Bài tập môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

BÀI TẬP KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bài 1: Trong các tình huống sau, hãy cho biết điểm yếu kém của KSNB và loại gian lận và
sai sót có thể xảy ra, sau đó cho biết thủ tục kiểm toán nào có thể điều chỉnh những yếu kém này:
1)1 chi nhánh bán hàng của cty bao gồm 1 cửa hàng trưởng và 2 nhân viên. Chi nhánh
được mở 1 tài khoản giao dịch tại ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của chi nhánh
được nộp vào đây. Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ kí của cửa hàng trưởng
hoặc giám đốc tài chính. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu
với sổ sách và lưu sổ phụ. Định kì, cửa hàng trưởng sẽ lập 1 bảng kê khai các khoản chi
trong kì nộp về công ty.
*Điểm yếu kém của KSNB
-Cửa hàng trưởng toàn quyền quyết định mọi việc của cửa hàng
=>+ người này có thể gian lận đánh cắp tiền của cửa hàng.
+Chi những khoản không đúng
+Cửa hàng trưởng kiêm quá nhiều việc có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý và xử
lý công việc trong khi 2 nhân viên tại cửa hàng thì quá nhàn nhã
-Thủ tục kiểm toán có thể điều chỉnh:
+Phân chia trách nhiệm, tách biệt các công việc, không thể để 1 người thực hiện hầu hết các công việc
+Đối với tài khoản ngân hàng tại cửa hàng cần đưa ra mức định mức theo thời gian cụ
thể để dễ dàng kiểm soát dòng tiền
+Các khoản chi tiêu tại cửa hàng phải được kiểm tra, duyệt chi thường xuyên.
2) Nhân viên phụ trách theo dõi nợ phải trả hàng tháng lập 1 séc trả tiền cho cty dịch vụ A
và chuyển séc (chưa kí) cùng chứng từ gốc sang cho KTT kí. Khi nhận lại séc đã kí cô này
ghi nợ tk phải trả và nộp séc vào tk cá nhân. Vài ngày sau cô lại dùng hoá đơn đã thanh
toán đó ghi nghiệp vụ mua hàng 1 lần nữa rồi lại chuyển chứng từ đó cùng séc chưa kí cho
KTT. Séc đuợc kí xong thì cô này gửi cho cty A.
*Điểm yếu kém của KSNB
-KTT ký séc mà không kiểm tra rõ đối tượng chi và nội dung chi trên séc
-Nhân viên phụ trách theo dõi nợ phải trả ghi đè nghiệp vụ mua hàng lên chứng từ 2 lần =>Rủi ro:
+Nhân viên phụ trách theo dõi nợ phải trả có thể gian lận bằng cách làm giả chứng từ để chiếm đoạt tiền -Thủ tục kiểm toán:
+KTT khi ký chi séc phải yêu cầu chứng từ gốc kèm theo
+Để tránh trường hợp chi 2 lần cho 1 hợp đồng, KTT phải ký và đóng dấu đã trả lên hóa đơn chứng từ
+Định kỳ KTT cần làm báo cáo để đối chiếu công nợ
3) 1 thành viên của cty làm ở bộ phận nhận hàng nhưng anh ta cũng là chủ 1 cơ sở sản xuất
nhỏ. Hàng tháng anh này gửi tới phòng kế toán 1 phiếu nhập giả tạo. Vài ngày sau, anh ta
gửi đến cty 1 hoá đơn của cơ sở sx do anh ta làm chủ. Nhân viên kế toán thanh toán sau
khi đối chiếu hoá đơn với phiếu nhập sẽ lập séc thanh toán cho lô hàng ko có thật trên
*Điểm yếu kém của KSNB
-Nhân viên kế toán không kiểm tra rõ đối tượng thanh toán và hóa đơn thanh toán => Rủi ro:
+Nhân viên có thể làm giả chứng từ hóa đơn để nhằm chuộc lợi cho bản thân -Thủ tục kiểm toán:
-Phiếu nhập hàng phải đc người có thẩm quyền ký duyệt và kiểm tra kỹ càng
-Phân chia trách nhiệm công việc rõ ràng, không thể để nhân viên bộ phận nhận hàng lập phiếu nhận hàng.
-Phiếu nhập kho phải đc các bên ký nhận, lưu vào sổ kho
-Định kỳ kiểm tra hàng tồn kho, xuất nhập kho và kế toán phải làm báo cáo công nợ, hạch toán thu chi. Bài 2
Hoàng Nam là một công ty nhỏ sản xuất đồ gia dụng. Công ty có 25 nhân viên làm việc
trong nhà máy và số người làm việc tại văn phòng gồm có ông Nam là chủ doanh nghiệp,
một kế toán viên A làm kt tiền, một thư kí B, một người theo dõi công nợ C và cô T là ghi
sổ viên. Cô T đã làm việc cho công ty hơn 12 năm và đc ông Nam rất tín nhiệm vì làm việc
có hiệu quả và tin cậy, ông chủ dn đang định thuê thêm một người làm việc bán thời gian
để giúp đỡ cô T vì cô đang phải làm việc quá tải trong thời gian này.
Một số thông tin sau liên quan đến nghiệp vụ trả tiền của công ty:
1. Tất cả những khoản dùng cho văn phòng đều do cô T đặt hàng. Công ty chỉ có một số
lượng nhỏ nhà cung cấp. Nếu nhận được hóa đơn bán hàng nào chuyển tới mà cô T ko nhớ
là mình đã đặt hàng thì cô sẽ thông báo lại cho ông Nam để kiểm tra lại (1)
2. Các séc thanh toán cho các khoản nợ tới hạn được cô T viết bằng tay. Tất cả séc cần hai
chữ kí một là của ông Nam. Tất cả các hóa đơn sau đó được đánh dấu là đã trả tiền và ngày
trả số séc cũng được ghi lại. Sau đó các hóa đơn được đưa vào hồ sơ theo thứ tự abc. (2)
3. Nghiệp vụ trả tiền được ghi vào một nhật kí quỹ chuẩn và được cô T lưu vào máy tính.
nhật ký được đánh dấu đã vào sổ (3)
4. cô T đưa séc đã chuẩn bị cho ông Nam ký và chuyển lại cho cô, sau đó cô kẹp tờ séc
cùng với giấy báo nợ của nhà cung cấp và chuyển cho cô thư ký để gửi đi qua bưu điện.(4)
5. cuối mỗi tháng cô T làm bảng liệt kê những khoản nợ phải trả và làm bảng đối chiếu với ngân hàng cho ông Nam. (5)
Hãy xác định những điểm mạnh và hạn chế của kiểm soát nội bộ của công ty tia sáng đối
vs các nghiệp vụ trả tiền. đối với những hạn chế hãy đưa kiến nghị cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ. *Điểm mạnh:
-Công ty tuy có quy mô nhỏ nhg thành lập các bộ phận khá đầy đủ.
-Cty khá uy tín đối với nhân viên và các nhà cung cấp (cô T làm việc hơn 12 năm)=>có thể đãi ngộ tốt
-Ông nam đã có sự kiểm soát trong đặt hàng và thanh toán hóa đơn ( hóa đơn đặt
hàng nào cô T k nhớ sẽ hỏi lại ông Nam và séc yêu cầu phải có 2 chữ ký)
-Sổ nhật ký trả tiền được lưu và đánh dấu cẩn thận
-Tờ séc thanh toán được kẹp cùng giấy báo nợ để tránh nhầm lẫn trong các khoản thanh toán
-Cuối tháng thì có bảng cân đối cụ thể *Điểm yếu:
-Cty phân chia trách nhiệm công việc ko đều, vì tín nhiệm cô T mà giao cho cô T
đảm nhận quá nhiều việc
-Tất cả các khoản đặt hàng đều do cô T đảm nhận, có thể dẫn đến việc cô T cố tình
đặt thêm hàng hóa, sai loại hàng hóa để khống tiền
-Các séc thanh toán cho các khoản nợ tới hạn được cô T viết bằng tay có thể bị sửa chữa hoặc sai xót.
-Việc công ty có ít nhà cung cấp có thể dẫn đến thiệt hại do chênh lệch giá cả, có thể
sẽ có các ncc khác cung cấp với giá cả hợp lý hơn
-Khi k nhớ về những hóa đơn đã đặt thì cô T lại phải hỏi ông Nam trong khi nhiệm
vụ quan sát và ghi chép công nợ là của C
-Cô T đưa séc đã chuẩn bị cho ông Nam ký và chuyển lại cho cô -> Ông Nam ko
kiểm tra lại giấy nợ của NCC mà chỉ ký -> séc bị sửa đổi số
-Rủi ro thông đồng giữa cô Tvà Kt công nợ, số liệu trong bảng đối chiếu đã đc làm
khớp trước khi đưa ông Nam (Do giả sử TH T gặp riêng ncc để lấy $ CK) *Kiến nghị:
-C và T cùng xem xét những khoản cần dùng cho văn phòng mà cty cần đặt, sau đó
làm yêu cầu mua hàng gửi đến phòng kế toán
-Kế toán tiếp nhận đơn yêu cầu và tham khảo giá thị trường, tìm ra ncc phù hợp và thực hiện đặt hằng
-Khi nhận hàng C và T cần đồng kiểm để biết được hàng hóa đã đúng chưa hay có
thừa thiếu gì k tránh việc quên mất lý do, sản phẩm đã đặt
-Séc thanh toán do ktoan viết và gửi cho ông Nam, trước khi đưa đến cho ông Nam
thì thư ký B cần xem lại các giấy tờ có liên quan để xem khoản tiền cần tt đã đúng
hay chưa, đơn đặt hàng đã đc tt rồi hay chưa
-Sau khi đã có xác nhận về hàng hóa đã đặt thì Ktoan thực hiện ghi sổ nhật ký và
đóng dấu đã lưu vào máy tính
-Cuối tháng ktoan làm bảng kê chi tiết các khoản phải chi và đối chiếu với NH + thư
ký B ktra lại bảng kê và các HĐ có liên quan để xác nhận thông tin đã chính xác hay chưa
-Ông Nam ko tin tin tưởng nhân viên quá dẫn tới khả năng xảy ra nhiều rủi ro Bài 3
Tám Xoan là doanh nghiệp sản xuất có quy mô trung bình, Ông Tám là giám đốc công ty
có giải thích về cách ông thực hiện việc phân công phân nhiệm tại công ty để tránh không
cho phép một người kiểm soát mọi phương diện của một nghiệp vụ như sau: Cô Lan đảm
trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng. Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép các sổ sách
về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng. Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách về
nhân viên, chấm công, lập bảng lương và phát lương.
Ông Tám hỏi ý kiến anh chị về cơ cấu tổ chức của công ty. Anh chi hãy trình bày ý kiến
mình và đưa ra giải pháp cải tiến nếu cần thiết.
-Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng
+Đảm nhận việc mua hàng=> mua thừa hàng hóa để hưởng hoa hồng
+Nhận hàng=> chiếm dụng hàng hóa hoặc lấy hàng kém chất lượng và hưởng lợi
+Giữ hàng=>chiếm dụng hàng trg 1 tgian để nhằm kiếm thêm tiền
-Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép các sổ sách về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng
+Rủi ro chiếm đoạt tiền rồi ghi xóa nợ phải thu hoặc lấy tiền rồi bù đắp bằng khoản phải thu của khách hàng khác
+Chiếm dụng tiền để sử dụng cho mục đích cá nhân trog 1 tgian rồi mới ghi sổ
-Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách về nhân viên, chấm công, lập bảng lương và phát lương
+Rủi ro gian lận số lượng nhân viên như ghi tăng nhân viên đã nghỉ việc, người làm thời
vụ,… gian lận thời gian làm việc của nhân viên để chiếm đoạt khoản đó
+Trả lương chậm cho nhân viên. *Giải pháp:
-Tách biệt các công việc mua, nhận và giữ hàng cho từng người. Định kì ghi sổ kho
-Định kỳ đối chiếu sổ sách và việc thu tiền hay thanh toán hóa đơn cần có chứng từ gốc kèm theo
-Tách việc phát lương cho bộ phận khác quản lý, không nên gộp chung cho 1 người. hàng
tháng rà soát nhân lực và trước khi phát lương cần đc ký duyệt từ bộ phận bên trên chỉ đạo. Bài 4
Tại Công ty TNHH sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:
(a) Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận
nhận hàng. Khi nhận hàng, nhân viên bộ phận nhận hàng sẽ ghi số thực nhận vào liên này
của đơn đặt hàng và gửi về cho bộ phận kế toán để ghi sổ. Vật liệu sau đó sẽ được nhập vào kho
Nhân viên nhận hàng sẽ ghi< số lượng thực rồi đưa cho kế toán ghi sổ
=> Thủ tục kiểm soát: phân công thêm nhân viên để kiểm và ghi số lượng hàng hóa nhận
chứ ko để nhân viên nhận hàng làm hết. Ngoài ra định kỳ kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán kho và thủ kho.
(b) Một chi nhánh bán hàng của công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên.
Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu
của chi nhánh được nộp vào đây. Các sec rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của Cửa
hàng trưởng hoặc Giám đốc tài chính công ty. Sổ phụ được gửi về cho Cửa hàng trưởng,
ông này sẽ đối chiếu với sổ sách và lưu sổ phụ. Định kỳ, Cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng
kê các khoản chi trong kỳ nộp về Công ty.
Yêu cầu: Đối với mỗi tình huống kể trên, hãy cho biết điểm yếu của kiểm soát nội bộ và
loại gian lận hoặc sai sót nào có thể xảy ra. Sau đó cho biết thủ tục kiểm soát nào có thể
điều chỉnh những điểm yếu này của kiểm soát nội bộ.
*Điểm yếu kém của KSNB
-Cửa hàng trưởng toàn quyền quyết định mọi việc của cửa hàng
=>+ người này có thể gian lận đánh cắp tiền của cửa hàng.
+Chi những khoản không đúng
+Cửa hàng trưởng kiêm quá nhiều việc có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý và xử
lý công việc trong khi 2 nhân viên tại cửa hàng thì quá nhàn nhã
-Thủ tục kiểm toán có thể điều chỉnh:
+Phân chia trách nhiệm, tách biệt các công việc, không thể để 1 người thực hiện hầu hết các công việc
+Đối với tài khoản ngân hàng tại cửa hàng cần đưa ra mức định mức theo thời gian cụ
thể để dễ dàng kiểm soát dòng tiền
+Các khoản chi tiêu tại cửa hàng phải được kiểm tra, duyệt chi thường xuyên. Bài 5
Thủ tục kiểm soát nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận hay sai sót sau:
a. Nhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết. Cửa hàng cần
phải xây dựng chính sách bán hàng và nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thanh
toán. Ngoài ra nên sd máy tính tiền tự động và máy in hóa đơn trực tiếp tại cửa hàng.
b. Nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp
vụ bán hàng vào sổ sách. Bố trí thêm 1 quản lý giám sát cửa hàng hoặc lắp đặt hệ thống
camera giám sát 24/24 tại những điểm thu tiền của khách hàng. Ngoài ra cửa hàng nên có
đường dây nóng để tiếp nhận những than phiền hay tố cáo từ khách hàng.
c. Nhân viên kế toán thực hiện xóa sổ nợ phải thu không đúng.Thường xuyên đối chiếu
sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán. Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải
thu. Phân công 1 nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu của khách hàng.
d. Thủ kho sử dụng các thùng, hộp…rỗng để ngụy tạo hàng đã mang ra khỏi kho.Phân
công nhân viên giám sát việc xuất nhập kho hoặc lắp đặt camera giám sát. Thường xuyên
kiểm tra, đối chiếu sổ kho.
