HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN KHOA XUẤT BẢN ------- *** ------- TIỂU LUẬN
Môn: Phong cách học văn bản
Đề tài: TÌM HIỂU VỀ LOẠI HÌNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
CÔNG VỤ Nhóm 2
Thành viên: Trương Mỹ Hòa – 2358020012
Nguyễn Mai Hương – 2358020015
Dương Khánh Hương – 2358020014 Trần Thu Hà – 2358020010
Phạm Tuấn Hưng – 2358020013
Phan Thu Hiền – 2358020011
Nguyễn Thu Hà – 2358020009
Lớp: Xuất Bản Điện Tử K43
Giảng viên: Đặng Mỹ Hạnh
Hà Nội, ngày 8 tháng 11 năm 2024. 1 NỘI DUNG
1, Khái niệm: văn bản hành chính là văn bản hình thành trong
quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. 2, Đặc điểm
2.1. Tính pháp lý
- Tính pháp lý của văn bản hành chính công vụ được xác định
qua một số yếu tố pháp lý và nguyên tắc nhất định nhằm đảm
bảo văn bản có giá trị pháp lý và có thể áp dụng trong thực tế.
- Các yếu tố pháp lý của văn bản hành chính công vụ bao gồm:
+ Thẩm quyền ban hành: Văn bản hành chính công vụ phải
được ban hành bởi cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền. Thẩm
quyền này được quy định trong luật pháp và các văn bản pháp
luật có liên quan. Nếu văn bản được ban hành bởi người hoặc
cơ quan không có thẩm quyền thì văn bản đó không có giá trị pháp lý.
+ Hình thức văn bản: Tùy vào từng loại văn bản, pháp luật quy
định hình thức cụ thể (như quyết định, chỉ thị, công văn, thông
báo...). Hình thức văn bản cần phải tuân theo quy định của
pháp luật, nếu không sẽ không đảm bảo tính hợp pháp.
+ Nội dung văn bản: Nội dung của văn bản hành chính công vụ
phải phù hợp với các quy định của pháp luật và không vi phạm
các quy định pháp lý hiện hành. Nội dung cần rõ ràng, đầy đủ
và không gây hiểu lầm cho người tiếp nhận.
+ Hiệu lực của văn bản: Văn bản hành chính công vụ có hiệu
lực kể từ ngày quy định trong văn bản hoặc ngày ban hành
(nếu không quy định khác). Hiệu lực của văn bản cũng phải phù
hợp với các quy định về thời gian của luật pháp.
2.2. Tính trang trọng, nghiêm túc
- Văn bản hành chính sử dụng
lịch sự, phù hợp với bối ngôn ngữ
cảnh giao tiếp chính thức. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối
với người nhận (cơ quan, tổ chức) và tầm quan trọng của nội dung được truyền đạt.
- Văn bản hành chính công vụ thường sử dụng các cụm từ cố
định và câu văn mẫu như: "Kính gửi...", "Căn cứ vào...", "Quyết
định...", nhằm tạo sự trang trọng và thống nhất trong giao tiếp 2 công vụ.
- Phong cách văn phong hành chính: Văn phong trong văn bản
phải thể hiện sự khách quan, tránh sự cảm tính hoặc cá nhân
hóa. Các câu từ phải mạch lạc, tuân theo các nguyên tắc hành
chính, không sử dụng ngôn ngữ phóng đại hoặc cường điệu hóa vấn đề.
- Trình bày một cách nhất quán và nghiêm ngặt: Các thông tin
trong văn bản cần được sắp xếp theo trật tự logic, nhất quán và
đồng bộ, từ cách viết ngày tháng, đến cách sắp xếp các mục,
các điều khoản. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp, nghiêm
túc trong cách tiếp cận nội dung.
2.3. Tính cụ thể, chính xác
- Rõ ràng về nội dung: Văn bản phải thể hiện rõ nội dung, bao
gồm thông tin chi tiết và đầy đủ về vấn đề cần giải quyết. Mục
tiêu của văn bản phải được trình bày mạch lạc, dễ hiểu và
không gây ra hiểu lầm cho người đọc. Các thuật ngữ và ngôn
ngữ sử dụng trong văn bản phải được diễn đạt một cách rõ
ràng, phù hợp và dễ hiểu.
- Chính xác về số liệu và thông tin: Văn bản hành chính công vụ
cần đưa ra các số liệu, thông tin chính xác và khách quan, đặc
biệt là khi đề cập đến các chỉ tiêu, thống kê, ngày tháng và số
liệu pháp lý. Các dữ liệu này cần được kiểm tra và đối chiếu cẩn thận để tránh sai sót.
- Trình bày khoa học, dễ theo dõi: Văn bản hành chính công vụ
cần có bố cục rõ ràng, dễ theo dõi, các mục, khoản và điều
được phân chia hợp lý để người đọc dễ dàng hiểu và thực hiện đúng theo yêu cầu.
2.4. Tính thống nhất 
Thống nhất về hình thức: tuân thủ các quy định về hình
thức của một văn bản hành chính.
VD: Sử dụng chung một hệ thống từ ngữ, cách diễn đạt,... như:
các cụm từ “Căn cứ vào…”, “Kính gửi…” 
Thống nhất về nội dung: cần thống nhất các nội dung,
không mâu thuẫn với các quy định pháp luật hiện hành.
Tất cả văn bản hành chính đều phải dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng, cụ thể. 2.5. Tính ổn định 3 
Ổn định về từ ngữ: cần sử dụng từ ngữ chuẩn được quy
định trong từ điển, từ điển hành chính. Tránh sử dụng các
từ ngữ lạ, từ lóng để đảm bảo tính chính xác và tránh hiểu lầm 
Ổn định về cấu trúc câu: ưu tiên sử dụng các cấu trúc câu
rõ ràng, dễ hiểu. Tránh sử dụng các câu phức tạp hay đảo
ngữ. Bên cạnh đó cần tuân theo trình tự diễn đạt nhất định
VD: Trình tự diễn đạt từ tổng quát đến chi tiết, từ nguyên nhân đến kết quả 2.6. Tính công khai 
Thông tin minh bạch: nội dung của văn bảnh hành chính
phải được trình bày công khai, rõ ràng và dễ hiểu để đảm
bảo tính minh bạch cho văn bản 
Dễ tiếp cận: văn bản hành chính cần được phổ biến rộng
rãi thông qua các kênh thông tin khác nhau như: báo chí,
truyền hình, website của các cơ quan Nhà nước,...q 3, Đặc trưng9
3.1. Về hình thức (Chuẩn mực, thống nhất; Dấu hiệu nhận biết; Ngôn ngữ chính)
3.2. Về nội dung (Tính pháp lý cao; cụ thể, rõ ràng; thống nhất; khách quan)
3.3. Về chức năng (Quy định pháp luật; Quản lý, điều hành; Thông tin liên lạc)
3.4. Về quy trình (Quy trình ban hành chặt chẽ; lưu trữ khoa học)q
4, Nếu biên tập loại văn bản này, cần chú ý gì về biên tập ngôn ngữ
4.1. Cách sử dụng ngôn ngữ 4
- Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản
hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước
hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế,...(gọi chung là cơ
quan) hoặc giữa cơ quan với cá nhân hay giữa các cá nhân với
nhau trên cơ sở pháp lý.q
Trong văn bản hành chính, cách sử dụng ngôn ngữ có vai trò rất
quan trọng để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng,
chính xác, và tuân theo các quy tắc chuẩn mực. Ngôn ngữ sử
dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu
Một số nguyên tắc và cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính:
- Thứ nhất, vì ngôn ngữ hành chính được dùng trong ngôn ngữ
hành chính nên ngôn ngữ này mang tính khuôn mẫu, tính
khuôn mẫu được thể hiện trong phần hình thức được triển khai
trong tình phần diễn giải của văn bản hành chính:
+ Phần đầu: Gồm các thành phần bắt buộc như quốc hiệu và
tiêu ngữ "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độc lập - tự do -
hạnh phúc", tên cơ quan, tổ chức ban hành ra văn bản và số
hiệu của văn bản hành chính.
+ Phần chính: Nội dung chính của văn bản, trong phần nội
dung chính này các ngôn ngữ được sử dụng mang tính ước lệ và
khuôn mẫu, ví dụ như: Căn cứ, điều động và bổ nhiệm, căn cứ
quyết định thi hành,... Trong nội dung tổng thể của văn bản
hành chính các cơ quan, tổ chức tránh việc sử dụng những câu
từ mang tính chất biểu đạt cảm xúc hoặc những ngôn ngữ
mang tính mô tả, diễn đạt. Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ
trong giao tiếp công vụ, tính công vụ là tính chất công việc
chung của cộng đồng hay tập thể.
+ Phần cuối: chức vụ, chữ kí và họ tên của người kí văn bản,
dấu của cơ quan, nơi nhận.
- Thứ hai, ngôn ngữ hành chính có chứa đựng tính minh xác, tính công vụ
Văn bản hành chính là chứng tích pháp lý nên không thể tuỳ
tiện xoá bỏ thay đổi, sửa chữa. Đòi hỏi sự chính xác từng dấu
chấm, phẩy,...đối với một số văn bản cần phải đúng từng chữ 5
ký, cả về thời gian có hiệu lực. Nội dung phải soạn theo những
căn cứ pháp lý rõ ràng, nghiêm túc.q
Tuyệt đối trong văn bản hành chính không sử dụng những từ
ngữ đa nghĩa, số liệu phải được khái quát cụ thể, chi tiết, lời
khai chứng thực, chính xác từng dấu chấm, dấu phẩy; không có sửa chữa, tẩy xoá.
Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính phần đầu của
văn bản phải có rõ căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật rõ
ràng, trình bày dựa trên các văn bản pháp luật được trích dẫn,
phải lập luận dựa trên các điều; khoản cụ thể để người nhận
văn bản tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và nắm được nghĩa vụ thi hành của mình.
- Thứ ba, ngôn ngữ hành chính mang tính thống nhất, có một
lớp từ ngữ cần được dùng với tầng suất cao. Văn bản hành
chính có rất nhiều thể loại nên cách trình bày cũng có thể có
những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung các văn
bản hành chính đều mang tính khuôn mẫu thống nhất. Biểu
hiện rõ nhất của tính khuôn mẫu là nhiều loại văn bản có mẫu
chung, được in sẵn; khi dùng, người ta chỉ cần điền nội dung, ví
dụ: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,...
4.2. Tránh từ ngữ nào
Ngoài việc bám sát cách thức sử dụng, diễn đạt ngôn ngữ VBHC
cần lưu ý đến cách sử dụng, diễn đạt ngôn ngữ không phù hợp sau đây:
Một là, sử dụng từ, diễn đạt câu, đoạn văn, toàn bộ văn
bản đa nghĩa, nghĩa mơ hồ, không rõ ràng. Trong thực tế,
có thể thấy không hiếm trường hợp VBHC có cách sử dụng, diễn
đạt ngôn ngữ đa nghĩa hoặc nghĩa mơ hồ, không rõ ràng như
“thực hiện theo quy định của pháp luật”, “thủ trưởng các đơn vị
có liên quan” hoặc như trong năm 2021, khi triển khai các biện
pháp phòng, chống dịch COVID-19, một số địa phương ban
hành VBHC đã sử dụng những cụm từ như “chỉ được ra đường
trong trường hợp cần thiết”, “chỉ được mua những mặt hàng
thiết yếu” là mơ hồ, không rõ ràng, tường minh. 6
Hai là, sử dụng từ ngữ địa phương, tiếng lóng, nói lái,
ngôn ngữ mạng xã hội. Tiếng Việt và từ ngữ ở nhiều địa
phương có đặc điểm là có thể nói lái và đa số trường hợp đã tạo
nên những tiếng có nghĩa. Ở nhiều địa phương, nói lái, nói lóng
trở nên phổ biến và mang lại nhiều điều thú vị trong cuộc sống.
Tuy nhiên, khi sử dụng từ ngữ, câu văn trong VBHC không sử
dụng kiểu câu, từ thể hiện cách nói lóng, nói lái như trong đời
sống dễ dẫn đến việc thực hiện sai nội dung văn bản. Đặc biệt,
khi sử dụng ngôn ngữ trong VBHC cần chú ý không sử dụng
những từ ngữ mới nếu không đảm bảo sự chính xác, phổ thông của tiếng Việt.q
Ba là, sử dụng tiếng nước ngoài. Không sử dụng tiếng
nước ngoài khi đã có từ tiếng Việt thay thế. Chẳng hạn các
từ ngữ xuất hiện khá nhiều trong văn hành chính như “email”
(tiếng Anh) cần thay vào đó là “thư điện tử” (tiếng Việt); học
online (tiếng Anh), thay vào đó là học trực tuyến (tiếng Việt).q
Mặt khác, trong VBHC vẫn có thể sử dụng tiếng nước ngoài như
tiếng Anh trong trường hợp thuật ngữ, khái niệm, từ ngữ đó
không có tiếng Việt thay thế và từ ngữ đó đã được sử dụng
trong văn bản của các cơ quan nhà nước như khi diễn đạt
phông chữ sử dụng trong VBHC là phông chữ Times New
Roman. Đây là từ tiếng Anh và không có từ tiếng Việt thay thế nên được sử dụng.
Bốn là, ghi những câu, từ có ảnh hưởng tiêu cực đến việc
thực hiện văn bản. Trước một vấn đề, sự việc, con người có
thể tiếp nhận từ hai thái độ tích cực và tiêu cực. Khi sử dụng
ngôn ngữ trong văn bản cần chú ý đến việc diễn đạt chính xác
nội dung nhưng nếu chọn những câu, từ gợi nên cảm giác tiêu
cực sẽ ảnh hưởng đến tâm lý, hành động và hiệu quả trong giải
quyết, thực hiện văn bản đó.
Ví dụ, trong phần kết thúc của nhiều VBHC có cách diễn đạt
như: “Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn,
vướng mắc đề nghị liên hệ…” hoặc: “Trong quá trình thực hiện,
nếu có thắc mắc, xin liên hệ…”. Ý tứ của những câu này thể
hiện sự cầu thị, sẵn sàng phối hợp trong giải quyết công việc. 7
Tuy nhiên, lỗi sai về cách diễn đạt là đã sử dụng những từ ngữ
như khó khăn, vướng mắc, thắc mắc, gợi đến những trạng thái
tiêu cực. Thay vào đó có thể sử dụng những từ ngữ như: “Trong
quá trình triển khai thực hiện, nếu cần phối hợp, giúp đỡ, đề
nghị liên hệ…” hoặc “Trong quá trình thực hiện, nếu cần thông
tin trao đổi, xin liên hệ…” thì câu văn sẽ chuyển sang hướng
tích cực và có tác động tốt, khơi dậy tiềm thức tích cực và biện
pháp xử lý tình huống của người giải quyết nội dung văn bản.
4.3. Những quy tắc cần tuân thủ
- Đảm bảo tính chính xác,rõ ràng:
+ Chọn từ ngữ chuẩn xác, tránh dùng từ đa nghĩa, từ hoặc các từ ngữ không rõ ràngq
+ Câu văn ngắn gọn, dễ hiểu, không rườm ràq
+ Kiểm tra kỹ số liệu, thống kê để đảm bảo sự chính xácq
- Tuân thủ quy tắc về chính tả, ngữ pháp
+ Kiểm tra chính tả: Đây là yêu cầu cơ bản nhưng rất quan
trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp của văn bản.q
+ Cấu trúc câu rõ ràng: Câu văn phải tuân theo quy tắc ngữ
pháp tiếng Việt, đảm bảo sự mạch lạc và chính xác. Chú ý đến
việc sử dụng dấu câu, không để câu văn bị ngắt quãng, thiếu
dấu câu, hoặc sử dụng dấu câu không đúng cách.
- Duy trì sự nhất quán trong ngôn ngữ: Các thuật ngữ, tên gọi
cơ quan, tổ chức, địa danh… phải được sử dụng thống nhất
trong suốt văn bản. Điều này giúp tránh sự hiểu nhầm và đảm bảo sự rõ ràng.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chính thức, phù hợp với văn
phong hành chính, không sử dụng những từ quá thân mật
- Cần chú ý đến việc xưng hô và cách thức biểu đạt trong văn
bản. Chẳng hạn, các cụm từ như "Kính gửi", "Trân trọng", "Thưa
Quý cơ quan" là rất phổ biến trong các văn bản hành chính.
- Ngôn ngữ phải chính xác về mặt pháp lý, đúng các quy định
của pháp luật, không có sự hiểu lầm trong việc diễn đạt các quy
định pháp lý, điều khoản, hoặc các yêu cầu hành chính. 8
- Tuân thủ thể thức hành chính chuẩnq
+ Cách trình bày chuẩn mực: tuân thủ quy định về thể thức
hành chính như cách viết tên cơ quan, tên người ký, tiêu đề văn
bản, ngày tháng, địa điểm, chữ ký…q
+ Sử dụng các mẫu văn bản hành chính đã được quyq
- Tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Đây là văn bản quy
phạm pháp luật hiện hành quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính
- Kiểm tra lại văn bản trước khi hoàn thiện: đọc lại nhiều
lần,tham khảo ý kiến,q sử dụng các phần mềm hỗ trợ
4.4. Cách định dạng văn bản
- Biên tập lại định dạng văn bản hành chính công vụ là quá
trình điều chỉnh lại các yếu tố như font chữ, cỡ chữ, khoảng
cách dòng, lề, ... để đảm bảo văn bản tuân thủ đúng quy định và có tính thẩm mỹ cao. - Hiểu rõ quy định:
+q Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Đây là văn bản quy phạm pháp
luật hiện hành quy định chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Quy định nội bộ: Một số cơ quan, tổ chức có thể có quy định
riêng về định dạng văn bản
- Cấu trúc chung của văn bản hành chính công vụ: (có thể lấy hình ảnh ví dụ) + Tên cơ quan ban hànhq + Tiêu đề văn bảnq
+ Số văn bản, ký hiệu, ngày tháng năm ban hànhq + Nội dung văn bảnq
+ Ký tên, đóng dấu và các phụ lục (nếu có) - Định dạng văn bản:q + Font chữ, cỡ chữ 9 + Khoảng cách dòngq + Lềq + Căn chỉnhq + Số trangq + Bảng, biểu, hình ảnhq
IV, Tài liệu tham khảo 1. Online Book V iewer
2. Phong cách ngôn ngữ hành chính là gì? Cho ví dụ và phân tích 10