Bài 9: Ưu Nhược Điểm Hệ Thống Xử Lý Đơn Hàng Tự Động môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Ưu điểm:
1. Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng:
oHệ thống máy tính tự động so sánh số lượng hàng đặt mua với số lượng tồn kho,
giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
oĐơn đặt hàng vượt quá số lượng tồn kho sẽ được đưa vào danh sách chờ và tự
động ưu tiên xử lý khi có hàng mới, giúp quản lý kho hiệu quả và tránh tình trạng thiếu hụt hàng.
2. Giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tính giá và giảm giá:
oChương trình máy tính tự động tính toán giá và giảm giá, giúp đảm bảo tính chính
xác và nhanh chóng trong việc lập đơn hàng.
oTrưởng phòng kinh doanh có quyền can thiệp để cho phép giảm giá đặc biệt, tạo
sự linh hoạt khi có yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
3. Kiểm soát nợ của khách hàng:
oMức nợ tối đa cho phép được thiết lập cho từng nhóm khách hàng, giúp công ty
kiểm soát được các khoản nợ và tránh tình trạng khách hàng không thanh toán đủ.
oViệc phong tỏa đơn hàng khi vượt quá mức nợ tối đa giúp bảo vệ công ty khỏi rủi ro tài chính.
4. Cải thiện quản lý khách hàng:
oViệc lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, mức nợ tối đa và khoản
giảm giá cho phép giúp dễ dàng truy xuất và quản lý quan hệ với các nhóm khách
hàng khác nhau (đại lý, cửa hàng bán lẻ, công ty xuất nhập khẩu).
5. Kiểm tra lại đơn hàng:
oSau khi hệ thống xử lý, nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra lại đơn hàng, giúp
giảm thiểu sai sót trong việc nhập thông tin và xử lý đơn hàng. Nhược điểm:
1. Rủi ro khi hệ thống không kịp xử lý hoặc có lỗi phần mềm:
oNếu hệ thống gặp sự cố hoặc lỗi phần mềm trong quá trình kiểm tra đơn hàng, có
thể gây trì hoãn hoặc sai sót trong việc xử lý đơn hàng, ảnh hưởng đến uy tín công
ty và trải nghiệm của khách hàng.
oViệc phụ thuộc vào hệ thống máy tính cũng có thể gây khó khăn trong việc xử lý
khi xảy ra sự cố không lường trước.
2. Khách hàng có thể gặp khó khăn trong trường hợp phong tỏa đơn hàng:
oKhi đơn hàng bị phong tỏa do vượt quá mức nợ tối đa, khách hàng có thể cảm
thấy không hài lòng, đặc biệt nếu khách hàng có lý do chính đáng cho việc không thanh toán kịp thời.
oĐiều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
3. Cần kiểm tra thủ công sau khi hệ thống xử lý:
oViệc nhân viên phòng kinh doanh phải kiểm tra lại đơn hàng sau khi hệ thống xử
lý có thể dẫn đến việc tốn thời gian, đặc biệt nếu số lượng đơn hàng lớn, gây giảm
hiệu quả trong công việc.
oHệ thống tự động chỉ giúp kiểm tra một phần, nhưng không thay thế được hoàn
toàn các yếu tố quyết định dựa trên sự đánh giá thủ công.
4. Sự can thiệp thủ công của trưởng phòng kinh doanh:
oViệc cho phép trưởng phòng kinh doanh can thiệp thủ công vào hệ thống để giảm
giá có thể tạo ra rủi ro về việc sử dụng giảm giá không hợp lý, không minh bạch,
đặc biệt khi giảm giá cho khách hàng quan trọng.
oĐiều này có thể dẫn đến sự mất cân đối trong việc áp dụng chính sách giảm giá và
ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
5. Khó khăn trong việc xử lý đơn hàng khi khách hàng có vấn đề về nợ:
oNếu khách hàng có nợ quá hạn, quá trình phong tỏa đơn hàng và yêu cầu giải tỏa
có thể kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và làm mất cơ hội doanh thu.
Đề xuất cải tiến:
1. Nâng cấp hệ thống phần mềm:
oCải thiện và bảo trì hệ thống phần mềm để giảm thiểu lỗi phần mềm và sự cố hệ
thống, giúp quá trình xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
2. Cải thiện cơ chế xử lý nợ:
oThiết lập các quy trình linh hoạt hơn để giải quyết các đơn hàng bị phong tỏa, có
thể thông qua các biện pháp như gia hạn thanh toán hoặc thỏa thuận đặc biệt, giúp
duy trì mối quan hệ khách hàng mà vẫn bảo vệ được lợi ích của công ty.
3. Giảm thiểu sự can thiệp thủ công:
oHệ thống nên tự động hóa các quy trình liên quan đến việc giảm giá đặc biệt và
kiểm tra đơn hàng để giảm bớt sự can thiệp thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
4. Quản lý thông tin khách hàng:
oCần duy trì thông tin khách hàng đầy đủ và chi tiết hơn để có thể đưa ra các quyết
định chính xác và hợp lý về các đơn hàng, mức nợ và khoản giảm giá cho phép.
5. Đánh giá lại chính sách nợ:
oXem xét lại chính sách nợ của công ty để đảm bảo rằng mức nợ tối đa không quá
thấp hoặc quá cao, gây ảnh hưởng đến khả năng mua hàng của khách hàng trong các tình huống cụ thể. Kết luận:
Hệ thống bán hàng và thu tiền của Công ty Dược phẩm Thanh Á đã tích hợp nhiều yếu tố tự
động hóa giúp quản lý đơn hàng và nợ khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, việc nâng cấp hệ thống
và cải thiện quy trình kiểm tra và giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng có thể giúp công
ty hoạt động hiệu quả hơn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.