Bài Tập Cá Nhân 1: Kiểm Soát Nội Bộ và Quản Lý Tài Sản môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Họ và tên : Trần Ái Khuê Lớp : KIC01 MSSV : 31201023314
Chương IV: Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Chương V: Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 1. Ưu điểm
- Cơ cấu tổ chức:
Tạo một cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp, có cơ bản các BP, có sự phân chia chức
năng cụ thể giữa các cá nhân và các phòng ban, hạn chế được sự trùng lặp trong quá trình kiểm soát.
- Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin:
+ Việc công ty áp dụng hệ thống theo dõi đơn đặt hàng đã giúp cho các phòng ban
liên quan tiếp nhận được thông tin cho việc bán hàng thuận tiện hơn, ví dụ như nhân
viên thu ngân, kế toán bán hàng truy cập xem tình trạng hàng tồn kho như thế nào.
+ Hệ thống cung cấp các chốt kiểm soát cơ bản để đảm bảo rằng không có sự chênh
lệch giữa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng,....
+ Hệ thống tự động tính giá và giảm giá để đảm bảo rằng không có sự thương lượng
riêng giữa nhân viên và khách hàng dẫn đến những con số bị chênh lệch so với
chương trình công ty đã đề ra.
+ Phần mềm có tính kiểm soát cao, đã thiết lập việc phân quyền truy cập, sử dụng dữ
liệu và các đối tượng chịu trách nhiệm với việc thay đổi dữ liệu.
- Các hoạt động kiểm soát:
+ Trong hoạt động bán hàng sẽ xảy ra rất nhiều các rủi ro, vì vậy công ty đã thực hiện
các kiểm soát chặt chẽ đảm bảo các nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền phê
chuẩn và bất kiêm nhiệm để giảm thiểu rủi ro. Có đầy đủ nhân viên thực hiện các chức
năng khác nhau để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
> Nhân viên phòng kinh doanh ghi nhận đơn đặt hàng
> Nhân viên kho hàng lập phiếu giao hàng
> Người phụ trách kho kiểm tra về số lượng hàng chuẩn bị để giao
> Kế toán công nợ theo dõi nợ phải thu dưới sự giám sát của Giám đốc tài chính
> Thủ quỹ thu tiền mặt
> Nhân viên lái xe giao hàng không được phép thu tiền mặt
+ Phiếu thu được lập đầy đủ bốn liên và đảm bảo khách hàng nhận được.
- Hoạt động bán hàng tại công ty:
+ Việc phê duyệt ĐĐH luôn được phê duyệt qua nhiều bước và nhiều người khác
nhau để đảm bảo rằng các thông tin ghi nhận là hợp lý, khách hàng không nằm trong
đối tượng vượt quá mức nợ tối đa cho phép. Các ĐĐH đảm bảo luôn được kiểm tra số
lượng hàng, chủng loại đã đủ điều kiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
+ Việc xuất kho giao hàng đảm bảo hàng được giao khi lập phiếu giao hàng, hàng
được giao có chữ ký của người giao hàng và khách hàng. Hóa đơn được lập đủ ba liên,
thông tin trên hóa đơn được kiểm tra chính xác rồi mới giao cho khách hàng. Cuối
mỗi tháng đảm bảo kế toán công nợ thực hiện lập bảng kê chi tiết nợ phải thu khách
hàng theo thời hạn thanh toán để báo cáo công nợ đối với khách hàng, được kiểm tra
và nộp lên Giám đốc tài chính.
- Hoạt động thu tiền:
Việc thu tiền luôn ưu tiên việc khách hàng thanh toán bằng séc để tránh những rủi ro
đối với tiền mặt. Hoạt động thu tiền ở công ty luôn tách biệt kế toán và thủ quỹ. Số
tiền thu được đảm bảo phải được kiểm tra để thu chính xác số phải thu.
- Giám sát kiểm soát:
Các phòng ban thực hiện giám sát thường xuyên và lập báo cáo giám sát cụ thể đến
giám đốc. Chính vì vậy mà hạn chế được những sai phạm hay việc không tuân thủ của
nhân viên và đối phó được với những rủi ro có thể xảy ra. 2. Nhược điểm
- Môi trường kiểm soát:
Công ty đã xây dựng hệ thống KSNB tuy nhiên vẫn chưa chặt chẽ, đạt tính hữu hiệu
nhưng chưa đạt tính hiệu quả.
- Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin:
Việc sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ rất nhiều trong công tác kế toán tuy nhiên phần
mềm này chưa phải phần mềm mới nhất, có thể xảy ra các lỗi như lỗi hệ thống, sai sót
hay mất dữ liệu kế toán.
+ Việc trao đổi thông tin giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng trong quá trình đặt
hàng chưa hiệu quả. Khi khách hàng đặt hàng thông qua điện thoại, nhân viên có thể
sẽ ghi sai số lượng hoặc mặt hàng khách hàng yêu cầu, hoặc thậm chí nhầm lẫn giữa
tên của các khách hàng với nhau. Tuy nhiên, nhân viên lại không có hành động gọi
điện thoại lại để xác nhận đơn hàng với khách trước khi xuất phiếu giao hàng.
- Các hoạt động kiểm soát:
+ Việc giám sát kho hàng, giám sát khu vực làm việc của thủ quỹ chưa hiệu quả vì không có camera theo dõi.
+ Chưa có hành động kiểm kê hàng hoá cuối ngày.
+ Kế toán công nợ thực hiện định kỳ đối chiếu công nợ, lập bảng báo cáo công nợ
nhưng lại không trình lên kế toán trưởng để kiểm tra lại và ký mà lại trình trực tiếp lên Giám đốc tài chính.
- Giám sát kiểm soát:
+ Giám đốc chưa tổng hợp được các báo cáo giám sát từ các phòng ban, vì vậy chưa
đánh giá được hiệu quả trong xác định mục tiêu kiểm soát. 3. Kiến nghị:
- Như đã đề cập ở phần nhược điểm, khi khách hàng đặt hàng thông qua điện thoại,
nhân viên có thể sẽ ghi sai số lượng hoặc mặt hàng khách hàng yêu cầu, hoặc thậm chí
nhầm lẫn giữa tên của các khách hàng với nhau; tuy nhiên, (1) nhân viên lại không có
hành động gọi điện thoại lại để xác nhận đơn hàng với khách trước khi xuất phiếu giao
hàng và (2) không có bằng chứng về cuộc gọi được lưu, ví dụ như bản ghi âm cuộc
gọi. Công ty nên đề ra chính sách ghi âm cuộc gọi đặt hàng thông qua hình thức gọi
điện đặt hàng, đồng thời đề ra chính sách bảo mật thông tin khách hàng để đảm bảo quyền riêng tư của họ.
- Thiết lập hệ thống camera giám sát tại kho hàng và khu vực làm việc của thủ quỹ để
có thể truy cứu trách nhiệm và tìm ra nguyên nhân nếu có xảy ra vấn đề mất hàng hoá, mất tiền,...
- Công ty chưa có sự kiểm tra thường xuyên về tình hình thực hiện công tác bán hàng
và thu tiền. Để khắc phục điều này thì công ty cần cải thiện nguyên tắc số 16 theo
Coso 2013, tức là công ty phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục
hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền có hiện hữu và đang vận hành theo một cách đúng không.
Không chỉ là kế toán công nợ cuối kỳ lập danh sách nợ phải thu mà bộ phận kho hàng
cũng cần phải kiểm kê hàng tồn kho cuối ngày và đầu ngày hôm sau.
Chương VIII: Kiểm soát tài sản cố định hữu hình
Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để ngăn ngừa sai phạm “TSCĐ đã hư hỏng nhưng
vẫn được tiếp tục tính khấu hao”:
- Áp dụng chế độ kiểm kê tài sản, là thủ tục nhằm kiểm tra sự hiện hữu, địa điểm đặt
tài sản, điều kiện sử dụng cũng như phát hiện các tài sản để ngoài sổ sách hoặc bị
thiếu hụt, mất mát. Hàng năm, ít nhất công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ, và
đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký TSCĐ để tìm ra bất kỳ tài sản nào
hư hỏng mà vẫn còn tiếp tục tính khấu hao. Các bản sao của bản đăng ký TSCĐ nên
được gửi cho phòng hành chính và bộ phận mà TSCĐ đặt ở đó vì điều này giúp các bộ
phận trong việc bảo vệ các tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống để
cập nhật bản đăng ký TSCĐ được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.
