20 trang 11 lượt tải

Tóm tắt quản trị học | Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông

22

Tóm tắt quản trị học | Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông. Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!

Môn: Quản trị học (BSA1337) 12 tài liệu

Trường: Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông 1.8 K tài liệu

Tác giả:

Profile

Huy Quang

4 tuần trước
Tải xuống
Báo cáo
Danh sách Quiz
Tải xuống
/20
1/
20
QUẢN TRỊ HỌC
Bài 1 : ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ
Khái niệm:
• Đối tượng: Con người.
• Quản trị là quản trị con người trong tổ chức
• Lí do tồn tại của hoạt động quản trị là vì muốn có hiệu quả. Vì sao?
=> Chỉ khi con người quan tâm đến hiệu quả thì mới quan tâm đến hoạt động quản
trị do đó mục tiêu đưa ra cần đòi hỏi hiệu quả cao.
• Ở mỗi đơn vị kinh doanh & đơn vị hành chính thì có sự khác biệt nhất định về
mục tiêu.
−
Đơn vị kinh doanh dùng lợi nhuận.
−
Đơn vị hành chính thì xem xét dựa trên mục tiêu & sứ mệnh của đơn vị
đóa.
➢ Để đo lường kết quả( hiệu quả).
Tính KH & NT của Quản trị:
• Tính khoa học: Khoa học ở đây là sự thừa hưởng hay sự tích lũy qua nhiều năm từ
các ngành khoa học hay thành tựu cụ thể.Vậy thì khoa học quản trị ở đây là?
=>Nó cung cấp cho nhà quản trị tư duy hệ thống giải quyết vấn đề dựa trên
khoa học. Và được thể hiện ở các yêu cầu sau:
− Đảm bảo phù hợp với sự vận động các quy luật khách quan(đòi hỏi sự hiểu
rõ về kinh tế-xã hội) để vận dụng hiệu quả các thành tựu khoa học.
− Cần sử dụng các phương pháp , kỹ thuật quản trị.
− Phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của từng tổ chức cụ thể trong từng giai
đoạn cụ thể ( vận dụng một cách linh hoạt vào từng thời điểm sao cho mục
tiêu đạt hiệu quả í).
• Tính nghệ thuật: Sự vận dụng quản trị một cách có hiệu quả, linh hoạt để đạt được
mục tiêu có kết quả cao. Được thể hiện qua:
− Sử dụng con người.
− Giáo dục con người.
− Ứng xử.
− Ngoài ra, còn ở nghệ thuật tạo thời cơ , sử dụng các đòn bẩy trong quản lí,
ra quyết định,…
• Quản trị có hiệu quả cao khi: Sử dụng các thành tự của khoa học quản trị &
vận dụng chúng một cách có nghệ thuật trong thực tiễn .
2/
20
about:blan
k
Cấp bậc, kỹ năng & vai trò của nhà QT:
• Cấp cơ sở (Thấp): Là cốt lõi của mọi tổ chức. Là cấp tập trung vào việc thực
hiện có hiệu quả mục tiêu .
• Cấp kỹ thuật( Trung): Điều phối , điều khiển cấp tác nghiệp trong tổ chức.
• Cấp chiến lược (Cao): Hoạch định chiến lược, phương hướng phát triển của tổ
chức (mục tiêu).
Đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ như các shop áo đồ , quán ăn. Nhà quản trị được chia
làm hai loại :
− Người thừa hành: Người có nhiệm vụ nhất định không phụ trách trông coi
nhiệm vụ người khác và chỉ chịu sự quản lí trực tiếp của nhà quản trị.Vd: nhân
viên bán hàng trong shop đồ…
− Nhà quản trị: Người đưa ra quyết định, mục tiêu cho tổ chức đó.
Kỹ năng bao
quát
Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng kĩ thuật
➢ Trong đó:
− Kỹ năng bao quát quan trọng nhất đối với cấp chiến lược.
− Kỹ năng nhân sự quan trọng nhất đối với cấp tác nghiệp.
− Và ở mỗi cấp quản trị đều cần 3 kĩ năng và sẽ giảm dần theo
cấp độ quản trị tăng lên.
