8 câu hỏi và thảo luận về dữ liệu và thông tin môn Quản trị học | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

CÂU HỎI VÀ THẢO LUẬN
1. Thế nào là dữ liệu? Thế nào là thông tin? Sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin là gì?
• Dữ liệu (Data) là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa
được biến đổi (dạng thô) cho bất cứ một mục đích nào khác. Dữ liệu có thể biểu
diễn dưới nhiều dạng khác nhau bao gồm: âm thanh, văn bản, hình ảnh,…
• Trong quản trị tổ chức, thông tin được sử dụng cho mục đích ban hành những
quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Vì vậy, thông tin được đinh nghĩa là
những dữ liệu mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc
ra quyết định và tổ chức thực hiện các định quản trị.
• Sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin: Dữ liệu Thông tin
Là các sự kiện thô thu thập về một điều kiện,
Là lại đề cập đến các sự kiện liên quan đến
sự kiện, ý tưởng, thực thể hoặc bất cứ điều gì
một sự kiện hoặc chủ đề cụ thể và đã được khác
chỉnh sửa, xử lý sao cho có nghĩa.
Là văn bản và số đơn giản
Được xử lý và giải thích dữ liệu.
Qua quan sát và hồ sơ chúng ta sẽ có dữ liệu
thông tin được đánh giá là đáng tin cậy hơn vì
và chúng sẽ được lưu trữ trong máy tính hoặc chúng đã được phân tích kỹ lưỡng trước khi
được ghi nhớ đơn giản bởi một người
chuyển đổi thành dữ liệu.
Dữ liệu thu thập không được đánh giá cao về
Thông tin được đánh giá cao về độ hữu ích độ hữu ích
Dữ liệu không phải lúc nào cũng cụ thể
luôn cụ thể theo yêu cầu và mong đợi của người dùng.
dữ liệu không phụ thuộc vào thông tin
thông tin không thể tồn tại mà không có dữ liệu.
2. Phân biệt các loại thông tin. Cho ví dụ minh họa.
Căn cứ vào cấp quản trị
Căn cứ vào cấp quản trị, thông tin trong tổ chức được chia thành thông tin
xuống dưới, thông tin lên trên và thông tin đan chéo
+ Thông tin xuống dưới: Là thông tin xuất phát từ các nhà quản trị cấp cao hơp
xuống cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức. Loại thông tin này tồn tại đặc
biệt trong các tổ chức có bầu không khí độc đoán. Các phương tiện sử dụng cho
thông tin xuông dưới bao gồm các chỉ thị, bài phát biểu, các cuộc họp, việc sử dụng
điện thoại...thậm chí cả hệ thống thông tin mật. Dòng thông tin xuống dưới qua
nhiều cấp khác nhau của một tổ chức tốn khá nhiều thời gian. Thực tế những sự
chậm trễ có thể cản trở đến mức một số quản trị viên cấp cao chỉ muốn gửi trực tiếp
thông tin cho những người hoặc những nhóm cần thông tin đó.
Ví dụ : Giám đốc gửi chỉ thị về kế hoạch kinh doanh cho trưởng phòng
+ Thông tin lên trên: là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi lên theo hệ
thống phân cấp tổ chức. Đáng tiếc, dòng thông tin này thường bị cản trở bởi các nhà
quản trị ở các khâu nối thông tin liên lạc, họ lọc các thông tin - đặc biệt là các tin tức
mà họ không ưa thích. Tuy nhiên, việc chuyển thông tin một cách khách quan là
thiết yếu cho các mục đích kiểm tra. Cấp quản trị ở trên đặc biệt cần thông tin về kết
quả sản xuất, thông tin marketing, dữ liệu tài chính, những điều mà cấp dưới suy
nghĩ v.v...Các phương tiện đặc trưng của việc thông tin liên lạc lên trên: ngoài hệ
thống mệnh lệnh là các hệ thống góp ý, các thủ tục kháng nghị và khiếu nại, các hệ
thống thỉnh cầu, các hội nghị tư vấn, việc đề xuất chung các mục tiêu trong một hoạt
động quản trị có hiệu quả, hệ thống tin mật, các buổi họp nhóm việc thực hành chính
sách mở cửa, các cuộc thăm dò ý kiến về mặt tinh thần, sự phỏng vấn. Để thông tin
lên trên có hiệu quả đòi hỏi một môi trường mà trong đó cấp dưới cảm thấy được tự
do trong thông tin liên lạc. Bởi vì môi trường tổ chức bị ảnh hưởng rất nhiều bởi cấp
quản trị ở trên, điều đó có nghĩa là trách nhiệm đối với việc tạo ra một dòng thông
tin tự do lên trên tuỳ thuộc nhiều vào cấp trên.