e. Nhân viên thanh toán lập các chứng từ giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán.Kiểm
tra kỹ hóa đơn chứng từ( phải có dấu mộc xác nhận của các bên liên quan),Đôí chiếu sổ
phụ ngân hàng với số liệu kế toán. Phân công 1 nhân viên độc lập với bộ phận thanh toán,
kiểm tra đối chiếu công nợ đột xuất với nợ phải thu khách hàng
f. Nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu hoặc hóa đơn thấp
hơn số tiền khách hàng thực trả. Bố trí thêm 1 quản lý giám sát cửa hàng hoặc lắp đặt hệ
thống camera giám sát 24/24 tại những điểm thu tiền của khách hàng. Ngoài ra cửa hàng
nên có đường dây nóng để tiếp nhận những than phiền hay tố cáo từ khách hàng. Bài 6
Thủ tục kiểm soát nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận hay sai sót sau:
a. Nhân viên bán hàng cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán không đúng
hoặc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán. Cửa hàng cần phải
xây dựng chính sách bán hàng và nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thanh toán.
Ngoài ra nên sd máy tính tiền tự động và máy in hóa đơn trực tiếp tại cửa hàng. b.
Nhân viên kế toán chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả bằng cách sẽ ghi giảm một
khoản giảm trừ nào đó, chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ
đã chiếm đoạt. Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán.
Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu. Phân công 1 nhân viên độc lập với bộ phận
theo dõi nợ phải thu của khách hàng. c.
Số liệu về giờ công trên các bảng chấm công đã được thay đổi trước khi chuyển tới
cho bộ phận tính lương. Nên sử dụng máy chấm công thay vì chấm công thủ công d.
Nhân viên làm giả lệnh xuất kho để lấy cắp hàng và biển thủ hàng.Phân công nhân
viên giám sát việc xuất nhập kho hoặc lắp đặt camera giám sát, lệnh xuất kho phải đc kiểm
tra kỹ và có chữ ký của giám sát kho. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ kho. e.
Thanh toán hai lần cho một lô hàng. Khi thanh toán cần phải kiểm tra kỹ đối tượng
và nội dung thanh toán, và kèm them chứng từ gốc. Khi xác nhận thanh toán cần phải đóng
dấu mộc” đã thanh toán” để tránh thanh toán 2 lần. Định kỳ đối chiếu công nợ. f.
Nhân viên dùng tiền của đơn vị để mua sắm cho mục đích cá nhân.
-Kiểm tra đột xuất sổ sách, thống kê doanh thu. Định kỳ đối chiếu các khoản thu chi. Bài 7
Công ty ABC đã tiến hành tin học hoá công tác kế toán. Khi tiến hành xem xét, đánh giá
quy trình xử lý nghiệp vụ bán chịu và thu tiền trong hệ thống kế toán tin học của công ty
ABC, chuyên viên phân tích hệ thống đã chọn mẫu và in Sổ chi tiết các khoản phải thu của
khách hàng, Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, Sổ cái Tài khoản 131, Nhật ký bán
hàng và Nhật ký thu tiền. Có các trường hợp sau:
1. Sổ chi tiết khách hàng X có 2 hoá đơn bán chịu có cùng số hoá đơn, cùng số tiền,
nhưng ngày của hoá đơn khác nhau. Ghi sai ngày trên hóa đơn hoặc sai số hóa đơn, có thể
gây nhầm lẫn số liệu, ảnh hưởng đến bctc, hàng hóa,… nên máy tính hóa các công việc,
nhất là sổ sách và ghi chép, các nghiệp vụ như này, nên cài đặt, xây dựng hệ thống hoàn
chỉnh hơn để việc sai sót này k lặp lại 2.
Có 21 nghiệp vụ trên sổ Nhật ký bán hàng và Nhật ký Thu tiền tháng 08 năm 200X
có ngày của chứng từ trong tháng 08 năm 200X+2. Nhầm lẫn chứng từ của 2 năm khác
nhau, gây ảnh hưởng đến bc tài chính vì vậy cần rà soát kỹ trước khi ghi chép, nên cần
phân công người kiểm tra chứng từ sổ sách trước khi nhập liệu -> phân chia trách nhiệm
công việc cụ thể cho từng bộ phận 3.
Trên Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu có 1 khách hàng không có Mã khách
hàng, không có địa chỉ, chỉ có tên khách hàng; với số tiền phải thu của khách hàng này là
48.400.000đ. Thiếu thông tin kh/ tạo doanh số, doanh thu ảo để tăng doanh thu -> mỗi
khách hàng đều phải đánh mã số riêng, nếu không có đầy đủ thông tin rõ ràng thì nên truy
thu trách nhiệm cho nhân viên bán hàng, nói chung vấn đề kỷ luật phải chặt chẽ hơn. 4.
Sổ chi tiết khách hàng Z có một hoá đơn bán chịu với số tiền là số âm, nghiệp vụ
này cũng được thể hiện trên Nhật ký bán hàng, trên sổ chi tiết bán hàng được in ra, các mặt
hàng đều có đơn giá bán âm. Ghi sai/ lỗi hệ thống, phần mềm -> cần khắc phục sự cố kỹ
thuật, xây dựng hệ thống hoàn thiện hơn 5.
Có 1 nghiệp vụ xoá sổ một khoản nợ phải thu khó đòi của một khách hàng. Tuy
nhiên số tiền được ghi nhận của nghiệp vụ này lớn hơn nợ gốc của khách hàng, nên trên sổ
chi tiết của khách hàng này có số dư Có. Ghi khống khoản nợ pphair thu khó đòi có thể
nhằm mục đính tăng chi phí -> cần rà soát so sánh đối chiếu với sổ sách. Yêu cầu:
Trong mỗi trường hợp nêu trên, hãy xác định các sai phạm, các rủi ro có thể xảy ra và đề
xuất các thủ tục kiểm soát ứng dụng cần thiết để hạn chế và khắc phục các sai phạm, các rủi ro đó. Bài 8
Thủ tục kiểm soát chung nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận hay sai sót sau: a.
Nhân viên bán hàng bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh
toán.Cửa hàng cần phải xây dựng chính sách bán hàng và nên tách biệt bộ phận bán hàng
và bộ phận thanh toán. Ngoài ra nên sd máy tính tiền tự động và máy in hóa đơn trực tiếp tại cửa hàng b.
Nhân viên kế toán chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả bằng cách sẽ ghi giảm một
khoản giảm trừ nào đó, chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ
đã chiếm đoạt. Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán.
Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu. Phân công 1 nhân viên độc lập với bộ phận
theo dõi nợ phải thu của khách hàng c.
Một số nhân viên khai khống giờ làm việc vào thẻ chấm công để nhận thêm tiền.
Nên sử dụng máy chấm công thay vì chấm công thủ công or có thể lắp đặt thêm camera giám sát. d.
Nhân viên giao hàng biển thủ hàng giao cho khách hàng. Khi nhân viên giao hàng
nhận hàng để đi giao cho khách phải kèm theo hóa đơn, phiếu giao hàng…để khi khách
nhận hàng cần kí xác nhận. Quản lý phải theo dõi tình trạng đơn hàng trg quá trình vận
chuyển tới khách hàng. Khi nhân viên báo giao hàng thành công cần thu thập thêm ý kiếm
từ khách hàng xem đã nhận đc hàng thực sự chưa. e.
Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn. Khi thanh toán cần phải kiểm tra kỹ đối
tượng và nội dung thanh toán, và kèm them chứng từ gốc. Khi xác nhận thanh toán cần
phải đóng dấu mộc” đã thanh toán” để tránh thanh toán nhiều lần. Định kỳ đối chiếu công nợ. f.
Nhân viên mua hàng của công ty thông đồng với nhà cung cấp để được hưởng khoản
hoa hồng chiết khấu. Cty cần tham khảo, tìm hiểu giá cả từ ít nhất 3 nhà cung cấp độc lập,
hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng sau 1 khoảng tgian nhất định. Đưa ra chính sách kỷ
luật chặt chẽ nếu có hành vi vi phạm. Bài 9
Trong các thủ tục kiểm soát sau đây, hay phân biệt thủ tục kiểm soát nào là thủ tục (1) kiểm
soát ngăn ngừa, (2) thủ tục kiểm soát phát hiện, (3) kiểm soát sửa sai:
a. Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ phải thu khách hàng. 3
b. Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu. 2
c. Phân công phân nhiệm một cách đầy đủ đối với các nhân viên phụ trách ở mỗi bộ phận kế toán 3
d. Kiểm kê Nguyên vật liệu trong kho và xử lý chênh lệch giữa sổ kế toán và số thực tế khi kiểm kê 2
e. Kiểm tra cẩn thận quá trình làm việc cũng như chứng chỉ bằng cấp của các ứng viên nộp
hồ sơ xin việc vào công ty. 1
f. Mở hồ sơ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn mua hàng cho từng nhà cung cấp. 2
g. Đối chiếu giữa sổ chi tiết quỹ tiền mặt với sổ quỹ cũng như số tiền còn trong két. 2
h. Chứng từ được lập làm nhiều liên và lưu ở nhiều bộ phận khác nhau 3
i. Có sự phê chuẩn đối với các bút toán xóa nợ phải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán. 2
j. Định kỳ phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu khách hàng 2
k. Phòng nhân sự rà soát các nhân viên không có khoản khấu trừ lương hoặc thuế TNCN.
l. Phân công một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu khách hàng thực hiện
đối chiếu công nợ đột xuất. 3 Bài 10
Bạn cho biết các nhiệm vụ dưới đây thuộc chức năng nào: thực hiện (1), phê chuẩn (2), ghi
sổ kế toán (3)và bảo quản (4). Hãy cho biết nhiệm vụ nào không được kiêm nhiệm?
1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (2)
2. Xét duyệt bán chịu (2)
3. Kiểm tra tình trạng của hàng tồn kho (4)
4. Xác minh người mua (xét duyệt tính hợp lệ của đơn đặt hàng) (2)
5. Lập đơn đặt hàng (1) 6. Giao hàng (1)
7. Xóa sổ nợ phải thu khó đòi (1) 8. Giữ tiền (3)
9. Theo dõi nợ phải thu khách hàng (3) 10. Ghi nhận doanh thu (3)
11. Tiếp nhận hàng bán bị trả lại
12. Quản lý hàng tồn kho
1 không đi được với 2 – 4
2 – 3 đi được với nhau
2 không đi được với 1 – 5
3 không đi cùng với 6 – 12 4 không đi với 6 5 không đi với 6 6 không đi với 12 7 không đi với 9 – 8
8 không đi với 7 - 10 – 9
9 không đi với 8 – 10 ( Theo dõi nợ phải thu – chi tiết / ghi nhận doanh thu – tổng hợp ) Bài 11
Bạn cho biết các nhiệm vụ dưới đây thuộc chức năng nào: thực hiện, phê chuẩn, ghi sổ kế
toán và bảo quản. Hãy cho biết nhiệm vụ nào không được kiêm nhiệm? 1.
Đề nghị mua hàng→ thực hiện 2.
Xét duyệt mua hàng→ phê chuẩn 3.
Khảo giá ở các nhà cung cấp → thực hiện 4.
Chọn nhà cung cấp→ thực hiện 5.
Lập đơn đặt hàng→ thực hiện 6. Nhận hàng→ thực hiện 7.
Bảo quản hàng→ bảo quản 8.
Ghi vào thẻ kho → Ghi sổ kế toán 9.
Kiểm kê hàng tồn kho→ Thực hiện
10. Lập báo cáo hàng tồn kho cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho→ Ghi sổ
kê toán 11. Cho phép thanh lý hàng tồn kho bị hư hỏng, giảm giá→ phê chuẩn
12. Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với sổ sách→ thực hiện
Nhiệm vụ không được kiêm nhiệm:
1. Đề nghị mua hàng ( TH) ko với 2, 4,
2. Xét duyệt mua hàng ( pC) ko với 1, 3,5
3. Khảo giá ở các nhà cung cấp ( TH) ko với 4 ,2
4. Chọn nhà cung cấp ( PC) ko với 1,3
5. Lập đơn đặt hàng (TH) ko vs 2, 4
6. Nhận hàng (TH) ko với 7, 9,12
7. Bảo quản hàng (BQ) ko vs 6, 8,9,
8. Ghi vào thẻ kho ( Ghi sổ)
9. Kiểm kê hàng tồn kho ( PC)
10. Lập báo cáo hàng tồn kho cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (GS)
11. Cho phép thanh lý hàng tồn kho bị hư hỏng, giảm giá (PC)
12. Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với sổ sách (PC) Bài 12
Công ty Việt Nhật có vật liệu lớn là các linh kiện điện tử được để trong các kho có khoá
bảo vệ. Kho có 1 người trưởng kho và 4 nhân viên. Vật liệu sẽ được xuất kho theo giấy
viết tay hoặc lệnh miệng của các quản đốc phân xưởng. Do không có ghi nhận thường
xuyên các nghiệp vụ nhập xuất kho nên hàng tháng các nhân viên kho phải có thủ tục kiểm
kê để xác định số tồn kho. Sau đó trưởng bộ phận xuất kho đối chiếu số lượng đó với mức
bổ sung hàng tồn kho đã xác định trước. Nếu thấp hơn, người này sẽ lập 1 phiếu đề nghị
vật liệu gửi cho kế toán chi tiết phải trả người bán. Kế toán sẽ lập đơn đặt hàng ghi số lượng
đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp. Khi vật liệu về kho, nhân viên kho sẽ nhận hàng, xác
định chủng loại, số lượng và đối chiếu với giấy giao hàng của người bán. Các hoá đơn của
người bán được lưu trữ ở kho theo ngày, như là báo cáo nhận hàng.
Yêu cầu: cho biết các yếu kém về kiểm soát nội bộ và đưa ra các kiến nghị cải tiến cần
thiết về mua hàng, nhận hàng, lưu kho và xuất vật liệu. *Yếu kém:
-Vật liệu sẽ được xuất kho theo giấy viết tay hoặc lệnh miệng của các quản đốc phân
xưởng=> Hàng hóa trg kho sẽ khó đc kiểm soát và dễ bị nhân viên lấy cắp đồ.
-Ko ghi nhận các nghiệp vụ xuất nhập kho
-Trưởng kho kiêm quá nhiều việc=> người này có thể khai khống số lượng để biển thủ hàng hóa.
-Kế toán không kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kho kỹ càng mà lập luôn đơn đặt hàng và thanh toán cho ncc
-Nhân viên kho nhận hàng, xác định chủng loại, số lượng và đối chiếu với giấy giao hàng=>
có thể thông đồng với NCC để lấy khống số lượng hàng or chất lượng hàng, ăn hoa hồng sai quy định
-Các hoá đơn của người bán được lưu trữ ở kho theo ngày, như là báo cáo nhận hàng=>
Hóa đơn có thể bị nhân viên sửa số lượng or giá thành để ăn phần chênh lệch, hoặc hóa
đơn bị mất làm cho kế toán ko thể cập nhật vào sổ sách và thanh toán tiền cho người bán *Kiến nghị
-Phân chia trách nhiệm công việc cụ thể, không để cho 1 người kiêm quá nhiều việc sẽ dễ
dẫn đến rủi ro, gian lận
-Vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu NVL đã đc các cấp quản lý phê duyệt
-Thường xuyên ghi chép các hoạt động xuất nhập kho, nên lắp đặt hệ thống máy tính để
việc tính toán, nhập liệu thuận tiện dễ dàng hơn
-Xây dựng hệ thống kiểm soát trên máy tính để dễ dàng quản lý các công việc
-Khi đề nghị lập đơn đặt hàng, kế toán cần kiểm tra kỹ và phải đc xem xét phê duyệt từ câp trên.
-Các hóa đơn cần đc chuyển đến bộ phận kế toán để tiến hành ghi chép và lưu trữ. Bài13
Thủ tục kiểm soát nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận hay sai sót sau: a.
Mua tài sản cố định không cần thiết hoặc mua với giá cao
Nguyên nhân : do ko dc phê duyệt mua bởi ng có thẩm quyền, ko lựa chọn ncc dc tốt
nhất, nhân viên ăn hoa hồng của NCC
Sai sót: do lựa chọn chưa chính xác NCc
Gian lận: Nv mua hàng ăn hoa hồng NCC
Rủi ro : tăng, lm mất chi phí của đơn vị
Kiểm soát ngăn ngừa : thủ tục kiểm soát: Xây dựng 1 quy trình mua sắm, Phân
chia trách nhiệm ng mua- ng xét duyêt ( phân cấp theo giá trị tài sản) , Đầu thầu
để lựa chọn NCC tốt nhất, Xây dựng bảng giá từ nhìu NCC để chọn giá tốt nhất,
Thường xuyên đánh giá lại Tài sản, kiểm tra đột xuất xem xét TSCĐ
Kiểm soát phát hiện : Đối chiếu , so sánh với các yêu cầu mua hàng trước khi duyệt
đơn đặt hàng gửi cho NCC. b.
Sử dụng ô tô của công ty vào mục đích cá nhân. → thủ tục kiểm soát phát hiện
Nguyên nhân: do ko dc phê duyệt mua của ng có thẩm quyền,
Gian lận : biến thủ ts đơn vị thành của riêng
Rủi ro : làm tăng chi phí doanh nghiệp mà lại ko dùng cho sxkd của đơn vị
Kiểm soát ngăn ngừa : xây dựng quy trình mua sắm, Xét duyệt mua phải kiểm tra kỹ trc khi lập DĐH
Kiểm soát phát hiện: đối chiếu, so sánh với ghi chép Kt để phát hiện tscđ này dùng cho ở bp nào và cho ai c.
Nhân viên kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh liên quan đến hàng tồn kho có
giá trị lớn. → thủ tục kiểm soát sửa sai
Nguyên nhân: do việc truy cập vào HTTT của đơn vị dễ dàng nên nv ko có
thẩm quyền cx dc truy câp,
Rủi ro: làm sai lệch tt htk
Sai sót: Điều chỉnh nhầm do kiến thức thấp
Thủ tục kiểm soát : + Kiểm soát phát hiện : kiêm kê HTK ở tất cả các nơi.
Việc xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết được thực hiện tức thời
dựa trên cơ sở kết quả kiểm kê thực tế. Nếu có sự khác nhau giữa số lượng
thực tế và số liệu sổ sách cần được xử lý d.
Thanh lý những tài sản còn tốt hoặc thanh lý với giá rất thấp → thủ tục kiểm soát
phát hiện Sai sót : việc thẩm dịnh giá còn lại của đơn vị chưa tốt dấn đến bán với giá
thấp , thanh lý ts còn tốt
Nguyên nhân: khi mang đi thanh lý ko có duyeeth của ng có thẩm quyền
Thủ tục kiểm soát: + kiểm soát ngăn ngừa : việc mang ts đi thanh lý phải
dược ký duyệt bởi ng có thẩm quyền , Xây dựng quá trình thẩm định tscd trc khi mang đi thanh lý.
+ ks phát hiện : đối chiếu so sánh với thu nhập từ thanh lý với ghi chép của kế toán . e.
Nhân viên đánh cắp séc trắng và ghi tên họ là người thụ hưởng. → thủ tục kiểm soát phát hiện
Gian lận : ăn cắp séc trắng để lấy tiền
Thủ tục kiểm soát : + ks phát hiện : đối chiếu thường xuyên với sổ phụ ngân hàng, ghi chép kt
+ ks ngăn ngừa : séc dc thanh toán phải có chữ ký của KTT và gđ và được
kèm theo chứng từ gốc ( dđh , Hdmua hàng ..) f.
Nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu hoặc hóa đơn thấp
hơn số tiền khách hàng thực trả. → thủ tục kiểm soát
Gian lận : ăn cắp biển thủ số tiền của đơn vị
Nguyên nhân : do 1 ng lm nhìu việc vừa ghi chép, theo dõi thu tiền, vừa là ng giữ
tiền dễ dàng hay là cơ hội cho nhân viên bán hàng ăn cắp tiền
Kiểm soát ngăn ngừa: xây dựng quy trình bán hàng
Thủ tục kiểm soát : - PTCN : ng giữ tiền, ng ghi chép và ng theo dõi thu tiền.
- Kiểm kê quỹ , đối chiếu với ghi chép kế toán.
- (Hạn chế thanh toán bằng tiến mặt)
Kiểm soát phát hiện : đối chiếu với ghi chép kế toán ( phiếu xuất kho hàng đã xuất
nhưng ko thi ghi nhận doanh thu) Bài 14
Một doanh nghiệp đã tin học hoá công tác kế toán, đang sử dụng phần mềm kế toán ABC.
Hiện nay hệ thống kế toán của doanh nghiệp đang gặp các vấn đề sau: 1.
Nghiệp vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp bị ghi nhầm từ nhà cung cấp này sang
nhà cung cấp khác do nhân viên kế toán nhập sai Mã số nhà cung cấp khi nhập liệu.
Trước khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nhân viên cần đối chiếu đối tượng chi , nội
dung chi và tên đơn hàng bởi vì khi nhân viên có ghi nhằm mã NCC nhg khi thấy tên hàng hóa
sai còn có thể tìm kiếm lại . Và các hóa đơn chứng từ cần phải đc lưu trữ lại .
2. Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo từng hoá đơn mua chịu thường bị nhập
sai, dẫn đến số dư nợ phải trả cho các nhà cung cấp không đúng.
Định kỳ đối chiếu công nợ phải trả , hóa đơn chứng từ gốc phải đc kèm với nhau tránh thất
lạc để khi có vấn đề trong việc nhập liệu kế toán có thể dễ dàng tìm đc.
3. Dữ liệu bán hàng của 1 cửa hàng gửi lên bằng file bảng tính Excel trên thẻ nhớ
USB bị mất do nhân viên kế toán làm mất USB. File dữ liệu này không có bất kỳ bản copy thứ 2 nào.
Cty nên xây dựng hệ thống máy tính có chức năng sao lưu tài liệu .
4. Nhân viên mua hàng nhập liệu và gửi mail đặt hàng đến một nhà cung cấp đặt
mua các mặt hàng mà doanh nghiệp không có nhu cầu thực sự.
Khi gửi đơn đặt hàng cần có sự phê duyệt yêu cầu mua hàng bởi tránh việc nhân viên mua
hàng tự ý mua quá số lượng rồi biển thủ số lượng hàng hóa dư thừa đó hoặc thông đồng
với nhà cung cấp đặt số lượng lớn để hưởng hoa hồng sai quy định .
5. Trên 1 hoá đơn GTGT được in ra cho khách hàng, tổng số tiền thanh toán (bao
gồm cả thuế GTGT) lớn hơn tổng cộng các chi tiết của hoá đơn cộng thuế GTGT,
điều này làm cho khách hàng không hài lòng và không tin tưởng doanh nghiệp.
Trên hóa đơn nên ghi rõ số tiền hàng hóa , % thuế GTGT để cho khách hàng dễ theo dõi .
Và trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng , nhân viên bán hàng cần check lại thêm lần nữa xem có bị sai sót ko.
6. Có những trường hợp trên sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp được in từ phần mềm
có các nghiệp vụ mua chịu hàng hóa, các hoá đơn này đã được thanh toán bằng
séc nhưng không có tên, mã số nhà cung cấp trong danh mục.
Kể toán khi thanh toán hóa đơn cho NCC cần kiểm tra kỹ đối tượng chi và nội dung chi và
những khoản mục nào đã được thanh toán rồi cần đánh dấu mộc " đã thanh toán " để tránh
việc thanh toán hóa đơn đó nhiều lần . Và khi thanh toán cần có các chứng từ gốc kèm theo
tránh việc bị ai đó gian lận làm giả hóa đơn chứng từ. 7.
Nhận được hàng và hoá đơn từ nhà cung cấp về các mặt hàng mà doanh nghiệp chưa
bao giờ đặt mua. Các hoá đơn này đã được thanh toán.
Trước khi nhận hàng cần phải kiểm tra xem hàng hóa đó mình có đặt không và cấp trên
phải thông báo cho nhân viên nhận hàng là hôm nay có lô hàng về và yêu cầu phải kiểm
kê kỹ số lượng , chất lượng trước khi nhập kho . Nếu như là hàng này ko đúng mà hóa đơn
thanh toán rồi cần phải liên hệ lại với nhà cung cấp để kiểm tra và hoàn trả lại . 8.
Có trường hợp thanh toán toàn bộ 2 lần cho cùng một hoá đơn mua hàng.
Khi thanh toán cần phải có hóa đơn chứng từ gốc kèm theo và nhân viên kế toán phải kiểm
tra rõ đối tượng chi và nội dung chi . Hóa đơn thanh toán rồi cần được đánh dấu mộc " đã
thanh toán " để tránh thanh toán nhiều lần cho 1 hóa đơn. 9.
Trên sổ chi tiết mặt hàng A có thể hiện 2 phiếu nhập kho có cùng số, cùng ngày nhưng khác số tiền.
Nên máy tính hóa các công việc , nhất là số sách và ghi chép , các nghiệp vụ như này , nên
cài đặt , xây dựng hệ thống hoàn chỉnh hơn tránh việc ghi sai gây nhầm lẫn số liệu , ảnh
hưởng đến bctc , hàng hóa
10. Trên sổ chi tiết mặt hàng B có số lượng và giá trị tồn âm
Định kỳ đổi chiều sổ sách Lưu trữ lại các hóa đơn, chứng từ gốc để dễ dàng ktra sai sót.
11. Có 2 phiếu nhập kho ghi ngày 36/13/2005
Nên máy tính hóa các công việc , nhất là số sách và ghi chép , các nghiệp vụ xuất nhập kho
12. Trên bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho có thể hiện một nghiệp vụ mua hàng không
có thể hiện mã mặt hàng, tên mặt hàng là "Tivi Samsung 3300" giá trị hàng nhập là 33 triệu
đồng. Trên sổ nhật ký mua hàng không có phản ánh nghiệp vụ này
Cần đối soát kỹ càng các nghiệp vụ mua hàng , truy rõ xem nhân viên nào đã thực hiện
nghiệp vụ mua hàng này , xử phạt thật nghiêm với những hành vi gian lận , biển thủ tài sản của công ty . Yêu cầu:
Trong mỗi trường hợp trên, hãy trình bày 1 thủ tục kiểm soát hệ thống tốt nhất và giải thích quan điểm của mình.