Văn phòng công chứng là gì? Văn phòng công chứng làm những gì?

Mọi người khi đi công chứng thường là ra UBND xã/phường hoặc ra phòng công chứng hoặc
văn phòng công chứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ việc phòng công chứng cũng như
Văn phòng công chứng là hai tổ chức hành nghề khác nhau.
Phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Văn phòng công chứng được tổ chức
và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các văn bản pháp luật khác liên quan.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng
không có thành viên góp vốn.
1. Văn phòng công chứng làm gì?
Theo khái niệm về công chứng cũng như về tổ chức hành nghề công chứng quy định tại Luật
công chứng 2014. Văn phòng công chứng thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, chứng nhận tính xác thực của hợp đồng; giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
Thứ hai, chứng nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
Thứ ba, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội củ bản dịch giấy tờ, văn
bản từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt mà theo quy
định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Điều 32 Luật công chứng 2014 cũng quy định các quyền của văn phòng công chứng:
- Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với cônng chứng viên và các nhân viên làm cho tổ chức mình;
- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác;
- Cung cấp dịch vụ cong chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước để
đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân;
- Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng cũng như được thực hiện các quyền khác có liên quan.
2. Thành lập văn phòng công chứng
Các công chứng viên thành lập văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng
công chứng gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ để nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
Tiêu chí Phòng công chứng
Văn phòng công chứng phân biệt
Do uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành
lập, căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa Căn cứ
phương, Sở tư pháp chủ trì phối hợp với Sở kế
Văn phòng công chứng được thành lập do nhu cầu của cá
thành lập hoạch và đầu tư, Sở tài chính, Sở nội vụ xây dựng nhân
đề án thành lập Phòng công chứng trình Uỷ ban
nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập Cơ cấu tổ
Chỉ cần có 02 công chứng viên hợp danh trở lên là có thể
thuộc Sở tư pháp, có trụ sở có con dấu và có tài chức thành lập khoản riêng.
Cơ sở vật Do nhà nước đảm bảo cơ sở vật chất, biên chế
Do công chứng viên tự chủ toàn bộ về cơ sở vật chất, biên chất
nhân sự, kinh phí tự chủ
chế nhân sự và kinh phí
Về chế độ Phòng công chứng gồm có các viên chức, hưởng Tự chủ và tự quyết định lương
chế độ lương theo đơn vị sự nghiệp cônng lập
Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng
Người đại Là trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là trưởng văn phòng. Trưởng văn phòng công chứng phải
diện theo là công chứng viên, do chủ tịch Uỷ ban nhân cấp là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng
pháp luật tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
và hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại
Điều kiện những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Không bị hạn chế địa bàn thành lập
thành lập văn phòng công chứng.
Phải bao gồm cụm từ "văn phòng công chứng" kèm theo
họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một chứng
Bao gồm cụm từ "phòng công chứng" kèm theo viên hợp danh khác của văn phòng công chứng do công
số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực chứng viên hợp danh thoả thuận, không được trùng hoặc Tên gọi
thuộc trung ương nơi phòng công chứng được
gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng thành lập.
khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá,
Ví dụ: Phòng công chứng số 2 tỉnh B
đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Ví dụ: Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A
Tự chấm dứt hoạt động; Văn phòng công chứng bị thu hồi
Chấm dứt Chấm dứt khi có quyết định giải thể của Uỷ ban quyết định cho phép thành lập theo quy định của luật
hoạt động nhân dân cấp tỉnh
công chứng hoặc bị hợp nhất, sáp nhập
Được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp Chuyển
Không được chuyển nhượng
ứng điều kiện. Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng
nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất 2 năm.
- Đề án thành lập văn phòng công chứng: Đề án này cần nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến tổ
chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực
hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng;
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng, Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng; trừ trường
hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công
chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành
lập. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày sở tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
3. Phân biệt phòng công chứng và văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng hay phòng công chứng đều là tổ chức hành nghề công chứng. Vì vậy, có
những điểm giống nhau cơ bản sau:
- Đều phải tuân thủ các hành vi bị nghiêm cấm như: tiết lộ thông tin về nội dung công chứng;
thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung
bản giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, xúi giục, tạo điều kiện cho người tham giao
giao dịch hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian đối khác...
- Việc thành lập phòng công chứng hay văn phòng côg chứng đều phải tuân thủ những điều kiện
nhất định được quy định trong Luật công chứng;
- Đề được chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản theo
quy định của luật công chứng;
- Được ký hợp đồng làm việc, thu phí công chứng, thù lao công chứng hoặc các chi phí khác;
cung cấp các dịch vụ công chứng ngoài giờ,...
Về các điểm khác nhau:
4. Có nên công chứng ở văn phòng công chứng?
Theo sự phân tích ở mục 3 của bài viết này thì bạn đọc nắm được cơ bản sự giống và khác nhau
giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng. Vì vậy, bạn đọc hoàn toàn có thể quyết định
sử dụng loại hình công chứng ở bất kỳ đơn vị nào. Điều quan trọng là khi sử dụng bạn đọc nhận
được những giá trị pháp lý mang tính chính xác tuyệt đối, thuận tiện và mang đến lợi ích kinh tế tốt nhất cho mình.
5. Phí công chứng hiện nay
Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với phòng công chứng và văn phòng công
chứng. Trường hợp đơn vị thu phí là văn phòng công chứng thì mức thu phí quy định tại thông tư
này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng. Mức thu phí
công chứng được quy định rõ và tuỳ từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Mức thu phí đối với công chứng họpa đồng chuyển nhượng, tặng cho, chia, tách,
nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đấy: Tính trên giá trị quyền sử dụng đất.
Trường hợp 2: công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia tách, nhập, đối, góp vốn
bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở, công trình xây dựng trên đấy:
Tính trên tổng giá trị quyền sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền với đấy, giá trị nhà ở, công
trình xây dựng trên đất.
Trường hợp 3: Công chứng hợp đồng mua, bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tài sản
khác: Tình trên giá trị tài sản.
Trường hợp 4: Công chứng hợp đồng vay tiền: Tính trên giá trị khoản vay
Trường hợp 5: Công chứng hợp đòng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản: Tính trên giá trị tài sản;
trường hợp trong hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản có giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay.
Trường hợp 6: Công chứng hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh: Tính trên giá trị
tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch.