Bài Giảng Môn Quản trị học | Trường Cao đẳng Kinh tế Công nghiệp Hà Nội

lOMoAR cPSD| 58675420
Bài giảng QUẢN TRỊ HỌC NĂM HỌC 2021-2022
Tóm tắt nội dung học phần:
Môn học cung cấp những kiến thức căn bản về quản trị như: khái niệm và bản chất của quản trị;
Nhà quản trị; Môi trường quản trị; Các lý thuyết quản trị; Các mô hình và khái niệm cơ bản được các
nhà quản trị trong tổ chức sử dụng để đưa ra các quyết định. Bốn chức năng quản trị cơ bản: hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
Nội dung môn học gồm 7 chương:
Chương 1. Tổng quan về Quản trị
Chương 2. Vận dụng các quy luật và nguyên tắc quản trị
Chương 3. Quyết định và thông tin quản trị
Chương 4. Chức năng hoạch định
Chương 5. Chức năng tổ chức
Chương 6. Chức năng Lãnh đạo
Chương 7. Chức năng Kiểm tra.
Tài liệu tham khảo
PGS TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo trình Quản trị học, Trường
Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Khoa học quản lý, NXB Tài chính, Hà Nội, 2009.
PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Quản trị học – NXB Thống Kê, 2010
PGS TS Võ Phước Tấn, ThS Nguyễn Thị Nhung – Giáo trình quản trị học – NXB thống kê, 2008
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Nội dung
1.1. Tổ chức và các hoạt động của tổ chức 1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức
1.1.3 Các hoạt động cơ bản của tổ chức 1.2. Quản trị tổ chức 1.2.1. Khái niệm
1.2.2. Các chức năng của quản trị
1.2.3. Vai trò của quản trị tổ chức
1.2.4. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và một nghề
1.3. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức
1.3.1. Hệ thống và lý thuyết hệ thống
1.3.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống
1.4. Nhà quản trị và nhà kinh doanh-Vai trò của nhà quản trị
1.5. Các yếu tố để trở thành nhà quản trị thành công
1.1. Tổ chức và các hoạt động của TC 1.1.1) Khái niệm
TC là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để
đạt được những mục đích chung. Ví dụ : doanh nghiệp, trường học,….
1.1.2) Đặc trưng cơ bản của TC
Mọi TC đều mang tính mục đích.
Mọi TC đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (một tập thể).
Mọi TC đều có những cách thức hoạt động nhất định để đạt mục đích.
Mọi TC đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích.
Mọi TC đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các TC khác.
Mọi TC đều cần những nhà QT. lOMoAR cPSD| 58675420
1.1.3) Các hoạt động cơ bản của TC
Tìm hiểu, dự báo xu thế biến động của môi trường, thị trường
Tìm kiếm, huy động nguồn vốn cho hoạt động của TC.
Tìm kiếm các yếu tố đầu vào
Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ
Cung ứng các SP và DV (tiêu thụ, cung cấp)
Thu lợi ích và phân phối lợi ích (cho ai ?)
Đầu tư mở rộng, hoàn thiện, đổi mới hoạt động
Đảm bảo duy trì chất lượng các hoạt động và các SP, dịch vụ.
1.2. Quản trị tổ chức 1.2.1. Khái niệm
Quản trị là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu
nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
Quản trị TC là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của
TC nhằm đạt được mục đích của TC với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động
Quá trình quản trị
1.2.2. Các chức năng quản trị
* Phân theo hoạt động của tổ chức QT marketing QT sản xuất QT tài chính QT nhân lực QT chất lượng
QT lĩnh vực đầu tư và phát triển, dự án
QT các dịch vụ hỗ trợ : thông tin, pháp lý, đối ngoại,…
1.2.2. Các chức năng quản trị
Phân theo quá trình QT : 4 chức năng cơ bản
Hoạch định là quá trình xác định các mục tiêu của TC và phương thức để đạt được những mục tiêu đó.
(xây dựng chiến lược, kế hoạch)
Tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự
cho hoạt động của tổ chức.
Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, mục đích, nguyên tắc hoạt động của một tổ chức trong các điều
kiện môi trường nhất định. (lãnh đạo, định hướng, chỉ đạo, động viên, khuyến khích)
Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt và phát hiện
ra sai lệch để khắc phục, đảm bảo cho hoạt động theo đúng mục tiêu. (kiểm tra, kiểm soát, giám
sát) 1.2.3) Vai trò của quản trị TC
Giúp các TC và các thành viên thấy rõ mục đích và hướng đi của mình (tầm nhìn, sứ mệnh).
Phối hợp các nguồn lực để đạt được mục đích với hiệu quả cao.
Giúp TC thích nghi với môi trường, nắm bắt cơ hội, giảm nguy cơ rủi ro.
QT tốt hay kém là nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại của tổ chức.
1.2.4. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề
* Quản trị là một khoa học
Các nhà QT phải nắm vững và vận dụng các quy luật liên quan đến hoạt động của TC: quy luật
kinh tế, công nghệ, tâm lý-xã hội...
Các nhà QT vận dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, phương pháp đo lường, tính toán hiện
đại,… trong hoạt động của TC.
* Quản trị là một nghề
Để trở thành một người quản trị giỏi phải qua một quá trình học tập, đào tạo: kiến thức, kỹ năng,
kinh nghiệm, nghiệp vụ... lOMoAR cPSD| 58675420
* Quản trị là một nghệ thuật
Các sự vật và hiện tượng trong quản trị phong phú đa dạng, đòi hỏi quản trị phải có tính nghệ thuật.
Việc tác động đến con người đòi hỏi tính nghệ thuật. Vì sao?
Những mối quan hệ con người đa dạng, phức tạp đòi hỏi nhà quản trị xử lý khéo léo, linh hoạt.
Tính nghệ thuật trong quản trị tuỳ thuộc vào kinh nghiệm, phong cách,tư cách, tâm lý, cơ may, rủi
ro,… của từng nhà quản trị.
1.3. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức
1.3.1. Hệ thống và lý thuyết hệ thống
Hệ thống là có nhiều bộ phận hợp thành hay phần tử. Những bô phận hợp thành hay các phần tử có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động ảnh hưởng đến nhau một cách có quy luật.
Các tổ chức là hệ thống vì bao gồm các phần tử là những con người liên kết với nhau để tạo nên
sức mạnh chung nhằm đạt được những mục đích nhất định.
Lý thuyết hệ thống là khoa học nghiên cứu các quy luật về sự ra đời, hoạt động và biến đổi của
các hệ thống nhằm quản trị các hệ thống. 1.3. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức
1.3.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống
- Phần tử của hệ thống , ví dụ: Trong 1 doanh nghiệp, con người là phần tử của DN. Trong 1 hệ thống
kinh tế, các đơn vị sản xuất là những phần tử
- Môi trường của hệ thống: môi trường bên trong, môi trường bên ngoài
- Đầu vào của hệ thống: nguồn tài chính, nguồn nhân lực, nguồn nguyên nhiên vật liệu, công nghệ,
thông tin thị trường, các mối quan hệ đối ngoại, tác động của nhà nước, các cơ hội và rủi ro, các tác
động cản phá của các hệ thống khác.
- Đầu ra của hệ thống: những sản phẩm dịch vụ, giải quyết công ăn việc làm, đóng góp nguồn tài chính
cho xã hội, nâng cao trình độ văn hóa, hạn chế tiêu cực cho xã hội, tác động lên môi trường...
- Mục tiêu của hệ thống là trạng thái mong đợi, cần có và có thể có của hệ thống sau một thời gian nhất
định. Mục tiêu của doanh nghiệp ?
- Chức năng của hệ thống: là nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện (ví dụ?).
- Nguồn lực của hệ thống: là tập hợp những yếu tố mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu.
- Cơ cấu của hệ thống: hình thức cấu tạo của hệ thống
- Hành vi của hệ thống: là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một thời gian nhất định. -
Trạng thái của hệ thống: là thực trạng của tổ chức, khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của
hệ thống xét ở một thời điêm nhất định.
- Quỹ đạo của hệ thống: là chuỗi các trạng thái của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định. -
Động lực của hệ thống: là những đòn bẩy, kích thích để gây ra biến đổi hành vi của các phần tử trong
hệ thống. (động lực bên trong, động lực bên ngoài).
- Cơ chế của hệ thống: là phương thức hoạt động của hệ thống, cơ chế tồn tại đồng thời với cơ cấu của hệ thống.
1.4. Nhà quản trị và nhà kinh doanh-Vai trò của nhà quản trị
Nhà quản trị bao gồm những người có nhiệm vụ thực hiện các chức năng quản trị trong phạm vi
được phân công phụ trách, điều khiển, giám sát công việc của những người thừa hành và những
nhà quản trị dưới quyền để đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu.
Nhà kinh doanh là người sáng lập ra doanh nghiệp, giữ quyền sở hữu và quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh
Mục đích: tìm kiếm lợi nhuận, tự khẳng định bản thân mình, hay thỏa mãn nhu cầu sáng tạo Đặc điểm:
- Là người có chí tiến thủ, có cao vọng.
- Chấp nhận rủi ro lớn.
- Muốn khẳng định mình.* Khái niệm
- Thuật ngữ nhà QT thường được dùng để chỉ những người chuyên phân bổ và phối hợp các nguồn
lực, trực tiếp điều hành các hoạt động của một bộ phận hay một tổ chức. Ví dụ ?
- Nhà kinh doanh: Là người sáng lập ra DN, giữ quyền sở hữu và quản lý điều hành các hoạt động lOMoAR cPSD| 58675420
SXKD nhằm thực hiên các mục tiêu của DN.̣
Phân biệt nhà KD và nhà quản trị
Vai trò của nhà Quản trị tổ chức
Trong một tổ chức/doanh nghiệp, nhà QT có nhiều vai trò quan trọng.
Chia thành 3 nhóm vai trò :
Nhóm vai trò quan hệ với con người
Nhóm vai trò truyền thông
Nhóm vai trò ra quyết định
Nhóm vai trò quan hệ với con người Người đại diện
Người lãnh đạo, chỉ đạo Người liên kết Người hòa giải
Nhóm vai trò truyền thông Người xử lý thông tin
Người truyền đạt thông tin Người phát ngôn
Nhóm vai trò ra quyết định Người sáng tạo Người điều khiển
Người điều phối các nguồn lực Người thương lượng
Nhóm vai trò quan hệ với con người
Người đại diện: nhà QT đại diện cho tổ chức là biểu tượng cho một tập thể khi quan hệ với bên ngoài.
Người lãnh đạo: chỉ huy, điều khiển nhân viên, kích thích động viên nhân viên
Người liên kết: nhà QT là cầu nối liên kết nhân viên hướng tới thực hiện mục tiêu
Người hòa giải: nhà QT như trọng tài hòa giải, đoàn kết mọi người
Nhóm vai trò truyền thông
Người xử lý thông tin: thu nhận, xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức Người
truyền đạt thông tin:phổ biến thông tin cho tất cả các nhân viên của tổ chức.
Người phát ngôn: cung cấp thông tin cho các bên liên quan với tổ chức
Nhóm vai trò ra quyết định
Người sáng tạo: nghiên cứu thị trường, khách hàng, đưa ra các phương án SXKD có hiệu quả
Người điều khiển: giải quyết các xáo trộn, biến động, điều chỉnh các hoạt động của tổ chức
Người điều phối các nguồn lực: quản lý, phân phối, sử dụng các nguồn lực khai thác tốt nhất các nguồn lực.
Người thương lượng: đàm phán với đối tác sao cho có lợi nhất cho tổ chức và các thành viên.
1.5. Các yếu tố để trở thành nhà QT thành công
1- NĂNG LỰC (Ability) :
Là khả năng điều hành một bộ phận hay một tổ chức hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu một
cách có hiệu quả : năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật, năng lực tương tác với người khác,... 2- ĐỘNG CƠ (Motivation)
- Muốn đạt được một địa vị quyền lực nào đó.
- Muốn khẳng định bản thân, tự chịu trách nhiệm.
- Muốn thể hiện quyền lực, quyền hạn.
- Có phong cách ứng xử theo cách riêng trước tập thể.
- Chấp nhận sự cạnh tranh (trong nghề nghiệp, công việc, các trò chơi, thể thao,…). - Có ý thức trách
nhiệm trong công việc, xã hội. 3- THỜI CƠ (Opportunity)
Tính thời cơ đối với các nhà QT tiềm tàng bao gồm các yếu tố : lOMoAR cPSD| 58675420
Được giao công việc QT thích hợp.
Bầu không khí làm việc thuận lợi (thể hiện ở sự ủng hộ cuả người xung quanh).
Biết tận dụng thời cơ tốt.
Có thể ví những nhà QT có tài năng và động cơ mạnh mẽ như những hạt giống tốt, nếu gặp mảnh đất
màu mỡ, thời tiết thuận lợi thì sẽ phát triển nhanh chóng và ngược lại.
Các cấp quản trị Thảo luận
Đặc điểm của một nhà quản trị hiện đại ?
Những kỹ năng cần có của nhà quản trị ?
Phác hoạ chân dung nhà quản trị giỏi và nhà quản trị tồi Công cụ của nhà QT ?
Thảo luận: Đặc điểm nhà quản trị hiện đại
Có tầm nhìn quốc tế, có khả năng giao dịch ở tầm quốc tế
Sử dụng thành thạo ngoại ngữ, công nghệ thông tin
Có trách nhiệm với xã hội
Có tài quan hệ, giao tiếp tốt
Có tư duy chiến lược dài hạn
Có phong cách mềm dẻo, linh hoạt thích ứng với môi trường kinh doanh.
Thảo luận:Đặc điểm nhà quản trị hiện đại
Có khả năng sáng tạo, tư duy mới
Phát huy nhân tố con người, biết dụng nhân tài
Nhạy cảm với các khía cạnh văn hóa
Không ngừng hoàn thiện nâng cao kiến thức
Liên kết chặt chẽ với mạng lưới hoạt động doanh nghiệp trên cả nước, các quốc gia trong khu vực ...
Thử làm “họa sỹ” : hãy phác họa “chân dung” của hai người Thảo luận:
Hãy cho ví dụ về một tổ chức nào đó, theo các bạn tại tổ chức đó phong cách lãnh đạo ở tổ chức này
hiện nay như thế nào? Theo các bạn tổ chức này cần thực hiện theo phong cách nào thì sẽ phát huy
được hiệu quả? Tại sao?
Yêu cầu: Mỗi nhóm lấy một ví dụ và tiến hành thảo luận và báo cáo kết quả của nhóm mình. Câu hỏi ôn tập
Trình bày các đặc trưng cơ bản của tổ chức, cho ví dụ.
Vai trò của quản trị tổ chức, cho ví dụ.
Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức, cho ví dụ
Các yếu tố để trở thành một nhà QT thành công ? Yếu tố nào là quan trọng hơn cả ? Vì sao?
CHƯƠNG 2: VẬN DỤNG QUY LUẬT VÀ CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ Nội dung
2.1. Vận dụng quy luật trong quản trị 2.1.1 Khái niệm
2.1.2. Phân loại quy luật
2.2. Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị 2.2.1 Khái niệm
2.2.2. Các nguyên tắc quản trị cơ bản
2.3. Vận dụng các nguyên tắc trong quản trị
2.1. Vận dụng quy luật trong quản trị 2.1.1. Khái niệm
Quy luật là mối liên hệ bản chất, tất yếu, phổ biến, bền vững, thường xuyên lặp đi lặp lại của các sự vật
và hiện tượng trong những điều kiện nhất định. lOMoAR cPSD| 58675420
Mọi sự vật hiện tượng đều do các quy luật khách quan chi phối.
Đặc điểm của các quy luật
- Con người không thể tạo ra quy luật nếu điều kiện của nó chưa có, và ngược lại.
- Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có thể nhận biết được nó hay không.
- Các quy luật tồn tại thành một hệ thống, đan xen vào nhau.
2.1.2. Phân loại quy luật
- Các quy luật tự nhiên – kỹ thuật : nhà QT phải nắm được các quy luật tự nhiên, các hiểu biết về
kỹ thuật, công nghệ nhằm tiến hành sản xuất có hiệu quả đi đôi với bảo vệ tài nguyên và môi trường sinh thái.
- Các quy luật kinh tế xã hội : Nhà QT phải nhận thức được quy luật kinh tế xã hội, giải quyết
đúng vấn đề sở hữu và vấn đề lợi ích của con người và xã hội, phát huy vai trò điều hành, quản
lý của các nhà lãnh đạo tổ chức...(quy luật giá trị, quy luật lưu thông tiền tệ, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh)
2.1.2. Phân loại quy luật
- Các quy luật tâm lý : các mối liên hệ bản chất, tất nhiên, phổ biến về mặt tâm lý của con người,
đám đông, xã hội trong hoạt động quản trị (những tác động vào tâm lý con người tạo động lực
cho họ nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức)
- Các quy luật tổ chức quản trị : tác động trực tiếp vào hoạt động quản trị, như căn cứ khối lượng
công việc để xác định biên chế và sắp xếp nhân viên, mối quan hệ giữa các cấp quản trị, tạo
môi trường làm việc thuận lợi và phối hợp hiệu quả giữa các đối tượng quản trị…
2.2. Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị 2.2.1 Khái niệm
. Là các quy tắc chỉ đạo những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản trị và các nhà quản trị phải
tuân thủ trong quá trình quản trị.
Nguyên tắc đóng vai trò kim chỉ nam đối với lý luận và chính sách để tìm ra những hình
thức, phương pháp cụ thể và đặc thù của quản trị. 2.2.2. Các nguyên tắc quản trị cơ bản
Nhóm những nguyên tắc quản trị chung
- Nguyên tắc mối liên hệ ngược (thông tin ngược)
- Nguyên tắc bổ sung ngoài
- Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết
- Nguyên tắc tập trung dân chủ (phân cấp)
- Nguyên tắc khâu xung yếu
- Nguyên tắc thích nghi với môi trường 2.2.2. Các nguyên tắc quản trị cơ bản
Nhóm những nguyên tắc quản trị chung
- Nguyên tắc mối liên hệ ngược (thông tin ngược)
Chủ thể QT phải nắm chắc hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi về các hành vi đó.
- Nguyên tắc bổ sung ngoài (thử - sai - sửa)
Chủ thể QT phải có đủ thời gian, nhiều tác động khác nhau thì mới nắm được đối tượng QT.
- Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết
Phải có một hệ thống tác động điều khiển đa dạng để quản trị sự đa dạng, ngẫu nhiên và biến động
trong hành vi của đối tượng QT.
- Nguyên tắc tập trung dân chủ (phân cấp)
Chủ thể phải phân cấp, phân chia quyền hạn, nhiệm vụ trong hệ thống, tránh bất bình đẳng giữa
các cấp về quyền hạn, nhiệm vụ và lợi ích. - Nguyên tắc khâu xung yếu
Vì nguồn lực của tổ chức hạn chế, nên nhà QT phải biết tập trung nguồn lực và những khâu xung yếu
để hoàn thiện tổ chức.
- Nguyên tắc thích nghi với môi trường : chủ thể phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường...
Nhóm những nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế - xã hội
- Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội lOMoAR cPSD| 58675420 - Tập trung dân chủ
- Kết hợp hài hòa các loại lợi ích - Chuyên môn hóa - Biết mạo hiểm
- Hoàn thiện không ngừng
- Tiết kiệm và hiệu quả
- Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội
- Tập trung dân chủ : phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản trị với yêu cầu và
mục tiêu của quản trị
- Kết hợp hài hòa các loại lợi ích : phải chú ý lợi ích con người, kết hợp hài hòa các lợi ích người
lao động – loại ích của tổ chức và liwj ích của xã hội.
- Chuyên môn hóa : việc quản trị phải được thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào
tạo, có kinh nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện mục tiêu của tổ chức hiệu quả nhất.
- Biết mạo hiểm : nhà QT phải sáng tạo, có chiến lược tăng sức cạnh tranh cho tổ chức.
- Hoàn thiện không ngừng - Tiết kiệm và hiệu quả
2.3. Vận dụng các nguyên tắc trong quản trị
- Coi trọng việc hoàn thiện hệ thống nguyên tắc quản trị
- Vận dụng tổng hợp các nguyên tắc quản trị
- Lựa chọn hình thức và phương pháp vận dụng nguyên tắc
- Cần có quan điểm toàn diện và hệ thống trong việc vận dụng các nguyên tắc quản trị. • Câu hỏi ôn tập 1) Quy luật là gì ?
2) Vận dụng các nguyên tắc trong quản trị
3) Các nguyên tắc quản trị cơ bản
CHƯƠNG 3: QUYẾT ĐỊNH VÀ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ Nội dung
3.1 Quyết định quản trị 3.1.1. Khái niệm
3.1.2. Các loại quyết định quản trị
3.1.3. Yêu cầu đối với quyết định quản trị
3.1.4. Quá trình ra quyết định
3.1.5. Quá trình thực hiện quyết định
3.2 Hệ thống thông tin quản lý
3.2.1. Một số khái niệm
3.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin
3.2.3. Các loại hệ thống thông tin
3.1 Quyết định quản trị 3.1.1. Khái niệm
Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương
trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận
động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường. - Tổ chức cần làm gì? - Khi nào làm? - Làm trong bao lâu? - Ai làm? - Làm như thế nào? • Chương 3:
Quyết định và thông tin trong quản trị
3.1.2. Các loại quyết định quản trị lOMoAR cPSD| 58675420
- Theo thời gian: QĐ dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
- Theo tầm quan trọng: QĐ chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp
- Theo phạm vi điều chỉnh: QĐ toàn cục, bộ phận
- Theo tính chất: QĐ riêng biệt, QĐ chuẩn mực
- Theo mô hình nguồn lực sử dụng để thực hiện quyết định: QĐ lớn, vừa, nhỏ
- Theo cấp QĐ: QĐ cấp cao, cấp trung gian, cấp thấp
- Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức: QĐ nhân lực, tài chính, kinh doanh, công nghệ,…
3.1.3. Yêu cầu đối với quyết định quản trị - Tính hợp pháp - Tính khoa học
- Tính hệ thống (thống nhất) - Tính tối ưu - Tính linh hoạt
- Tính cụ thể về thời gian và người thực hiện * Tính hợp pháp :
- QĐ trong phạm vị thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân
- QĐ không trái với nội dung mà pháp luật quy định
- QĐ được ban hành đúng thủ tục và thể thức * Tính khoa học :
- QĐ phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức
- QĐ phù hợp với quy luật, xu thế khách quan, nguyên tắc và nguyên lý khoa học.
- QĐ trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học
- QĐ phù hợp với điều kiện cụ thể, tiềm lực, môi trường của tổ chức.
* Tính hệ thống (thống nhất)
- Các QĐ ban hành phải thống nhất giữa các cấp và các bộ phận cùng huongs tới mục tiêu chung -
Các QĐ ban hành không mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau. * Tính tối ưu
- Phương án quyết định đưa ra là phương án tối ưu. * Tính linh hoạt
- Phương án quyết định đưa ra phải đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường.
* Tính cụ thể về thời gian và người thực hiện .
Các nguyên tắc ra quyết định quản trị
- Nguyên tắc hệ thống
Luôn xem tổ chức là một hệ thống kinh tế xã hội, khi đưa ra một QĐ quản trị phải đồng thời tính đến 3
yếu tố môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của tổ chức.
Các bộ phận trong hệ thống cấu thành có liên quan tới QĐ trong một tổ chức phải có sự phối hợp chặt chẽ.
- Nguyên tắc khả thi
Phải tổng hợp xem xét các nhân tố bên trong, bên ngoài ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của
tổ chức: nhu cầu và khả năng, cơ hội và rủi ro...đảm bảo quyết định có hiệu quả. - Nguyên tắc khoa học
Phương án QĐ được mọi người ủng hộ.
Phương án QĐ được lựa chọn từ nhiều phương án.
- Nguyên tắc dân chủ
Quá trình QĐ cần có tập thể những người trong tổ chức tham gia.
- Nguyên tắc kết hợp
Qúa trình QĐ cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm, giữa lợi ích toàn cục và lợi ích cục bộ, lợi
ích ngắn hạn và lợi ích dài hạn, giữa kinh tế và kỹ thuật, giữa lãnh đạo và tập thể...
3.1.4. Quá trình ra quyết định
- Xác định vấn đề ra quyết định lOMoAR cPSD| 58675420
- Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án
- Dự kiến các phương án có thể để giải quyết vấn đề
- Đánh giá các phương án
- Lựa chọn phương án quyết định
- Ra văn bản quyết định
3.1.5. Quá trình thực hiện quyết định
- Ra văn bản quyết định
- Lập kế hoạch thực hiện quyết định
- Tuyên truyền và giải thích quyết định
- Thực hiện quyết định
- Kiểm tra việc thực hiện quyết định
- Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết thực hiện quyết định
3.2 Hệ thống thông tin quản lý
3.2.1. Một số khái niệm
- Dữ liệu là những tin tức chưa được xử lý.
- Thông tin là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý.
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp những bản ghi hay các file có liên quan với nhau, được tổ chức và lưu
trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, đặt dưới sự quản lý của một hệ thống chương trình máy
tính nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng với các mục đích khác nhau.
- Công nghệ thông tin là phần cứng, phần mềm, các thiết bị truyền thông, quản lý dữ liệu và
những công nghệ xử lý thông tin khác được dùng trong những hệ thống thông tin sử dụng máy tính điện tử.
- Người sử dụng cuối cùng là người sử dụng hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tống hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông để
thực hiện việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin, và quản lý các hoạt động chuyển
hoá các nguồn dữ liệu thành sản phẩm thông tin.
3.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin
- Giúp cho các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh của TC.
- Giúp tổ chức nắm bắt cơ hội thuận lợi, dự báo nguy cơ rủi ro đối với hoạt động của TC. - Nâng
cao năng lực ra quyết định cho nhà QT.
“Nếu coi tổ chức như một cơ thể sống thì thông tin là máu, hệ thống đảm bảo thông tin hai chiều là
hệ thần kinh của tổ chức”.
3.2.3 Yêu cầu của thông tin và hệ thống thông tin
• Hệ thống thông tin phải đáp ứng yêu cầu: Tránh sai lệch Đảm baỏ bí mất
Cung cấp thông tin nhanh chóng
Phù hợp với mục đích sử dụng thông tin
Đảm bảo tính hiệu quả
Đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
3.2.4. Các loại hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin tác nghiệp : thông tin về văn phòng, kế hoạch, điều hành, kiểm tra…
- Hệ thống thông tin quản lý: ra quyết định, dự đoán nhân sự, tài chính, kế toán… Câu hỏi ôn tập
1) Quyết định quản trị là gì?
2) Các loại quyết định quản trị
3) Yêu cầu đối với quyết định quản trị
4) Quá trình ra quyết định lOMoAR cPSD| 58675420
5) Quá trình thực hiện quyết định
6) Hệ thống thông tin quản lý
7) Vai trò của hệ thống thông tin
8) Các loại hệ thống thông tin
Chương 4: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Nội dung
4.1 Khái niệm hoạch định
4.2 Vai trò công tác hoạch định trong quản trị
4.3 Các loại hoạch định
4.4 Các bước hoạch định
4.5 Các nguyên tắc khi hoạch định 4.1. Khái niệm
HĐ là quá trình xác định các mục tiêu của TC và phương thức để đạt được những mục tiêu đó.
(Do nguồn lực, tài nguyên hạn chế và môi trường kinh doanh luôn thay đổi)
4.2. Vai trò của công tác HĐ trong quản trị
Là chức năng đầu tiên, giúp nhà QT xác định các chức năng còn lại.
Xác định rõ mục đích, mục tiêu và phương hướng hoạt động của TC.
Giúp DN chủ động thích nghi và ứng phó những biến động của môi trường.
Giúp nhà QT huy động và phát huy tối đa các nguồn lực của TC, đặc biệt là con người.
Giảm sự chồng chéo, lãng phí, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
Lập các tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, đảm bảo đạt mục tiêu.
4.3. Các loại hoạch định
Hệ thống kế hoạch của tổ chức
• Theo cấp kế hoạch - KH chiến lược - KH tác nghiệp  Theo thời gian
- KH dài hạn : >= 5 năm - KH trung hạn : 1-5 năm
- KH ngắn hạn: < 1 năm
Các đặc điểm của KH chiến lược và KH tác nghiệp
4.4. Các bước hoạch định
Bước 1: Xác định mục tiêu ?
MT Là những trạng thái, những kết quả cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong một
khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu nào quan trọng sẽ được ưu tiên tập trung các nguồn lực.
Mục tiêu hàng đầu / mục tiêu chiến lược ?
Mục tiêu hàng thứ hai ?
Xác định mục tiêu ?
Bước 2: Phân tích tình hình môi trường, thị trường, điểm mạnh, điểm yếu
Phân tích môi trường, thị trường : các đối thủ cạnh tranh (môi trường bên ngoài)
Phân tích cơ hội, thách thức
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, bộ phận (môi trường nội bộ)
Bước 2: Phân tích môi trường, thị trường, điểm mạnh, điểm yếu
Phân tích cơ hội là những sự việc bên ngoài có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công Ví dụ :
• Các xu hướng triển vọng.
• Nền kinh tế phát triển bùng nổ.
• Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở. lOMoAR cPSD| 58675420
• Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó.
• Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới.
• Sự xuất hiện của công nghệ mới.
• Những chính sách mới được áp dụng.
Bước 2: Phân tích môi trường, thị trường, điểm mạnh, điểm yếu
Phân tích thách thức Thách thức (các trở ngại), là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho tổ
chức, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến của tổ chức. Ví dụ :
 Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề.
 Những áp lực khi thị trường biến động.
 Một số kỹ năng trở nên lỗi thời.
 Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ.
 Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân.
Phân tích điểm mạnh (là những yếu tố nổi trội của doanh nghiệp so với môi trường) Ví dụ : • Về nhân sự
• Về văn hoá doanh nghiệp • Về công nghệ • Về tài chính
• Về thương hiệu • Về mối quan hệ • ...
Phân tích điểm yếu - là những yếu tố của tổ chức kém hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
• Ví dụ : về nhân sự
 Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực.
 Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp.
 Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản.
 Hạn chế về các mối quan hệ.
 Thiếu sự định hướng, chưa có mục tiêu rõ ràng.
 Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao.
Bước 3: Xây dựng các KH chiến lược *
Chiến lược là phương hướng và phạm vi hành động của một tổ chức về dài hạn, nhằm đạt
được lợi thế kinh doanh, thông qua việc xác định nguồn lực hiện có có thể sử dụng, trong một môi
trường kinh doanh xác định, nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường và đảm bảo lợi ích cho tất cả các
chủ thể và các thành viên tham gia vào hoạt động của TC.
Đề ra chiến lược nhằm mục đích gì ?
Đạt được mục tiêu dài hạn một cách bền vững (mục tiêu của tổ chức và xã hội).
Xác định thị trường mục tiêu, những chiến thuật kinh doanh sẽ được áp dụng.
Làm gì để chiếm ưu thế so với đối thủ trên thị trường, với những đối tượng khách hàng cụ thể.
Cần nguồn lực gì để đạt được mục tiêu đó.
Những nguy cơ tiềm ẩn bên ngoài có thể ảnh hưởng đến sự thực thi chiến lược và các kế hoạch phòng ngừa rủi ro.
Những giá trị mà tổ chức, doanh nghiệp sẽ mang đến cho chủ sở hữu, các thành viên và xã hội.
Các yêu cầu của kế hoạch chiến lược
- Vạch rõ tầm nhìn: KH chiến lược phải cụ thể hóa tầm nhìn cho DN, DN phát triển như thế nào trong tương lai.
- Định được hướng đi lâu dài: KH chiến lược phải mang tính tổng thể và dài hạn, trong môi
trường kinh doanh của DN, phải cho biết làm thế nào để đạt được mục tiêu trong thời gian lâu dài. lOMoAR cPSD| 58675420
- Xây dựng dựa trên những thế mạnh của DN: KH chiến lược đó được xây dựng dựa trên các
đơn vị kinh doanh chủ chốt và các sản phẩm mang tính chiến lược của DN, phải khai thác được thế mạnh của DN.
Bước 4: Xây dựng các KH tác nghiệp *
Kế hoạch tác nghiệp là KH cụ thể hóa chương trình hoạt động của tổ chức theo không gian và
thời gian (kế hoạch hàng năm, kế hoạch hàng quý, kế hoạch hàng tháng, kế hoạch tuần, kế hoạch ngày, đêm, ca, giờ). *
KH tác nghiệp được xây dựng trên cơ sở kế hoạch chiến lược, là kế hoạch cụ thể hóa của kế hoạch chiến lược. *
Theo cấp quản lý kế hoạch thì có kế hoạch chung của doanh nghiệp, kế hoạch của bộ phận, kế
hoạch của từng đội sản xuất, kế hoạch của từng nhóm,…
• Nội dung kế hoạch tác nghiệp
- Mỗi KH thường bao gồm bản KH tổng hợp và các bản KH bộ phận.
- Mục tiêu và các giải pháp khái quát cho toàn DN được đề cập đến ở KH tổng hợp.
- Các KH cụ thể xác định mục tiêu, giải pháp, các phương tiện cần thiết cho từng lĩnh vực hoạt động.
- Ví dụ: KH marketing, tiêu thụ sản xuất, mua sắm và dự trữ, lao động -tiền lương, bảo dưỡng và
sửa chữa tài sản cố định, tài chính, chi phí kinh doanh và giá thành,…
- Trả lời các câu hỏi : WHO? WHAT? WHEN? WHERE? HOW? WHY? Bước 5: Triển khai thực hiện các KH
- Thông tin về chiến lược, kế hoạch tác nghiệp trong tổ chức.
- Triển khai thực hiện trong tất cả các thành viên, các bộ phận của TC. Bước 6: Kiểm tra đánh
giá quá trình thực hiện KH
- Kiểm tra phải tiến hành đồng thời quá trình lập và thực hiện KH, đảm bảo thực hiện tốt các KH.
- Đánh giá kết quả thực hiện KH.
- Nếu các KH không đem lại kết quả thì xem xét điều chỉnh mục tiêu, chiến lược, hay các biện pháp kiểm tra.
Bước 7: Lặp lại quá trình lập KH
Lập kế hoạch là một quá trình liên tục, là phương tiện chứ không phải là mục đích.
4.5. Một số nguyên tắc khi lập kế hoạch
1- Nguyên tắc hệ thống :
- Xem tổ chức là một hệ thống kinh tế xã hội khi đưa ra các quyết định phải xem xét cả 3
yếu tố liên quan đến hệ thống : môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của TC. - Phối
hợp chặt chẽ các bộ phận liên quan đến quyết định quản trị 2- Nguyên tắc khả thi :
Nhằm bảo đảm chắc chắn sự hợp lý và hiệu quả cuả phương án quyết định, khi ra quyết định cần
xem xét, cân nhắc toàn diện giữa nhu cầu và khả năng, cơ hội thành công và thách thức rủi ro, bất lợi và thất bại,…
3- Nguyên tắc khoa học :
Phương án quyết định phải được lựa chọn từ nhiều phương án, tư duy và phán đoán khoa học, mọi người ủng hộ.
4- Nguyên tắc dân chủ :
Quá trình quyết định cần có sự tham gia của tập thể thành viên
Các vấn đề quan trọng cần có sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài.
5- Nguyên tắc kết hợp :
Khi quyết định cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm thực tiễn, giữa lợi ích toàn cục và lợi ích cục
bộ, lợi ích dài hạn và ngắn hạn, giữa kinh tế và kỹ thuật, giữa lãnh đạo và tập thể,… Thảo luận
Những nguyên nhân dẫn đến thất bại trong việc lập kế hoạch (không đạt được mục tiêu)
• Các quyết định thiếu sáng tạo, không linh hoạt, không dự phòng rủi ro,… • Không khuyến
khích mọi người đề xuất sáng kiến lOMoAR cPSD| 58675420
• Không hướng vào thực hiện mục tiêu.
• Không kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện.
• Những rủi ro/những hạn chế ngòai tầm kiểm soát của TC (vd: khủng khoảng kinh tế, khủng
hoảng tài chính, thiên tai, bất khả kháng,…-> yếu tố khách quan) Câu hỏi ôn tập
• Trình bày vai trò của chức năng lập kế hoạch trong quản trị tổ chức.
• Trình bày quy trình lập và thực hiện kế hoạch.
• Một số nguyên tắc khi lập kế hoạch (hoạch định)
• Những nguyên nhân dẫn đến thất bại trong việc lập kế hoạch (không đạt được mục tiêu).
Thảo luận : Điều hành cuộc họp LẬP KẾ HOẠCH
• Bước 1: Khái quát vấn đề cần giải quyết
• Bước 2: Thông tin để giải quyết vấn đề (đã có thông tin gì, thông tin nào cần thiết, thiếu thông
tin gì, làm sao lấy được thông tin cần thiết còn thiếu,…)
• Bước 3: Đưa ra các phương án giải quyết
• Bước 4: Đánh giá ưu điểm của các PA đã nêu
• Bước 5: Chỉ ra nhược điểm của các PA đã nêu
• Bước 6: Phát biểu cảm nhận về các PA đã nêu, lựa chọn PA phù hợp nhất.
• Bước 7: Tổng kết và kết thúc cuộc họp
Chương 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Nội dung
5.1 Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 5.1.2. Cơ cấu tổ chức
5.2 Thiết kế cơ cấu tổ chức
5.2.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
5.2.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
5.2.3. Những nguyên tắc tổ chức
5.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
5.2.5. Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức
5.3 Phân quyền và ủy quyền trong quản trị 5.3.1. Khái niệm
5.3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến mức phân quyền, ủy quyền
5.1. Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
5.1.1- Tổ chức và Chức năng tổ chức
Tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho
hoạt động của tổ chức.
5.1.2- Cơ cấu tổ chức Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ
phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách
nhiệm nhất định - được bố trí theo những cấp, khâu khác nhau, nhằm thực hiện các hoạt
động của TC và tiến tới mục tiêu đã xác định.
Vai trò của Chức năng tổ chức
- Chức năng tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức.
- Hình thành CCTC hợp lý cho quá trình triển khai thực hiện các kế hoạch và mục tiêu của TC.
- Phân công lao động hợp lý
- Tạo điều kiện sử dụng tốt nguồn nhân lực.
- Tạo điều kiện ứng dụng KHKT, công nghệ tiên tiến
- Tạo môi trường nội bộ tốt nhất để thực hiện và đạt được mục tiêu. lOMoAR cPSD| 58675420
- Một tổ chức làm tốt công tác tổ chức sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
Những đặc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
• Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận
• Chuyên môn hoá công việc
• Quy định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
• Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức phân thành các cấp quản trị, tầm quản trị (tầm kiểm soát).
• Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản trị
• Phối hợp các bộ phận của tổ chức
5.2.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
Một số tiêu chí để phân chia các bộ phận trong TC
- Theo số lượng nhân viên (tổ, nhóm)
- Theo thời gian công việc (ca, kíp)
- Theo chức năng-nhiệm vụ (phòng, ban, bộ phận)
- Theo lãnh thổ (chi nhánh, văn phòng đại diện, cửa hàng giới thiệu sản phẩm, đại lý)
- Theo sản phẩm, dịch vụ (nhà máy, xưởng, phân xưởng) - Theo khách hàng (bán lẻ, bán buôn, nội
địa, xuất khẩu,…) - Theo quy trình sản xuất hay thiết bị sản xuất.
Công cụ phối hợp các bộ phận trong CCTC
• Thống nhất mục tiêu và phương thức hành động thông qua việc xây dựng các kế hoạch, chiến
lược, chính sách, quy định, thủ tục,…
• Hệ thống tiêu chuẩn
• Hệ thống thông tin, truyền thông • Văn hoá tổ chức
• Cơ chế hoạt động của cơ cấu tổ chức • Cơ chế giám sát
CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC:
Theo phương thức hình thành các bộ phận - CC đơn giản - CC chức năng
- CC theo sản phẩm – khách hàng – địa lý – chiến lược - CC ma trận
• Theo mối quan hệ quyền hạn - CC trực tuyến - CC chức năng
- CC trực tuyến – chức năng
Mô hình CCTC kiểu đơn giản
- Không lập ra các bộ phận.
- Quyền hành tập trung vào 1 người, người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên cuả TC.
- Bộ máy TC đơn giản, thường chỉ có 2-3 cấp
- Áp dụng trong DN nhỏ, hộ KD cá thể Ưu điểm : nhanh chóng, linh hoạt, ít tốn kém Nhược
điểm : chỉ áp dụng với các DN nhỏ.
Mô hình CCTC kiểu chức năng
Là mô hình CCTC thành lập các BP chức năng.
Mỗi BP thực hiện các chức năng mang tính chất tương đồng (marketing, nghiên cứu & phát triển, SX,
tài chính, nhân sự,…) * Ưu điểm và Nhược điểm ? * Ưu điểm
+ Hiệu quả tác nghiệp cao - vì nhiệm vụ lập đi lập lại, phát huy tính chuyên môn hóa.
+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn chuyên môn nghề nghiệp.
+ Đơn giản hoá việc đào tạo nhân lực.
+ Tạo điều kiện nhà QT cấp cao kiểm tra. lOMoAR cPSD| 58675420 * Nhược điểm :
+ Các BP thường mâu thuẫn khi xây dựng chỉ tiêu và chiến lược.
+ Đôi khi các BP phối hợp không tốt.
+ Chuyên môn hoá có thể làm hạn chế phát triển đội ngũ nhà QT chung.
+ Đổ trách nhiệm cho QT cấp cao
Mô hình TC kiểu trực tuyến
Là mô hình tổ chức trong đó công việc quản trị được tiến hành theo tuyến : - Theo sản phẩm - Theo địa lý - Theo khách hàng -
Theo chiến lựợc * Ưu điểm và nhược điểm ? * Ưu điểm:
• Tập trung nguồn lực vào SP/KH/chiến lược/vùng mục tiêu.
• Các BP phối hợp tốt hơn (vì mục tiêu chung).
• Phát triển được đội ngũ QT chung.
• Tạo điều kiện đổi mới công nghệ.
• Tận dụng lợi thế nguồn lực của các tuyến
• Tăng khả năng thích nghi với môi trường. Nhược điểm :
• Có thể xảy ra tranh giành nguồn lực giữa các đơn vị thành viên.
• Khó thích ứng đối với các yếu tố tác động lên toàn bộ TC.
• Cần nhiều người có năng lực quản lý chung.
• Nhà QT cấp cao khó kiểm soát toàn diện tất cả các hoạt động của TC.
Mô hình TC trực tuyến - chức năng
• Đây là mô hình áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp : kết hợp mô hình trực tuyến và mô hình chức năng.
• Ưu điểm : Lợi dụng được ưu điểm của cả hai kiểu trực tuyến và chức năng
• Nhưng nhà QT cấp cao phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa BP trực tuyến và BP chức năng.
* Mô hình TC theo ma trận / hỗn hợp
• Là sự kết hợp của 2 hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau.
Ví dụ : theo chức năng + theo sản phẩm, theo khách hàng + theo địa lý
• Các nhà QT theo chức năng và theo sản phẩm : có vị thế ngang nhau, chịu trách nhiệm với
cùng một cấp lãnh đạo, có quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực phụ trách.
• Mô hình tổ chức hỗn hợp
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KS lớn
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KS vừa
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KS nhỏ
5.2.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức - Tính mục tiêu :
CCTC được coi là công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của TC. - Tính tối ưu :
Giữa các bộ phận và cấp QT của TC phải thiết lập được những mối quan hệ hợp lý, với số lượng cấp
QT ít nhất, làm cho CCTC có tính năng động. - Tính linh hoạt:
CCTC phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra. - Tính tin cậy:
CCTC phải đảm bảo các thông tin truyền thông trong TC kịp thời, đầy đủ và chính xác, nhờ đó các bộ
phận mới phối hợp thực hiện mục tiêu một cách tốt nhất. - Tính hiệu quả:
CCTC phải đảm bảo thực hiện mục tiêu của TC với chi phí thấp nhất. lOMoAR cPSD| 58675420
5.2.3. Một số nguyên tắc khi thiết kế CCTC
• Nguyên tắc xác định theo chức năng
• Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn • Nguyên tắc bậc thang
• Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
• Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
• Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
• Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
• Nguyên tắc quản trị sự thay đổi • Nguyên tắc cân bằng
5.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến CCTC Chiến lược
- CCTC thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược.
Vd: Xây dựng chiến lược mới -> Phát sinh các vấn đề QT -> CCTC mới, thích hợp hơn nhằm đạt được mục tiêu .
- Tuy nhiên thay đổi chiến lược không phải bao giờ cũng phải thay đổi CCTC (tiết kiệm chi phí)
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của TC
- Quy mô TC lớn, hoạt động phức tạp CCTC thường có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hoá cao.
- TC có quy mô nhỏ, hoạt động không quá phức tạp thì CCTC quản lý thường tập trung.
Trình độ kỹ thuật , công nghệ
- Các TC có công nghệ cao thì thường CCTC có tầm hạn QT thấp.
- CCTC bố trí sao cho tăng khả năng thích nghi cuả TC trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ.
Quan điểm của lãnh đạo và năng lực đội ngũ nhân viên
- Các nhà QT kiểu truyền thống thích hình thức TC theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng
tới sự kiểm soát tập trung, không phân tán.
- Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Môi trường
Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, tập trung và ổn định, TC thường có cơ cấu quản
lý tập trung và ngược lại. Phạm vi địa lý
Phạm vi hoạt động của TC mở rộng nhiều địa bàn hay trong 1 địa phương. Thảo luận
• Vì sao phải ủy quyền?
 UQ là giải phóng thời gian của bạn
 UQ là phương tiện để phát triển nhân viên
 UQ biểu hiện lòng tin của bạn vào NV
 UQ giúp tăng chất lượng các quyết định
 UQ giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho NV
• Vì sao chúng ta không ủy quyền? 
Họ không đáng được ủy quyền
 Họ không thích có thêm việc
 Tôi không muốn họ biết nhiều quá
 Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách
 Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều, nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
 Tôi thích lúc nào cũng bận rộn, tôi thích có quyền,…
5.2.5. Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức
- Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổ chức tổng quát lOMoAR cPSD| 58675420
- Chuyên môn hóa công việc (phân chia công việc)
- Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
- Thể chế hóa cơ cấu tổ chức
5.3 Phân quyền và ủy quyền trong quản trị 5.3.1 Khái niệm
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và quyền yêu cầu tuân thủ quyết định gắn với
một vị trí (chức vụ) quản trị trong CCTC.
Chuyên môn hoá công việc: Xây dựng Hệ thống bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, là
tài liệu xác định các vị trí trong CCTC với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc và
những yêu cầu, tiêu chuẩn đối với người đảm nhiệm các vị trí đó.
Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức
• Quyền hạn trực tuyến : quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.
• Quyền hạn tham mưu : bộ phận tham mưu đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến
(sau khi điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích)
• Quyền hạn chức năng : là quyền trao cho 1 cá nhân ra quết định và kiểm soát một số hoạt
động nhất định của các bộ phận khác. • Cấp quản trị
- Các cấp QT là hệ thống thứ bậc theo chiều dọc, thể hiện sự lệ thuộc của cấp dưới đối với cấp trên
trực tiếp. Các khâu QT là các BP chức năng, mỗi BP đảm nhiệm một phần hoạt động của TC.
• Tầm quản trị : Là tầm kiểm soát giới hạn bởi số người và bộ phận mà một nhà quản trị có thể
kiểm soát có hiệu quả.
Tầm quản trị rộng, thì cần ít cấp quản trị.
Tầm quản trị hẹp, thì cần có nhiều cấp quản trị.
• Tập trung : mọi quyền ra quyết định tập trung vào cấp QT cao nhất của TC
• Phân quyền : phân tán quyền ra quyết định cho các cấp QT thấp hơn
• Uỷ quyền : là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh cấp trên
thực hiện những công việc nhất định.
5.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức phân quyền, ủy quyền
Mức độ phân quyền cao/thấp ? Xét các yếu tố sau :
• Tỷ trọng các QĐ do các cấp QT thấp đề ra
• Tầm quan trọng của các QĐ do các cấp QT thấp đề ra
• Phạm vi tác động của các QĐ do các cấp QT thấp đề ra
• Mức độ độc lập của nhà QT trong việc kiểm tra quá trình ra QĐ của mình
• Để đạt được mức độ phân quyền mong muốn cần có sự ủy quyền hiệu quả.
Chương 6: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO Nội dung chương
6.1 Lãnh đạo và các kỹ năng lãnh đạo
6.2 Nội dung lãnh đạo và các phương pháp lãnh đạo con người
6.3. Nhóm và lãnh đạo theo nhóm
6.4. Giao tiếp-đàm phán trong lãnh đạo
6.5. Dự kiến các tình huống trong lãnh đạo
6.1 Lãnh đạo và các kỹ năng lãnh đạo
6.1.1- Khái niệm lãnh đạo Hiểu theo nghĩa rộng :
LĐ là việc định ra chủ trương, mục đích, nguyên tắc hoạt động của một tổ chức trong các điều kiện
môi trường nhất định. Hiểu theo nghĩa hẹp :
LĐ là chỉ huy - là đưa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin, động viên thúc đẩy nhân viên hòan thành nhiệm vụ. lOMoAR cPSD| 58675420
6.1.2- Phân biệt lãnh đạo và quản trị 
LĐ là QT nhưng mục tiêu rộng hơn, định hướng dài hạn. 
QT là LĐ trong trường hợp mục tiêu cụ thể hơn. 
Người LĐ là người tạo ra một viễn cảnh để có thể tập hợp được con người. Người QT
là tập hợp nhân tài vật lực để biến viễn cảnh thành hiện thực. Nhà quản lý -
Nằm trong hệ thống- Phản ứng - Kiểm soát rủi ro -
Củng cố các quy định của tổ chức -
Nhận và thực hiện các chỉ thị -
Kiểm soát nhân viên để họ đi đúng hướng -
Điều phối các nỗ lực để thực thi công việc • Nhà lãnh đạo - Nằm trên hệ thống - Tạo cơ hội - Tìm kiếm các cơ hội -
Thay đổi các quy định của tổ chức -
Đưa ra tầm nhìn và liên kết chiến lược -
Khuyến khích nhân viên bằng cách thoả mãn các nhu cầu cơ bản của họ- Truyền cảm hứng
thành công và thúc đẩy NV.
6.1.3- Các Kỹ năng lãnh đạo
Là khả năng vận dụng kiến thức lý thuyết, phương pháp, kinh nghiệm đã có để lãnh đạo 1 tổ chức hay
bộ phận phù hợp với điều kiện cụ thể và mang lại kết quả tốt.
Những kỹ năng cần có để trở thành một người lãnh đạo thành công : - Nhóm kỹ năng cơ bản -
Nhóm kỹ năng làm việc với con người -
Nhóm kỹ năng giải quyết vấn đề
Những kỹ năng cần có để trở thành một người lãnh đạo thành công : * Nhóm kỹ năng cơ bản
- Kỹ năng nhận thức: quan sát, tư duy, ghi nhớ, biện chứng, hệ thống,…
- Kỹ năng định vị bản thân: hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân
- Kỹ năng quản lý bản thân...…
Những kỹ năng cần có để trở thành một người lãnh đạo thành công :
* Nhóm kỹ năng làm việc với con người :
- Kỹ năng điều hành trực tiếp - Kỹ năng ủy quyền
- Kỹ năng xây dựng hệ thống
- Kỹ năng phát triển nhóm
- Kỹ năng động viên khích lệ người khác
- Kỹ năng truyền cảm hứng
- Kỹ năng giao tiếp và nói trước công chúng,…
Những kỹ năng cần có để trở thành một người lãnh đạo thành công : *
Nhóm kỹ năng giải quyết vấn đề :
- Kỹ năng tư duy chiến lược - Kỹ năng tổ chức - Kỹ năng hoạch định
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng xử lý tình huống,…
6.2. Nội dung LĐ và Các phương pháp lãnh đạo con người lOMoAR cPSD| 58675420 6.2.1 Nội dung LĐ
- Lãnh đạo là quá trình định hướng
- Lãnh đạo là quá trình quản trị (chỉ đạo, điều khiển) Lãnh đạo là quá trình định hướng, bao gồm:
- Đưa ra tầm nhìn, có tác dụng tạo động lực cho NV.
- Ra quyết định lãnh đạo
- Tạo môi trường thuận lợi để NV thi đua hoàn thành nhiệm vụ.
- Giúp mọi người thích nghi cái mới và sự thay đổi.
- Khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội, làm việc theo nhóm.
- Dự báo các tình huống, nắm bắt thời cơ và thách thức, chuẩn bị giải pháp.
- Giao tiếp, đàm phán, thương lượng với các đối tác liên quan để đem lại lợi ích cho tổ chức.
Lãnh đạo là quá trình quản trị
- Giao việc (phân công công việc)
- Huấn luyện, tư vấn, khuyến khích NV thực hiện nhiệm vụ.
- Thiết lập hệ thống văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ.
- Đôn đốc, giám sát NV thực hiện công việc.
- Tạo môi trường thuận lợi để NV thi đua hoàn thành nhiệm vụ.
- Giúp mọi người thích nghi cái mới và sự thay đổi.
- Xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, suy nghĩ sáng tạo. -
Khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội, nhóm.
6.2.2 Phương pháp LĐ con người trong hệ thống
Là tổng thể các cách thức tác động có chủ đích của người lãnh đạo lên con người cùng với các
nguồn lực khác của hệ thống để đạt được các mục tiêu quản trị đề ra.
Các phương pháp giáo dục vận động tuyên truyền
Là cách tác động vào nhận thức và tình cảm của con người, nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình
của họ trong công việc.
Các phương pháp hành chính
Là cách tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức, kỷ luật của tổ chức.
Các phương pháp kinh tế
Tác động gián tiếp vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế.
Các phương pháp kỹ thuật hiện đại
Áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào quản lý, như ứng dụng công nghệ thông tin, toán kinh tế.
Các phương pháp mang tính nghiệp vụ chuyên môn
Là các phương pháp quản trị tài chính, công nghệ, thông tin, tài nguyên môi trường,…
Các phương pháp tác động lên các tổ chức bên ngoài
Bao gồm : cơ quan cấp trên, cơ quan hữu quan, đối tác, khách hàng,…
Phương pháp quản lý giám sát - Chỉ đạo (Directive) - Huấn luyện (Coaching)
- Cùng tham gia (tư vấn/hỗ trợ) (Participate)
- Ủy quyền thực hiện (Delegation) 6.2.3 Phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo là gì?
Là phương thức và cách tiếp cận của một nhà lãnh đạo để đề ra các phương hướng, thực hiện
các kế hoạch và tạo động lực cho nhân viên.
Dưới góc nhìn của một nhân viên, phong cách đó thường được thể hiện qua các hành động hoặc rõ
ràng hoặc ngầm ý từ lãnh đạo của họ.
Phong cách lãnh đạo
Thảo luận 3 tình huống diễn ra giữa người quản lý và nhân viên và kết luận ? Cảnh 1 : lOMoAR cPSD| 58675420
GĐ nhà hàng : Benny ! Lại đây. Cậu nghĩ mình đang ở đâu thế ? Từ khi nào cậu có ý định gọi tên của khách ? Benny : Nhưng …
GĐ nhà hàng : Không nhưng gì hết. Cậu hãy làm theo quy định. Cậu hiểu không ? Rõ không ? Tốt. Cảnh 2 :
GĐ nhà hàng : Benny ! Lại đây. Cậu nghĩ mình đang ở đâu thế ? Từ khi nào cậu có ý định gọi tên của khách ?
Benny : Ông đã yêu cầu tôi làm thế. Tôi luôn làm theo ông. OK ?
GĐ nhà hàng : Ồ… trong trường hợp này tôi nghĩ cậu nên làm theo. Cảnh 3 :
GĐ : Benny! Làm phiền một chút. Cậu rất khá với vai trò đội trưởng. Tuy nhiên tôi muốn lưu ý cậu về
việc gọi tên khách. Có lý do nào đặc biệt không ?
Benny : À, tại vì ở Mỹ người ta hay gọi thế. Tôi nghĩ gọi như thế sẽ thân thiện hơn.
GĐ : Tôi hiểu ý cậu nhưng làm như thế với khách trong bữa trưa sợ khách sẽ không thích. Họ đang
thảo luận những vấn đề quan trọng và chính thức dùng tên riêng của nhau. Cậu cảm thấy thế nào nếu
cậu phải gọi đồng nghiệp của mình là Ông và người phục vụ bàn gọi anh ta là Túân?
Benny : Tôi làm như vậy chỉ mong mọi chuyện tốt đẹp hơn thôi. Anh nhắc nhở tôi xin ghi nhận.
Cảnh 1 : Kết quả là người qủan lý “chiến thắng”
Người dưới quyền “ thất bại”
(người QL cảm thấy vui, người nhân viên cảm thấy buồn, ít nói hơn và có lẽ là xấu hổ)
Cảnh 2 : Kết quả là Người qủan lý “thất bại”
Người dưới quyền “chiến thắng”
(người QL cảm thấy mình hơi ngốc, sự kính trọng không còn, người nhân viên cảm thấy tự hào)
Cảnh 3 : Kết quả là cả hai người đều “chiến thắng” – nguyên tắc win-
win (cả hai bên đều hài lòng, hiểu nhau hơn) Kết luận qua tình huống trên : -
Học cách làm việc hiệu quả với vai trò người lãnh đạo mà bạn vẫn giữ được nguyên tắc và
nhân viên của bạn có thể theo kịp được những gì DN bạn đang cố gắng đạt được, trong khi vẫn
giữ được khí thế và động lực của mọi người. -
Việc khiển trách có thể làm giảm động lực, lòng nhiệt tình, hiệu quả công việc của nhân viên
và điều này chắc chắn sẽ dẫn đến việc giảm doanh thu và lợi nhuận. Thảo luận
Chúng ta giao tiếp với ai ? - Cấp trên - Cấp dưới - Đồng cấp - Khách hàng/Nhà cung cấp
Giao tiếp như thế nào tại công sở (nơi làm việc) ?
6.3. Nhóm và lãnh đạo theo nhóm
6.3.1. Khái niệm Nhóm : -
Có cơ cấu tổ chức thành viên hợp lý
Lưu ý các kỹ năng kỹ thuật cần thiết
Trách nhiệm chung cả nhóm
Trách nhiệm từng thành viên - Có mục tiêu rõ ràng. -
Có người lãnh đạo giỏi, uy tín. -
Có quan hệ tốt với các nhóm khác. -
Có ảnh hưởng lớn đến nhóm trong tổ chức.
Lãnh đạo theo nhóm