Bài 6 - Kiểm Soát Mua Hàng và Thanh Toán môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài 6 – Trang 185:
1. Hoạt động kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả: Mua hàng
● Thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần bổ sung hàng hóa cho bộ phận mua
hàng à (không kiêm nhiệm sẽ hạn chế xảy ra tình trạng gian lận)
● Các phiếu yêu cầu mua hàng có giá trị từ 50.000.000đ trở xuống sẽ do trưởng
phòng mua hàng phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền
trên thì phải do phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt à Đưa ra hạn mức à
số tiền càng cao thì càng cần người có thẩm quyền
cao phê duyệt à Tránh tình trạng biển thủ, giả chữ ký để tư lợi cá nhân
● Phiếu mua hàng được phê duyệt được theo dõi trên hệ thống máy tính à qua hệ
thống có thể giám sát được tất cả thông tin về đơn mua
hàng à Dễ kiểm soát và tìm kiếm khi cần. Nhận hàng
· Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận khi các giấy tờ thể hiện các hàng hóa mua là
đúng quy định của công ty. Nhằm đảm bảo nhận hàng theo đúng quy định ban hành của công ty
· Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh mục đơn
đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không. Kiểm soát chặt chẽ quá trình
nhập kho, đảm bảo NCC giao đúng mặt hàng yêu cầu đảm bảo về mặt số lượng & chất lượng.
· Trưởng phòng phụ trách bộ phận nhận hàng qua điện thoại theo dõi những nhà
cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc giao hàng không đúng yêu cầu à trưởng
phòng bộ phận này cùng với các nhân viên sẽ gọi điện làm việc với nhà cung cấp
để đốc thúc việc giao hàng hoặc xử lí giải quyết các đơn hàng không đúng yêu cầu và trễ hạn giao hàng. Các khoản phải trả :
· Kế toán phụ trách các khoản phải trả ghi nhận các thông tin từ phiếu nhận hàng
và hóa đơn vào hệ thống máy tính và hệ thống sẽ đối chiếu thông tin từ phiếu mua
hàng, các PO (trên hệ thống máy) và hóa đơn nếu có chênh lệch hệ thống sẽ lập ra
báo cáo. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tin kế toán viên sẽ kẹp ba tài liệu đã
đối chiếu tạo thành bộ hóa đơn cho kế toán. Hoạt động kiểm soát này khá chặt chẽ
khi kết hợp sự kiểm tra giám sát của con người và khả năng xử lí của hệ thống máy
tính về các dữ liệu từ đầu đến lúc kết thúc của quá trình mua hàng.
· Khi ký séc thanh toán, tất cả các séc dưới 10 triệu chỉ cận 1 chữ ký, séc nào vượt
quá số tiền trên thì phải có 2 chữ ký. Trước khi ký, người được ủy quyền ký sẽ
kiểm tra liệu tất cả các chứng từ đã được đính kèm và được chấp thuận một cách
phù hợp. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những người ủy quyền kí tài khoản.à Đưa ra
Định mức để kiểm soát đối với các giao dịch để tránh gian lận biển thủ tiền, kiểm tra chặt chẽ
· Bộ phận ngân quỹ mở sổ theo dõi các séc, cuối tháng, tiến hành lập bảng chỉnh
hợp, bản này sẽ được người phụ trách tài chính kiểm tra và tiến hành điều tra nếu
phát hiện các bất thường. Và kiểm tra định kỳ để phát hiện kịp thời các gian lận gây tổn thất cho công ty
2. Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu và hiệu quả : Mua hàng
· Hệ thống máy tính loại trừ tự động bất kỳ một đơn đặt hàng chuyển kho nhà cung
cấp mà không nằm trong danh sách được phê duyệt hoặc đơn hàng không đi kèm
theo với phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng. Tất cả đơn đặt hàng còn lại sẽ tự động
được chuyển cho nhà cung cấp => dễ dẫn đến sai sót khi mọi việc đều do hệ thống
máy tính tự động mà không có sự kiểm soát của con người.
· Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng, đồng thời được
chuyển 1 liên cho trưởng phòng mua hàng => I 2 liên đơn đặt hàng còn lại dễ bị sai sót. Nhận hàng
· Nhân viên bộ phận nhận hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng về đến
công ty chỉ có nhân viên đi mà không có thủ kho đi theo. Nhận không đủ hàng,
hoặc thông đồng với NCC nhận hàng kém chất lượng.
· Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh mục đơn
đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không. Không kiểm đếm lại số lượng
và chất lượng hàng hóa. Không phát hiện được gian lận xảy ra trước đó
· Nhân viên nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng gồm ba liên (PNH) trong đó nêu:
thời gian nhận, tên của nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng và mô tả hàng hóa
nhận. à kiêm nhiệm khi nhân viên nhận hàng vừa là người nhận hàng vừa là người lập phiếu gian lận
· Trưởng kho hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các khía cạnh của
phiếu nhận, sau đó sẽ kí tắt vào trong phiếu nhận khi mọi việc đều được thực hiện
tốt. à Trường kho chỉ kiểm tra thông tin trên phiếu nhận do nhân viên nhận hàng
lập xem có khớp với thực tế kiểm kê không mà không có sự đối chiếu giữa phiếu
mua hàng và phiếu nhận hàng
· Dựa trên phiếu nhận hàng, nhân viên mua hàng ghi nhận vào sổ chi tiết hàng tồn
kho để theo dõi hàng trong kho à Nhân viên mua hàng không đối chiếu giữa phiếu
mua hàng và phiếu nhận hàng mà chỉ dựa vào phiếu nhận hàng. Có thể dẫn tới ghi
chép không đúng. Gây tổn thất cho doanh nghiệp Các khoản phải trả
· Hệ thống đối chiếu tự động đối chiếu các thông tin trong phiếu nhận hàng với các
đơn đặt hàng và hóa đơn. Nếu có chênh lệch sẽ lập ra một báo cáo về những chênh
lệch => dễ dẫn đến sai sót nếu không có sự kiểm soát của con người.
· Hệ thống máy tính cũng tự động kiểm tra tính chính xác về mặt toán học của các thông tin trên hóa đơn.
3. Các hoạt đông kiểm soát khác: &
● Phân chia nhiệm vụ: Tránh việc một cá nhân hay một bộ phận phải kiêm nhiệm
quá nhiều việc để hạn chế sai sót và gian lận. những
việc như nhập kho hàng hóa cần giao cho 2 đến 3 người ( ví dụ nhân viên nhận
hàng và thủ kho) nhận hàng và giải quyết các việc liên
quan (NCC giao thiếu, chất lượng hàng không đảm bảo)
● Mua hàng :ở khâu đăt hàng của đơn vị còn thiếu sót viê o c chọn nhà cung cấp, so
sánh giá cả, chất lượng giữa các nhà cung cấp. V o iêc chọn o
nhà cung cấp với đơn hàng có giá trị lớn cần được sự phê duyêt của Giám đốc hoă o
c trưởng phòng mua hàng để tránh viê o c nhân viên o
mua hàng kết hợp với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng, chênh lêch chiết khấu, giảm giá. o
● Các quy trình nhân hàng và theo dõi các khoản phải trả đã chă o t chẽ, phân công nhiê o
m vụ, chịu trách nhiệm một cách rạch ròi, có hệ thống máy tính hoạt đông
qua nhiều công đoạn, kế toán viên được kế toán trưởng kiểm tra, chứng từ rõ ràng
đầy đủ. Nên không cần thêm hoạt đông kiểm soát khác. o
● Thực hiện việc kiểm tra độc lập các giao dịch quan trọng của công ty
● Giám sát, kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ. kiểm tra đối chiếu các chứng từ xem có khớp hay không Bài 6 – Trang 220: 1. Ưu điểm
● Các đơn đặt hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, được ghi nhận và xử lý bởi hệ thống máy tính
→ giúp công việc xử lý các đơn hàng của phòng kinh doanh có hệ thống và đạt
được hiệu quả hơn tránh các sai sót và tránh việc gian lận tự sửa thông tin đơn đặt
hàng khi thực hiện các thao tác.
● Công ty xác định được các nhóm khách hàng quan trọng và lưu giữ chi tiết các
thông tin của từng khách hàng trên máy tính
→ giúp công ty quản lý được nhu cầu của từng khách hàng cũng như xác nhận
được việc khi thực hiện các đơn đặt hàng một cách rõ ràng và chi tiết.
● Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên phòng
kinh doanh sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng không và các thông
tin ghi nhận có hợp lý không
→ việc xử lý đơn hàng được đảm bảo khi có sự tham gia của cả hệ thống máy tính và con người
● Chi tiết hàng giao được ghi nhận vào máy tính. Khi hàng hóa đã sẵn sàng để gửi
đi, người phụ trách kho kiểm tra lần nữa về sự phù hợp giữa số lượng hàng chuẩn
bị và số lượng ghi trên phiếu giao hàng.
→ ghi nhận và kiểm tra lại nhằm đảm bảo có bằng chứng về hàng giao vào hệ
thống và nhằm xác nhận lại số lượng để tránh sự sai sót.
● Giao hàng cho khách hàng: khi giao hàng cho khách hàng, phiếu giao hàng được
đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng ký nhận.
→ có chữ ký của khách hàng đảm bảo việc khách hàng đã nhận hàng.
● Đối chiếu công nợ: bảng kê đối chiếu công nợ cũng được kiểm tra lại bởi giám
đốc tài chính nhằm tránh sự gian lận khi có sự kiểm tra không chỉ của kế toán,
khách hàng mà có cả của giám đốc tài chính.
● Giảm giá: tỷ lệ này được xác định bởi nhân viên phòng kinh doanh, có tham
khảo ý kiến của kế toán công nợ và Giám đốc phòng kinh doanh.
→ đảm bảo có tỷ lệ giảm giá hợp lý khi có sự tham khảo ý kiến của kế toán công
nợ và giám đốc kinh doanh.
● Thanh toán bằng séc: các thư chứa séc thanh toán sẽ được 2 nhân viên mở và lập biên bản
→ có sự kiểm soát lẫn nhau giữa 2 nhân viên để đảm bảo không xảy ra gian lận
như giấu séc hay hoán đổi séc giả,..
● Thanh toán bằng séc: các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán” được sắp xếp riêng
→ giúp kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi những hóa đơn chưa được thanh toán.
● Thanh toán bằng tiền mặt: Công ty khuyến khích khách hàng trả séc
→ để công ty dễ quản lý các khoản tiền hơn đặc biệt là đối với các khoản tiền lớn.
● Công ty quy định lái xe không được thu tiền từ khách hàng khi giao hàng, tiền
phải được trả trực tiếp tại trụ sở của công ty.
→ nhằm tránh tình trạng lái xe có thể giận lận như mang tiền bỏ trốn
● Các phiếu thu tiền đều được đánh số trước khi sử dụng.
→ để kiểm soát các khoản cần thu một cách hiệu quả cũng như nhằm tránh tình
trạng nhân viên công ty mang phiếu thu tiền để đi thu tiền một cách bất hợp pháp,
trái với quy định của công ty.
● Cuối ngày, kế toán quỹ và thủ quỹ luôn đối chiếu số liệu lẫn nhau.
→ để tránh sai sót khi chỉ có 1 người thực hiện.
● Kiểm soát công nợ: cuối tháng, kế toán công nợ lập bảng kê chi tiết nợ phải thu
khách hàng theo thời hạn thanh toán để quyết định xem cần tiến hành thúc nợ khách hàng nào.
→ lập bảng kê chi tiết để tiến hành theo dõi, kiểm soát các khoản nợ một cách hiệu quả, hợp lý.
● Kiểm soát công nợ: Kế toán công nợ họp hàng tháng với Giám đốc tài chính
nhằm nhận định khả năng thanh toán, các biện pháp đối với khách hàng chậm thanh toán.
→ thực hiện để cùng tìm ra hướng giải quyết các khoản công nợ. 2. Nhược điểm
● Đơn đặt hàng do được xử lý bởi hệ thống máy tính à nhiều lúc có thể xảy ra sai
sót nếu hệ thống máy tính gặp trục trặc hoặc không được bảo trì bảo dưỡng thường xuyên.
● Trưởng phòng kinh doanh có thể can thiệp bằng thủ công vào hệ thống máy tính
khi muốn cho phép một khoản giảm giá đặc biệt nào đó
=> trưởng phòng có thể vì tư lợi cá nhân mà thông đồng với khách hàng để giảm
giá hàng hóa tới mức thấp nhất nhằm hưởng phần chênh lệch
● Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép, đơn hàng
sẽ bị phong tỏa. ĐĐH chỉ có thể được giải tỏa bởi người kế toán phụ trách công nợ hay giám đốc tài chính
=> chỉ 1 trong 2 người là kế toán công nợ hoặc giám đốc tài chính giải tỏa đơn đặt
hàng( không phải cả 2 người cùng 1 lúc) thì gian lận có thể xảy ra vì khách hàng có
thể dùng tiền hối lộ để
được giải tỏa đơn hàng
● Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn đặt hàng để lập phiếu giao hàng.
→ Phiếu giao hàng cần được lập bởi thủ kho để thủ kho có thể kiểm tra quản lý
được số lượng ra vào của khó một cách chính xác nhất
● -Giảm giá: Đối với các khách hàng đặc biệt cần có khoản giảm giá đặc biệt,
trưởng phòng kinh doanh sẽ quyết định.
=> dễ gian lận vì chỉ một mình trưởng phòng quyết định khi không có những
khoảng cho phép trong tỷ lệ giảm giá đặc biệt của công ty và không có bộ phận kiểm soát nào khác.
● Thanh toán bằng tiền mặt: Các phiếu thu tiền đều được đánh số trước khi sử
dụng. Vào cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra lại số thứ tự của các phiếu thu nhận được.
Nếu phát hiện các bất thường, thủ quỹ phải tìm hiểu nguyên nhân
=> chỉ thủ quỹ tìm nguyên nhân mà không có sự kiểm tra của 1 bộ phận nào khác
thì thủ quỹ có thể vì tư lợi cá nhân hay bất kì lí do nào khác mà có thể điền vào 1
nguyên nhân không đúng sự thật.
● Kiểm soát công nợ: các khách hàng có nợ quá hạn trên 3 tháng, kế toán công nợ
sẽ phong tỏa tài khoản và cấm toàn bộ việc nhận các đơn đặt hàng mới của khách hàng đó.
3. Đề xuất hoàn thiện dự án
· Trưởng phòng kinh doanh khi muốn giảm giá cho khách hàng nào đó nên trình
bày lý do hợp lý cho cấp trên, đặc biệt là nhóm khách hàng lớn. Cần có thêm một
hai người trong công ty có thể theo dõi được tình hình đơn hàng để kiểm tra chéo lẫn nhau.
· Thông tin khách hàng trên máy tính cần thêm lịch sử mua hàng của khách hàng
đó. Phần nào xác định được uy tín của khách hàng để có khoản giảm giá và mức nợ tối đa cho phép.
· Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép thì đơn
hàng nên được chuyển đến nơi có thẩm quyền để xem xét thay vì bị phong tỏa rồi lại được giải tỏa.
· Nên có liên kết với ngân hàng để khách hàng ở xa có thể trả tiền hàng dễ dàng hơn