Bài Tập Kiểm Soát Nội Bộ: Những Yếu Kém và Giải Pháp môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài tập 4/177
1. Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ và các sai phạm có thể xảy ra
 Tính lương chỉ dựa trên bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao động chuyển đến.
=> Sai phạm: bảng chấm công gửi từ các bộ phận có thể được ghi nhận chưa chính xác hoặc
các bộ phận cố tình gian lận ghi nhận cao số giờ làm việc của nhân viên để chiếm số tiền
chênh lệch. Nhân viên bộ phận đó có thể thông đồng với trưởng bộ phận để được ghi nhận về
số giờ làm việc kể cả khi không làm việc.
 Kế toán trưởng Hiền chỉ đối chiếu với tổng số tiền lương trên bảng tính lương với số tiền
lương trên các séc thay vì đối chiếu lại với số dư tài khoản tiền lương nhân viên trên sổ cái.
=> Sai phạm: thông tin về số tiền thanh toán cho nhân viên trên bảng tính lương và trên séc
đều do kế toán An thực hiện nên việc đối chiếu trên chưa thể phát hiện các sai sót do kế toán An gây ra nếu có.
 Phần mềm tính lương chỉ được phép do kế toán An truy cập sửa chữa, điều chỉnh hay xóa
thông tin về các nhân viên không còn làm việc.
=> Sai phạm: kế toán An có thể gian lận bằng cách tạo nên hồ sơ nhân viên ảo với số giờ làm
việc ảo để chiếm đoạt khoản tiền lương do công ty chi trả.
2. Thủ tục kiểm soát cần thiết:
 Sử dụng phần mềm chấm công bằng sinh trắc học, vân tay để tránh việc tự ý ghi nhận chấm công ở các bộ phận.
 Yêu cầu các bộ phận định kỳ (cuối ngày, cuối tuần) gửi báo cáo về số giờ làm việc hoặc
vắng mặt trong ngày của nhân viên và yêu cầu sự chịu trách nhiệm cao của nhân viên thực hiện.
 Đối chiếu giữa bảng tính lương với số dư tài khoản tiền lương trên sổ cái.
 Kế toán trưởng khi kiểm tra đối chiếu thông tin về tiền lương cần rà soát, xem xét lại thông
tin về nhân viên mới trong kỳ tính lương đó. Bài tập 8/179
1. Các yếu kém trong thông tin và truyền thông của hệ thống kiểm soát nội bộ  Quản lý kho
- Chậm trễ trong việc truyền thông tin: Thủ kho gửi thông tin phiếu nhập kho cho kế toán sau
3-5 ngày, gây ảnh hưởng đến tính kịp thời của dữ liệu kế toán.
- Thiếu thông tin quan trọng: Một số phiếu nhập kho bị thất lạc hoặc ghi chép không đầy đủ
(ngày nhận hàng, số lượng chính xác), làm giảm độ tin cậy của dữ liệu tồn kho.
 Bộ phận bán hàng
- Không có hệ thống cập nhật tồn kho chính xác: Bộ phận bán hàng không có thông tin chính
xác về hàng tồn kho, dẫn đến việc nhận đơn hàng cho những mặt hàng không có sẵn.
- Thiếu sự phối hợp với bộ phận mua hàng: Các đơn đặt hàng lớn không được báo trước cho
bộ phận mua hàng, gây ra tình trạng thiếu hàng và ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
 Bộ phận kế toán
- Nhận thông tin chậm từ bộ phận mua hàng: Việc kế toán không nhận được hóa đơn và
chứng từ đúng hạn dẫn đến thanh toán chậm cho nhà cung cấp, ảnh hưởng đến quan hệ đối tác.
- Báo cáo tài chính không kịp thời và không chính xác: Do thông tin từ các bộ phận khác bị
chậm trễ hoặc thiếu sót, báo cáo tài chính nội bộ không phản ánh đúng tình hình tài chính của công ty.
2. Rủi ro mà các yếu kém này có thể gây ra
 Rủi ro trong quản lý kho
- Rủi ro thất thoát hàng hóa
+ Việc thiếu kiểm soát chặt chẽ đối với phiếu nhập kho có thể dẫn đến gian lận nội bộ hoặc
thất thoát hàng hóa mà không thể xác minh chính xác nguyên nhân.
