lOMoAR cPSD| 47028186 BÀI TẬP NHÓM
Xây dựng một chiến lược chính phủ điện tử trong một dịch vụ
công tại địa phương mà em cho rằng cần thiết trong tương lai
Giảng viên: TS.GVC. Phạm Thị Hương Dịu
Học kì 2 năm học 2021-2022
Chính phủ điện tử là gì?
Chính phủ Điện tử ( e-Government) là việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào các hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cộng,
thực hiện các hoạt động của chính phủ trên các nền tảng như website.
Với tiềm năng của Internet, chính phủ điện tử sẽ thay đổi một số
phương thức, cấu trúc hoạt động của cơ quan Nhà nước để tạo ra nhiều
cơ hội cho người dân có thể tương tác trực tiếp với chính phủ cũng như
chính phủ có thể cung cấp các dịch vụ trực tiếp cho người dân của mình. 1. Thông tin chung
• Tên dự án: Chấm công bằng Face ID trong doanh nghiệp
Loại hình dịch vụ công: dịch vụ công trong lĩnh vực sự
nghi Chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID là gì?
Phần mềm chấm công nhận diện Face ID là phương pháp chấm công
ứng dụng công nghệ Trí thông minh nhân tạo AI và điện toán đám
mây. Phần mềm này cho phép người dùng chấm công ngay trên thiết
bị di động dựa vào hệ thống wifi và GPS. Lịch sử chấm công sẽ được
tự động lưu trữ, tổng hợp thành bảng lương minh bạch 2 chiều cho
cả nhà quản lý và nhân viên. Ngoài ra, nhân viên có thể xin nghỉ, đề
xuất về công nhật ngay trên phần mềm mà không cần chờ làm phiếu vào cuối tháng.
• Đối tượng tham gia vào chính phủ điện tử: doanh
nghiệp Mối quan hệ G2B: Quan hệ chính phủ với doanh nghiệp Mục đích:
Tiết kiệm chi phí lắp đặt thiết bị lOMoAR cPSD| 47028186
Hiện nay trên thị trường, giá trung bình cho 1 máy chấm công
doanh nghiệp là 5 triệu đồng. Với chi nhánh từ 200 nhân viên,
doanh nghiệp cần lắp đặt từ 3-4 máy chấm công, tốn khoảng 20 triệu đồng.
Với các đơn vị có nhiều chi nhánh như các công ty giao vận, có
vài trăm kho hàng đặt khắp cả nước thì chi phí lắp đặt máy chấm
công là một con số không nhỏ.
Trong khi đó, việc triển khai phần mềm chấm công nhận diện
khuôn mặt có thể tiết kiệm chi phí hơn 10 lần. Với phần mềm,
doanh nghiệp chỉ tốn chi phí vận hành hàng tháng tùy vào quy
mô mà không cần lắp đặt máy chấm công. Mỗi nhân viên đều
mang bên mình một máy chấm công là chiếc điện thoại di động.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm một khoản lớn chi phí
bảo trì và sửa chữa khi máy chấm công hỏng hóc.
Tránh nhân viên gian lận trong chấm công
Câu chuyện “gian lận” trong việc chấm công có lẽ xảy ra khá
thường xuyên tại các xí nghiệp, nhà máy. Ngoài ra, cuối tháng
doanh nghiệp thường phải giải quyết các đơn từ về việc quên thẻ,
máy hỏng không chấm công được.
Phần mềm chấm công Face ID ứng dụng công nghệ AI, nhận diện
và ghi nhớ khuôn mặt của chủ thể của tài khoản chấm công. Với
các khuôn mặt không đúng chủ thế, máy từ chối ghi nhận công.
Hiện nay phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID của
FastWork là phần mềm tiên phong và duy nhất tại Việt NAm ứng
dụng công nghệ điện toán đám mây (Icloud), nhận diện khuôn
mặt (Face ID), dữ liệu lớn (Big data), bản đồ số ( GPS)…
Đây thật sự là giải pháp cứu cánh cho hoạt động chấm công ngành
nhân sự còn hạn chế tại Việt Nam.
