TỔ CHỨC NHÓM CUNG CẤP
Sau khi cấu trúc tổ chức doanh
nghiệp được thiết lập, bất kể
thiết kế tổ chức nào được chọn,
thì việc phân công đều diễn ra
trong đó. Cho dù cấu trúc tổ
chức dựa trên chức năng, sản
phẩm hay quy trình kinh doanh
thì cũng không quan trọng; điều
thực sự quan trọng là công việc
phải được phân công và thực
hiện theo các kế hoạch chiến
lược và mục tiêu của tổ chức.
Theo logic, lập kế hoạch và phân
công tổ chức là những phân
đoạn quan trọng của sự tích hợp
các mục tiêu chiến lược và thiết kế tổ chức.
Các phần sau đây mô tả các
khía cạnh chính của thiết kế tổ
chức cung ứng, bao gồm vai trò
của giám đốc mua hàng, tình
trạng cung ứng trong tổ chức và
mối quan hệ báo cáo và mối
quan hệ nội bộ của nó. Mặc dù
trọng tâm là các tổ chức cung
ứng lớn, nhiều bình luận cũng có
liên quan đến các tổ chức cung ứng nhỏ hơn. Giám đốc mua sắm (CPO)
Giám đốc mua hàng (CPO) hoặc
giám đốc cung ứng (CSO) được
định nghĩa là giám đốc điều hành
"cấp cao nhất" hoặc "cấp cao
nhất" trong "văn phòng công ty
(cấp điều hành) hoặc bộ phận
chính, chẳng hạn như đơn vị
kinh doanh chiến lược (SBU),
người có thẩm quyền và trách
nhiệm chính thức để quản lý các
chức năng mua sắm, mua hoặc
tìm nguồn cung ứng của công ty
(hoặc SBU) để mua sắm hàng
hóa và dịch vụ từ các nhà cung
cấp bên ngoài". Trách nhiệm của
CPO có thể được phân chia và
phân bổ giữa các nhà quản lý và
phòng ban, nhưng trách nhiệm
và thẩm quyền chức năng của
CPO phải được công nhận rõ
ràng. Hơn nữa, chức năng hóa
ngụ ý rằng tất cả các trách nhiệm
hợp lý liên quan đến chức năng
cung ứng phải được giao cho
CPO, bao gồm các liên kết mạng
lưới cung ứng có liên quan cũng như toàn
bộ các nhu cầu của tổ chức.
Nguyên tắc thiết yếu là có một số
nhiệm vụ được công nhận chung
có liên quan đến chức năng này
và những nhiệm vụ này phải
được đặt trong một nhóm riêng
có địa vị ngang bằng với các
chức năng chính khác của tổ chức.
Những thay đổi trong lĩnh vực
quản lý cung ứng đã tác động
đến mọi thứ, từ chức năng được
gọi đến chức danh của những
người thực hiện nhiệm vụ cho
đến các nhiệm vụ được thực
hiện. Không có chức danh chung
nào cho cá nhân nắm giữ vị trí
cung ứng hàng đầu trong một tổ
chức lớn. Tùy thuộc vào vai trò
của cung ứng trong tổ chức,
đường dây báo cáo và vị trí của
nó trên sơ đồ tổ chức, chức
danh có thể là giám đốc mua
hàng, phó chủ tịch, giám đốc,
quản lý. Kèm theo đó có thể là
mua hàng, mua sắm, quản lý
cung ứng, tìm nguồn cung ứng, tìm nguồn cung ứng
chiến lược, hậu cần hoặc quản lý
chuỗi cung ứng. Khá phổ biến
khi thấy các chức danh CPO như
phó chủ tịch, tìm nguồn cung
ứng chiến lược và cung ứng;
phó chủ tịch, mua sắm: phó chủ
tịch, quản lý chuỗi cung ứng
hoặc giám đốc, mua sắm toàn
cầu. Các chức danh trong các
trường hợp được sử dụng trong
văn bản này cung cấp một loạt
các chức danh tốt đang được sử dụng hiện tại. Hồ sơ của CPO
Hồ sơ sau đây về CPO trung
bình xuất hiện từ một nghiên cứu
tập trung gần đây của CAPS
Research. CPO trung bình là một
người 51 tuổi có trình độ học vấn
cao, đã làm việc tại tổ chức của
mình trong 14 năm và CPO trong
4,6 năm, so với 5,9 năm vào
năm 1995. Trong khi hầu hết các
CPO đều có kinh nghiệm trước
đó về cung ứng, thì khoảng 80
phần trăm các CPO trong nghiên
cứu đã làm việc ở ít nhất một chức
năng khác. Khoảng 70 phần trăm
của CPO có chức danh là phó
chủ tịch và chức danh này rất có
thể bao gồm các từ mua sắm,
thu mua, chuỗi cung ứng hoặc
quản lý cung ứng trong đó,
chẳng hạn như phó chủ tịch,
mua sắm toàn cầu hoặc phó chủ
tịch quản lý chuỗi cung ứng.
Thông thường có một đến hai
cấp giữa CPO và CEO. Các
tuyến báo cáo CPO phổ biến
nhất là phó chủ tịch cấp cao/phó
chủ tịch tập đoàn (22 phần trăm),
phó chủ tịch điều hành (17 phần
trăm), phó chủ tịch tài chính/CFO
(17 phần trăm) và chủ tịch/CEO
(13 phần trăm). Bảy mươi bảy
phần trăm CPO trong nghiên cứu
CAPS báo cáo với một trong
năm loại vị trí điều hành hàng
đầu (chủ tịch/CEO, COO, phó
chủ tịch điều hành, phó chủ tịch
cấp cao/phó chủ tịch tập đoàn và
CFO/phó chủ tịch tài chính).
CPO có thể có trách nhiệm quản
lý chung đối với các giao dịch
mua không theo truyền thống
như du lịch công ty, dịch vụ
thực phẩm, bất động sản, phần
cứng và phần mềm CNTT, in ấn
và phúc lợi. Ngoài ra, CPO có
thể có trách nhiệm về hậu cần
(bao gồm vận chuyển đến và đi,
quản lý đội xe, kho bãi, xử lý vật
liệu, thực hiện đơn hàng, quản lý
hàng tồn kho, lập kế hoạch
cung/cầu và quản lý các nhà
cung cấp dịch vụ hậu cần bên
thứ ba), chất lượng, công nợ
phải trả, quản lý tài liệu/hợp
đồng, lãnh đạo quy trình cung
ứng, vật liệu, phân phối và quản lý cơ sở. Xu hướng CPO
Một số xu hướng đã xuất hiện
trong thập kỷ qua liên quan đến
hồ sơ và vai trò của CPO:
Trình độ học vấn đang tăng lên.
Hầu như tất cả các CPO đều có
bằng cử nhân, khoảng một nửa
là bằng sau đại học, thường là
MBA. Các dòng báo cáo đang
thay đổi, các CPO có xu hướng
báo cáo cao hơn trong tổ chức
so với những năm 1980 và 1990.
CPO ngày càng được thuê từ
bên ngoài tổ chức thay vì được
thăng chức từ bên trong. Nhiệm
kỳ của CPO tại tổ chức của họ
đã giảm xuống còn 14 năm vào
năm 2011, từ 18 năm vào năm
1995, và hơn một phần ba CPO
được thuê vào vị trí này từ một công ty khác.
CPO ngày càng được tuyển
dụng từ các lĩnh vực chức năng
khác ngoài cung ứng. Đây là
trường hợp của khoảng 40 phần trăm CPO trong nghiên cứu CAPS Research.
Khi một CPO mới thay thế một
CPO hiện tại, CPO hiện tại sẽ
được thăng chức hoặc rời công
ty để đảm nhiệm vị trí tương tự ở
một công ty khác. Các dòng báo
cáo của CPO thay đổi trung bình
2,5 năm một lần, điều đó có
nghĩa là một CPO điển hình sẽ
có ít nhất hai ông chủ khác nhau
trong nhiệm kỳ của mình theo quy tắc.
Mô hình CPO vẫn còn mới mẻ ở nhiều tổ chức. Mối quan hệ báo cáo
Giám đốc điều hành mà CPO
báo cáo đưa ra một chỉ báo tốt
về tình trạng cung ứng và mức
độ mà nó được nhấn mạnh trong
tổ chức. Nếu giám đốc mua hàng
chính có chức danh phó chủ tịch
và báo cáo với CEO, điều này
cho thấy rằng cung ứng đã được
công nhận là chức năng quản lý
cấp cao. Tuy nhiên, báo cáo với
CEO không phải là điều cần
thiết. Các CEO trong các tổ chức
lớn có danh mục trách nhiệm
rộng, từ quan hệ cổ đông đến
chiến lược công ty. Báo cáo với
một trong năm giám đốc điều
hành cấp cao khác (phó chủ tịch
điều hành, phó chủ tịch cấp
cao/phó chủ tịch tập đoàn và
CFO/phó chủ tịch tài chính) trong
công ty có thể cung cấp cho
cung ứng sức ảnh hưởng và sự
tiếp xúc của tổ chức cần thiết để đóng một vai trò quan
trọng. Những cá nhân này có thể
có nhiều thời gian và hứng thú
hơn với các vấn đề về chuỗi
cung ứng mà tổ chức phải đối
mặt. Nếu cung ứng báo cáo với
một giám đốc điều hành quá
thấp trong tổ chức, thì cung ứng
có khả năng ít ảnh hưởng đến
chiến lược của công ty.
Khi cung ứng không được trao
cùng một trạng thái như các
chức năng khác, nó phải được
đặt dưới một giám đốc chức
năng cấp cao khác. Trong nhiều
trường hợp, cung ứng báo cáo
với giám đốc tài chính vì tác
động trực tiếp của các quyết định
cung ứng đối với dòng tiền, quy
mô chi tiêu hàng năm và số tiền
bị ràng buộc trong hàng tồn kho.
Trọng tâm của tổ chức vào quản
lý chi phí chiến lược cũng hỗ trợ
quyết định đưa cung ứng vào tài
chính. Trong các tổ chức có tỷ lệ
chi tiêu hàng năm cao dành cho
các yêu cầu sản xuất, cung ứng
thường báo cáo với giám đốc
sản xuất hàng đầu. Trong mô
hình dịch vụ chia sẻ, cung ứng
cùng với các chức năng pháp lý,
kế toán, nhân sự và các chức
năng khác có thể báo cáo với
một phó chủ tịch hành chính.
Trong một công ty định hướng
nhiều vào kỹ thuật, mối quan hệ
báo cáo có thể là với giám đốc
kỹ thuật để có được sự giao tiếp
và phối hợp chặt chẽ hơn về
thông số kỹ thuật sản phẩm và kiểm soát chất lượng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức
độ mà chức năng cung ứng
được đặt trong cấu trúc tổ chức
bao gồm một phạm vi rộng.
Trong số các yếu tố chính là:
1. Số lượng vật liệu mua vào và
dịch vụ bên ngoài chiếm một tỷ
lệ phần trăm tổng chi phí hoặc
tổng thu nhập của tổ chức. Một
mức cao tỷ lệ nhấn mạnh tầm
quan trọng của việc thực hiện
hiệu quả chức năng cung ứng.
2. Bản chất của các sản phẩm
hoặc dịch vụ được mua lại. Việc mua lại các thành