Tình huống 6: Chi phê phán các sai lầm mà bỏ qua những điều cần khen ngợi môn Quản trị kinh doanh | Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 46836766 lOMoAR cPSD| 46836766
Tình huống 6: Chi phê phán các sai lầm mà bỏ qua những điều cần khen ngợi
-Thanh, việc cô cố gắng đảm đương cả hai nhiệm vụ là quyết định chưa hợp lý. Lẽ
ra, Ngoan nên xin nghỉ phép vào lúc khác và vào thời điểm bận rộn như thế này cô
ấy phải làm những công việc quan trọng tại công ty. Sự giúp đỡ của cô chỉ khiến cô
ấy nghỉ lâu hơn mà thôi, còn bản thân cô thì chẳng thể nào một mình xoay sở cả hai
công việc cùng lúc được. Vì vậy bây giờ chúng ta đang phải đối mặt với tình trạng
hàng loạt khách hành không hài lòng. Ai là người sẽ giải quyết những rắc rối này đây?
- Phải, việc giúp Ngoan có thể không phải là một quyết định sáng suốt, nhưng tôi
đang cố gắng để hoàn thành mọi việc sao cho vừa ý anh và sau đó không phải nghe
Ngoan than phiền. Chắc chắn tôi xứng đáng nhận được lời khen cho những nỗ lực
của mình chứ không phải bị chỉ trích thế này. Câu hỏi:
1. Tại sao đây lại là sai lầm? 2. Sửa sai như thế nào?
3. Làm gì để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?
4. Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào? Trả lời:
1. Tại sao đây là sai lầm ( Huy ) * Sai lầm của nhân viên lOMoAR cPSD| 46836766
- Thanh đã đưa ra quyết định chưa hợp lí khi để Ngoan nghỉ phép trong thời điểm
này. (Thời điểm công ty đang có nhiều việc, gấp rút, bận rộn)
- Thanh đã ôm cả hai công việc của mình lẫn của Ngoan và chưa thể hoàn thành tốt cả 2 công việc.
- Thanh có lời nói chưa phù hợp, hơi kích động khi bị phê phán
- Công việc chưa làm tốt khiến hàng loạt khách hàng không hài lòng
- Ngoan xin nghỉ phép vào thời điểm công việc đang gấp chưa hợp lí ( đề bài không
có lí do xin nghỉ đưa ra không biết lí do quan trọng hay chỉ là nghỉ bình thường) * Sếp:
- Phê phán việc làm của Thanh hơi gay gắt
- Có những lời nói khiến nhân viên cảm thấy tủi thân.
- Nhìn nhận sự việc chỉ trên sự sai sót mà không đưa ra lời động viên với sự cố gắng của nhân viên Thanh
2. Sửa sai ( Liễu ) -
Thanh cần điều chỉnh lại công việc, trạng thái làm việc để hoàn thành công
việc cho tốt để bàn giao cho khách hàng. Để đảm bảo uy tín cho công ty, lẫn bản thân với khách hàng. -
Cần liên hệ Ngoan về làm việc nếu thời gian nghỉ phép của Ngoan đã hết hoặc
công việc cần Ngoan giải quyết gấp. lOMoAR cPSD| 46836766 -
Thanh và Sếp cần có phải sửa lại cách giao tiếp, lời nói cho phù hợp hơn. Có
thái độ chuẩn mực hơn. -
Sếp cần bình tĩnh lại và động viên nhân viên cố gắng hơn để hoàn thành công việc. -
Sếp có thể cùng giải quyết công việc với nhân viên để đưa đến khách hàng nếu đang gấp rút
3. Để tránh mắc sai lầm trên ( Thịnh ) Cần
- Trong công việc cần bình tĩnh giải quyết, có cái đầu lạnh.
- Có thái độ phù hợp trong giao tiếp nơi công sở.
- Cần đưa ra những quyết định đúng đắn trong công việc.
- Cấp trên cần có những quyết định khen thưởng, động viên, phê bình phù hợp.
- Nhìn nhận sự việc theo nhiều hướng để giải quyết.
- Khi làm việc cần xác nhận các bản kế hoạch và báo cáo cho cấp trên kiểm tra và
kiểm duyệt trước khi đưa cho khách hàng để tránh sự không hài lòng của khách
Khi để Ngoan nghỉ phép cần báo cáo cấp trên. Cấp trên duyệt
4. Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp ( Thịnh )
Thanh đồng ý cho Ngoan nghỉ phép trong thời gian này nếu gia đình Ngoan hay cá
nhân Ngoan có việc quan trọng hay đang bị bệnh thì duyệt cho nghỉ phép. Còn nếu lOMoAR cPSD| 46836766
không thì đợi công việc giải quyết xong không còn nhiều việc thì Ngoan có thể nghỉ
phép trong khoảng thời gian này
Tình huống 12: Cố níu kéo nhân viên khi họ muốn ra đi -
Hoàn, tôi nghe nói cô muốn chuyển sang làm việc tại bộ phận tiếp thị với Huệ
phải không? Ở đây cô là một nhân viên xuất sắc và tôi tin rằng chúng ta có thể làm
điều gì đó khiến cô thay đổi quyết định. Bạn nói với nhân viên. -
Tôi không nghĩ như vậy. Huệ dự định giao cho tôi nhiệm vụ thiết kế tất cả các
bản in của công ty. Như anh biết đấy, các sản phẩm đó sẽ là sách quảng cáo và áp
phích khổ lớn, thậm chí còn có cả quảng cáo trên báo và tạp chí. Tôi luôn chờ cơ hội
để sử dụng chuyên môn về hội họa và thiết kế của mình, điều mà tôi không thể có
nếu tiếp tục ở lại phòng sản xuất. – Hoàn trả lời. Câu hỏi:
1. Tại sao đây lại là sai lầm? 2. Sửa sai như thế nào?
3. Làm gì để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?
4. Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào? Trả lời:
1.Đây là sai lầm vì: ( Nam )
Để phù hợp với sở thích và chuyên môn của nhân viên, dù có thể không muốn nhưng
bạn nên đồng ý để Hoàn thay đổi công việc. Phòng bạn thường không có nhiệm vụ
thiết kế bao bì sản phẩm, vì có thể công việc đó thuộc trách nhiệm của một bộ phận
khác. Nếu bạn cố giữ Hoàn với dự định giao việc thiết kế bao bì cho cô ấy, thì hoặc
bạn sẽ va chạm với bộ phận khác do đã chen ngang vào công việc của họ, hoặc lOMoAR cPSD| 46836766
nhiệm vụ bạn giao cho Hoàn là vô nghĩa vì những mẫu thiết kế đó sẽ không bao giờ được sử dụng.
Khi đáp ứng mong muốn của Hoàn, rất có thể bạn sẽ gặp phải một vài rắc rối khác.
Nếu cô ấy ra đi vì mức lương cao hơn, bạn sẽ phải tăng lương cho cô ấy nhưng lại
chưa thể tăng cho những nhân viên khác trong bộ phận. Cũng có thể cô ấy muốn
thay đổi môi trường làm việc mới. Chỉ để giữ chân Hoàn, bạn chấp nhận xáo trộn
công việc trong cả bộ phận? Dù Hoàn xuất sắc đến đâu thì điều đó cũng chưa xứng
đáng để bạn phải đánh đổi cả tập thể của mình.
Có thể Hoàn sẽ nhanh chóng thất vọng với công việc mới mà bạn giao cho và sớm
muộn cũng lại tìm cách ra đi. Nhiều khả năng những ưu ái mà bạn đưa ra không đủ
để đánh bại sự bất mãn của cô, hoặc không thể cạnh tranh với công việc và đãi ngộ từ nơi khác.
Đến đây, rất có thể một trong hai trường hợp sau sẽ xảy ra. Hoặc Hoàn sẽ cảm thấy
bị ràng buộc vì những nỗ lực của bạn nhằm đáp ứng mong muốn của cô (và cuối
cùng cảm thấy bực bội vì mắc kẹt trong bộ phận bạn quản lý), hoặc cô ấy vẫn quyết
định ra đi mà không quan tâm đến những cố gắng của bạn. Dù với giả thiết nào, bạn
cũng là người thất bại. 2.Sửa sai ( Tiến )
Khi biết chuyện, bạn nên tìm gặp Hoàn và giải thích rằng bạn lấy làm tiếc khi nghe
tin cô ấy chuyển đi. Tiếp đó, hãy lặp lại đoạn cuối của cuộc hội thoại. Thay vì nói:
Tôi tin rằng chúng ta có thể làm điều gì đó khiến cô thay đổi quyết định, bạn hãy nói
vài lời thể hiện rằng bạn đánh giá cao về những cống hiến của cô trong quá trình làm
việc và cảm giác tiếc nuối khi biết cô sắp chuyển đi: lOMoAR cPSD| 46836766
Hoàn này, cô là một nhân viên xuất sắc và tôi rất mong có thể làm được điều gì đó
khiến cô thay đổi quyết định. Nhưng tiếc rằng hiện tại trong bộ phận chúng ta chưa
có công việc mà cô mong đợi. Tuy nhiên, tôi cũng rất vui khi biết cô vẫn là một
thành viên của công ty. Bất cứ khi nào muốn quay trở lại phòng, cô cứ cho tôi biết.
Tôi sẽ làm tất cả những gì có thể để giúp cô toại nguyện.
Bằng cách xử sự đó, bạn thừa nhận những hạn chế trong việc đáp ứng mong muốn
của Hoàn. Đồng thời, bạn cũng để cô ấy biết rằng cô luôn được chào đón trở lại bộ
phận nếu cô quay trở lại một ngày nào đó.
3.Để tránh mắc phải sai lầm trên cần ( Thảo )
Nếu một trong số những nhân viên xuất sắc đến gặp và thông báo với bạn rằng họ
đã lựa chọn công việc khác, cuộc hội thoại giữa bạn và nhân viên đó nên diễn ra theo trình tự sau: •
Thể hiện sự nuối tiếc của bạn khi nhân viên ấy ra đi, và nếu chưa biết lý do,
hãy hỏi tại sao họ lựa chọn công việc mới. •
Đừng cam kết bất cứ điều gì. Dù họ ra đi với lý do nào thì đây cũng không
phải là thời điểm để người quản lý cam kết sẽ thay đổi một điều gì đó trong môi
trường làm việc nói chung, hay cho riêng trong trường hợp của họ. Trước khi đưa ra
quyết định, bạn cần xem xét mọi khả năng. •
Cân nhắc các lựa chọn. Xem xét tổng quát công việc trong bộ phận, cơ cấu trả
lương, tình hình thực tế công ty và những cơ hội thăng tiến có thể đáp ứng nhu cầu
của nhân viên ấy, nhưng quan trọng hơn, mọi việc phải thực sự nằm trong khả năng của bạn. lOMoAR cPSD| 46836766 •
Chỉ đề nghị những ưu đãi mà bạn chắc chắn sẽ có lợi cho cả bộ phận. Lúc này,
tốt nhất là người quản lý nên đưa ra đề nghị mà không làm ảnh hưởng tới công việc
của những người khác trong bộ phận. Hãy đặt ra giới hạn nhượng bộ của bạn khi thương lượng với họ.
Khi đề nghị ban đầu chưa đủ thuyết phục nhân viên ấy, bạn có thể đưa thêm đề nghị
khác hào phóng hơn. Nhưng bạn nên lưu ý, nếu tăng lời đề nghị quá hai lần, bạn sẽ
tạo cho họ ấn tượng rằng bạn đang khó khăn đến mức có thể làm bất cứ điều gì để
giữ chân họ. Và họ có thể sẽ lợi dụng điểm này để yêu cầu bạn nhiều hơn mức mong muốn ban đầu.
Đến thời điểm này, hoặc nhân viên ấy sẽ chấp nhận "đề nghị cuối cùng và tốt nhất"
của bạn, hoặc sẽ từ chối. Nhưng bạn đã giữ vững dự định ban đầu nhằm đảm bảo
rằng bộ phận do bạn quản lý vẫn hoạt động hiệu quả. •
Không đưa ra những đề nghị bất hợp lý. Hãy cho họ biết bạn đã xem xét công
việc tại công ty một cách cẩn trọng, nhưng hiện tại chưa thể thực hiện bất cứ thay
đổi nào để tìm ra cơ hội thuyết phục họ ở lại. Bạn nên thể hiện rằng mình đánh giá
cao những cống hiến của họ và bạn sẽ rất nhớ họ, nhưng không đưa ra bất cứ đề nghị
nào nếu chúng không hợp lý.
Và điều quan trọng nhất bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần nhớ là nhân viên sẽ làm
việc hiệu quả nhất khi thấy những cống hiến của họ được đánh giá cao. Chúng ta đã
đề cập đến tầm quan trọng của việc đề cao thành tích của nhân viên.
Việc bạn vội vàng khen ngợi hay ghi nhận nhân viên lúc họ sắp nghỉ việc không
thể lấp đầy khoảng trống mà bạn đã tạo ra trong nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Nếu bạn muốn những nhân viên có năng lực gắn bó lâu dài với mình, hãy thường lOMoAR cPSD| 46836766
xuyên cho họ biết giá trị của họ, đồng thời cảm ơn họ vì những cống hiến cụ thể dành cho công ty.
Đặc biệt, nếu bạn nhận thấy một số nhân viên xuất sắc rời bỏ công ty gần như cùng
lúc, bạn nên tự hỏi liệu họ đã được đánh giá đúng khi làm việc với bạn chưa. Và nếu
bạn còn phân vân chưa biết trả lời thế nào thì đã đến lúc bạn phải kiểm tra lại hệ
thống phản hồi của chính mình, từ đó tìm cách khen thưởng thành tích của nhân viên
một cách trực tiếp và thường xuyên.
4.Cách làm được chấp nhận trong trường hợp ( Huy )
Đảm bảo guồng quay công việc vẫn suôn sẻ: Nhân viên nghỉ việc bao giờ cũng sẽ
gây xáo trộn nhưng hãy để sự xáo trộn chỉ là thoáng qua. Để phòng tránh điều này
thì ngay từ lúc còn “sóng yên biển lặng” người quản lý phải luôn đặt câu hỏi cho
chính mình: Nếu nhân viên X nghỉ việc vào ngày mai, thì công việc sẽ như thế nào?
Dĩ nhiên câu hỏi này cũng sẽ dành cho từng nhân viên Y, Z khác và lên kế hoạch
chuẩn bị. Đối với những công việc mà chỉ một hoặc hai nhân viên biết cách thực
hiện, người quản lý đều yêu cầu ghi lại quy trình làm việc, bởi vì một ngày nào đó,
người khác cũng sẽ cần biết cách thực hiện những điều đó.