Bài Tập Chương 4 - Quản Lý Mua Hàng và Kiểm Soát Tồn Kho môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

BÀI TẬP CHƯƠNG 4 Bài 5 1.
- Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được
phê duyệt và việc ký này phải từ người có đủ thẩm quyền.
- Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và phải được người có thẩm quyền ký duyệt.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát, cần tách biệt các chức
năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp,
đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể:
● Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận khác.
● Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng.
● Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hang.
● Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.
- Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh dấu tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.
- Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản ghi hàng.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả, hàng không
đúng đơn đặt hàng bị trả lại. 2.
- Lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa.
- Tất cả sản phẩm, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác đảm bảo
đầy đủ các thông tin về hàng: mã hàng, màu, kích thước,... trước khi nhập
kho. Việc dán nhãn sẽ thuận tiện rất nhiều cho việc phân loại, sắp xếp và
tìm kiếm hàng hóa trong kho.
- Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp quá trình kiểm tra hàng
nhanh chóng hiệu quả hơn.
- Nhân viên được cấp mật khẩu riêng để truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
- Thiết lập mật khẩu để đối tượng bên ngoài không truy cập trái phép vào hệ thống. 3.
- Cần cung cấp thẻ vào ra và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn.
- Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập xuất tồn và thường xuyên kiểm kho.
- Sử dụng các chính sách bảo hiểm về hàng tồn kho để bảo đảm khi có thiệt hại xảy ra. Bài 6
1. Hoạt động kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả: Mua hàng
● Thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần bổ sung hàng hóa cho bộ
phận mua hàng (không kiêm nhiệm sẽ hạn chế xảy ra tình trạng gian lận).
● Các phiếu yêu cầu mua hàng có giá trị từ 50.000.000đ trở xuống sẽ do
trưởng phòng mua hàng phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền trên thì
phải do phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt. Tránh tình trạng
biển thủ, giả chữ ký để tư lợi cá nhân.
● Phiếu mua hàng được phê duyệt được theo dõi trên hệ thống máy tính qua
hệ thống có thể giám sát được tất cả thông tin về đơn mua hàng. Dễ kiểm
soát và tìm kiếm khi cần. Nhận hàng
● Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận khi các giấy tờ thể hiện các hàng hóa
mua là đúng quy định của công ty. Nhằm đảm bảo nhận hàng theo đúng
quy định ban hành của công ty.
● Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh
mục đơn đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không.
● Kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập kho, đảm bảo NCC giao đúng mặt
hàng yêu cầu đảm bảo về mặt số lượng & chất lượng.
● Trưởng phòng phụ trách bộ phận nhận hàng qua điện thoại theo dõi
những nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc giao hàng không
đúng yêu cầu trưởng phòng bộ phận này cùng với các nhân viên sẽ gọi
điện làm việc với nhà cung cấp để đốc thúc việc giao hàng hoặc xử lý giải
quyết các đơn hàng không đúng yêu cầu và trễ hạn giao hàng.
Các khoản phải trả
● Kế toán phụ trách các khoản phải trả ghi nhận các thông tin từ phiếu nhận
hàng và hóa đơn vào hệ thống máy tính và hệ thống sẽ đối chiếu thông tin
từ phiếu mua hàng, các PO (trên hệ thống máy) và hóa đơn nếu có chênh
lệch hệ thống sẽ lập ra báo cáo. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tin
kế toán viên sẽ kẹp ba tài liệu đã đối chiếu tạo thành bộ hóa đơn cho kế
toán. Hoạt động kiểm soát này khá chặt chẽ khi kết hợp sự kiểm tra giám
sát của con người và khả năng xử lý của hệ thống máy tính về các dữ liệu
từ đầu đến lúc kết thúc của quá trình mua hàng.
● Khi ký séc thanh toán, tất cả các séc dưới 10 triệu chỉ cận 1 chữ ký, séc
nào vượt quá số tiền trên thì phải có 2 chữ ký. Trước khi ký người được
ủy quyền ký sẽ kiểm tra liệu tất cả các chứng từ đã được đính kèm và
được chấp thuận một cách phù hợp. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những
người ủy quyền ký tài khoản. Đưa ra Định mức để kiểm soát đối với các
giao dịch để tránh gian lận biển thủ tiền, kiểm tra chặt chẽ.
● Bộ phận ngân quỹ mở sổ theo dõi các séc, cuối tháng, tiến hành lập bảng
chỉnh hợp, bản này sẽ được người phụ trách tài chính kiểm tra và tiến
hành điều tra nếu phát hiện các bất thường. Kiểm tra định kỳ để phát hiện
kịp thời các gian lận gây tổn thất cho công ty.
2. Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu và hiệu quả Mua hàng
● Hệ thống máy tính loại trừ tự động bất kỳ một đơn đặt hàng chuyển kho
nhà cung cấp mà không nằm trong danh sách được phê duyệt hoặc đơn
hàng không đi kèm theo với phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng. Tất cả
đơn đặt hàng còn lại sẽ tự động được chuyển cho nhà cung cấp => dễ dẫn
đến sai sót khi mọi việc đều do hệ thống máy tính tự động mà không có
sự kiểm soát của con người.
● Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng, đồng thời
được chuyển 1 liên cho trưởng phòng mua hàng => I 2 liên đơn đặt hàng còn lại dễ bị sai sót. Nhận hàng
● Nhân viên bộ phận nhận hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng
về đến công ty à chỉ có nhân viên đi mà không có thủ kho đi theo. Nhận
không đủ hàng, hoặc thông đồng với NCC nhận hàng kém chất lượng.
● Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh
mục đơn đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không.
● Không kiểm đếm lại số lượng và chất lượng hàng hóa. Không phát hiện
được gian lận xảy ra trước đó.
● Nhân viên nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng gồm ba liên (PNH) trong đó
nêu: thời gian nhận, tên của nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng và
mô tả hàng hóa nhận. Kiêm nhiệm khi nhân viên nhận hàng vừa là người
nhận hàng vừa là người lập phiếu.
● Trưởng kho hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các khía cạnh
của phiếu nhận, sau đó sẽ ký tắt vào trong phiếu nhận khi mọi việc đều
được thực hiện tốt. Trường kho chỉ kiểm tra thông tin trên phiếu nhận do
nhân viên nhận hàng lập xem có khớp với thực tế kiểm kê không mà
không có sự đối chiếu giữa phiếu mua hàng và phiếu nhận hàng.
● Dựa trên phiếu nhận hàng, nhân viên mua hàng ghi nhận vào sổ chi tiết
hàng tồn kho để theo dõi hàng trong kho. Nhân viên mua hàng không đối
chiếu giữa phiếu mua hàng và phiếu nhận hàng mà chỉ dựa vào phiếu
nhận hàng. Có thể dẫn tới ghi chép không đúng. Gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Các khoản phải trả
● Hệ thống đối chiếu tự động đối chiếu các thông tin trong phiếu nhận hàng
với các đơn đặt hàng và hóa đơn. Nếu có chênh lệch sẽ lập ra một báo cáo
về những chênh lệch => dễ dẫn đến sai sót nếu không có sự kiểm soát của con người.
● Hệ thống máy tính cũng tự động kiểm tra tính chính xác về mặt toán học
của các thông tin trên hóa đơn.
3. Các hoạt động kiểm soát khác
● Phân chia nhiệm vụ: Tránh việc một cá nhân hay một bộ phận phải kiêm
nhiệm quá nhiều việc để hạn chế sai sót và gian lận. Những việc như
nhập kho hàng hóa cần giao cho 2 đến 3 người (ví dụ nhân viên nhận
hàng và thủ kho) nhận hàng và giải quyết các việc liên quan (NCC giao
thiếu, chất lượng hàng không đảm bảo).
● Mua hàng: ở khâu đặt hàng của đơn vị còn thiếu sót việc chọn nhà cung
cấp, so sánh giá cả, chất lượng giữa các nhà cung cấp. Việc chọn nhà
cung cấp với đơn hàng có giá trị lớn cần được sự phê duyệt của Giám đốc
hoặc trưởng phòng mua hàng để tránh việc nhân viên mua hàng kết hợp
với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng, chênh lệch chiết khấu, giảm giá.
● Các quy trình nhân hàng và theo dõi các khoản phải trả đã chặt chẽ, phân
công nhiệm vụ, chịu trách nhiệm một cách rạch ròi, có hê s thống máy tính
hoạt động qua nhiều công đoạn, kế toán viên được kế toán trưởng kiểm
tra, chứng từ rõ ràng đầy đủ. Nên không cần thêm hoạt động kiểm soát khác.
● Thực hiện việc kiểm tra độc lập các giao dịch quan trọng của công ty.
● Giám sát, kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ. Kiểm tra đối chiếu các
chứng từ xem có khớp hay không.