Chấm công mọi lúc mọi nơi
Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID với 2 hệ
điều hành IOS và Android giúp nhân viên dễ dàng chấm công tại
mọi địa điểm làm việc trên hệ thống. Nhân viên chỉ cần có một lOMoAR cPSD| 47028186
chiếc smartphone có kết nối Wifi, 3G có thể chấm công và xem
lịch trình công việc của bản thân.
Đối với nhà quản lý, doanh nghiệp có thể truy cập kiểm tra quản
lý nhân viên, theo dõi lịch trình công việc của nhân sự trong công ty bất cứ nơi nào.
Điều đó giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc thực hiện công
tác quản lý nhân sự, tránh việc quản lý qua nhiều đầu mối, quản lý hình thức.
Linh hoạt chấm công cho nhân viên thị trường
Trên thực tế, các doanh nghiệp sử dụng máy chấm công vân tay,
chấm công bằng thẻ phải đặt máy cố định tại địa điểm nơi làm
việc. Các nhân viên được giao yêu cầu thực nghiệm ngoài thực
tế, tư vấn trực tiếp khách hàng phải qua công ty chấm công.
Nếu không thể qua văn phòng, các nhân viên này phải làm đơn
chấm công vào cuối tháng có xác nhận của quản lý. Đôi khi, vì
thời gian đã lâu, nhà quản lý cũng không thể chắc chắn về lý do
được nêu trong đơn. Thủ tục giấy tờ khiến quy trình của doanh
nghiệp kéo dài, rườm rà và giảm hiệu suất làm việc.
Giải quyết câu chuyện đó, phần mềm công nghệ chấm công nhận
diện khuôn mặt Face ID như giải pháp vàng cho doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian.
Bằng việc đăng ký địa điểm viếng thăm trên phần mềm, nhân viên
có thể đến nơi thực nghiệm công việc sau đó chấm công thay vì
đến công ty chấm công rồi mới đi thực tế.
Nhà quản lý có thể dễ dàng quan sát, theo dõi vị trí nhân viên đó
đang đi gặp gỡ khách hàng bằng thiết bị bản đồ số GPS để xác
nhận nhân viên có thật sự đang đi làm việc.
Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID tự cập nhật bảng lương
Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID còn có chức
năng tự động hóa dữ liệu chấm công của nhân viên vào hệ thống
quản lý để bộ phận nhân sự thực hiện hạch toán lương.
Ví dụ phần mềm chấm công FastWork Face ID cung cấp đầy đủ
ngày làm, giờ chấm công ra, vào, số lần đi muộn, số phút đi muộn, lOMoAR cPSD| 47028186
thời gian làm thêm giờ và số ngày nghỉ, lý do nghỉ. Chỉ với một
thao tác chấm công bằng việc chụp ảnh khuôn mặt doanh nghiệp
có thể quản lý tất cả dữ liệu nhân sự. Từ đó nhà quản lý dễ dàng
đánh giá mức độ chăm chỉ từng nhân viên cũng như bảng lương
của nhân viên trong công ty.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể tự xem bảng lương của mình
– được tổng hợp tự động từ phần mềm. 2. Phân tích các yếu tố
Các yếu tố tạo nên một phần mềm chấm công chất lượng
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm được thiết kế sao cho thời gian để nhân viên sử dụng
phần mềm sẽ là tối thiểu nhất. Phần mềm cần cung cấp một giao
diện người dùng thân thiện, gợi ý tính năng theo ngữ cảnh và trải
nghiệm trực quan để đảm bảo rằng bạn sẽ biết cách sử dụng phần mềm siêu nhanh.
Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực
Phần mềm tốt giúp bạn có thể xem ngay lập tức ai đã vào, ai ra, ai
đi trể, ai đi công tác... Khi nhân viên của bạn chấm công bạn có thể
nắm thông tin này theo thời gian thực.
Phần mềm chạy ổn định, ít sai sót
Quản lý có thể truy cập thông tin từ nhà, lúc đi công tác hoặc khi
đang du lịch. Bạn chỉ cần kết nối internet và sử dụng các thiết bị
thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop là có thể xem được thông tin.
