Tóm tắt Chương 2 quản trị học | Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Chapter 2: Managing: History and Current thinking
● Các khái niệm, nội dung chính của bài học:
1. Cách tiếp cận cổ điển (The Classical Approach)
2. Cách tiếp cận hành vi (The Behavioral Approach)
3. Cách tiếp cận khoa học quản lý (The Management Science Approach)
4. Cách tiếp cận quyền biến (The Contingency Approach)
5. Cách tiếp cận hệ thống (The System Approach)
6. Tổ chức học tập: Cách tiếp cận mới (Learning Organization: A New Approach?)
1. The classical approach
- Cách tiếp cận cổ điển với quản lý là sản phẩm nỗ lực tập trung đầu tiên
nhằm phát triển hệ thống tư tưởng quản lý.
- Cách tiếp cận cổ điển khuyến nghị các nhà quản trị cố gắng liên tục nâng
cao hiệu quả tổ chức để tăng sản lượng
- Cách tiếp cận cổ điển về quản trị được chia thành 2 lĩnh vực:
+ Lĩnh vực đầu tiên, phân tích quản trị cấp thấp (lower-level
management analysis) lĩnh vực này chủ yếu nghiên cứu công việc
của người lao động ở các cấp thấp hơn trong một tổ chức
+ Lĩnh vực thứ hai, phân tích toàn diện về quản trị (comprehensive
analysis of management) liên quan đến chức năng quản trị nói chung
Hình A1.1 Phân chia cách tiếp cận cổ điển thành hai lĩnh vực và những người
đóng góp chính cho từng lĩnh vực
1.1. Phân tích quản trị cấp thấp
- Phân tích quản trị cấp thấp tập trung vào tìm kiếm cách tốt nhất để thực
hiện một công việc. Nghĩa là nó điều tra cách thức cấu trúc một tình huống
nhiệm vụ để đạt được năng suất cao nhất từ người lao động
- Quá trình tìm kiếm “cách tốt nhất” này được biết đến như là phương pháp quản trị khoa học
- Đối với Frederick W. Taylor, mục tiêu chính của ông là nâng cao hiệu quả
làm việc của người lao động bằng cách thiết kế công việc một cách khoa học;
- Đối với Frank Gilbreth và Lillian Gilbreth, họ tập trung vào người lao động
khuyết tật (handicapped) cũng như không khuyết tật (nonhandicapped).
Họ tán thành ý tưởng tìm kiếm và sau đó sử dụng cách tốt nhất để thực hiện
một công việc. Công cụ điều tra chính của họ là nghiên cứu chuyển động,
bao gồm việc giảm từng công việc thành những chuyển động cơ bản nhất có thể.
- Henry L. Gantt - người đóng góp lớn thứ ba cho thuyết quản lý khoa học.
Ông cũng quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả năng suất của người lao
động. Ông coi việc đo lường và quyết tâm thực hiện nhiệm vụ là vai trò của quản lý khoa học.
+ Scheduling innovation: biểu đồ Gantt - công cụ lập kế hoạch chính
mà Gantt đã phát triển, vẫn là công cụ lập kế hoạch được các nhà
quản lý hiện đại sử dụng phổ biến nhất. Về cơ bản, biểu đồ này cung
cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt dễ hiểu về những công việc đã
được lên kế hoạch cho những khoảng thời gian cụ thể, bao nhiêu
trong số công việc đó đã được hoàn thành và nó được thực hiện bởi ai.
+ Rewarding innovation: Gantt đã phát triển một hệ thống trong đó
người lao động có thể kiếm được tiền thưởng ngoài tiền lương theo
sản phẩm, nếu họ vượt quá hạn ngạch sản xuất hàng ngày. Gantt tin
vào việc trả lương cho người lao động không chỉ tương ứng (thông
qua hệ thống lương theo sản phẩm) với sản xuất mà còn tương ứng
với sản xuất vượt mức (thông qua hệ thống tiền thưởng)
1.2. Phân tích toàn diện về quản trị
- Trong khi các nhà quản lý khoa học nhấn mạnh đến việc thiết kế công việc
khi tiếp cận nghiên cứu về quản lý, thì những nhà quản lý có quan điểm
toàn diện về lĩnh vực lại quan tâm đến toàn bộ phạm vi hoạt động quản lý.
- Henri Fayol thường được coi là người tiên phong về lý thuyết hành chính.
Các yếu tố quản trị mà ông vạch ra là Lập kế hoạch (planning), Tổ chức
(organizing), Chỉ huy (commanding), Phối hợp (coordinating) và Kiểm
soát (control) vẫn được coi là những bộ phận đáng giá để nghiên cứu, phân
tích và tác động đến quy trình quản lý.
- 14 nguyên tắc chung về quản trị do Fayol đề xuất vẫn được cho là còn
nguyên giá trị trong thời đại hiện nay.
+ Phân chia công việc (Division of work): công việc nên được phân
chia giữa các cá nhân và các nhóm để đảm bảo rằng nỗ lực và sự chú
ý được tập trung vào các phần cụ thể của nhiệm vụ
+ Thẩm quyền (Authority): các khái niệm về thẩm quyền và trách
nhiệm có liên quan mật thiết với nhau. Thẩm quyền được định nghĩa
là quyền ra mệnh lệnh và buộc phải tuân thủ chính xác. Trách nhiệm
liên quan đến việc chịu trách nhiệm. Vì vậy, quyền đi đôi với trách nhiệm.
+ Kỷ luật (Discipline): một tổ chức thành công đòi hỏi sự nỗ lực
chung của tất cả người lao động
+ Sự thống nhất trong chỉ huy (Unity of command): người lao động
chỉ nên nhận lệnh từ một nhà quản trị
+ Thống nhất phương hướng (Unity of direction): toàn bộ tổ chức
nên hướng tới một mục tiêu chung và theo một hướng chung
+ Lợi ích cá nhân đặt dưới lợi ích chung (Subordination of
individual interests to the general interests): lợi ích cá nhân không
nên ưu tiên hơn lợi ích của toàn bộ tổ chức
+ Thù lao (Remuneration): có nhiều biến số ví dụ như chi phí sinh
hoạt, cung cấp nhân sự có trình độ, điều kiện kinh doanh chung và
sự thành công của doanh nghiệp nên được cân nhắc khi xác định
mức lương của công nhân
+ Tập trung hóa (Centralization) được định nghĩa là hạ thấp tầm
quan trọng của vai trò cấp dưới. Mức độ tập trung hóa hoặc phân cấp
nên được áp dụng tùy thuộc vào tổ chức cụ thể mà người quản lý đang làm việc
+ Chuỗi vô hướng (Scalar chain): người quản lý chuỗi vô hướng
trong hệ thống phân cấp là một phần của thang đo thẩm quyền. Sự
tồn tại của một chuỗi vô hướng và việc tuân thủ nó là thứ cần thiết
nếu một tổ chức muốn thành công
+ Trình tự (Order): để đạt được hiệu quả và sự phối hợp, tất cả vật
liệu và con người liên quan đến một loại công việc cụ thể phải được
phân công vào cùng một vị trí trong một tổ chức
+ Công bằng (Equity): Tất cả nhân viên phải được đối xử bình đẳng càng tốt
+ Sự ổn định của công việc (Stability of tenure of personnel): Giữ
chân những nhân viên làm việc hiệu quả phải luôn là một ưu tiên cao của quản lý
+ Sáng kiến (Initiative): Ban quản lý nên thực hiện các bước để
khuyến khích tính chủ động của người lao động
+ Sự đoàn kết (Esprit de corps): Ban quản lý nên khuyến khích sự
hòa hợp và tình cảm tốt đẹp chung giữa các nhân viên.
Hạn chế của phương pháp tiếp cận cổ điển: không có sự hài lòng trong
công việc và các mối quan hệ con người
2. Phương pháp tiếp cận hành vi
2.1 The Hawthorne Studies
- Cách tiếp cận hành vi thường được mô tả là bắt đầu bằng một loạt nghiên
cứu được thực hiện giữa năm 1924 và 1932 nhằm điều tra hành vi và thái
độ của công nhân tại Nhà máy Hawthorne
- Nghiên cứu Hawthorne thường được chia thành hai giai đoạn: thí nghiệm
trong phòng thử nghiệm lắp ráp rơle và thí nghiệm trong phòng thí nghiệm lắp ráp rơle
● The Relay Assembly Test Room Experiments
- Phòng thử nghiệm lắp ráp rơle thí nghiệm ban đầu có định hướng quản lý khoa học
- Mục đích của các thí nghiệm trong phòng thử nghiệm lắp ráp rơle là để xác
định mối quan hệ giữa cường độ chiếu sáng và hiệu suất của công nhân,
được đo bằng sản lượng của công nhân
- Kết quả thí nghiệm khiến các nhà nghiên cứu ngạc nhiên: Dù ở điều kiện
nào nhân viên đã tiếp xúc, sản lượng của họ cũng tăng lên
● The Bank Wiring Observation Room Experiment
- Mục đích của The Bank Wiring Observation Room Experiment là phân
tích các mối quan hệ xã hội trong một nhóm làm việc
- Nghiên cứu tập trung vào tác động của khuyến khích làm việc theo nhóm
đối. Cả nhóm càng làm việc chăm chỉ thì mỗi thành viên trong nhóm sẽ
nhận được càng nhiều tiền
- Những người thực hiện thí nghiệm đã phát hiện ra: Nhóm làm việc gây áp
lực cho những công nhân nhanh hơn làm chậm tốc độ làm việc của họ.
Thay vì gây áp lực cho những người đàn ông có tỷ lệ làm việc sẽ giảm
lương cá nhân. Rõ ràng là nam giới quan tâm nhiều hơn đến việc duy trì sự
đoàn kết trong nhóm làm việc hơn là kiếm được nhiều tiền hơn.
- Do đó các nhà nghiên cứu kết luận rằng các nhóm xã hội trong các tổ chức
có thể gây áp lực đủ hiệu quả để tác động đến các cá nhân coi thường các khuyến khích tiền tệ
2.2. Recognizing the Human Variable (nhận biết biến số con người)
- Tổng hợp lại, hàng loạt nghiên cứu được thực hiện tại nhà máy Hawthorne
đã mang đến cho các nhà tư tưởng quản lý một hướng nghiên cứu mới
- Kết quả của nghiên cứu Hawthorne đã giúp các nhà quản lý hiểu được
“điều gì thúc đẩy nhân viên” là một phần quan trọng của việc trở thành một nhà quản lý
2.3. The Human Relations Movement (phong trào quan hệ con người)
- Nghiên cứu Hawthorne đã khơi dậy phong trào quan hệ con người, một
cách tiếp cận hướng tới con người quản lý trong đó sự tương tác của con
người trong tổ chức được nghiên cứu để đánh giá tác động của nó về sự
thành công của tổ chức
- Abraham Maslow, có lẽ là người đóng góp nổi tiếng nhất cho phong trào
quan hệ con người, tin rằng các nhà quản lý phải hiểu nhu cầu sinh lý, an
toàn, xã hội, được tôn trọng và tự thể hiện của các thành viên tổ chức
- Douglas McGregor, một người đóng góp quan trọng khác cho phong trào,
nhấn mạnh quan điểm quản lý triết lý được xây dựng trên quan điểm cho
rằng con người có thể tự định hướng, chấp nhận trách nhiệm và xem xét
làm việc tự nhiên như chơi
3. Phương pháp tiếp cận khoa học quản lý (The Management Science Approach)
Phương pháp tiếp cận khoa học quản lý cho thấy rằng các nhà quản lý có thể
cải thiện tổ chức của mình một cách tốt nhất bằng cách sử dụng các phương
pháp khoa học phương pháp và kỹ thuật toán học
3.1. The Beginning of the Management Science Approach (sự khởi đầu
của phương pháp tiếp cận khoa học quản lý)
- Khoa học quản lý hoặc nghiên cứu hoạt động, cách tiếp cận này có thể bắt
nguồn từ Thế chiến II, một thời đại mà các nhà khoa học hàng đầu được
yêu cầu giúp giải quyết các vấn đề hoạt động phức tạp trong quân đội. Các
nhà khoa học được tổ chức thành các đội mà cuối cùng được gọi là nhóm
nghiên cứu hoạt động (OR)
3.2. Management Science Today
- Việc sử dụng rộng rãi máy tính ở nơi làm việc và sự ra đời của Internet đã
có tác động đáng kể đến việc sử dụng các kỹ thuật khoa học quản lý của tổ
chức. bên trong thế kỷ XXI, các nhà quản lý trong các tổ chức thuộc mọi
quy mô giờ đây đã sẵn sàng tiếp cận nguồn tài nguyên phong phú các công
cụ và nguồn lực khác cho phép họ áp dụng các nguyên tắc của khoa học
quản lý đến công ty của họ một cách dễ dàng. Sự ra đời của công nghệ
không chỉ làm thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà còn cho
phép các nhà lãnh đạo tự động hóa và tổ chức hệ thống của công ty họ để
có sự nhất quán cao hơn và cho phép họ sử dụng sức mạnh của công nghệ
để hỗ trợ việc ra quyết định
3.3. Characteristics of Management Science Applications
Bốn đặc điểm cơ bản thường xuất hiện trong các tình huống mà khoa học
quản lý kỹ thuật được áp dụng:
● Đầu tiên, các vấn đề quản lý được nghiên cứu phức tạp đến mức con
người cần trợ giúp để phân tích một số lượng lớn các biến số
● Thứ hai, một cơ chế quản lý ứng dụng khoa học thường sử dụng các
hàm ý kinh tế làm hướng dẫn để đưa ra một giải pháp cụ thể có lẽ vì
các kỹ thuật khoa học quản lý phù hợp nhất để phân tích các yếu tố
định lượng như doanh thu, chi phí và đơn vị sản xuất
● Thứ ba, việc sử dụng các mô hình toán học để nghiên cứu một tình
huống ra quyết định là điển hình trong các ứng dụng khoa học quản lý
● Thứ tư là việc sử dụng máy tính. Sự phức tạp lớn của các vấn đề
quản lý và sự phân tích toán học phức tạp là hai yếu tố làm cho máy
tính trở nên có giá trị đối với các nhà phân tích khoa học quản lý
4. Phương pháp tiếp cận ngẫu nhiên (The Contingency Approach)
- Cách tiếp cận ngẫu nhiên trong quản lý nhấn mạnh rằng những gì các nhà
quản lý trong thực tế phụ thuộc vào hoặc phụ thuộc vào một tập hợp các tình huống nhất định
- Cách tiếp cận này nhấn mạnh vào mối quan hệ nếu–thì: “Nếu” biến tình
huống này tồn tại, “thì” người quản lý có thể sẽ thực hiện hành động cụ thể này
- Cách tiếp cận ngẫu nhiên cố gắng xác định các điều kiện hoặc tình huống
trong phương pháp quản lý nào có cơ hội thành công cao nhất
- Có lẽ những thách thức chính của việc sử dụng phương pháp dự phòng là:
1. Nhận thức các tình huống của tổ chức như chúng thực sự tồn tại
2. Lựa chọn chiến thuật quản lý phù hợp nhất với những tình huống đó
3. Thực hiện thành thạo các chiến thuật đó
5. Phương pháp tiếp cận hệ thống (The System Approach) 5.1. Types of Systems
- Hai loại hệ thống cơ bản là hệ thống đóng và hệ thống mở. Một hệ thống
khép kín không bị ảnh hưởng và không tương tác với môi trường của nó.
Như vậy hệ thống chủ yếu là cơ học và có các chuyển động hoặc hoạt động
được xác định trước phải được thực hiện bất kể môi trường
- Đồng hồ là một ví dụ về một hệ thống khép kín và một nhà máy là ví dụ về một hệ thống mở
5.2. Systems and “Wholeness” (hệ thống và tính toàn vẹn)
- Khái niệm “toàn vẹn” rất quan trọng trong phân tích hệ thống nói chung.
Hệ thống phải được xem như một tổng thể và chỉ có thể sửa đổi được thông
qua những thay đổi trong các bộ phận của nó
- L. Thomas Hopkins đề xuất sáu nguyên tắc sau dành cho bất kỳ ai tiến hành phân tích hệ thống
1. Tổng thể phải là trọng tâm chính của phân tích, với các bộ phận nhận được thứ yếu chú ý.
2. Tích hợp là biến số quan trọng trong phân tích tính toàn vẹn. Nó được
định nghĩa là mối liên hệ giữa nhiều phần trong tổng thể.
3. Những sửa đổi có thể có ở mỗi phần cần được cân nhắc trong mối tương
quan với những tác động có thể có đối với mọi phần khác.
4. Mỗi bộ phận có một số vai trò phải thực hiện để tổng thể có thể hoàn
thành mục đích của mình.
5. Bản chất của bộ phận và chức năng của nó được xác định bởi vị trí của nó trong tổng thể.
6. Mọi phân tích đều bắt đầu từ sự tồn tại của tổng thể. Các bộ phận và mối
quan hệ giữa chúng sau đó sẽ phát triển để phù hợp nhất với mục đích của tổng thể.
5.3. The Management System (hệ thống quản lý)
- Giống như tất cả các hệ thống, hệ thống quản lý bao gồm một số bộ phận
hoạt động phụ thuộc lẫn nhau để đạt được mục đích
- Các phần chính của hệ thống quản lý là tổ chức đầu vào, quy trình tổ chức
và đầu ra của tổ chức
- Hệ thống quản lý là một hệ thống mở - tức là hệ thống tương tác với môi
trường của nó (Hình A1.2). Các yếu tố môi trường mà hệ thống quản lý
tương tác bao gồm chính phủ, nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh
5.4. Information for Management System Analysis (thông tin để phân
tích hệ thống quản lý)
- Lý thuyết hệ thống tổng quát hỗ trợ việc sử dụng thông tin từ nhiều chuyên
ngành, môn học để hiểu rõ hơn về hệ thống.
- Thông tin được sử dụng để thảo luận về hệ thống quản lý trong văn bản
này đến từ ba nguồn chính:
1. Cách tiếp cận cổ điển trong quản lý
2. Cách tiếp cận hành vi trong quản lý
3. Cách tiếp cận khoa học quản lý trong quản lý
- Việc sử dụng ba nguồn thông tin này để phân tích hệ thống quản lý được
đề cập đến như quản lý tam giác. Hình A1.3 trình bày mô hình quản lý tam giác
6. Tổ chức học tập một phương pháp mới (Learning Organization: A New Approach?)
- Một cách tiếp cận mới về quản lý đang được phát triển để giải quyết những
vấn đề mới này có thể gọi là phương pháp tổ chức học tập
- Các tổ chức học tập nhấn mạnh việc giải quyết vấn đề một cách có hệ
thống, thử nghiệm các những ý tưởng mới, học hỏi từ kinh nghiệm và lịch
sử quá khứ, học hỏi từ kinh nghiệm của người khác và chuyển giao kiến
thức nhanh chóng trong toàn tổ chức
- Tổ chức học tập phải tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc học tập và
khuyến khích sự trao đổi thông tin giữa tất cả các thành viên của tổ chức
- Xây dựng một tổ chức học tập đòi hỏi phải xây dựng năm đặc điểm trong một tổ chức:
1. Tư duy hệ thống (Systems thinking) —Mọi thành viên trong tổ chức
đều hiểu công việc của chính mình và cách thức các công việc phù hợp với
nhau để cung cấp sản phẩm cuối cùng cho khách hàng.
2. Tầm nhìn chung (Shared vision)—Tất cả các thành viên của tổ chức
đều có quan điểm chung về mục đích của tổ chức và sự cam kết chân thành
để hoàn thành mục đích.
3. Thử thách các mô hình tư duy (Challenging of metal models) —Các
thành viên của tổ chức thường xuyên thách thức cách thức công việc kinh
doanh đã hoàn tất và quá trình suy nghĩ mà mọi người sử dụng để giải quyết
các vấn đề của tổ chức.
4. Học tập theo nhóm (Team learning) —Các thành viên của tổ chức làm
việc cùng nhau, cùng nhau phát triển các giải pháp cho các vấn đề mới và
cùng nhau áp dụng các giải pháp đó. Làm việc theo nhóm thay vì cá nhân
sẽ giúp các tổ chức tập hợp lực lượng tập thể để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
5. Làm chủ cá nhân (Personal mastery) —Tất cả các thành viên của tổ
chức đều cam kết đạt được sự hiểu biết sâu sắc và phong phú về công việc
của họ. Sự hiểu biết như vậy sẽ giúp các tổ chức thành công vượt qua những
thách thức quan trọng mà họ phải đối mặt