Tiểu luận: vai trò hệ thống thông tin đối với chiến lược của tổ chức doanh nghiệp

lOMoARcPSD| 36006477 lOMoAR cPSD| 36006477
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
TIỂU LUẬN GIỮA KỲ
MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỐI VỚI CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP
GVHD: Thầy PHẠM XUÂN KIÊN LỚP : ITS304_2122_H01 1 lOMoARcPSD| 36006477
TP. HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2022
MỤC LỤCLời mở đầu ........................................... Error! Bookmark not defined.
Chương 1. Nội dung, chức năng và nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông
tin ........................................................................................................................................ 3
Chương 2. Những vấn đề có thể giải quyết thông qua hệ thống thông tin tích hợp ... 4
Chương 3. Những đóng góp của việc triển khai hệ thống thông tin cho chiến lược tổ
chức của doanh nghiệp ..................................................................................................... 5
Chương 4. Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống thông tin .............. 7
Chương 5. Vai trò của một người kinh doanh và quản lý trong quá trình phát triển
hệ thống thông tin .............................................................................................................. 8
Chương 6. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh trong việc triển khai
hệ thống thông tin .............................................................................................................. 9
Kết luận ............................................................................................................................ 10
Tài liệu tham khảo ........................................................................................................... 10 lOMoARcPSD| 36006477 Lời mở đầu
Trong cuộc sống ngày nay, vai trò của các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã
ngày càng lớn mạnh. Hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm cầu nối giữa các
chủ thể đối tượng trong kinh doanh bao gồm công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội.
Hệ thống thông tin đã phát triển từ việc hỗ trợ một số chức năng văn phòng sang đóng vai
trò chiến lược trong công ty. Đặc biệt, những tiến bộ và ứng dụng của công nghệ thông tin
trong lĩnh vực kinh doanh đã thúc đẩy các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc ứng
dụng các thành tựu trong khoa học công nghệ hiện đại để đạt được lợi thế cạnh tranh cũng
như phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 hiện tại.
Xu hướng sử dụng thành công công nghệ thông tin hiện đang mở rộng trên tất cả
các loại tổ chức, bao gồm cả các công ty vừa và nhỏ ở các quốc gia mới nổi phát triển. Tuy
nhiên, ngay cả ở những quốc gia với tiềm lực dồi dào về công nghệ thông tin như Hoa Kỳ,
Trung Quốc, Nhật Bản,... cũng khó tiếp thu cũng như ứng dụng các thành tựu khoa học –
công nghệ vào trong hệ thống thông tin của họ. Bài tiểu luận này với tựa đề “Vai trò của
hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp” sẽ tìm hiểu các khía cạnh
nội dung liên quan để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin trong chiến lược kinh doanh.
Chương 1. Nội dung, chức năng và nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information Systems) là tập hợp các thành phần được sử dụng
để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối, chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm phục vụ
mục tiêu hoạt động của tổ chức. Với khái niệm này, hệ thống thông tin được hiểu dưới góc
nhìn là một quy trình để phối hợp nhiều thành phần với sự tham gia của con người trong tổ
chức để đạt được mục tiêu trong quản lý, tạo lập, chia sẻ hiệu quả các thông tin, tri thức của tổ chức.
Hệ thống thông tin có nhiều chức năng như quản trị nội bộ, cải tiến dịch vụ, tăng
sức cạnh tranh, hỗ trợ quản lý,... Hơn nữa, các chức năng về giao tiếp, lưu trữ hồ sơ, ra
quyết định và phân tích dữ liệu là một số các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ 3 lOMoARcPSD| 36006477
chức doanh nghiệp được hệ thống thông tin hỗ trợ. Thông tin này được các công ty sử dụng
để nâng cao hoạt động trao đổi kinh doanh và đồng thời đưa ra các quyết định chiến lược
để phục vụ mục đích tối ưu trong kinh doanh là đạt mốc lợi thế cạnh tranh giữa các tổ chức doanh nghiệp.
Qua đó chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin. Nó giúp
liên kết các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Đối với môi trường bên ngoài
doanh nghiệp, nó giúp đưa thông tin doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài và thu thập
các thông tin từ môi trường bên ngoài như giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu
dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,... Còn đối với môi trường
bên trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị
cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thông tin
hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý
của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua
sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính (1Tech., 2020,
December 25). Như vậy, hệ thống thông tin có một vai trò rất quan trọng vì nó cung cấp
các thông tin cần thiết để ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Chương 2. Những vấn đề có thể giải quyết thông qua hệ thống thông tin tích hợp
Hệ thống thông tin tích hợp là một hệ thống quản lý thông tin mang lại cho tổ chức
lợi thế cạnh tranh và giúp đạt được các mục tiêu chiến lược, dựa trên tư tưởng quản lý đặc
biệt và sử dụng các công nghệ mới nhất, bao gồm một số hệ thống con chức năng bao gồm
tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty. Nó giúp cho công ty giải quyết nhiều vấn đề như
để giải quyết các vấn đề nguồn lực trong công ty như về tài chính, nhân sự, sản xuất và chế
tạo, bán hàng và tiếp thị thì có hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hỗ trợ
việc hoạch định kế hoạch.
Đối với vấn đề chuỗi cung ứng công ty thì có hệ thống quản trị chuỗi cung ứng bao
gồm phần mềm giúp doanh nghiệp hoạch định chuỗi cung ứng và phần mềm hỗ trợ doanh
nghiệp thi hành chuỗi cung ứng. Phần mềm hoạch định chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp lOMoARcPSD| 36006477
có thể mô hình hóa chuỗi cung ứng hiện tại, tạo ra dự báo nhu cầu cho các sản phẩm, phát
triển kế hoạch tìm nguồn cung ứng và sản xuất tối ưu. Phần mềm thực thi chuỗi cung ứng
giúp quản lý dòng sản phẩm thông qua các trung tâm phân phối và kho để đảm bảo rằng
sản phẩm được giao đến đúng điểm nhận một cách tối ưu nhất.
Đối với quan hệ khách hàng, có hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để
tiếp cận khách hàng tiềm năng và bán hàng tốt hơn. Hoặc, nếu công ty của bạn muốn xử lý
các vấn đề kế toán tài chính của các vấn đề phức tạp hoặc chung chung đòi hỏi kết quả
chính xác, thì có Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) được sử dụng trong các hoạt động sau:
xử lý bán hàng, tính lương, ngân sách, các báo cáo và tình trạng tài chính.
Chương 3. Những đóng góp của việc triển khai hệ thống thông tin cho chiến lược tổ
chức của doanh nghiệp
Thực hiện thành công các hệ thống CNTT sẽ giúp các công ty trong nhiều khía cạnh
khác nhau trong hoạt động của họ, như cải thiện dịch vụ khách hàng, đạt được lợi thế cạnh
tranh và tránh các điều kiện cạnh tranh bất lợi, hỗ trợ cơ bản các công ty khác, các chức
năng kinh doanh, tác động đến hoạt động kinh doanh thông qua đổi mới và cải tiến. Truyền
thông nội bộ và bên ngoài, cải tiến thông tin quản lý, cải tiến chất lượng sản phẩm và nâng
cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Như vậy, hệ thống thông tin sẽ tác động gián tiếp đến
chiến lược kinh doanh và thông qua việc thực hiện, giúp chiến lược đi đúng hướng với hiệu
quả cao hơn và thực thi nhanh hơn. Tạo thông tin hỗ trợ các quy trình kinh doanh để giúp
đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, từ đó giúp thực hiện chiến lược tổ chức nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Mỗi loại hệ thống thông tin khác nhau khi được triển khai sẽ hỗ trợ một chiến lược
công ty khác nhau hoặc hỗ trợ lẫn nhau về mặt chiến lược. Đối với hệ thống phân phối, bán
hàng, kế toán, tài chính và nhân sự. Điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp đáp ứng nhanh
chóng các yêu cầu của khách hàng đối với thông tin hoặc các sản phẩm, cung cấp nhiều
thông tin có giá trị để cải thiện việc ra quyết định quản lý để không làm sai lệch những
hướng đi mà chiến lược đã định ra. 5 lOMoARcPSD| 36006477
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng giúp các công ty tổ chức các quá trình cung ứng
bên trong và bên ngoài của họ và quản lý việc sản xuất, lưu trữ và di chuyển nguyên liệu
và thành phẩm. Bên cạnh đó nó còn giúp cho doanh nghiệp tính toán được các số liệu về
sự cung cấp và nhu cầu, giảm mức tồn kho, cải thiện dịch vụ giao hàng, tăng tốc thời gian
sản phẩm ra thị trường, sử dụng tài sản hiệu quả hơn từ đó giúp cho các chiến lược sản xuất
và bán hàng được hiệu quả hơn.
Đối với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, nó giúp cho doanh nghiệp tăng sự hài
lòng của khách hàng, giảm chi phí tiếp thị trực tiếp, tăng khả năng duy trì và tiếp thị tối ưu
hơn. Qua đó, hệ thống quản lý giúp tổ chức doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng từ đó
tăng lợi nhuận và làm cho chiến dịch quảng cáo bán hàng tối ưu hơn đồng thời giúp cho
chiến lược mở rộng hóa thị trường và thâm nhập thị trường ngách diễn ra thuận lợi hơn nhờ
những đánh giá của những đối tác khách hàng cũ thân thiết. lOMoARcPSD| 36006477
Chương 4. Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống thông tin
Lợi ích của hệ thống thông tin là rất lớn, nhưng triển khai thành công không phải là
việc dễ dàng và doanh nghiệp có thể gặp nhiều thách thức như hệ thống thông tin hoạt động
không như mong muốn, trục trặc tại một thời điểm nhất định hoặc thiết kế xấu, dữ liệu
không chính xác, chi phí quá cao, gián đoạn hệ thống hoặc sự thay đổi của môi trường kinh
doanh, sự phục hồi. Nếu doanh nghiệp tái cấu trúc, mở rộng, thu hẹp phạm vi thì bắt buộc
phải xây dựng lại hệ thống thông tin cho phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp
thì hệ thống thông tin mới giúp doanh nghiệp phát triển tốt nhất. Những thử thách khác như
là sức ỳ của một tổ chức được giải thích là hệ thống thông tin có thể giúp ích cho một bộ
phận này nhưng lại ảnh hưởng xấu đến một bộ phận khác là cho họ không chịu thay đổi,
mặt khác tâm lý không chịu thay đổi là tính tất yếu của mỗi con người. Ngoài ra, sự thiếu
chuyên nghiệp và thiếu hiểu biết của người dùng cũng có thể khiến hệ thống thông tin được sử dụng bị lỗi.
Đối với hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, nó đòi hỏi chi phí cao do phải xây
dựng một cơ sở dữ liệu trung tâm để liên kết các phòng ban lại với nhau. Cơ sở dữ liệu
được tập hợp từ các phòng ban trong doanh nghiệp để tạo ra dữ liệu có sẵn cho hệ thống
giúp hỗ trợ các hoạt động nội bộ của công ty. Do đó khi một phòng ban hay một người nào
đó không hợp tác cung cấp dữ liệu sai lệch sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của toàn bộ công ty.
Đối với hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, nó đòi hỏi nhiều tổ chức chia sẻ thông tin
và quy trình kinh doanh. Mỗi người tham gia trong hệ thống có thể phải thay đổi một số
quy trình của nó và cách nó sử dụng thông tin để tạo ra một hệ thống phục vụ tốt nhất các
chuỗi cung ứng như một tổng thể. 7 lOMoARcPSD| 36006477
Chương 5. Vai trò của một người kinh doanh và quản lý trong quá trình phát triển
hệ thống thông tin
Sự thành công hay thất bại của một hệ thống thông tin không chỉ giới hạn trong
phạm vi công việc của các chuyên gia CNTT, mà còn phụ thuộc vào sự tham gia của các
nhà quản lý, giám đốc điều hành và các nhân viên đóng góp.
Vai trò của nhà quản trị là lập kế hoạch kinh doanh và phát triển hệ thống thông tin
dựa trên các giả thuyết. Trước khi quyết định gia hạn phần mềm, người quản trị phải tạo
một “môi trường ảo” để thử nghiệm các quy trình mới, kênh phân phối mới và phương tiện
truyền thông mới. Người quản lý có khả năng làm những việc máy móc không làm được
và có thể chấp nhận những yếu tố không thể chấp nhận. Một trong các thử thách trong quá
trình phát triển hệ thống thông tin là có nhiều nhân viên không theo kịp tiến độ làm việc
mới do đó vai trò của người quản lý là động viên sự hợp tác gắn kết của các nhân viên,
thuyết phục họ cố gắng thích nghi với điều kiện mới. Người quản lý còn cần phải xây dựng
các tình huống kinh doanh có thể xảy ra để làm dữ liệu cho hệ thống, để đảm bảo rằng
trong mọi tình huống hệ thống đều có thể - các thông tin giúp cho quyết định chính xác
hơn. (Tran, N., 2019, May 29)
Dữ liệu là cần thiết để hệ thống thông tin hoạt động. Nhiều công ty chỉ nghĩ đến
công nghệ của họ khi triển khai hệ thống thông tin mà quên mất tầm quan trọng của dữ
liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu của mình thành nền tảng mạch lạc và lọc,
triển khai thông tin theo danh mục hoặc khách hàng. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo thông
tin này là chính xác và cung cấp hình ảnh chính xác cho khách hàng của bạn. Vai trò của
nhân viên kinh doanh rất quan trọng vì nhân viên kinh doanh tiếp xúc trực tiếp với khách
hàng, thu thập và ghi lại thông tin khách hàng, nhập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu của hệ điều
hành để có được số liệu chính xác. Thực tế là dữ liệu khách hàng được tạo ra từ đầu tập
trung vào việc nhân viên và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tận dụng nguồn
dữ liệu này để cải thiện trải nghiệm dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu hữu ích. lOMoARcPSD| 36006477
Điều này là do bán hàng là quá trình mà người bán tìm hiểu, khám phá, rút ra và đáp ứng
nhu cầu và mong muốn của người mua, đảm bảo thỏa mãn lợi nhuận lâu dài giữa hai bên.
Chương 6. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh trong việc triển khai
hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đang đưa ra những thay đổi chưa thiết lập luật và quy tắc ứng xử
có thể chấp nhận được. Tăng khả năng tính toán, lưu trữ và kết nối để mở rộng phạm vi
tiếp cận và tác động của hành động cá nhân và tổ chức. Sự dễ dàng và ẩn danh của việc
trao đổi, tái tạo và thao túng thông tin trong môi trường trực tuyến hiện đặt ra những thách
thức mới đối với quyền riêng tư và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Các vấn đề đạo đức, xã hội
và pháp lý chính mà hệ thống thông tin nêu ra tập trung vào quyền và nghĩa vụ thông tin,
quyền và nghĩa vụ tài sản, trách nhiệm và kiểm soát, chất lượng hệ thống, thể chế và chất lượng cuộc sống.
Công nghệ lưu trữ dữ liệu và phân tích dữ liệu hiện đại cho phép các công ty dễ
dàng thu thập dữ liệu cá nhân về cá nhân từ nhiều nguồn khác nhau và phân tích dữ liệu
này để tạo hồ sơ điện tử chi tiết về cá nhân và hành vi của họ. Dữ liệu truyền qua Internet
có thể được giám sát tại nhiều điểm. Cookie và các công cụ giám sát web khác giám sát
chặt chẽ các hoạt động của khách truy cập trang web. Không phải tất cả các trang web đều
có chính sách bảo mật nghiêm ngặt và không phải lúc nào chúng cũng cho phép sự đồng ý
khi sử dụng thông tin cá nhân. Luật bản quyền truyền thống không đủ để ngăn chặn vi
phạm bản quyền phần mềm vì tài liệu kỹ thuật số có thể dễ dàng sao chép và chuyển đến
nhiều địa điểm khác nhau đồng thời qua Internet.
Mặc dù hệ thống thông tin mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng có nhiều tác động tiêu
cực. Chất lượng dữ liệu kém cũng là một nguyên nhân dẫn đến việc kinh doanh bị gián
đoạn và thua lỗ. Công việc có thể bị mất khi máy tính thay thế người lao động hoặc khi các
nhiệm vụ không còn cần thiết trong các quy trình kinh doanh được thiết kế lại. Khả năng
sở hữu và sử dụng máy tính có thể làm trầm trọng thêm sự khác biệt về kinh tế xã hội giữa
các chủng tộc, dân tộc, nhóm kinh tế và tầng lớp xã hội. Sự gia tăng của máy tính làm tăng 9 lOMoARcPSD| 36006477
nguy cơ tội phạm máy tính và lạm dụng máy tính. Máy tính cũng có thể gây ra các vấn đề
về sức khỏe như: hội chứng thị giác vi tính (CVS). Kết luận
Hệ thống thông tin hiện đại có thể cải thiện hiệu suất và năng suất. Các tổ chức trên
khắp thế giới dựa vào hệ thống này để nghiên cứu và phát triển các cách thức mới để tạo
ra doanh thu và giữ chân khách hàng. Công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các
thuật toán để giảm thiểu sai sót của con người. Ngoài ra, nhân viên có thể tập trung vào các
khía cạnh cốt lõi của hoạt động kinh doanh của họ thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ
liệu, điền các thủ tục giấy tờ và phân tích thủ công. Nhờ hệ thống thông tin hiện đại, doanh
nghiệp có thể tiếp cận nhiều dữ liệu hơn.
Trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện đề tài tiểu luận, em đã nhận được sự
hướng dẫn nhiệt tình của thầy Phạm Xuân Kiên. Với tấm lòng chân thành, em xin kính gửi
lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thiện đề tài này. Trong quá
trình học tập, tìm hiểu môn Hệ thống thông tin quản lý nói chung và đề tài tiểu luận nói
riêng, thầy đã mang đến cho em những tiền đề căn bản và kiến thức để tiếp cận, phân tích
giải quyết vấn đề. Vì vậy mà em hoàn thành bài tiểu luận của mình được tốt hơn. Vì vấn
đề thời gian nên trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận sẽ không tránh khỏi những thiếu
sót. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Tài liệu tham khảo
1. 1Tech. (2020, December 25). Tại sao phải số hóa thông tin sản phẩm? 1Check Tem
Truy Xuất Nguồn Gốc Chống Hàng Giả. https://www.1check.vn/tin-tuc/taisao-
phai-so-hoa-thong-tin-san-pham.html
2. Tran, N. (2019, May 29). Vai trò của thông tin trong lãnh đạo quản lý. VnResource
Blog. https://hrmblog.vnresource.vn/vai-tro-cua-thong-tin-trong-lanhdao-quan-ly/ lOMoARcPSD| 36006477 11