Nhân viên có thể chấm công dễ dàng, thông tin minh bạch được báo
cáo hằng ngày. Hạn chế 100% gian lận chấm công và những khiếu
nại tính sót công vào cuối tháng.
Nhà cung cấp phần mềm uy tín
Khi đánh giá nhà cung cấp, uy tín của nhà cung cấp là yếu tố đầu
tiên và cũng là yếu tố quyết định tới việc có chính thức hợp tác hay
không. Để xét xem mức độ uy tín của nhà cung cấp, bạn cần lưu ý một số khía cạnh sau: lOMoAR cPSD| 47028186 -
Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp đó có thực sự tồn tại không;
địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay không? -
Xem xét các vấn đề về pháp lý: Xem các thủ tục pháp lý liên
quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp; việc tuân
thủ pháp luật của nhà cung cấp có đảm bảo không? -
Tìm hiểu về các đối tác của nhà cung cấp: Ai đã sử dụng phần
mềm của họ và kết quả ra sao? Mức độ bảo mật cao
Một phần mềm đạt chuẩn cần đưa vấn đề bảo mật lên hàng đầu để
bạn có thể bảo vệ dữ liệu của nhân viên.
Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Khi công ty bạn không có bộ phận IT, nếu có những thắc mắc về
phần mềm bạn sẽ làm gì? Tất nhiên sẽ liên hệ ngay với bên hỗ trợ
khách hàng của nhà cung cấp.
Vậy, trước khi quyết định sử dụng phần mềm, bạn cần tìm hiểu về
nhà cung cấp phần mềm xem họ có sẵn một hệ thống hỗ trợ tuyệt
vời hay không. Bộ phận hỗ trợ phải dễ dàng liên hệ được qua email,
các nền tảng hoặc cuộc gọi điện thoại,...
Rủi ro: công nghệ nhận dạng khuôn mặt có thể bị lừa "chỉ đơn giản
bằng cách sử dụng hình ảnh của đôi mắt mở"
3. Triển khai thực hiện
Nguyên lý hoạt động của máy chấm công khuôn mặt
Nạp dữ liệu nhân viên, bao gồm: khuôn mặt, tên, mã số nhân viên,
bộ phận công tác và chỉ cần nạp đủ dữ liệu nhân viên là máy có thể đi vào hoạt động ngay.
Nhân viên chấm công bằng cách đứng trước camera máy một
khoảng phù hợp. Máy nhận diện khuôn mặt tự động phân tích, phát
hiện 2000 điểm sáng trên khuôn mặt và so sánh, đối chiếu với dữ
liệu đã được lưu trữ trước đó. lOMoAR cPSD| 47028186
Nếu thông tin khớp nhau, máy thông báo đã chấm công thành công,
các dữ liệu sau đó sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Nguồn lực thực hiện
Bộ phân IT, bộ phận kỹ thuật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm kiểm tra
Toàn bộ nhân lực của doanh nghiệp thực hiệm chấm công hằng ngày
Những điểm phần mềm chấm công bằng khuôn mặt làm được,
còn máy vân tay thì không
Đề cao tính linh hoạt và chủ động
Một cảnh tượng thường gặp khi sử dụng máy chấm công là một
hàng dài người xếp hàng chờ chấm công ngay tại cửa cơ quan.
Tất nhiên đây không phải là vấn đề khi quy mô doanh nghiệp nhỏ,
nhưng khi nhân sự quá đông và tập trung chấm công vào cùng
một thời điểm, sẽ là một vấn đề thực sự “khó chịu” cho cả nhân viên và quản lý.
