lOMoARcPSD|50734573
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG
TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI
UBND TỈNH ĐỒNG NAI
BÀI TẬP LỚN/ BÀI TIỂU LUẬN KỂT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Mã phách………………………………
TP. Hồ Chí Minh – 2023 lOMoARcPSD|50734573 LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài: “ Khảo sát đánh giá về trách nhiệm của văn phòng
trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai”. Em
xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em trong thời gian qua. Em xin chịu
trách nhiệm nếu có sự không trúng thực, bất kỳ sự gian lận trong bài viết của em,
em xin chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình. lOMoARcPSD|50734573
DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung 1 UBND Uỷ ban nhân dân 2 HĐND Hội đồng nhân dân
Downloaded by no ce (nnc5@gmail.com) lOMoARcPSD|50734573 MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................................... 2
DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................................................... 3
PHẦN I. MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1
1. Lí do chọn đề tài ............................................................................................................................. 1
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu .............................................................. 1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................ 2
4. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ......................................................................................... 2
6. Cấu trúc của đề tài ......................................................................................................................... 3
PHẦN II. NỘI DUNG ................................................................................................................ 4
Chương I KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG UBND TỈNH ĐỒNG NAI ...................... 4
1.1 Lịch sử hình thành UBND tỉnh Đồng Nai .................................................................................. 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND tỉnh Đồng Nai ........................................................... 6
1.2.1 Chức năng ............................................................................................................................................... 6
1.2.2 Nhiệm vụ ................................................................................................................................................. 6
1.2.3 Quyền hạn ............................................................................................................................................... 7
Tiểu kết chương I ....................................................................................................................... 8
CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
PHỤC VỤ CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH ĐỒNG NAI .................................. 9
2.1. Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị ......................................................................................... 9
2.1.1. Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác ............................................................................................ 9
2.1.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác ................................................................................................. 10
2.1.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu ....................................................................................................................... 12
2.1.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông ......................................................................................................... 12
2.1.5. Chuẩn bị giấy tờ ................................................................................................................................... 13
2.1.6. Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tác ........................................... 14
2.2. Trách nhiệm văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác ................................................ 15
2.3. Những công việc của thư ký văn phòng sau khi đoàn công tác trở về .................................. 16
Tiểu kết chương II .................................................................................................................... 17
CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG
TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH
ĐỒNG NAI ............................................................................................................................... 18
3.1. Nhận xét, đánh giá ...................................................................................................................... 18
3.2. Giải pháp ..................................................................................................................................... 19
Tiểu kết chương III .................................................................................................................. 20
KẾT LUẬN ............................................................................................................................... 21
DANH MỤC THAM KHẢO .................................................................................................... 21 lOMoARcPSD|50734573 PHẦN I. MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (văn phòng) là đơn vị có chức
năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung
tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức,
điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự
làm việc giúp lãnh đạo.Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ
cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh
đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục
vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các
đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;
biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản..
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động
hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến
đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều
kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Đi công tác là một hành động tổ chức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của cơ quan
tổ chức. Đặc biệt tại các công ty doanh nghiệp việc đi công tác là thảo luận chiến
lược kinh doanh của công ty nhằm phát triển thị trường, giới thiệu sản phẩm, cạnh
tranh với nhau.Vì vậy các chuyến đi công tác cần được tổ chức kĩ lưỡng, chuyên
nghiệp, an toàn và đạt hiểu quả cao nhất là vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đặc biệt quan tâm. Đó là lí do mà em đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá
về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác
tại UBND tỉnh Đồng Nai”.
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng của đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có hướng dẫn
khoa học về công tác văn phòng trong uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng
Nai. Đặc biệt là tại văn phòng HĐND và UBND Đồng Nai. 1 lOMoARcPSD|50734573
- Đối tượng: Trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác.
- Phạm vi nghiên cứu: UBND tình Đồng Nai.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn với chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan và nhằm mục đích cụ thể
- Mục đích có thể giải quyết một công việc, thiết lập mối quan hệ,
nghiên cứu của cơ quan, ký hợp đồng, dự thảo, hội nghị, giao lưu, học hỏi.
4. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu Cơ sở pháp luận:
- Căn cứ vào các văn bản quy định về chuyến đi công tác và cơ cấu của văn phòng UBND tỉnh
- Các tài liệu cơ quan và tình hình thực tiễn của cơ quan Phương pháp nghiên cứu:
- Luật duy và vật biện chứng trên quan điểm duy vật biện chứng để
tiến hành xem xét, tính toán; - Nghiên cứu tài liệu;
- Điều tra, khảo sát thực tế;
- Căn cứ vào tình hình thực tiễn dựa trên quan điểm của cơ quan, trên
cơ sở những công việc, trách nhiệm cụ thể đã được thực hiện, từ đó
thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và vận dụng các phương pháp
luận để diễn giải gồm các phương pháp: phương pháp quan sát,
phương pháp khảo sát thực tế,… để hoàn thiện đề tài
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa lý luận:
+ Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của việc phục vụ chuyến đi công tác 2 lOMoARcPSD|50734573
+ Đánh giá, khẳng định tầm quan trọng văn phòng trong việc phục vụ chuyến đi công tác
+ Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đem lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức,
giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức - Ý nghĩa thực tiễn:
+ Góp phần nâng cao chất lượng tổ chức phục vụ chuyến đi công tác đối với cơ quan
+ Kết quả nghiên cứu đề tài có thể dùng vào mục đích thực tiễn trong
quá trình đi công tác của lãnh đạo
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND tỉnh Đồng Nai
Chương II: Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ
chuyến đi công tác của UBND tỉnh Đồng Nai
Chương III: Giải pháp nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác
tổ chức chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai. 3 lOMoARcPSD|50734573 PHẦN II. NỘI DUNG
Chương I. KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG UBND TỈNH ĐỒNG NAI
1.1 Lịch sử hình thành UBND tỉnh Đồng Nai
Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai trải qua nhiều giai đoạn khác
nhau, gắn liền với quá trình đấu tranh cách mạng của quân và dân Đồng Nai.
Giai đoạn trước Cách mạng tháng Tám năm 1945. Trước Cách mạng tháng
Tám năm 1945, Đồng Nai là một tỉnh thuộc Nam Kỳ, trực thuộc Trung ương. Cơ
quan chính quyền cấp tỉnh là Ủy ban hành chính Nam Kỳ, do thực dân Pháp lập ra.
Năm 1930, Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời, lãnh đạo nhân dân Đồng Nai
đấu tranh chống thực dân Pháp và phong kiến tay sai. Năm 1936, Liên tỉnh ủy
miền Đông được thành lập, lãnh đạo phong trào đấu tranh cách mạng trong toàn
miền Đông Nam Bộ, trong đó có Đồng Nai.
Giai đoạn từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1975. Sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945, Ủy ban Hành chính Nam Kỳ được giải tán. Ngày 23
tháng 9 năm 1945, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai được
thành lập, do đồng chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch.
Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai có
nhiệm vụ lãnh đạo nhân dân đấu tranh chống thực dân Pháp xâm lược, giành độc
lập dân tộc. Ủy ban nhân dân tỉnh đã lãnh đạo nhân dân Đồng Nai xây dựng căn
cứ kháng chiến, xây dựng lực lượng vũ trang, phát động phong trào đấu tranh vũ
trang, đấu tranh chính trị, đấu tranh binh vận,...
Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ năm 1954, Đồng Nai nằm trong vùng tập kết,
chuyển quân và căn cứ địa của miền Nam. Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tiếp 4 lOMoARcPSD|50734573
tục lãnh đạo nhân dân đấu tranh chống Mỹ - Ngụy, giành độc lập, thống nhất đất nước.
Giai đoạn từ năm 1975 đến nay. Sau ngày giải phóng miền Nam, thống nhất
đất nước, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tiếp tục lãnh đạo nhân dân xây dựng và
phát triển tỉnh nhà. Ủy ban nhân dân tỉnh đã lãnh đạo nhân dân Đồng Nai thực
hiện hai nhiệm vụ chiến lược: xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc.
Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ và nhân dân tỉnh
Đồng Nai, Ủy ban nhân dân tỉnh đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong
phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội. Đồng
Nai đã trở thành một trong những tỉnh phát triển năng động của vùng Đông Nam Bộ và cả nước.
Một số dấu mốc quan trọng trong lịch sử hình thành UBND Đồng Nai:
¥ Ngày 23 tháng 9 năm 1945, Ủy ban Hành chính Nam Kỳ được giải tán. Ủy
ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai được thành lập, do đồng
chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch.
¥ Ngày 27 tháng 10 năm 1945, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng
Nai ra Nghị quyết thành lập Quân khu 7.
¥ Ngày 23 tháng 10 năm 1946, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng
Nai ra Nghị quyết thành lập Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai.
¥ Ngày 19 tháng 5 năm 1954, Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai
ra Nghị quyết về việc giải thể Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai. 5 lOMoARcPSD|50734573 ¥
Ngày 20 tháng 7 năm 1954, Ủy ban nhân dân cách mạng lâm thời tỉnh Đồng
Nai được thành lập, do đồng chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch.
¥ Ngày 20 tháng 7 năm 1976, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai được thành lập,
do đồng chí Đặng Văn Thơm làm Chủ tịch.
Trải qua hơn 70 năm xây dựng và phát triển, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng
Nai đã có những đóng góp to lớn trong công cuộc đấu tranh giải phóng dân
tộc, thống nhất đất nước và xây dựng, phát triển tỉnh nhà. Ủy ban nhân dân tỉnh
Đồng Nai tiếp tục phát huy truyền thống đoàn kết, năng động, sáng tạo, phấn
đấu xây dựng Đồng Nai trở thành tỉnh phát triển toàn diện, bền vững, là đầu
tàu kinh tế của vùng Đông Nam Bộ và cả nước.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND tỉnh Đồng Nai
Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1.2.1 Chức năng
¥ Lãnh đạo, quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai theo quy định của pháp luật.
¥ Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thực hiện các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
¥ Tham mưu, đề xuất với Hội đồng nhân dân tỉnh về quyết định các vấn đề quan trọng của tỉnh. 1.2.2 Nhiệm vụ
¥ Quản lý, điều hành hoạt động của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp
huyện, cấp xã và các đơn vị hành chính - sự nghiệp thuộc tỉnh.
¥ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định quy hoạch, kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội, ngân sách, phân bổ ngân sách, kế hoạch sử dụng đất, 6 lOMoARcPSD|50734573 ¥
quy hoạch đô thị, quy hoạch xây dựng, quy hoạch sử dụng tài nguyên, quy
hoạch ngành, lĩnh vực trên địa bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc
phòng, an ninh, đối ngoại trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ,
văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, du lịch, y tế, dân số, lao động, việc
làm, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ môi trường, phòng, chống thiên
tai, ứng phó với biến đổi khí hậu, an toàn thực phẩm,... trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về nội vụ, tư pháp, kế hoạch, tài chính, ngân
sách, quản lý tài sản nhà nước, đầu tư, xây dựng, giao thông, vận tải, nông
nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, công thương, thương mại, du lịch,... trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo, xử lý vi phạm hành chính, bảo vệ chính quyền, bảo vệ dân phố,
phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, cứu nạn cứu hộ, an ninh trật
tự, an toàn giao thông,... trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác về đối nội, đối ngoại, cải cách hành
chính,... trên địa bàn tỉnh. 1.2.3 Quyền hạn
¥ Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh.
¥ Ban hành quyết định, chỉ thị, quy định, hướng dẫn về các lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp
trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc
phòng, an ninh, đối ngoại trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ,
văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, du lịch, y tế, dân số, lao động, việc 7 lOMoARcPSD|50734573 ¥
làm, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ môi trường, phòng, chống thiên
tai, ứng phó với biến đổi khí hậu, an toàn thực phẩm,... trên địa bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về nội vụ, tư pháp, kế hoạch, tài chính,
ngân sách, quản lý tài sản nhà nước, đầu tư, xây dựng, giao thông, vận tải,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, công thương, thương mại, du lịch,... trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo, xử lý vi phạm hành chính, bảo vệ chính quyền, bảo vệ dân phố,
phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, cứu nạn cứu hộ, an ninh trật
tự, an toàn giao thông,... trên địa bàn tỉnh.
¥ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác về đối nội, đối ngoại, cải cách hành
chính,... trên địa bàn tỉnh.
Tiểu kết chương I
Tổng kết về lịch sử hình thành, trình bày khái quát các chức năng quyền hạn của
từng bộ phận. Đây là cơ sở triển khai chương II trách nhiệm văn phòng trong công
tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai. 8 lOMoARcPSD|50734573
CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH ĐỒNG NAI
2.1. Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị
2.1.1. Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác
- Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác. Việc liên hệ nơi đến
tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những công tác quan trọng
trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác. Việc liên hệ này giúp
đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.Nội
dung liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác bao gồm: Thông
báo về thời gian, địa điểm, thành phần đoàn công tác, lịch trình làm
việc, các nội dung cần trao đổi, thảo luận, các yêu cầu về phương tiện
đi lại, lưu trú, ăn uống,...
¥ Các phương thức liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác:
- Gọi điện thoại: Đây là phương thức liên hệ nhanh chóng và thuận
tiện nhất. Khi gọi điện thoại, cần cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến
đi công tác để người nhận cuộc gọi có thể nắm được tình hình và chuẩn bị chu đáo.
- Gửi email: Gửi email là phương thức liên hệ được sử dụng phổ biến
hiện nay. Khi gửi email, cần viết email ngắn gọn, súc tích, nêu rõ nội dung cần liên hệ.
- Gửi thư: Gửi thư là phương thức liên hệ truyền thống nhưng vẫn
được sử dụng trong một số trường hợp. Khi gửi thư, cần viết thư rõ
ràng, đầy đủ thông tin và gửi thư sớm để đảm bảo người nhận có thời gian chuẩn bị.
- Thời gian liên hệ: Nên liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác
trước khi khởi hành ít nhất 2 tuần để đảm bảo có đủ thời gian chuẩn bị. 9 lOMoARcPSD|50734573
- Trách nhiệm liên hệ: Trách nhiệm liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến
đi công tác thuộc về người đi công tác hoặc người quản lý. Người đi
công tác có thể tự liên hệ hoặc nhờ người quản lý liên hệ.
¥ Một số lưu ý khi liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác:
- Khi liên hệ, cần cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi công tác để
người nhận cuộc gọi có thể nắm được tình hình và chuẩn bị chu đáo.
- Nên thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn khi liên hệ.
- Nên kiểm tra lại thông tin sau khi liên hệ để đảm bảo không có sai sót.
Với việc liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác một cách chu đáo,
chuyến đi công tác của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao.
2.1.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác
Chuẩn bị nội dung chuyến công tác là một trong những công tác quan trọng
trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác. Việc chuẩn bị nội dung chuyến công
tác giúp đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra đúng kế hoạch, đạt được hiệu quả cao.
Nội dung cần chuẩn bị cho chuyến công tác bao gồm:
¥ Mục đích chuyến công tác: Là yếu tố quan trọng nhất cần xác định trước khi
chuẩn bị nội dung chuyến công tác. Mục đích chuyến công tác sẽ quyết
định các nội dung khác cần chuẩn bị.
