Bài kiểm tra Môn Sự kiện truyền thông | Trường Đại học Tài chính - Marketing
Câu 1: Bản Proposal sự kiện thường gồm những nội dung nào? Trình bày ngắn gọncác viết của nội dung đó? Những yếu tố nào sẽ quyết định việc nhà đầu tư sự kiện(client) lựa chọn đề xuất của bạn khi Pitching?. Tài liệu gồm 6 trang, giúp các bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mình bạn đọc đón xem!
Môn: Sự kiện truyền thông 5 tài liệu
Trường: Đại học Tài Chính - Marketing 694 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
Họ và Tên: Đàm Trần Bội Uyên MSSV: 2121012051 Lớp: CLC_21DMC06
Mã lớp học phần: 2421702056806 Bài làm
Câu 1: Bản Proposal sự kiện thường gồm những nội dung nào? Trình bày ngắn gọn
các viết của nội dung đó? Những yếu tố nào sẽ quyết định việc nhà đầu tư sự kiện
(client) lựa chọn đề xuất của bạn khi Pitching?
1. Bản Proposal sự kiện thường sẽ có 3 phần nội dung chính, bao gồm:
a. Phần thông tin chung - nội dung giới thiệu tổng quát về dự án/ chương
trình sự kiện và thông tin doanh nghiệp
+ Giới thiệu tổng quát về dự án/chương trình sự kiện và thông tin doanh nghiệp
+ Tên dự án/chương trình/sự kiện và hình thức: Cung cấp tên đầy đủ và
loại hình của sự kiện.
+ Giới thiệu về Agency thực hiện proposal và mục đích của proposal: Giới
thiệu sơ lược về đơn vị tổ chức, bao gồm mục đích và lợi ích của proposal này.
+ Bộ phận nhân sự thuộc agency: Liệt kê các thành viên tham gia và người chịu trách nhiệm chính.
+ Khung nội dung chương trình:
=> Tóm tắt nội dung chính của sự kiện: Mô tả các chủ đề thảo luận, hoạt
động chính, diễn giả tham gia và số lượng người tham dự.
=> Thông tin về thời gian, địa điểm: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
=> Những điểm độc đáo, sáng tạo và thu hút: Nêu bật các yếu tố đặc biệt của chương trình.
=> Tổng ngân sách: Đưa ra chi phí dự kiến cho sự kiện.
+ Checklist công việc: Các đầu mục công việc mà phía client cần phải thực hiện
+ Thông tin liên hệ: cung cấp các thông cơ bản như: họ và tên, chức vụ,
thông tin liên lạc ( số điện thoại, email, website và địa chỉ công ty,..)
b. Phần Ý Tưởng và Chương Trình
+ Ý tưởng: Việc sáng tạo ý tưởng là yếu tố quan trọng trong kế hoạch sự
kiện. Ý tưởng phải đảm bảo tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi.
Việc đề xuất một kế hoạch sự kiện cần dựa trên nghiên cứu hệ thống, sử
dụng các công cụ như mô hình 5W-1H, brainstorm, mindmap,...
+ Các hoạt động phổ biến trong các chương trình sự kiện: Tùy thuộc vào
thể loại sự kiện từ phía Client đề ra, phía Agency sẽ cung cấp và đề xuất
các hoạt động riêng biệt. c. Phần Lập Kế Hoạch
+ Nhân sự: bao gồm sơ đồ và nhiệm vụ chi tiết của từng thành viên trong
ban tổ chức, bao gồm: tên đầy đủ của người phụ trách, tên chính thức
của vị trí và mô tả chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí.
+ Timeline: thông thường sẽ trình bày dạng bảng hoặc sơ đồ các hoạt động
liên kết với nhau theo mốc thời gian, giúp quản lý và theo dõi tiến độ tổ
chức sự kiện. Và thường sẽ bao gồm trình tự chi tiết các hoạt động từ
khi viết và gửi proposal cho đến khi hoàn thành báo cáo sau sự kiện,
phân chia rõ ràng theo từng giai đoạn: tiền sự kiện, trong sự kiện và hậu
sự kiện. Mỗi hoạt động được đặt tên, có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể,
đồng thời xác định rõ trách nhiệm thực hiện của từng bộ phận hoặc cá nhân
+ Ngân sách: Chi tiết ngân sách cần được lập bảng cụ thể theo từng khoản
chi, ghi rõ tên khoản chi, số tiền và đơn vị tính. Chi phí tổ chức bao gồm
chi phí cho nhân công, sáng tạo ý tưởng, lập kế hoạch và lợi nhuận.
Ngân sách cần được phân chia hợp lý dựa trên tầm quan trọng của từng
khoản chi và khả năng tài chính.
+ Thiết kế hình ảnh, clip minh họa: nội dung sẽ được đính kèm các mẫu
thiết kế cho các ấn phẩm như banner, poster, standee, và video, cùng với
mô tả chi tiết ý tưởng thiết kế và thông điệp truyền tải. Mục tiêu là đảm
bảo các ấn phẩm này không chỉ đẹp mắt và thu hút mà còn hiệu quả
trong việc truyền tải thông điệp của sự kiện.
2. Những yếu tố quyết định việc nhà đầu tư sự kiện (client) lựa chọn đề xuất của bạn khi Pitching:
+ Kỹ năng thuyết trình và giao tiếp: Kỹ năng thuyết trình và giao tiếp tốt
là yếu tố quan trọng giúp phía Agency truyền đạt ý tưởng một cách rõ
ràng, thuyết phục và chuyên nghiệp. Người trình bày cần thấu hiểu tâm
lý khách hàng, quan sát phản ứng của họ để đánh giá đúng mức độ hài
lòng với các nội dung đang trình bày. Và người trình bày cần soạn thảo
kịch bản thuyết trình để đảm bảo hiểu rõ mình đang nói gì, nói vào đúng
trọng tâm tránh lan man vì thời gian trình bày có giới hạn Một buổi
pitching thành công đòi hỏi người trình bày phía Agency phải tạo được
sự kết nối và tin tưởng với nhà đầu tư thông qua cách giao tiếp chân thành và hiệu quả.
+ Khả năng hiểu nắm bắt thông tin về dự án, brief của client: Nắm bắt rõ
ràng yêu cầu và mong muốn của client từ brief là bước đầu tiên để xây
dựng một ý tưởng phù hợp. Phía Agency cần hiểu sâu về dự án mà client
đang kỳ vọng, từ đó đề ra những ý tưởng sáng tạo nhưng vẫn đúng với
định hướng và mục tiêu của họ. Sự hiểu biết này sẽ giúp các Agency tạo
ra một proposal đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mong muốn của client.
+ Nội dung được trình bày rõ ràng, cụ thể: Ý tưởng của phía agency cần
được trình bày một cách rõ ràng và cụ thể, với mỗi slide trong buổi trình
bày đều thể hiện được nội dung chính của bản proposal. Sự mạch lạc và
chi tiết trong việc trình bày sẽ giúp nhà đầu tư dễ dàng nắm bắt và đánh
giá cao các ý tưởng và kế hoạch mà phía Agency đề xuất.
+ Yếu tố sáng tạo và khả thi: Ý tưởng đề ra phải có yếu tố sáng tạo và mới
mẻ, nhưng đồng thời cũng phải khả thi khi triển khai. Sự sáng tạo sẽ
giúp Agency thu hút sự chú ý và tạo sự “Wow” ấn tượng mạnh mẽ đối
với client. Song song đó tính khả thi luôn được đề cập để đảm bảo rằng
ý tưởng có thể thực hiện được trong thực tế, không vượt quá giới hạn
ngân sách và nguồn lực có sẵn.
+ Phân bổ thời gian hợp lý: Thời gian diễn ra sự kiện cần được phân bố
hợp lý và xuyên suốt, tránh ngắt quãng. Một timeline chi tiết và hợp lý
sẽ giúp sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt
động đều được thực hiện đúng tiến độ và không gây ra bất kỳ sự gián đoạn nào.
+ Ngân sách luôn công khai minh bạch: Ngân sách của sự kiện cần được
công khai minh bạch, với thống kê thu chi đầy đủ và phân bổ hợp lý cho
từng khâu. Trong trường hợp ngân sách không bị giới hạn, doanh nghiệp
cần cân nhắc và tính toán dự toán hợp lý để thỏa lợi ích cho cả hai bên.
Nếu ngân sách bị giới hạn, việc tính toán cẩn thận để tránh vượt mức
cho phép là rất quan trọng.
+ Kế hoạch quản trị rủi ro: Có một kế hoạch quản trị rủi ro xuyên suốt giai
đoạn sự kiện diễn ra là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành
công. Phía Agency cần xác định các rủi ro có thể xảy ra và đề xuất các
phương án dự phòng hiệu quả. Điều này giúp tạo sự an tâm cho nhà đầu
tư, cho thấy bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ.
Câu 2: Trình bày các nguồn ý tưởng cho Concept sự kiện? Có những tiêu chí nào để
đánh giá concept, idea và theme của sự kiện?
1. Các nguồn ý tưởng cho Concept sự kiện:
+ Dựa theo Brief từ phía Client: Nguồn ý tưởng này chủ yếu là sử dụng
các thông tin và yêu cầu từ phía khách hàng để xây dựng concept cho sự
kiện. Điều này bao gồm việc hiểu rõ mục đích, mục tiêu của sự kiện từ
khách hàng và đáp ứng các yêu cầu cụ thể từ brief để đảm bảo sự phù
hợp và hài lòng từ phía khách hàng.
+ Xu hướng thị trường: Theo dõi các xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức
sự kiện và áp dụng vào concept. Việc này giúp cập nhật những ý tưởng
mới, các phương pháp và công nghệ tiên tiến nhất để tạo ra sự kiện
mang tính sáng tạo và hấp dẫn.
+ Phân tích đối thủ cạnh tranh: Nghiên cứu và đánh giá các sự kiện đã
từng được tổ chức bởi đối thủ trong ngành để tìm ra những điểm mạnh,
yếu và từ đó tạo ra các yếu tố mới mẻ, khác biệt giúp sự kiện của mình
nổi bật và thu hút sự quan tâm.
+ Kinh nghiệm và sáng tạo cá nhân: Dựa trên kinh nghiệm tổ chức sự kiện
trước đây và sự sáng tạo của đội ngũ. Đây là nguồn cảm hứng và tài
năng nội bộ, từ đó tạo ra những ý tưởng mới lạ và đáp ứng được nhu cầu
đa dạng của khách hàng.
+ Nghiên cứu văn hóa và xã hội: Sử dụng các yếu tố văn hóa địa phương
và xu hướng xã hội để tạo ra các ý tưởng sáng tạo và phù hợp với đối
tượng tham gia. Việc này giúp đảm bảo sự kiện mang tính phổ biến và
thu hút được sự quan tâm đến từ nhiều nhóm đối tượng khác nhau.
2. Những tiêu chí đánh giá concept, idea và theme của sự kiện
+ Về Concept
❖ Bám sát tính cách thương hiệu: Concept phải thể hiện được tính cách và giá trị
cốt lõi của thương hiệu, giúp doanh nghiệp nổi bật và khác biệt so với đối thủ
cạnh tranh. Ý tưởng chủ đạo cần tuân thủ chặt chẽ những đặc tính nổi bật của
doanh nghiệp để tạo ra một trải nghiệm nhất quán và có tính kết nối khiến
khách hàng ghi nhớ về thương hiệu.
❖ Thấu hiểu đối tượng tham dự: Xác định đúng đối tượng tham dự và hiểu rõ tính
cách của họ là yếu tố quan trọng để lựa chọn ý tưởng chủ đạo cho sự kiện. Ý
tưởng chủ đạo cần phù hợp với sở thích và mong đợi của đối tượng khách hàng
tham gia, từ đó tạo ra ấn tượng lâu dài về doanh nghiệp.
❖ Tính xuyên suốt nhất quán: Tính nhất quán cần được thể hiện trong mọi yếu tố,
từ thiết kế trang trí, âm nhạc, ánh sáng đến thức ăn và đồ uống. Tất cả các yếu
tố này cần được kết hợp hài hòa, hướng tới mục đích cùng thể hiện chung một chủ đề.
❖ Tư duy sáng tạo, đổi mới: Mang lại cảm giác chuyên nghiệp và tạo ra trải
nghiệm liền mạch cho khách hàng. Sự kiện có thể trở nên độc đáo và ấn tượng
hơn với các concept mới mẻ như pool party, private concert hay tiệc trên du thuyền.
❖ Tạo được sự thu hút đối với đối tượng mục tiêu: Một concept hấp dẫn sẽ khơi
dậy sự tò mò và thúc đẩy khán giả mong muốn tham gia và tìm hiểu thêm về sự
kiện. Concept thu hút sẽ tạo ra những ấn tượng mạnh mẽ và đáng nhớ, lan tỏa
hiệu ứng tích cực và tạo dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho sự kiện và tổ chức.
+ Về Idea
❖ Phù hợp với mục tiêu sự kiện: Một ý tưởng tốt phải phù hợp với mục tiêu chính
của sự kiện, bao gồm cả sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức. Ý tưởng cần phù
hợp với đối tượng khách mời dự kiến, đáp ứng đúng độ tuổi, sở thích, nhu cầu và mong đợi của họ.
❖ Mang tính khả thi: Ý tưởng phải nằm trong giới hạn ngân sách của sự kiện, bao
gồm cả việc dự trù các chi phí phát sinh và đảm bảo không vượt quá ngân sách.
Cần xem xét liệu tổ chức có đủ nhân lực và vật lực để triển khai ý tưởng hay
không, bao gồm cả kỹ thuật và trang thiết bị.
❖ Mang tính sáng tạo, độc đáo và khác biệt: Ý tưởng cần mới mẻ và độc đáo, tạo
nên sự khác biệt so với các sự kiện trước đây. Sự sáng tạo sẽ làm tăng tính hấp
dẫn và thu hút sự chú ý của khách mời, khiến họ cảm thấy hứng thú và muốn trải nghiệm.
❖ Có khả năng thu hút và tương tác đối với người tham gia: Một ý tưởng tốt phải
có khả năng thu hút sự quan tâm của khán giả, có thể đánh giá qua mức độ chú
ý trên các kênh truyền thông, số lượng người đăng ký tham dự và phản hồi tích
cực từ cộng đồng. Ý tưởng cần tạo ra cơ hội cho khán giả tham gia và tương
tác, tăng cường sự gắn kết và trải nghiệm của họ. + Về Theme
❖ Phù hợp với nội dung concept đưa ra: Concept là ý tưởng tổng thể hoặc cốt
truyện chung mà sự kiện muốn truyền tải, trong khi theme là cách cụ thể hóa và
biểu hiện ý tưởng đó thông qua việc trang trí, trình bày và hoạt động trong sự
kiện. Theme phải phù hợp với concept để đảm bảo mọi yếu tố trong sự kiện
đều hỗ trợ và bổ sung cho thông điệp chung mà tổ chức muốn truyền tải, tạo ra
một trải nghiệm liền mạch và thống nhất cho khán giả.
❖ Nhất quán và phản ánh đúng bản chất và thông điệp của sự kiện: Theme phải
phản ánh đúng bản chất và thông điệp của sự kiện, giúp tạo ra sự nhất quán và
rõ ràng trong trải nghiệm của khán giả. Khi theme và thông điệp của sự kiện
đồng bộ, mọi yếu tố từ trang trí, hoạt động đến truyền thông đều hướng tới
cùng một mục tiêu và ý nghĩa, giúp tạo ra một trải nghiệm có tính liên kết cho khán giả.
❖ Tính sáng tạo và độc đáo: Theme là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý và tạo ấn
tượng cho khán giả khi trải nghiệm sự kiện. Một theme sáng tạo thường sẽ
mang lại trải nghiệm mới lạ và độc đáo, có thể đến từ việc kết hợp sáng tạo các
phong cách mới, sử dụng các chủ đề ít được khai thác hoặc cách tiếp cận sáng
tạo trong việc trình bày.
❖ Đảm bảo được tính thu hút đến đối tượng khách hàng: Theme phải đảm bảo
được tính thu hút bởi đây là yếu tố then chốt để lôi kéo sự tham gia và quan
tâm của khách hàng. Một theme hấp dẫn sẽ tạo ra sự tò mò và mong đợi, khiến
khán giả muốn trải nghiệm và tham gia vào sự kiện, giúp tăng số lượng người
tham dự và nâng cao chất lượng tương tác và sự hài lòng của khách mời.
Câu 3: Hãy nêu và giải thích các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện( sắp xếp
theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp)?
Các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp lần lượt là:
1. Mục đích của sự kiện: Mục đích của sự kiện là yếu tố quan trọng nhất, ảnh
hưởng đến tất cả các quyết định của việc sự kiện sẽ diễn ra hoặc không. Địa
điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện (hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, lễ kỷ
niệm, triển lãm, v.v.) và phải hỗ trợ được các hoạt động và mục tiêu mà sự kiện hướng đến.
2. Phù hợp với chi phí tổ chức: Ngân sách là yếu tố tiếp theo ảnh hưởng trong
việc lựa chọn địa điểm vì địa điểm phải nằm trong phạm vi chi phí mà ban tổ
chức có thể chi trả nếu không kế hoạch thực hiện sẽ xảy ra tình trạng chi tiêu
vượt mức ngân sách hoặc cắt giảm ngân sách những phần khác dẫn đến giảm
chất lượng sự kiện, bao gồm cả chi phí thuê địa điểm và các dịch vụ đi kèm.
3. Phù hợp với loại hình sự kiện: Địa điểm cần có không gian và cơ sở vật chất
phù hợp với loại hình sự kiện. Ví dụ, một buổi tiệc ngoài trời sẽ cần không gian
mở và cảnh quan đẹp, trong khi một hội thảo sẽ cần phòng họp với trang thiết
bị âm thanh và ánh sáng tốt.
4. Dựa trên số lượng khách mời, đối tượng tham gia: vì địa điểm phải đủ sức chứa
số lượng khách mời dự kiến và phải phù hợp với đối tượng khách mời về mặt tiện nghi và phong cách.
5. Vấn đề an ninh, an toàn: An ninh và an toàn cho khách mời và nhân viên tổ
chức là yếu tố không thể bỏ qua vì địa điểm cần có các biện pháp an ninh phù
hợp, và tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy và các tiêu chuẩn an toàn khác.
6. Vấn đề môi trường (thời tiết, giao thông): Thời tiết và giao thông là những yếu
tố cần xem xét kỹ lưỡng, đặc biệt đối với các sự kiện ngoài trời vì địa điểm nên
dễ dàng tiếp cận bằng các phương tiện giao thông công cộng và có đủ chỗ đậu xe.
7. Thông tin về địa điểm: Những thông tin như vị trí địa lý, danh tiếng của địa
điểm, và phản hồi từ các sự kiện trước đó vì một địa điểm có uy tín tốt và đã
từng tổ chức thành công các sự kiện tương tự sẽ là lựa chọn an toàn hơn.
8. Tiện ích và dịch vụ đi kèm: Các tiện ích và dịch vụ đi kèm như hệ thống âm
thanh, ánh sáng, dịch vụ ẩm thực, trang trí, và hỗ trợ kỹ thuật sẽ góp phần làm
nên sự thành công của sự kiện vì địa điểm có nhiều tiện ích và dịch vụ đi kèm
sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho ban tổ chức.