Tìm Hiểu Về Hệ Thống Mua Sắm Tại Bàn | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 4: MUA HÀNG TRỰC TUYẾN
4.5. Phần mềm tiêu chuẩn cho mua sắm tại bàn
Hệ thống mua sắm tại bàn (DPS) là hệ thống mua sắm được sử dụng trong các bộ phận
mua hàng của công ty. Hệ thống DPS là một phần của Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và
can thiệp vào toàn bộ chuỗi giá trị khi sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. DPS hỗ
trợ quy trình mua sắm, kiểm tra đơn đặt hàng, nhà cung cấp và ủy quyền của bên đặt
hàng. Hệ thống DPS tự động chuyển dữ liệu đơn hàng cho nhà cung cấp, đẩy nhanh quá
trình mua sắm và giao hàng.
Hệ thống mua sắm tại bàn tổng hợp các sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp khác
nhau vào các danh mục sản phẩm đa nguRn. Giao diện người dùng dựa trên trình duyệt
web của DPS sW hỗ trợ cho việc sử dụng không thường xuyên của nhân viên (những
người khi được yêu cầu sW kiểm tra các ưu đãi cho các hàng MRO và các vật phẩm khác
một cách cá nhân hóa). Các hệ thống mua sắm tại bàn nâng cao cung cấp các giao diện
mở rộng với các hệ thống thông tin vâ ^
n hành cùng với hệ thống ERP và đảm bảo tích hợp
việc mua sắm hàng hóa gián tiếp vào các hoạt động của công ty. Hiện nay có nhiều nhà
cung cấp phần mềm cho hệ thống mua sắm tại bàn. Bảng 4.5.1 cung cấp một cái nhìn
tổng quan về sự đa dạng các chức năng thực hiện bởi các hệ thống mua sắm tại bàn.
Mua sắm tại bàn - Chức năng cơ bản Phần mềm hỗ trợ
Tìm nguRn cung, nhận dạng, các nhà cung cấp tiềm năng, thanh toán
Tra cứu trực tuyến trên Internet, tiếp thị ngược
Sử dụng các trợ lý ảo Danh mục điện tử
Quảng cáo trực tuyến và đấu giá trực tuyến
Lựa chọn thông qua hệ thống phần mềm Quy trình đặt hàng
Hỗ trợ quy trình đặt hàng Quy trình phê duyệt
Chuyển đơn đặt hàng đến nhà cung cấp bằng trình duyệt Web
Hoàn tất đặt hàng và giao hàng
Thông tin về trạng thái của quy trình đặt hàng (phía nhà cung cấp)
Kiểm soát trực tuyến của việc hoàn thành đơn hàng (theo dõi)
Hàng hóa đến và bưu phí, lưu trữ, đánh giá nhà cung cấp Bưu phí tự đô ^ng
Quản lý khiếu nại điện tử Thanh toán điện tử Đánh giá nhà cung cấp
Bảng 4.5.1: Hỗ trợ phần mềm thông qua hệ thống mua máy tính để bàn
Việc tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng đã được hệ thống mua sắm tại bàn hỗ trợ. Sử dụng
phương pháp gọi là tiếp thị ngược, việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp được đơn
giản hóa. Ý nghĩa của tiếp thị ngược là công ty mua hàng cùng với sự trợ giúp của hệ
thống mua sắm tại bàn (DPS), công khai thông tin cụ thể cho các nhà cung cấp tiềm năng
trên Web (hướng dẫn cho việc mua sắm, các đặc điểm về chất lượng, mức đô ^ hài lsng,
v.v.) , hoặc thông báo nhu cầu về hàng hóa, các điều kiện giao hàng và các phương thức
thanh toán. Nói cách khác, công ty muốn mua hàng đều tiên phong và thực hiện việc tiếp
thị.(Nói cách khác dt hiểu hơn là bên mua phải đưa ra thông tin , feedback cho bên bán trước)
Toàn bộ quy trình đặt hàng cùng với việc thanh toán và giao hàng cũng được hỗ trợ bởi
hệ thống mua sắm tại bàn, vì quá trình phê duyệt được khởi xướng (đã có từ trước đó) bởi
các hoạt động cụ thể của công ty và được thực hiện từng bước. Các chức năng theo dõi cũng rất đáng chú ý.
DPS liên tục chỉ ra tình trạng của đơn hàng với nhà cung cấp và tình trạng của hàng hóa
trong quá trình vận chuyển . Do đó, tình trạng của một đơn hàng luôn được cập nhật.
Giao diện với hàng hóa đầu vào và bưu phí được xử lý bởi DPS, và được cập nhật trực
tiếp trong hệ thống ERP tương ứng (phụ thuộc vào mức đô ^ tích hợp của từng hệ thống
ERP). Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra và ngày đã được ghi chú, số liệu thống kê được
tổng hợp, và (nếu cần) các khiếu nại được xử lý. Điều này có nghĩa là công ty mua hàng
luôn có thông tin cập nhật về chất lượng của nhà cung cấp. Các ví dụ điển hình về hàng
MRO (sản phẩm và dịch vụ) được liệt kê trong bảng 4.5.2. Sản phẩm Dịch vụ
Máy tính chưa được định dạng
PDAs và thiết bị di động Phần mềm Tạp chí và báo Sách
Nội thất văn phsng và trang thiết bị văn phsng Xe cộ
Quần áo làm việc và trang thiết bị làm việc Vật liệu quảng cáo Vật liệu bảo dưỡng Vật tư văn phsng V.v. Dịch vụ du lịch Các khóa đào tạo Dịch vụ quảng cáo
Tư vấn và dịch vụ đường dây nóng Dịch vụ tài chính Quán ăn tự phục vụ Dịch vụ sao chép Dịch vụ chuyển phát Đặt chỗ bãi đỗ xe
Chương trình giải trí nhẹ nhàng Chương trình văn hóa V.v.
Hình 4.5.2: Các loại dịch vụ cho hệ thống mua sắm tại bàn
DPS có thể giảm bớt gánh nặng đặt lên các bộ phận logistics và mua hàng của các công
ty. Các dịch vụ khác nhau, từ bố trí nơi làm việc và trang thiết bị văn phsng đến các dịch
vụ cho chuyến công tác và các sự kiện xã hội của công ty, có thể được mua và giám sát
một cách hiệu quả thông qua các hệ thống như vậy. Các ví dụ về DPS:
Ariba Operating Resources Management System: Một hệ thống quản lý tài nguyên vận
hành Ariba được cung cấp bởi công ty Ariba Technologies, Inc. Hệ thống này có một
giao diện người dùng thân thiện (dựa trên Java). Hệ thống chứa một công cụ tìm kiếm
hiệu quả cho phép các nhóm sản phẩm mong muốn được chỉ định thông qua các tiêu chí
có thể lựa chọn. Các quy trình làm việc cá nhân liên quan đến mua hàng được hỗ trợ bởi
một thành phần luRng công việc. Các nhà cung cấp của các danh mục sản phẩm phải
cung cấp thông số kỹ thuật của họ dưới định dạng CIF (Catalog Interchange Format) để
dữ liệu có thể được tổng hợp vào một danh mục đa nhà cung cấp.
The BuySite by CommerceOne: Công ty CommerceOne bán một giải pháp mua sắm trực
tuyến dưới tên BuySite. Nền tảng này hỗ trợ việc mua sắm hàng MRO, thanh toán với
việc phát hành hóa đơn, và kiểm soát quy trình.
Ngoài việc cung cấp các hệ thống mua sắm tại bàn độc lập, các nhà sản xuất hệ thống
ERP đã bắt đầu mở rộng dải sản phẩm của họ với các chức năng cho việc mua sắm hàng
hóa trực tiếp và gián tiếp (xem ví dụ như SAP Enterprise Buyer Professional).
4.6. Thị trường cung cấp dịch vụ mua hàng trực tuyến
Một nhà cung cấp dịch vụ mua hàng trực tuyến chuyên về các quy trình mua sắm của các
công ty và làm trung gian các mối quan hệ với các nhà cung cấp khác nhau.
Cấu trúc cơ bản của một nhà cung cấp dịch vụ mua hàng trực tuyến được hiển thị theo
cách trình bày trong Hình 4.6.1
Hình 4.6.1: Nhà cung cấp dịch vụ Mua sắm điện tử (theo Dolmetsch)
Các thành phần quan trọng nhất liên quan đến dịch vụ đặt hàng, dịch vụ danh mục và
quản trị hệ thống mua hàng. (1)Trong các dịch vụ yêu cầu và đặt hàng, các yêu cầu của
quy trình mua hàng cũng như các quy tắc xét duyệt cho mỗi công ty mua hàng được xây
dựng và ghi lại. Việc đặt hàng được hỗ trợ bởi phần mềm, vì cả quy trình thanh toán và
sắp xếp thanh toán đều được ghi lại.
Dịch vụ danh mục và quản lý nội dung cho phép tìm kiếm các nhà cung cấp, sản phẩm và
dịch vụ. ĐRng thời, một danh sách nhiều nhà cung cấp phải được tổng hợp và duy trì.
Một số nhà cung cấp dịch vụ Mua sắm điện tử cung cấp khả năng tạo ra các nhóm hàng và sản phẩm phức tạp.
Hệ thống quản trị liên quan đến việc ghi, duy trì hR sơ người dùng và hR sơ nhà cung cấp.
Khi sử dụng hệ thống mua sắm trên máy tính để bàn và các nhà cung cấp dịch vụ Mua
sắm điện tử, các khoản tiết kiệm sau được thực hiện:
Quy trình mua sắm: Quy trình này được tự động hóa một phần lớn và do đó ít gặp lỗi
hơn. Tình trạng của một đơn hàng cụ thể có thể được truy vấn bất kỳ lúc nào. Đặc tính
chất lượng và thời gian mua sắm có thể được đánh giá định kỳ.
Hàng tRn kho: Theo các thỏa thuận với các nhà cung cấp, hàng tRn kho có thể được giữ ở
mức nhỏ hoặc giảm xuống mức không. Nhân viên có thể xem các lượng đặt hàng hiện tại và dữ liệu giao hàng.
Lợi ích giá cả: Khi có chính sách mua sắm, các chiết khấu theo số lượng và điều khoản
giá có thể được đàm phán. Ngoài ra, khối lượng đặt hàng có thể được gom lại, dẫn đến lợi ích về giá cả.
Kiểm soát: Trong quá trình và sau quá trình mua sắm, các đánh giá của các cơ sở dữ liệu
phù hợp có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào. Điều này cung cấp một cơ sở tốt cho việc
đưa ra quyết định liên quan đến việc điều chỉnh các chính sách mua sắm và giá cả nếu cần thiết.
Do các ưu điểm của mua hàng trực tuyến, ngày càng có nhiều công ty và tổ chức công
cộng đang sở hữu các hệ thống mua sắm trên máy tính để bàn phù hợp hoặc yêu cầu các
dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ Mua sắm điện tử.