3/
20
16:31 22/03/2024
ÔN TẬP QUẢN TRỊ
HỌC
-
đề
ôn
thi
Vai trò của nhà quản trị:
• Vai trò Quan hệ với con người:
− Vai trò Đại diện
− Vai trò Lãnh đạo
− Vai trò liên lạc( người xử lí và truyền đạt thông tin trong và ngoài tổ chức)
• Vai trò Thông tin:
− Vai trò tiếp nhận và thu nhập các thông tin liên quan đến tổ chức
− Vai trò phổ biến thông tin
− Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài
• Vai trò quyết định:(Cấp chiến lược)
− Vai trò doanh nhân( người quyết định)
− Vai trò giải quyết xáo trộn
− Vai trò phân phối nguồn lực
− Vai trò Thương quyết
Chức năng quản trị
➢ C
ấ
p
chiến lược: chủ yếu tập chung vào chức năng hoạch định và tổ chức
➢ Cấp kỹ thuật: chủ yếu tập trung vào chức năng tổ chức và điều
khiển
➢ Cấp tác nghiệp thì chủ yếu tập trung vào chức năng điều khiển.
Bài 2: MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
4/
20
Khái niệm và phân loại MT:
Khái niệm: Tổng hợp các yếu tố từ bên trong & ngoài có ảnh hưởng trực & gián tiếp
đến mục tiêu của tổ chức.
Phân loại MT: Ngoài & Trong
• Môi trường bên ngoài:
➢ Vĩ mô ( 6 nội dung)
− MT kinh tế: Tăng trưởng kinh tế, xu hướng của lãi suất, cán cân
thanh toán quốc tế, mức độ lạm phát, Thuế, các biến động trên thị
trường chứng khoáng.(Quan trọng và có ảnh hưởng lớn nhất
trong MT vĩ mô, tác động theo quy luật khách quan).
− MT Chính trị- Pháp luật:Luật pháp, chính phủ, các xu hướng
chính trị và đối ngoại. ( tác động nhanh, thường sử dụng như
công cụ điều tiết như chính sách nhà nước. gắn liền với kinh tế -
xã hội).
− MT văn hóa – xã hội:Phạm vi tác động RỘNG. ( Là cơ sở giúp
nhà quản trị xác định những cơ hội, nguy cơ của tổ chức).
− MT dân số:Cầu thị trường( quy mô tiêu dùng) & nguồn nhân lực
đầu tư vào tổ chức. ( Tác động chậm, chứa đựng những nguy cơ
tiềm ẩn, thường gắn liền với MT kinh tế)
− MT tự nhiên: Có thể là yếu tố hình thành nên lợi thế cạnh tranh
của các sản phẩm và dịch vụ trong nhiều TH. ( Ngày càng quan
trọng và tác động mạnh đến hoạt động của tổ chức).
− MT công nghệ :Là yếu tố tác động mạnh đến chi phí và chất
lượng . có tốc độ tác động và điều chỉnh nhanh nhất.
➢ Vi mô( MT ngành):
➢ Kinh doanh quốc tế:Cần phải đi phân tích để làm rõ các tác động đến tổ
chức. Mức độ khác nhau với từng tổ chức cụ thể tổ chức chỉ hoạt động ở
thị trường trong nước or quốc tế.
• SỰ KHÁC NHAU GIỮA MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ VÀ VI MÔ
MT VĨ MÔ MT VI MÔ
Phạm vi Rộng, liên quan đến điều Hẹp hơn, liên quan đến
kiện chung trong một
quốc gia
điều kiện của ngành mà
tổ chức hoạt động
Tính chất tác động Gián tiếp Trực tiếp
Tốc độ thay đổi Chậm & tác dụng lâu dài Nhanh & năng động
Mức độ phức tạp Rất phức tạp, phụ thuộc
vào nhiều yếu tố
Ít phức tạp, có thể nhận
biết được.
Ảnh hướng đến cấp
chiến lược
Nhiều đến chiến lược
cấp công ty
Nhiều đến chiến lược
cấp kinh doanh và chức
năng
Kiểm soát & sự thay đổi Không kiểm soát được &
buộc phải thích nghi,
thuận theo.
Kiểm soát và thay đổi
được.
• Môi trường bên trong:
6/20
Bài 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Khái niệm: Là quá trình xác định những mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, biện
pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu.
Tác dụng: Tối thiểu hóa rủi ro do điều kiện môi trường + các yếu tố bên trong tổ
chức.chia làm 4 lợi ích( tác dụng):
• Nhận diện thời cơ
• Có kế hoạch né tránh or tối thiểu hóa các nguy cơ
• Triển khai kịp thời các chương trình -> tạo tính chủ động
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra được dễ dàng thuận lợi.
Phân loại:Theo phạm vi ảnh hưởng ta phân thành 2 loại
Hoạch định gồm 4 thành phần chính:
• Mục tiêu
➢ Theo thời gian: 1 ≤ mục tiêu ≤5 để phân thành mục tiêu dài hạn , trung
hạn or ngắn hạn .Mang tính tương đối.
➢ Tính chất: tang trưởng, ổn định & suy giảm
➢ Lượng hóa: Định tính & định lượng
➢ Cấp độ quản lí: chung của tổ chức & riêng của các bộ phận chức năng ,
thành viên trong tổ chức
ĐỐI VỚI MỤC TIÊU NGẮN HẠN CẦN TUÂN THỦ NGUYÊN TẮC SMART:
✓ Cụ thể
✓ Đo lường được
7/20
✓ Có thể đạt được
✓ Nhất quán
✓ Thời gian thực hiện
⇨ Trong đó cần chú ý ba nguyên tắc trọng tâm để làm bài là : Cụ thể,
đo lường được và thời gian thực hiện.
• Biện pháp
• Nguồn lực
• Việc thực hiện
Phương pháp dự báo trong hoạch định: (4 PP)
• Linh cảm (Nhà quản trị cấp cao)
• Khảo sát thị trường: ( Nhà quản trị cấp trung gian)
• Phân tích chuỗi thời gian
• Mô hình kinh tế lượng
Hoạch định chiến lược: Mục tiêu dài hạn
• Ổn định
• Phát triển
• Cắt giảm
• Phối hợp các chiến lược trên.
Công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược
CHU KÌ ĐỜI SỐNG SẢN PHẨM : Xâm nhập ⇨Tăng trưởng ⇨ Phát triển ⇨Suy thoái.
Hoạch định tác nghiệp: Mục tiêu ngắn hạn
Chia làm 2 kế hoạch chính:
8/20
• Đơn dụng :
− Chương trình
− Dự án
− Kế hoạch ngân sách.
• Thường trực :
− Chính sách
− Thủ tục
− Qui định quy tắc
Bài 4: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Khái niệm: Là việc lựa chọn những công việc , những bộ phận và giao cho mỗi bộ phận
một người chỉ huy với chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực
hiện mục tiêu.
Vai trò: Đóng vai trò cốt lõi của quy trình quản trị.
Nguyên tắc: 5 nguyên tắc cơ bản
• Thống nhất chỉ huy
• Gắn liền với mục tiêu
• Hiệu quả
• Cân đối : cân đối ở đây là quyền hành & trách nhiệm , cân đối lượng công việc.
• Linh hoạt: để đáp ứng những biến động từ môi trường bên ngoài.
Tầm hạn quản trị: Là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể
quản trị được một cách hiệu quả nhất.
• Tầm hạn quản trị rộng : Ít nấc thang trung gian , thông tin phổ biến & phản hồi
một cách nhanh chóng , ít tốn kém chi phí.
• Tầm hạn quản trị hẹp: ngược lại .
Quyền hành
• Khái niệm: Là quyền được tổ chức công nhận, gắn với chức danh, từ đó nhà quản
trị có quyền quyết định, chỉ huy, khen thưởng, trừng phạt hay ra lệnh đối với cấp
dưới và trông đợi sự tiến hành của họ.
• Cách sử dụng và thái độ của người lao động:
− Cưỡng bức: thì nhân viên phải làm nhưng thiếu nhiệt tình
− Mua chuộc: thái độ nhân viên sẽ tính toán , cân nhắc lợi hại đến bản than
− Kết thân:
Phân quyền: Phân quyền hay ủy quyền là tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm
để thực hiện một hoạt động nhất định.
9/20
⇨ Trường quyền lực không được giao người ta gọi là tập quyền.
• Quá trình giao quyền thường bao gồm 4 CV chính:
− Xác định các kết quả mong muốn.
− Giao nhiệm vụ.
− Giao quyền để hoàn thành các nhiệm vụ đó.
− Xác định trách nhiệm của người được giao quyền.
Việc giao quyền hạn có thể bằng văn bản hay bằng miệng dưới dạng quy định thể hay
chung chung. Nên cần phân biệt hai loại ủy quyền :
− Ủy quyền chính thức ( dưới dạng văn bản)
− Ủy quyền mặc nhiên ( quyền theo cấp bậc để giải quyết các tình huống có liên
quan đến chức năng nhiệm vụ).
⇨ Ủy quyền bằng văn bản rất có lợi cho cả hai bên. Tránh trường hợp
đùng đẩy trách nhiệm.
• Mức độ phân quyền:
− Kích thước, quy mô của tổ chức: tỉ lệ thuận.
− Giá trị của quyết định và sự quan trọng của nhiệm vụ: tỉ lệ thuận theo cấp
quản trị.
− Việc phân quyền có thể được tang lên khi có những người quản trị cấp dưới
tài giỏi.
• Nguyên tắc giao quyền:
− Theo kết quả mong muốn
− Theo chức năng
− Bậc thang: Tức là tuyến quyền hạng từ cấp cao đến cấp thấp rõ ràng thì các
vị trí sẽ chịu trách nhiệm về việc ra quyết định rõ ràng & thông tin có hiệu
quả.
− Quyền hạn theo cấp bậc
− Thống nhất trong mệnh lệnh
− Tính tuyệt đối trong trách nhiệm
− Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
• Nghệ thuật giao quyền :
− Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác
− Sẵn sàng chia sẻ
− Sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm
− Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
− Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi.
-Xây dựng cơ cấu tổ chức:
10/
20
• Khái niệm: Là tổng hợp các bộ phận # phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, được
giao nhiệm vụ , quyền hạn , trách nhiệm và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện
chức năng quản trị & mục tiêu chung của tổ chức.
• Yêu cầu đối với 1 cơ cấu tổ chức quản trị tối ưu:
− Đảm bảo tính tối ưu
− Đảm bảo tính linh hoạt , khả năng thích nghi cao
− Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động
− Đảm bảo tính kinh tế
− Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
− Chiến lược & mục tiêu của tổ chức
− Quy mô & mức độ phức tạp của tổ chức
− Kỹ thuật & công nghệ sử dụng
− Môi trường của tổ chức
− Quan điểm & thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao
− Địa lý
− Các bộ phận và các cấp trong cơ cấu tổ chức
− Bộ phận quản trị:Là 1 bộ phận riêng biệt với các chức năng riêng biệt
(phòng, ban,..) => Số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng
quản trị theo chiều ngang thể hiện trình độ chuyên môn hóa trong phân
công lao động.
− Cấp quản trị : Là sự thống nhất tất cả các bộ phân quản trị ở trình độ nhất
định. => Số cấp quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo
chiều dọc, thể hiện trình độ tập trung quản trị & liên quan đến vấn đề chỉ
huy trực tuyến & hệ thống cấp bậc.
− Các tiêu chuẩn hình thành cơ cấu tổ chức: 7 ý
− Theo số lượng nhân viên
− Time làm việc
− Theo chức năng của tổ chức
− Theo lãnh thổ địa lý
− Theo sản phẩm
− Theo khách hàng
− Theo quy trình
− 6 mô hình cơ cấu tổ chức tiêu biểu:
TRỰC
TUYẾN
CHỨC
NĂNG
TT-CN MA
TRẬN
ĐỊA LÝ SẢN
PHẨM
Đặc Đường Chồng Từ trên Theo hai Trên Trên
điểm thẳng, từ trên chéo xuống, chiều dọc xuống , xuống
xuống.Quyề nhau, người và theo chi theo sự
n được phân mỗi lãnh ngang.Dọ nhánh phân
rõ ràng với 1 người đạo c chức khu vực chia dãy
11/
20
cấp trên trực cấp dưới tuyến năng, sản
tiếp có thể chịu Ngang phẩm
có nhiều trách theo sản
cấp trên nhiệm phẩm (or
trực tiếp về đơn khách
vị mình hàng).
phụ
trách.
Lãnh
đao
chức
năng
không
có
quyền
chỉ đạo
các đơn
vị trực
tuyến..
Ưu Thống nhất, Giải Gộp lại Linh Tận Phát
điểm tập trung quyết trực dộng, sử dụng ưu triển tốt
cao, trách vấn đề tuyến – dụng hiệu điểm thị tiềm
nhiệm rõ nhiều chức quả nguồn trường năng sản
ràng chiều, năng. nhân lực, địa phẩm
không hình thành phương
cần quá & giải thể
cao
năng lực
dễ dàng ,
nhanh
nhà lãnh chóng
đạo
Nhược Đòi hỏi năng Trách Vấn đề Dễ xảy ra Kiểm Khả
điểm lực nhà lãnh nhiệm khi giải tranh chấp soát năng
đạo cao. Phù không quyết giữa phức tạp hợp tác
hợp với rõ ràng, mối người lãnh ở cấp các bộ
doanh khối quan hệ đạo & các cao nhất phận
nghiệp quy lượng giữa hai bộ phận. rõ ràng, kém,
mô nhỏ.
chuyên
môn
bộ phận
TT-CN.
Ycầu nhà
lãnh đạo
quản lí ở
giữa quá
mức độ
quan
tăng có ảnh nhiều ở tâm toàn
hưởng > từng khu diện ->
vực tổ chức
không
cao, chi
12/
20
about:blan
k
phí cao.
BÀI 5: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
Khái niệm: Là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, dôn đốc & động viên những
người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất.
Nội dung: Gồm 3 chức năng
− Động viên & lãnh đạo con người trong tổ chức nỗ lực làm việc, thực hiện tốt mục tiêu
của tổ chức.
− Thông tin hiệu quả, tạo môi trường làm việc tối ưu.
− Xữ lý hiệu quả và kịp thời xung đột liên quan đến tổ chức..
Các lý thuyết động viên
• Động cơ:
− Kiến thức
− Kỹ năng
− Kinh nghiệm
− Các mối quan hệ
− Sự mon muốn( động cơ, hoài bão)
− Quan niệm về trách nhiệm xã hội
− Đặc điểm cá nhân
• 5 lý động viên:
i. Lý thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow:
➢ Nhu cầu cơ bản -> an toàn & an ninh -> xã hội -> tự trọng -> được thể
hiện.
ii. Lý thuyết hai nhân tố của Herzberg:
➢ Nhân tố duy trì
➢ Nhân tố động viên
iii. Lý thuyết E.R.G: (Hoàn thiện lý thuyết Abraham Maslow)
➢ Nhu cầu tồn tại ( cơ bản + an toàn) -> Nhu cầu quan hệ ( Xã hội +
1 phần nhu cầu tự trọng ) -> Nhu cầu phát triển ( 1 phần tự trọng +
thể hiện).
iv. Lý thuyết mong đợi của Victor. H. Vroom:
➢ Động cơ thúc đẩy = Mức say mê x Kỳ vọng đạt được x Sự cam kết
v. Lý thuyết về sự công bằng ( Stacy Adam) : Công bằng là một động lực
Lãnh đạo & Phong cách lãnh đạo
Khái niệm : Là một nghệ thuật tác động vào con người sao cho họ không những chỉ tuân
thủ các mệnh lệnh mà còn tự nguyện hăng hái làm việc.
Phẩm chất của người lãnh đạo : Do Stogdill tống kết & đánh giá lần 2 năm 1974 rút ra
13 phẩm chất chính của người lãnh đạo thành công như sau :
➢ Khả năng thích ứng
➢ Am hiểu môi trường xã hội
➢ Tham vọng & định hướng thành tựu
13/
20
16:31 22/03/2024
ÔN TẬP QUẢN TRỊ
HỌC
-
đề
ôn
thi
➢ Quyết đoán
➢ Có tinh thần hợp tác
➢ Mạnh dạn
➢ Đáng tin cậy ( chỗ dựa của nhân viên)
➢ Thống trị ( khả năng ảnh hưởng đến người #)
➢ Nghị lực
➢ Kiên trì
➢ Tự tin
➢ Chịu được sự căng thẳng
➢ Sẵn sàng chịu trách nhiệm
Phong cách lãnh đạo :
1. Theo Kurt Lewin phân loại theo mức độ tập trung quyền lực chia
làm 3 phong cách chính:
Độc đoán Dân chủ Tự do
Đặc điểm Thông tin 1 chiều
từ trên xuống chủ
yếu, rất ít từ dưới
lên.
Thông tin 2 chiều Thông tin theo
chiều ngang giữa
các nhân viên.
Ưu điểm Giải quyết vấn đề
nhanh, kịp thời
Nhược điểm Chủ quan, không
phát huy được sáng
tạo, kinh nghiệm
của cấp dưới
Nhận được nhiều ý
kiến , đóng góp của
nvien dưới quyền
Tốn thời gian, tiền
bạc
Phát huy tối đa
năng lực của người
dưới quyền
Dễ dẫn đến tình
trạng hỗn loạn
trong tổ chức
2. Phân loại theo mức độ quan tâm đến công việc & con người:
⇨ Phụ thuộc vào tình huống ( linh hoạt).
3. Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R.Blake & J.Mouton
14/
20
4. Lựa chọn phong cách lãnh đạo: Không có một phong cách nào là
tốt nhất cho mọi trường hợp. Thường người ta dựa vào các yếu tố
sau để lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu : 5 yếu tố
➢ Đặc điểm của người dưới quyền
➢ Đặc điểm của tổ chức
➢ Phong cách lãnh đạo của cấp trên
➢ Tình huống cụ thể
➢ Đặc điểm của nhà lãnh đạo
5. Ứng dụng của thuyêt động viên trong quản trị
➢ Thiết kế & bố trí công việc, điều kiện & môi trường làm
việc
➢ Các phần thưởng
➢ Sự tham gia của người lao động vào cơ hội trao đổi mục
tiêu, những quyết định phát triển tổ chức &phát triển các
nhóm chất lượng,..
➢ Thời gian làm việc linh hoạt
➢ Đài thọ việc học hành
➢ Đài thọ cho các kỳ nghỉ, team building hằng năm,..
➢ Các dịch vụ hỗ trợ gia đình
Quản trị xung đột
• Xung đột là sự tranh chấp về lợi ích khi bị ảnh hưởng tiêu cực của một bên khác.
15/
20
about:blan
k
• Quản trị xung đột là việc nhà quản trị xác định, theo dõi & đưa ra những can thiệp
cần thiết để giảm bớt các xung đột ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức.
• Phân loại :
− Theo tính chất lợi hại: Chức năng & phi chức năng
− Theo tính bộ phận : Mẫu thuẫn giữa các bộ phận, giữa các nhà quản trị &
nhân viên, giữa các nhân viên hay xung đột nhóm.
• 3 bước giải quyết xung đột:
I. Nhận diện xung đột
II. Ra quyết định đình chiến
III. Tìm hiểu thông tin liên quan đến xung đột
IV. Đưa ra các phương pháp giải quyết xung đột : Thắng- thua, Thua- thua,
Thắng – thắng.
Bài 6: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
Khái niệm: là quá trình xác định thành quả đạt được dựa trên thực tế & so sánh với
những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch & nguyên nhân sự sai lệch , trên cơ sở đó
đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức.
Mục đích :
− Xác định rõ mục tiêu, kết quả đạt được theo kế hoạch đã định
− Bảo đảm nguồn nhân lực được sử dụng một cách hiệu quả
− Xác định & dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào , ra.
− Xác định chính xác, kịp thời các sai sót & trách nhiệm của từng cá nhân,
bộ phận trong tổ chức.
− Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy , quyền
hành & chế độ trách nhiệm.
− Hình thành các thống kê & báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp
− Đút rút , phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
Các nguyên tắc kiểm soát (7 nguyên tắc)
➢ Trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức
➢ Được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị
➢ Thực hiện tại những điểm trọng yếu
➢ Khách quan
➢ Phù hợp với văn hóa tổ chức
➢ Tiết kiệm
➢ Đưa đến các hành động : cải tiến, sửa sai, điều chỉnh.,.
Quy trình kiểm soát
16/
20
B1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát : Định tính & định lượng
NOTE:
− Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng & không quan trọng
− Tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao, không thể đạt được
− Tránh đưa ra tiêu chuẩn chồng chéo ( mẫu thuẫn) nhau.
− Phải giải thích hợp lí được các tiêu chuẩn đề ra.
Các loại kiểm soát:
Tr ước công vi ệc ( cấấp cao)
Trong công vi ệc ( Cấấp trung, Cơ sở)
Sau công vi ệc ( Cấấp cao)
17/
20
Nội dung kiểm soát & Phương pháp kiểm soát
− Nội dung:
o Tài chính
o Thông qua sử dụng công cụ kế toán- kiểm toán
o Nhân sự
o Tình trạng thị trường
o Sản xuất
o Việc thực hiện các dự án đầu tư
− Phương pháp:
o 4 PP cổ truyền :
✓ Số liệu thống kê
✓ Bản báo cáo & phân tích
✓ Phân tích điểm điểm hòa vốn
✓ Kiểm tra các nguồn lực
o 2 PP hiện đại:
✓ Sơ đồ mạng
✓ Máy điện toán
Bài 7 : Thông tin và quyết định quản trị
Khái niệm : là quá trình trao đổi giữa người gửi và nhận.
18/
20
4 Vai trò của thông tin trong quản trị:
− Điều phối & thay đổi
− Phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị
− Phục vụ cho việc ra quyết định quảnt rị
− Tác động tổ chức hình thành một hệ thống mở tương hỗ với môi trường
bên ngoài.
Thông tin trong tổ chức
•
Phân làm thông tin chính thức & không chính thức:
Trong đó, thông tin chính
thức thì thông qua những báo cáo , ra lệnh cụ thể ( theo cấp hệ). Còn thông tin
không chính thức thì là do nhân viên tạo ra trong quá trình làm việc.
•
Chiều thông tin 3 chiều:
−
Trên xuống : Cấp trên ra lệnh xuống.
−
Dưới lên : Báo cáo của cấp dưới.
−
Ngang : Giữa nhân viên với nhau.
• 5 Mạng thông tin thông dụng :
o Dây chuyền
o Chữ Y
o Bánh xe
o Vòng tròn
o Đủ mạch
• 9 Trở ngại cho việc truyền thông tin có hiệu quả:
1) TT truyền đi sai lệch về nội dung
2) Thiếu kế hoạch đối với TT
3) Những giả thiết không được làm rõ: Dẫn chứng giúp hiểu rõ thông tin.
4) TT diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc,..
5) Ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên
6) Sự mất mát do truyền đạt & ghi nhận thông tin kém: vd truyền miệng,..
7) Ít lắng nghe & đánh giá vội vã
8) Sự không tin cậy, đe đọa & sợ hãi sẽ hoại thông tin liên lạc
9) Time ngắn cho sự điều chỉnh thay đổi của TT.
• Quản trị thông tin vượt qua những trở ngại :
− Điều chỉnh dòng tin tức
− Sử dụng sự phản hồi
− Đơn giản hóa ngôn ngữ
− Tích cực lắng nghe
− Hạn chế cảm xúc
− Sử dụng dư luận
Quyết định quản trị
Đặc điểm : 4 Đặc điểm cụ thể
19/
20
➢ Mọi thành viên trong tổ chức đều có thể ra quyết định, nhưng chỉ có nhà quản trị
mới đưa ra quyết định quản trị.
➢ Quyết định quản trị đưa ra khi vấn đề đã chín muồi.
➢ Quyết định quản trị luôn gắn với thông tin.
➢ Quyêt định quản trị luôn chứa những yếu tố khoa học & sáng tạo.
6 yêu cầu đối với quyết định quản trị: ( Tương tự Smart)
− Khoa học
− Pháp lý
− Thống nhất
− Cụ thể
− Time thực hiện
− Kịp thời
Phân loại quyết định:
Quyết định Cấp cao Cấp trung Cấp cơ sở
Tính chất các
quyết định
Pham vi thực
hiện
Thời gian thực
hiện
Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp
Toàn cục Bộ phận
Dài hạn Trung hạn Ngắn hạn
Theo chức năng
quản trị
Theo cách soạn
thảo
Kế hoạch + Tổ
chức
Không được lập
trình trước
Tổ chức + Điều
khiển
Điều khiển chủ
yếu
Lập trình trước
Quy trình ra quyết định
Phương pháp ra quyết định :
20/
20
• Cá nhân
• Tham vấn( lắng nghe đóng góp ý kiến nhưng vẫn tự quyết định )
• Tập thể
Phong cách ra quyết định
Theo Victor Vroom, Philip yetton, Arthur đưa ra 5 phong cách:
Trong đó : Mô hình 1 &2 theo phong cách lãnh đạo độc đoán ( nên ưu nhược điểm y chang), 3,
4 & 5 thì theo phong cách dân chủ ( ưu nhược cũng y chang).
Những vấn đề cần lưu ý khi đưa ra quyết định
Đối với nhà quản tri :
1. Quá tin tưởng vào năng lực bản thân, đánh giá nó quá cao
2. Quyết định mang tính thỏa hiệp & nhiều lúc bỏ qua vấn đề chính của nó
3. Quyết định dựa trên ấn tượng & cảm xúc cá nhân,
4. Quá cầu toàn
5. Ra quyết định khi chưa nắm đầy đủ thông tin.

Tài liệu khác của Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

Tài liệu liên quan: