Khóa luận về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container | Trường Đại học Tài chính - Marketing
Khóa luận về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container | Trường Đại học Tài chính - Marketing được biên soạn dưới dạng file PDF cho các bạn sinh viên tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị thật tốt cho kì thi sắp tới. Mời bạn đọc đón xem.
Môn: Sự kiện truyền thông
Trường: Đại học Tài Chính - Marketing
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
lOMoAR cPSD| 37186047
LÊ THỊ THANH TUYỀN_19DTM3
Đề tài: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT KHẨU, NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa hiện nay, thương mại quốc tế đã trở thành một
trong những hoạt động quan trọng góp phần phát triển nền kinh tế của mỗi quốc gia.
Thương mại quốc tế góp phần quan trọng trong việc trao đổi, giao lưu hàng hóa giữa
các nước và khu vực trên thế giới
Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của ngành giao nhận vận tải là do quy
mô xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, việc giao nhận vận tải giữa các
nước sẽ không đơn giản như vận tải nội địa. Do đó, người làm dịch vụ giao nhận giữ
một vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế. Để có thể thực hiện tốt hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nắm vững
nghiệp vụ giao nhận, thuế quan, thuê tàu, thủ tục hải quan,...Vì vậy, việc nghiên cứu,
đưa ra giải pháp để có thể hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu là một
vấn đề cấp thiết đồng thời thúc đẩy xuất nhập khẩu phát triển hơn nữa, góp phần mang
lại nhiều giá trị cho công ty nói riêng và sự phát triển vận tải của cả nước nói riêng.
Nâng cao năng lực cạnh tranh của nước ta so với các nước trên thế giới.
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu hoạt động giao nhận tại Công ty
TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa PACIFIC. Em nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động
giao nhận đối với sự phát triển kinh tế của đất nước nói chung và công ty nói riêng. Do
đó, em đã chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Xuất
khẩu, nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH DỊCH VỤ HÀNG
HÓA PACIFIC” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên
container bằng đường biển.
- Đánh giá kết quả kinh doanh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific giaiđoạn 2019-2021. 1 lOMoAR cPSD| 37186047
- Đánh giá thực trạng nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên
containerbằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific. Từ đó, đánh
giá những điểm hoàn thiện và chương hoàn thiện diễn ra trong nghiệp vụ.
- Dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng
hóanguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên container
bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá PACIFIC.
Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian: Số liệu được thu thập từ năm 2019 đến năm 2021
- Không gian: Tại Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa PACIFIC
- Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu, đánh giá, phân tích nhằm đề xuất một số
giảipháp để nâng cao Nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên container
bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa PACIFIC.
4. Phương pháp nghiên cứu
Dựa vào sách “Phương pháp luận và nghiên cứu khoa học1” chương 6,7 tác giả đã
ứng dụng các phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: là phương pháp thu thập thông tin thông qua
sách, báo, tài liệu lưu trữ, số liệu thống kê, thông tin đại chúng, internet,... Phương
pháp này nhằm cung cấp các thông tin thứ cấp, số liệu cụ thể về công ty TNHH Dịch
Vụ Hàng Hóa Pacific ở chương 1 và chương 2
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: là đưa ra những câu hỏi với người đối
thoại để thu thập thông tin. Phương pháp này nhằm để làm rõ về thực trạng và một số
nguyên nhân về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container bằng đường
biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá PACIFIC ở chương 2 sau đó khám phá ra
một số kiến nghị để tiến hành thực hiện chương 3.
- Phương pháp quan sát: Là phương pháp thu thập thông tin qua việc sử dụng
các giác quan và các thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con
người giúp chúng ta thực hiện một số phân tích làm sáng tỏ. Phương pháp này giúp thu
thập dữ liệu thực tế về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển.
1 Vũ Cao Đàm (2007), Phương pháp luận và nghiên cứu khoa học, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật 2 lOMoAR cPSD| 37186047
- Phương phảp xử lí thông tin : các thông tin cần được xử lý để xây dựng các
luận cứ, khái quát hóa để làm bộc lộ các quy luật, phục vụ cho việc chứng minh hoặc
bác bỏ. Phương pháp này để xử lí, chọn lọc được các thông tin thu thập được tại công
ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
Phương pháp thống kê-mô tả: Là phương thức nghiên cứu mà dựa vào đó tổ chức
số liệu thu thập được theo những chuẩn mực nhất định, sử dụng các công thức tính toán
xu thế, độ lệch,... nhằm phân tích các con số thống kê. Phương pháp này giúp thống kê
các dữ liệu về kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty, kết quả kinh doanh theo
sản phẩm, theo thị trường xuất khẩu,...Từ đó, mô tả dữ liệu lên các biểu đồ, sơ đồ để tạo
thuận lợi cho việc phân tích.
5. Kết cấu của bài báo cáo
Nội dung của bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU
HÀNG NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
Chương 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU
HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT
KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
1.1 Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận
1.1.1 Khái quát chung về giao nhận
Khái niệm về giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác
nhau, từ nước người bán đến nước người mua. Trong trường hợp đó, người giao nhận
(Forwarder: Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục
liên hệ đến việc vận chuyển. 3 lOMoAR cPSD| 37186047
Theo “Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA (Federation
Internationale de Associations de Transitaries et Assimilaimes) về dịch vụ giao nhận,
dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom
hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn
hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo
hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo “Luật Thương Mại Việt Nam 2005 - điều 163” thì dịch vụ giao nhận hàng hóa
là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ
người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bài, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ
khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người
vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).
Như vậy, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình
vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến
nơi nhận hàng (người nhận hàng).
Khái niệm người giao nhận
Theo “Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA” thì “Người giao nhận là người lo toan
để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người
ủy thác mà bản thân người giao nhận không phải là người vận tải, người giao nhận cũng
đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu
kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan,.v.v.”
Theo “Luật Thương mại Việt Nam 2005” người làm dịch vụ giao nhận là thương
nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
1.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận
Là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận vận tải cũng mang những đặc điểm
chung của dịch vụ, dịch vụ là hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất
lượng đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời,
chất lượng của dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ.
Dịch vụ giao nhận cũng có những đặc điểm riêng:
- Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho
đốitượng này thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm
thay đổi các đối tượng đó, nhưng giao nhận vận tải có tác động tích cực đến sự phát
triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân. 4 lOMoAR cPSD| 37186047
- Mang tính thụ động: đó là do dịch vụ phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của
kháchhàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, thể chế của
Chính Phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba).
- Mang tính thời vụ: dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất
nhậpkhẩu nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà thường hoạt
động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ.
- Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch
vụcòn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành
công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh nghiệm của người giao nhận.
1.1.3 Phân loại của dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận là một dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm tổ chức việc
vận chuyển hàng hóa từ nơi nhận hàng để nơi giao hàng.
Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế
Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận chuyên chở hàng hóa trong phạm vi của một nước
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh
Giao nhận thuần túy: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc gửi hàng đến
Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài hoạt động thuần túy còn bao gồm
và xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn, lưu kho, lưu bãi,...
Căn cứ vào phương tiện vận tải:
- Giao nhận hàng hóa bằng đường biển - Giao nhận hàng không
- Giao nhận đường thủy - Giao nhận ô tô - Giao nhận đường sắt - Giao nhận bưu điện
- Giao nhận vận tải liên hợp, vận tải đa phương thức. 5 lOMoAR cPSD| 37186047
1.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong kinh tế thương mại có những vai trò sau đây:
- Tạo điều kiện cho hàng hoá được lưu thông nhanh chóng, đảm bảo vấn đề an toàn
vàtiết kiệm mà không cần có sự hiện diện của bên xuất khẩu và nhập khẩu trong quá trình tác nghiệp.
- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh được tốc độ quay vòng của phương tiện vậntải,
tận dụng một cách tối đa cũng như có hiệu quả tải trọng và dung tích của các phương
tiện hay công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ giao nhận khác.
- Giúp làm giảm giá thành cho hàng hoá xuất nhập khẩu.
- Giảm bớt các loại chi phí không cần thiết cho khách hàng như lưu kho, bến bãi, chiphí đào tạo nhân công.
1.2 Cơ sở pháp lý về nguyên tắc giao nhận xuất khẩu hàng hóa
1.2.1 Cơ sở pháp lý quốc tế -
Công ước của Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương thứcquốc tế 1980. -
Công ước Hamburg – Công ước Liên Hiệp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằngđường biển; -
Quy tắc UNCTAD và ICC đưa ra bản quy tắc chung về vận tải đa phương thức
cóhiệu lực từ ngày 01/01/1992. -
Công ước Quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký kết
tạiBrussels ngày 25/08/1924; nghị định Visby 1968 có hiệu lực từ ngày 23/06/1977 sửa
đổi Công ước Brussels thành Quy tắc Hague – Visby. -
Điều kiện Incoterms 2020 là một bộ quy tắc chính thức của Phòng thương mại
quốctế (ICC) chỉ ra các trách nhiệm, rủi ro, chi phí của người mua và bán, nhằm giải
thích thống nhất các điều kiện thương mại phản ánh thực tiễn nghĩa vụ giao nhận hàng
hóa giữa các bên mua và bán trong hợp đồng hàng hoá, thông qua đó tạo điều kiện cho
các giao dịch thương mại quốc tế diễn ra thuận lợi, trôi chảy. -
Điều khoản CIF, CIP quy định về việc mua bảo hiểm trong giao nhận hàng hóa
xuấtnhập khẩu theo điều kiện incoterms 2010. 6 lOMoAR cPSD| 37186047
1.2.2 Cơ sở pháp lý trong nước
Luật Thương mại năm 2005 có một mục riêng về logistics gồm 8 điều, từ Điều 233
đến Điều 240 quy định về các điều kiện kinh doanh, trách nhiệm hợp tác giữa các bên
cung ứng dịch vụ, thời hạn hoàn dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của các bên trong dịch vụ
logistics, các trường hợp được miễn trách nhiệm đối với người kinh doanh dịch vụ logistics. -
Luật Hải quan 2014 gồm những quy định quản lý Nhà nước về hải quan đối với
hànghoá được xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập
cảnh, quá cảnh của tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong lãnh thổ hải quan.
- Luật Hàng hải Việt Nam 2015 từ điều 145-199 về hợp đồng vận chuyển hàng hóa và vận đơn đường biển. -
Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 20/04/2018 về thủ tục hải
quan.- Nghị định 163/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 về điều kiện kinh doanh dịch vụ
logistics, nghị định 144/2018/NĐ-CP ngày 16/10/2018 về vận tải đa phương thức. -
Nghị định 46/2020/NĐ-CP về quy định thủ tục Hải quan, kiểm tra, giám sát đối với hàng hóa quá cảnh.
1.3 Nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container tại doanh nghiệp
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa (Nguồn:
Giáo trình Quản trị Logistic_Hà Minh Hiếu) 1.4 Các tiêu chí đánh giá
mức độ hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên
container bằng đường biển tại doanh nghiệp
Thiết kế, bố trí hợp lý
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bao gồm các công đoạn được thiết kế, bố trí
một cách khoa học tạo thành một dây chuyền khép kín. Trong đó, nhân lực, thiết bị, 7 lOMoAR cPSD| 37186047
phương tiện được bố trí hợp lý, phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng công đoạn, công
việc thực hiện. Tiêu chí này được đo lường theo khía cạnh như sau:
- Quy trình giao nhận được thiết kế, bố trí khép kín.
- Các công đoạn của quy trình giao nhận được thiết kế, bố trí phù hợp.
- Thiết bị, phương tiện được bố trí hợp lý đáp ứng yêu cầu của công việc
- Nhân viên được bố trí hợp lý, phù hợp với yêu cầu công việc ở mỗi công đoạn
- Nhà quản trị có đủ năng lực quản lý, điều hành công việc
- Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện công việc
Đồng bộ và nhịp nhàng
Là các công việc được thực hiện trên các công đoạn của quy trình giao nhận hàng
hóa diễn ra một cách đồng bộ, nhịp nhàng, công việc ở công đoạn trước hoàn thành
được chuyển ngay sang công đoạn sau để thực hiện; công đoạn sau không phải chờ công
đoạn trước hoàn thành, nhân lực và thiết bị, phương tiện không phải ngừng nghỉ hoặc
chạy không tải. Tiêu chí này được đo lường theo các khía cạnh:
- Các công việc diễn ra một cách đồng bộ trên toàn bộ quy trình giao nhận
- Các công việc diễn ra một cách nhịp nhàng trên toàn bộ quy trình giao nhận
- Công đoạn, công việc trước hoàn thành đượ chuyển ngay sang công đoạn,
côngviệc sau để thực hiện
- Các thiết bị, phương tiện hoạt động nhịp nhàng
- Việc giao nhận chứng từ và hàng hóa diễn ra đồng bộ
Đáp ứng kịp thời
Là khả năng thích nghi với các nhu cầu cung cấp dịch vụ của khách hàng, đặc biệt
và sự thay đổi của khách hàng; là sự sẵn sàng giúp đỡ khách hàng một cách tích cực và
cung cấp dịch vụ một cách nhanh chóng, kịp thời. Quá trình khắc phục lỗi diễn ra nhanh chóng.
Theo Yuen and Thai (2015) thì thời gian bao gồm: thời gian về giao nhận hàng, thời
gian lưu kho, lưu bãi, thời gian thực hiện thủ tục khai báo và thông quan hàng hóa thời
gian kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý nhà nước… Tất cả các chỉ tiêu này phụ
thuộc vào trình độ, năng lực, khả năng sắp xếp công việc, xử lý, giải quyết công việc ̣
của nhân viên giao nhận. Tiêu chí này được đo lường theo khía cạnh:
- Tốc độ báo giá đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
- Khách hàng không phải mất nhiều thời gian để tư vấn, hỗ trợ cung cấp dịch vụ. 8 lOMoAR cPSD| 37186047
- Việc tiếp nhận và xử lý kết quả hồ sơ, chứng từ diễn ra một cách nhanh chóng.
- Khách hàng không phải mất nhiều thời gian để được giao nhận hàng hóa
- Những đòi hỏi và thắc mắc của khách hàng được quyết định kịp thời
- Khả năng xử lý tình huống phát sinh được thực hiện một cách nhanh chóng. Độ tin cậy
Thể hiện doanh nghiệp thực hiện đúng cam kết ngay từ ban đầu, từ khâu báo giá đến
khâu xử lý chứng từ, khai hải quan, lấy hàng, giao hàng cho người nhập khẩu và hạn
chế tối đa những sai sót hoặc tổn thất cho khách hàng. Tin cậy cũng có nghĩa là quá
trình tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ không để sai sót xảy ra, hoặc giảm thiểu, hạ
chế sai sót ở mức thấp nhất. Tiêu chí này được đo lường theo các khía cạnh:
- Khách hàng nhận được hồ sơ, chứng từ hàng hóa theo đúng cam kết về thời gian,địa điểm.
- Khách hàng nhận hàng hóa theo đúng cam kết về thời gian, địa điểm
- Hồ sơ, chứng từ hàng hóa không bị sai sót
- Hàng hóa được giao nhận đảm bảo chất lượng phù hợp với hợp đồng
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng đảm bảo chất lượng
- Chất lượng các dịch vụ liên quan được duy trì ổn định An toàn
An toàn là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá quy trình nghiệp vụ giao
nhận hàng hóa của một công ty. Khi khách hàng giao hàng và các thông tin, chứng từ
liên quan đến hàng hóa cho công ty giao nhận để làm dịch vụ xuất khẩu hàng hóa hay
nhập khẩu hàng hóa thì phải được đảm bảo sự an tòa của hàng hóa cũng như sự bảo mật
của các thông tin liên quan đến hàng và chủ hàng. Đồng thời, đảm bảo không mất mát,
không hư hỏng trong quá trình giao nhận, không rò rỉ thông tin trong quá trình truyền
dữ liệu. Theo Zeithmal (2006) và Buttle (1996), an toàn được hiểu là không xảy ra bất
kỳ sự cố ngoài ý muốn nào có thể gây ảnh hưởng xấu đến hàng hóa trong quá trình giao
nhận. Tiêu chí này được đo lường theo các khía cạnh:
- Thông tin khách hàng được giữ bảo mật
- Thông tin hàng hóa được bảo mật
- Hàng hóa không bị tổn thất trong quá trình giao nhận
- Hàng hóa được đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. 9 lOMoAR cPSD| 37186047
1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu tại doanh nghiệp
1.5.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Môi trường pháp luật
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến
nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường
luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá
đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như
sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những
quốc gia kể trên hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng
hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Môi trường chính trị, xã hội.
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho
quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương
nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan
trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường
Môi trường khoa học công nghệ
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng
nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác.
1.5.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp Cơ
sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho
hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham
gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện
container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang
thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý
mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy
tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết 10 lOMoAR cPSD| 37186047
bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng
và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Lượng vốn đầu tư.
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy đủ sẽ
gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá. Tuy nhiên, để có thể xây
dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một
lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng
tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính
toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi
thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng. Trình độ.
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất
để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những
người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có
sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong
khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được
đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau.
1.6 Kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm về nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng
hóa nguyên container bằng đường biển tại các doanh nghiệp trong và ngoài nước
1.6.1. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Công ty TNHH Hàng Hải Wallem cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng cả trong lĩnh vực
vận tải và hậu cần. Có đội ngũ nhân viên kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận tải.
Thường xuyên được đào tạo các kỹ năng. Từ đó chất lượng dịch vụ của đội ngũ nhân
viên được đảm bảo và nâng cao. Công ty được thiết lập hệ thống quy trình giao nhận
chặt chẽ. Đồng thời, cơ sở hạ tầng của công ty luôn đảm bảo chất lượng và luôn được
nâng cấp. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên và đáp ứng
tốt các nhu cầu của khách hàng. Công ty luôn đầu tư và nâng cấp kho bãi riêng, hệ thống
phương tiện vận chuyển đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Công ty luôn có những
chính sách ưu đãi về dịch vụ và giá cả với những khách hàng thân thiết, mọi thắc mắc
và khiếu nại của khách hàng được công ty tiếp nhận và giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả. 11 lOMoAR cPSD| 37186047
1.6.2. Doanh nghiệp trong nước
Công ty Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ - Tin học – Viễn Thông – Xuất Nhập
Khẩu Dương Nguyễn đã hoạt động hơn 15 năm trong lĩnh vực FWD và chủ yếu hoạt
động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế đường biển,
đường hàng không…Tác giả đã có khoảng thời gian 3 tháng thực tập tại công ty để phục
vụ việc viết THNN2 vào đầu năm 2022. Qua những thời gian thực tập tại đây, tác giả
nhận thấy công ty có nhiều sai sót về nghiệp vụ như sau: sự phân bố vị trí giữa các
phòng ban chưa được hợp lí, gây ra sự thiếu hụt nhân sự chuyên môn cao, kinh nghiệm
và nắm vững nghiệp vụ chưa có, gây ra sự sai lệch chứng từ, tốn khá nhiều thời gian
cho việc chỉnh sửa lại. Cùng với đó, công ty cũng mắc lỗi không cập nhật các thông tin
mới, dẫn đến việc nhân viên làm sai lệch với quy định mới. Từ đó, các công ty nên đa
dạng hóa các loại hình dịch vụ, để kịp thời đáp ứng những nhu cầu của khách hàng, vừa
thể hiện được tính chuyên nghiệp và giúp công ty phát triển hơn nâng cao thị phần.
Trong hoạt động dịch vụ vận tải đường biển, chất lượng dịch vụ đem đến cho khách
hàng sự tin tưởng, yên tâm về hàng hóa của họ sẽ đến người nhận một cách an toàn và nhanh chóng. TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Thông qua chương 1, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu nhằm giới
thiệu cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất khẩu Việt Nam. Giúp chúng ta hiểu rõ
hơn về quy trình giao nhận xuất khẩu hiện nay của các doanh nghiệp. Đồng thời, đưa ra
các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thiện của doanh nghiệp. Cũng như, các nhân tố có
thể ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Từ đó,
làm tiền đề cho chương 2. 12 lOMoAR cPSD| 37186047
CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
2.1 Tổng quan về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa PACIFIC
Tên quốc tế: PACIFIC CARGO SERVICE COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: PCSC CO.,LTD Mã số thuế: 0312604092
Người đại diện pháp luật: Trần Hoàng Quân
Địa chỉ: 290/45/26A Nơ Trang Long, Phường 12, Quận Bình Thạnh, TP.HCM Điện thoại: 0909 075 389
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH hai thành viên trở lên ngoài nhà nước Fax: (84-8) 3516 3341 Website: www.pcsc-cargo.com
Email: quan.hoang@pcsc-cargo.com
Ngày hoạt động: 25-12-2013 Ngày cấp: 30-12-2013
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh
Tình trạng: Đang hoạt động
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific (Nguồn: Website công ty)
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Quá trình hình thành
Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific (tên quốc tế là Pacific Cargo Service
Ltd). Công ty được thành lập ngày 25 tháng 12 năm 2013 và chính thức đi vào sản xuất
Có giấy phép kinh doanh và thực hiện kinh doanh theo quy định của nhà nước Số 13 lOMoAR cPSD| 37186047
0312604092 do Sở Kế hoạch Đầu tư và Phát triển TP.HCM cấp. Hoạt động kinh doanh
của Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific được xây dựng dựa trên kiến thức về
kiến thức và kinh nghiệm TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific hướng đến mục tiêu Đại
diện cho các nhà sản xuất hàng đầu trong nhiều lĩnh vực.
Quá trình phát triển
Khi bắt đầu thành lập, công ty luôn chú trọng đặc biệt đến việc phân phối dịch vụ,
sản phẩm trong các lĩnh vực khác nhau. Nhằm mục đích đa dạng hóa dịch vụ để phục
vụ cho khách hàng tại Việt Nam.
Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific là một công ty tư nhân. Với nhiều năm
kinh nghiệm trong ngành vận tải đã giúp cho công ty giữ thế mạnh trong thị trường cạnh
tranh hiện nay. Công ty có nhiều đại lý mạnh trên thế giới như thị trường Châu Á, Châu
Âu, Châu Mỹ. Phương châm của công ty chính là “An toàn, Nhanh chóng, Hiệu quả và Tiết kiệm”.
PCSC CARGO là một trong những công ty Giao nhận - Vận tải quốc tế được quản
lý bởi một nhóm đội ngũ chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm. Đội ngũ toàn cầu
của công ty gồm các chuyên gia hiểu biết về thương mại, kinh nghiệm dẫn đầu về cc
hoạt động bán hàng trên toàn cầu cho các tổ chức trong nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, PCSC
CARGO còn là thành viên của hiệp hội vận tải quốc tế WCA, giấy chứng nhận IATA 2008 và IOSA 2010.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific Chức năng:
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức vận tải có phương tiện khác ở trong và ngoài nướcđể
tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Nhận sự ủy thác về giao nhận, kho, vận tải, thương mại – xuất nhập khẩu trực tiếp-
Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, xuất nhập khẩu, thương mại hàng hóa. - Thực
hiện các dịch vụ về giao nhận, thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hoa xuất nhập khẩu hàng hóa. Nhiệm vụ:
- Đưa ra các kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theoquy chế hiện hành. 14 lOMoAR cPSD| 37186047
- Tổ chức đội ngũ nhân viên năng động trong công tác tìm kiếm thị trường.
- Xây dựng mối quan hệ tốt và rộng rãi với các hãng tàu để tranh thủ được sự ưu đãitạo
thêm sự thuận lợi trong việc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quảng bá thương hiệu để tiếp cận khách hàng một cách dễ dàng để tăng thuận lợitrong
việc kinh doanh của công ty.
2.1.2.2 Lĩnh vực của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải (lĩnh vực chính).
- Đại lý, môi giới, đấu giá.
- Bán buôn nông, lâm sản. - Buôn bán thực phẩm.
- Vận tải hành khách đường bộ. - Đại lý du lịch - Điều hành tua du lịch
- Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific Cơ
cấu tổ chức công ty được thể hiện qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific
Hệ thống cấp bậc, nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.3.1 Giám đốc
Giám đốc là ông Trần Hoàng Quân, nắm vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, trực
tiếp phụ trách công tác đối ngoại, tài chính và quản lý các phòng ban trong công ty. Ông
là người điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, thực hiện các quyền
và nghĩa vụ của mình về điều hành, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động 15 lOMoAR cPSD| 37186047
kinh doanh của công ty. Lập các kế hoạch thực hiện công việc và phân công nhiệm vụ
cho từng nhân viên. Ký kết các giao dịch, chứng tư được ủy nhiệm tại ngân hàng. Giám
sát việc thực hiện công việc của nhân viên và quản lý các bộ phận trong công ty. Ban
hành các quy chế quản lý nội bộ. Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý.
2.1.3.2 Phó giám đốc
Phó giám đốc là người phụ trợ cho giám đốc, đại diện giám đốc khi giám đốc vắng
mặt hoặc khi được ủy quyền. Phó giám đốc sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh và điều
hành hoạt động thường ngày của công ty. Đại diện giám đốc quan hệ công tác với cơ
quan ban ngành khi có sự ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi công tác được giao.
2.1.3.3 Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm là tìm kiếm khách hàng mới cho công
ty, thiết lập quan hệ với khách hàng, đàm phám ký kết các hợp đồng kinh tế, giới thiệu,
quảng bá hình ảnh, sản phẩm của công ty cho các đối tác kinh doanh. Ngoài ra, bộ phận
đảm trách riêng việc lập kế hoạch, chiến lược, tham gia đóng góp ý kiến và đề xuất giải
pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của công ty, ký các văn bản hành chính và nghiệp
vụ theo quy định của pháp luật và của công ty để thực hiện các công việc được phân công của giám đốc.
2.1.3.4 Phòng tài chính kế toán.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm các hoạt động về tài chính - kế toán, giúp
ban giám đốc xây dựng các mô hình tài chính của đơn vị. Đảm bảo hạch toán đúng và
đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, số liệu chính xác, đảm bảo cho công ty làm ăn có hiệu
quả và thực hiện đúng trách nhiệm và nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước. Phân tích hiệu
quả kinh tế qua từng thời điểm, lập kế hoạch về sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
2.1.3.5 Phòng xuất nhập khẩu -
Bộ phận giao nhận: Phối hợp với các bên liên quan như quản lý kho bãi,
vậnchuyển hàng, hải quan… giám sát hoạt động bốc dỡ, nhập container, xem xét lựa
chọn container rỗng và sạch, đóng gói hàng, vận chuyển từ các kho đến các khu vực
phù hợp theo đúng quy định. Ngoài ra, còn đảm nhiệm các công việc đổi lệnh hay lấy
lệnh trên tàu, cảng bãi theo giấy tờ khai báo hải quan sau đó lập báo công việc hàng
ngày tới cấp trên hoặc bộ phận liên quan. Bộ phận giao nhận có trách nhiệm hoàn thành 16 lOMoAR cPSD| 37186047
mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai hải quan đến khâu giao hàng đúng hẹn cho khách hàng
của công ty. Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong việc tạo uy tín với các khách hàng. -
Bộ phận chứng từ: Thực hiện kiểm tra giám sát, lập các chứng từ liên quan
đếnhàng hóa xuất nhập khẩu. Trực tiếp soạn thảo bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, khai
báo hải quan. Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn
hàng cho khách hàng. Chịu trách nhiệm chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu liên quan
đến lô hàng, làm hồ sơ thanh toán quốc tế, quản lí lưu trữ hồ sơ chứng từ như: thư từ
giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ... Liên hệ với các nhà cung ứng và khách
hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng.
2.1.4 Tình hình kết quả kinh doanh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa
Pacific giai đoạn 2019-2021.
Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific giai đoạn
20192021 được thể hiện chi tiết qua bảng dưới đây:
Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific (2019-2021)
Đơn vị tính: Triệu đồng
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Qua bảng 2.1 ta có thể thấy tình hình kinh doanh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa
Pacific giai đoạn 2019-2021 đều tăng qua các năm. Cụ thể:
Về doanh thu, năm 2019 doanh thu của công ty là 18,793.22 triệu đồng với mức lợi
nhuận là 5,115.75. Doanh thu này vào năm 2020 tiếp tục tăng lên đến 21,312.58 triệu
đồng và đạt được lợi nhuận 5,729.92 triệu đồng. Năm 2021, doanh thu của công ty đạt
27,782.53 triệu đồng và lợi nhuận đạt 6,122.75 triệu đồng. 17 lOMoAR cPSD| 37186047 5,326.90 triệu đồng
Giai đoạn năm 2019 – 2020, công ty có mức tăng trưởng doanh thu là 13.41% tương
ứng với mức tăng trong thu nhập doanh nhiệp là 2,519.36 triệu đồng (trong khi đó chi
phí tăng 13.93 % tức tăng 1,905.19 triệu đồng). Với mức tăng trưởng này, lợi nhuận của
công ty năm 2020 tăng 12.01% tương đương với 0,614.17 triệu đồng so với năm 2019.
Giai đoạn năm 2020 – 2021, công ty có mức tăng trưởng doanh thu là 30.36% tương
ứng với mức tăng trong thu nhập doanh nhiệp là 6,469.95 triệu đồng (trong khi đó chi
phí tăng 39% tức tăng 6,077.12 triệu đồng). Với mức tăng trưởng này, lợi nhuận của
công ty năm 2021 tăng 6.86% tương đương với 0,392.83 triệu đồng so với năm 2020.
Với những số liệu như trên, có thể giải thích những mức tăng trưởng của các yếu tố
doanh thu, chi phí, lợi nhuận như sau:
Doanh thu tăng nhiều vào giai đoạn 2020-2021 so với giai đoạn 2019-2020 vì một phần
do yếu tố chi phí, một phần là do đội ngũ nhân trẻ, đầy nhiệt huyết, làm việc tận tâm và
linh động trong mọi tình huống, phần còn lại là do đầu năm 2020 vừa qua là đỉnh điểm
của đại dịch Covid 19 do đó mọi hoạt động còn bị hạn chế đến năm 2021 thì tình trạng
dịch bệnh đã được kiểm soát và việc lưu thông hàng hóa diễn ra tấp nập hơn.
Chi phí tăng với những nguyên nhân như sau: chi phí tăng lên do mỗi năm công ty đầu
tư vào cơ sở vật chất, xây dựng trụ sở chính, bên cạnh đó công ty cũng đầu tư thêm máy
móc thiết bị phục vụ cho các ngành nghề mà công ty đang làm, chi phí thuê xây văn
phòng, thuê kho, chi phí trả lương. Việc cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty
giao nhận, các hãng tàu trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như chào giá cước, dẫn
đến giá cước phải cạnh. Lợi nhuận tăng, do doanh thu tăng nhanh công ty ngày càng có
nhiều niềm tin của khách hàng nhờ vậy mà khách hàng hợp tác với công ty nhiều hơn.
2.1.5 Định hướng phát triển của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific ❖ Tầm nhìn:
Trở thành một trong 10 nhà cung cấp dịch vụ logistics nội địa và oversea hàng đầu tại
Việt Nam, hoàn thiện chuỗi cung ứng dịch vụ logistics, tiến tới xây dựng mạng lưới tầm
khu vực và vươn ra thế giới, góp phần chắp cánh cho hàng hóa Việt Nam đi nhanh hơn
– vươn xa hơn ra khu vực và thế giới. ❖ Sứ mệnh:
Cung cấp dịch vụ logistics với chất lượng tốt nhất, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí
cho khách hàng trên cơ sở luôn nổ lực hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng dịch 18 lOMoAR cPSD| 37186047
vụ. Giao hàng đúng hẹn, đúng nơi khách hàng yêu cầu, đủ số lượng và đảm bảo chất
lượng là sứ mệnh và vinh dự của công ty. ❖ Giá trị cốt lõi:
Cải tiến: Chúng tôi luôn luôn cải tiến chuỗi cung ứng dịch vụ Logistics của mình để
ngày một cải thiện chúng ngày càng tốt hơn và đáp ứng được tất cả nhu cầu của khách hàng.
Trách nhiệm: luôn có trách nhiệm với những dịch vụ mà chúng tôi mang đến, luôn luôn
đem lại sự hài lòng cho khách hàng và lấy đó làm thước đo cho giá trị dịch vụ của công ty.
Con người: mỗi một nhân viên, bộ phận, phòng ban tại công ty được coi là một tài sản
quý giá, luôn luôn đem lại những chính sách tốt nhất cho nhân viên. Giá trị mà mỗi
người tại công ty làm việc là sự tận tâm uy tín và trách nhiệm.
2.2 Tổ chức thực hiện tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific
2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container tại công ty
TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container tại
công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific. 19 lOMoAR cPSD| 37186047
2.2.2 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container công ty
TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Blue Earth là khách hàng của
công ty Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
- Sau khi công ty Blue Earth ký hợp đồng mua bán hàng hóa với công ty Hanwoori
Industry Co.,LTD sẽ bàn giao chứng từ cho công ty Pacific. Chứng từ bao gồm:
+ Hợp đồng thương mại
+ Các thông tin liên quan về lô hàng để làm thủ tục xuất khẩu.
Bước 2: Lấy Booking từ hãng tàu
Vì công ty Pacific không mạnh tuyến Việt Nam – Hàn Quốc nên đã liên hệ với công ty
IUM Logistics để tìm cước tàu hợp lí. Sau quá trình thương lượng đàm phán, công ty
Pacific đã đồng ý book cước tàu từ công ty IUM Logistics của hãng tàu Pan Continental
Shipping Co,.LTD. Công ty IUM Logistics lấy booking confirmation từ hãng tàu với những thông tin sau:
• Số Booking (Booking No): SGN00653852
• Ngày dự kiến tàu đi (ETA): 16.12.2021
• Ngày dự kiến tàu đến (ETD): 22.12.2021
• Tên tàu/ Số hiệu (Vessel /Voyage): STARSHIP URSA / 2115N • POL: HOCHIMINH CITY • POD: KWANGYANG Nhận xét: Điểm hoàn thiện: Điểm chưa hoàn thiện:
Bước 3: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Công ty Pacific sẽ nhận BCT từ công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập
Khẩu Blue Earth để kiểm tra và đối chiếu với Booking cofirmation do hãng tàu cung
cấp. Gồm các chứng từ:
Booking Confirmation
Nhân viên chứng từ của công ty Pacific sẽ kiểm tra tất cả thông tin trên Booking
Confirmation đã chính xác và đầy đủ chưa. Nếu phát hiện có sai sót thì sẽ báo lại với
hãng tàu để sửa lại thông tin cho đầy đủ và chính xác. Kiểm tra xong thì nhân viên sẽ
thông báo và gửi lại cho khách hàng là nhà xuất khẩu (công ty TNHH Thương Mại Dịch 20 lOMoAR cPSD| 37186047
Vụ Xuất Nhập Khẩu Blue Earth) Booking Confirmation cùng với thông tin chi tiết lô
hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng để phía nhà xuất khẩu theo dõi, lập Invoice, lập
Packing List, lấy cont rỗng đưa về kho để đóng hàng và vận chuyển ra cảng.
Commercial Invoice (C/I)
Nhân viên chứng từ của công ty Pacific nhận được C/I từ công ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Blue Earth sẽ kiểm tra lại các thông tin trên C/I đã chính
xác và đầy đủ chưa. Vì C/I là làm chứng từ thanh toán nên cần phải kiểm tra chính xác
các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toàn, điều kiện giao hàng,…. Packing List
Khi nhận được Packing List nhân viên chứng từ của công ty Pacific cũng sẽ kiểm tra
lại các thông tin đã chính xác chưa. Mục đích của Packing list là chỉ ra các thức đóng
gói hàng hóa nên phải chú ý kiểm tra kĩ về số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh, quy
cách đóng gói,… Nhận xét: Điểm hoàn thiện Điểm chưa hoàn thiện
Bước 4: Mượn container rỗng
Công ty IUM Logistics gửi booking note qua email của công ty Pacific, bộ phận
chứng từ sẽ xác nhận, sau đó nhân viên giao nhận sẽ tới cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh) để
trình booking confirmation tại văn phòng đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container
rỗng. Khi đó, liên hệ đội xe đến cảng mà hãng tàu đã kí phát. Trong lúc nhận vỏ
container thì nhân viên cảng sẽ đưa cho nhân viên giao nhận phiếu Equipment
Interchange Recceipt (EIR) để xác nhận container đã được bàn giao.
Khi nhận container rỗng, nhân viên cần tiến hành kiểm tra container rỗng, các chi tiết cần kiểm tra như:
- Bên ngoài container: vỏ méo hay không, số cont có bị mờ không, cửa
containerđóng có chắc chắn và khóa an toàn không, chốt bấm seal như thế nào,…
- Bên trong container: sàn, vách, và nóc container đã được vệ sinh chưa,…
Sau khi kiểm tra nếu mọi thứ đều đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển thì
tiến hành vận chuyển cont về kho để đóng hàng. Còn nếu chưa đảm bảo an toàn thì phải
báo cho cán bộ hải quan để họ tiến hành xác nhận tình trạng của container, hoặc yêu
cầu đổi containert nếu thấy không an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa. 21 lOMoAR cPSD| 37186047 Nhận xét Điểm hoàn thiện Điểm chưa hoàn thiện
Bước 5: Đóng hàng và chuyển hàng ra nơi tập kết
Container rỗng được vận chuyển về kho của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu Blue Earth để đóng hàng. Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi, giám sát
việc đóng hàng, chụp hình tình trạng container hàng và ghi nhận hàng hóa đóng vào
container. Sau khi hoàn thành xong bước đóng hàng sẽ chuyển hàng ra nơi tập kết.
Bước 6: Lập SI và VGM
Lập SI để gửi cho hãng tàu nhằm phát hành Draft Bill. Nên gửi trước thời hạn Cutoff
time để yêu cầu xác nhận và đảm bảo họ đã nhận được trước thời hạn.
Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hoặc cảng đúng thời hạn,
thời hạn trình VGM dựa trên Booking và không được vượt quá quy định. Nếu vượt quá
quy định thì container sẽ không được xếp hàng lên tàu hoặc nếu khai sai khối lượng
container thì mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm. Nhận xét Điểm hoàn thiện Điểm chưa hoàn thiện
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Bộ phận chứng từ của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá PACIFIC sẽ tiến hành làm
thủ tục hải quan để thông quan cho lô hàng dựa vào các chứng từ đã được nhà sản xuất
cung cấp, gồm có: - Hợp đồng ngoại thương - Hóa đơn thương mại - Phiếu đóng gói
Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific sẽ khai báo hải quan thông qua phần mềm
ECUSS5 – VNACCS vì là công ty dịch vụ nên khi khai trên tờ khai hải quan công ty
sẽ sử dụng thông tin của khách hàng (là nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu), theo như
hợp đồng dịch vụ thì khách hàng của công ty là nhà xuất khẩu Công ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Blue Earth.
Từ màn hình desktop nhấp vào biểu tượng của phần mềm ECUSS – VNACCS 22 lOMoAR cPSD| 37186047
Hình 2.2 Biểu tưởng của phần mềm ECUS5 - VNACCS
Sau đó cửa sổ mở ra và công ty sẽ điền tên và mã truy cập, sau đó truy cập vào màn
hình chính, giao diện của màn hình sẽ hiện ra.
Bước 1: Đăng kí hoặc chọn doanh nghiệp/khách hàng khai báo
Truy cập vào trang chủ của phần mềm ECUSS5-VNACCSk, truy cập vào “Hệ thống”
rồi chọn mục “7.1 Danh sách khách hàng (Với đại lý)”. để tìm danh sách khách hàng
đã từng sử dụng dịch vụ bên Công ty. Nếu doanh nghiệp/ khách hàng lần đầu hợp tác
với Công ty thì cần đăng kí thông tin cho doanh nghiệp/ khách hàng tại mục “Thêm
mới”. Sau đó điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp rồi chọn “Ghi” để lưu thông tin
cho doanh nghiệp/ khách hàng và tiếp tục theo chỉ dẫn bên dưới:
Thông tin doanh nghiệp/ khách hàng:
- Mã doanh Nghiệp: 0312957027
- Tên doanh Nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬPKHẨU BLUE EARTH
- Địa chỉ: Lầu 7, Tòa nhà Beautiful Sài Gòn, Số 2 Nguyễn Khắc Viện,, Phường TânPhú,
Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
Ở bước này nếu là doanh nghiệp/ khách hàng đã từng hợp tác thì không cần thêm thông
tin doanh nghiệp mà từ “Trang chủ” cũng chọn “Hệ thống” rồi chọn mục số “7. Chọn
doanh nghiệp xuất nhập khẩu”, tiếp tục nhập mã số doanh nghiệp và thông tin doanh
nghiệp sẽ tự sẽ hiện thị ra rồi nhấn “Chọn”. Tên doanh nghiệp và địa chỉ phải được khai báo bằng tiếng Việt.
Bước 2: Tiến hành nhập thông tin tờ khai xuất khẩu
Để tiến hành nhập thông tin cho tờ khai xuất khẩu, đầu tiên chọn mục “Tờ khai hải
quan” rồi chọn tiếp “Đăng kí mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”.
Sau đó màn hình sẽ hiện thị một ô cửa mới, cần điền đầy đủ thông tin yêu cầu. Lưu ý
các chỉ tiêu có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc điền, hoàn thành thông tin cho những ô màu
trắng, còn các ô màu xám là chi tiết thông tin do hệ thống tự trả về hoặc chương trình 23 lOMoAR cPSD| 37186047
tự tính, không cần nhập vào những chỉ tiêu này. Trong quá trình nhập phía dưới góc trái
màn hình ở mỗi chỉ tiêu sẽ hiện ra “Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết.
NHẬP THÔNG TIN CHUNG CHO TỜ KHAI: 1. Thông tin chung: - Nhóm loại hình:
- Nhóm loại hình: dựa theo mặt hàng xuất khẩu của doanh nghiệp/ khách hàng. VìCông
ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU BLUE EARTH là doanh
nghiệp kinh doanh thương mại nên sẽ chọn mục “ Kinh doanh, đầu tư”.
- Mã loại hình: mã này tương đồng với nhóm loại hình vì vậy khi nhập nhóm loại
hìnhthì hệ thống sẽ tự động chọn mã loại hình và ngược lại khi chọn mã loại hình hệ
thống tự nhập nhóm loại hình, nhập“B11 - XUẤT KINH DOANH, XUẤT KHẨU
CỦA DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ” (Căn cứ vào Quyết định 1357/QĐ-TCHQ Bảng
mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và hướng dẫn sử dụng).
- Cơ quan hải quan: chọn đơn vị hải quan khai báo, nhập “02CI – CHI CỤC HẢIQUAN
CỬA KHẨU CẢNG SÀI GÒN KHU VỰC 1”. Do nơi giao hàng cho Hãng
Tàu là Cảng Cát Lái nên đơn vị khai báo sẽ là Chi cục Hải quan Cát Lái.
- Mã bộ phận xử lí tờ khai: vì là lô hàng xuất khẩu nên tại đây ta chọn mục “2. Đội
thủtục hàng hóa xuất khẩu’.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyểnvà
theo các chứng từ doanh nhiệp/ khách hàng gửi là vận chuyển theo đường biển, nên
ta chọn mục “2. Đường biển (container)”.
- Đơn vị xuất nhập khẩu
Nhập thông tin người xuất khẩu, đối tác nhập khẩu:
+ Người xuất khẩu: Khi đã đăng kí doanh nghiệp/ khách hàng thì thông tin này sẽ được
chương trình lấy tự động cập nhập vì đây là thông tin của đơn vị đang khai tờ khai xuất khẩu. - Mã: 0312957027
- Tên: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU BLUEEARTH
- Địa chỉ: P.705, Lầu 7, Tòa nhà Beautiful Sài Gòn, Số 2 Nguyễn Khắc Viện,, Phường
Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0934042268. 24 lOMoAR cPSD| 37186047
+ Người nhập khẩu: nhập thông tin đối tác của khách hàng/ nhà xuất khẩu. Lưu ý để
tránh hệ thống không chấp nhận và trả về thông báo lỗi thì nên nhập dạng chữ in hoa không dấu.
- Tên: HANWOORI INDUSTRY CO.,LTD
- Địa chỉ: 2343 Geumsanro Chubumyun Geumsangun Chungnam, Korea
- Mã nước: Khi xuất khẩu qua nước nào thì nhập mã nước đó.“KR-KOREA”. VẬN ĐƠN
Số vận đơn: Tờ khai xuất không cần điền số vận đơn, nếu nơi làm thủ tục hải quan đấy
áp dụng số định danh thì hải quan sẽ cho nhập số định danh và được khai là
“122200018817183”. Để khai báo số định danh cho lô hàng xuất khẩu cần có chữ kí số
(Token) của doanh nghiệp, chọn mục “Đăng kí” sau đó nhập số Booking vào bảng rồi
chọn “Ghi” sau đó chọn khai báo và lấy kết quả nếu chưa có số định danh và đăng kí mới số định danh.
- Số lượng kiện: Dựa trên thông tin trên Packing List để điền số lượng kiện cho
chínhxác, nhập “105 BALES”.
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): Dựa trên thông tin trên Packing List để điền
tổngtrọng lượng hàng cho chính xác, nhập “10,680 KGM”.
- Địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Là nơi hàng hóa được đưa đến đểđợi
ngày làm thông quan xuất hàng. Đối với hàng xuất thì địa điểm lưu kho chờ thông
quan dự kiến sẽ là mã tạm của Chi cục Hải quan nơi đăng kí tờ khai hoặc các kho
hàng đã được đăng kí vào hệ thống. Và vì khách hàng/ nhà xuất khẩu chưa có cấp mã
đĩa điểm lưu kho riêng nên trường hợp này sẽ lấy mã tạm của Chi cục Hải quan nơi
đăng kí tờ khai là “02CIS01- TONG CTY TAN CANG SG”.
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Booking tương
ứngvới mục Port of Discharge là mã địa điểm cuối cùng phương tiện vận tải đến và
làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
- Địa điểm xếp hàng: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Booking tương ứng với mụcPort
of Loading là địa điểm xếp hàng hóa lên tàu để vận chuyển xuất khẩu, dựa theo
Booking sẽ chọn “VNCLI – CANG CAT LAI (HCM)”.
- Phương tiện vận chuyển: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Booking và dựa trênphương
thức vận chuyển đã chọn là theo phương thức đường biển, khi nhập tên phương tiện 25 lOMoAR cPSD| 37186047
vận chuyển nên nhập luôn số chuyến của phương tiện vận chuyển. Dựa theo Booking
sẽ chọn “9999 – STARSHIP URSA / 2115N
- Ngày hàng đi dự kiến: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Booking tương ứng với
mụcETD, và theo thông tin nhập cho ngày hàng đi dự kiến là “16/12/2021”. THÔNG TIN HỢP ĐỒNG
- Số hợp đồng: Dựa vào thông tin trên Contract để điền số hợp đồng cho chính xác,nhập
“12-2021/SCT/BE-HANW” - Ngày hợp đồng: 07/12/2021. THÔNG TIN HÓA ĐƠN
Phân loại hình thức hóa đơn: Vì hợp đồng giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu là hợp
đồng kinh doanh ngoại thương nên chọn “A: HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI”.
- Số hóa đơn: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoice để lấy số hóa đơnvà
được nhập là “07122021”
- Ngày phát hành: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoice để lấy thôngtin
ngày phát hành hóa đơn và được nhập là “07/12/2021”.
- Phương thức thanh toán: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Sales Contract
hoặcCommercial Invoice mà bên nhà xuất khẩu và nhập khẩu đã thỏa thuận và hai
bên đã chọn phương tức T/T là chuyển tiền bằng điện nên trong tờ khai ta chọn “KC-
Khác bao gồm thanh toán bằng hình thức TT”.
- Mã phân loại hóa đơn: Tương tự như mục phân loại hình thức hóa đơn nên ta chọn“A
– Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền”.
- Điều kiện giá hóa đơn: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Sales Contract hoặc
Commercial Invoice để lấy thông tin, và ta chọn điều kiện mà hai bên thỏa thuận là “CFR”.
Tổng trị giá hóa đơn: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoice để lấy số
liệu và được nhập là “4,239.96”
- Trị giá tính thuế: thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoice để lấy số
liệuvà được nhập là “4,239.96”.
- Mã đồng tiền của hóa đơn và mã đồng tiền của trị giá tính thuế: sẽ chọn giống nhau,có
thể lấy mã đồng tiền trên Commercial Invoice là USD hoặc đổi ra VND, dựa trên
Commercial ta chọn “USD”. THUẾ VÀ BẢO LÃNH
Người nộp thuế: do công ty là bên người xuất khẩu do đó chon “1”. 26 lOMoAR cPSD| 37186047
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: Công ty nộp thuế ngay không kèm các loại bảolãnh do đó chọn “D”. THÔNG TIN VẬN CHUYỂN
- Ngày khởi hành vận chuyển: Là ngày hàng hóa được xếp lên xe tại kho của
doanhnghiệp, nhập ngày “16/12/2021”.
- Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: Mã kho/ bãi nơi giao hàng cho hãng
tàu,tương tự như mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến, nên ta nhập là
“02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG”.
- Ngày đến của địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: thường trùng với ngày
khởihành vận chuyển nhưng phải đảm bảo là trước hoặc bằng ngày Closing Time trên
Booking, nên ta nhập là “16/12/2021”. Thông tin container
Mã địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: Thông thường sẽ giống với Địa điểm lưu kho
chờ thông quan dự kiến, nên ta nhập “02CIS01”.
- Tên và địa chỉ của địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: Khi nhập mã cho địa điểmxếp
hàng lên xe chở hàng ở mục trên thì hệ thống sẽ tự động cập nhật tên và địa chỉ của
địa điểm đã được chọn. Và được nhập là “TONG CTY TAN CANG SG – 1295
NGUYEN THỊ ĐỊNH, PHƯỜNG CÁT LÁI, QUẬN 2, TP. HỒ CHÍ MINH”.
- Số Container: Để có được số Container thì phải liên hệ khách hàng/ nhà xuất
khẩucung cấp thông tin sau khi bên họ đã đóng hàng lên cont và được nhập là “PCLU2183538”. Danh sách hàng
- Tên hàng (mô tả chi tiết): Thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Packing List để lấy sốliệu,
phải ghi bằng Tiếng Việt và được nhập là “Bao đay cà phê đã qua sử dụng”. - Mã HS:
dựa theo quy định của Cơ quan về mã HS cho từng mặt hàng phải khai báo và được nhập là “63051021”. - Xuất xứ: “VIETNAM”.
- Lượng 1 và Đơn vị tính 1 : Thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoiceđể lấy số liệu.
- Lượng 2 và Đơn vị tính 2: Thông tin này dựa vào Net Weight của Packing List để lấysố liệu. 27 lOMoAR cPSD| 37186047
- Đơn giá hóa đơn: Khi nhập xong Lượng và Trị giá hóa đơn thì hệ thống sẽ tự cậpnhật đơn giá hóa đơn.
- Trị giá hóa đơn: Thông tin này sẽ căn cứ dựa theo Commercial Invoice để lấy sốliệu.
Sau khi đã điền đầy thông tin chung, thông tin Container, danh sách hàng sẽ nhấn
mục “Ghi” để hoàn tất việc khai báo thông tin trên tờ khai xuất khẩu.
Bước 3: Khai trước thông tin tờ khai (ETA)
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại để lưu vào hệ thống sau đó kiểm tra
toàn bộ thông tin chuẩn xác và tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách chọn mã
nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (ETA)” để gửi thông tin, nhân viên chứng từ
dùng chữ ký số (Token) để tiến hành đăng nhập. Tổng cục Hải quan cung cấp để thực
hiện khai và truyền tờ khai điện tử. Nếu các thông tin trên tờ khai điện tờ khai hợp lệ,
hệ thống mạng Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, ngày giờ tiếp nhận, số tờ
khai, ngày giờ đăng kí và chọn mục “lấy phản hồi từ hải quan”, hệ thống sẽ trả về số tờ
khai. Ở bước này có thể bấm quay lại “1. Lấy thông tin tờ khai điện tử Hải quan (EDB)”
để chỉnh sửa thông tin nhưng nếu sang “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)” thì thông tin
sẽ được truyền cho Hải quan và không thể chỉnh sửa lại thông tin nếu muốn chỉnh sửa
lại phải tốn phí. Bước 4: Khai chính thức tờ khai (EDC)
Sau khi nhận được số tờ khai thì tiếp tục chọn mục “3. Khai chính thức tờ khaiv (EDC)”
để đăng kí chính thức cho tờ khai này và nhấn chọn mục “4. Lấy kết quả phân luồng,
thông quan” để nhận kết quả phần luồng cho tờ khai xuất khẩu này.
Bước 5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan:
Kết quả phân luồng cho lô hàng này là Luồng xanh (“Mã phân loại kiểm tra: 1”) nên
không cần xuất trình cho Hải quan về chi tiết hồ sơ (các chứng từ) và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Nhận xét
Bước 7: Thông quan tại cảng lô hàng xuất
Vì nhận được kết quả phân luồng cho lô hàng xuất này là theo Luồng xanh nên lô hàng
công ty không cần chuẩn bị và xuất trình cho Hải quan về chi tiết hồ sơ (các chứng từ)
và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Nếu không phát hiện bất cứ vi phạm nào trong quá
trình thông quan hồ sơ hợp lệ sẽ được thông quan hải quan ngay và chuyển sang bước
thu lệ phí và đóng dấu xong sau đó phúc tập hồ sơ. Nhận xét 28 lOMoAR cPSD| 37186047
Bước 8: Thanh toán Eport
Để thực hiện bước thanh toán Eport cần truy cập vào http://eport.saigonnewport.com.vn
và nhập “tài khoản”, “mật khẩu” và “khu vực giao nhận container” rồi nhấn “đăng
nhập”. Tiếp tục nhập thông tin “mã số thuế”, “số lượng container”, kiểm tra thông tin
nhập và nhấn nút “lưu thông tin”. Sau đó nhập thông tin “chi tiết lô hàng” rồi chọn “Tạo
hóa đơn”, nhấp vào Container cần thanh toán và chọn “Thanh toán bằng ATM cá nhân
nội địa”. Sau khi đã thanh toán thành công, màn hình Thanh toán sẽ trở lại, trên trang
thanh toán sẽ hiện thị là giao dịch vừa thanh toán thành công trong danh sách và đã tạo mã giao dịch. Nhận xét
Bước 9: Thanh lí Hải quan và vào sổ tàu
Sau khi nhận được tờ khai đã thông quan hàng hóa thì nhân viên giao nhận của Công ty
TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá PACIFIC sẽ cầm tờ khai đến bộ phận giám sát để nộp hồ sơ
để thanh lý gồm: - Tờ khai thông quan ( 2 bản) - Mã vạch (2 bản)
Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc
để kiểm tra) tại phòng thanh lí. Cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra đối chiếu thông tin
và ký tên đóng dấu lên mã vạch (vào ô 31: Xác nhận đã qua khu vực giám sát) hàng đã
qua khu vực giám sát và sau đó sẽ được trả lại tờ khai gốc cùng mã vạch đã đóng dấu
của Hải quan. Nộp 2 bộ cho Hải quan, Hải quan chỉ trả lại 1 bộ và 1 bộ hải quan sẽ giữ.
Nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến phòng điều độ cảng. Phòng điều độ sẽ dựa trên
các thông tin của tờ khai để phòng điều độ tiến hành theo dõi: tên tàu, số chuyến, số
container, số seal, trọng lượng hàng hóa và in cho doanh nghiệp 1 tờ giấy và đóng dấu
xác nhận hàng đã vào sổ tàu.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ
được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu. Nhận xét: Điểm hoàn thiện Điểm chưa hoàn thiện
Bước 10: Gửi bộ chứng từ cho khách hàng và thanh toán
Sau khi đã hoàn thành xong các chứng từ liên quan cũng như xong thủ tục thông quan
cho việc xuất khẩu lô hàng, nhân viên chứng từ của Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá 29 lOMoAR cPSD| 37186047
PACIFIC sẽ kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh để gửi bộ chứng
từ lại cho khách hàng/ nhà xuất khẩu và bên cạnh đó Công ty cũng sẽ lưu lại 1 bộ.
Các chứng từ hoàn chỉnh gồm:
- Tờ khai thông quan (01 bản gốc)
- Bảng tờ khai mã vạch đã thông quan và có mộc của Hải quan (bản gốc)
- Phiếu đóng gói – Packing List (01 bản sao y bản chính)
- Booking/ Lệnh giao Container rỗng (01 bản sao y bản chính)
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (01 bản sao y bản chính)
- Giấy kiểm dịch thực vật
Kèm theo các chứng từ hoàn chỉnh trên là 1 bản Denit Note (giấy báo nợ) (1 bản dành
cho khách hàng/ nhà xuất khẩu, và một bản dành cho Công ty) trên đó sẽ gồm các khoản
chi phí mà Công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ (VAT), phí dịch vụ, các chi
phí phát sinh khác,...Giám đốc Công ty sẽ kí tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Sau
đó nhân viên của Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hoá PACIFIC sẽ mang toàn bộ chứng
từ cùng với giấy báo nợ quyết toán với khách hàng/ người xuất khẩu. Nhận xét
2.3 Đánh giá về mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên
container bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
2.3.1 Phương pháp đánh giá.
Thông qua việc phân tích thực trạng quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên
container, tác giả đã rút ra được một số nhận xét đánh giá về mức độ hoàn thiện của quy trình.
Bên cạnh đó, để cụ thể và chính xác hơn trong việc đánh giá mức độ hoàn thiện quy
trình, tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia. Cụ thể: tác giả tiến hành
phỏng vấn các anh, chị tại phòng xuất nhập khẩu công ty Pacific về các vấn đề xoay
quanh nghiệp vụ trong quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container. Các vấn
đề liên quan đến các tiêu chí về tốc độ xử lý lô hàng, tiêu chí về tính chính xác, tiêu chí
mức độ an toàn của hàng hóa và cuối cùng là tiêu chí về tối ưu hóa chi phí sẽ được đưa
vào để đánh giá các nghiệp vụ trong quy trình. Thực hiện phỏng vấn 6 chuyên gia (danh
sách cụ thể được đính kèm ở Bảng 1 phụ lục II) bao gồm:
- 02 nhân viên phòng kinh doanh (01 trưởng phòng và 02 nhân viên) có nhiệm vụ
tìmkiếm, chăm sóc khách hàng và theo dõi lô hàng. 30 lOMoAR cPSD| 37186047
- 02 nhân viên bộ phận chứng từ (01 trưởng bộ phận chứng từ, 01 nhân viên chứng từ)
có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ, chủ yếu là hàng xuất. -
02 nhân viên bộ phận giao nhận (01 trưởng bộ phận giao nhận, 01 nhân viên giao
nhận) có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận, chủ yếu là hàng xuất) - 01 tài xế xe container.
Phỏng vấn các chuyên gia bằng bảng câu hỏi khảo sát với thang điểm đánh giá là 5, do
tác giả xây dựng dựa trên các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ
giao nhận và được đính kèm ở phần phụ lục. (Xem phiếu khảo sát 1 ở Phụ Lục III).
Tổng hợp ý kiến đánh giá của các chuyên gia, đưa ra một đánh giá chung cho từng tiêu
chí và cũng đánh giá được mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của
công ty trong thời điểm hiện tại.
2.3.2 Kết luận về mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên
container tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific.
* Thiết kế, bố trí hợp lý
Bảng 2.2 Bảng kết quả phân tích cho tiêu chí thiết kế bố trí, hợp lý
Kết quả khảo sát tiêu chí này cho thấy, điểm bình quân đánh giá của các anh chị trong
công ty ở mức điểm 3.55, tức đánh giá quy trình qua tiêu chí thiết kế, bố trí hợp lý ở
mức độ trung bình khá, có thể chấp nhận được nhưng vẫn có những điểm chưa hoàn thiện.
Đa số các anh/chị đều đánh giá ở mức điểm 4 và chỉ đánh giá từ mức điểm 2 trở lên.
Bên cạnh những khía cạnh được đánh giá là khá tốt thì cũng có những đánh giá không
cao (2 đến 3 điểm) cho một số khía cạnh của tiêu chí này như: Thiết bị, phương tiện 31 lOMoAR cPSD| 37186047
được bố trí chưa hợp lý để đáp ứng yêu cầu công việc; Nhân viên được bố trí chưa hợp
lý, chưa phù hợp với yêu cầu công việc ở mỗi công đoạn. Và đây cũng là điểm chưa
hoàn thiện trong quy trình giao nhận được đánh giá theo tiêu chí thiết kế, bố trí hợp lý.
Hiện tại, tuy đã đi vào hoạt động ổn định nhưng do nguồn vốn còn hạn chế nên việc đầu
tư về trang thiết bị và phương tiện còn chưa được đầy đủ, hợp lý. Theo anh, Lê Việt
Nhựt - tài xế đội xe công ty Pacific cho biết, những khi hàng nhiều hay phải vận chuyển
giữa nhiều địa điểm xa nhau, việc điều động các phương tiện gặp khó khăn do thiếu
phương tiện hoặc phương tiện ở xa.
Ngoài ra, do công ty thường xuyên tiếp nhận thực tập sinh nên việc bố trí thực tập sinh
thực hiện các công việc khi chưa có kinh nghiệm cũng dẫn đến vài khó khăn trong một
số công đoạn. Nhưng nhìn chung công ty vẫn vận hành ổn nhưng muốn nâng cao chất
lượng với một quy trình hoàn thiện hơn thì phải cải thiện các tình trạng trên.
* Đồng bộ, nhịp nhàng
Bảng 2.3 Bảng kết quả phân tích cho tiêu chí đồng bộ, nhịp nhàng
Tiêu chí này được đánh giá với điểm bình quân là 3.58 điểm, tức mức độ hoàn thiện
quy trình theo tiêu chí đồng bộ, nhịp nhàng cũng là ở mức trung bình khá và vẫn có
những điểm chưa hoàn thiện.
Ở tiêu chí này đa số anh chị đánh giá từ 2 đến 4 điểm. Điểm 5 chỉ xuất hiện ở 2 trong 5
khía cạnh. Nhận thấy mức điểm 2 được đánh giá nhiều ở khía cạnh: Các thiết bị, phương
tiện hoạt động nhịp nhàng. Theo ý kiến của anh Nguyễn Văn Thái - nhân viên giao nhận
tại công ty, hiện tại các phương tiện vận tải hoạt động vẫn chưa được nhịp nhàng do
một số tài xế còn lơ đãng, chưa có kinh nghiệm trong công việc kèm theo sự thiếu hụt
phương tiện trong thời gian cao điểm làm cho quy trình giao nhận hàng lúc đó có sự
gián đoạn, không được nhịp nhàng như mong muốn.
Ngoài ra, mức độ đồng bộ của việc giao nhận chứng từ và hàng hóa chưa được coi là
hoàn thiện vì đôi khi hàng đã giao nhưng bộ chứng từ còn chưa hoàn chỉnh hoặc bộ 32 lOMoAR cPSD| 37186047
chứng từ đã giao nhưng còn sai sót. Những lỗi này ngoài việc do nhân viên chứng từ
còn tồn tại sai sót trong công việc thì còn do yêu cầu của khách trong việc thể hiện
thông tin chứng từ (chủ yếu là B/L) chưa phù hợp với hãng tàu quy định, gây mất thời
gian trong việc điều chỉnh ở đầu xuất và đôi ghi tạo sự khác biệt với các chứng từ khác.
Trên đây là những điểm chưa hoàn thiện theo tiêu chí đồng bộ, nhịp nhàng mà công ty cần phải cải thiện.
* Đáp ứng kịp thời Bảng 2.4 Bảng kết quả phân tích cho tiêu chí đáp ứng kịp thời
Đa số các đánh giá của anh/chị trong công ty Pacific về tiêu chí này đạt ở mức điểm 4
và 5, với mức điểm bình quân là 4.27 tức đánh giá quy trình giao nhận tại công ty ở
mức khá tốt theo tiêu chí đáp ứng kịp thời.
Tại công ty Pacific, bộ phận kinh doanh luôn làm việc rất chuyên nghiệp và trách nhiệm.
Mọi yêu cầu, thắc mắc của khách trước hết sẽ thông qua bộ phận kinh doanh, họ sẽ theo
dõi toàn bộ quy trình của lô hàng và giải đáp thắc mắc của khách hàng. Bộ phận kinh
doanh tại công ty Pacific luôn hỗ trợ, giải đáp kịp thời, khách hàng không phải mất
nhiều thời gian để được tư vấn, hỗ trợ cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, về khía cạnh: Việc tiếp nhận và xử lý kết quả hồ sơ, chứng từ diễn ra một
cách nhanh chóng được các anh chị đánh giá thấp hơn cũng do những nguyên nhân về
sự sai lệch chứng từ đã nêu trên nên việc xử lý chứng từ đôi khi gặp khó khăn hơn. Bên
cạnh đó, bộ phận chứng từ và giao nhận cũng có nhiều anh/chị có kinh nghiệm nên cũng
phối hợp để việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ không mất quá nhiều thời gian, giải quyết kịp
thời những tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển. * Tin cậy 33 lOMoAR cPSD| 37186047
Bảng 2.5 Bảng kết quả phân tích cho tiêu chí tin cậy
Theo kết quả khảo sát, số điểm đánh giá cho tiêu chí này nằm trong khoảng 4 đến 5
điểm, với điểm bình quân là 4.37. Điều này cho thấy, yếu tố tin cậy mà Công ty Pacific
gầy dựng trong lòng khách hàng khá tốt.
Khách hàng luôn nhận được hàng hóa và chứng từ trong khoảng thời gian quy định,
đúng địa điểm. Mặc dù thỉnh thoảng có xảy ra chậm trễ, sai sót về mặt chứng từ do sự
sai sót của nhân viên cũng như sự khác nhau về yêu cầu của các bên, nhưng công ty
Pacific luôn cố gắng cung cấp cho khách một dịch vụ tốt nhất. Dịch vụ chăm sóc khách
hàng luôn được công ty Pacific đặt lên hàng đầu vì đối với công ty lợi ích của khách
hàng tức là lợi ích của công ty.
Đối với hàng nhập, công ty luôn giao hàng về kho khách hàng đúng hạn và đúng địa
điểm. Theo anh Trần Tân Hiệp - trưởng bộ phận kinh doanh cho biết, những khách hàng
hiện tại của công ty luôn có đánh giá tốt và sự tin cậy đối với công ty Pacific. Có những
khách giao toàn bộ quy trình cho công ty chủ động giải quyết.
Vì thế, về việc tạo sự tin cậy trong lòng khách hàng thì đây là một điểm mạnh của công ty Pacific. * An toàn
Bảng 2.6 Bảng kết quả phân tích tiêu chí an toàn 34 lOMoAR cPSD| 37186047
Hơn mọi tiêu chí khác, về tính an toàn trên các phiếu khảo sát đều được đánh giá ở mức
điểm tối đa (mức điểm 5). Điều này cho thấy công ty Pacific luôn đảm bảo an toàn cho
hàng hóa và mọi thông tin liên quan lô hàng.
Tuy hiện tại có sự thiếu hụt về các phương tiện vận tải của công ty, tuy nhiên các phương
tiện này luôn được kiểm tra, bảo trì để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và
không ảnh hưởng đến hàng hóa.
Từ khi thành lập công ty Pacific chưa nhận được phàn nàn nào của khách về sự tổn thất
về hàng hóa trong quá trình vận chuyển hay sự thất thoát về thông tin doanh nghiệp,
thông tin lô hàng. Đây là điểm mạnh mà công ty Pacific vẫn luôn duy trì trong suốt quá
trình hoạt động để giữ vũng được niềm tin của khách hàng.
*Nhận xét chung:
Nhìn chung quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển của
công ty Pacific hiện tại vẫn đang ở mức khá. Bên cạnh những tiêu chí mà công ty Pacific
tự tin sẽ đáp ứng tốt trong khi thực hiện quy trình như: an toàn, tin cậy, chăm sóc khách
hàng một cách tốt nhất,...thì cũng có những khía cạnh chưa được hoàn thiện và được
đánh giá ở mức điểm thấp. Những điểm này chủ yếu do sự bố trí nhân viên, thiếu hụt
về phương tiện vận chuyển, sai lệch chứng từ và tốn nhiều thời gian chỉnh sửa. Về lâu
dài, với những điểm không hoàn thiện đã nêu trên sẽ gây ra những ảnh hưởng, bất cập,
làm cho sự phát triển về lĩnh vực dịch vụ này của công ty chậm lại, khó có thể cạnh
tranh với các đối thủ cùng ngành.
2.4 Dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng nguyên
container tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific giai đoạn 20232025.
2.4.1 Các nhân tố bên ngoài
Môi trường pháp luật
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến
nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường
luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá
đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như
sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những
quốc gia kể trên hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng
hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu. 35 lOMoAR cPSD| 37186047
Môi trường chính trị, xã hội.
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho
quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương
nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan
trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường
Môi trường khoa học công nghệ
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng
nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác.
2.4.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp Cơ
sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho
hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham
gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện
container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang
thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý
mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy
tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết
bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng
và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy đủ sẽ
gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá. Tuy nhiên, để có thể xây
dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một
lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng
tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính
toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi
thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng. 36 lOMoAR cPSD| 37186047
Trình độ chuyên môn
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất
để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những
người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có
sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong
khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được
đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau. TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Ở chương này, tác giả phân tích từng bước trong quy trình giao nhận xuất khẩu hàng
nguyên container bằng đưởng biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific. Bên
cạnh đó, cũng đưa ra nhận xét về các điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện trong các
bước của quy trình để chúng ta có thể thấy được thực trạng hiện tại của công ty. Từ đó,
có thể nắm bắt những cơ hội cũng như tạo động lực để vượt qua thách thức mà công ty
phải đối mặt trong giai đoạn sắp tới. 37 lOMoAR cPSD| 37186047
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT
KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC.
3.1 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện nghiệp vụ
3.1.1 Định hướng hoàn thiện nghiệp vụ
Trong giai đoạn tới, công ty Pacific có những định hướng trong việc hoàn thiện hơn
quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển, cụ thể là:
- Ưu tiên mở rộng nguồn nhân lực cho các bộ phận: Phòng kinh doanh, phòng
xuấtnhập khẩu, bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận, phòng kế toán. Công ty sẽ kiểm
tra chất lượng thông qua số lượng nhân viên của từng bộ phận để nâng cao hiệu quả bố
trí và sử dụng nguồn nhân lực. Từ đó, khắc phục được các điểm chưa hoàn thiện. Hạn
chế bố trí nhiều thực tập sinh thực hiện các nghiệp vụ quan trọng, mức độ làm việc của
nhân viên chưa cao, chuyên môn chưa vững vàng dễ gây ra nhiều sai sót.
- Tập trung nguồn nhân lực, cơ sở vận chất để duy trì và đẩy mạnh các điểm
đanghoàn thiện trong các quy trình.
- Giai đoạn 2023-2025, đẩy mạnh đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị của
côngty, các phương tiện vận tải để giải quyết vấn đề thiếu hụt phương tiện vào những lúc hàng nhiều.
- Tiến hành đầu tư và xây dựng một hệ thống thiết bị công nghệ, phần mềm
hiệnđại. Triển khai và áp dụng các công nghệ mới vào quy trình giao nhận của công ty.
Từ đó, giải quyết được các sự cố do máy móc gây ra, làm chậm trễ khi vận hành hoạt động giao nhận.
3.1.2 Mục tiêu hoàn thiện nghiệp vụ
- Đến năm 2025, 100% các lô hàng giao nhận được xử lý trôi chảy bởi số lượng
vànăng lực nhân viên bố trí tại các bộ phận, các khâu đáp ứng tốt cho các hoạt động
nghiệp vụ. Tổng số lượng nhân viên tăng từ 5-10 người trở lên, trong đó số lượng nhân
sự có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm chiếm từ 70-80%. Tất cả nhân sự đều
được bố trí hợp lý để phát huy tốt năng lực, giải quyết nhanh chóng 100% các vấn đề nghiệp vụ phát sinh.
- Không xảy ra hiện tượng thiếu hụt phương tiện vận chuyển, tất cả trang thiết
bịđều được hiện đại hóa đảm bảo quá trình giao và nhận hàng an toàn, đúng thời gian 38 lOMoAR cPSD| 37186047
quy định. Bổ sung thêm lượng phương tiện vận chuyển tối thiểu 2-4 xe đầu kéo mới và
1 xe tải, hiện đại, an toàn, có thể đáp ứng mọi lúc, mọi nơi.
- Quy trình giao nhận của Công ty Pacific là một quy trình hiện đại với mức độ
ápdụng khoa học - công nghệ cao. Ứng dụng được 2-3 chương trình, phần mềm trong
qúa trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận cũng như vận hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thành công trong việc kêu gọi thêm vốn đầu tư và lợi nhuận đạt được từ
hoạtđộng giao nhận mỗi năm tăng 5-10% so với năm trước để quy trình giao nhận của
công ty dễ dàng hoàn thiện hơn nhờ có nguồn tài chính đầu tư vào các yếu tố: trang
thiết bị, phương tiện, nguồn nhân lực và cả chi trả trước phí làm hàng.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ.
3.2.1 Hoàn thiện khâu kiểm tra chứng từ nộp cho Hải quan kiểm tra
Cơ sở đưa ra giải pháp
- Đưa ra các giải pháp để hoàn thiện các bước có liên quan tới công việc kiểm
trabộ chứng từ và chuẩn bị các chứng từ cần thiết để trình cho cơ quan Hải quan kiểm
tra, thông quan hàng hóa…
- Đồng thời chú trọng đào tạo nhân viên chuẩn bị chứng từ một cách thành
thạo,khắc phục một số lỗi mà nhân viên thường mắc phải. Vì các nguyên nhân chủ yếu
dẫn đến tình trạng sai sót đều bắt nguồn từ nhân viên, phải tìm ra các giải pháp để khắc
phục tối đa tính chủ quan và tăng tính chuyên môn nghề nghiệp, đảm bảo khâu này
được hoàn thành sớm nhất và chính xác nhất, rút ngắn thời gian bước đầu và là cơ sở
để mau chóng hoàn thiện các bước tiếp theo của quy trình.
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chu đáo, và
cótrình độ chuyên môn nghề nghiệp về lĩnh vực giao nhận Xuất nhập khẩu.
- Các chứng từ trong ngoại thương thường viết bằng tiếng anh nên những nhân
viênnày đòi hỏi phải có trình độ tiếng anh tốt, đọc và hiểu được các điều khoản trong
một hợp đồng và các chứng từ quan trọng khác, để xem xét và phát hiện sai sót một cách chính xác nhất.
- Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra thật kỹ về nội dung, đối chiếu
cácchứng từ có khớp với nhau không, nếu có sai sót thì phải báo ngay cho người bán
để kịp thời sửa chửa vì để sửa chữa một chứng từ mất khá nhiều thời gian, có thể liên 39 lOMoAR cPSD| 37186047
lạc ngay qua điện thoại, mail hoặc gặp mặt trực tiếp, để báo lại những chỗ sai, thiếu sót
để khách hàng điều chỉnh trong thời gian sớm nhất.
- Trước khi nộp bộ chứng từ và tờ khai cho Hải quan kiểm tra, nhân viên cần
kiểmtra cẩn thận đầy đủ số lượng chứng từ, bản gốc và bản photo. Kể cả kiểm tra lỗi
đánh máy của một số công văn, văn bản.
- Các trang thiết bị như điện thoại, máy in, máy fax, máy scan, máy photo phải
luônđược bảo dưỡng và trong tình trạng hoạt động tốt để đề phòng trong trường hợp
chuẩn bị các giấy tờ và gửi một cách nhanh chóng, kịp thời.
Kết quả đạt được từ giải pháp
- Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ được rút ngắn lại, và được thựchiện
nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã có kinh nghiệm. - Đảm bảo tính thống
nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời kiểm tra phát hiện
sai sót và sửa chữa một cách kịp thời.
- Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm được thời gian di chuyển,
tiếtkiệm chi phí làm hàng.
3.2.2 Hoàn thiện bước khai Hải quan điện tử
Cơ sở đưa ra giải pháp
- Đề ra các giải pháp dựa trên các thủ tục, quy định và trình tự của hệ thống
khaibáo Hải quan điện tử và chi cục Hải quan. Và đặc biệt là những thông tư mới được
ban hành của Tổng Cục Hải quan về việc thay đổi hệ thống khai báo Hải quan điện tử,
cũng như thay đổi về mặt thủ tục, quy định làm việc tại Hải quan, công ty cần nhanh
chóng đưa ra các biện pháp giải quyết các vấn đề còn vướng mắc để có thể đáp ứng với
nhu cầu và tình hình hiện tại.
- Nhanh chóng nắm bắt và triển khai và có sự thay đổi phù hợp nhất. Phần
mềmkhai báo hải quan điện tử thường xảy ra những lỗi mà nguyên nhân có thể là do hệ
thống mạng hoặc do cá nhân thực hiện sai, yêu cầu cần phải tìm ra nguyên nhân và đưa
ra các giải pháp khắc phục một số lỗi thường xảy ra trong bước này.
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Để thực hiện tốt giải pháp này cần phải có nguồn vốn để đầu tư trang thiết bị
vănphòng một cách tốt nhất, đầu tư sử dụng những máy tính riêng để phục vụ việc khai
hải quan điện tử. Đảm bảo không có lỗi nào nguyên nhân là do máy tính văn phòng.
Những máy này cần được kiểm tra, bảo trì thường xuyên, không bị vi rút hay bị lỗi. 40 lOMoAR cPSD| 37186047
- Công ty nên sử dụng, cài đặt phần mềm khai báo Hải quan điện tử của
nhữngCông ty có chất lượng, uy tín và tin cậy, như Thái Sơn, FPT,…Đồng thời tạo mối
quan hệ tốt thân thiết với các Công ty này cũng như liên hệ với trung tâm dịch vụ chăm
sóc khách hàng để có được sự giúp đỡ khi cần thiết.
- Liên tục cập nhật các thông tin về các quy định, chính sách thay đổi từ cục
Hảiquan, để nắm rõ các bước thực hiện và có sự điều chỉnh phù hợp.
- Hiện nay, thủ tục khai hải quan đều bắt buộc khai bằng điện tử nên cần phải
nhanhchóng khắc phục sự cố khi gặp vấn đề trong việc khai báo Hải quan điện tử. Có
thể khắc phục bằng cách liên hệ với tổng cục Hải quan để yêu cầu kiểm tra hệ thống
tiếp nhận và sửa chữa kịp thời nếu có sự cố xảy ra. Nếu là lỗi do phần mềm, liên lạc
ngay với Công ty cung cấp để được hỗ trợ kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ làm hàng.
- Tập trung đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn, trình độ về nghiệp vụ
khaibáo hải quan điện tử, phần mềm khai báo Hải quan điện tử, sử dụng thành thạo máy
tính, ứng dụng tin học văn phòng.
- Thường xuyên cho nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kỹ năng sử dụng
phầnmềm khai báo Hải quan điện tử hoặc có thể đến Trung tâm dữ liệu và công nghệ
thông tin- Cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh, tại đây thường xuyên có mở các lớp
hướng dẫn miễn phí cho nhân viên thực hiện khai báo Hải quan.
- Cần phải nhập các thông tin theo yêu cầu của từng mục trong phần mềm khai
báohải quan một cách đầy đủ và chính xác. Nhân viên cần xem xét kỹ mặt hàng mình
đang làm để áp thuế cho đúng.
- Cần phải xác định đúng loại mặt hàng mình đang làm để xác định mã HS
chođúng và chính xác. Có rất nhiều cách để biết được chính xác mã HS, có thể tham
khảo trực tuyến trên website, hay tài liệu, sách hướng dẫn. Sau khi nhập các thông tin
cần hiết vào phần mềm, trước khi truyền dữ liệu tới Chi cục Hải quan, nhân viên nên in
thử tờ khai trước, kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn các thông tin trên tờ khai là đúng.
- Nếu có sai sót về mã HS thì sửa ngay lại trên phần mềm rồi mới chính thức
truyềndữ liệu đi để nhận kết quả tờ khai. Để thực hiện bước này tốt nhất là cử ra một
nhân viên chuyên đảm nhiệm việc khai Hải quan điện tử, nhân viên đó sẽ có kinh
nghiệm trong việc nhập dữ liệu trong phần mềm, công đoạn này sẽ nhanh và đơn giản hơn. 41 lOMoAR cPSD| 37186047
- Khi gặp sự cố mà nguyên nhân phát sinh là tại Công ty, lỗi do máy tính, phầnmềm
hay nhân viên thực hiện khai báo mà vẫn không thể khắc phục nhanh nhất, trong trường
hợp khẩn cấp đó Công ty có thể nhờ dịch vụ chuyên về khai báo hải quan điện tử bên
ngoài để thực hiện lên tờ khai cho lô hàng.
- Kiến nghị với cơ quan Hải quan cho phép đăng ký tờ khai bằng thủ công trực
tiếptại cảng, Hải quan, nhằm tránh trường hợp lỗi do hệ thống mạng, dẫn đến không thể
tiến hành lên tờ khai Hải quan điện tử đúng thời gian cho phép.
Kết quả đạt được từ giải pháp
- Bước khai hải quan điện tử sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nhờ đội ngũ nhân
viênđã có kinh nghiệm, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ và đi lại cho Công
ty và nhân viên, hạn chế được các trường hợp sai sót thường xảy ra.
- Tờ khai được kiểm tra một cách kỹ càng, nhân viên sẽ không phải mất thời
giancho việc đi tới Hải quan để sửa tờ khai.
- Tránh được tình trạng áp nhầm mã HS, nếu áp nhầm mã này thì sẽ kéo theorất
nhiều hệ lụy như: truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung hoặc xin hoàn thuế, làm thủ
tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ… Công ty có các phương án dự phòng khi
trường hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng khi giải quyết tình
huống. - Hoàn thiện tốt nhất khâu lên tờ khai Hải quan điện tử, Công ty có thể tự
tin về trình độ chuyên môn.
3.2.3 Cải tiến khâu chuẩn bị tiền và thanh toán
Cơ sở đưa ra giải pháp
- Hiện nay việc chuẩn bị tiền để thanh toán cho các khoản phí được thực hiện
trongquy trình giao nhận như phí đi lấy lệnh giao hàng bao gồm các khoản phí chứng
từ, phí xếp dỡ, phí vệ sinh,…phí đóng tại cảng khi đi in phiếu EIR, và một số khoản phí
khác là việc cần phải được dự tính và thực hiện trước.
- Những khoản phí phải thanh toán thường rất lớn, tùy thuộc vào từng số lượng
củacác lô hàng cụ thể, có nghĩa là trong quá trình di chuyển nhân viên giao nhận phải
đem theo một khoản tiền lớn, điều này gây khó khăn và nguy hiểm cao, ảnh hưởng đến
nhân viên và thời gian thực hiện giao nhận.
- Một số trường hợp phát sinh khác có liên quan tới tiền và thanh toán. Từ đó
đòihỏi Công ty cần phải đưa ra các giải pháp để khắc phục tình trạng chậm trễ do chuẩn
bị tiền không kịp. Cũng như cải tiến các hình thức thanh toán, bắt kịp với xu hướng hiện 42 lOMoAR cPSD| 37186047
nay là thanh toán qua ngân hàng, hay sử dụng dịch vụ Internet Banking,…Công ty cần
phải hướng tới một tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp hơn.
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Để đảm bảo luôn đáp ứng kịp thời lượng tiền để làm hàng, nhân viên giao nhận
sẽđề nghị Công ty tạm ứng một khoản tiền để thanh toán chi phí làm hàng cho lô hàng.
Hoặc cách khác, kế toán của Công ty hoặc nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu,
Hải quan để tính được chính xác mức phí và thông báo cho Công ty trực tiếp thanh toán
các chi phí này cho hãng tàu hay Hải quan bằng chuyển khoản mà không cần nhân viên giao nhận thực hiện.
- Nhân viên kế toán của Công ty giao nhận phải linh hoạt trong khâu thanh toán
cácchi phí phục vụ việc làm hàng, liên hệ thường xuyên với nhân viên giao nhận để
phối hợp thực hiện một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất. Đảm bảo các khoản tiền
được chuẩn bị trước, tránh nhân viên bị động, lúng túng, gây khó khăn trở ngại cho nhân viên giao nhận.
- Khi thanh toán các khoản tiền cho ngân hàng hay hãng tàu nhân viên giao
nhậnphải kiểm tra kỹ nội dung trên hóa đơn đã đúng tên Công ty, mã số thuế, địa chỉ
của Công ty để tránh xảy ra sai sót, gặp khó khăn trong việc thanh toán lại các chi phí làmhàng với khách hàng.
- Hiện nay dịch vụ đăng ký và mở tài khoản tại các ngân hàng đang rất phổ biến
vớinhiều hình thức ưu đãi, Công ty lựa chọn ngân hàng mà mình cảm thấy uy tín và tin
tưởng và thích hợp nhất để mở tài khoản cho tất cả các nhân viên giao nhận.
Kết quả đạt được từ giải pháp
- Việc thanh toán sẽ được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực hiện
tiếpcác khâu khác trong quy trình giao nhận.
- Tiết kiệm được chi phí đi lại, tránh được nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc.
Tăngtính chuyên nghiệp cho dịch vụ của Công ty.
3.2.4 Đảm bảo khâu vận chuyển
Cơ sở đưa ra giải pháp
- Đặc điểm vận chuyển đối với từng hàng hóa và tình trạng giao thông thường
thayđổi liên tục, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, cũng như quy định về việc xử
phạt xe quá tải được nhà nước ban hành, thực thi trong thời gian gần đây, đặc biệt là đối 43 lOMoAR cPSD| 37186047
với xe có trọng tải nặng như xe container nên đòi hỏi Công ty phải nhanh chóng có các
biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời và hợp lý.
- Bên cạnh đó cần phải tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa Công ty giao nhận
vàhãng vận tải, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển liên tục. Vận chuyển hàng hóa về
kho kịp thời, giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng. Đó cũng là động lực để Công ty
nhanh chóng triển khai việc nâng cao cơ sở vật chất hạ tầng như xây thêm kho bãi để
chứa hàng và đầu tư thêm các phương tiện vận chuyển hàng hóa như xe chở container,
xe tải loại vừa và lớn.
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Trước hết để đảm bảo được xe chở container không bị thiếu, Công ty nên tự
trangbị xe và hợp tác với các hãng vận tải để đáp ứng hết nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
- Ngoài việc chú trọng chở hàng nguyên container, Công ty cần chủ động liên
hệvới các hãng vận tải chuyên chở hàng lẻ, hàng rời, và ký hợp đồng vận tải đảm bảo
thực hiện công tác chuẩn bị xe để vận chuyển hàng hóa. Nhân viên bộ phận vận chuyển
và bộ phận giao nhận kết hợp chặt chẽ để đảm bảo có xe vận chuyển kịp thời.
- Công ty nên đặt xe với hãng vận tải trước khi hoàn thành thủ tục thông quan
vàphải đảm bảo đáp ứng đủ số lượng xe theo yêu cầu để kéo cont ra khỏi cảng và đưa
về kho kịp thời gian quy định.
- Bộ phận giao nhận báo với bộ phận vận chuyển để sắp xếp liên hệ với bên vận
tải,để tiến hành điều xe ra cảng và nhân viên giao nhận giao phiếu giao nhận (Equipment
Interchange Receipt _ EIR). Đặc biệt, lưu ý khi giao phiếu EIR cần phải có xác nhận
của người bên hãng vận tải, bằng cách nhân viên giao nhận sẽ chụp lại hình ảnh của
phiếu EIR hoặc đề nghị nhân viên vận tải ký tên xác nhận, để khi mất phiếu thì nhân
viên giao nhận có thể xin Hải quan cảng cấp lại để lấy hàng hóa ra khỏi cảng cũng như
phân chia trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.
- Vì đây là hàng vận chuyển bằng container nên hàng hóa ở trong nhân viên vận
tảikhông nắm rõ nên bên giao nhận cần nhắc nhở về tình trạng, đặc điểm hàng hóa để
có thể vận chuyển về đích an toàn, không gây nguy hại, hư hỏng. Đồng thời nhân viên
vận tải và nhân viên giao nhận phối hợp khảo sát địa hình, quãng đường vận chuyển tới
đích một cách kỹ càng.
- Xe chở container là loại xe hạng nặng và kích cỡ lớn nên không thể đi ở
nhữngtuyến đường nhỏ hẹp, hay tuyến đường gồ gề, bị xuống cấp,… 44 lOMoAR cPSD| 37186047
- Cần tranh thủ thời gian để tìm hướng đi phù hợp và đúng với quy định đường
bộ,tránh đi vào các tuyến đường cấm xe container cũng như về thời gian vận chuyển và
vi phạm các lỗi giao thông khác.
- Nhân viên giao nhận Công ty nên thường xuyên liên lạc người vận chuyển để
nắmrõ tình hình hiện tại và khắc phục sự cố nếu có kịp thời. Nếu có các tình huống,
trường hợp gây khó khăn thì phối hợp đưa ra các phương án xử lý kịp thời, và các
phương án dự phòng khác.
Kết quả đạt được từ giải pháp
- Khâu vận chuyển được chuẩn bị một cách kỹ càng nhất, hàng hóa được về
khohoặc giao cho khách trong thời gian sớm nhất có thể, điều này không những đem
lại lợi ích cho Công ty mà còn đảm bảo quá trình kinh doanh sản xuất.
- Bên cạnh đó, còn có mối quan hệ tốt với hãng vận tải, đảm bảo cho Công ty
luônluôn có xe vận chuyển giao hàng đúng thời gian, địa điểm quy định để hoàn thành
quá trình giao nhận tốt nhất.
- Đồng thời chấp hành đúng quy định của nhà nước đã ban hành, chấp hành
đúngluật an toàn giao thông đường bộ, hình ảnh của Công ty trở nên đẹp hơn.
- Có thể chi phí bỏ ra để thực hiện giải pháp này sẽ cao hơn so với bình
thườngnhưng đổi lại sẽ là uy tín, chất lượng và hiệu quả cao, đó là điều một Công ty cần hướng tới.
3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ
3.3.1. Kêu gọi đầu tư, nâng cao nguồn vốn để tạo điều kiện cho đầu tư trang
thiết bị, khoa học - công nghệ và các khoản chi tiêu khác vào việc hoàn thiện quy
trình giao nhận hàng hóa
Hiện tại vấn đề tài chính của công ty đang gặp khó khăn và được dự đoán là sẽ gây
cản trở trong việc vận hành các hoạt động kinh doanh. Công ty Pacific cần có một nguồn
tài chính mạnh hơn để có thể tập trung đầu tư những điểm còn hạn chế trong quy trình giao nhận.
Công ty cần phải kêu gọi thêm vốn đầu tư bên ngoài và nâng cao lợi nhuận hằng năm
bằng việc đẩy mạnh kinh doanh hoặc có thể vay thêm vốn ngân hàng khi thật sự cần
thiết. Để thực hiện giải pháp này, công ty cần phải có lộ trình thực hiện sau: - Trước hết,
giai đoạn 2022-2023, để thu hút vốn đầu tư công ty cần xây dựng một hình ảnh đẹp
trong lòng khách hàng và các nhà đầu tư vì ở giai đoạn này nền kinh tế nước ta do còn 45 lOMoAR cPSD| 37186047
ảnh hưởng bởi hậu dịch Covid-19 và khủng hoảng kinh tế thế giới nên khó có thể tìm
kiếm sự đầu tư từ các doanh nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp. Thực hiện bằng cách: -
Tổ chức một đội nhân viên phụ trách việc đẩy mạnh các hoạt động marketing
trêntrang web công ty hoặc các trang mạng xã hội (facebook, zalo,...); -
Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng cho những khách hàng hiện tại một
cách tốtnhất, nhanh chóng, đúng thời gian địa điểm, an toàn thông tin và hàng hóa, thái
độ chuyên nghiệp và có chế độ chăm sóc khách hàng tốt nhất; -
Tham gia các diễn đàn, hội thảo về lĩnh vữ logistic để các doanh nghiệp và nhà
đầu tư biết đến công ty Pacific. -
Duy trì và tạo nhiều mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác, các hãng tàu, cơ
quanhải quan, các tổ chức kinh tế khác. -
Giai đoạn 2023-2025, các nhà quản trị tích cực tìm kiếm các cơ hội, giao lưu gặp
gỡvới các nhà đầu tư để kêu gọi góp vốn. Đến lúc đó, sẽ dựa vào tình hình thực tế của
công ty để đưa ra mức góp vốn cho các nhà đầu tư. Thuyết phục và đưa ra một thỏa
thuận có lợi nhất cho cả công ty Pacific và các nhà đầu tư. -
Ngoài ra, trong suốt hai giai đoạn này công ty vẫn tiếp tục đẩy mạnh kinh
doanh.Đẩy mạnh năng lực phòng kinh doanh để tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới.
Cắt giảm một số chi phí không cần thiết để nâng cao lợi nhuận hằng năm. -
Bên cạnh đó, ngoài việc kêu gọi đầu tư công ty Pacific còn có thể vay vốn ngân
hànghoặc tham gia các hoạt động tài chính như thị trường chứng khoán,...Tuy nhiên,
cần cân nhắc kỹ lưỡng hành động này vì đây là thị trường có đầy rủi ro.
3.2.2. Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị chủ yếu là các phương tiện vận chuyển
Cơ sở vật chất trang thiết bị và phương tiện vận chuyển của công ty Pacific hiện còn
nhiều hạn chế. Biện pháp đầu tư và nâng cấp là thật sự cần thiết cho quá trình hoàn thiện
quy trình trong giai đoạn tới. Để thực hiện biện pháp này công ty Pacific cần tiến hành theo lộ trình: -
Giai đoạn 2022-2023: Do ảnh hưởng hậu dịch bệnh và khủng hoảng kinh tế
nhưngcông ty vẫn có lượng đơn hàng nhất định. Vì vậy, công ty chủ yếu là đội xe, các
tài xế cần theo dõi tình trạng hoạt động của các phương tiện để bảo trì định kì hoặc khắc
phục kịp thời để đảm bảo tính an toàn và thời gian vận chuyển. Bên cạnh đó, các nhân 46 lOMoAR cPSD| 37186047
viên tại văn phòng cũng phụ trách theo dõi tình trạng các máy móc thiết bị để nhanh
chóng sửa chữa khi gặp vấn đề, tránh việc ứ đọng công việc. -
Giai đoạn 2024-2025: Khi nguồn tài chính của công ty có thể đáp ứng cho các
hoạtđộng đầu tư và lượng hàng ngày một tăng bằng giải pháp đã đề ra ở trên, ban quản
trị cần chủ động đầu tư thêm 02-04 xe đầu kéo, 01 xe tải để đáp ứng tốt việc vận chuyển
cùng lúc nhiều lô hàng các loại. Ngoài ra, cần thay mới các máy móc thiết bị văn phòng
đã cũ nhằm hoàn thành các công việc nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, tránh bị gián đoạn.
Tuy nhiên các khoản đầu tư cũng cần phải cân nhắc để tránh việc đầu tư lãng phí, không
mang lại hiệu quả kinh doanh.
3.2.3. Ứng dụng thành tựu phát triển khoa học - công nghệ vào các máy móc thiết
bị, công nghệ phần mềm sử dụng trong quy trình giao nhận -
Ở thời đại công nghệ 4.0, việc áp dụng khoa học - công nghệ vào quy trình làm
việclà cần thiết để có một quy trình hiện đại, bắt kịp xu thế phát triển, đặc biệt là tiết
kiệm thời gian, chi phí làm hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường này. Do
đó công ty Pacific cần có biện pháp áp dụng khoa học công nghệ vào quy trình hoạt
động của mình với cách thức sau: -
Liên tục theo dõi, nắm bắt tiến độ phát triển khoa học - công nghệ hiện đại để
kịpthời tiếp thu, áp dụng vào quy trình tại công ty. -
Khi có máy móc, phần mềm, chương trình, phát minh mới ra đời, suy xét tính
cầnthiết và ra quyết đinh đầu tư vào sử dụng các phần mềm, chương trình hay các máy
móc, thiết bị tự động để tiết kiệm thời gian, chi phí làm hàng. -
Cho nhân viên đi tìm hiểu và học hỏi cách sử dụng các thiết bị, phần mềm, máy
mócvào thực tế trước khi đầu tư để có thể sử dụng nhanh chóng sau khi đầu tư vào sử
dụng cho quy trình của công ty. Càng sớm áp dụng khoa học - công nghệ hiện đại vào
quy trình giao nhận công ty càng sớm chiếm được lòng tin của khách hàng, càng sớm
nâng cao vị trí cạnh tranh trên thị trường logistics. Tuy nhiên, việc đầu tư này cũng phụ
thuộc vào tình hình tài chính của công ty. TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Hiện nay, thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu
ngày càng phát triển thì trong đó giao nhận hàng hóa là nghiệp vụ quan trọng nhất trong
ngành xuất nhập khẩu. Để có thể đạt được một kết quả như mong muốn và có thể giải 47 lOMoAR cPSD| 37186047
quyết những vấn đề trong nghiệp vụ giao nhận thì Nhà nước cùng với các bộ ngành liên
quan cần phải có thời gian, từng bước để có thể giải quyết những khó khăn và có thể
đưa ra các giải pháp phù hợp với từng giai đoạn phát triển của xã hội.
KẾT LUẬN CHUNG 48