- Rủi ro hàng tồn kho sai lệch
+ Thông tin nhập kho không kịp thời và không đầy đủ có thể dẫn đến số liệu tồn kho không
chính xác, gây khó khăn trong quản lý hàng hóa.
+ Phiếu nhập kho bị thất lạc hoặc sai sót có thể khiến kế toán không ghi nhận đúng số lượng
hàng thực tế, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng
+ Nếu hàng hóa thực tế khác với dữ liệu tồn kho, công ty có thể không đáp ứng được nhu cầu
khách hàng hoặc nhập hàng không cần thiết, làm tăng chi phí lưu kho.
 Rủi ro trong bộ phận bán hàng
- Rủi ro lãng phí chi phí vận hành
+ Nhận đơn hàng không chính xác có thể khiến công ty phải điều chỉnh đơn hàng nhiều lần,
làm tăng chi phí vận chuyển, xử lý đơn hàng và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
- Rủi ro mất doanh thu do thiếu hàng
+ Việc không thông báo kịp thời các đơn hàng lớn cho bộ phận mua hàng có thể khiến công
ty không đủ hàng cung cấp, mất cơ hội bán hàng và giảm doanh thu.
- Rủi ro mất khách hàng do thông tin sai lệch
+ Khi bộ phận bán hàng không cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho, khách hàng có thể
đặt hàng những mặt hàng không có sẵn, dẫn đến việc hủy đơn hoặc chậm trễ trong giao hàng,
làm giảm uy tín của công ty.
 Rủi ro trong bộ phận kế toán
- Rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính
+ Thông tin tài chính không đầy đủ hoặc không kịp thời có thể khiến báo cáo tài chính không
phản ánh đúng tình hình kinh doanh, ảnh hưởng đến các quyết định chiến lược của ban lãnh đạo.
+ Sai sót trong báo cáo tài chính cũng có thể dẫn đến vấn đề thuế hoặc kiểm toán, làm tăng
nguy cơ bị phạt hoặc gặp rủi ro pháp lý.
- Rủi ro mất kiểm soát dòng tiền
+ Nếu kế toán không có dữ liệu chính xác về các khoản phải trả, công ty có thể không quản lý
dòng tiền hiệu quả, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn lưu động.
- Rủi ro tài chính do thanh toán chậm
+ Khi kế toán không nhận được hóa đơn và chứng từ đúng hạn, công ty có thể thanh toán
chậm cho nhà cung cấp, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác và có thể bị phạt do vi phạm điều khoản thanh toán.
3. Đề xuất các biện pháp cải thiện
- Cải thiện quy trình quản lý kho
+ Sử dụng phần mềm quản trị HTK theo mã sản phẩm hoặc mã lô hàng và cập nhật liên tục
trên hệ thống khi vận chuyển sang các bộ phận khác kèm theo chứng từ vận chuyển hàng liên quan.
+ Lưu hóa đơn trên phần mềm theo mốc thời gian cần chuyển và kiểm tra thường xuyên các
thời hạn chuyển hóa đơn.
+ Thiết lập quy định về việc nhập liệu phiếu nhập kho ngay trong ngày nhận hàng.
+ Sử dụng mã vạch hoặc QR code để quản lý nhập/xuất hàng nhằm giảm thiểu thất lạc chứng từ.
- Nâng cao hiệu quả bộ phận bán hàng
+ Áp dụng hệ thống cảnh báo tự động khi số lượng hàng giảm dưới mức tối thiểu để kịp thời bổ sung.
+ Xây dựng hệ thống kết nối trực tiếp giữa kho và bộ phận bán hàng để cập nhật dữ liệu tồn kho tức thời.
+ Yêu cầu bộ phận bán hàng thông báo trước với bộ phận mua hàng về các đơn hàng lớn.
- Tăng cường kiểm soát thông tin kế toán
+ Áp dụng phần mềm kế toán liên kết với hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu nhập/xuất
hàng được cập nhật tự động.
+ Quy định chặt chẽ về thời gian gửi chứng từ giữa các bộ phận, có thể áp dụng chữ ký điện
tử hoặc hệ thống quản lý tài liệu số để tăng tính minh bạch.
+ Thiết lập hệ thống kiểm tra và đánh giá định kỳ để phát hiện sai sót kịp thời.
- Cải thiện hệ thống truyền thông nội bộ
+ Tổ chức cuộc họp định kỳ liên phòng ban để đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời.
+ Thiết lập kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả như Slack, Microsoft Teams để chia sẻ thông tin nhanh chóng.
+ Đào tạo nhân viên về quy trình truyền thông nội bộ để nâng cao nhận thức về tầm quan
trọng của việc cập nhật thông tin. Bài tập 10/181
1. Các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ
 Thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập
- Yếu kém: Công ty không có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập để giám sát và kiểm tra các
quy trình cũng như hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Việc này làm giảm khả năng phát hiện kịp
thời những sai phạm hoặc lỗ hổng trong các quy trình quản lý.
=> Kiểm soát nội bộ sẽ dễ bị lỏng lẻo khi không có một cơ chế kiểm tra độc lập, gây khó khăn
trong việc phát hiện và ngăn ngừa sai phạm. Người quản lý trực tiếp dù có trách nhiệm nhưng
không đủ thời gian và chuyên môn để thực hiện đầy đủ chức năng giám sát.
 Quy trình kiểm kê hàng tồn kho không đầy đủ và thiếu tính thường xuyên
- Yếu kém: Kiểm kê hàng tồn kho chỉ được thực hiện một lần trong năm và không đối chiếu
với số liệu kế toán, dẫn đến thiếu tính chính xác và thiếu kiểm soát liên tục.
=> Hàng hóa mất mát hoặc hư hỏng không được phát hiện kịp thời, dẫn đến thất thoát tài sản
và ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính.
 Quản lý tài sản cố định không đầy đủ và thiếu kiểm tra thực tế
- Yếu kém: Không có quy trình theo dõi tình trạng sử dụng và bảo dưỡng tài sản cố định. Một
số tài sản hỏng nhưng vẫn được ghi nhận trên sổ sách mà không được kiểm tra thực tế.
=> Các tài sản bị hư hỏng hoặc không còn sử dụng nhưng vẫn ghi nhận trên sổ sách làm sai
lệch số liệu tài chính, gây khó khăn trong việc quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả.
 Chậm phát hiện gian lận
- Yếu kém: Việc gian lận trong công ty, như lập chứng từ khống để rút tiền từ quỹ, chỉ được
phát hiện khi kiểm tra báo cáo tài chính cuối năm. Điều này cho thấy hệ thống giám sát tài
chính và kiểm tra giao dịch chưa được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
=> Gian lận có thể diễn ra trong một thời gian dài trước khi bị phát hiện, gây tổn thất tài chính
cho công ty và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
2. Các rủi ro tiềm tàng
Rủi ro thiếu giám sát độc lập: Khi không có một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, việc
phát hiện các sai phạm và kiểm tra tính tuân thủ quy trình sẽ bị hạn chế. Điều này có thể dẫn
đến các quyết định không chính xác, sai phạm không bị phát hiện và ảnh hưởng đến việc duy
trì tính minh bạch trong công ty.
Rủi ro về gian lận và tham nhũng: Không có sự giám sát độc lập và quy trình kiểm tra
thường xuyên có thể tạo cơ hội cho các nhân viên hoặc quản lý lợi dụng để thực hiện hành vi
gian lận hoặc tham nhũng, gây tổn thất tài sản cho công ty.
Rủi ro về thất thoát tài sản: Việc chỉ kiểm kê hàng tồn kho một lần mỗi năm mà không
đối chiếu với số liệu kế toán có thể dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các sai sót như mất
mát, hư hỏng hoặc gian lận trong việc quản lý hàng hóa. Điều này có thể làm giảm giá trị tài
sản và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Rủi ro sai lệch báo cáo tài chính: Nếu hàng tồn kho không được kiểm kê đúng và cập
nhật thường xuyên, số liệu về tồn kho có thể không chính xác, dẫn đến báo cáo tài chính sai
lệch, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh và khả năng thu hút đầu tư.
Rủi ro về tài sản bị hao mòn hoặc lãng phí: Nếu không có quy trình theo dõi và bảo
dưỡng tài sản cố định, một số tài sản có thể bị hỏng hoặc xuống cấp mà không được sửa chữa
kịp thời. Điều này có thể gây thiệt hại về mặt tài chính nếu tài sản này không còn sử dụng
được nhưng vẫn được ghi nhận trong báo cáo tài chính.
Rủi ro không tối ưu hóa giá trị tài sản: Không có sự kiểm tra thực tế tình trạng tài sản
cố định có thể dẫn đến việc công ty không tối ưu hóa được các nguồn lực và tài sản hiện có,
gây ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.
Rủi ro tài chính lớn do gian lận: Việc gian lận được phát hiện muộn, như trường hợp
nhân viên kế toán lập chứng từ khống để rút tiền, có thể gây thiệt hại tài chính lớn cho công
ty. Nếu sai phạm này không được phát hiện kịp thời, có thể dẫn đến sự mất niềm tin của các
đối tác, khách hàng và cổ đông.
Rủi ro tổn hại uy tín và hình ảnh công ty: Các vụ gian lận, nếu bị phát hiện, có thể làm
ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty. Khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan
có thể mất niềm tin vào khả năng quản lý và sự minh bạch của công ty, từ đó ảnh hưởng đến
hoạt động kinh doanh và các cơ hội hợp tác trong tương lai.
3. Đề xuất các giải pháp
- Thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập để kiểm tra định kỳ các quy trình và quy
định nội bộ, đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát và phát hiện sớm các sai sót hoặc gian lận.
- Cải tiến quy trình kiểm kê hàng tồn kho, không chỉ thực hiện một lần mỗi năm mà có thể
thực hiện kiểm kê định kỳ (ví dụ: mỗi quý hoặc mỗi tháng) và đối chiếu chặt chẽ với sổ sách
kế toán. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho để tự động cập nhật số liệu và phát hiện bất thường kịp thời.
- Xây dựng một hệ thống theo dõi và quản lý tài sản cố định, bao gồm việc ghi nhận đầy đủ
thông tin về tình trạng sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa. Định kỳ kiểm tra và đánh giá thực tế
tình trạng của tài sản, đặc biệt là những tài sản đã sử dụng lâu dài.
- Xây dựng một hệ thống kiểm soát chặt chẽ đối với các giao dịch tài chính, bao gồm việc
phân tách nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân để hạn chế gian lận (ví dụ: người lập chứng
từ không được quyền duyệt chi). Cài đặt hệ thống phần mềm kế toán để kiểm tra tự động các
giao dịch, cảnh báo khi có giao dịch bất thường.
- Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ cho nhân viên, đặc biệt là các bộ phận tài
chính, kế toán và quản lý. Giới thiệu các quy trình, chính sách và hệ thống kiểm soát để mọi
người hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc bảo vệ tài sản và ngăn ngừa sai phạm.
- Xây dựng một hệ thống báo cáo và xử lý các dấu hiệu gian lận, bao gồm việc khuyến khích
nhân viên báo cáo các hành vi gian lận hoặc sai phạm thông qua các kênh ẩn danh. Đồng thời,
thiết lập các biện pháp kiểm tra ngẫu nhiên các hoạt động tài chính và kế toán.
Mô tả và đánh giá nguyên tắc 2, 3, 4 của Môi trường kiểm soát có được thiết kế và vận
hành hữu hiệu tai Vinamilk.
Nguyên tắc 2: Vai trò của hội đồng quản trị
HĐQT Vinamilk hiện nay có 11 thành viên, trong đó có 6 thành viên độc lập. Các
thành viên HĐQT đều là những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, có uy tín trong xã hội.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất trong cơ cấu tổ chức VINAMILK. Vị trí
này có toàn quyền nhân danh doanh nghiệp quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục
tiêu, quyền lợi công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp đại hội đồng cổ đông. Cụ thể như:
 Xây dựng và phê duyệt các chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
 Kiểm soát việc thực hiện các chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
 Quản lý tài sản, vốn của doanh nghiệp.
 Chọn lựa, bổ nhiệm và giám sát hoạt động của Tổng giám đốc và Ban giám đốc.
 Trả lời các câu hỏi của cổ đông và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về hoạt động của doanh nghiệp.
Với vai trò và quyền hạn quan trọng của mình, HĐQT Vinamilk có vai trò quan trọng
trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của Vinamilk được thực hiện một cách hiệu quả, minh bạch và bền vững.
Nguyên tắc 3: Phân định quyền hạn và trác h nhiệm
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức Vinamilk, các cấp trong công ty được phân tầng theo thứ tự
sau: cấp quản trị tối cao, cấp quản trị trung gian, cấp quản trị cơ sở và công nhân viên.
Đại hội đồng cổ đông của cơ cấu tổ chức Vinamilk bao gồm tất cả cổ đông – những
người có quyền biểu quyết từ cổ đông phổ thông đến cổ đông ưu đãi biểu quyết, là cơ quan
quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định phương án kinh doanh và
nhiệm vụ đảm bảo sản xuất dựa trên các định hướng phát triển của công ty và có thể quyết
định sửa đổi hay bổ sung vào vốn điều lệ của công ty.
Một số quyền hạn khác của Đại hội đồng cổ đông là bầu hoặc miễn nhiệm, bãi nhiệm
thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát hay quyết định giải thể, tổ chức lại công ty.
 Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất trong cơ cấu tổ chức Vinamilk. Vị trí này có
toàn quyền nhân danh doanh nghiệp quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu,
quyền lợi công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp đại hội đồng cổ đông.
 Giám đốc, Tổng giám đốc công ty trong cơ cấu tổ chức Vinamilk: là người phân công công
việc và điều hành kinh doanh của công ty. Vị trí này sẽ do hội đồng quản trị chịu trách nhiệm
bổ nhiệm một người trong số hội đồng hoặc tuyển dụng nhân sự mới.
 Ban kiểm soát trong cơ cấu tổ chức bao gồm 4 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Nhiệm kỳ của ban kiểm soát được bầu là 5 năm. Các thành viên sẽ được bầu lại và số nhiệm kỳ không hạn chế.
Ban kiểm soát có chức năng và nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực, mức
độ cẩn trọng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh. Các hoạt động
kiểm tra, giám sát bao gồm công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo
lợi ích của các cổ đông một cách hợp pháp. Đặc biệt, đơn vị này sẽ hoạt động độc lập với hội
đồng quản trị và ban giám đốc.
Nguyên tắc 4: Thu hút, duy trì, phát triển các cá nhân có năng lực
Sau nhiều năm liên tiếp được biết đến như Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam, Vinamilk tiếp tục
được vinh danh là Nơi làm việc tốt nhất châu Á năm 2023.
 Thu hút: VINAMILK truyền tải thông điệp “Quyết tâm, táo bạo và luôn là chính mình”,
thông điệp đó phản ánh tinh thần mà thương hiệu muốn hướng đến cho những người lao động
của mình. VINAMILK luôn không ngừng đổi mới và nâng cao môi trường làm việc theo
hướng “ đổi mới và truyền cảm hứng” được đặt ra những mục tiêu và kế hoạch cụ thể. Trong
đó, yếu tố con người có vai trò trung tâm và cũng là động lực chính để thúc đẩy việc thực thi
thành công. Nắm bắt được tâm lý “ người trẻ hiện nay không thiếu ý tưởng, hoài bão nhưng
họ thiếu điều kiện để thực hiện ý tưởng đó tại môi trường làm việc thực thế”. Vinamilk có thể
làm tốt được điều này và sẵn sàng để nhân sự thử thách cái mới, làm những điều sáng tạo.
Điều này đã thu hút được nhiều nhân tài trẻ, những người mong muốn được phát triển bản
thân trong một môi trường năng động và sáng tạo.
 Cam kết về năng lực: Vinamilk không ngừng đầu tư cho đào tạo và phát triển nhân lực.
Công ty có hệ thống các chương trình đào tạo đa dạng, từ đào tạo ngắn hạn đến đào tạo dài
hạn, đáp ứng nhu cầu học tập và phát triển của từng đối tượng nhân viên. Một số chính sách
đào tạo nhân lực nổi bật của VINAMILK:
- Công ty chiêu mộ sinh viên tốt nghiệp loại giỏi ở các trường Đại học trên cả nước và đưa sang nước ngoài du học.
- Chương trình đào tạo chuyên sâu cho các cán bộ công nhân viên của công ty nhằm nâng cao
kiến thức, trình độ và nghiệp vụ.
- Tổ chức các buổi trò chuyện, hội thảo giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ, công
nhân viên với nhau để học hỏi và tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm mới.
Ngoài ra, Vinamilk còn hỗ trợ chi phí đưa con em của nhân viên sang nước ngoài học
các ngành công nghệ sữa, tự động hóa quy trình công nghệ và sản xuất, máy móc và thiết bị
sản xuất thực phẩm, quản lý trong ngành sữa và trở về làm việc cho công ty. Cùng với những
chính sách đãi ngộ và lương thưởng hợp lý, VINAMILK đã thành công trong việc thu hút
nhân tài và phát triển các cá nhân có năng lực