Bài tập Các chức năng và vai trò của quản trị viên môn Quản trị học | Đại học Đồng Tháp

Bài tập quản trị học
Câu 1: Lý thuyết (5,0 điểm)
a). Nêu các nguyên tắc khi xây dựng cơ chế kiểm tra. Tại sao khi kiểm tra phải thực
hiện ở khâu trọng yếu. (2,0 điểm)
b). Có ý kiến cho rằng, hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng
nhất trong các chức năng của quản trị. Bạn có đồng ý với ý kiến trên hay không? Vì sao? (2,0 điểm)
c). Trong môi trường ít biến động thì không cần phải lập kế hoạch đúng hay sai? Vì
sao? (1,0 điểm) a/ Nêu các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra
Kiểm tra phải được thiết kế dựa trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và theo cấp bậc của đối tượng kiêm tra.
Công việc kiểm tra phải thực hiện dược thiết kể theo yêu cầu của các nhà quản trị
Việc kiềm tra phải thực hiện ở những khâu trọng yếu v Kiểm tra phải khách quan
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của DN v Việc kiểm tra phải tiết kiệm và
đảm bảo tính hiệu quả kinh tế v Việc kiềm tra phải đưa đến hành động
(Nếu SV chỉ liệt kê 7 nguyên tắc thì điểm tối đa là 0,5 đ: có giải thích thêm từ 3 nguyên tắc
trở lên thì được điểm tối đa)
Kiểm tra phải thực hiện ở khâu trọng yếu vì: khâu trọng yếu là khâu quan trọng nó phản
ánh toàn bộ nội dung hoạt động của lĩnh vực đó do vậy chi cần kiểm tra các nội dung trọng
yếu là có thê phản ánh được tình trạng của lĩnh vực: đồng thời tránh lãng phí nguồn lực khi kiểm tra dàn trái.
b/ hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất trong các chức
năng của quản trị Đồng ý.
Vì nhà quản trị cần xác định mục tiêu và để ra cách tốt nhất để thực hiện mục tiệu đó, tất cả
các chức năng, các hoạt động khác của nhà quản trị và doanh nghiệp đều hướng vào mục
tiêu và kế hoạch đã đề ra nên hoạch dịnh sai thì các hoạt động khác cũng sai.
Vi một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi đồng thời thích nghi với sự thay dồi, duy
trì mức độ ổn định cần thiết, tối thiếu hóa sự rúi ro, bất trắc và xây dựng được một ý thức kỷ
cương nội bộ; trong điều kiện môi trường kinh doanh biến đối nhanh chóng, hoạch định
đem đến cho tổ chức các lợi ích sau: Nhận diện cơ hội kinh doanh trong tương lai; dự kiến
trước và tránh khởi những nguy cơ, khó khăn; dồng thời giúp triển khai kịp thời chương trình hành động.
c. Trong môi trường ít biến động thì không cần phải lập kế hoạch đúng hay sai? Vì sao? Cho đến khi
Lập kế hoạch là 1 trong 4 chức năng của quản trị, đã thực hiện quá trình quản
trị thì phải thực hiện đầy đủ 4 chức năng này. Môi trường ít biến động thì nhà
quản trị có thể lập kế hoạch đơn giản hơn.
Câu 2: Tình huống (5,0 điểm)
Vào sáng thứ Hai, anh Sang, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ,
kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng.
Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6.
Sang khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian
biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng.
Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự
trợ giúp của các trang thiết bị văn phòng sẵn có.
Sang tự tin rằng anh đã thu xếp mọi việc đầu vào đầy và công việc sẽ tiến triển như kế
hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc
Vài ngày trôi qua, Sang thấy rằng “nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến
và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 13.000 thư. Không còn
cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ Sáu và ngày thứ
Bảy để có thể gửi đi hết số còn lại – dù vậy vẫn chậm một ngày. Câu hỏi
a) Sang đã thực hiện các chức năng quản trị nào? (chỉ rõ trong tình huống)
b) Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình thực hiện chức năng quản trị của mình?
c) Nếu bạn là Sang, bạn sẽ làm gì để dám bảo công việc hoàn thành dùng thời hạn? Bài giải
a) Sang đã thực hiện các chức năng quản trị nào? (chỉ rõ trong tình huống)
Chức năng hoạch định: lập kế hoạch, thời gian rõ ràng
Chức năng tổ chức: phân công công việc
Chức năng kiểm tra: kiểm tra khi sắp đến thời hạn
b) Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình thực hiện chức năng quân trị của mình?
Chưa thực hiện khâu kiểm tra lường trước trong quá trình triển khai công việc
Không thực hiện việc kiểm tra thường xuyên trong khi thực hiện.
Chí kiểm tra khi sắp đến thời hạn nên do vậy không trở tay kịp.
Thiếu sự quan tâm, hỗ trợ và động viên nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.
(Mỗi ý là 0,5 điểm nhưng tùy theo mức độ phù hợp của các đáp án khác nếu hợp lý vẫn tính điểm)
c) Nếu bạn là Sang, bạn sẽ làm gì để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời han?
Kế hoạch ghi rõ mức độ hoàn thành công việc của mỗi ngày cho từng nhân viên.
Đưa ra quy tắc báo cáo kết quả thực hiện của từng cá nhân vào cuối ngày, đồng thời nêu
những khó khăn gặp phải trong khi thực hiện.
Khi hoàn tất kế hoạch ban đầu, họp với nhân viên trước khi triển khai công việc để có thể có
cách làm và cách phân chia công việc hiệu quả hơn
Theo dõi kết quả tiến độ công việc đã thực hiện hàng ngày để từ đó có những phương án điều chỉnh kịp thời,
Thường xuyên động viên, hỗ trợ và quan tâm quá trình làm việc của nhân viên.
(Mỗi ý là 0,3 điểm nhưng tùy theo mức độ phù hợp của các đáp áp khác nếu hợp lý vẫn tĩnh điểm)
Câu 1: Quản trị học là gì? Chứng minh quản trị vừa có tính khoa học, vừa có tính nghệ thuật?
Trong quản trị, các nhà quản trị cần lưu ý những vấn đề gì trong thực tiền công tác quản trị.
A/ Khái niệm: Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm
đạt được mục tiêu cúa tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đối, trọng tâm của quá
trinh này là sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn.
→ Giải thích: Khi cá nhân tự mình hoạt động thì không cần phải làm những công việc quản
trị. Trái lại, công việc quản trị lại cần thiết khi có các tố chức. Bởi vi nếu không có kế
hoạch, không có tổ chức, không có sự kích thích động viên nhau, cũng như không có một sự
kiểm tra chu đáo công việc của mỗi người, thì mỗi người, mỗi bộ phận trong cùng một tổ
chức sẽ không biết phải làm gi, và mục tiêu chung sẽ không bao giờ đạt được. Tổ chức nào
cũng cần làm những hoạt động quản trị, dủ tổ chức đó là một công ty liên doanh, hoặc là một xí nghiệp cơ khi.
B/ Vì sao nói Quản trị vừa mang tình khoa học vừa mang tính nghệ thuật? 1.
Quản trị mang tính khoa học: Quản trị là một khoa học vi nó có đối tượng nghiên
cứu cụ thể, có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu. Quản trị
học là một khoa học liên ngành vì nó sử dụng nhiều trí thức của nhiều ngành học khác như
kinh tế học, tâm lý học, xã hội học... 2.
Quản trị là một nghệ thuật: Người ta xem quản trị là một nghệ thuật còn người
quản trị là người nghệ sĩ tài năng chính vì xuất phát từ những cơ sở sau:
- Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con con người.
- Quản trị được học thông qua kinh nghiệm thực tiền, mà kinh nghiệm thực tiền lại được
hoàn thiện bởi nhữnh con người có tài năng tương ứng
Trong thực tiễn công tác quản trị để nâng cao tính nghệ thuật cần lưu ý đến Qui mô tổ chức
Đặc điểm của ngành nghề
Đặc điểm của con người
Đặc điểm của môi trường
Câu 2. Phân tích 10 vai trò của nhà quân trị trong hoạt động của các tổ chức. Tầm
quan trọng này có thay đổi theo cấp bậc hay không? Trong bối cảnh hiện nay, theo bạn
nhà quản trị nên nhấn mạnh đến vai trò nào?
Các vai trò của nhà quản trị:
Vai trò quan hệ: được chia ra làm ba vai trò nhỏ: -
Vai trò đại điện: vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức
- Vai trò của người lãnh đạo đôi hồi nhà quản trị phải phối hợp và kiềm tra công việc với nhân viên dưới quyền. -
Vai trò liên lạc quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm hoàn
thành công việc đươc giao trong đơn vị của họ .
Vai trò thông tin: Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên
quan đến tổ chức và đến hoạt động của đơn vị.
Vai trò thông tin thứ hai là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên
quan, có thể là người thuộc cấp, cao cấp hoặc đồng cấp
Vai trò thông tin sau cùng là nhà quản trị phải đàm nhiệm vai trò của người thay mặt tổ chức
để cung cấp thôngt tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị hay các cơ quan bên ngoài.
Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể đề giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
Các vai trò quyết định: là loại vai trò cuối cùng và gồm có 4 vai trò sau:
+ Vai trò doanh nhân: vai trò này xuất hiện khi nhà quản trị tim cách cải tiến hoạt động của tổ chức
+ Vai trò giãi quyết xáo trộn: nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố
bất ngờ nhằm đưa tổ chức trở lại sự ôn định.
+ Vai trò người phân phối tài nguyên: là lúc nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định
nên phân phối tài nguyên cho ai va với số lượng như thế nào. Các nguồn lực đó có thể là
tiền bạc, thời gian, nguồn lực dồi dào, mọi nhà quản trị điều có thể thực hiện vai trò này một
cách dễ dàng. Nhưng khi các vai trò nguồn lực khan hiếm thì vấn đề này sẽ khó khăn hơn. +
Vai trò thương thuyết: cơ sở môn học quản trị là một số thừa nhận: nhất định có sự khác
nhau giữa nhà quản trị giòi và nhà quản trị tôi phâm chất của những nhà quản trị của công ty
quyết định phẩm chất của công ty đó. Đó la dựa vào kha năng thuyết phục, thương thuyết của các nhà quản trị.
*Tầm quan trọng này thay đổi theo từng cấp bậc trong tổ chức. Tại vì mỗi cấp bậc
trong tổ chức quản trị đảm nhiệm những vai trò khác nhau. Các cấp bậc của quản trị
được phân chia như sau:
Quản trị viên cao cấp Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu
trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiên lược, tô chức thực hiện chiên lược đề duy trì và phát triên tô chức.
Chức danh: chủ tịch hội đồng quân trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng
quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc...
Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị hoạt động ó đưới các quản trị viên linh đo
(quản trị viên cao cấp)
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của
doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Chức danh: trường phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc....
Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp
bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.
Nhiệm vụ : Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc hướng dẫn điều khiển các công
nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung
Chức danh: tổ trưởng tổ trường các tổ bán hàng, đốc công, trường ca
Trong bối cảnh hoạt động ngày nay chúng ta cần nhấn mạnh các vai trò quyết định