Ví dụ : Nhân viên báo cáo kết quả công việc hàng tuần lên trưởng nhóm. + Thông tin
đan chéo: bao gồm luồng thông tin ngang với những người ở cùng cấp hay ở cấp tổ
chức tương đương và dòng thông tin chéo với những người ở cấp khác nhau mà họ
không có các mối quan hệ báo cáo trực tiếp.
Ví dụ : Quản lý kho liên hệ với nhân viên mua hàng để cập nhật tình trạng hàng tồn kho.
Căn cứ vào hình thức truyền tin
Căn cứ vào hình thức truyền đạt thông tin có thể chia ra 3 loại: thông tin bằng
văn bản, bằng lời và không lời.
+ Thông tin liên lạc bằng văn bản. Thông tin văn bản có ưu điểm là cung cấp các hồ
sơ, tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lý. Chúng ta có thể chuẩn bị kỹ một thông
báo và chuyển nó cho nhiều người nhận thông qua việc gửi bưu điện hàng loạt.
Thông tin văn bản cũng có thề thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và
có thể giảm chi phí trong một số trường hợp. Nhược điểm là các thông tin văn bản
có thể tạo ra hàng đống giấy tờ, có thể được thể hiện kém bởi những người soạn thảo
văn bản tồi và có thể không cung cấp được sự phản hồi ngay lập tức. Kết quả là cần
phải có một thời gian dài để xem xét một thông báo có được nhận và được hiểu đúng hay không.
Ví dụ : Báo cáo tài chính hàng quý được gửi đến ban lãnh đạo
+ Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời. Có rất nhiều thông tin được thông báo bằng
lời. Một nghiên cứu đã tìm ra rằng 70% những người được hỏi đã cho rằng cấp trên
giao công việc cho họ 75% bằng lời. Sự thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ
trực tiếp giữa hai người, hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lý trước đông đảo
thính giả; có thể chính thức hoặc không chính thức, theo kế hoạch hoặc tình cờ. Ưu
điểm của sự thông tin bằng lời là đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay
tức khắc. Người ta có thể hỏi và làm rõ các vấn đề. Trong một sự trao đổi trực diện
thì hiệu quả có thể được ghi nhận. Hơn nữa, một cuộc gặp gỡ với cấp trên làm cho
cấp dưới có cảm giác quan trọng. Rõ ràng, các cuộc gặp không chính thức hoặc theo
kế hoạch đóng góp nhiều cho việc nhận thức các vấn đề đặt ra trong tổ chức.
Ví dụ, bài giảng trong khoá đào tạo quản lý được thực hiện hiệu quả hơn bằng
việc sử dụng các bài viết, đèn chiếu và phim. Thực tế chỉ ra rằng, khi một thông tin
được nhắc lại qua một số phương tiện thì những người nhận nó sẽ hiểu nó chính xác hơn và dễ nhớ hơn.
+ Thông tin liên lạc không lời. Chúng ta thông tin liên lạc bằng nhiều cách khác
nhau. Điều mà chúng ta nhấn mạnh (hay ngược lại) bằng sự thông tin không lời, như
nét mặt hay cử chỉ của cơ thể. Người ta dùng thông tin không lời để hỗ trợ thông tin
bằng lời, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy
Ví dụ, một nhà quản trị độc đoán đập nắm tay lên bàn trong khi tuyên bố rằng kể từ
giờ sự quản lý dân chủ sẽ được thực hiện, chắc chắn sẽ tạo ra một sự hoài nghi. Rõ
ràng, sự thông tin không lời có thể hỗ trợ hoặc cản trở sự thông tin bằng lời.
• Căn cứ vào tinh chất pháp lý của thông tin
Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin có thể chia thành hai loại: thông tin
chính thức và thông tin không chính thức.
+ Các thông tin chính thức: là các thông tin được công nhận một cách chính thức
và được truyền qua kênh chính thức trong một tổ chức. Chẳng hạn, những chỉ thị và
thông tin được truyền từ cấp trên xuống thông qua một loạt các mệnh lệnh chính
thức. Đồng thời, những vấn đề chính thức cũng được truyền đạt dưới hình thức văn
bản như: các bản ghi nhớ, các thông báo cẩm nang của công ty Ví dụ, khi đưa một
sản phẩm mới ra thị trường, giữa bộ phận sản xuất và bộ phận marketing phải có sự
trao đổi những thông tin cần thiết để phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng và
đảm bảo cho sự thành công của sản phẩm đó. + Các thông tin không chính thức: là
những thông tin không qua các kênh chính thức. Một nhà quản trị có thể bàn bạc về
một vấn đề với một đồng nghiệp trong khi uống cà phê mà không cần phải gởi một
văn bản chính thức hay viết thư.
Ví dụ: Tin đồn trong công ty về việc thay đổi cơ cấu tổ chức.
• Căn cứ theo nội dung
Căn cứ vào theo nội dung thông tin có thể chia ra 3 loại
+ Thông tin khoa học - kỹ thuật là những thông tin về công nghệ mới, về kết quả
nghiên cứu khoa học, về những dự báo phát triển khoa học kỹ thuật Ví
dụ : Công bố nghiên cứu về tác động của AI trong y tế.
+ Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh nguồn lực, kết quả hoạt động kinh tế
và diễn biến của các loại thị trường.
Ví dụ :Thống kê tăng trưởng GDP của Việt Nam trong năm 2024.
+ Thông tin chính trị - văn hoá - xã hội là những thông tin phản ánh tình hình
chính trị, văn hoá, xã hội của đất nước, của quốc tế và của tổ chức, v.v Ví dụ :
Tin tức về hội nghị thượng đỉnh G20.
• Căn cứ Theo mức độ xử lý
Căn cứ vào theo mức độ xử lý thông tin có thể chia ra 2 loại
+ Thông tin sơ cấp là thông tin có được từ sự theo dõi, ghi chép, điều khảo sát trực
tiếp Thông tin này có khối lượng lớn, các nhà quản trị không có đủ thời gian để xử
lý theo mục đích sử dụng. Hệ thống thông tin quản lý đảm bảo thu thập các loại
thông tin này, xử lý chúng cho những đích sử dụng khác nhau.
Ví dụ :Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm.
+ Thông tin thứ cấp là những thông tin có được trên cơ sở xử lý thông tin sơ cấp.
Các nhà quản trị chủ yếu tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp để thực hiện nhiệm vụ
quản trị của mình. Thông tin thứ cấp có thể có độ tin không cao, phụ thuộc nhiều vào
hệ thống đảm bảo thông tin, có thể do lỗi kỹ thuật, cũng có thể do chủ quan của
những người xử lý và cung cấp thông tin.
Ví dụ : Biểu đồ so sánh doanh số bán hàng giữa các tháng trong năm 3
Truyền thông là gì? Sự giống và khác nhau giữa truyền thông và giao tiếp?
• Truyền thông là quá trình truyền tải thông tin, ý kiến, tin tức,... giữa hai hoặc nhiều
người với nhau nhằm giao tiếp, kết nối, tăng sự hiểu biết và nhận thức. Truyền thông
được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm truyền thông đại chúng, truyền
thông xã hội, truyền thông trực tuyến,...
• Sự giống và khác nhau giữa truyền thông và giao tiếp: Giống nhau:
Đều liên quan đến trao đổi thông tin: Cả truyền thông (communication) và giao tiếp
(interaction) đều liên quan đến việc truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.
Đều có mục tiêu kết nối: Cả hai đều nhằm tạo ra sự hiểu biết, chia sẻ ý tưởng, cảm xúc
và thông điệp giữa các bên liên quan.
