình giao nhận. Họ
phải đảm bảo tính chính xác về số lượng, đúng chủng loại, đồng thời bảo đảm quy trình
đóng gói đáp ứng yêu cầu của từng loại hàng. Công việc này cần sự cẩn thận, nhanh nhẹn
và khả năng phối hợp nhóm. Nhân sự soạn hàng thường cần có kinh nghiệm tối thiểu 6
tháng làm việc tại kho hoặc trung tâm phân phối, đồng thời biết sử dụng thiết bị quét mã
vạch và hiểu sơ đồ bố trí hàng hóa trong kho.
Tổng thể, cơ cấu nhân sự trong kho TBS Logistics không chỉ được phân bổ hợp lý
mà còn phản ánh định hướng phát triển theo hướng chuyên môn hóa và ứng dụng công
nghệ. Tuy nhiên, để nâng cao hơn nữa hiệu quả vận hành, doanh nghiệp có thể xem xét bổ
sung các khóa đào tạo định kỳ nhằm củng cố kỹ năng chuyên môn, đồng thời xây dựng lộ
trình phát triển nghề nghiệp cho từng vị trí nhằm tăng cường sự gắn kết và động lực làm
việc lâu dài cho đội ngũ nhân sự kho.
2.1.2. Thực trạng tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân sự quản lý kho
Trong lĩnh vực logistics, tinh thần làm việc và trách nhiệm nghề nghiệp của đội ngũ
nhân sự kho được xem là yếu tố cốt lõi quyết định đến hiệu quả vận hành và chất lượng
dịch vụ cung ứng. Tại TBS Logistics, đội ngũ nhân viên làm việc trong kho chủ yếu là lao
động phổ thông, đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến nhập – xuất hàng, kiểm tra chất
lượng, xử lý dữ liệu và vận hành thiết bị. Trong môi trường đặc thù như vậy, việc duy trì
tinh thần làm việc tích cực và trách nhiệm nghề nghiệp là một thách thức nhưng cũng là
một ưu tiên trong chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.
Thực tế ghi nhận rằng, đa số nhân sự kho tại TBS thể hiện được tinh thần làm việc
nghiêm túc, chủ động và tuân thủ quy trình. Họ có khả năng phối hợp tốt trong nhóm,
hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian và linh hoạt trong các tình huống phát sinh. Đặc biệt,
trong các giai đoạn cao điểm như cuối năm hoặc mùa khuyến mãi, khi khối lượng hàng
hóa tăng mạnh, nhân viên kho thường sẵn sàng tăng ca hoặc điều chỉnh lịch làm việc để
hỗ trợ tiến độ chung. Điều này phần nào phản ánh được trách nhiệm nghề nghiệp và mức
độ gắn bó nhất định của nhân sự với tổ chức.
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm tích cực, tinh thần làm việc của một bộ phận nhân
sự vẫn còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Đầu tiên, tính chất
công việc tại kho vốn mang tính lặp đi lặp lại, đòi hỏi thể lực và sự tập trung cao, dễ dẫn
đến cảm giác mệt mỏi, nhàm chán, đặc biệt là ở những vị trí như soạn hàng hay vận hành
xe nâng. Khi không có sự luân chuyển công việc linh hoạt hoặc các chương trình khuyến
khích tinh thần làm việc, nhân viên có xu hướng làm việc một cách đối phó hoặc mất dần động lực.
Thêm vào đó, việc thiếu các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng, thiếu lộ trình
phát triển nghề nghiệp cụ thể cũng là nguyên nhân khiến tinh thần trách nhiệm bị ảnh
hưởng. Nhiều nhân sự kho cho rằng công việc hiện tại không mang lại nhiều cơ hội thăng
tiến, trong khi áp lực về tiến độ và khối lượng công việc lại không ngừng gia tăng. Điều
này dẫn đến một thực trạng phổ biến là nhân viên chỉ hoàn thành công việc ở mức vừa đủ,
ít chủ động đề xuất cải tiến hoặc tham gia sâu vào các hoạt động phát triển chung của doanh nghiệp.
Bên cạnh các yếu tố nội tại, yếu tố môi trường làm việc và văn hóa tổ chức cũng ảnh
hưởng không nhỏ đến tinh thần nhân sự. Dù rằng TBS Logistics đã bước đầu xây dựng