¥ Lịch trình chuyến công tác: Bao gồm thời gian, địa điểm, các hoạt động, cuộc
họp,... cần thực hiện trong chuyến công tác. Lịch trình chuyến công tác cần
được sắp xếp hợp lý, khoa học để đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra đúng kế hoạch.
¥ Các nội dung cần trao đổi, thảo luận: Là những nội dung quan trọng cần được
chuẩn bị trước khi chuyến công tác diễn ra. Việc chuẩn bị nội dung này sẽ 10 lOMoARcPSD|50734573
giúp người đi công tác có thể trao đổi, thảo luận hiệu quả hơn trong chuyến công tác.
¥ Các vật dụng cá nhân cần thiết bao
gồm: o Quần áo, đồ dùng cá nhân,... o Tiền
bạc, thẻ ngân hàng,... o Các loại thuốc cần thiết,...
Các phương pháp chuẩn bị có thể sử dụng các phương pháp chuẩn bị sau để
chuẩn bị nội dung chuyến công tác:
¥ Tự mình chuẩn bị: Nếu người đi công tác có đủ thời gian và kinh nghiệm, có
thể tự mình chuẩn bị nội dung chuyến công tác.
¥ Nhờ người khác chuẩn bị: Nếu người đi công tác không có đủ thời gian hoặc
kinh nghiệm, có thể nhờ người khác chuẩn bị nội dung chuyến công tác,
chẳng hạn như người quản lý, đồng nghiệp,...
¥ Thời gian chuẩn bị: Nên chuẩn bị nội dung chuyến công tác trước khi khởi
hành ít nhất 2 tuần để đảm bảo có đủ thời gian chuẩn bị chu đáo.
¥ Trách nhiệm chuẩn bị : Trách nhiệm chuẩn bị nội dung chuyến công tác thuộc
về người đi công tác. Người đi công tác có thể tự mình chuẩn bị hoặc nhờ người khác chuẩn bị.
Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung chuyến công tác:
¥ Cần xác định rõ mục đích chuyến công tác trước khi chuẩn bị các nội dung khác.
¥ Lịch trình chuyến công tác cần được sắp xếp hợp lý, khoa học để đảm bảo
chuyến đi công tác diễn ra đúng kế hoạch.
¥ Các nội dung cần trao đổi, thảo luận cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác để
đảm bảo hiệu quả trao đổi, thảo luận trong chuyến công tác.
¥ Các tài liệu cần mang theo cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi khởi hành để tránh thất lạc. 11 lOMoARcPSD|50734573
¥ Các vật dụng cá nhân cần thiết cần được chuẩn bị đầy đủ, phù hợp với thời
tiết, địa điểm công tác.
Với việc chuẩn bị nội dung chuyến công tác một cách chu đáo, chuyến đi
công tác của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao.
2.1.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Ngoài các thủ tục, giấy tờ hành chính, thư ký còn phải trực tiếp hoặc phối hợp
lo chuẩn bị các tài liệu chuyên môn có liên quan đến nội dung làm việc của đoàn
như báo cáo tổng kết, thảo mẫu hợp đồng, các biên bản thoả thuận, các tư liệu và
số liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát biểu cho thủ trưởng cơ quan
khi thủ trưởng đi họp hoặc dự các hội thảo trong và ngoài nước...
¥ Một số lưu ý khi chuẩn bị:
o Cần xác định rõ nội dung chuyến công tác trước khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu.
o Tư liệu, tài liệu cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, cập nhật để đảm bảo
phục vụ tốt cho chuyến đi công tác.
o Tư liệu, tài liệu cần được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng. o
Các tài liệu chuyên môn được chuẩn bị cho đoàn cần đảm bảo tính chính
xác và hoàn chỉnh, nhất là những tài liệu mà đoàn công tác sẽ chuyển cho
phía đối tác hoặc trình bày trên các diễn đàn quan trọng ở trong và ngoài nước.
2.1.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông. -
Tuỳ theo tính chất, quy mô và địa điểm đến của đoàn công tác, thủ trưởng
cơ quan hoặc người có trách nhiệm sẽ quyết định phương tiện đi lại cho đoàn.
Một chuyến đi có thể dùng một loại phương tiện, nhưng cũng có khi đoàn phải di
chuyển bằng nhiều phương tiện khác nhau. Do vậy, thư ký văn phòng phải nắm
vững các chặng đường dừng chân cũng như phương tiện di chuyển của đoàn để 12 lOMoARcPSD|50734573
lo việc mua vé. Để làm tốt việc này, các thư ký cần nắm vững lịch trình các chuyến
bay, chuyến tàu và ô tô đến những nơi mà đoàn công tác của cơ quan sẽ đến và
thủ tục mua vé cũng như yêu cầu của từng loại phương tiện. Các thư ký nên có
bảng ghi số điện thoại cũng như địa điểm bán vé của các hãng hàng không, nhà
ga và bến ô tô, tàu hoả. Nếu đoàn đi công tác bằng phương tiện của cơ quan thì
cần làm việc cụ thể với phòng hoặc bộ phận quản trị để bố trí xe và lái xe, làm
các thủ tục cho xe ra ngoài tỉnh. -
Sau khi chuẩn bị xong các phương tiện đi lại, thư ký cần thông báo cho thủ
trưởng cơ quan và các thành viên trong đoàn biết để chủ động về kế hoạch cá nhân.
2.1.5. Chuẩn bị giấy tờ
Nội dung chuẩn bị giấy tờ cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy tờ tuỳ thân: Giấy tờ tuỳ thân là những giấy tờ cần thiết để người đi
công tác có thể thực hiện các thủ tục hành chính trong quá trình công
tác, bao gồm: Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe,...
- Giấy tờ liên quan đến công tác: Là những giấy tờ cần thiết cho chuyến
đi công tác, bao gồm: Giấy mời, thư mời, giấy giới thiệu, báo cáo, đề
án, tài liệu chuyên môn, kỹ thuật,...
- Giấy tờ khác là những giấy tờ cần thiết khác cho chuyến đi công tác,
chẳng hạn như: Các loại giấy tờ liên quan đến ngân hàng, các loại giấy
tờ liên quan đến bảo hiểm,...
Cụ thể, trách nhiệm của văn phòng trong chuẩn bị giấy tờ cho chuyến đi
công tác bao gồm các nội dung sau:
- Thẩm định, kiểm tra giấy tờ cần chuẩn bị
- Văn phòng cần thẩm định, kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ cần chuẩn bị
cho chuyến đi công tác để đảm bảo các giấy tờ này đầy đủ, chính xác, cập nhật. 13 lOMoARcPSD|50734573
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
- Văn phòng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công
tác, bao gồm giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ liên quan đến công tác, giấy tờ khác.
- Thông báo cho người đi công tác về các giấy tờ cần mang theo
- Văn phòng cần thông báo cho người đi công tác về các giấy tờ cần mang
theo trong chuyến đi công tác để người đi công tác có thể chuẩn bị chu đáo.
- Hỗ trợ người đi công tác trong quá trình chuẩn bị giấy tờ. Nếu người đi
công tác cần hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị giấy tờ cho chuyến đi công
tác, văn phòng cần sẵn sàng hỗ trợ để đảm bảo người đi công tác có thể
chuẩn bị giấy tờ một cách thuận lợi và đúng hạn.
Việc văn phòng chuẩn bị giấy tờ cho chuyến đi công tác một cách chu đáo
sẽ giúp người đi công tác yên tâm công tác, đồng thời góp phần đảm bảo chuyến
đi công tác diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao.
2.1.6. Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tác
Kinh phí là một vấn đề quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng
như sinh hoạt của đoàn. Nếu được phân công, thư ký phải căn cứ vào kế hoạch
của đoàn công tác để lập dự trù kinh phí. Trong bảng dự trù cần có những khoản chi phí cơ bản sau:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa hoặc ô tô.
- Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi.
- Tiền sinh hoạt phí của các thành viên.
- Tiền sao chụp các tài liệu chuyên môn.
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính. 14 lOMoARcPSD|50734573
- Tiền mua quà tặng, quà lưu niệm cho những nơi đoàn đến.
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị.
- Một số chi phí khác dự phòng (thuốc men, kéo dài thời gian làm việc, tai nạn...).
Bản dự trù kinh phí cũng phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách
nhiệm nhận và gửi cho bộ phận tài vụ.
2.2. Trách nhiệm văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác
Về cơ bản, nhiệm vụ quan trọng của các thư ký văn phòng là việc chuẩn bị
các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác. Tuy nhiên đối với thư ký riêng thì
trong thời gian lãnh đạo đi công tác vắng cần phải giải quyết một số công việc cần thiết sau đây:
- Trước khi lãnh đạo đi công tác, thư ký cần chuyển cho lãnh đạo tất cả các công
văn giấy tờ cần thiết để lãnh đạo cho ý kiến giải quyết hoặc ký vào các văn bản đó.
- Trao đổi với người lãnh đạo để biết xem trong thời gian đi công tác những công
việc thuộc thẩm quyền giải quyết của họ sẽ uỷ nhiệm cho ai, những công việc
nào không uỷ nhiệm. Đồng thời ghi số điện thoại di động hoặc số điện thoại của
những cơ quan, nơi người lãnh đạo đến công tác để có thể liên hệ khi cần thiết.
- Trong thời gian lãnh đạo đi công tác, thư ký riêng vẫn tiếp tục hoàn thành những
công việc được giao, nhưng phải ghi vào sổ những cuộc điện thoại, những người
đến cần gặp lãnh đạo và các yêu cầu, đề nghị của họ để khi trở về lãnh đạo biết và giải quyết.
- Những công văn, giấy tờ gửi đến cần được các thư ký riêng đọc qua nội dung,
sắp xếp cẩn thận, nếu thấy vấn đề cần ý kiến gấp của lãnh đạo thì có thể liên lạc để xin ý kiến. 15 lOMoARcPSD|50734573
Trong trường hợp các thư ký được cử đi công tác cùng thủ trưởng hoặc cùng
đoàn, các thư ký thường được giao đảm nhận những công việc sau:
- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.
- Tham dự các buổi làm việc của đoàn và ghi biên bản.
- Thu thập các tài liệu, giấy tờ cần thiết liên quan đến các nội dung làm việc của đoàn.
- Thu thập các hoá đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi phí của đoàn.
Nếu được cử đi cùng đoàn, thư ký cần thường xuyên liên hệ với cơ quan,
địa phương nơi đoàn đến để kịp thời giải quyết các tình huống đột xuất. Đặc biệt,
khi đi công tác ở nước ngoài, các thư ký cần có số điện thoại và địa chỉ liên lạc
của đại sứ quán Việt Nam của các cơ quan đại diện hoặc những người quen biết
để có thể nhờ giúp đỡ khi gặp khó khăn.
2.3. Những công việc của thư ký văn phòng sau khi đoàn công tác trở về
Trong trường hợp thư ký không đi cùng, thì khi đoàn trở về, thư ký cần chú
ý một số công việc sau: -
Chủ động báo cáo với thủ trưởng về những vấn đề xảy ra trong thời gian
thủ trưởng đi công tác, chuyển cho thủ trưởng công văn giấy tờ và các tài liệu
nhận được để thủ trưởng xem xét và giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc
và tiếp khách trong những ngày tiếp theo. -
Đối với đoàn công tác nói chung, thư ký cần gặp trưởng đoàn, đề nghị
chuyển các tài liệu thu thập được trong quá trình làm việc tại nơi công tác để lập
hồ sơ; nhắc nhở đoàn gửi các giấy tờ cần thiết và các hoá đơn chứng từ tài chính
để quyết toán kinh phí chuyến đi với tài vụ cơ quan. 16