Với phần mềm chấm công di động, nhân viên của bạn hoàn toàn
làm chủ hoạt động chấm công của mình mà không bị lệ thuộc
vào bất kỳ yếu tố khách quan nào khác. Một số phần mềm còn
cho phép tự động tính công giúp nhân viên theo dõi chuyên cần cá nhân mỗi ngày. Tính realtime
Có tới 87% bộ phận HR tại các công ty cho biết, họ rất “mệt mỏi”
với việc cuối tháng phải tổng hợp hàng trăm đơn từ xin nghỉ, đổi
ca… của nhân viên. Phải đến từng cơ sở để trút dữ liệu từ máy
vân tay, sau đó tổng hợp vào một bảng tính và bắt đầu tính toán
thủ công mất từ 5-7 ngày chỉ để tính công cho nhân sự. Khi đơn
từ bị thất lạc hoặc có lỗi vật lý từ máy chấm công, nhân viên khiếu
nại liên miên vô tình gây ra những “ức chế” trong môi trường làm việc.
Phần mềm chấm công FaceID thì khác, nhờ kết hợp công nghệ
điện toán đám mây, mọi dữ liệu chấm công, đơn từ của nhân viên lOMoAR cPSD| 47028186
đều được lưu trữ trực tuyến và ghi nhận realtime tức thời. Đảm
bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ, chính xác và minh bạch. Tính trực tuyến
Khác với các thiết bị vật lý phải lắp đặt cố định, sử dụng một phần
mềm công nghệ qua app di động, giúp cho người dùng có thể thực
hiện chấm công mọi lúc mọi nơi mà không cần phụ thuộc vào máy móc.
Tất nhiên, để đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý, bạn có thể thiết
lập thêm các cơ chế về mạng Wifi và GPS để đảm bảo nhân sự
cần đến đúng địa điểm làm việc mới có thể thực hiện chấm công.
Với đặc tính “trực tuyến” của mình, phần mềm giải quyết khó
khăn cho các doanh nghiệp có đội ngũ hiện trường, kỹ thuật viên,
nhân viên công trình, dịch vụ… thường xuyên làm việc ở bên
ngoài mà máy chấm công vân tay không thể quản lý được.
Khắc phục triệt để những khó khăn của phần mềm chấm công
công bằng vân tay và mang đến nhiều lợi ích đặc trưng của một
phần mềm chấm công ứng dụng công nghệ số, phần mềm chấm
công bằng Face ID cho dữ liệu công chính xác, minh bạch được
tự động tổng hợp từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử và
quản lý tập trung trực tuyến trên một nền tảng.
4. Một số phần mềm chấm công bằng khuôn mặt hiện nay
Phần mềm chấm công online bằng Face ID của FastWork
FastWork là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp giải pháp chấm
công nhân viên thông qua nhận diện gương mặt FaceID. App
FastWork kết hợp giữa chấm công – tính lương – quản trị nhân sự
với các phần mềm quản trị công việc giúp tạo ra một hệ thống quản
lý doanh nghiệp toàn diện. Ưu điểm:
Phần mềm chấm công online bằng Face ID của FastWork cho
phép sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành
thông dụng IOS và Android. Giúp nhân viên dễ dàng chấm công
tại mọi địa điểm làm việc bằng cách chụp ảnh khuôn mặt thông lOMoAR cPSD| 47028186
qua app FastWork trên điện thoại có kết nối Wifi và GPS trong bán kính cho phép.
FastWork còn đồng thời cung cấp tính năng đơn thư điện tử. Khi
cần báo cáo nghỉ, làm thêm, công tác… nhân viên chỉ cần chọn
mẫu đơn phù hợp và gửi đến người phê duyệt ngay trên điện thoại.
Bằng điện thoại, nhà quản lý cũng thực hiện phê duyệt đơn nhanh chóng.
Phần mềm giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh tình hình quân số đi
làm, vắng mặt tại mỗi chi nhánh thông qua hệ thống báo cáo
realtime. Công tác quản trị nhân sự cũng được cải thiện đáng kể,
việc chấm công đúng người, đúng vị trí và thời gian được ghi
nhận thông qua bản đồ số GPS và hệ thống kiểm duyệt Face ID
Điểm cộng lớn nhất của FastWork ở khả năng tính công realtime
và bảng công tự động. Thay vì mất hàng tuần trời tổng hợp dữ
liệu và tính công cho nhân viên, nay phòng nhân sự của bạn chỉ
mất 1 giờ để review lại bảng công của cả trăm nhân sự mà không có bất kỳ sai sót nào.
Tính năng bảng công tự động cho phép cập nhật số liệu công
realtime ngay khi nhân sự chấm công thành công. Nhân viên có
thể chủ động theo dõi số công thực tế, chuyên cần cá nhân, quỹ
phép … ngay trên di động mỗi ngày.
Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ phân ca hành chính, ca gãy, làm
thêm… dễ dàng. Mọi dữ liệu trên hệ thống FastWork là trực tuyến
và bảo mật. Do vậy, chỉ những người được phân quyền mới có
thể xem, xét duyệt và chỉnh sửa dữ liệu công. Nhược điểm:
Với các doanh nghiệp có đội ngũ công nhân chưa sử dụng
smartphone thì FastWork sẽ không phù hợp. Tinh Hoa
Phần mềm chấm công từ xa bằng của Tinh Hoa cho phép sử dụng
trên nền 2 tảng web và di động. Đặc biệt, nhân viên có thể thực hiện
2 hình thức chấm công đó là chấm công qua máy chấm công khuôn
mặt hoặc phần mềm chấm công. Ưu điểm: lOMoAR cPSD| 47028186
Nhân viên thực hiện khai báo chấm công bằng cách chụp ảnh
khuôn mặt thông qua app trên điện thoại có kết nối Wifi và GPS
tại địa điểm làm việc.
Khi muốn báo cáo nghỉ, làm thêm, công tác… nhân viên phải
đăng nhập lên cổng thông tin điện tử (một module khác) bằng một
tài khoản khác để thực hiện điền thông tin đơn và gửi đơn đến cán
bộ nhân sự phê duyệt. Tất cả dữ liệu chấm công và đơn thư sẽ
được phần mềm ghi nhận theo thời gian thực và quản lý trực tuyến trên hệ thống Server.
Người quản lý cũng nắm bắt nhanh địa điểm, thời gian làm việc
của nhân viên bằng smartphone và máy tính. Nhược điểm:
Phần mềm chưa hỗ trợ tính năng hậu kiểm hình ảnh chấm công,
cán bộ nhân sự khó phát hiện hình ảnh chấm công có đúng nhân viên của công ty.
App chấm công không tích hợp đơn thư điện tử, nên khi gửi đơn
thư lại phải truy cập cổng thông tin khác rất mất thời gian, nhiều tài khoản khó nhớ.
Phần mềm chỉ hỗ trợ chấm công trong ca hành chính và chưa hỗ
trợ xuất dữ liệu công.
Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.
Quá trình nhận dạng bị ảnh hưởng bởi môi trường, tư thế, phụ kiện
Giá thành tương đối cao hơn loại máy chấm công dung Global Tech Ưu điểm:
Phần mềm chấm công của Global Tech phù hợp và tích hợp được
với tất cả các dòng máy chấm công bằng khuôn mặt để trút dữ
liệu chấm công tại địa điểm làm việc về máy tính.
Dễ dàng quản lý, lưu giữ dữ liệu chấm công tập trung trên máy tính
Nhân viên thực hiện chấm công bằng cách đứng trực tiếp trước
máy để quét khuôn mặt. lOMoAR cPSD| 47028186 Nhược điểm:
Để đổ dữ liệu công về máy tính thì người dùng phải tích hợp với
một phần mềm khác được cài trên máy tính.
Lưu giữ dữ liệu công bằng máy tính không an toàn, rất dễ mất
mát và dễ bị chỉnh sửa.
Doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc, bắt buộc một địa điểm
đó phải có 1 máy chấm công.
Phần mềm không hỗ trợ hình thức gửi đơn thư nghỉ phép, làm
thêm… điện tử. Do đó, cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian tổng
hợp bảng công, phân loại đơn thư… IV. Kết luận
Có thể thấy phần mềm điểm danh và chấm công Face ID ra đời chính là
bước chuyển mình lớn của công nghệ trong ngành nhân sự hiện nay. Và
sẽ trở thành xu hướng của các nhà máy, công ty, khu công nghiệp trong thời gian gần.