- Công ty giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng (sử dụng và bảo quản
đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng sẽ báo cáo để được sửa chữa kịp thời); mỗi
TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng kèm theo các điều kiện ràng buộc người
quản lý để họ trực tiếp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ về tình hình tài sản.
- Trong công ty, giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ chặt
chẽ. Chẳng hạn như khâu đánh giá lại tình trạng và giá trị của TSCĐ phải liên kết với
kế toán khi tính khấu hao cho TSCĐ. Và cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng
linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi
trường; cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử
dụng trong công ty nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất
cả các bộ phận của công ty. Chẳng hạn như khi đánh giá lại TSCĐ nếu phát hiện có
hư hỏng thì phải báo lại ngay với phòng kế toán để xử lý theo Thông tư 45/2013/TT-
BTC của Bộ tài chính: TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, bị hư hỏng mà không thể sửa
chữa, khắc phục được, DN xác định nguyên nhân, trách nhiệm bồi thường của tập
thể, cá nhân gây ra. Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường
của tổ chức, cá nhân gây ra, tiền bồi thường của cơ quan bảo hiểm và giá trị thu hồi
được (nếu có), doanh nghiệp dùng Quỹ dự phòng tài chính để bù đắp. Trường hợp
Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp, thì phần chênh lệch thiếu doanh nghiệp
được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chương VIII: Kiểm soát tài sản cố định hữu hình
Công ty mua TSCĐ có giá trị lớn nhưng không thực sự cần thiết cho hoạt động kinh
doanh. Việc gian lận này nhằm đạt được lợi ích cá nhân, ví dụ như công ty nhập
nguyên liệu từ một nhà cung cấp với giá cao hơn giá đã định nhằm được hưởng hoa
hồng, trong khi đó đơn vị phải chi một số tiền không nhỏ làm ảnh hưởng đến kế hoạch
tài chính khác. Ngoài ra, gian lận này còn làm giảm hiệu quả hoạt động bởi sử dụng
một số lượng tài sản nhiều hơn mức cần thiết hay phải gánh chịu một chi phí cao. Các
chỉ tiêu đánh giá bị ảnh hưởng đó là lãi suất lợi nhuận trên tài sản (ROA), tỷ lệ lãi gộp, số vòng quay tài sản.
Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để ngăn ngừa sai phạm:
- Về đề xuất mua tài sản: Việc đề xuất mua tài sản cần dựa trên kế hoạch được xây
dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng bộ phận mới được phê chuẩn
việc mua sắm TSCĐ. Thực hiện tốt nội dung này sẽ giúp hạn chế đáng kể sai phạm
trong việc mua sắm tài sản. Đối với TSCĐ có giá trị lớn, khi xây dựng kế hoạch mua
sắm cần lập dự toán chi tiết kèm theo thuyết minh về tính hiệu quả đầu tư, thời gian thu hồi vốn.
- Về xét duyệt mua tài sản: Khi thực hiện xét duyệt mua tài sản cần có sự phê chuẩn
của người có thẩm quyền. Theo đó, phiếu yêu cầu mua TSCĐ hoàn chỉnh phải có đầy
đủ chữ ký của nhân viên và trưởng bộ phận có yêu cầu, tiếp đó chuyển sang người có
trách nhiệm xét duyệt. Tùy thuộc vào giá trị của tài sản, người xét duyệt có sự phê
chuẩn của giám đốc và trong một số trường hợp đặc biệt phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị.
- Một số thủ tục cần chú ý khi tiến hành xét duyệt mua tài sản: Bộ phận xét duyệt mua
tài sản nên có sự tham gia của kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Kế toán
trưởng/Giám đốc tài chính cần kiểm tra, đối chiếu phiếu yêu cầu mua TSCĐ có phù
hợp với ngân sách đã được phê duyệt; Nếu phiếu yêu cầu mua TSCĐ vượt quá
ngưỡng ngân sách đã được phê duyệt phải có giải thích từ bộ phận có nhu cầu. Mẫu
biểu xét duyệt đầu tư TSCĐ.