Bài tập lớn: “Kỹ năng thực hiện bài thuyết trình” môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN
GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CHỦ ĐỀ 4:
“KỸ NĂNG THỰC HIỆN BÀI THUYẾT TRÌNH” NHÓM 4 Lớp: K26KTA
Giảng viên hướng dẫn: ThS.
DANH SÁCH THÀNH VIÊN ST Phần trăm Họ và tên Mã SV Chức vụ Chữ ký T đóng góp 1 Nguyễn Ngọc Minh Phương 26A4020454 Nhóm trưởng 2 Lư Thị Hương Quỳnh 26A4020844 Thư ký 3 Nguyễn Thị Khánh Linh 26A4020012 Thành viên 4 Vàng Khánh Chi 26A4022666 Thành viên 5 Nguyễn Lưu Tuấn Anh 26A4022213 Thành viên 6 Nguyễn Quý Thiệu 26A44020871 Thành viên 7 Nguyễn Thành Duy 26A4022675 Thành viên
PHÂN CHIA CÔNG VIỆC STT Họ và tên Mã sinh viên
Nhiệm vụ đảm nhận Deadline Phân chia nhiệm vụ Nguyễn Ngọc Minh
Viết lời mở đầu, lời kết thúc 1 26A4020454 18/03/2024 Phương Làm MC Làm word II. CÁC BƯỚC THUYẾT TRÌNH
2.1. Chuẩn bị thuyết trình 2 Lư Thị Hương Quỳnh
26A4020844 2.2. Tiến hành thuyết trình 18/03/2024
2.3. Kết thúc thuyết trình Làm powerpoint IV. KỸ NĂNG BÁO CÁO MIỆNG VÀ PHÁT BIỂU Nguyễn Thị Khánh 3
26A4020012 5.1. Kỹ năng báo cáo miệng 18/03/2024 Linh 5.2. Kỹ năng phát biểu Làm powerpoint
Lên ý tưởng diễn kịch 4 Vàng Khánh Chi
26A4022666 Làm ý tưởng nội dung 18/03/2024 Làm word I. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH 5 Nguyễn Lưu Tuấn Anh
26A4022213 1.1. Khái niệm thuyết trình 18/03/2024
1.2. Vai trò của thuyết trình Làm powerpoint IV. NHỮNG LỖI CƠ BẢN KHI THUYẾT TRÌNH (lên ý
tưởng video về các tình huống) 6 Nguyễn Quý Thiệu
26A44020871 4.1. Lỗi ngôn ngữ nói 18/03/2024 4.2. Lỗi phi ngôn ngữ 4.3. Các lỗi khác Làm powerpoint
II. CÔNG CỤ THUYẾT TRÌNH 3.1. Ngôn ngữ nói 7 Nguyễn Thành Duy 26A4022675 18/03/2024 3.2. Ngôn ngữ cơ thể Làm powerpoint MỤC LỤC
DANH SÁCH THÀNH VIÊN..........................................................................................1
PHÂN CHIA CÔNG VIỆC.............................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................4
NỘI DUNG.......................................................................................................................5 I.
TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH.................................................................5 1.1.
Khái niệm thuyết trình................................................................................5 1.2.
Vai trò của thuyết trình...............................................................................5 II.
CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH............................................................................6 2.1.
Chuẩn bị thuyết trình..................................................................................6
2.2. Tiến hành thuyết trình....................................................................................12
2.3. Kết thúc thuyết trình.......................................................................................12
III. CÔNG CỤ THUYẾT TRÌNH:............................................................................13
3.1. Ngôn ngữ nói....................................................................................................13
3.2. Ngôn ngữ cơ thể...............................................................................................15
IV. NHỮNG LỖI CƠ BẢN KHI THUYẾT TRÌNH:...............................................19
4.1. Lỗi ngôn ngữ nói..............................................................................................19
4.2. Lỗi phi ngôn ngữ.............................................................................................19
4.3. Các lỗi khác......................................................................................................19
V. KỸ NĂNG BÁO CÁO MIỆNG VÀ PHÁT BIỂU:..............................................20
5.1. Kỹ năng báo cáo miệng...................................................................................20
5.2. Kỹ năng phát biểu...........................................................................................21 LỜI MỞ ĐẦU
Kỹ năng thuyết trình (Presentation skill) là một kỹ năng truyền thông quan trọng.
Nói đến thuyết trình, nhiều người sẽ nghĩ đến công việc của doanh nhân, một diễn giả. Tuy
nhiên, thực tế cho thấy chúng ta đều thường xuyên thuyết trình về các vấn đề trong học tập,
trong công việc và trong cả đời sống. Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng
mềm quan trọng nhất. Dù bạn là ai, bạn đi học hay đi làm cũng thường xuyên phải thuyết
trình trước đám đông. Thuyết trình hay nói trước đám đông có thể là ác mộng và ám ảnh
bạn. Thuyết trình là một kỹ năng rất là quan trọng nhưng phần đông mọi người lại sợ điều
đó. Các nhà khoa học người Mỹ tiến hành nghiên cứu về nỗi sợ hãi của con người và đưa
ra kết quả: 41% người Mỹ sợ nói trước đám đông. Mặc dù nhiều người đã từng làm nhiều
bài thuyết trình trước lớp với những vấn đề khác nhau nhưng dường như trước những buổi
thuyết trình họ đều có những tâm lý hồi hộp, lo lắng, mất tự tin. Kết quả là bài thuyết trình
đó, dù đã được thảo luận chuẩn bị nội dung một cách rất kĩ càng nhưng vẫn có thể thất bại
trước lúc thuyết trình. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, kỹ năng thuyết trình đóng
vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác và
khách hàng. Việc biết cách thuyết trình không chỉ giúp bạn tự tin và thu hút sự chú ý của
người nghe mà còn giúp tăng cơ hội thành công trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu về
những kỹ năng cần thiết để trở thành một người thuyết trình xuất sắc trong lĩnh vực kinh doanh. NỘI DUNG
I. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH I.1.
Khái niệm thuyết trình
Thuyết trình là trình bày bằng lời nói trước người nghe về một vấn đề nào đó nhằm
cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Kỹ năng thuyết trình là kỹ năng trình bày, diễn đạt vấn đề làm cho người khác hiểu
được nội dung mà mình muốn diễn đạt.
Thuyết trình là một trong những kỹ năng được sử dụng phổ biến trong học tập, công
việc và cuộc sống, nó giúp cho chúng ta mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin của
mình cho người khác mà vẫn có thể hiểu được thứ mình mong muốn truyền tải làm cho bài
thuyết trình của chúng ta đạt hiểu quả cao. I.2.
Vai trò của thuyết trình
Thuyết trình là quá trình bày nội dung của một chủ đề cho người nghe và thuyết
phục người nghe đông tình với ý kiến của mình. Thuyết trình là trình bày một cách thuyết
phục. Vậy vai trò của thuyết trình là “trình bày” và “thuyết phục”.
Trình bày một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên
môn,....Thuyết phục người nghe theo mình, đồng ý với quan điểm của mình. Trong học tập:
- Cải thiện kết quả học tập
- Tự tin chinh phục “tâm lý sợ nói” trước đám đông
- Mở rộng nhiều mối quan hệ trong xã hội
Thuyết trình là một công việc thường xuyên của học sinh. Đặc biệt là sinh viên
trong các bài tập nhóm đều phải có phần thuyết trình trước lớp. Nếu sinh viên không có kĩ
năng thuyết trình thì sẽ không thể trình bày bài làm của mình cho mọi người hiểu. Dù cho
sinh viên có thành tích học tập tốt nhưng vẫn không được đánh giá cao nếu không có khả
năng thuyết trình tốt. Trong công việc:
- Nâng cao kĩ năng giao tiếp trong công việc
- Rèn luyện được sự tự tin trước đám đông
- Thể hiện tốt giá trị của bản thân khi tham gia tuyển dụng
- Cơ hội thăng tiến cao hơn
Thuyết trình là một yếu tố quan trọng trong nhiều lĩnh vực công việc. Việc này được
thể hiện ngay trong việc phỏng vấn, khi bạn có khả năng thuyết trình tốt bạn có thể gây ấn
tượng với nhà tuyển dụng làm tăng cơ hội có việc làm. Trong công việc giảng dạy, khi thầy
cô thuyết trình tốt sẽ khiến cho bài giảng thu hút học sinh khiến học sinh cảm thấy hứng
thú khi học tập. Hay trong các doanh nghiệp muốn giới thiệu một sản phẩm mới cho mọi
người bạn có thể tiếp cận đước nhiều người dùng nếu khả năng truyền đạt của mình về sản phẩm đó tốt. Trong cuộc sống:
- Truyền đạt suy nghĩ của mình một cách rõ rang
- Là một phương tiện giúp ta giao tiếp tốt hơn
Hàng ngày bạn phải giao tiếp với rất nhiều người nếu bạn có khả năng thuyết trình
tốt bạn có thể dễ dàng truyền đạt suy nghĩ, quan điểm của mình cho người khác giúp cho
bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi giao tiếp.
II. CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
II.1. Chuẩn bị thuyết trình Trả
lời được những câu hỏi sau:
- Đối tượng nghe là ai ?
- Tại sao phải thuyết trình ?
- Thuyết trình nội dung gì ?
- Thuyết trình khi nào trong bao lâu ?
II.1.1. Đánh giá đúng bản thân
Trừ khi là một diễn viên được đào tạo chuyên nghiệp, nếu không bạn sẽ khó có thể thể
hiện tốt trước đám đông.
Tận dụng tối đa ưu điểm của bản thân. Nếu bạn có khiếu ăn nói hài hước, đây sẽ là một
điểm cộng. Ăn nói ngắn gọn dễ hiểu, dễ truyền đạt.
2.1.2.Tìm hiểu người nghe • Quy mô
-Khán giả là người cao tuổi : Người lớn tuổi thường hay hiểu vấn đề theo kinh nghiệm, theo
cách nhìn, cách nghĩ của họ. Học kiến thức thực tiễn, chín chắn trong suy nghĩ nhưng rất báo
thu Do vậy khi trình bày, bạn cần khơi dậy kiến thức thực tiễn của họ Khi đưa ra vấn đề, bạn
phải có bằng chứng thực tế chứng minh Vấn đề họ quan tâm là sức khỏe, đạo đức xã hội,
truyền thống gu đình,... Bạn nên nói chậm, thể hiện thái độ tôn trọng.
-Khán giả là người ít tuổi : Người ít tuổi thường nông nổi, suy nghĩ chưa thực sự chín chắn, cách
hiểu của họ có lẽ còn chưa thấu đáo. Vấn đề sẽ không thực sự được khai thác theo chiều sâu.
• Đặc điểm công việc -
Khán giả là người lao động: Họ là những người bộc trực, có nếp sống, lối suy nghĩ giản
đơn, họ thường quan tâm đến những thứ trực tiếp, họ tôn trọng những giá trị truyền thống
hơn những thứ mới lạ, họ sống bằng kinh nghiệm nhiều hơn áp dụng khoa học kỹ thuật. Do đó,
bạn phải nói với họ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, thực tế, những thông tin gần gũi, trực tiếp. -
Khán giả là doanh nhân: Họ hay quan tâm đến việc mua bán chủ trương, chính sách của
nhà nước đối với ngành nghề của họ Bạn nên nói với họ về tâm lý, xu hướng khách hàng, luật
pháp, chi trương của nhà nước, thuế khóa, quan hệ thị trường.... Bạn nên nói bằng ngôn ngữ cụ thể, chắc chắn. -
Khán giả là học giả, tri thức: Họ là những người hiểu biết. quan tâm nhiều đến đời sống
chính trị, xã hội. Khi nói với họ, bạn cần có thái độ tao nhã, khiêm tốn, lập luận chặt chẽ. -
Khán giả là sinh viên, học sinh: Họ thường nhiệt tình, đễ tiếp thu, nhưng hay chóng
chán. Do vậy, khi thuyết trình bạn cần đưa nhiều thông tin mới, hay và lạ nhằm kích thích sự tư
duy sáng tạo cho tuổi trẻ. Việc trình bày sẽ kết t quả nếu sự thể hiện súc dóm, có ý tưởng đẹp,
bay bổng; giữa người nói và người nghe cản có sự giao lưu, hòa nhập.
Yếu tố văn hoá và quan điểm người nghe
Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, bạn cần lưu ý đến quan điểm của truyền
thông. Nếu bạn biết một số chủ tọa có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng người nghe, đồng
thời tính tới phản ứng của người nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm vì
có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình. Ta chỉ nêu lên những vấn đề còn
tranh cãi khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Bên cạnh đó, bạn nên nhớ rằng, sự
hài hước không đúng lúc đôi khi lại gây phản cảm. Vì vậy, bạn hãy chọn lọc và sử dụng những
câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, bạn phải chú ý đến
tín ngưỡng, quan điểm và nguyên tắc của khán giả. Bạn không nên nói đùa để làm mất lòng các
thành viên của các tổ chức nhạy cảm nếu như họ cũng có mặt trong buổi thuyết trình.
2.1.3. Xác định mục đích bài thuyết trình
Trả lời những câu hỏi:
Tại sao chủ đề thuyết trình này lại cần thiết?
Nội dung của chủ đề thuyết trình này gồm những gì?
Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?
2.1.4 Xây dựng nội dung bài thuyết trình a. Xác định chủ đề
-Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường bạn có nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố
gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên vụn vặt và không trọng tâm. Để
tránh tình trạng đó, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, bạn phải phân tích xem đâu là ý chính
đâu là ý phụ. Ý nào bắt buộc nói ý nào là ý cần nói, ý nào nên nói. Thông thường, bạn sẽ
ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý cần, hay nên nói sau. b. Thu thập thông tin
-Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó. Hoạt động
này đòi hỏi sự đầu tư nhiều thời gian và công sức. Bạn cần thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều
nguồn nguồn uy tín để bài thuyết trình có sức thuyết phục hơn. Khi thu thập thông tin, tài liệu,
bạn phải luôn ghi nhớ mục tiêu của bài thuyết trình. -Bạn có thể bắt đầu việc thu thập thông tin
bằng cách chọn một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo
trong sách sẽ mở rộng thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp. Thông thường, sách sẽ đưa ra
cho bạn các khái niệm, cơ sở lý luận của những nội dung mà bạn dự định thuyết trình. Các báo
cáo quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn mở rộng hiểu biết về lĩnh
vực mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những số liệu giúp bạn
tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa những nội dung cần thiết. Ngoài
ra, bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ Intemet, từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân. Những
thông tin trên Internet luôn được cung cấp thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn. c.
Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình
Thông thường bố cục bài thuyết trình gồm 3 phần: •
Mở đầu: Ý nghĩa vai trò và mục tiêu của chủ đề •
Thân bài: Phân tích cơ sở lí luận, thực trạng, giải pháp cho vấn đề đặt ra •
Kết luận: Tóm tắt thông điệp của bài thuyết trình
Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính
Phác thảo đề cương
-Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày là
việc làm cần thiết. Điều này giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi bắt tay vào
soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình.
-Tiếp theo cần xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình . Điều này rất quan
trọng bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe một bài diễn văn quá dài dù cho có hấp dẫn đến đâu. Soạn thảo
-Khi công việc nghiên cứu đã hoàn tất và đề cương thuyết trình đã được phác thảo, sẵn
sàng bắt tay vào soạn thảo. Nghĩ ra nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý. Cụ thể
hoá cái trừu tượng thành cái đơn giản. Sắp xếp thông tin
-Sau khi hoàn tất bản thảo đầu tiên, bạn nên gọt giũa lại thông tin trong bài, cần đọc lại
bản thảo một lượt để chắc chắn rằng các dữ liệu được sắp xếp theo trật tự ưu tiên và hợp lý.
Viết tự nhiên, dễ hiểu, dễ truyền đạt
-Cảm thấy thoải mái và tự tin về những câu từ, tức là bạn đang có khởi đầu tốt đẹp .
Tránh dùng những từ ngữ lạ. Nếu chưa chắc chắn hãy thử thu băng, nghe lại và điều chỉnh nếu cần thiết.
Chuẩn bị các mẩu giấy ghi chú
-Thay vì liệt kê ra trên mặt giấy thì hay ghi lại ý chính trong bài thuyết trình . Điều này
giúp bạn tránh được hiện tượng đọc bài.
-Vận dụng các kỹ năng hữu ích để chuẩn bị một đề cương cô đọng.
2.1.5. Sử dụng các công cụ hỗ trợ
-Slide máy chiếu: Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng.
• Một số lưu ý khi trình bày slide
- Trang chiếu phải có tiêu đề
- Một trang trống không quá một chủ đề
- Có nội dung không quá 6
- Một nội dung không có 2 dòng - Ngôn từ nhất quán
- Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp
- Thiết kế trang trí cân đối
- Viết cỡ chữ tối thiểu 22
• Một số phím tắt khi trình chiếu
-Một số phím tắt khi trình chiếu:ctril P, ctrl H, phím esc, enter,...
• Màu sắc, hình ảnh, hiệu ứng
2.1.6. Thuyết trình thử
-95% kết quả thành công của một bài thuyết trình dựa vào sự chuẩn bị
-Điểm mấu chốt cho một bài thuyết trình là sự luyện tập
-Hiệu quả, giảm hồi hộp, giúp tăng phản xạ tự nhiên 2.1.7. Trang phục
-Nam thường mặc áo sơ mi, cà vạt, quần tây
-Nữ thường mặc váy ngắn, áo sơ mi có cổ hoặc vest
-Gọn gàng lịch sự luôn được đặt lên hàng đầu
2.2. Tiến hành thuyết trình
Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn?
Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp?
Làm thế nào để có một kết luận chặt chẽ, phù hợp, dễ nhớ? -
Mở đầu (mở đầu gây sốc bằng 1 th, con số, câu chuyện, câu thơ, cảm
nghĩ,..) tạo ấn tượng qua giọng nói tác phong, chuyên nghiệp, những câu hỏi bất ngờ. - Phần triển khai:
• Lựa chọn nội dung quan trọng, chia thành các phần dễ tiếp thu, giải quyết thắc mắc khán giả
• Tương tác, giao lưu với khán giả(Giải đáp thắc mắc,.)
2.3. Kết thúc thuyết trình
-Tự tin,đưa ra những lời kết luận sâu sắc.
-Tạo ấn tượng cho người nghe.
-Kết thúc thuyết trình không đồng nghĩa với việc kết thúc. Nói trên một khía cạnh nào đó
thì đó là sự bắt đầu mới.
III. CÔNG CỤ THUYẾT TRÌNH: 3.1. Ngôn ngữ nói
Ngôn ngữ nói là hình thức sử dụng âm thanh để giao tiếp truyền đạt ý kiến, suy
nghĩ, cảm xúc và thông tin giữa con người với nhau.
Khi thuyết trình, bạn tránh nói đều đều, cần lúc mạnh, lúc nhẹ, lúc nhanh, lúc chậm;
có thể nghỉ một chút trước và sau các ý quan trọng. Bạn nên nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ
cảm xúc hợp lí với những điều đang trình bày, cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất
cũng có thể nghe thấy. Khi nói, bạn cần lựa chọn từ ngữ cho phù hợp với đối tượng và hoàn
cảnh. Muốn có vốn từ phong phú, bạn nên thuộc nhiều danh ngôn, thành ngữ, tục ngữ, ca
dao để khi cần có thể huy động được ngay, bạn cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác,
mạch lạc, đáng tin cậy, sinh động và súc tích. Các lập luận cần phù hợp với tình huống bài
thuyết trình, chú ý đến tính liên tục và dễ hiểu. Bạn không nên đưa ra quá nhiều thông tin
làm cho khán giả có cảm giác quá tải. Bạn tránh sử dụng ngôn ngữ quá cầu kỳ, phức tạp.
Mà trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm. Bạn cũng
chú ý tránh các lỗi thông thường như: nói ngọng, nói lắp, nói những câu vô nghĩa, không
hiểu rõ nghĩa của từ dùng, thêm những trợ từ vào đầu mỗi câu (“tức là”, “nói chung”...)
hoặc ờm, ừ, à quá nhiều. Không lên đọc chữ trên slides, giấy quá nhiều. Đây gọi là nói cho
hết bài chứ không bao giờ có thể thu hút được khán giả của mình. Thực tế, thuyết trình
không phải đơn giản là đọc chữ to, rõ ràng từng chữ một. Do vậy, nếu bạn muốn thuyết
trình một cách cuốn hút thì điều đầu tiên phải ghi nhớ: “Đừng bao giờ viết chi tiết tất cả
những gì cần nói ra rồi đọc cho thính giả của mình nghe
3.1.1. Tốc độ nói
Tốc độ nói là số từ nói trong một đơn vị thời gian là yếu tố giúp cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn.
Khi thuyết trình bạn tránh nói quá nhanh hay quá chậm. Nếu bạn nói nhanh quá,
người nghe phải tiếp nhận một lượng thông tin lớn trong một thời gian ngắn, họ sẽ không
hiểu bạn đang nói gì. Ngược lại, nói chậm quá khiến cho người nghe cảm thấy buồn ngủ.
Nên khi nói, bạn phải quan sát phân ứng của người nghe điều chỉnh cho hợp lý. Tuy nhiên,
có những từ lạ tai, ý khó và những từ cần được nhấn mạnh thì bạn phải nói thật chậm, thật
nhấn mạnh để cho người nghe nhận ra. Đôi khi, có những câu khó, bạn phải nói chậm hẳn
cả câu. Với những câu chứa đựng ý sâu sắc, bạn không được phép nói nhanh. Bạn cần nói
rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi chuyển ý.
Khi nói chậm và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cần thận hơn, và như vậy, bạn sẽ tự tin hơn. 3.1.2. Nhịp điệu
Nhịp điệu là điều chỉnh, tốc độ, nhịp nhàng, linh hoạt để diễn đạt nội dung mạch lạc hấp dẫn.
Khi phát biểu, bạn thấy câu hay đoạn nào quan trọng thì nên nhấn mạnh, đoạn nào
thì cần phải hạ thấp giọng. Điều này sẽ giúp người nghe dễ dàng hình dung và bắt ý hơn.
Nếu bạn nói cứ đều đều sẽ khiến người nghe không chăm chú lắng nghe dù vấn đề có quan
trọng đến đâu. Nên giọng nói phải đủ nghe, lúc thì trầm lúc bổng mới cuốn hút người nghe.
Có như vậy, bài phát biểu của bạn mới có sức thuyết phục khán giả.
3.1.3. Sự ngừng nghỉ
Sự ngừng nghỉ là khoảng thời gian tạm dừng, im lặng để khán giả xử lí thông tin
hoặc nghỉ ngơi truớc khi tiếp tục thảo luận một ý quan trọng hoặc chuyển đổi giữa các phần,...
Xét về mặt truyền đạt nội dung, một vài giây im lặng trong lúc thuyết trình có thể
mang lại cho tâm trí của cử tọa cảm giác tĩnh lặng. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc kỹ khi soạn
thảo bài thuyết trình bằng cách đặt mình vào vị trí người nghe. Bạn nên sắp xếp để có
những khoảng im lặng tại những thời điểm cần thiết, ví dụ như muốn nhấn mạnh một ý,
hoặc chuyển tiếp từ ý này sang ý khác. Đồng thời khi luyện tập, bạn nên nhớ thực hành
điều này. Đây là một thói quen ngắt nhịp trong lúc thuyết trình, tuy dễ nhưng rất khó thực
hiện. Thật cẩn thận vì nếu bạn thực hiện không tốt, sự ngắt nhịp có thể làm cho buổi thuyết
trình trở nên rời rạc, không lôi cuốn. Tạm dừng để chính bạn và thính giả có một chút thời
gian suy nghĩ và nghiền ngẫm Bạn đừng trình bày vội và để rồi người nghe cũng như chính
bạn có cảm giác hết hơi, mệt lừ. Khi ngừng đúng chỗ, bạn còn thu hán được sự chú ý của người nghe.
3.2. Ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là giao tiếp bằng hành vi của cơ thể: cử chỉ, cử động của mắt,
khuôn mặt, tư thế cơ thể, đụng chạm,...sử dụng để truyền đạt thông tin
Ngôn ngữ cơ thể có vai trò rất quan trọng trong hoạt động thuyết trình. Trong mỗi
khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời, thể hiện cảm xúc và ý định
của mình. Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể để khẳng
định thêm thông điệp muốn chuyền tải. Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng
ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên thì thông điệp chuyển tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục
đối với người nghe. Yếu tố quan trọng của ngôn ngữ cơ thể góp phần tạo nên những ấn
tượng đầu tiên từ phía người nghe trong khi thuyết trình là: tư thế tác phong, ánh mắt, nết
mặt, nụ cười, động tác tay và các cử chỉ điệu bộ.
3.2.1. Tư thế, tác phong
Tư thế, tác phong là cách bạn di chuyển hành động đóng vai trò quan trọng vào
việc xây dựng lòng tin từ phía người nghe
Khi lên thuyết trình, bạn cần bước khoan thai, đầu hơi ngồng lên.sa Ngực hướng về
phía trước, sau đó nhìn xuống đám đông, mỉm cười và cúi chào khán giả. Bạn nên học tập
và tham khảo phong cách của các diễn giả có tài, các nhà hùng biện nổi tiếng và tạo phong
cách riêng cho cá nhân. Nếu nói trước đám đông, bạn cần đứng vững trên sàn hoặc bám
nhẹ vào bục. Bạn cần tránh tối đa dồn hết cả trọng lượng lên một bên chân, hoặc đứng vắt
chéo chân. Hình ảnh này sẽ tạo ấn tượng về một con người bấp bênh và mọi người sẽ cho
rằng người nói không được tự tin. Nếu đứng trước bục, bạn không nên dựa người hoặc tỳ
tay quá chặt vào bục, hoặc khuỳnh tay tỏ vẻ uy quyền. Bạn cần đứng thẳng người, vai và
chân dang ngang bằng nhau, mặt hướng về phía trước cùng đôi tay linh động theo lời nói,
đầu gối xuôi một cách tự nhiên khi bạn không đi lại trong phòng. Tư thế đứng này sẽ giúp
bạn trông tự tin, thư giãn và có quyền lực. Tư thế rất quan trọng trong việc tạo dựng lòng
tin, vì vậy, bạn đừng che giấu nó. Bạn không nên đứng đằng sau bục nói chuyện, bàn, ghế
hay bất cứ vật nào khác. Những nhà diễn thuyết tài năng luôn để cho người nghe thấy họ
một cách rõ ràng và đầy đủ nhất. Không ai thích nghe một bài thuyết trình mà diễn giả cứ
đứng im một chỗ. Bạn hãy tỏ ra thật sinh động khi thuyết trình bằng việc di chuyển hợp lý,
ngay cả khi bạn phải đứng trên bục hoặc bên cạnh chiếc máy chiếu. Bạn đừng đi lang thang
hay làm điều gì kỳ quặc như chạy nhảy, lắc người, đi nhanh hoặc những hành động gây ra
sự xao lãng không cần thiết. Một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin,
chuyên nghiệp và đáng tin cậy ở chính bạn. Bạn không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá
chậm vì sẽ gây phản cảm cho người nghe. Bạn cần chú ý khi di chuyển để tránh bị vấp ngã. 3.2.2. Ánh mắt
Ánh mắt là “cửa sổ tâm hồn” là cách giao tiếp không cần lời nói vẫn diễn đạt cảm
xúc, ý định,tâm trạng .
Quả vậy, nó là một trong những vũ khí tuyệt vời nhất để chiếm được tình cảm của
người nghe. Bạn nên bắt đầu bài thuyết trình của mình bằng việc đứng im chốc lát, tìm
kiếm một khuôn mặt thân thiện, thể hiện ánh mắt giao tiếp, hít một hơi thở thật sâu và sau đó mới bắt đầu nói.
Điều này sẽ giúp bạn có sự tự tin và bắt đầu bài diễn thuyết một cách mạnh mẽ nhất.
Bạn đừng đánh mất tất cả giao tiếp với người nghe bằng việc chỉ nhìn duy nhất vào một
người, một màn hình chiếu hay khoảng không. Bạn nên lướt ánh mắt của mình vào những
người ở hàng ghế đầu, hàng ghế giữa và hàng ghế cuối. Bạn phải nhìn thẳng vào người
nghe để nói với họ, tránh nhìn xuống nền, nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra ngoài cửa,... Sự
giao tiếp tập trung bằng mắt có thể không mấy thoải mái, nhưng nó luôn là cách thức đem
lại hiệu quả cao và có thể hiện sự tin cậy đối với người nghe. Việc tạo bầu không khí thân
thiện trong buổi thuyết trình là rất quan trọng. Bạn hãy nhìn bao quát toàn bộ người nghe,
cố gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phát biểu. Thông thường, nhiều diễn
giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến
bài thuyết trình, và bỏ qua những người nghe có thái độ không tập trung hay chống đối.
Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu
hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả quan tâm, thu hút.
Một người nói có kinh nghiệm thường vận dụng ánh mắt của mình một cách thích
hợp và khéo léo để thể hiện tình cảm của mình, ảnh hưởng và lan tỏa tới người nghe. Sau
đây là một số cách biểu hiện ánh mắt trong thuyết trình:
- Thứ nhất: cách nhìn thẳng. Cách này yêu cầu bạn luôn nhìn thẳng phía trước, điểm
nhìn phải rơi vào giữa mặt người nghe.
- Thứ hai: cách nhìn theo hình vòng tròn. Cách này yêu cầu ánh mắt của bạn phải
quét từ phải sang trái, từ trước ra sau của toàn cuộc, phải tiếp xúc ánh mắt của toàn thể
người nghe, tăng cường liên hệ ánh mắt giữa hai bên.
- Thứ ba: cách nhìn điểm. Đó là cách nhìn ngẫu nhiên, ánh mắt bạn chăm chú quan
sát một người riêng biệt, hoặc một góc riêng
- Thứ tư: cách nhìn lướt. Đây là cách mà có vẽ như bạn đang nhìn khán giả nhưng
thực sự là không thấy họ.
- Cuối cùng: cách nhắm mắt. Khi cần thể hiện một tình cảm hay thái độ nào đó thì
bạn có thể nhắm mắt tạm thời và im lặng trong một khoảnh khắc.
Đôi mắt có thể biểu đạt suy nghĩ, cảm xúc. Ưu thế của ánh mắt là không cần bất cứ
một loại từ điển nào cũng có thể làm cho toàn thế giới hiểu nhau. Ánh mắt có thể truyền
đạt được nhiều thứ, hơn là dùng ngôn ngữ, kể cả những điều khó nói. Các nhà tâm lý học
đã phát hiện ra, ngoài việc tiến hành giao lưu tư tưởng, ánh mặt còn có thể phản ánh được
các trạng thái tâm lý và tinh thần của một người.
Cái nhìn của bạn phải là cái nhìn thiện cảm, thể hiện sự tự nhiên và chân thành. Khi
bạn cảm thấy căng thẳng hoặc xấu hổ, bạn sẽ tìm cách lảng tránh ánh mắt của khán giả
đang chiếu vào bạn. Bạn phải vượt qua nó bởi vì, nếu bạn lảng tránh, khán giả sẽ thấy rằng
bạn đang không tự tin vào chính những thông tin mà bạn muốn truyền đạt cho họ. Bạn hãy
tạo không khí thoải mái, lấy lại bình tĩnh và đừng lảng tránh. Nếu muốn tránh nhìn vào mắt
của khán giả lúc này, bạn hãy nhìn vào một điểm nào đó trên khuôn mặt của họ, bạn sẽ thấy
thoải mái hơn. Khi xem bản thảo, bạn vẫn cần có sự giao tiếp bằng ánh mắt chứ không phải
nhìn chằm chằm vào tài liệu và nói thao thao bất tuyệt. Nếu bạn dùng các công cụ tác động,
hỗ trợ thì chú ý là khi bạn đưa mắt lên để chỉ các số liệu, các hình ảnh minh họa trên máy
chiếu, hay các biểu đồ, bức tranh, bạn vẫn phải đưa mắt nhìn xuống người nghe.
Khi bắt đầu và kết thúc buổi thuyết trình, bạn luôn phải giữ được sự giao tiếp bằng
ánh mắt này, nếu cần thiết bạn cần phải tập và luôn nhắc nhở mình. Sự giao tiếp không lời
này cũng góp một phần không nhỏ vào việc bạn thành công hay thất bại trong việc thuyết
trình. Giao tiếp bằng mắt luôn là hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ mạnh mẽ nhất. Bạn nên
duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung
nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài
thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn
không thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt khán giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên
khuôn mặt, có thể là mũi. 3.2.3. Nét mặt
Nét mặt là biểu cảm trên khuôn mặt của bạn. bạn cần chú ý đến biểu hiện của khuôn
mặt, không những phải tự nhiên mà còn cần phong phú và sinh động.
Nếu từ đầu đến cuối buổi thuyết trình, khuôn mặt diễn giả lúc nào cũng vô hồn,
không hề có chút biểu hiện tình cảm nào thì chỉ giống như một pho tượng biết nói. Một
khuôn mặt vô hồn như thế sẽ không khơi dậy một tình cảm gì nơi người nghe, cũng không
đem lại cho người nghe điều gì, đừng nói gì đến tác dụng truyền thụ. Có người tuy khuôn
mặt cũng có biểu hiện tình cảm nhưng lại thiếu sự thái độ hoặc biểu hiện thái độ giả tạo,
cố làm ra vẻ thì cũng không gây được thiện cảm với khán giả. Biểu hiện khuôn mặt vừa
phải tự nhiên, vừa phải thay đổi nhiều. Như thế thì khán giả mới cảm thấy thoải mái, bài
thuyết trình mới thêm sinh động và dễ đi vào lòng người nghe. Bạn nên giữ nét mặt thân
thiện, cởi mở khi thuyết trình. Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười mà khán giả cũng sẽ
đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Bạn đừng để nét
mặt quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối. Bạn hãy dùng nét mặt để thể hiện sự
quan tâm, lòng nhiệt tình, sự thấu cảm và sự hiểu biết của bạn.
Những biểu hiện thích hợp của khuôn mặt sẽ giúp bạn trở nên đáng tin cậy hơn
đối với người nghe. Tốt nhất, bạn nên tự kiểm tra trước gương trước khi thực hành nét mặt. 3.2.4. Nụ cười
Nụ cười là biểu hiện tốt đẹp của khuôn mặt và là biểu hiện của sự tự tin.
Khi đang thuyết trình mà mỉm cười thì bạn có thể xây dựng nên mối quan hệ hài
hòa với người nghe, xóa đi bức tường tâm lý ngăn cách giữa diễn giả và khán giả, góp phần
tạo nên bầu không khí nhẹ nhõm, hạn chế sự căng thẳng, khô khan không cần thiết, nhất là
khi phải truyền đạt những lý luận khoa học mang tính hàn lâm và trừu tượng. Bạn hãy
thường xuyên mỉm cười một cách tự nhiên. “Hãy mỉm cười và cả thế giới sẽ cùng cười với
bạn”, đó là lời khuyên của Charlie Chaplin. Nụ cười của bạn không chỉ tác động tới người
nghe để họ tiếp nhận câu chuyện tích cực hơn mà còn giúp bạn thêm tự tin. Tuy nhiên, bạn
cũng cần phải biết sử dụng nụ cười đúng lúc chứ không nên giữ cố định nụ cười trên khuôn
mặt. Nếu mỉm cười trong quá trình thuyết trình, bạn sẽ ngay lập tức có được 3 lợi ích sau.
Khi mỉm cười, dù tim bạn đang đập thình thịch, chân đang run; người đối diện vẫn tưởng
là bạn rất tự tin. Khi cười, bạn sẽ làm cho khán giá nghĩ rằng mình là một người thân thiện,
dễ mến; họ sẽ thấy đầu óc thư thái hơn, cời mở và gần gũi với bạn hơn. Khi cười, bạn sẽ
thấy một số khán giá mỉm cười lại, điều đó sẽ khiến bạn tự tin hơn, bớt hồi hộp và trình bày thuyết phục hơn.
IV. NHỮNG LỖI CƠ BẢN KHI THUYẾT TRÌNH:
4.1. Lỗi ngôn ngữ nói
- Nói quá nhanh, quá chậm, quá to - Nói lắp
- Nói ấp úng, ngập ngùng - Nói ngọng
- Nói ngôn ngữ địa phương
- Đứng đọc thay vì trình bày
- Nói lan man, lệch chủ đề - Nói đều đều
4.2. Lỗi phi ngôn ngữ
- Cử chỉ không phù hợp với nội dung
- Quay lưng với người nghe
- Nhìn sàn nhà, trần nhà
- Cử chỉ ngứa mắt: khoanh tay, cho tay túi quần, trỏ tay 1 ngón, vung tay nhiều
- Không di chuyển hoặc di chuyển quá nhiều
- Lắc lư cơ thể, lắc micro - Nét mặt căng thẳng
- Trang phục không phù hợp - Thở vào micro - Vừa nói vừa cười to 4.3. Các lỗi khác
- Không nắm rõ vẫn đề - Độc thoại
- Không kiềm chế cảm xúc
- Lỗi khi giao lưu với khán giả - Lỗi về nội dung
- Không chào mở đầu và kết thúc - Không có lời cảm ơn - Quên nội dung
- Không giới thiệu khái quát nội dung
- Không tóm tắt lại ý chính khi kết thúc
V. KỸ NĂNG BÁO CÁO MIỆNG VÀ PHÁT BIỂU:
5.1. Kỹ năng báo cáo miệng
Báo cáo miệng là quá trình truyền đạt những thông điệp đã được xác định trước cho
một nhóm nhỏ người nghe cũng đã được xác định
Bài thuyết trình và bản báo cáo miệng đều là những hình thức truyền đạt thông tin
bằng lời nói trước một nhóm người. Tuy nhiên, giữa hai hình thức này có một số điểm khác biệt:
Về đối tượng:
- Bài thuyết trình: xác định được một cách chung chung đối tượng nghe -
Bản báo cáo miệng: đã được xác định rõ là những ai một cách rất cụ thể Về bản chất: