Tự luận quản trị học: Tổng quan về các kỹ năng và vai trò quản lý | Đại học Văn Lang

lOMoARcPSD| 61860737 I. TỔNG QUAN
Quản trị: bao gồm toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu
của tổ chức theo cách có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
• Hiệu quả: - Do things right - thể hiện mức độ đạt được mục tiêu đã
tuyên bố của tổ chức ( cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ được
khách hàng đánh giá là có giá trị.)
• Hiệu suất: - Do the right things - thể hiện mức độ sử dụng nguồn
lực để đạt được mục tiêu của tổ chức ( thu được nhiều kết quả
nhất với ít sự tốn kém nhất.)
1. Cấp bậc quản trị (3)
• Cơ sở: là những cá nhân quản lí công việc của nhân viên trong tổ chức
• Cấp trung: là những cá nhân quản lí công việc của các nhà quản lí cấp cơ sở
• Cấp cao: là những cá nhân chịu trách nhiệm đưa ra quyết định
chung cho tổ chức, thiết lập các mục tiêu, xây dựng các kế hoạch
ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. 2. Kỹ năng (3)
• Nhận thức: thể hiện khả năng hiểu biết để xem xét tổ chức dưới một
góc nhìn tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành nên tổng thể đó.
 Bao gồm: Thấu hiểu con người thuộc đội nào là phù hợp ở đâu trong một tổ
chức; Làm thế nào để tổ chức trở nên tương hợp với ngành, cộng đồng, hoạt
động kinh doanh theo nghĩa rộng hơn, gắn kết môi trường xã hội.
 Thể hiện năng lực tư duy ở tầm chiến lược và nhận dạng, đánh giá, giải quyết
các vấn đề phức tạp.
• Quan hệ con người: thể hiện khả năng của nhà quản trị khi tiến
hành công việc cùng với và thông qua người khác để thực hiện
công việc một cách có hiệu quả và đạt được hiệu suất với tư cách
là thành viên của tổ chức.
 Là cách thức nhà quản trị quan hệ với người khác.
 Bao gồm: động viên, hỗ trợ, phối hợp, lãnh đạo, truyền thông và giải quyết các xung đột.
• Chuyên môn: thể hiện sự thông hiểu và thành thạo trong việc thực hiện công việc.
Bao gồm: thông thạo về các phương pháp, kỹ năng, công cụ làm việc. lOMoARcPSD| 61860737 3. Chức năng (4)
• HOẠCH ĐỊNH: Thiết lập các mục tiêu cần thực hiện và xác định các
hành động nào nên được thực hiện để hoàn thành mục tiêu.
 Đưa ra các mục tiêu của tổ chức.
 Quyết định các công việc cần thực hiện.
 Xác định những nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu.
• TỔ CHỨC: là quá trình phân công nhiệm vụ, phân bổ các nguồn lực,
điều phối các hoạt động để hoàn thành các mục tiêu.
 Phân công nhân sự thực hiện công việc.  Phân bổ vốn, công nghệ…  Điều phối các hoạt động.
• LÃNH ĐẠO: là quá trình khơi dậy sự nhiệt tình của nhân viên và
truyền cảm hứng cho họ để thực hiện các công việc và hoàn thành mục tiêu.
 Tạo ra những giá trị và văn hóa được chia sẻ.
 Truyền thông các mục tiêu tới mọi người trong toàn bộ tổ chức.  Truyền cảm hứng tới nhân viên.
• KIỂM SOÁT: là quá trình đo lường việc thực hiện công việc, so sánh
kết quả với mục tiêu và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
 Giám sát các hoạt động của nhân viên.  Thu thập và thực hiện các báo cáo.
 Đưa ra các hoạt động cần điều chỉnh.
 Các công ty ít nhấn mạnh dạng kiểm soát từ trên xuống, mà nhấn mạnh nhiều
hơn đến việc đào tạo nhân viên để họ có thể tự giám sát và thực hiện các hành động điều chỉnh.
4. Vai trò của người quản lí (10 vai trò phân 3 nhóm)
• THÔNG TIN: mô tả các hoạt động được tiến hành để duy trì và phát
triển mạng lưới thông tin.
 Người giám sát: thu thập và sàng lọc thông tin.
 Người truyền thông tin: Truyền thông tin bên trong tổ chức  Người phát ngôn:
Truyền thông tin ra bên ngoài tổ chức.
• TƯƠNG TÁC CÁ NHÂN: liên quan tới mối quan hệ với người khác,
các nhiệm vụ mang tính lễ nghi và biểu tượng khác.
 Người đại diện: liên quan tới việc thực hiện các nghi lễ và các hoạt động mang
tính biểu tượng cho bộ phận hay tổ chức.
 Người lãnh đạo: liên quan tới các mối quan hệ với nhân viên.
 Người liên kết: phát triển các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức. lOMoARcPSD| 61860737
• RA QUYẾT ĐỊNH: liên quan đến những sự việc mà nhà
quản trị cần phải tiến hành lựa chọn và thực hiện hành động.
• Người khởi xướng kinh doanh: khởi xướng sự thay đổi,
không ngừng suy nghĩ về tương lai.
• Người giải quyết vướng mắc: giải quyết xung đột giữa các
nhân viên, giữa các bộ phận.
• Người phân phối nguồn lực: phân công con người, thời gian, tài chính…
• Người đàm phán: thực hiện các thỏa thuận. II.
TỰ NHẬN THỨC VỀ BẢN THÂN
1. Các dạng stress và cách kiểm soát LOẠI STRESS CHIẾN LƯỢC HẠN CHẾ Quản lí thời gian Uỷ Thời gian quyền Uỷ quyền Đối đầu Khả năng giao tiếp Hoàn cảnh
Thiết kế lại công việc Sắp xếp ưu tiên Hoạch Lường trước định
Hữu hiệu nhất: tăng cường khả năng tự hồi phục
2. Cách thức dung hòa sự khác biệt giữa các cá nhân khác nhau trong công việc
- Đề cao sự khác nhau, không tạo ra sự phân biệt giữa các cá nhân
- Tự bộc lộ mình, sẻ chia, niềm tin trong các cuộc trao đổi
3. Sự phát triển giá trị bản thân theo thời gian sống, làm việc, học tập, trải
nghiệm: 15 NGUYÊN TẮC VÀNG ĐỂ PHÁT TRIỂN BẢN THÂN
 Nguyên tắc có chủ đích: sự phát triển không tự nhiên xảy ra
 Nguyên tắc nhận thức: bạn phải tự tìm hiểu chính mình để phát triển bản thân
 Nguyên tắc chiếc gương: bạn phải tìm thấy giá trị ở bản thân và bổ sung giá trị bản thân
 Nguyên tắc suy ngẫm: học cách tạm dừng để sự phát triển có thể bắt kịp bạn
 Nguyên tắc nhất quán: động lực giúp bạn tiếp tục – kỷ luật giúp bạn phát triển lOMoARcPSD| 61860737
 Nguyên tắc môi trường: sự phát triển sẽ nở rộ trong môi trường thuận lợi
 Nguyên tắc thiết kế: để tối đa hóa sự phát triển, hãy đưa ra các chiến lược
 Nguyên tắc nỗi đau: quản lý tốt những trải nghiệm xấu sẽ dẫn tới
sự phát triển vượt bậc
 Nguyên tắc chiếc thang: sự phát triển nhân cách quyết định mức độ phát triển cá nhân
 Nguyên tắc dây thun: Sự phát triển ngừng lại khi bạn mất cảm giác
về khoảng cách giữa nơi bạn đang đứng và nơi bạn có thể đứng
 Nguyên tắc đánh đổi: trong một vài trường hợp chúng ta nên từ bỏ để trưởng thành
 Nguyên tắc tò mò: Có thể kích thích sự tò mò bằng cách đặt câu hỏi tại sao
 Nguyên tắc làm gương: Rất khó để tiến bộ khi bạn chẳng có ai để học tập
 Nguyên tắc mở rộng: phát triển luôn tăng cường khả năng của bạn
 Nguyên tắc đóng góp: Phát triển bản thân giúp bạn phát triển người khác
4. Vai trò của trí tuệ cảm xúc trong quá trình tự nhận thức và giao tiếp: điều
kiện tiên quyết để đưa đến những sự thành công trong hoạt động quản trị.
5. Ý nghĩa của sự hiểu biết về chính bản thân các nhà quản lí
- Cơ hội xem xét giả định mà bạn cho là đúng, những điểm mặc cảm,
điểm nhạy, điểm yếu cũng như điểm mạnh của bạn
- Hoàn thiện khả năng nhìn nhận vấn đề, góp phần xây dựng giá trị của
vai trò nghề nghiệp tương lai.
- Giúp chúng ta đưa ra những cách tác động đến người khác hiệu quả, sâu sắc hơn. III.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1. Qúa trình (4 bước) Bước Đặc điểm Xác định vấn đề
Các thông tin sẽ khác nhau nếu quan điểm, suy đoán khác nhau
Tìm nguyên nhân của các khác biệt đó
Thu thập thông tin từ mọi người liên quan
Nhận diện các tiêu chuẩn bị vi phạm
Nhận diện toàn bộ vấn đề
Tránh bắt đầu vấn đề bằng 1 giải pháp trá hình lOMoARcPSD| 61860737
Tập hợp các giải pháp Trì hoãn việc đánh giá các giải pháp
Đảm bảo rằng mọi cá nhân có liên quan đều tham gia việc tìm phương án
Xem xét phương án gắn với thực hiện mục tiêu
Nhận diện các phương án khi xem xét ảnh hưởng ngắn-dài hạn
Xây dựng ý tưởng từ người khác
Chỉ nhận diện phương án cho vấn đề đang quan tâm
Đánh giá và lựa chọn Đánh giá các phương án bằng tiêu chuẩn tối ưu giải pháp
Đánh giá một cách hệ thống
Đánh giá trong mối liên quan mục tiêu
Đánh giá ảnh hưởng chính-phụ
Phương án được lựa chọn được xác định rõ ràng
Thực hiện phương án Thực hiện đúng tiến độ
Cung cấp các thông tin phản hồi
Làm cho những người ảnh hưởng chấp nhận
Thiết lập hệ thống kiểm tra
Đánh giá dựa vào việc giải quyết vấn đề
2. Các loại rào cản tư duy – Cách vượt qua
• Suy nghĩ 1 chiều – hãy luôn để bản thân thoái mái không đi theo 1
luồng ý kiến, hãy để đầu óc tỏa sức sáng tạo. Đừng hà khắc với
bản thân quá hãy suy nghĩ theo nhiều hướng, biết đâu được bạn sẽ
tìm kiếm được nhiều phương pháp nhiều suy nghĩ thú vị hơn.
• Rập khuôn - xây dựng sự nhận thức
- 1.nhận ra định kiến trong cuộc sống của bạn
- 2.chấp nhận rằng những định kiến này có thể có hoặc không được tiếp thu
- 3.quyết tâm thay đổi định kiến cá nhân
- 4.theo dõi sự tự nhủ của bản thân
• Tự giới hạn – chấp nhận khó khăn, không nghiêm trọng hóa vấn
đề, giúp đỡ người khác, có mục đích rõ ràng, không đổ lỗi, nắm bắt cơ hội
• Tự thỏa mãn – cách vượt qua là sự khiêm tốn!!!
3. Những hình thức sáng tạo:
• Tập kích não: Đây là một phương pháp dùng để phát triển nhiều
giải pháp sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp này thực hiện
bằng cách tập trung trên một vấn đề và rút ra rất nhiều đáp án căn bản cho vấn đề đó. lOMoARcPSD| 61860737
• Bản đồ tư duy: là phương pháp được đưa ra như một phương tiện
mạnh để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não. Đây là
cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích một vấn đề
ra thành một dạng của lược đồ phân nhánh. • Sáu chiếc mũ:
1. Thu thập thông tin: mũ trắng (tìm kiếm)
2. Đề xuất giải pháp: mũ xanh lá cây (nêu ra các ý kiến làm sao để
giải quyết các vấn đề)
3. Đánh giá giá trị của các ý kiến: mũ vàng (đánh giá khả thi của
các phương án), mũ đen (đánh giá những yếu tố rủi ro)
4. Viết các phản ứng, trực giác tự nhiên và cảm xúc cá nhân: mũ
đỏ (tự do viết ra những suy nghĩ,cảm xúc cá nhân mà không cần giải thích)
5. Tổng kết: mũ xanh da trời (cần nhìn lại các bước trên, trưởng
nhóm sẽ tập hợp các ý kiến trên và đưa ra phương pháp và giải pháp tối ưu nhất)
4. Phân biệt vấn đề kiểu Phân tích – Sáng tạo
• Giải quyết vấn đề theo PP phân tích (Vấn đề: Đã từng – Không
phức tạp, không quá khó – Biết cấu trúc)
Trình tự: Định nghĩa – Giải pháp – Lựa chọn – Thực thi
• Giải quyết vấn đề theo PP sáng tạo (Vấn đề: Mới - Phức tạp, khó - Chưa rõ cấu trúc)
 Rào cản tư duy: Quán tính – Rập khuôn – Đè nén – Tự mãn
 Phá vỡ rào cản tư duy: Chuẩn bị - Hình thành – Lóe sáng (Eureka) – Kiểm chứng IV. TẠO ẢNH HƯỞNG
1. Biểu hiện và tác động của sự lạm dụng quyền lực • Kém nhạy cảm về người
khác, trơ lì, gây sợ hãi.
• Lạnh lùng, xa cách, kiêu căng
• Phản bội lòng tin người khác
• Qúa tham vọng, mưu mô, cố gắng leo cao
• Không thể làm việc với người khác, xây dựng đội nhóm
• Qúa phụ thuộc người khác (người hướng dẫn).
2. Quyền lực: là khả năng áp đặt ý chí của mình với người khác, tác động đến khả
năng động viên các nguồn lực để đạt mục đích của mình.
3. Nguồn (cơ sở) để người quản lí có quyền lực/sức ảnh hưởng đến cấp dưới lOMoARcPSD| 61860737
• Chuyên môn: Có chuyên môn, có nền tảng giáo dục tốt, có khả năng tự
học hỏi, có kinh nghiệm trong công việc.
• Sự thu hút cá nhân: Có sức hút, có cách cư xử tạo sự dễ chịu và có ngoại hình.
• Sự nỗ lực: có năng lực đáng mơ ước, có liên quan chuyên môn, hình
mẫu cho việc cam kết và cống hiến.
• Tính hợp pháp: Hành động phù hợp với hệ thống giá trị hiện hành; tập
trung vào "cách thức" và "lý do" thực hiện kinh doanh đúng cách 4. Vai trò Quyền lực: V. GIAO TIẾP
1. Những biểu hiện cần thiết của giao tiếp hiệu quả:
• Xây dựng mối quan hệ tích cực
• Tránh sự phòng thủ & sự phủ nhận trong giao tiếp.
• Cải thiện khả năng áp dụng các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả.
• Cải thiện mối quan hệ bằng những buổi gặp mặt riêng 2.
Rào cản – Cách vượt qua • Phòng thủ: • Phủ nhận:
Giao tiếp hiệu quả tạo cảm giác hỗ trợ, hiểu biết và hữu ích, giúp
khắc phục hai trở ngại chính do giao tiếp kém. 3. Huấn luyện - Tư vấn
• Huấn luyện: tập trung vào hành động, đưa ra lời khuyên, hướng
dẫn thông tin giúp cải thiện kết quả công việc.
• Tư vấn: tập trung vào thái độ, giúp ai đó hiểu và tự giải quyết vấn
đề sau khi được làm sáng tỏ.
4. Vai trò Trao đổi cá nhân trong công việc giữa Người quản lí – Cấp dưới
• Chuẩn bị thông tin thật kỹ: Dù là một bài diễn văn quan trọng, một
email giao việc hay chỉ là một đôi câu nói hướng dẫn, thì điều kiện
đầu tiên của thông tin vẫn là phải đầy đủ, có bố cục chặt chẽ, có dàn ý rõ ràng.
• Chỉ một thông điệp chính: Thông tin nên ngắn gọn, không vòng vo
quanh quẩn (nhất là trong các bài nói) mà nên đi thẳng vào chủ đề
chính sau một câu mở đầu
• Nhấn mạnh và lặp lại: Phương pháp lặp ở cuối cùng để nhấn
mạnh ý chính và gây ấn tượng cũng đóng vai trò rất quan trọng. lOMoARcPSD| 61860737
• Lắng nghe và thảo luận; iệc lắng nghe ý kiến của nhân viên sẽ
giúp nhà quản lý bổ sung thông tin, có được ý tưởng mới, hoàn
thiện kế hoạch, nhìn nhận vấn đề một cách sâu rộng hơn. VI. ĐỘNG VIÊN
1. Cách thức xây dựng mục tiêu tạo động lực phấn đấu + Bắt đầu với đam mê
+ Không xa rời với thực tế
+ Gắn kết với giá trị bản thân + Liệt kê chi tiết
+ Lên kế hoạch cụ thể + Duy trì trách nhiệm + Luôn vui vẻ + Có niềm tin + Tìm kiếm sự hỗ trợ + Đừng bao giờ từ bỏ
2. Công cụ nâng cao năng lực nhân viên
• Cung cấp nguồn lực hỗ trợ • Đào tạo lại
• Phân tích lại công việc
• Phân công lại công việc • Sa thải
3. Quan điểm động lực làm việc Motivation – Động lực ↓ Performance – Hiệu quả ↓ Outcomes – Thưởng phạt ↓
Satisfaction – Sự hài lòng 4. Tháp nhu cầu Maslow
Sinh lí – An toàn – Xã hội – Tôn trọng – Thể hiện bản thân
5. Thiết kế công việc tạo động lực
• Kết hợp các nhiệm vụ
• Nhận diện các nhiệm vụ
• Thiết lập quan hệ với khách hàng • Tăng thẩm quyền lOMoARcPSD| 61860737
• Mở rộng kênh phản hồi VII. Làm việc nhóm
1. Giai đoạn hình thành nhóm MQH giữa các cá nhân Nhiệm vụ - Sự im lặng
- Định hướng thành viên, giải đáp thắc mắc - Tự nhận thức - Thiết lập niềm tin - Phụ thuộc
- Thiết lập mqh với người lãnh đạo - Giữ kẻ, hình thức
- Thiết lập tính rõ ràng mục đích, quy định, thủ tục, kỳ vọng
2. Nguyên tắc duy trì nhóm:
 Thường xuyên tạo các cuộc đối thoại
 Dành thời gian để tạo sự gắn kết trong nhóm
 Hãy trung thực, thường xuyên có ý kiến phản hồi
 Xây dựng sự hợp tác
 Hoạt động một cách dân chủ
 Đảm bảo các thành viên được đào tạo kỹ lưỡng
 Nhận ra những ưu điểm
 Tạo nên sự đa dạng
 Quản lý kết quả, chứ không phải nhiệm vụ
 Đẩy mạnh tinh thần cạnh tranh để tạo sự hợp tác
3. Tư tưởng nhóm: là khi sự bảo vệ các thành viên trong nhóm được đặt lên
trên việc đưa ra các quyết định tốt và giải quyết vấn đề. • Dấu hiệu:
 Ảo tưởng về sự bất khả chiến bại.  Có cùng định kiến.
 Hợp lý hóa các mối đe dọa.
 Ảo tưởng về sự đạo đức.
 Né tránh và cố gắng giảm thiểu những nghi ngờ.
 Trừng phạt đối với thành viên không đồng thuận.
 Bảo vệ nhóm khỏi những tư tưởng khác .
 Ảo tưởng về sự đồng thuận trong nhóm. • Giải quyết:
 Có những thành viên đóng vai trò đánh giá phản biện cho
các quyết định của nhóm.
 Khuyến khích thảo luận.
 nhiều nhóm nhỏ trong một nhóm lớn. lOMoARcPSD| 61860737
 Mời các chuyên gia từ bên ngoài.
 Có những thành viên quan sát để phát hiện có tư tưởng nhóm.
 Cho thời gian suy nghĩ kỹ hơn về các quyết định.