Câu 3. Học viên trình bày
- Phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính (6 điểm)
Bao gồm: quy trình, thủ tục, trách nhiệm và các nội dung
nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính.
- Nêu ví dụ minh họa (4 điểm)
Có thể các ví dụ trong số sau đây:
+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ được chỉnh lý;
+ Phương án phân loại chi tiết một phông lưu trữ;
+ Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ được chỉnh lý;
+ Một vài trang (nhóm, mục) của mục lục hồ sơ;
+ Mục lục tài liệu đề nghị loại hủy kèm bản thuyết minh.
………………………….
Quy trình và trách nhiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính: lOMoARcPSD|414 878 72 lOMoAR cPSD| 41487872
Bước 1: Giao, nhận tài liệu
Chuẩn bị chỉnh lý
- Quá trình xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện
việc giao nhận tài liệu.
- Giao nhận theo m, cặp, hộp (tài liệu quan trọng)
- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản.
Mục đích của việc lập biên bản giao, nhận tài liệu
- Quản lý chặt chẽ khối tài liệu được xuất khỏi kho.
- Để truy cứu trách nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với tài liệu.
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
- Khi vận chuyển tài liệu không được làm hư hại hay xáo trộn trật tự của tài liệu.
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu là để hạn chế được bụi bẩn trong từng tập,
từng hộp, từng khối tài liệu. Dùng chổi lông hoặc máy hút bụi để vệ
sinh sơ bộ tài liệu nhằm tránh xây xước tài liệu.
Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý 4.1 Khảo sát tài liệu
- Mục đích của khảo sát tài liệu: Thu thập thông tin cần thiết về
tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho
việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
- Nội dung khảo sát:
+ Nội dung của tài liệu
+ Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
+ Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu lOMoAR cPSD| 41487872
+ Tên phông, giới hạn thời gian
+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý + Thành phần tài liệu
- Trình tự tiến hành:
+ Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao
nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu.
+ Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều
người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần.
+ Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu
- Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:
+ Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối TL đưa ra chỉnh lý.
+Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.
Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phần tài liệu của
phông còn thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. SLIDE 26
4.3 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Kế hoạch chỉnh lý:
+ Để việc chỉnh lý TL được khoa học, thống nhất, đúng tiến
độ => phải lập kế hoạch chỉnh lý.
+ Kế hoạch chỉnh lý là 1 văn bản dự kiến nội dung công việc,
tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý. lOMoAR cPSD| 41487872
- Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý:
+ Mục đích, yêu cầu chỉnh lý
+ Nội dung công việc trong chỉnh lý
+ Lực lượng tham gia chỉnh lý
+ Địa điểm, kinh phí chỉnh lý
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý
=> Kế hoạch này phải được thủ trưởng cơ quan duyệt, cán bộ
tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch
- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông
+ Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hoạt
động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời
kỳ lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.
+ Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm TL
của phông lưu trữ.
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
+ Chỉ rõ thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu
+ Chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị =>loại ra=> tiêu huỷ
+ Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;
Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
5.1: Phân chia tài liệu trong toàn phông ra các nhóm lớn (mỗi nhóm
tương ứng với 1 cơ cấu tổ chức hoặc 1 mặt hoạt động của cơ quan). lOMoAR cPSD| 41487872
5.2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa (mỗi nhóm
tương ứng 1 mặt hoạt động chủ yếu của từng đơn vị tổ chức trong cơ quan).
5.3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa ra các nhóm nhỏ
5.4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn
5.5: Phân chia tài liệu theo thời gian
***Lưu ý khi phân loại tài liệu
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện
thấy những bản chính, bản gốc của những văn bản tài liệu có giá trị
thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.
Thực hiện việc phân loại tài liệu trong chỉnh lý những phông có khối
tài liệu lớn thường cần một diện tích nhất định.
Vì vậy, trước khi tiến hành phân loại người phụ trách chỉnh lý cần
chú ý đến không gian làm việc để đảm bảo đưa tài liệu ra phân loại.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với
xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
+ Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ SLIDE 62
Đặc trưng “tên gọi”: tên gọi ở đây là tên của từng
loại văn bản như Quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình… Những
VB có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất
định (quý, 6 tháng, 1 năm) có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường
được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản
Đặc trưng “tác giả”: Tác giả ở đây là cơ quan hoặc
cá nhân ban hành văn bản. Các VB có tên gọi khác nhau, nội dung
khác nhau của cùng 1 tác giả, có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này lOMoAR cPSD| 41487872
thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với VB của các cơ quan khác gửi đến.
Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: VB của cơ quan
này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về
một vấn đề cụ thể có thể lập 1 hồ sơ.
Đặc trưng “địa dư”: Địa dư là phạm vi của các
đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã,
phường…hoặc phạm vi chỉ chung cho cho các, miền, khu vực…
Đặc trưng “thời gian”: là thời gian giới hạn năm,
tháng của vấn đề, sự việc, vụ việc mà nội dung VB đề cập đến hoặc thời
gian ban hành VB. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những VB
được ban hành trong một khoảng thời gian nhất định vào một hồ sơ hoặc
tập hợp những VB có nội dung cùng đề cập đến một sự việc (một vấn
đề) trong một khoảng thời gian nhất định vào một hồ sơ.
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ
Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường
gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian.
Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp
dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
thường kỳ của cơ quan.
Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp
dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn
v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu
văn bản đi của cơ quan.
Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ
quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng
đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối
với loại hồ sơ việc mà văn bản về quá trình giải quyết công việc còn
lưu được khá đầy đủ.
Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa lOMoAR cPSD| 41487872
Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với
những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản.
Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo;
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị,
hội thảo; hồ sơ việc.
Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần
ABC tên gọi tác giả, tên địa danh
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
Căn cứ vào Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để
xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết
hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị.
Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành
danh mục tài liệu hết giá trị.
Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải
được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu.
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định và tiến
hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7: Biên mục phiếu tin
- Phiếu tin là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một
đơn vị bảo quản.
- Tác dụng của phiếu tin:
+ Nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ,
tài liệu lưu trữ tự động hoá.
+ Thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ của phông. lOMoAR cPSD| 41487872
- Trên phiếu tin cần biên mục các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14.
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
- Căn cứ vào Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và phiếu tin kiểm
tra kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin.
- Nếu việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin chưa đạt yêu cầu cần thực hiện lại.
- Nếu việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin đạt yêu cầu thì sẽ hệ
thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại tài liệu.
Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các
nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn
và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và
đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.
Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự
tạm thời của phiếu tin
Bước 11: Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ
tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Số tờ được đánh bằng chữ số Ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu.
Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với
những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước
đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau.
- Viết mục lục văn bản lOMoAR cPSD| 41487872 SLIDE 90
- Viết chúng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ
sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó.
- Viết bìa hồ sơ
+ Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ
nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
+ Bìa hồ sơ được trình bày theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01:
2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-
LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Căn cứ vào việc biên mục bên trong và bên ngoài của hồ sơ. Nếu
chưa đạt yêu cầu hoặc sai sót thì cần chỉnh sửa lại
Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
- Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:
+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần
đầu: từ số 01 cho đến hết;
+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối
cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.
Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ - Vệ sinh tài liệu lOMoAR cPSD| 41487872 - Tháo bỏ ghim kẹp - Làm phẳng tài liệu
- Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) SLIDE 102
Bước 16: Viết và dán nhãn hộp
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá SLIDE 104
Bước 18: Bàn giao tài liệu
Sau khi sắp xếp tài liệu lên giá cần làm thủ tục bàn giao tài liệu và
lập biên bản giao, nhận tài liệu
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Lấy các phiếu tin đã được biên mục nhập đầy đủ các thông tin trên
phiếu tin vào máy vi tính.
Bước 20: Kiểm tra việc nhập phiếu tin
Đối chiếu cơ sở dữ liệu với phiếu tin, nếu phiếu tin chưa đạt yêu
cầu thì chỉnh sửa hoàn chỉnh.
Bước 21: Lập Mục lục hồ sơ lOMoAR cPSD| 41487872
- Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để
thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông lưu trữ
theo phương án hệ thống hoá. SLIDE 109
- Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm 6 cột: + Hộp số + Hồ sơ số + Tiêu đề hồ sơ
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc + Số lượng tờ + Ghi chú
- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ
dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh.
Bước 22: Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm.