Bài tập Mua và Nhận Hàng: Hoạt Động Hiệu Quả và Đề Xuất môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài tập 6 (tr.158): Mua hàng:
- BP kho lập phiếu phiếu yêu cầu mua hàng khi HTK thấp hơn định
mức dự trữ và các BP khác cũng lập phiếu yêu cầu mua hàng khi có nhu cầu về vặt tư.
- Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt bởi trưởng phòng hoặc
giám đốc phụ trách kinh doanh.
- Trưởng phòng đối chiếu lại đơn dặt hàng với phiếu yêu cầu đặt
hàng trước khi và kí tắt vào đơn đặt hàng đã kiểm tra sau đó đưa vào hệ thống.
- Sử dụng phần mềm để loại trừ các đơn đặt hàng không phù hợp và
tự động chuyển các đơn còn lại cho NCC.
- Hàng tháng, PGĐ cập nhật lại danh sách NCC được phê duyệt. Nhận hàng:
- BP nhận hàng chỉ chấp nhận hàng khi có giấy tờ mua hàng theo quy định công ty.
Hoạt động hữu hiệu
- Trưởng kho ký và chịu trách nhiệm với PNH và hiệu quả
- Trưởng phòng mua hàng theo dõi những NCC giao hàng không
đúng hạn hoặc hàng hóa không đúng theo yêu cầu. Các khoản phải trả:
- Hệ thống máy tự động đối chiếu các thông tin trong PNH với các
PO và hóa đơn và nếu có chênh lệch sẽ lập báo cáo chênh lệch.
- Hệ thống máy kiểm tra tính chính xác về mặt toán học ở hóa đơn.
- Kế toán tổng hợp so sánh các chi tiết trong bộ hóa đơn và kí tắt sau khi đã kiểm tra lại. Thanh toán tiền mặt:
- Trưởng BP ngân quỹ so sánh các séc được viết và ĐĐH, PNH, kỳ
hạn thanh toán sau đó ký tắt vào mỗi séc.
- Số séc chi trả được viết vào hóa đơn cũng như đóng dấu đã chi trả
vào hóa đơn để tránh thanh toán hai lần cho cùng một hóa đơn.
- Các séc phải được ký duyệt.
- HĐQT bổ nhiệm người ủy quyền kí tài khoản.
Hoạt động không hữu Mua hàng: hiệu và hiệu quả
-Phó giám đốc kiểm tra các đơn đặt hàng ở NCC không nằm trong
danh sách được phê duyệt và quyết định xem có chấp thuận đơn hàng hay không.
=> Việc phê duyệt mua hàng phù hợp với danh sách NCC là đối với
phiếu yêu cầu mua hàng. Định kỳ danh sách NCC cũng đã được cập
nhật và phê duyệt lại nên việc mua hàng theo danh sách này là hợp
lý và không cần kiểm tra lại. Nhận hàng:
- BP kho kiểm tra các hàng hóa có nằm trong danh mục đơn đặt
hàng đã được đề nghị và chấp nhận hay không.
=> Rủi ro nhập kho không đúng theo số lượng và chất lượng bởi
nhân viên bộ phận nhận hàng chấp thuận hàng hóa nhưng biển thủ
một phần hàng, BP kho không đối chiếu với đơn đặt hàng và hóa
đơn của NCC hoặc biên bản nhận hàng sẽ không kiểm soát được rủi ro này.
- Nhân viên phụ trách mua hàng ghi sổ chi tiết HTK dựa trên PNH
=> Ghi sổ chỉ dựa trên PNH có thể dẫn đến sai sót do PNH có thể bị ghi nhận sai. Nhận hàng:
- Chuyển một liên của ĐĐH cho bộ phận kho và yêu cầu nhân viên
nhận hàng lập biên bản nhận hàng với đầy đủ thông tin và chữ ký
của người thực hiện và chuyển cho BP kho để đối chiếu.
Đề xuất hoạt động
- Cần đối chiếu giữa ĐĐH, PNH và hóa đơn trước khi ghi nhận để kiểm soát
tránh việc ghi chép thừa/thiếu do PNH có thể bị ghi nhận sai. Thanh toán tiền mặt:
- BP kế toán phải trả theo dõi thời hạn thanh toán và lập phiếu đề
nghị thanh toán, và phiếu này cần được chấp thuận bởi người có
thẩm quyền trước khi lập các séc chi tiền Bài tập 6 (tr.220): Ưu điểm:
Hệ thống tự động hóa nhiều khía cạnh trong quá trình bán hàng, như việc so sánh số
lượng hàng đặt mua với số lượng hàng tồn kho, tự động chuyển ĐĐH vào danh sách đợi
khi vượt quá lượng tồn kho, tính giá và giảm giá tự động. Điều này giúp tối ưu hóa thời
gian và giảm nguy cơ sai sót.
Thực hiện giám sát mức nợ của khách hàng thông qua in các bảng kê chi tiết nợ vào cuối
mỗi tháng và áp dụng chính sách nợ cụ thể, giúp công ty quản lý rủi ro nợ khá tốt và đảm
bảo rằng mức nợ không vượt quá giới hạn cho phép.
Áp dụng việc quản lý các mức giảm giá theo từng đối tượng khách hàng nhằm tối ưu hóa
chi phí và quản lý thu nhập.
Hệ thống lưu trữ thông tin về khách hàng, đơn đặt hàng, và tiền giao dịch một cách dễ
dàng, giúp phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Hệ thống tự động kiểm tra số lượng tồn kho và đảm bảo rằng không có đơn đặt hàng nào
vượt quá khả năng cung cấp. Nhược điểm:
Khi hệ thống máy tính gặp sự cố, quá trình bán hàng có thể bị gián đoạn hoặc tạm ngừng
hoạt động do quy trình xử lý phụ thuộc phần lớn vào hệ thống mấy tính.
Trưởng phòng có thể can thiệp vào hệ thống máy tính khi muốn cho phép một khoản
giảm giá đặc biệt nào đó gây thiếu nhất quán, có thể dẫn đến gian lận.
Quy định khách hàng phải trả tiền mặt tại trụ sở công ty có thể gây bất tiện cho một số
khách hàng. Ngoài ra, quá trình kiểm tra và xử lý các phiếu séc và tiền mặt có thể tốn thời gian và lao động.
Quá trình giải quyết nợ quá hạn có thể chậm trễ và phức tạp, đặc biệt đối với khách hàng có nhiều nợ quá hạn.
Hệ thống chỉ xem xét việc thúc nợ cho các khách hàng có nợ quá hạn trên 2 tháng, điều
này có thể gây mất một số khoản nợ cho công ty. Đề xuất:
Lên kế hoạch ứng phó và thực hiện diễn tập trong trường hợp hệ thống máy tính gặp sự cố.
Kiểm soát lại vai trò của người trưởng phòng, việc truy câp vào hệ thống liên quan đến
các khoản giảm giá phải được xét duyệt.
Cho phép nhiều phương thức thanh toán hơn, có thể cho phép nhân viên giao hàng thu
tiền trực tiếp từ khách hàng và kiểm soát bằng chữ ký xác nhận của cả khách hàng lẫn nhân viên.
Đánh giá lại chính sách công nợ của công ty thực hiện kiểm soát chặt chẽ hơn đối với các khoản nợ.