BÀI 6 TRANG 187 Hoạt động kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả Kiểm soát phiếu yêu cầu mua hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

BÀI 6 TRANG 187
Hoạt động kiểm soát hữu h 1. iệu và hiệu quả:
Kiểm soát phiếu yêu cầu mua hàng: Việc yêu cầu mua hàng phải
được phê duyệt bởi các cấp quản lý phù hợp trước khi được chuyển đến bộ
phận mua hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng việc mua hàng được thực
hiện chỉ khi có nhu cầu thực sự và theo quy trình được quản lý cấp cao phê duyệt
2. So sánh phiếu mua hàng và đơn đặt hàng: Trưởng phòng mua hàng
kiểm tra và so sánh phiếu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng
hoàn chỉnh. Điều này giúp phát hiện và giải quyết các sự chênh lệch sớm,
đảm bảo rằng chỉ những mặt hàng được yêu cầu chính xác được đặt mua.
3. Kiểm tra phiếu nhận hàng: Trưởng kho hàng kiểm tra toàn bộ các
khía cạnh của phiếu nhận hàng trước khi kí tắt vào đó. Điều này đảm bảo
rằng hàng hóa nhận được đúng với đơn đặt hàng và được chấp nhận theo yêu cầu.
4. Kiểm tra và đối chiếu thông tin trên hoá đơn: Kế toán phụ trách
các khoản phải trả đối chiếu thông tin từ hoá đơn và phiếu nhận hàng để
đảm bảo tính chính xác của các thông tin và tránh sai sót trong việc thanh toán cho nhà cung cấp.
Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu hoặc không hiệu quả:
1.Kiểm soát phê duyệt tài khoản: Trong trường hợp các chứng từ được
phê duyệt bởi một người được ủy quyền, nhưng không có sự kiểm tra kỹ
lưỡng từ phía cấp quản lý cao hơn, có thể tạo ra rủi ro về việc xảy ra các
giao dịch không chính xác hoặc không hợp lệ.
2.Kiểm soát nhận hàng: Mặc dù có quy trình kiểm tra hàng hóa khi
nhận vào kho, nhưng việc này có thể trở nên không hiệu quả nếu không
có phương tiện kiểm tra hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác, dẫn đến
việc chấp nhận hàng hoá không đúng hoặc không đủ chất lượng.4
Đề xuất hoạt động kiểm soát cần thiết khác:
1 Đánh giá và đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên được đào
tạo đầy đủ về các quy trình và quy định của công ty liên quan đến mua
hàng và thanh toán. Việc này giúp tăng cường nhận thức và tuân thủ quy trình kiểm soát.
2 Tăng cường kiểm soát về việc ghi chép và báo cáo: Đảm bảo rằng
tất cả các giao dịch mua hàng và thanh toán được ghi chép và báo cáo
một cách đầy đủ và chính xác. Việc này giúp cung cấp thông tin đáng tin
cậy cho quản lý để đưa ra các quyết định chiến lược và tài chính. BÀI 6 TRANG 220
****Ưu điểm của hệ thống KSNB
1.Tự động hóa và hiệu quả: Hệ thống KSNB được thiết kế với sự tự động hóa rất
cao, từ việc xử lý đơn hàng đến tính toán giảm giá và quản lý công nợ. Điều này
giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra khi có sự can thiệp của con người.
2. Quản lý tồn kho thông minh: Hệ thống tự động kiểm tra và xử lý đơn hàng dựa
trên tình trạng tồn kho hiện tại, đảm bảo rằng không có tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hoá.
3 Quản lý công nợ chặt chẽ: Hệ thống giúp theo dõi và quản lý công nợ của khách
hàng một cách tự động và có hệ thống. Giới hạn mức nợ tối đa cũng giúp đảm bảo
quản lý rủi ro tín dụng.
4. Phân loại khách hàng: Việc phân loại khách hàng thành các nhóm cụ thể giúp
tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và quản lý mối quan hệ khách hàng.
5. Cơ sở dữ liệu khách hàng đầy đủ: Hệ thống lưu trữ thông tin chi tiết về khách
hàng và lịch sử giao dịch, cung cấp cái nhìn tổng quan về mỗi khách hàng và hỗ trợ
quản lý mối quan hệ một cách hiệu quả.
****Nhược điểm của hệ thống KSNB
1.Phụ thuộc vào công nghệ: Hệ thống hoạt động chủ yếu dựa vào máy tính và
phần mềm, đặt ra rủi ro khi có sự cố kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.
2.Tính nhân viên trung tâm: Quy trình yêu cầu nhiều bước kiểm tra và xác nhận từ
nhân viên, dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức, có thể gây chậm trễ trong xử lý
đơn hàng và làm giảm trải nghiệm của khách hàng.
3.Chậm trễ trong xử lý đơn đặt hàng: Việc treo đơn đặt hàng vào hàng đợi khi
không có hàng tồn kho và chờ hàng mới về có thể làm giảm trải nghiệm của khách
hàng và ảnh hưởng đến sự linh hoạt của doanh nghiệp trong cạnh tranh.
4.Thủ tục thanh toán phức tạp: Quy trình thu tiền và quản lý phiếu thu có thể gây
ra sự phức tạp và tốn thời gian, ảnh hưởng đến sự linh hoạt và tiện lợi cho khách hàng trong việc thanh toán
**** Đề xuất cải thiện
1.Dự phòng và hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo có kế hoạch dự phòng và hỗ trợ kỹ thuật
thường xuyên để giảm thiểu thời gian chết máy và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
2. Tối ưu hóa quy trình và tự động hóa: Xem xét và tối ưu hóa quy trình để giảm
bớt bước kiểm tra không cần thiết và tăng tính tự động hóa, giúp giảm thiểu thời
gian xử lý và tăng hiệu suất công việc.
3.Nâng cao khả năng dự đoán và dự báo: Đầu tư vào công nghệ và hệ thống
thông tin để nâng cao khả năng dự đoán và dự báo về cung cấp hàng hoá, giúp
giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng.
4.Tích hợp hình thức thanh toán điện tử: Phát triển và tích hợp các hình thức
thanh toán điện tử để tăng tính tiện lợi và giảm thiểu rủi ro và công việc liên quan
đến việc quản lý tiền mặt. Điều này cũng giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong quá trình thanh toán.