Bài tập lớn: Kỹ năng chuẩn bị bài thuyết trình trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

lOMoAR cPSD| 58511332
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÀI TẬP LỚN
MÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH
Giảng viên giảng dạy
:LÊ THỊ HUYỀN TRANG Lớp :K26KTA
Mã lớp học phần :BUS20A Nhóm thực hiện :NHÓM 3
Danh sách sinh viên thực hiện : Họ và tên MSV Lớp Phạm Thị Thúy Hạnh 26A4022692 K26KTA Phạm Mạnh Hiếu 26A4023092 K26KTA Phạm Ngọc Khánh 26A4023121 K26KTA Phùng Thị Thùy 26A4020878 K26KTA Lê Minh Thư 26A4021324 K26KTA Trần Phương Thảo 26A4020867 K26KTA Đặng Thu Hiền 26A4022696 K26KTA MỤC LỤC
KỸ NĂNG CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
I, Khái niệm thuyết trình....................................................................................................3
II, Vai trò của thuyết trình..................................................................................................3
1. Trong cuộc sống.......................................................................................................3
2. Trong học tập...........................................................................................................3
3. Trong công việc.......................................................................................................3
III, Các bước chuẩn bị thuyết trình....................................................................................4
Bước 1: Đánh giá đúng bản thân....................................................................................4
Bước 2: Tìm hiểu người nghe........................................................................................4
Bước 3: Xác định mục đích bài thuyết trình...................................................................6
Bước 4: Xây dựng nội dung bài thuyết trình..................................................................8
Bước 5: Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong thuyết trình................................................10
Bước 6: Thuyết trình thử..............................................................................................14
KỸ NĂNG CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH
I, Khái niệm thuyết trình -
Thuyết trình là quá trình trình bày một chủ đề, ý tưởng hoặc thông tin cụ thể
trước một nhóm người hoặc khán giả nhằm truyền đạt một thông điệp hoặc mục tiêu nhất
định. Nó có thể được thực hiện thông qua sử dụng ngôn ngữ cụ thể, hình ảnh, âm thanh,
video và các phương tiện trực quan khác để thúc đẩy sự hiểu biết và tương tác giữa người
trình bày và người nghe.
Thuyết trình không chỉ đơn thuần là việc trình bày thông tin, mà còn bao gồm việc tổ chức
nội dung một cách có logic, hấp dẫn và dễ hiểu. Người trình bày cần phải chọn lọc và sắp
xếp thông tin sao cho nó phù hợp với mục tiêu của thuyết trình và sự hiểu biết của khán
giả. Sự sáng tạo và khả năng tương tác với khán giả cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình thuyết trình. -
Kỹ năng thuyết trình là khả năng trình bày, diễn đạt, truyền đạt thông tin, ý
tưởng một cách rõ ràng, logic và thuyết phục trước đám đông hoặc khán giả.
II, Vai trò của thuyết trình
Vai trò chính của thuyết trình là truyền đạt thông tin, giải thích một khái niệm phức tạp,
thuyết phục người nghe về một ý kiến hoặc mục tiêu, giáo dục, thúc đẩy sự thảo luận hoặc
thậm chí giải quyết vấn đề. 1. Trong cuộc sống
Trong cuộc sống nếu có kỹ năng thuyết trình tốt, bạn dễ dàng diễn đạt để người khác hiểu
được suy nghĩ, quan diểm của bạn. Khi đó bạn vừa đạt được mục đích lại tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 2. Trong học tập
Trong học tập, thuyết trình là một kỹ năng bắt buộc với sinh viên trong hầu hết các môn
học. Đồng thời, thuyết trình cũng là cơ hội để sinh viên rèn luyện và trau dồi khả năng trình
bày trước đám đông của mình, sẽ là một hành trang cần thiết sau khi ra trường. 3. Trong công việc
Nếu bạn có một kỹ năng thuyết trình tốt đồng nghĩa với việc công việc của bạn sẽ được
thuận lợi và suôn sẻ, cơ hội thăng tiến cao. Ngược lại, nếu bạn không có kỹ năng thuyết
trình hoặc rụt rè khi xuất hiện trước đám đông thì cho dù trình độ của bạn giỏi nhưng bạn
không có kỹ năng mềm thì cũng rất khó có thể đạt được thành công.
Trong trường hợp hội thảo đứng trước thuyết trình khách hàng: nếu bạn có kỹ năng thuyết
trình tốt thì người nghe sẽ dễ bị thuyết phục mua hàng hơn đồng thời luôn tiếp thu những
ý kiến từ những phản hồi của khách hàng với sản phẩm mà bạn cung cấp. Ngược lại nếu
bạn có kỹ năng thuyết trình không tốt thì người nghe sẽ không hiểu cũng như không muốn nghe bạn thuyết trình.
Khi bạn làm tốt bài thuyết trình là bạn đã thể hiện được giá trị bản thân mình với mọi người
cũng như là cơ hội để bạn phát triển và thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp của mình. Năng
lực của bạn trong mắt đồng nghiệp, lãnh đạo cũng được đánh giá cao hơn.
III, Các bước chuẩn bị thuyết trình
Bước 1: Đánh giá đúng bản thân
Việc đánh giá bản thân là một quá trình có thể thay đổi theo thời gian, mỗi ngày con
người chúng ta có những sự biến động về tinh thần, tâm lý. Vì vậy bạn không nên để mình
rơi vào trạng thái áp lực khi không nhận ra được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, hãy
cứ từ từ tìm hiểu và chấp nhận con người đang hiện hữu này, đồng thời luôn nỗ lực để trở
thành phiên bản tốt nhất của chính mình. -
Xác định điểm mạnh để phát huy và khắc phục những khiếm khuyết của mình
giúpphần trình bày tự nhiên, hấp dẫn, lôi cuốn khán giả.
+ Ví dụ: bạn có một giọng nói to, rõ ràng, dễ nghe nhưng ngôn ngữ cơ thể cứng nhắc,
không tự tin giao tiếp ánh mắt với người xem thì bạn nên luyện tập, trao dồi thêm phần yếu này.
+ Ví dụ: được mọi người nhận xét có khiếu hài hước nhưng câu chuyện thêm vào phần
thuyết trình của bạn lại chiếm nhiều thời gian, bạn nên xây dựng kịch bản ngắn gọn lại và
phù hợp với mục đích, nội dung cần đưa đến người nghe. -
Để bài thuyết trình thêm mạch lạc bạn nên tổ chức nội dung, cấu trúc thành các ý
chínhvà thêm các ví dụ thực tế từ đó khán giả hiểu rõ hơn về thông điệp bạn truyền tải.
Bước 2: Tìm hiểu người nghe
Tìm hiểu về đối tượng người nghe thuyết trình là một phần quan trọng trong việc chuẩn
bị và thực hiện một bài thuyết trình thành công. Chúng ta có thể nghiên cứu về độ tuổi,
giới tính, nghề nghiệp, sở thích của họ. Nếu có thể, hãy tìm cách giao tiếp trước với một
số thành viên trong đối tượng người nghe. Điều này có thể thông qua cuộc trò chuyện cá
nhân, khảo sát trực tuyến hoặc thậm chí là cuộc trò chuyện qua email hoặc mạng xã hội.
Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ hơn về mức độ quan tâm và nhận xét của họ đối với chủ
đề bạn sẽ thuyết trình. Trong quá trình thuyết trình, quan sát cẩn thận phản ứng của khán
giả bằng cách nhìn vào diễn biến, ngôn ngữ cơ thể và phản hồi trực tiếp. Sau khi hoàn
thành bài thuyết trình, thu thập phản hồi từ khán giả thông qua cuộc trò chuyện, khảo sát
hoặc ghi lại ý kiến đóng góp. Để có thể truyền đạt thông tin hiệu quả, bạn nên tìm hiểu các
thông tin về người nghe như: quy mô, tuổi trung bình, đặc điểm công việc, yếu tố văn hóa
và quan điểm của người nghe. a, Quy mô
- Quy mô nhỏ: thuyết trình cá nhân, thuyết trình nhóm. Vi lượng khán giả ít nên có thể
trảlời câu hỏi một cách thân mật, không cần quá mỹ miều.
+ Thuyết trình cá nhân: là loại thuyết trình mà một người duy nhất đứng trước một nhóm
nhỏ hoặc một cá nhân để chia sẻ thông tin, ý kiến hoặc kinh nghiệm. Thời gian thuyết trình
có thể linh hoạt, từ vài phút đến một giờ hoặc hơn
+ Thuyết trình nhóm: một nhóm người hoặc đại diện tham gia vào việc thuyết trình chung
về một chủ đề cụ thể. Thường có nhiều người thuyết trình, mỗi người đại diện cho một
phần của chủ đề hoặc góc nhìn cụ thể.
- Quy mô vừa: thuyết trình công ty hoặc tổ chức. Dù số lượng người nghe nhiều hơn quymô
nhỏ nhưng vẫn nên tạo bầu không khí thoải mái, vui vẻ.
+ Là loại thuyết trình được tổ chức bởi một công ty hoặc tổ chức để chia sẻ thông tin về
sản phẩm, dịch vụ, chiến lược hoặc kế hoạch tương lai. Thường được sử dụng để truyền
đạt thông điệp quan trọng đến nhân viên, đối tác hoặc khách hàng.
- Quy mô lớn: thuyết trình công cộng hoặc hội thảo lớn
+ Thường diễn ra trong một môi trường công cộng, có thể có hàng trăm hoặc thậm chí
hàng nghìn người nghe. Thường có một người diễn thuyết chính hoặc một nhóm nhỏ người
thuyết trình chia sẻ thông điệp chung với khán giả. Thuyết trình này thường được tổ chức
trong các hội thảo, sự kiện chính trị hoặc giáo dục, hoặc các buổi giảng lớn. b, Tuổi trung bình
- Khán giả là người trẻ tuổi: người trẻ thường mong đợi có sự tương tác và tham gia trong
buổi thuyết trình. Tạo điều kiện cho việc hỏi đáp, thảo luận nhóm hoặc hoạt động thực
hành để kích thích sự tương tác. Tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành và giữ
cho bài thuyết trình của bạn trở nên trẻ trung, sáng tạo và sử dụng nhiều ví dụ cụ thể và hình ảnh.
- Khán giả là người trung niên: họ thường quan tâm đến những vấn đề và giải pháp thựctiễn
mà có thể áp dụng trong cuộc sống hàng ngày. Hãy tập trung vào cung cấp thông tin và
chiến lược giải quyết vấn đề một cách cụ thể. Người trung niên có kinh nghiệm dày dặn
nên cần tôn trọng và tin tưởng đối với sự hiểu biết của họ, khuyến khích sự thảo luận và
phản hồi từ phía các bậc tiền bối.
- Khán giả là người lớn tuổi: nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụngthuật
ngữ kỹ thuật. Người già hay quan tâm các chủ đề như sức khỏe và phòng tránh bệnh, kỹ
năng sống sót, kỷ niệm và hồi ức. Hãy tạo điều kiện cho khán giả hỏi đáp và cung cấp
thông tin liên quan để hỗ trợ họ hiểu rõ hơn và áp dụng những gì họ học được. c, Đặc điểm công việc
- Khán giả là người lao động: chọn chủ đề mà người lao động quan tâm và có thể ứng dụng
vào công việc hàng ngày như kỹ năng nghề nghiệp, quản lý thời gian, giao tiếp hiệu quả.
Không nên sử dụng thuật ngữ phức tạp và giải thích các khái niệm một cách dễ hiểu và trực tiếp.
- Khán giả là doanh nhân: sử dụng ngôn ngữ chuyên môn và thực tiễn để truyền đạt
thôngđiệp một cách rõ ràng và hiệu quả kết hợp các ví dụ và trải nghiệm thực tế. Thiết kế
các biểu đồ, đồ thị và hình ảnh để minh họa ý tưởng và dữ liệu phức tạp.
- Khán giả là học giả, tri thức: chọn chủ đề chuyên sâu, cung cấp các thông tin mới mẻ,độc
đáo. Khuyến khích thảo luận bằng các câu hỏi, trò chơi, hoạt động. Điều này giúp tạo ra
một môi trường học thuật và động viên cho sự trao đổi ý kiến và kiến thức.
- Khán giả là sinh viên, học sinh: ngôn ngữ, giọng điệu thuyết trình cần vui tươi, hàihước,
gần gũi. Thiết kế các câu chuyện và video để minh họa ý tưởng, khích lệ sự tương tác với
sinh viên qua các chuyện đùa, câu hỏi giải trí.
d, Yếu tố văn hóa và quan điểm của người nghe
Hiểu rõ về văn hóa và lịch sử của đối tượng người nghe có thể giúp bạn tạo ra một
thuyết trình phản ánh sâu sắc và tránh gây những sự việc nhạy cảm đối với các giá trị và
truyền thống của họ. Mỗi người có một nguồn gốc riêng biệt nên chúng ta cần tôn trọng,
đánh giá quan điểm và giá trị cá nhân của người nghe, tránh sự phê phán hoặc đánh giá
thiên vị. Tạo cơ hội cho mọi người được phát biểu ý kiến để đa dạng góc nhìn, đón nhận
các khía cạnh trong tư duy riêng của mỗi người. Để tạo ra một trải nghiệm tích cực cần
lắng nghe phản hồi từ người nghe và sẵn lòng điều chỉnh nội dung hoặc phương pháp trình bày nếu cần thiết.
Bước 3: Xác định mục đích bài thuyết trình
Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình, cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu muốn đạt được.
Điều này lại có liên quan đến các yếu tố:
- Những thông tin muốn truyền đạt là gì? - Người nghe là ai?
- Bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào?
Thông thường, hầu hết các bài thuyết trình thành công đều phải đạt 3 yêu cầu chính yếu:
- Chuyển tải được những thông tin mới,
- Người nghe không chỉ "nghe" mà còn được "thưởng thức" bài thuyết trình- Các vấn đề
trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic.
Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này, cần xác định cách diễn đạt phù hợp. Khi truyền
đạt thông tin, trình bày theo một cấu trúc hợp lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, có
thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu
bài thuyết trình muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài
thuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu
hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe.
Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề:
- Tại sao "chủ đề thuyết trình" này lại cần thiết?
- Nội dung của "chủ đề thuyết trình" gồm những gì?
- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?
Ngoài ra, cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dưới dạng
lý thuyết vì chúng thường khó hiểu, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái niệm
và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng hạn, thông
qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu về vấn đề thay vì
phải nghe các khái niệm dưới dạng lý thuyết.
Mục tiêu của thuyết trình nói chung là vì người nghe, giúp người nghe nắm vững kiến
thức, kỹ năng, thay đổi thái độ, hình thành tình cảm sau khi nghe bài thuyết trình. Vì vậy,
vấn đề không phải là người thuyết trình nói cái gì mà người nghe thực chất thu được gì sau buổi thuyết trình.
Thông thường, một bài thuyết trình sẽ có ba mục tiêu cơ bản là - Trang bị nhận thức - Hình thành cảm xúc
- Thúc đẩy hành động cho người nghe.
Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụ
của doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp hay chỉ đơn giản là đưa
ra những thông tin phân tích về một vấn đề kinh tế - xã hội, một phần bài học hay một bài giảng lý thuyết,...
Hãy viết mục đích hay ý định của bài thuyết trình. Mục tiêu không chỉ là làm một bài
thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục
tiêu đó là những điều muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thông tin do bạn
cung cấp. Khi trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, không
mạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn đề. Nhưng khi thuyết
trình, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói. Vì vậy, phải trình bày sao cho
người nghe hiểu ngay được những vấn đề bạn muốn chuyển tải. Trước khi truyền đạt thông
tin đến người nghe, cần thực hiện công tác chuẩn bị, xác định đâu là mục tiêu muốn đạt
được. Tập trung vào mục tiêu của buổi thuyết trình thông qua các công đoạn của quá trình
chuẩn bị sẽ đảm bảo bài thuyết trình đạt hiệu quả cao nhất.
Trước hết, hãy suy nghĩ nội dung và cách trình bày như thế nào để truyền đạt đến người
nghe một cách hiệu quả nhất, phụ thuộc vào ba yếu tố: thông điệp muốn gửi gắm; người
nghe và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình. Tiếp theo, kiểm tra lại mục đích của buổi
thuyết trình và tự đánh giá xem mục đích đó đơn giản hay quá phức tạp. Đồng thời nghĩ về
những đối tượng có khả năng đến tham dự, cũng như cách họ tiếp nhận bài thuyết trình.
Xem xét kĩ lưỡng xem đã xác định đúng mục đích của bài thuyết trình chưa, nếu chưa, cần
xác đinh lại một cách chính xác mục đích bài thuyết trình để buổi thuyết trình đạt kết quả tốt nhất.
Bước 4: Xây dựng nội dung bài thuyết trình
a. Xác định chủ đề:
- Để chủ đề thuyết trình hấp dẫn, phù hợp, nên tập trung tìm hiểu, chọn lọc và phân tíchcác
ý chính, ý phụ, ý nào bắt buộc phải nói, ý nào cần nói, ý nào nên nói.
-Ưu tiên trình bày các ý chính, đáng chú ý để người nghe dễ tập trung, dễ hiểu. Sau đó,
tùy thuộc vào thời gian mà nói thêm các ý phụ, góp phần làm chi tiết và rõ ràng hơn. b. Thu thập thông tin:
Việc thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn để nghiên cứu kĩ lưỡng là điều cần thiết,
giúp bài thuyết trình thêm phong phú, ấn tượng, giàu tính thuyết phục. Từ đó, việc thuyết
trình sẽ trở nên tự tin, chuyên nghiệp hơn.
- Tham khảo sách, báo, tài liệu, các tạp chí chuyên ngành hay tìm kiếm thông tin trựctuyến
(sử dụng Google Scholar, Wikipedia,...) từ đó có thêm nhiều thông tin hữu ích.
- Kiểm tra, chọn lọc các thông tin đáng tin cậy hỗ trợ hiệu quả cho việc phân tích.- Các tài
liệu như tranh ảnh, video, sơ đồ tư duy, đồ thị, mô hình,... cũng giúp ích cho việc trực
quan hóa các dữ liệu, dễ truyền tải các thông tin. Hơn nữa, chúng còn tạo hứng thú cho
người nghe, khiến người nghe dễ hình dung chủ đề thuyết trình. c.
Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:Một bài thuyết trình gồm đầy đủ 3 phần:
- Phần mở đầu: Ý nghĩa, vai trò, mục tiêu của chủ đề
- Phần thân bài: Phân tích cơ sở lí luận; thực trạng và giải pháp cho vấn đề đặt ra- Phần kết
luận: Thông điệp của bài thuyết trình Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính:
- Xác định số lượng các ý chính của bài thuyết trình
- Trình bày mạch lạc từng ý theo trình tự sắp xếp nhất định, phổ biến nhất là: lần lượttừng
ý chính và tiếp theo là các ý hỗ trợ, các ý sau sẽ có một phần giải thích cho ý trước, các
ý trong bài có sự liên kết chặt chẽ với nhau Phác thảo đề cương:
- Xác định từ 3-4 ý chính, sau đó là các ý nhỏ hơn
- Phân bổ thời lượng hợp lí cho từng phần của bài thuyết trình để nhấn mạnh được nhữngnội dung quan trọng
Bắt tay vào soạn thảo:
- Xác định những điều sẽ đưa vào bài
- Nội dung đưa vào phải đơn giản, dễ hiểu, không quá trừu tượngSắp xếp thông tin:
- Đọc lại bản thảo một lượt, gọt giũa lại các thông tin, đảm bảo các dữ kiện được sắp xếphợp lí.
- Sắp xếp thông tin tùy theo cấp độ ưu tiên (thông tin quan trọng, ít quan trọng, thông
tinkhông ảnh hưởng đến bài thuyết trình), các ý chính, các thông tin quan trọng cần được nhấn mạnh. Viết tự nhiên:
- Sử dụng những câu từ đơn giản, trực tiếp, dễ hiểu.
Chuẩn bị các mẩu giấy ghi chú:
- Ghi lại những thông tin, từ khóa quan trọng phòng trừ trường hợp quên các vấn đề cầntrình bày. d.
Soạn thảo nội dung:
Cần sử dụng quy tắc ABC:
- Analyse (Phân tích): Phân tích xác định rõ chủ đề và nội dung chính bài thuyết trình -
Brainstorm (Động não): Động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết trình,
những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu phục vụ bài thuyết trình
- Choose (Lựa chọn): Lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất; những nội dung quan trọng,
đáng chú ý trong bài thuyết trình Sắp xếp logic nội dung: - Theo thứ tự thời gian
- Từ tổng thể tới cụ thể hoặc ngược lại
- Từ điều đã biết đến cái chưa biết hoặc ngược lại
- Từ điều đã được chấp nhận tới mâu thuẫn hoặc ngược lại - Quan hệ nhân - quả
- Từ vấn đề tới giải pháp
Bước 5: Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong thuyết trình
a, Công cụ thuyết trình là gì?
Công cụ trình bày là các chương trình và phần mềm mà các cá nhân hoặc tổ chức
có thể sử dụng để hiển thị thông tin của họ dưới dạng trình chiếu. Những tài nguyên này
thường cho phép người chỉnh sửa chèn và định dạng văn bản dựa trên nhu cầu cá nhân của
họ. Các công cụ trình bày cũng bao gồm các phương pháp chèn và chỉnh sửa hình ảnh.
Các cá nhân và công ty có thể sử dụng những thông tin này để giúp hiển thị thông
điệp của họ một cách trực quan và thu hút khán giả tham gia. Ngoài việc cung cấp không
gian để tạo bản trình bày, những công cụ này còn cung cấp các tính năng như phản hồi và
chuyển đổi giữa các tệp để đảm bảo bản trình bày thành công.
Các công cụ trình bày là một phần quan trọng trong một thế giới có mức độ chú ý
ngày càng thu hẹp. Những nền tảng này giúp người thuyết trình giảm bớt sự mất tập trung,
ồn ào của người nghe và làm nổi bật thông điệp của họ.
Với phần mềm trình bày, thông tin có thể được truyền tải một cách hiệu quả và đơn giản
hóa việc trực quan hóa dữ liệu, biến những ý tưởng phức tạp thành những câu chuyện hấp dẫn.
Những công cụ trình bày này cung cấp nhiều tính năng, chẳng hạn như tích hợp liền
mạch các yếu tố đa phương tiện như hình ảnh, video và âm thanh để nâng cao thông điệp
và thu hút người nghe ở nhiều cấp độ. Ngoài ra, các yếu tố tương tác như câu đố, cuộc
thăm dò ý kiến và khảo sát có thể thu hút người nghe một cách tích cực và thu thập phản hồi có giá trị.
b, Ưu điểm và nhược điểm của của công cụ thuyết trình
- Ưu điểm: Bài thuyết trình hiệu quả đòi hỏi hình ảnh và cách truyền tải hấp dẫn,
đồng thời phải thu hút khán giả để thông tin được truyền tải hiệu quả và để lại ấn tượng lâu
dài. Những lợi ích chính của công cụ trình bày bao gồm:
+ Giao tiếp trực quan nâng cao: Các công cụ trình bày nâng cao giao tiếp trực quan bằng
cách kết hợp hình ảnh, biểu đồ và video. Do đó, thông tin phức tạp có thể được truyền tải
một cách chuyên nghiệp và có tính tương tác trong khi vẫn thu hút được khán giả.
+ Cải thiện mức độ tương tác của khán giả: Việc tích hợp các tính năng tương tác bằng các
công cụ trình bày như thăm dò ý kiến, câu hỏi và hệ thống phản hồi của khán giả sẽ thu hút
khán giả một cách tích cực và làm cho bài thuyết trình trở nên hấp dẫn và tương tác hơn.
Điều này dẫn đến sự tham gia của khán giả tốt hơn và giúp người thuyết trình truyền đạt ý
tưởng của họ tốt hơn.
+ Phân phối nội dung có tổ chức: Phần mềm trình bày có thể hỗ trợ tạo nội dung có tổ chức
tốt và hấp dẫn bằng cách sử dụng các tiêu đề, dấu đầu dòng và phân chia rõ ràng cho phép
phân phối thông tin mang tính tương tác. Bố cục này cho phép luồng thông tin tự nhiên,
giúp khán giả tương tác với nội dung một cách đơn giản.
+ Chỉnh sửa và cộng tác hiệu quả: Người thuyết trình có thể dễ dàng thay đổi và cải thiện
bản trình bày với sự trợ giúp của các tính năng chỉnh sửa được cung cấp bởi các công cụ
trình bày. Những công cụ này cũng hỗ trợ làm việc nhóm, cho phép nhiều người dùng đóng
góp và chỉnh sửa bản trình bày cùng một lúc. Bài thuyết trình trở nên năng động và hấp
dẫn hơn khi các sửa đổi có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, khiến chúng trở
thành một công cụ quan trọng tại nơi làm việc.
+ Tích hợp đa phương tiện: Bạn có thể thêm các thành phần đa phương tiện như nhạc và
video clip vào bản trình bày bằng phần mềm trình bày để cải thiện chúng và thu hút mọi
người. Vì vậy, miễn là giọng điệu chuyên nghiệp được duy trì trong suốt bài thuyết trình,
khán giả sẽ có được trải nghiệm phong phú hơn, năng động hơn.
+ Quản lý thời gian: Các công cụ thuyết trình hiệu quả đi kèm với các tính năng hữu ích
như bộ hẹn giờ và chuyển tiếp trang chiếu, cho phép người thuyết trình quản lý thời gian
hiệu quả, để lại ấn tượng lâu dài cho khán giả. Với những tính năng này, quá trình chuyển
đổi giữa các phần khác nhau của bài thuyết trình trở nên mượt mà và hấp dẫn hơn.
+ Tính di động và khả năng truy cập: Phần mềm trình bày cho phép chia sẻ và truy cập dễ
dàng các bản trình bày trên các thiết bị. Khả năng này cho phép phân phối thông tin thuận
tiện tới nhiều đối tượng hơn. Hơn nữa, phần mềm thuyết trình cho phép bạn tạo các trình
chiếu hấp dẫn và giàu thông tin để thu hút sự chú ý của khán giả và để lại ấn tượng lâu dài.
- Nhược điểm: Công cụ hỗ trợ thuyết trình, như PowerPoint hay Google Slides, đã
trở thành một phần không thể thiếu trong việc truyền đạt thông tin và kiến thức trong các
buổi hội thảo, hội nghị, giảng dạy và thuyết trình kinh doanh. Tuy nhiên, bên cạnh những
ưu điểm vượt trội, chúng cũng tồn tại một số nhược điểm đáng lưu ý.
+ Một trong những nhược điểm lớn nhất là sự phụ thuộc quá mức vào công cụ này có thể
làm giảm sự tương tác trực tiếp giữa người thuyết trình và khán giả. Khi người thuyết trình
tập trung quá nhiều vào slide và không nhìn vào khán giả, điều này có thể làm mất đi sự
kết nối cần thiết để truyền đạt hiệu quả thông điệp của mình. Ngoài ra, việc sử dụng quá
nhiều văn bản hoặc hình ảnh phức tạp trên slide cũng có thể khiến cho thông điệp trở nên
khó hiểu, làm mất sự chú ý của người nghe.
+ Một nhược điểm khác là việc chuẩn bị slide có thể mất rất nhiều thời gian và công sức.
Việc này đặc biệt trở nên khó khăn với những người không có kỹ năng thiết kế hoặc không
quen sử dụng công cụ máy tính. Điều này không chỉ gây áp lực và căng thẳng cho người
thuyết trình mà còn có thể ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của buổi thuyết trình nếu
slide không được chuẩn bị kỹ lưỡng.
+ Cuối cùng, việc phụ thuộc vào công nghệ cũng có thể dẫn đến những rủi ro nhất định
như sự cố kỹ thuật hoặc thiết bị không tương thích. Những sự cố này có thể gây gián đoạn
buổi thuyết trình và làm mất đi sự chuyên nghiệp. Do đó, mặc dù công cụ hỗ trợ thuyết
trình mang lại nhiều lợi ích, người thuyết trình cần phải lưu ý đến những nhược điểm này
để có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
c, Danh sách các công cụ thuyết trình tốt nhất
Sau đây là một số công cụ thuyết trình tốt nhất để sử dụng tại nơi làm việc, học tập: Canva:
Canva là một nền tảng thiết kế đồ họa cung cấp cho các tổ chức nhiều mẫu được thiết kế
chuyên nghiệp cho bài thuyết trình của họ. Người dùng có thể chọn phác thảo bài thuyết
trình dựa trên thương hiệu và thông điệp của họ. Họ có thể thêm các yếu tố trực quan bằng
cách sử dụng một trong nhiều hình ảnh có sẵn của Canva hoặc tải ảnh của riêng họ lên.
Những người sử dụng Canva Pro có thể mời người khác chỉnh sửa bài thuyết trình cùng
họ. Canva cũng bao gồm các tính năng như thư mục nhóm và nhận xét tích hợp để cho
phép các nhóm làm việc cùng nhau trong các dự án.
Visme: Visme là một nền tảng nội dung trực quan trực tuyến tất cả trong một có thể giúp
các cá nhân thuộc mọi khả năng thiết kế xây dựng các bài thuyết trình tương tác, hiệu quả.
Các cá nhân có thể xây dựng bản trình bày của mình từ nhiều mẫu phong cách thịnh hành
khác nhau hoặc bằng cách sử dụng giao diện kéo và thả để tùy chỉnh bản trình bày của
riêng họ. Visme cung cấp hơn 1,5 triệu hình ảnh có sẵn, hàng nghìn biểu tượng, 50 công
cụ trực quan hóa dữ liệu và 125 phông chữ. Chúng cũng cho phép các nhóm đặt ra các
nguyên tắc về thương hiệu trong tài liệu cho các màu sắc thương hiệu cụ thể và cấp quyền
cho những người có thể chỉnh sửa bản trình bày.
PowerPoint: Microsoft PowerPoint là một chương trình thuyết trình cung cấp hình ảnh
cho các bài thuyết trình của nhóm công ty. Khi sử dụng PowerPoint, bạn có thể chọn giữa
việc thêm dữ liệu vào mẫu đã chọn hoặc hoàn tất việc thay đổi bố cục để phù hợp với nhu
cầu của mình. PowerPoint cung cấp nhiều mẫu trình chiếu khác nhau và cung cấp cho
người đăng ký Microsoft 363 quyền truy cập vào các mẫu cao cấp.
Google slide: Google Slides là một công cụ tạo slide thuyết trình trực tuyến miễn phí được
cung cấp bởi Google. Với Google Slides, người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các
slide thuyết trình trực tuyến một cách dễ dàng. Người dùng có thể điều chỉnh giao diện và
thiết kế của slide theo ý của cá nhân. Google Slides còn cung cấp tính năng lưu trữ trực
tuyến, cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa slide từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối
Internet. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho việc làm việc theo nhóm và cộng
tác từ xa. Người dùng có thể chia sẻ slide thuyết trình với người khác, cho phép họ xem và
chỉnh sửa cùng một lúc.
d, Tài liệu bổ sung
Các phương tiện trực quan được biết là có tác dụng làm tăng sự tự tin của người nói, nhưng
nếu bạn muốn thuyết phục, việc lựa chọn các phương tiện hỗ trợ một cách cẩn thận là rất quan trọng.
Tài liệu phát tay: Đây là những tài liệu bổ sung dễ dàng cho bài thuyết trình vì chúng có
thể được chuẩn bị trước, sao chép và lưu giữ cho đến ngày thuyết trình. Mỗi người tham
gia sẽ nhận được một bản sao của tài liệu này, nó sẽ dễ tham khảo hơn so với bảng lật hoặc
bảng đặt trước phòng. Không cần CNTT hoặc ổ cắm điện. Hãy chắc chắn tham khảo các
tài liệu phát tay có trong bài thuyết trình.
Bảng trắng: Phù hợp với lượng khán giả nhỏ nhưng có thể khó xem nếu nhóm đông người
hơn. Giúp bạn dễ dàng liệt kê các điểm chính. Làm nổi bật màu sắc có thể được sử dụng
để làm nổi bật các điểm khác nhau. Văn bản phải đủ lớn để hiển thị và dễ đọc.
Bảng lật: Thường được sử dụng với các nhóm nhỏ. Quá nhỏ cho các nhóm lớn. Các slide
có thể được chuẩn bị trước và tham khảo xuyên suốt bài thuyết trình. Bút màu rất hiệu quả
khi ghi điểm và vẽ đồ thị hoặc biểu đồ.
Video/Âm thanh: Sẽ thật tuyệt nếu có hình ảnh sống động hoặc có thể là một người thuyết
trình khác (người không thể tham dự buổi thuyết trình) tham gia vào bộ phim/video. Vì tài
nguyên công nghệ thông tin có thể khó xử lý nên cần phải có chuyên môn nhất định. Phòng
lớn và lượng khán giả lớn có thể cần micrô.
Dụng cụ quan sát (máy chiếu vật thể): Loại này hiện nay phổ biến hơn máy chiếu trên
cao vì bất kỳ mảnh giấy nào cũng có thể được xem trên màn hình bằng thiết bị xem này.
Bảng trắng tương tác: Bảng trắng tương tác rất phức tạp và cần được đào tạo để vận hành.
Phần mềm tương tác hiệu quả có sẵn.
Slide thuyết trình: Ngày nay, thuyết trình nhóm thường yêu cầu slide PowerPoint. Các
công cụ thuyết trình phải được sử dụng một cách hiệu quả, nếu không khán giả có thể bị đánh lừa.
Một số mẹo cho bản trình bày PowerPoint :
+ Hãy tập trung vào mục tiêu của bạn.
+ Chỉ sử dụng nó nếu đó là sự lựa chọn tốt nhất cho bài thuyết trình.
+ Cố gắng giữ số lượng slide ở mức tối thiểu - càng ít thì càng tốt.
+ Đánh số các slide của bạn.
+ Sử dụng đồ họa – giữ chúng đơn giản và rõ ràng.
Bước 6: Thuyết trình thử
Một vấn đề rất quan trọng và thường bị bỏ qua nhiều nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình.
Hãy đọc toàn bộ văn bản bài thuyết trình. Khi cảm thấy hài lòng, hãy luyện tập trước
gương và chuyển sang sử dụng các mẩu giấy nhắc nhở.
Hãy tập luyện bằng cách giả định đang thuyết trình, đứng trước nhiều người, hoặc có thể
nhờ ai đó quay lại khi đang tập luyện. Đoạn phim đó sẽ cho một cái nhìn khách quan về
khả năng thuyết trình của bản thân. Quá trình tập luyện sẽ giúp biến những động tác, cử
chi, phong thái thành thói quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì chỉ cần
tập trung vào nội dung để có một bài thuyết trình sinh động. Tâm trạng thoải mái trong khi
thuyết trình sẽ giúp truyền tải ngôn ngữ cơ thể tốt hơn. Tập luyện trước một vài người, một
nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện như khi thuyết trình thật. Tập trình bày
với người khác sẽ giúp củng cố sự tự tin, đồng thời đón nhận các ý kiển đóng góp về giọng
nói, các cử chỉ và động tác,...
Hãy ghi nhận những ý kiến đóng góp để chỉnh sửa hoàn thiện hơn. Quá trình luyện tập
đó sẽ thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý
tưởng nảy sinh thêm trong quá trình tập luyện. Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí
quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình. Luyện tập rất cần thiết trong quá trình
chuẩn bị để có được một buổi thuyết trình thành công. Trong quá trình luyện tập, có thể
ghi chú, ước tính thời gian và chỉnh sửa những chỗ thấy cần thiết trong bài thuyết trình.
Việc luyện tập còn giúp ghi nhớ các dữ liệu và trình tự thuyết trình, đồng thời giúp trình bày một cách trơn tru.
Chỉ đến khi hoàn toàn thoát khỏi sự phụ thuộc vào bài thuyết trình đã soạn hoặc các
dòng gợi ý, mới có thể bắt đầu thuyết trình tự nhiên được. Trò chuyện một cách tự nhiên
với người nghe có khác so với thuyết trình khi luyện tập. Hãy cố gắng trình bày một cách
tự nhiên, trước hết bằng việc hiểu cặn kẽ về chủ đề trình bày. Đưa thêm vào các chi tiết
hoặc ví dụ minh họa không có trong bài thuyết trình soạn sẵn. Điều này sẽ giúp phần trình
bày được sinh động, gợi mở nhiều thông tin và thu hút người nghe hơn.
Nên chuẩn bị trước các câu hỏi mà người nghe có khả năng đặt ra, sau đó tập trả lời các
câu hỏi này và ước tính thời gian cần thiết.
Điểm mấu chốt cho một bài thuyết trình thành công đó là sự luyện tập. Luyện tập nhiều
sẽ giúp thuyết trình trôi chảy khi đứng trước người nghe.