Sử dụng phương tiện truyền tải: Có thể sử dụng ngôn ngữ nói, chữ viết, hình ảnh,
cử chỉ hoặc công nghệ để truyền tải thông tin. Khác nhau Tiêu chí Truyền thông Giao tiếp
Khái niệm Quá trình truyền tải thông tin từ người gửi
Quá trình tương tác giữa hai hoặc
đến người nhận thông qua các phương tiện nhiều người với nhau để trao đổi khác nhau.
thông tin, cảm xúc, ý kiến. Phạm vi
Rộng hơn, bao gồm cả giao tiếp và nhiều
Hẹp hơn, tập trung vào sự tương
hình thức truyền tải thông tin khác như
tác trực tiếp giữa con người.
quảng cáo, báo chí, truyền hình, mạng xã hội. Mục đích
Thường nhằm tiếp cận số đông, truyền đạt
Nhằm tạo ra sự kết nối, thấu hiểu
thông tin một chiều hoặc hai chiều.
và phản hồi giữa các cá nhân. Công cụ
Sử dụng nhiều phương tiện như báo chí,
Chủ yếu thông qua lời nói, cử chỉ,
internet, truyền hình, mạng xã hội, quảng
biểu cảm và hành động trong cuộc cáo. trò chuyện.
4. Phân tích các bước trong tiến trình truyền thông. • Người gửi
Quá trình Truyền thông bắt đầu từ Người gửi (người mã hóa). Người gửi là
nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông. Người gửi tìm cách
lựa chọn loại thông điệp và kênh truyền thông hiệu quả nhất. Người gửi mã hóa
thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện được viết,
nhìn thấy được hoặc được nói nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng. • Thông điệp
Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý
không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người
nhận. Giống như đồng xu, một thông điệp có hai mặt, thông điệp gửi và thông điệp
nhận không nhất thiết phải giống nhau.
Thông điệp không bằng lời.
Tất cả thông điệp không được nói hoặc viết tạo thành những thông điệp không
lời. Các thông điệp không lời liên quan đến việc sử dụng những diễn tả của khuôn
mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải
ý tưởng. Ý nghĩa của truyền thông không lời khác biệt theo văn hóa.
Thông điệp bằng lời
Truyền thông nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại, hoặc qua thiết bị điện tử khác.
Đa số mọi người thích giao tiếp mặt đối mặt hơn bởi vì các thông điệp không bằng
lời là một phần quan trọng. Thông điệp viết
Mặc dù truyền thông nói là nhanh hơn giao tiếp viết và cho phép người gửi và
người nhận tương tác lẫn nhau, Nhưng một vài người lại thích giao tiếp qua viết hơn
bởi vì nó cho phép họ lựa chọn và cân nhắc từ ngữ sử dụng một cách cẩn thận trước
khi gửi thông điệp. Các tổ chức cũng thường sử dụng nhiều hình thức của thông điệp
viết (ví dụ các bản báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin) • Mã hóa
Quá trình chuyển những thông điệp dự định thành những biểu tượng mà nó được
sử dụng để truyền đi được gọi là quá trình mã hóa. Việc mã hóa có thể rất đơn giản
nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ
ngữ để giải thích tại sao việc thực hiện nhiệm vụ của thuộc cấp của nhà quản trị là
không phù hợp. Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến mã hóa là kỹ năng, quan điểm,
kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội • Kênh
Kênh là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người
nhận. Nó là đường dẫn thông tin qua đó thông điệp được truyền một cách vật lý.
Kênh chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân là giao tiếp trực tiếp giữa hai
người. Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo và tạp chí, fax,
internet... Những thông điệp được viết ra giấy là cách phổ biến, nhưng nhiều tổ chức
hiện nay đang hướng đến việc sử dụng rộng rãi những phương tiện thông tin hiện đại
như thư điện tử thông qua hệ thống internet. Màn hình máy vi tính được cho là kênh
chủ yếu cho những thông điệp được viết ra.
Kênh từ trên xuống
Kênh hướng xuống liên quan đến tất cả cách thức gửi thông điệp từ giới quản trị
xuống nhân viên. Các nhà quản trị thường sử dụng truyền thông hướng xuống một
cách hiệu quả như một kênh, nhưng nó có thể là kênh bị lạm dụng nhiều nhất bởi vì
nó ít tạo cơ hội cho nhân viên tương tác lại hay phản hồi. Thực ra, vấn đề nền tảng
với truyền thông hướng xuống đó là cách thức quá quen thuộc và thông thường. Đó
là kênh kém vì không khuyến khích thông tin phản hồi từ người nhận. Để khắc phục
điều này, nhà quản trị nên thuyết phục nhân viên sử dụng kênh hướng lên.
Kênh từ dưới lên.
Kênh hướng lên trên là tất cả phương tiện mà nhân viên sử dụng để gửi thông
điệp đến cho giới quản trị. Giao tiếp hay truyền thông hướng lên trên bao gồm việc
cung cấp thông tin phản hồi mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận được
thông qua kênh từ trên xuống. Hơn nữa, nó cho phép nhân viên bày tỏ quan điểm và
ý tưởng của mình, và truyền thông từ dưới lên có thể cung cấp những thông tin về
cảm xúc của nhân viên cũng như cho họ cơ hội, cảm giác họ đang được lắng nghe,
và đề cao giá trị cá nhân. Quan trọng nhất, nhân viên thường có những ý tưởng tuyệt
diệu để cải thiện tính hữu hiệu và hiệu quả. Kênh ngang.
Kênh ngang là tất cả phương tiện được sử dụng để gửi và nhận thông tin giữa các
phòng ban trong tổ chức với nhà cung cấp, hoặc với khách hàng. Các thông điệp
được truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến việc phối hợp các hoạt
động, chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề. Các kênh ngang là cực kỳ quan trọng
cho các tổ chức trên nền tảng nhóm hiện nay, nơi nhân viên phải thường xuyên giao
tiếp để giải quyết vấn đề của khách hàng hoặc các vấn đề về quy trình sản xuất.
Kênh phi chính thức
Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức cho người gửi và
người nhận để truyền thông từ trên xuống, từ dưới lên và ngang. Hệ thống thông tin
mật là một hệ thống truyền thông phi chính thức của tổ chức, thông tin có thể di
chuyển theo bất kỳ hướng nào.
Mạng lưới bên ngoài
Nhà quản trị và nhân viên cũng dành nhiều thời gian để gặp gỡ đồng nghiệp và
những người khác bên ngoài tổ chức. Họ tham gia cuộc họp của các hiệp hội chuyên
môn, các triển lãm thương mại và các cuộc họp khác. Kết quả là họ xây dựng và
phát triển các quan hệ phi chính thức, thân mật với những người tài năng bên ngoài
tổ chức. Các quản trị viên sử dụng mạng lưới này để giúp đỡ người khác, trao đổi
các quan tâm và yêu cầu nguồn lực cho phát triển nghề nghiệp hoặc các loại thông tin khác. • Giải mã
Người nhận thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gửi và vì vậy cần phải
giải mã thông điệp. Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch bởi
người nhận. Việc giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quá trình
mã hóa, nghĩa là những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội.
• Nhận thức và phản hồi
Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải bởi người gửi hay người nhận.
Nhận thức bị ảnh hưởng bởi những gì con người nhìn thấy, bởi cách thức họ sắp xếp
những thành tố này trong bộ nhớ. và bởi ý nghĩa gán cho chúng. Vì vậy khả năng trí
tuệ để ghi chú và nhớ là quan trọng. Khả năng biên dịch những điều nhìn nhận được
bị tác động bởi những gì đã xảy ra trước đây. Một quả đấm nắm chặt giơ lên cao của
một nhân viên trong cuộc đình công và đi lại trước hàng người cản lại không cho
đình công có thể được biên dịch hoặc là sự tức giận đối với tổ chức hoặc thể hiện sự
đoàn kết của công đoàn. Thái độ con người thể hiện ở tình huống diễn đạt nhận thức của họ.
5. Trình bày các hình thức truyền thông. Truyền thông cá nhân
- Là quá trình giao tiếp giữa hai hoặc một nhóm nhỏ người.
- Hình thức: Giao tiếp mặt đối mặt, điện thoại, email, tin nhắn...
• Truyền thông đại chúng
- Sử dụng các phương tiện truyền thông để truyền tải thông điệp đến nhiều người cùng lúc.
- Hình thức: Truyền hình, radio, báo chí, mạng xã hội, quảng cáo...
• Truyền thông một chiều
Thông tin chỉ truyền từ người gửi đến người nhận mà không có phản hồi ngay lập tức.
- Ví dụ: Quảng cáo, phát thanh, truyền hình, bảng hiệu, báo chí.
• Truyền thông hai chiều
- Có sự tương tác giữa người gửi và người nhận.
- Ví dụ: Trò chuyện trực tiếp, hội nghị, mạng xã hội, dịch vụ khách hàng.
• Truyền thông bằng lời nói
- Sử dụng ngôn ngữ nói hoặc viết để truyền tải thông tin.
- Hình thức: Hội thoại trực tiếp, thuyết trình, email, tin nhắn, văn bản.
• Truyền thông phi ngôn ngữ
- Sử dụng cử chỉ, ánh mắt, nét mặt, hành động, biểu tượng để giao tiếp.
- Ví dụ: Ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, ký hiệu, màu sắc.
• Truyền thông truyền thống
- Sử dụng các phương tiện truyền thống như báo giấy, đài phát thanh, truyền hình.
- Hiệu quả với nhóm đối tượng lớn nhưng ít tương tác trực tiếp.
• Truyền thông kỹ thuật số
- Sử dụng internet, mạng xã hội, website, email marketing, quảng cáo trực tuyến.
- Tương tác nhanh, dễ đo lường hiệu quả, nhưng dễ bị quá tải thông tin.
• Truyền thông nội bộ
- Xảy ra trong tổ chức, công ty giữa nhân viên, cấp trên, cấp dưới.
- Giúp gắn kết, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Truyền thông đối ngoại
- Hướng đến khách hàng, đối tác, công chúng.
- Dùng để quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ.
6. Trình bày các phương tiện truyền thông. Phân tích ưu và nhược
điểm của các phương tiện truyền thông.
Mạng xã hội (Social Media)
Social Media đã trở thành một phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay. Với sự
phát triển của Facebook, Twitter, Instagram, TikTok và LinkedIn, doanh nghiệp có thể
kết nối với khách hàng, đối tác và các nhà cung cấp chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Ưu điểm:
- Chi phí thấp, dễ tiếp cận với nhiều người dùng.
- Khả năng tương tác cao, tạo sự gắn kết với khách hàng.
- Có thể đo lường hiệu quả truyền thông. Nhược điểm:
Khó kiểm soát nội dung, dễ bị lan truyền thông tin sai lệch.
- Quảng cáo có thể gây khó chịu cho người dùng. • Truyền hình
Truyền hình là một trong những phương tiện truyền thông truyền thống nhất, có
khả năng tiếp cận với lượng lớn người dùng. Các thông tin bằng hình ảnh, âm thanh
với độ phân giải cao cho phép doanh nghiệp tiếp cận với đa dạng nội dung khác nhau,
từ tin tức đến chương trình giải trí. Ưu điểm: -
Có khả năng tiếp cận với lượng lớn người dùng. -
Có thể truyền tải thông tin và hình ảnh một cách sống động. -
Có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với người xem. Nhược điểm: - Chi phí cao. -
Thời gian tiếp cận người dùng ngắn. -
Khó đo lường hiệu quả truyền thông • Báo chí
Đây là một phương tiện truyền thông truyền thống, giúp khách hàng tiếp
cận với các tin tức mới nhất và quan trọng nhất về doanh nghiệp. Tuy nhiên với
sự phát triển của Internet, báo chí đã phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức
mới, khi người đọc có thể tiếp cận với các thông tin mới nhất chỉ với một vài cú nhấp chuột. Ưu điểm: -
Có khả năng tiếp cận với lượng lớn người dùng. -
Có thể truyền tải thông tin một cách chính xác và khách quan. -
Có thể tạo uy tín cho doanh nghiệp. Nhược điểm: - Chi phí cao. -
Thời gian tiếp cận người dùng ngắn. -
Khó đo lường hiệu quả truyền thông. • Trang web và blog
Trang web và blog là các phương tiện truyền thông trực tuyến giúp doanh
nghiệp chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm của mình với mọi người trên
toàn thế giới. Bằng việc xây dựng một website chất lượng, chúng ta có thể thu hút
lượng lớn lượt truy cập, tương tác và chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng. Ưu điểm:
Chi phí thấp, dễ tiếp cận với nhiều người dùng. -
Cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ và chuyên sâu về sản
phẩm/dịch vụ. - Có thể đo lường hiệu quả truyền thông. Nhược điểm: -
Cần có thời gian để xây dựng và phát triển website. -
Giai đoạn đầu khó thu hút người truy cập. • Email Marketing
Tiếp thị qua thư điện tử là một phương tiện truyền thông trực tuyến phổ biến
để tiếp cận với khách hàng thông qua Email. Doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng
danh sách data khách hàng và gửi nội dung email chứa thông tin sản phẩm/dịch
vụ, chương trình khuyến mãi hay tin tức mới nhất,… Ưu điểm - Chi phí thấp -
Tiếp cận trực tiếp & nhanh chóng - Cá nhân hóa nội dung -
Dễ đo lường hiệu quả -
Tạo dựng mối quan hệ lâu dài Nhược điểm -
Hạn chế khả năng tương tác ngay lập tức - Cạnh tranh cao
• Điện Thoại Di Động
Điện thoại di động đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng
ngày của chúng ta. Chúng ta sử dụng điện thoại di động để gọi điện, nhắn tin, lướt
web, xem video, chơi game và thậm chí làm việc. Điện thoại di động cung cấp cho
chúng ta một phương tiện truyền thông linh hoạt và tiện ích. Ưu điểm: -
Chi phí thấp, dễ tiếp cận với nhiều người dung -
Có thể tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng. – -
Có thể đo lường hiệu quả truyền tải Nhược điểm: -
Khả năng tiếp cận bị hạn chế bởi thiết bị di động. -
Quảng cáo có thể gây khó chịu cho người dùng
• Diễn đàn và các cộng đồng trực truyến
Diễn đàn và các cộng đồng trực tuyến là những nơi chúng ta có thể giao lưu,
chia sẻ thông tin và thảo luận với nhau về các chủ đề chung. Chúng ta có thể tham
gia vào các diễn đàn và cộng đồng liên quan đến sở thích, công việc hay lĩnh vực mà chúng ta quan tâm. Ưu điểm: -
Chi phí thấp, dễ tiếp cận với nhiều người dùng. -
Có thể sử dụng để xây dựng cộng đồng, tạo sự gắn kết với khách hàng. -
Tương tác trực tiếp và thu thập phản hồi từ khách hàng. Nhược điểm: - Khó kiểm soát nội dung. -
Khó thu hút người tham gia.
• Video trực tuyến và phát trực tiếp
Video trực tuyến và phát trực tiếp là những phương tiện truyền thông phổ
biến trong thời đại kỹ thuật số. Chúng ta có thể xem video trên YouTube, TikTok,
Facebook và nhiều nền tảng khác. Video trực tuyến giúp chúng ta tiếp cận với
nội dung giải trí, hướng dẫn, tin tức và sự kiện trực tiếp. Ưu điểm:
- Có thể tạo ấn tượng và thu hút mạnh mẽ đối với người xem.
- Có thể tương tác với khách hàng một cách trực tiếp.
- Có thể đo lường hiệu quả truyền thông. Nhược điểm:
- Cần có thiết bị và kỹ thuật để quay và phát video trực tuyến
• Quảng cáo trên internet
Quảng cáo trên Internet là một phương tiện truyền thông quan trọng trong
việc tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu. Chúng ta có thể thấy quảng
cáo ở mọi phương tiện trên các trang web, trang tìm kiếm, mạng xã hội và ứng
dụng di động. Quảng cáo trực tuyến cho phép các doanh nghiệp tiếp cận với lượng
lớn người dùng và tạo ra hiệu ứng quảng cáo mạnh mẽ. Ưu điểm: -
Có thể tiếp cận với khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. -
Được sử dụng để quảng bá thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ. -
Đo lường được hiệu quả truyền thông. Nhược điểm: -
Có thể gây khó chịu cho người dùng. - Tốn kém chi phí.
• Ứng dụng trò chơi
Ứng dụng trò chơi đã trở thành một phương tiện truyền thông phổ biến và
phát triển rất mạnh trong thời gian gần đây. Chúng ta có thể tải xuống và chơi các
trò chơi trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính cá nhân. Ứng dụng trò
chơi giúp người dùng giải trí, thư giãn và tương tác với nhau qua các trò chơi trực tuyến. Ưu điểm: -
Có thể tạo trải nghiệm thú vị cho người dùng. -
Có thể đo lường hiệu quả truyền thông. Nhược điểm: - Cần ngân sách lớn. -
Cần có kỹ thuật để phát triển ứng dụng trò chơi.
7. Nhà quản trị cần phải làm gì để cải thiện truyền thông?
Cải thiện kỹ năng giao tiếp cá nhân -
Rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động. -
Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. -
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu.
• Tạo kênh truyền thông hiệu quả -
Xây dựng hệ thống email nội bộ, bản tin công ty, nhóm chat hoặc diễn đàn trao đổi. -
Sử dụng phần mềm quản lý công việc (Trello, Slack, Microsoft Teams,...) để
giúp truyền thông hiệu quả hơn.
• Khuyến khích giao tiếp hai chiều -
Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi về công việc. -
Tổ chức các buổi họp mở hoặc khảo sát để nhân viên bày tỏ quan điểm.
• Xây dựng văn hóa giao tiếp minh bạch -
Công khai thông tin quan trọng một cách kịp thời và trung thực. -
Giữ thái độ cởi mở và sẵn sàng chia sẻ với nhân viên.
Đào tạo và phát triển đội ngũ -
Tổ chức các buổi huấn luyện về kỹ năng giao tiếp và xử lý khủng hoảng truyền thông. -
Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng công cụ truyền thông hiệu quả.
Sử dụng công nghệ và phương tiện truyền thông hiện đại -
Tận dụng mạng xã hội, website và blog để truyền tải thông tin. -
Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và chatbot để hỗ trợ giao tiếp nhanh hơn.
Định kỳ đánh giá hiệu quả truyền thông -
Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để cải tiến liên tục. -
Đánh giá hiệu suất truyền thông qua các chỉ số đo lường (tỷ lệ đọc email, mức độ tương tác,...).
8. Trình bày các yếu tố nhằm thúc đẩy truyền thông hiệu quả.
Để trở thành một người truyền thông giỏi,chúng ta không chỉ phải hiểu tiến trình
truyền thông mà còn hướng dẫn để cổ vũ cho truyền thông hữu hiệu. Những hướng dẫn
sau đây có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng truyền thông. •
Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông. Phân tích chủ đề hoặc vấn đề nhằm
làm sáng tỏ nó trước khi gửi một thông điệp. •
Nghiên cứu mục đích chính của truyền thông. Trước khi gửi một thông điệp,
hãy tự hỏi xem mình thực sự muốn đạt được điều gì. • Xem xét sự bố trí nơi
truyền thông xảy ra. •
Bàn bạc với người khác một cách thích hợp khi cần trong hoạch định truyền
thông.Khuyến khích sự tham gia của những người bị thông điệp tác động. Họ có thể
trình bày những quan điểm mà mình có thể chưa xem xét. •
Quan tâm đến những thông điệp không bằng lời. Ngữ điệu, sự biểu hiện của
gương mặt, giao tiếp bằng mắt, trang phục, các yếu tố vật lý xung quanh … tất cả đều
tác động đến tiến trình truyền thông. •
Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận khi có thể. Việc cân nhắc đến sở
thích, quan tâm và nhu cầu của người khác thường mang lại nhiều cơ hội cho người gửi
thông điệp. Nhà truyền thông giỏi thực sự muốn hiểu thông điệp từ quan điểm của người nghe. •
Theo sát truyền thông. Nên theo sát và yêu cầu thông tin phản hồi để biết được
quá trình truyền thông có thành công hay không.