Bài tập chương 5 Hoạt động kiểm soát hiệu quả trong quy trình mua hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

H ọ và tên: Nguy n ễ Mỹ Th y
ủ Tiên – 31211021997 Bà i 6 / 158 Để xác đ n ị h ho t ạ đ n ộ g ki m ể soát hi u ệ qu ả và không hi u ệ qu , ả c n ầ xem xét các khía c n ạ h khác nhau c a
ủ quy trình mua hàng và thanh toán ti n ề m t ặ trong công ty TNHH Ng c ọ Nga. D i ướ đây là nh n ậ đ n ị h chi ti t ế : Ho t ạ đ n ộ g ki m ể soát h u ữ hi u ệ : a. Xác th c ự yêu c u ầ mua hàng: Vi c ệ xác th c ự yêu c u ầ mua hàng b n ằ g cách phê duy t ệ từ tr n
ưở g phòng mua hàng, sau đó chuy n ể t i ớ phó giám đ c ố ph ụ trách kinh doanh đ u ề làm tăng kh ả năng ti m ề n ẩ c a ủ vi c ệ mua hàng là h p ợ lý và h p ợ pháp. b. Ki m
ể tra toàn bộ hàng hóa nh n ậ đ c ượ : Vi c ệ ki m ể tra toàn bộ hàng hóa nh n ậ đ c ượ giúp đ m ả b o ả r n ằ g hàng mua đ c ượ đúng yêu c u ầ và ch t ấ l n
ượ g. Quy trình này cũng có thể giúp xác đ n ị h l i ỗ và s ự thi u ế sót t ừ nhà cung c p ấ . c. Ki m ể tra l i ạ các hóa đ n ơ : Các hóa đ n ơ đ c ượ so sánh và đ i ố chi u ế v i ớ thông tin trong phi u ế đ t ặ hàng, sau đó đ c ượ ký t t ắ và đi u ề tra n u ế phát hi n ệ sai sót. Đi u ề này đ m ả b o ả r n ằ g ti n ề ch ỉđ c ượ thanh toán đ n ế khi có đ
ủ thông tin và xác minh đúng đ n ắ . Ho t ạ đ n ộ g ki m ể soát không h u ữ hi u ệ : a. Đi u ề tra mua hàng không đ c ượ phê duy t ệ : Đi u ề này làm m t ấ th i ờ gian và c ơ h i ộ tiềm n ẩ v ề vi c ệ mua hàng không đ c ượ ch p ấ thu n ậ tr c ướ đó. b. L p ậ b n ả g ch n ỉ h h p
ợ : Quy trình này chỉ x y ả ra ở cu i ố tháng và không ph n ả ánh các thay đ i ổ trong su t ố kho n ả g th i ờ gian tr c ướ . Đi u ề này có th ể làm m t ấ đi c ơ h i ộ ki m ể soát và s a ử đ i ổ k p ị th i ờ . c. C n ầ 2 chữ kí cho séc v t ượ quá số ti n
ề : Quy trình này có thể làm trì
hoãn thanh toán và tăng nguy c ơ m t ấ chi phí n u ế không th ể có đ c ượ hai ch ữ kí trong th i ờ gian ng n ắ . d. Hỗ trợ tài chính c a ủ phó giám đ c ố : Quy trình này có th ể không c n ầ thi t ế và có thể t o ạ ra thêm b c ướ ki m ể soát không c n ầ thi t ế , do đó không hi u ệ qu . ả Đ ề xuất các ho t ạ đ ộ ng k ể i m soát ầc n th ế i t khác: a. Thông tin chi ti t
ế về hàng trong kho: Việ c xem xét tổ ng số hàng trong kho, theo dõi hàng nh p ậ và xu t
ấ , cũng như kiể m tra cân bằ ng kho sẽ giúp qu n ả lý và gi m ả thi u
ể rủ i ro hàng tồ n kho quá lớ n. b. Theo dõi hệ th
ố ng thông tin về nhà cung cấ p: Việ c xem xét tổ ng số nhà cung c p
ấ , theo dõi đánh giá ch t
ấ lượ ng, thờ i gian giao hàng và các y u
ế tố khác liên quan có thể giúp c i ả thi n ệ ch t
ấ lượ ng cung cấ p và tố i u ư hóa quy trình mua hàng. Bài 6/220 Ưu ể đi m:
 Tự độ ng hóa quy trình: Hệ thố ng tự độ ng hóa nhiề u công việ c giúp tăng c n ườ g tính hi u ệ qu ả và gi m ả b ớ t sai sót.  Ki m ể soát n : ợ Đ ượ c th ự c hi ệ n thông qua các quy đ ị nh nghiêm ng t ặ nh
ư mức nợ tố i đa cho phép và giớ i hạ n mứ c n ợ quá h ạ n.  Xử lý
ọ khách hàng quan tr ng: Các nhóm ọ khách hàng quan tr ng đ c ượ xử lý theo đ i
ố tượ ng, cung cấ p các ư u đãi như giả m giá đặ c bi t ệ .  C n
ả h báo và xử lý nợ quá h n
ạ : Hệ thố ng cung cấ p thông tin rõ ràng v ề các khách hàng có n ợ quá h n ạ và m c ứ đ ộ u ư đãi tùy thu cộ vào th i ờ giợan n . Nh c ượ ểđi m:  Ph ụ thu c ộ vào máy tính và t
ự độ ng hóa: Mặ c dù đây là ư u điể m, nh n ư g phụ thu c ộ nhi u ề vào hệ th n
ố g máy có thể dẫ n đế n tình tr n ạ g th t ấ thoát d
ữ liệu hoặc trục trặc kỹ thuật.  Tính ch m ậ ch p ạ trong gi i ả quy t
ế đơ n hàng: Đơ n hàng phả i chờ 10% t o ạ h ệi u su ấ t giao hàng không cao.  Th ủ t c ụ ph i ả đ c ượ chu n ẩ y: C n ầ s ự can thi p ệ c a ủ các c p ấ qu n ả lý đ
ể giả i quyế t các vấ n đề ngoài quy trình thông thườ ng.  Yêu cầu cao v
ề sự chính xác và đáng tin c y ậ : Hệ th n ố g yêu c u ầ sự đ n ồ g nh t ấ và chính xác cao t
ừ mọ i ngườ i dùng để tránh nhữ ng lỗ i d
ữ liệu có thể dẫ n đế n hậ u quả tiêu cự c. Đ ề xu t ấ c ả i th ệi n: T i ố u ư hóa quy trình phân ph i ố hàng hóa: C i ả thi n ệ tính hi u ệ su t ấ c a ủ quy trình giao hàng đ ể gi m ả th i ờ gian ch ờ đợi.  Tăng c n ườ g m i ố quan h
ệ với khách hàng: Xây dựng một hệ thống CRM (qu n ả lý m i ố quan h ệ khách hàng) t t ố h n ơ đ ể nắm rõ hơn nhu c u
ầ củ a khách hàng và nâng cao mứ c đ ộ hài lòng.  T
ự động hóa quá trình thanh toán: Duyệt trước các phiếu thu, tự đ n
ộ g gửi thông báo cho khách hàng v ề s ố l n ượ g và s ốti n ề c n ầ thanh toán.  Tăng c n ườ g qu n
ả lý dữ liệu: Phát triển một hệ thống backup và khôi ph c ụ d
ữ liệu mạnh mẽ để tránh mất mát dữ liệ u.  Phân lo i ạ kh
ử ách hàng và x lý nhanh c
ạ hóng: Phân lo i khách hàng theo m c ứ đ ộ n ợ và x
ử lý một cách nhanh chóng đ ể gi m ả t ỷ l ệch ờ đ i ợ và tăng c n ườ g hi u ệ su ấ t giao hàng.  Kỹ thu t ậ thúc n ợ hi u ệ qu : ả Xây d n ự g m t ộ h ệ th n ố g thúc n ợ t ự đ n ộ g ho c ặ t
ự động thông báo để kích thích thanh toán đúng hạn t ừ phía khách hàng.  Tăng c n ườ g b o ả m t
ậ và sự đồng nhất: Tăng cường các biện pháp b o ả m t ậ để đ m ả b o ả an toàn d
ữ liệu và duy trì sự đồ ng nhấ t trong quy trình công vi c ệ .  T i ố u ư hóa quy trình công n : ợ Rà soát l i ạ quy trình công n ợđ ể đ m ả b o ả r n ằ g các v n ấ đ
ề được giải quyết một cách kịp thời và m t ộ cách hi u ệ q ảu .  Nâng cao năng l c ự và đào t o ạ : Đ ạ ào t o nhân viên ch ữo nh ng công vi c ệ kỹ thu t ậ cao h n ơ và cung c p ấ h n ướ g d n ẫ chi ti t ế đ ể đảm bảo s
ự hiể u biế t rõ ràng về quy trình và công nghệ .  Đánh giá và c i ả thi n ệ liên t c ụ : Xây d n ự g m t ộ hệ thố ng đánh giá liên t c ụ đ ể đo l n ườ g hiệu su t ấ và ph n ả h i
ồ từ phía khách hàng và c i ả th ệ i n quy trình theo th ờ i gian.